Как составить калькуляцию транспортных затрат

              Как рассчитать стоимость грузоперевозки

      На самом деле это не сложно. И делать это надо обязательно. Денежки счет любят. Представьте себе перевозчика, который не в состоянии оценить плохой был для него год или хороший. Или экспедитора, который только по взмаху каких-нибудь палочек определяет стоимость грузоперевозки. Вроде абсурд, но на практике такие люди встречаются и это не редкость. Мы такими быть не хотим и будем учиться считать нашу прибыль. Мы будем лучшие!

Наша задача:

• научиться оценивать маршруты
• научиться рассчитывать себестоимость грузоперевозок
• подводить итоги работы за определенный период
• рассчитать стоимость перевозки из пункта А в пункт Б
• стать круче и повысить свой профессиональный навык

Теория

В теории я напишу пункты, которые попадают в расчет на больших расстояниях. Например, при оценке стоимости конкретного заказа на цену может повлиять скорость выгрузки или способ оплаты. А мы напишем только основу основ всех подсчетов. А дальше каждый для себя сам посчитает и найдет свои подходящие пункты, необходимы для более точных данных.

Основные (стандартные):

Период – Определенный промежуток времени, за который мы делаем расчет.

Пример: период 1 год. (253 рабочих дня)

Пробег — Общий (холостой пробег включен) средний пробег автотранспорта (1 единица) за период. Кто за какой период делает расчет.

Пример: пробег 150 000 км (Это средний пробег одной единицы транспорта за период).

Валовый доход — заработок за пробег (без учета расходов). Для наглядности выражают валовый доход за 1 км.

Пример: валовый доход 29 рублей за 1 км. (Это заработок за 1 км. пробега, без вычета расходов).

Расход по транспорту:

ДТ (топливо) – Затраты на дизельное топливо за пробег.

Пример: 35 литров на 100 км. 150 000 / 100 х 35 х 41 руб за литр= 2 152 500 рублей.

Резина – средства которые заменят износ резины (При подсчете не забывайте о резине которую скоро надо менять, но время еще не пришло. Ведь она тоже получила износ. Просто ее износ еще не достиг 100%).

Пример: резина 10 шт. х 11 000 рублей = 110 000 рублей. (Это затраты на резину за указанный пробег).

Замена масла – денежки, которые мы отдали на замену масла. (При подсчете помните что в расчет должны входить все затраты на масло, обратите внимание на пример)

Пример: 7.5 раз х (200 руб. х 40 л.) = 60 000 рублей (затраты на замену масла за пробег).

Фильтра топливные = 15 раз х 1000 руб. = 15 000 рублей.

Фильтра масляные = 7.5 раз х 3000 руб. = 22 500 рублей.

Ремонтный фонд – сюда входит ремонт и замена расходников. 30 000 рублей на 10 000 км.

Пример: 150000: 10000 х 30000 = 450 000 руб.

Амортизация – износ основных средств. Износ тягача и полуприцепа.

1: 60 месяцев х 100% = 1.67% — месячная норма амортизации. (60 месяцев это срок полезного использования транспортного средства, Вы можете поставить свой срок.).

(3 600 000 цена сцепки х 1.67 : 100) ежемесячные отчисления х 12 = 721440 руб. в год.

Итого: 20 рублей за 1 км.

Расход по работнику (водитель):

Зарплата 3 рубля/км.

Отчисления на зарплату 34 % = 3/100х34 = 1.02 руб/км.

Командировочные 370 рублей в сутки х 253 рабочих дня = 93610 рублей.

Итого: 4.64 рубля за 1 км.

 Расход на связь/офис/другое:

Связь — (440 интернет + 1600 мобильные + 3600 факс, стационарный номер) расходы на связь за один месяц х 12 = 67680 рублей.

Офис – 6000 рублей за 1 месяц х 12 = 72 000 рублей

Другое – расходники (принтер, факс, тонер, страховка …), налоги, другие непредвиденные расходы.

Пример: 150 000 / 100 х 12 = 522 000 рублей в год.

Итого: 661680 рублей или 4.41 рубля за 1 км.

 Практика?

   Вот я тут вроде бы в теории для самых самых маленьких расписал. Но все же давайте подведем итоги наших небольших примеров.

    Период: 1 год (253 рабочих дня)

Пробег: 150 000 км.

Валовый доход: 29 руб/км.

29 — Расход по транспорту: 20 руб/км. — Расход по работнику: 4.64 руб/км. — Расход на связь/офис/другое: 4.41 руб/км. = — 0.05 руб/км. 

Минус 5 копеек за каждый километр. За год работы мы в минусе 7500 рублей. Не ожидали? А так часто бывает! Сколько я встречал на своем жизненном пути таких горе-перевозчиков. Поэтому очень важно правильно уметь рассчитывать стоимость грузоперевозки. Что бы в конце не получить отрицательный баланс. Конечно, многие скажут, что в примере завышены цифры с амортизацией и вообще транспорт только дорожает. Но видимо Вы, не учитываете ежегодную инфляцию.

 Как рассчитать стоимость грузоперевозки?

   На самом деле это не вопрос. Ответ на него уже дан в этой статье. Все точные цифры можно получить только на практике, запуская машину в рейс, но если подумать и напрячь серое вещество можно легко спрогнозировать свои затраты на определенные маршруты. Подсчитайте стоимость грузоперевозки под свой транспорт и текущие цены на топливо, налоги, ремонт, другие расходники, аренду. Добавьте 30% рентабельности в год и Вы получите оптимальную стоимость оплаты за километр.

Совет(!): необходимо рассчитывать стоимость услуг так, что бы на длинной дистанции быть в плюсе.

Например: Вам предложили поехать в Урюпинск за 1000 км. Ваш оптимальный валовый доход 35 руб/км. И кажется что все просто, 1000 х 35 = наша стоимость грузоперевозки. Но нет. Это только так может считать житель Урюпинска, который уже бабла заработал и домой возвращается и денег лишь бы на топливо и к дочке на день рождение успеть да цветы купить. Да и то, он себе цену знает и поедет намного дороже.

Ну и как тут быть? За сколько поехать? А вот тут и надо проявить дальновидность. Оцените близ лежащие крупные города и ставки домой. Рассчитайте круг по своему валу. И объявите стоимость заказчику. Ну не дармовозы мы! И он Вас поймет. Конечно бывают крупные заказчики. Которым надо сделать скидку в таких направлениях, чтобы выиграть потом в других.

 Рассчитать себестоимость можно здесь.  Для более точных данных  необходимо поменять в окнах данные на свои и нажать кнопку  рассчитать.

Наиболее простым способом транспортировки груза является перевозка с помощью транспортной компании. Специалисты надежно и за короткие сроки осуществляют грузоперевозки любой сложности.

Важно! При обращении в логистическую компанию точную сумму перевозки вы сможете узнать только на практике – после обсуждения всех условий с перевозчиком.

Но для примера давайте посчитаем гипотетическую стоимость грузоперевозки.

Предположим, что нам необходимо отправить груз из Москвы в Рязань (путь 182 км). При учете всех особенностей груза и транспорта, цена за 1 км составила 29 рублей. В таком случае, умножая стоимость на количество километров и еще на 2, беря в расчет обратную дорогу, мы получаем примерную сумму 10 556 рублей.

Важно! Помимо этого стоимость может включать в себя дополнительные услуги, такие как упаковка груза, погрузка и разгрузка, если это вам необходимо.

Если вы решили обратиться к специалистам, но беспокоитесь о том, как выбрать правильное соотношение цены и качества, то вам может помочь наша статья,

как выбрать транспортную компанию.

Важно! Помните, что обращаясь в транспортную компанию за консультацией, вы имеете право узнать любую информацию о грузоперевозке, в том числе и ее стоимость. Вероятнее всего, вы сможете узнать только примерные цифры, но это поможет вам сравнить расценки нескольких компаний.

Теперь вы знаете, как рассчитывать грузоперевозки. О том, как рассчитать себестоимость грузоперевозки, мы писали

здесь

.

Логистическая компания DATO готова оказать вам помощь в осуществлении грузоперевозки любой сложности. Мы проконсультируем вас в вопросе цены – оставьте заявку на нашем сайте или свяжитесь с менеджером.

Как рассчитать транспортные расходы? Это необходимо знать для корректного отражения материальных затрат, а также издержек обращения, если в учетной политике организации закреплен метод их частичного списания.

Распределение транспортных расходов, понесенных при покупке товаров

Если в учетной политике торговой организации закреплено, что транспортные расходы (ТР) учитываются в составе расходов на продажу и списываются в конце месяца частично, то бухгалтер должен распределить их между списанными товарами и оставшимися на складе (при условии, что ТР не включены в цену покупки).

Если целью организации является сближение бухгалтерского и налогового учета, то можно выбрать способ распределения, указанный в ст. 320 НК РФ. При этом, чтобы не было временных разниц, распределяться должны только ТР, а остальные расходы на продажу, учитываемые на счете 44, списываются полностью, поскольку в налоговом учете прямыми расходами считаются стоимость приобретения проданных товаров и расходы на доставку.

Учесть ТЗР для налогового учета вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Для распределения используем следующие формулы:

К = (ТР0 + ТР1) / (Т1 + Т2) × 100,

где:

К — средний процент ТР, приходящихся на остаток товаров в конце месяца;

ТР0 — ТР, относящиеся к остатку нереализованных товаров на начало месяца;

ТР1 — ТР текущего месяца;

Т1 — стоимость приобретения товаров, проданных в текущем месяце;

Т2 — стоимость приобретения товаров, не реализованных на конец месяца.

ТР2 = К × Т2,

где:

ТР2 — ТР, относящиеся к остатку нереализованных товаров на конец месяца;

Т2 — стоимость приобретения товаров, не реализованных на конец месяца.

Пример

Основной вид деятельности ООО «Торговый дом «Ника»» — оптовая торговля. В учетной политике прописано, что ТР отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» и в бухгалтерском учете распределяются так же, как в налоговом.

Остаток ТР на 1 июня составил 75 000 руб., в течение июня было понесено ТР еще на 120 000 руб. (не вкл. НДС).

Остаток товаров на 1 июня равен 700 000 руб., куплено товаров за июнь стоимостью 1 500 000 руб. (не вкл. НДС). Себестоимость товаров, проданных за июнь, составила 1 800 000 руб.

Стоимость приобретения товаров, не реализованных на 30 июня:

700 000 + 1 500 000 – 1 800 000 = 400 000 руб.

К = (75 000 + 120 000) / (1 800 000 + 400 000) × 100 = 8,86%,

ТР, относящиеся к остатку нереализованных товаров на 30 июня:

400 000 × 8,86% = 35 440 руб.

ТР, списанные на себестоимость: 75 000 + 120 000 – 35 440 = 159 560 руб.

Расчет транспортных расходов при покупке материалов

С 01.01.2021 учет МПЗ регулируется новым ФСБУ 5/2019. Насколько существенные изменения внес стандарт в учет МПЗ, узнайте из Обзора от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Существует несколько способов отражения расходов по доставке и заготовлению (ТЗР), связанных с покупкой материалов:

• с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»;
• с использованием отдельного субсчета на счете 10 «Материалы» для отражения ТЗР,
• прямое включение ТЗР в фактическую стоимость материалов.

При первых двух способах ТР распределяются. В 1-м случае разница между учетной и фактической ценой или сумма ТЗР отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Во 2-м случае сумма ТЗР будет распределяться с отдельного субсчета счета 10.

Отклонения или ТЗР списываются с использованием формул:

К = (Откл0 + Откл1) / (М0 + М1) × 100,

где:

К — процент списания отклонения;

Откл0 — остаток суммы отклонения или ТЗР на начало месяца;

Откл1 — сумма отклонения или ТЗР за месяц;

М0 — остаток материалов на начало месяца по учетной стоимости;

М1 — сумма поступивших материалов за месяц по учетной стоимости.

Откл2 = К × М2,

где:

Откл2 — сумма отклонений или ТЗР, списываемых на затраты;

М2 — сумма материалов по учетной цене, списываемая на затраты.

Пример

ООО «Ника» — производственная компания. На 1 августа остаток материалов в организации равен 400 000 руб., остаток суммы отклонений — 25 000 руб. За август было приобретено материалов на сумму 350 000 руб. (1000 ед.), а на затраты производства списано 1 800 ед. Соответствующие ТР за август составили 75 000 руб. Указанные суммы не включают НДС. Учетная стоимость единицы материала — 390 руб. Согласно учетной политике ТР входят в состав отклонений.

К = (25 000 + 35 000) / (400 000 + 390 000) × 100 = 7,6%

Сумма отклонений, списываемых на затраты:

Откл2 = 7,6% × 702 000 = 53 352 руб.

Об учете материалов читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».

Итоги

В данной статье рассмотрены основные способы распределения ТР. Как рассчитать транспортные расходы, распределяемые на остатки материалов (товаров) и затраты, должно быть закреплено в учетной политике организации.

Классификация автопарка предприятия и транспортных расходов

Формирование детального плана транспортных расходов по видам перевозок и техники исходя из оптимальных маршрутов, времени движения, продолжительности технологических простоев, утвержденных норм расхода топлива и расценок для оплаты труда

Корректировка разработанного плана по фактическим перевозкам и сравнительный анализ фактических затрат на эксплуатацию автомобильной техники и скорректированных на факт плановых транспортных расходов

Зачем планировать и контролировать транспортные расходы?

Практически на каждом крупном и среднем производственном предприятии есть парк автомашин, посредством которых осуществляется доставка сырья, материалов, готовой продукции, а также перевозка персонала. Доля затрат на эксплуатацию транспорта в общих расходах организации в большинстве случаев достаточно велика, а рост цен на ГСМ еще и постоянно увеличивает ее. Чтобы снизить расходы на ГСМ, оптимизировать затраты на запасные части и оплату труда водителей, необходимо корректно и детально планировать транспортные расходы и контролировать выполнение такого плана в разрезе «план-факт».

Отметим, что часто транспортные расходы по доставке материалов превышают стоимость самих материалов. Но при этом расход материалов всегда планируется и контролируется как бухгалтерией, так и планово-экономическим отделом, и это несмотря на большой объем необходимых расчетов. В то же время на многих предприятиях транспортные расходы должным образом не планируются и не контролируются, а если и планируется, то формально.

Как на большинстве предприятий планируют транспортные расходы?

Часто транспортные расходы планируют от достигнутого уровня прошлого месяца, а процент планируемой динамики их изменения совпадает с процентом роста или снижения планового выпуска продукции относительно факта (табл. 1). Аналогично осуществляется и контроль. Однако достичь эффекта от планирования расходов на эксплуатацию техники и содержания автопарка в этом случае очень сложно или даже практически невозможно.

Итак, упрощенный метод планирования транспортных расходов не учитывает:

• колебания цен на ГСМ в плановом и отчетном периоде;
• заданное изменение маршрутов движения автотранспорта при доставке сырья, материалов и готовой продукции;
• необходимую оптимизацию загрузки автомобильной техники;
• изменение часовых тарифных ставок, окладов или фиксированной оплаты за совершенные рейсы, связанное с инфляционными процессами или условиями труда;
• изношенность автомобильной техники и возможное изменение расходов на ремонт;
• запланированные колебания размера  накладных расходов автопарка.

В конечном итоге подобное планирование транспортных расходов ведет к тому, что плановая прибыль и рентабельность предприятия рассчитываются некорректно. А значит, руководитель, фактически не зная ожидаемого размера плановой прибыли, не может принять правильное управленческое решение. Не может быть достигнута и цель планирования (контроль над расходами). А значит, детальное и корректное планирование транспортных расходов так же необходимо, как и планирование выпуска готовой продукции, расхода сырья и материалов.

Кроме того, при упрощенном планировании мало внимания уделяется затратам на эксплуатацию машин и механизмов, входящим в состав общецеховых и общезаводских расходов, в частности на легковой и спецтранспорт. Бесконтрольный рост этой части расходов может значительно усугубить динамику роста постоянных затрат предприятия. А при более чем существенном росте цен на автомобильное топливо эта часть расходов при отсутствии планирования и контроля может негативно сказаться на общих финансовых результатах деятельности предприятия.

При этом всем знакомо стремление ИТР и служащих предприятий при поездках всегда пользоваться только служебным транспортом. Кроме того, на предприятиях эксплуатируются мусоровозы, поливомойки, служебные автобусы для доставки работников до/от места работы, «Газели» для перевозки канцелярских и хозяйственных товаров и т. д. Поэтому планировать и контролировать расходы на эксплуатацию всего автопарка предприятия просто необходимо.

С чего начать, если поставлена задача сформировать план расходов на эксплуатацию автомобильной техники?

Прежде всего нужно классифицировать состав автопарка предприятия по назначению (рис. 1). Необходимость классификации связана с тем, что каждая группа автомобилей может иметь определенный режим работы и особенности эксплуатации, которые во многом определяют методику расчета затрат на содержание данных автомобилей.

Так, например автобетоносмесители могут работать в пределах городской черты или осуществлять перевозки на не отдаленные от производства расстояния. Это связано с вероятностью потери качества бетона при длительной перевозке.

Самосвалы и бортовые автомобили предприятия могут перевозить грузы как в пределах городской черты, так и за город. А это является немаловажным фактором, определяющим размер затрат на содержание и эксплуатацию автомобилей. Так, при установлении норм расхода ГСМ для автомобилей, работающих по городу, учитывается городская надбавка.

Скоростной режим автомобилей в городе и за городом также разный. Кроме того, при осуществлении междугородних перевозок на предприятиях часто устанавливается оплата за рейс, в то время как при поездках в черте города оплата почасовая.

Может кардинально отличаться и время погрузки-разгрузки бортовых машин, самосвалов и других спецавтомобилей.

К сведению

Согласно классификации автомобилей для планирования расходов рекомендуем создать несколько таблиц Excel и внести в них данные по автомобилям с аналогичными режимами работы и системой оплаты труда. Это упростит процесс расчетов.

Далее по назначению классифицируем и транспортные расходы.

К транспортным расходам предприятия можно отнести не только затраты на содержание и эксплуатацию собственного автотранспорта, но и деньги, перечисленные сторонним организациям за оказанные транспортные услуги.

Чтобы определить рентабельность оказания услуг по доставке готовой продукции клиентам или предоставления прочих услуг, оказываемых предприятием посредством собственных транспортных средств, необходимо в общих транспортных расходах выделять и затраты на оказание услуг «на сторону» (рис. 2).

Теперь определим, какова же структура расходов на эксплуатацию собственного автотранспорта (рис. 3).

Планирование транспортных расходов

Рассмотрим последовательность планирования транспортных расходов на примере предприятия по производству бетона.

В первую очередь классифицируем состав автопарка предприятия.

Грузовые автомобили:

Самосвал с прицепом — спецтехника, 5 ед. Междугородние рейсы (перевозка отсева и щебня).

Автобетоносмеситель — специальный автомобиль с миксером, 4 ед. Работа по городу. Доставка бетона заказчикам.

Цементовоз — специальный автомобиль с прицепом-бочкой, 1 ед. + дополнительный прицеп-бочка. Междугородние рейсы.

Легковой автотранспорт:

«Волга» — 1 ед. Работа по городу.

«Тойота» — 1 ед. Работа по городу.

«Газель» — 1 ед. Работа по городу и за город.

Теперь перейдем непосредственно к планированию транспортных расходов.

Транспортные расходы напрямую связаны с планом производства. План производства — источником информации о том, сколько и какой продукции будет произведено в планируемый период.

Если договорами предусмотрена доставка продукции до покупателей транспортом производителя, то на основании плана производства можно сформировать план расходов на доставку продукции покупателям.

Кроме того, исходя из плана производства определяется количество сырья, необходимого для выполнения плана и которое посредством транспортных средств должно быть доставлено на предприятие. Исключение — затраты на содержание легкового транспорта и техники, эксплуатирующейся на работах, напрямую не связанных с производством и реализацией продукции.

Итак, при планировании транспортных расходов необходимо помнить о том, что:

• планирование производства продукции в большинстве своем строится на договорах с заказчиками этой продукции. Потребность клиентов в продукции предприятия на планируемый период подтверждается заявкой (заказом), оформленной в виде документа, или, в крайнем случае, устной договоренностью.

Безусловно, в планируемый период могут появиться разовые заявки, могут быть заключены новые договоры с клиентами. Но это не значит, что их вероятное появление нужно учитывать при планировании. Скорее это внеплановые заказы, а значит, и выпуск продукции по данным заказам будет сверхплановым;

• в договорах с клиентами или в дополнительных соглашениях оговариваются адреса объектов, куда должна доставляться продукция предприятия. То есть изначально мы можем определить оптимальный маршрут движения автомобилей, доставляющих продукцию заказчику.

Чаще всего для определения планового пробега до объекта используются данные анализа путевых листов (или данные навигации) за предыдущие периоды.

При планировании пробега автомобиля рациональнее всего использовать минимальные показатели, хотя нужно учитывать и время доставки груза. Например, если ехать через центр города по самому короткому пути, можно попасть в пробку, и время доставки необоснованно увеличится;

Обратите внимание!

Выбранный маршрут должен быть проработан логистами с учетом не только краткости расстояния и продолжительности рейса, но и:

• загруженности дорог, в том силе по времени суток;

• состояния дорог и перспективы проведения ремонтных работ;

• ограничений по скоростному режиму и весу, в том числе нагрузки на оси автомобиля.

• если объект новый и расстояние до него неизвестно, в качестве ориентира при планировании можно взять величину пробега до ближайшего к нему места, куда или откуда доставлялась продукция предприятия. Также первоначальную информацию о расстоянии до точки разгрузки (погрузки) можно взять из интернет-ресурсов. Далее плановый пробег корректируют исходя из фактических данных путевых листов (навигации) по оптимальным показателям времени и километража.

Обратите внимание!

Если автомобиль имеет дополнительное оборудование, на которое нормами предусматривается дополнительный расход дизтоплива, не зависящий от пробега автомобиля, необходимо планировать и время работы подобного оборудования (автономный двигатель миксера автобетоносмесителя, насосы у илососов и т. д.).

Теперь выясним, какие данные нужны нам для расчета плановых транспортных расходов, и займемся самими расчетами.

Для расчета плановых транспортных расходов в разрезе каждой единицы автопарка необходима следующая информация:

• план производства;
• план-график отгрузок и рейсов;
• оптимальное расстояние до объекта и обратно;
• оптимальное время рейсов;
• утвержденные нормы расхода ГСМ;
• нормы времени на погрузку, разгрузку и маневрирование;
• расценки оплаты труда;
• плановые расходы на запчасти и ремонт.