2.1.2.
Составление и внесение изменений в листы фондов
Лист фонда является обязательным
документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на
бумажной основе.
Лист фонда
включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда,
количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах
хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.
По
разделу «Учет описанных документов»,
графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.
|
|
Лист
|
Секретные
документы также учитываются в листе фонда.
Составление
листа фонда.
Лист
фонда впервые составляется:
-при
первом поступлении документов фондообразователя в архив;
-при
создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава
документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся
в россыпи.
При
первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на
основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на
основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о
местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений
документов в архив. Разделы «Учет неописанных
материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта
приема-передачи дел на архивное хранение.
При
создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава
документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся
в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении
дел, акта описания и описи.
Акты
после составления листа фонда подшиваются в дело фонда (см. п. 2.1.4.).
Пересоставление
листа фонда.
|
|
Пересоставление
—
—
—
—
|
При
переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании
исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании
актов об обнаружении дел, акта описания и описи.
При
изменении названий фондообразователя раздел «Название фонда» заполняется на основании
акта о технических ошибках в учётных документах. Разделы «Местонахождение
фонда», «Учет неописанных материалов» и «Учет
описанных материалов» заполняются на основании старого листа фонда. В случае пересоставления листа фонда в связи с изменением названий
фондобразователя при наличии в старом листе фонда многократных записей о
поступлении ед. хр. в фонд и выбытии дел из фонда допустимо в новый лист фонда
в раздел «Учет описанных материалов» переносить только последние записи о
количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом, т.к. они отражают суммарное количество дел по каждой описи и фонду в целом.
В
случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда
помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее
действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен»
с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего
лист фонда.
Внесение
изменений в лист фонда.
Изменения
в лист фонда вносятся:
— в
раздел «Название
фонда» на основании акта о технических ошибках в учётных документах в случае, если эти
изменения являются уточнениями отдельных названий или дат деятельности
фондообразователя. В листе фонда указывается «Исправленному верить»,
дата внесения изменений и подпись лица, внесшего изменения.
— в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных
материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об
обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение
изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.
Акты
после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.
Выверка
листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных
материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется
правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших
из фонда.
Хранение
листов фондов. Действующие листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в
папке. Если лист фонда составлен на нескольких листах, то на каждом последующем
листе в верхнем правом углу простым карандашом делается отметка “продолжение, ф. № ... , л.
2”
.
При
пересоставлении листа фонда старый лист фонда подшивается в дело фонда с
указанием в верхнем правом углу «Лист фонда пересоставлен», даты пересоставления и
подписи лица, пересоставившего лист фонда.
Лист
фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел
подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного
фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.
К
листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов
организации.
Карточка фонда. В соответствии с Регламентом
государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп.
2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом
централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на
поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган
управления архивным делом для пополнения
Центрального фондового каталога.
С введением автоматизированной системы ведения Центрального
фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек
фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся
на основании листа фонда.
Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд»
осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей
Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных
комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый
каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.
К полному
тексту Методики
Карточка архивного фонда
8.2.8. Карточка архивного фонда (Приложение 30) составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив. Один экземпляр представляется в соответствующее учреждение государственной архивной службы, второй — остается в организации для контроля.
Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа «Место хранения фонда» не заполняется, если фонд хранится в архиве организации — фондообразователя. В графах «Крайние даты каждого названия фонда» и «Название фонда» указываются все переименования и изменения в подчиненности организации.
На оборотной стороне в первой графе на 1 января каждого года приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 1 января года, следующего за годом поступления фонда в архив.
Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение записывается в листе фонда.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
КАРТОЧКА ФОНДА
-------------T----------------T----------------T---------------------¬
¦Дата первого¦ Дата получения ¦ Место хранения ¦ Nо. фонда ¦
¦поступления ¦ карточки фонда ¦ фонда ¦ ¦
¦ фонда ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+----------------+----------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦категория ¦
+------------+----------------+----------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦форма собственности ¦
+------------+----------------+----------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦срок хранения (только¦
+------------+----------------+----------------+для негосударственной¦
¦ ¦ ¦ ¦части АФ РФ) ¦
L------------+----------------+----------------+----------------------
------------------------------------T--------------------------------¬
¦Крайние даты каждого названия фонда¦ Название фонда ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+-----------------------------------+--------------------------------+
¦ ¦ ¦
+------T----------------------------+----------T---T---T---T--T---T--+
¦объем ¦годы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦фонда +---------------------------------------+---+---+---+--+---+--+
¦на 1 ¦кол-во ед. хр. / документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦января+---------------------------------------+---+---+---+--+---+--+
¦ ¦в т.ч. неописанных ед. хр. / документов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +---------------------------------------+---+---+---+--+---+--+
¦ ¦имеющих страховые копии ед. хр. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------+---------------------------------------+---+---+---+--+---+---
формат А5 (148 x 210)
Оборотная сторона Карточки фонда
----------------------T----T----T----------------------T------T------¬
¦Название описи, ¦Нач.¦Кон.¦Название описи, ¦ Нач. ¦ Кон. ¦
¦аннотация документов ¦годы¦годы¦аннотация документов ¦ годы ¦ годы ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----+----+----------------------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------+----+----+----------------------+------+-------
Прежний Nо. фонда ____________
Примечание: _____________________________________________________
Дата: ____________ Должность ___________ Подпись ________________
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Как бухгалтеру заполнить инвентарную карточку учета нефинансовых активов
Инвентарная карточка учета нефинансовых активов ф. 0504031 заполняется государственными и муниципальными учреждениями. Для чего она используется и в какой структуре представлен соответствующий документ, рассмотрим далее
Для чего нужна инвентарная карточка 0504031
Использование инвентарной карточки (ф. 0504031) регламентируется положениями приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н, который вводит в оборот формы первички, а также регистров бухучета для бюджетных структур.
Карточка 0504031 используется для учета объектов, относящихся к основным фондам организации, активам, классифицируемым как непроизведенные, а также как нематериальные. Такие карточки должны заводиться на все используемые учреждением инвентарные ресурсы.
Заполнение соответствующих документов осуществляется на основе первички, отражающей поступление или производство нефинансового ресурса.
Вступивший в действие с 01.01.2022 года ФСБУ 27/2021 не применяется организациями бюджетной сферы.
«Семь новых ФСБУ: Аренда, НМА, ОС, Капвложения, Документооборот, Запасы, Инвентаризация» самый экспертный курс Клерка, помогающий разобраться со сложными официальными требованиями. Мы уже добавили новый стандарт, «Инвентаризация», увеличили часы, дополнили программу, но оставили прежнюю стоимость.
Обучение очень удобное: понятные видео лекции, тесты, примеры в 1С, онлайн-встречи с преподавателями, ответы на все ваши вопросы в закрытом чате. По окончании получите официальное удостоверение о повышении квалификации на 144 часа с занесением в госреестр.
Посмотреть программу и записаться
Карточка формы 0504031: структура документа
Рассматриваемая карточка заполняется с двух сторон.
На лицевой стороне фиксируются:
1. Сведения о карточке:
-
дата открытия, закрытия;
-
номер формы;
-
дата составления.
2. Сведения об учреждении:
-
наименование учреждения, его филиала;
-
код учреждения по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
3. Общие сведения об объекте учета:
-
название, вид, назначение объекта учета, его номер по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов);
-
сведения о фирме — производителе объекта учета (поставщике), код организации по ОКПО;
-
расположение объекта учета;
-
сведения о материально ответственных работниках;
-
единица измерения актива по ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения);
-
присвоенный активу номер;
-
номер счета бухучета;
-
марка, проект, тип изделия;
-
реестровый, заводской и иные коды;
-
дата выпуска изделия, ввода в эксплуатацию;
-
сведения о документе, который устанавливает правообладание объектом;
-
справочно-балансовая цена изделия в валюте.
4. Сведения о цене актива, ее изменении, амортизации:
-
изначальная стоимость;
-
корректировка стоимости изделия;
-
балансовая стоимость;
-
срок эксплуатации;
-
сведения об амортизации (дата окончания, норма, величина начисленной амортизации, применяемый метод начисления, остаточная стоимость).
На другой стороне карточки указываются:
1. Данные о принятии актива к учету, а также о его списании:
-
отметка о принятии (с указанием удостоверяющего документа);
-
отметка о выбытии (также с указанием удостоверяющего документа, а также подтвержденной причины выбытия учитываемого актива).
2. Данные о внутреннем движении учитываемого объекта (в соответствии с накладными по активу, с указанием расположения, материально ответственных работников), об осуществлении его ремонта (с указанием подтверждающих документов, суммы расходов, сведений о гарантийных документах).
3. Краткая характеристика основных свойств учитываемого объекта:
-
характерные признаки;
-
материалы, комплектующие;
-
сведения о содержании в учитываемом изделии драгоценных металлов, камней.
Карточка подписывается ответственным сотрудником. К ней могут прилагаться документы, отражающие сведения об учитываемых активах (паспорт, чертеж, модель и т. д.).
Скачать инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0504031).
Образец заполнения
Скачать образец.
Итоги
Карточка формы 0504031 используется бюджетными структурами и заводится на все инвентарные объекты, относящиеся к основным фондам, непроизведенным и нематериальным активам. Заполняется она на основе первички, отражающей поступление соответствующих объектов.
«Клерк.Премиум» – лучшая инвестиция в будущее!
Подписывайтесь прямо сейчас и вам будут доступны:
• онлайн-курсы с сертификатами;
• вебинары;
• безлимитные консультации;
• инструкции с чек-листами;
Скорее получите подписку здесь по максимально выгодной цене!
По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами.
Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.
Договоримся о понятиях
Нам важно понять, что мы будем считать архивным фондом компании, учет которого нам надо организовать. Потому начнем с терминологии.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации…
109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд…
2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению…
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
На стадии делопроизводства документация, входящая в документальный фонд организации, формируется в дела в соответствии с номенклатурой дел. И только те документы, которые переданы на архивное хранение (со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно, и по личному составу), считаются архивным фондом организации. Это классика жанра, основанная на нормативных правовых актах.
Некоторые подразделения не хотят расставаться со сгенерированными ими документами вне зависимости от их «возраста» и срока хранения, им важно иметь их всегда «на расстоянии вытянутой руки». У нас такие подразделения есть. Мы пошли им навстречу и разрешили хранить на «их территории» созданные ими документы со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. постоянно (т.е. фрагмент архивного фонда нашей организации). Но в обмен на эту любезность обязали их выполнять часть функций классического архива.
Другие подразделения наоборот – хотят передавать в архив документы с меньшим сроком хранения, чем 10 лет. Такие документы мы тоже принимаем в архив по согласованию с его руководителем на так называемое депозитарное хранение. При этом допускается их передача в архив по сдаточным описям, без внесения сведений в обычные учетные документы архива. Такие документы, даже находясь в архивохранилище, не входят в архивный фонд организации.
Учет архивных документов организации
К задачам архива, планируемым на конец года, кроме согласования сводной номенклатуры дел и составления графика передачи документов на хранение в архив, мы относим также централизованный учет документов архивного фонда организации. Хотя данную последнюю задачу можно решать и по окончании года в самом начале следующего года.
На мой взгляд, учет архивных документов – это одна из наиболее важных задач архива. Независимо от того, хранятся архивные документы в архиве или в структурных подразделениях, которые их же и выпускают, учесть нужно все!
Порядок ведения первичных учетных документов полно и в доступной форме приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов…
3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);
реестр описей (приложение № 19).
Указанный в п. 3.6 Правил перечень основных учетных документов является обязательным минимумом, который позволяет фиксировать какие-либо движения архивных документов:
- в книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов;
- в список фондов вносятся все фонды организации, если их более 1;
- лист фонда составляется на каждый архивный фонд, в нем учитываются все описи дел, документов фонда;
- в описи дел, документов учитываются все единицы хранения в соответствии с принятой систематизацией;
- реестр описей ведется при наличии в архиве организации 2 и более описей дел, документов.
К вспомогательным учетным документам мы добавили журнал выдачи архивных дел, документов во временное пользование (Пример 4), в который последовательно вносится каждая выдача во временное пользование и возврат дел, документов.
Если рассматривать вопрос о необходимости ведения основных учетных документов для архивов и подразделений, которые осуществляют самостоятельное архивное хранение выпущенной документации, то мы пошли следующим путем:
Таблица 1. Какие учетные документы ведут подразделения, осуществляющие архивное хранение
Перечисленное в Таблице 1 относится к внутреннему учету архивных документов.
Если ваша организация является источником комплектования государственного, районного или городского архивов и поэтому обязана в соответствии с Регламентом государственного учета…