Как составить каталог процессов

Основным камнем преткновения, как правило, является определение границ бизнес-процессов. Т.е. как только вы хотите обозначить, где заканчивается один процесс и начинается другой, появляются сомнения.

«А у всех по-другому…», «Ну так не принято…» , «А почему так?», «А у нас за это другой отвечает…» — примерно такие вопросы будут возникать и у вас, и у вашей команды при подготовке списка процессов.

Скажу сразу, не надо думать о том, что «принято». Это ваша компания и вам решать, где начинается один процесс и заканчивается другой. Если в других компаниях за работу с персоналом отвечает менеджер по HR (или кто-либо иной), это необязательно должно быть так же в вашей компании. Вы уникальны. Так создавайте свою уникальную структуру бизнеса. Ваш продукт достаточно просто скопировать. Вашу структуру бизнеса скопировать сложно. Это ваше конкурентное преимущество. Если вы считаете, что должен существовать отдельный процесс «Придание хорошего настроения сотрудникам» и отвечает за него штатный специалист по юмору (технический директор, экономист или кто-либо еще), то так тому и быть.

Создавайте свою модель бизнес-процессов! К черту нормы! Делайте так, как удобно вам!

Бизнес-процессы компании и подготовка полного списка

Первое, что понадобится – орг структура компании и штатное расписание. Пусть эти два документа постоянно будут у вас перед глазами. Естественно, если их нет, необходимо создать их. Не надо вырисовывать красивые орг структуры и готовить штатное расписание по стандартам. Сделайте это, в первую очередь, для себя. 

Нарисуйте от руки орг структуру и распечатайте список всех людей в компании с указанием должностей. Главное содержание. 

Следующий шаг. Возьмите любой отдел компании и начните составлять список его функций. Проще говоря, запишите, что делает этот отдел. К примеру, отдел печатной рекламы делает:

• Подготовка макетов
• Согласование макетов
• Предпечатная подготовка
• Подготовка ТЗ на изготовление печатной рекламы
• Поиск типографий
• Заключение договоров с типографиями
• Документальное оформление заказов
• Контроль исполнения заказов

Вы должны составить список всех дел (функций), которые происходят в отделе. 

Далее необходимо проверить себя – не упустили ли вы что-то. Для этого необходимо взять список сотрудников отдела и сделать аналогичный список функций, но уже для каждого сотрудника. Таким образом вы меняете границы и масштаб вашего исследования (да и мышления), подходите к вопросу одновременно дедуктивно и индуктивно. Это позволяет охватить картину деятельности отдела целиком, при этом не упуская из виду детали.

Заметка. Не полагайтесь только на свои знания о деятельности отделов и сотрудников. Привлекайте руководителей и конкретных сотрудников к данному процессу. Спрашивайте у них, что они делают в своей работе. Сначала объясните цель своего вопроса, а затем спрашивайте. Вы должны точно знать, какой перечень дел выполняет каждый отдел и каждый сотрудник отдела. Это, кстати, пригодится в дальнейшем для определения зон ответственности и влияния.

Убедительно обращаю ваше внимание. Не поручайте сделать это задание письменно. Беседуйте с сотрудниками. Если вы просто попросите их написать, что они делают, то скорее всего, что вы получите очень краткий и расплывчатый список. Беседуйте, узнавайте и составляйте список самостоятельно, сохраняя иерархию управления. Т.е. пусть руководители составляют списки дел своих подчиненных. А вы уже составляйте списки дел руководителей и отделов. Как только закончите составлять эти списки, переходите к следующему шагу – сравните их. 

Сравните список функций отдела и список дел сотрудников. Не находите несоответствий? Скажу честно, если вы их не найдете, я очень удивлюсь. Как правило, сравнение функций и дел выявляет достаточное количество разногласий. Вы наверняка найдете дела, цель которых не понятна. И функции, не подкрепленные конкретными делами, конкретных сотрудников.

К примеру. У одного из сотрудников отдела печатной рекламы есть такое дело – выбор цветопробы. Т.е. перед тем как печатать весь тираж, выводится несколько вариантов печати с разными настройками цвета. Задача сотрудника — выбрать наиболее подходящий вариант. Но к какой функции отдела относится это дело? Контроль исполнения? Нет. Предпечатная подготовка? Тоже нет. Получается, что одну из функций упустили из вида. Назовем ее «Согласование изготовления тиража».

Еще пример. Есть функция «Контроль исполнения заказов». А собственно, в чем она заключается? Что конкретно делается для того, чтобы контролировать заказ? При разговоре с сотрудниками выясняется, что весь контроль заключается просто в звонке исполнителю за день до сдачи заказа. Вот и все. 

Целая функция заключается в пятиминутном действии. Странно, не так ли? Кстати, нигде не было указано, что происходит в том случае, если исполнитель не выполняет заказ в срок. А это одна из важнейших функций. 

Идем дальше. Теперь необходимо привести списки в соответствие с друг другом. Функции отделов должны быть подкреплены задачами сотрудников и наоборот. В результате у вас должна быть достоверная и полная картина деятельности всего отдела в целом и каждого его сотрудника. 

Особое внимание уделите деятельности управленцев. Их дела зачастую остаются загадочными и расплывчатыми. Но функция управления, как и все остальные, имеет в своем основании конкретный список дел. Закончили? Переходите к следующему отделу. До тех, пор пока у вас не будет согласованного списка функций всех отделов со списком дел всех сотрудников. 

Теперь можно переходить к составлению списка всех процессов компании. Методология будет представлена в следующей статье.

Каждый бизнес состоит из взаимосвязанных процессов – от производства продукции и выполнения клиентских заказов до найма новых сотрудников и оформления документов. Чем лучше вы понимаете, как работает ваша организация, тем эффективнее вы сможете управлять ею.

Подавляющее большинство процессов в компаниях должным образом не задокументировано. Часто бизнес-процессы существуют только в форме накопленных знаний и передаются в устной форме или имеют нефункциональную графическую форму. Сотрудники знакомы с процессами только в своей узкой области, и общая картина не доступна.

Ответить на вопросы “Как устроены бизнес-процессы в компании? Эффективно ли работает бизнес? Есть ли возможности для оптимизации?” можно с помощью моделирования процессов. Карты бизнес-процессов обычно используются для описания того, как работает процесс: в виде блок-схемы отображаются: каждый шаг, решение и задача, связанные с процессом. В этой статье мы расскажем, что такое карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

Что такое карта процесса?

Карта процессов — это графическое отображение процессов с целью лучшего понимания того, как они работают и как они организованы. Карта процесса использует символы блок-схемы для представления всех задач, действий и информации, составляющих конкретный процесс. Составление карт процессов облегчает командам оценку эффективности своих процессов.

Цель карты процессов

Используя карту рабочего процесса, вы сможете получить общее представление о том, как фактически выполняется процесс, как взаимодействует с другими элементами и как его можно улучшить. Также с помощью описание процесса вы можете:

• Определить, чем занимается бизнес.
• Понять, кто за что отвечает в рамках процесса.
• Определить начало (то, что запускает процесс) и конец (выходные данные или конечный результат процесса).
• Определить элементы, которые влияют на успех процесса, а также препятствуют ему.
• Измерить и отследить конкретную цель, сопоставить с общей целью бизнеса. Так вы сможете определить, соответствует ли конкретный процесс общим целям и возможностям компании.
• Установить стандарты и процедуры выполнения процессов в компании.

Карты и моделирование бизнес-процессов

По сути своей карты и есть модели бизнес-процессов, схематично которые можно выполнить на каком-то носителе, включая лист бумаги или доску. Но если мы говорим о создании цифровой объемной модели и ее автоматизации, то без специального программного обеспечения не обойтись. Наиболее удобным и востребованным цифровым инструментом для проектирования бизнес-процессов сегодня является SILA Union.

Методы моделирования процессов

Существует множество различных способов создания карты процессов. Вы можете использовать блок-схемы, диаграммы, mind-maps и прочее, но существует несколько широко используемых и признанных методологий. Ниже приведены наиболее распространенные методы моделирования процессов.

Схема модели бизнес-процесса в нотации BPMN

Нотация BPMN является наиболее часто используемой методологией отображения бизнес-процессов от начала до конца в виде блок—схемы. BPMN – ключевой инструмент управления бизнесом, так как последовательно и наглядно отображает операции и информационные потоки, необходимые для реализации процесса.

Для создания графического представления процесса в нотации BPMN используются стандартизированные элементы и символы, которые будут понятны и доступны всем участникам бизнес-процесса независимо от технических знаний.

Основные графические элементы в языке моделирования BPMN – “Пулы или бассейны”, “Действия”, “Шлюзы/Развилки”, “События”, “Потоки”, “Артефакты”, овалы для начальной и конечной точки, прямоугольники для задач/шагов, ромбы для точек принятия решений и стрелки для обозначения направления процесса.

Ранее мы подробно рассказывали про нотацию BPMN в этой статье.

Карта потока создания ценности (VSM)

Карта потока создания ценности — это ключевой метод бережливого производства (LEAN), который направлен на постоянное улучшение бизнес-процессов путем отображения ценности бизнес-процесса. Это визуальное представление всех взаимодействий с вашим клиентом и ценности, которую приносит каждое взаимодействие. Цель построения такой модели — устранить операции, не несущие никакой ценности.

Карта потока создания ценности обеспечивает визуальное представление всех операций производственного процесса с момента создания продукта до передачи клиенту. С помощью модели вы сможете анализировать и определять способы улучшения процесса предоставления ценности и устранения потерь, создавать эффективный поток во всех производственных или бизнес-процессах.  

Диаграмма “поставщик-вход-процесс-выход-клиент” (SIPOC)

Диаграмма SIPOC — это отображение процессов верхнего уровня, на основе которой можно разработать очень подробную карту процессов. В диаграмме представлены ключевые элементы процесса, определяющие его границы. С помощью этого инструмента все заинтересованные лица могут прийти к соглашению относительно границ и смысла процесса.

Применяйте эти подсказки на каждом этапе создания диаграммы SIPOC, чтобы лучше понять цель построения:

• Поставщик: кто поставляет ресурсы для запуска процесса?
• Входы: какие ресурсы необходимы для реализации процесса?
• Процесс: какие мероприятия необходимы, чтобы преобразовать ресурсы в продукт для клиента, представляющий ценность?
• Выходы: каков результат процесса?
• Клиент: кто получает ценность?

Блок-схемы

Блок-схема — это самая простая карта процесса, отображающая рабочий процесс в последовательном порядке. Блок-схемы чаще всего используются для документирования и создания руководства по новым рабочим процессам, но их также можно использовать для повышения эффективности существующих рабочих процессов.

Блок-схемы дают представление о том, какие действия необходимы для реализации процесса и получения результата , но также они легко адаптируются и могут применяться для отображения потоков:

• Данных (информация между приложениями, отделами, сотрудниками и системами).
• Документов (перемещение документов на протяжении всего процесса или документооборота).
• Рабочих процессов (задачи и/или действия, которые необходимо выполнить для достижения результата в рамках процесса).

Модели процессов верхнего уровня

Как следует из названия, модели процесса верхнего уровня — это визуализация самых основных действий или рабочего потока в рамках процесса. Такие модели не содержат большой детализации и идеально подходят для быстрого определения ключевых этапов процесса. 

Подробные карты процесса

В отличие от модели процессов верхнего уровня подробные карты процессов содержат большое количество деталей — углубленные сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. Подробная карта процесса — отличный способ точно определить проблемы процесса, такие как ошибки и избыточность. Такие карты предоставляют следующую информацию:

• Ожидаемые результаты (то, чего процесс стремится достичь или произвести).
• Тип входных данных или качество входных данных, которые требуются для запуска процесса и достижения ожидаемого результата (какая информация, триггеры или действия требуются).
• Определенные переменные в рамках процесса или документооборота (например, утверждающие лица или информация от дополнительных заинтересованных сторон).
• Как должен функционировать процесс (общий поток и параметры, которые обеспечивают стандартизацию процессов, их выполнение должным образом и получение согласованных результатов).

Как наилучшим образом моделировать процессы

Универсального способа отображения бизнес-процесса не существует, поэтому выбирайте методологию, исходя из требуемого уровня детализации.

В некоторых случаях модели процессов могут дополнять друг друга —  используйте методологию VSM, чтобы понять общую картину и ценность, предоставляемую клиентам; нотацию BPMN, если нужны функциональные блок-схемы и понимание того, откуда поступает и куда уходит информация; и диаграмму SIPOC для детального представления входных и выходных данных.

В любом случае, все эти способы моделирования процессов объединяет возможность обеспечить более четкое понимание действий, потока, людей и ресурсов, задействованных в процессе, — от начала до конца.

В специальном инструменте для моделирования и управления бизнес-процессами SILA Union вы можете описать процессы компании любым вышеперечисленным методом моделирования процессов — SILA Union поддерживает более 200 моделей и нотаций описания деятельности организации. 

Зачем бизнесу нужна карта процессов?

Моделирование процессов дает визуальное представление о различных процессах бизнеса. В карте процессов содержится вся необходимая информация, которая поможет определить: кто, что, где, почему, когда, как и все, что относится к деталям и проблемам процесса, и даже направить к возможным решениям. Моделирование процессов необходимо компании, потому что:

• Способствует улучшению процесса — вы сможете легко определить конкретные области, требующие изменений, такие как узкие места, задержки, ограничения производственных мощностей и т.д. в разрезе эффективности процесса.
• Ускоряет принятие решений, так как можно “показать”, а не “рассказать”.
• Вы сможете отслеживать улучшения, внесенные в процесс, поскольку становится возможным проводить аудит и понимать различные области процесса, а также организацию в целом.
• Карты процессов дают подробное представление о текущем процессе и помогают эффективно управлять изменениями. 
• Помогает измерить эффективность рабочих процессов, что в конечном счете приводит к повышению управляемости процесса и его улучшению. 
• Значительно облегчает понимание процесса и информирование о нем команд, заинтересованных сторон или клиентов.
• Служит полезным инструментом для тестирования сценариев и оценки «что, если».
• Это требование многих типов стандартов и сертификаций, таких как ISO 9000.
• Помогает распространять информацию о ролях и обязанностях участников процесса.
• Повышает эффективность работы команды и удовлетворенность сотрудников.
• Может быть использовано в качестве учебного материала для обучения новых сотрудников
• Помогает снизить затраты, связанные с разработкой продуктов и услуг.

Как создать модель процесса

Составление модели процесса не станет сложной задачей, если придерживаться правильного подхода. Чтобы точно описать процессы, привлеките все соответствующие заинтересованные стороны, включая тех, кто будет отвечать за управление процессом и кто будет реализовывать процесс в рамках своей повседневной работы.

Шаг 1: Определите процесс

Определите процесс, с которого необходимо начать – это могут быть неэффективные процессы, наиболее важные для реализации стратегии, либо напрямую влияющие на удовлетворенность клиентов.

Идентифицируйте начало процесса – выясните, что явилось причиной создания карты процесса. Также обозначьте конечную цель – какого результата необходимо достигнуть? Кто влияет на исход процесса, какие заинтересованные лица участвуют в нем?    

Итак, описание необходимо начать с определения основ и установки ограничений для процесса, который вы планируете отобразить:

• Какой процесс вы хотите отобразить?
• Каков идеальный результат этого процесса?
• Каков объем этого процесса? Где начинается и заканчивается?

Шаг 2: Сбор информации

На этом этапе цель состоит в том, чтобы собрать всю возможную информацию. Именно так вы поймете, как все устроено в рамках вашего процесса. Определите, что люди делают, почему они это делают, сколько времени им на это требуется и какие ресурсы им для этого нужны. Необходимо найти ответы на пять вопросов верхнего уровня:

• Кто вовлечен в этот процесс?
• Какие задачи необходимо выполнить?
• Когда выполняется каждый шаг?
• Где выполняется каждый шаг?
• Почему эти шаги необходимы для завершения процесса?

Шаг 3: Определите и упорядочьте необходимые действия

Составьте подробный список всех задач, которые необходимо выполнить для завершения процесса. Определите, кто будет нести ответственность за каждый из них. Обратите внимание, что называть задачи необходимо с глагола.

Шаг 4: Определите последовательность шагов

Возьмите подготовленный список задач и расположите их в правильном порядке. Что должно произойти в первую очередь? Можно ли выполнять некоторые задачи одновременно? Какие задачи зависят от других? Когда процесс будет завершен? Некоторые задачи могут быть необходимы только при выполнении определенного условия – обязательно зафиксируйте эти моменты. 

Шаг 5: Визуализируйте процесс

Самая интересная часть  — графическое отображение процесса. Каждый элемент в карте процессов должен быть представлен определенным символом блок-схемы.​ Убедитесь, что в вашей организации все сотрудники знают, что они обозначают.

Для визуализации карты процесса лучше использовать специальный инструмент моделирования процессов, например SILA Union, который позволяет описывать процессы в любой удобной нотации. В дополнение к моделированию рабочих процессов у пользователей есть возможность связать свои процессы со всеми важными документами, которые имеют отношение к выполнению процесса. Также вы сможете хранить формы и контрольные списки, которые значительно облегчают выполнение процесса и обеспечивают еще большую прозрачность рабочих процессов. 

Шаг 6: Задокументируйте процесс

Заключительным этапом составления карты процесса является документирование результата. Независимо от того, насколько красиво выглядит ваша блок-схема, она не принесет никакой пользы, если целевая аудитория не сможет найти ее, когда ей это нужно. Убедитесь, что все процессы задокументированы в одном месте, которое служит единственным источником информации для вашей команды.

В единой информационной среде  SILA Union вы сможете не только моделировать, бизнес-процессы, но и разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему, и все сотрудники будут иметь доступ к этим данным.

Шаг 7: Адаптируйте карту процесса к меняющимся условиям

Компании и, следовательно, бизнес-процессы подвержены постоянным изменениям, вызванным как внутренними, так и внешними факторами. Поэтому может потребоваться время от времени пересматривать и обновлять карту процесса. Модельпроцесса всегда должна отображать текущее состояние “как есть”.

Советы при составлении карты процессов

Каждая организация может иметь разные подходы к описанию процессов, но есть несколько универсальных советов, которые помогут вам разработать карты процессов с минимальными ошибками:

• Прежде чем определять этапы процесса, установите начальную и конечную точки процесса. Это помогает при обозначении границ.
• Снижайте сложность — карта процесса должна быть понятной для всех.
• Убедитесь, что при визуализации процессов вы используете соответствующие символы выбранной нотации, чтобы избежать путаницы.
• Используйте специальное программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, которое позволит быстро графически представлять процессы, а также взаимодействовать с командой в режиме реального времени для повышения эффективности.
• Подключайте все ключевые заинтересованные стороны при составлении карты процесса, чтобы не упустить важную информацию или шаги.
• Поощряйте свою команду предоставлять постоянную обратную связь.
• Регулярно просматривайте карту процесса и обновляйте ее, определяйте, что можно улучшить.

Моделирование бизнес-процессов не является разовым проектом. Непрерывная оптимизация процесса требует постоянного мониторинга и регулярных проверок. Тем не менее, усилия окупятся, и когда все будет сделано правильно, описание процессов может помочь вам стандартизировать и оптимизировать рабочие процессы и создать понимание в команде.

Моделирование процесса с дальнейшими улучшениями с помощью SILA Union 

Разработка карт процессов имеет много преимуществ, но у вас могут возникнуть вопросы: А что дальше? Как поделиться подготовленной информацией и взаимодействовать со всеми сотрудниками? Достаточно ли описать процессы, чтобы гарантировать реализацию по разработанным стандартам? Как извлечь данные из процесса?

По этой причине моделирование процессов подразумевает использование специального программного обеспечения для управления управления бизнес-процессами (BPM), такого как SILA Union.

С SILA Union вы можете легко смоделировать даже сложные бизнес-процессы в любых нотациях, собрать необходимую по ним информацию в едином пространстве с доступом к этим данным всех сотрудников. SILA Union объединяет все процессы и связанные с ними атрибуты в едином хранилище, обеспечивая коллаборацию пользователей и суммарный опыт и знания сотрудников. 

На базе карт процессов в SILA Union вы можете анализировать и совершенствовать свои бизнес-процессы, используя встроенные инструменты анализа и оптимизации, а также отслеживать ключевые показатели эффективности, стандартизировать и автоматизировать бизнес-процессы.

Попробуйте создать свою первую карту процесса — напишите нам на sales@silaunion.ru, и наши эксперты подскажут вам, с чего начать.

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

• что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
• какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
• как изображают бизнес-процессы;
• как самостоятельно описать бизнес-процессы.

---

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

• какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
• как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
• какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

• Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
• Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

• Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
• Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
• Заказчик утверждает отчёт.
• Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

• Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
• Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
• ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
• Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

• Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
• Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

• зачем нужен процесс;
• из каких шагов и действий он состоит;
• кто исполнители;
• есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
• какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
• какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
• перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
• показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
• детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

• Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
• В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
• Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
• Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
• Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Бывало ли у вас такое, что вам пришла в голову отличная идея, но вы не знаете, с чего начать? Чтобы воплощать идеи в жизнь, сначала их следует систематизировать и составить план. 

Именно для этого и составляются карты процессов. По сути, это наглядное представление рабочего процесса, похожее на структуру разбивки работ, с помощью которого можно определить проблемные области и возможности для улучшения.

Карты процесса особенно полезны при проведении коллективного обсуждения, принятии решений или планировании проектов. Они также подходят для документирования процессов, обучения новых сотрудников и усовершенствования процессов.

Узнайте, как работают карты процессов (с примерами), каковы их преимущества и как они составляются, чтобы повысить эффективность планирования проектов и обмена информацией в коллективе.   

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это методика, используемая для наглядного изображения рабочих схем и процессов. При этом подразумевается создание карты процесса, которая также называется блок-схемой, схемой процесса или диаграммой рабочего процесса. 

Карта процесса составляется с целью формирования чёткого и понятного представление принципов его работы. Так сотрудникам будет проще понять, каким образом им следует выполнять тот или иной процесс без продолжительных словесных объяснений. Составляя карту процесса от его начала до завершения, вы получаете более полное представление о том, как работает весь процесс, выявляете недочёты или вносите исправления.

Карту процесса можно использовать для наглядного отображения того или иного процесса. Как правило, такие карты используются в целях анализа, обучения, интеграции и усовершенствования процессов. Они помогают разъяснять механизмы работы сложных процессов, решать повторяющиеся проблемы в рамках данного процесса и координировать обязанности сотрудников.

Как создать карту процесса

Составить карту процесса довольно просто. Сделать это можно на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами и шаблонов. Ниже объясняется, как создать подобную карту с нуля. 

Шаг 1. Определение задачи или процесса, для которого составляется карта

Для начала необходимо определить процесс, карту которого вы будете составлять. У вас есть неэффективный процесс, требующий усовершенствования? Или же это какой-либо новый процесс, о котором нужно вкратце сообщить команде? Возможно, речь идёт о сложном процессе, по которому у сотрудников часто возникают вопросы? Определите и сформулируйте проблему, для решения которой вы хотите составить карту. 

Шаг 2. Составление списка работ

Зафиксируйте все задачи, требуемые для выполнения процесса. На данном этапе их порядок не имеет значения. Составьте список всех работ с указанием сотрудников, ответственных за их выполнение. 

При этом желательно наладить взаимодействие с коллегами и другими заинтересованными лицами, которые будут участвовать в процессе, с тем чтобы чётко контролировать все необходимые действия и определять требуемый уровень детализации. Кроме того, обязательно определите начало и завершение процесса, чтобы понимать, какие задачи необходимо в него внести для достижения желаемого результата.

Шаг 3. Последовательность действий

Составив список всех работ, нужно будет определить последовательность их выполнения таким образом, чтобы был представлен весь процесс от его начала до завершения. На этом этапе рекомендуется проверить, не было ли что-то упущено на предыдущем шаге.

Шаг 4. Составление диаграммы с помощью символов карты процесса

Выберите нужный формат карты процесса и схематично изобразите процесс, отразив все его этапы с помощью соответствующих символов. Существует около 30 стандартных символов, которые можно использовать для представления различных элементов процесса, но в этой статье мы подробно рассмотрим наиболее распространённые из них.

Шаг 5. Завершение работы над картой процесса и предоставление её коллективу

По завершении работы над картой процесса проанализируйте её вместе с другими заинтересованными сторонами, чтобы у всех было понимание того, что на ней отображается. Проверьте, не упущено ли что-нибудь важное и нет ли на карте лишних или непонятных элементов. 

Шаг 6. Анализ карты с целью доработки

Убедившись, что карта процесса точно отражает рабочий процесс, вы можете проанализировать свой новый инструмент — готовую карту процесса на предмет возможности усовершенствования самого процесса. 

Проконсультируйтесь с коллегами и определите узкие места и недочёты процесса. Какие элементы можно убрать? Какие задачи можно выполнить более эффективно? Определив такие возможности для улучшения, реализуйте их и переделайте карту процесса соответствующим образом. 

Попробовать ПО для управления рабочими процессами от Asana

Зачем нужна карта процесса?

Карты процессов позволяют фиксировать идеи и оптимизировать процессы путём наглядного представления информации о действиях, необходимых для реализации идеи. 

Ниже приводятся несколько приёмов, которыми вы и ваша команда можете пользоваться при составлении карт процессов:

• Выявление неэффективности: помогает распознавать узкие места, пробелы и другие проблемы в рабочем процессе.

• Упрощение понимания идей: предполагает разбивку сложных идей на более мелкие части.

• Повышение уровня понимания: обеспечивает чёткий разбор всех этапов процесса.

• Планирование действий на случай непредвиденных обстоятельств: помогает определить, что следует предпринять в случае возникновения непредвиденных обстоятельств и обеспечить инструкции по решению проблем.

• Делегирование обязанностей: обеспечивает координированное распределение обязанностей между различными исполнителями и организациями. 

• Создание документации: предусматривает составление документов по процессу.

• Чёткая коммуникация: обеспечивает простую передачу информации в удобном и визуально понятном формате. 

• Быстрое принятие решений: позволяет более оперативно принимать решения благодаря ускоренному обмену информацией.

• Помощь сотрудникам: повышает производительность труда и удовлетворённость сотрудников результатами своей работы.

• Соответствие стандартам: помогает предприятиям обеспечивать соответствие стандартам ISO 9000 и ISO 9001.

Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»

Типы карт процессов

Карты процессов бывают самых разных форм и размеров. Все они выполняют одну и ту же задачу, однако карты определённых типов лучше подходят для тех или иных проектов. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых типов карт процессов. 

Блок-схема

Самая простая форма карты процесса — это обычная блок-схема. В такой схеме используются символы карты процесса, которые дают наглядное представление о его исходных и конечных элементах, а также о том, какие действия необходимо предпринять для выполнения процесса. 

С помощью обычных блок-схем можно планировать новые проекты, улучшать коммуникацию в команде, моделировать и документировать процессы, устранять проблемы текущего процесса, а также анализировать рабочие процессы и управлять ими. 

Назначение: отображение процесса от начала до завершения, как правило, в виде последовательности.

Общая карта процесса

Общая карта процесса, которую также называют нисходящей картой или картой производственно-технологических связей, содержит общий обзор процесса. На ней представлены только самые основные действия, выполняемые в рамках процесса, а сама она отличается минимальной детализацией. 

Общие карты процессов можно использовать для определения бизнес-процессов и ключевых этапов. Такие карты также полезны при обсуждении процессов с руководством или третьими сторонами, когда не нужно вдаваться во все подробности работы. 

Назначение: предоставление информации об основных этапах процесса.

Детальная карта процесса

В отличие от общей карты процесса, подробная карта содержит все сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. На этой карте фиксируются точки принятия решений, исходные ресурсы и результаты каждого этапа. Данная карта обеспечивает максимально полное понимание процесса и наиболее эффективна при определении проблемных областей благодаря уровню её детализации. 

Назначение: обеспечивает полное понимание процесса со всеми деталями и вероятными проблемами.

Карта плавательных дорожек

Карта плавательных дорожек, также известная как кросс-функциональная блок-схема, или блок-схема развёртывания, предусматривает распределение работ в рамках процесса по отдельным дорожкам, за каждую из которых отвечает тот или иной исполнитель. Карта делится на каналы для каждого участника процесса с указанием каждого вида работ в канале соответствующего участника процесса. На картах процессов этого типа отображаются различные функции, выполняемые в рамках данного процесса, а также показывается взаимодействие между его участниками. 

Карты с плавательными дорожками идеально подходят для инструктирования сотрудников об их должностных функциях в рамках процесса, а также для повышения их ответственности. Кроме того, они пригодятся для выявления таких недочётов в процессе, как отставание от графика, избыточность и потенциально проблемные области. 

Назначение: разъяснение функций различных участников процесса.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это инструмент бережливого управления, иллюстрирующий процесс поставки продукта или услуги клиенту. Карта потока создания ценности, как правило, имеет сложную структуру, и в ней используется уникальная система символов, позволяющая наглядно представить поток информации и материалов, необходимых для реализации процесса. 

Благодаря фиксированию таких данных, как продолжительность цикла и количество персонала, задействованного на том или ином этапе, карта потока создания ценности помогает определить варианты минимизации потерь и возможности, которые можно будет использовать в будущих проектах. 

Назначение: описание процесса поставки продукта клиенту и документирование его количественных показателей.

Диаграмма SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (поставщики, исходные ресурсы, технология, результаты, клиенты). Диаграмма SIPOC — это не столько карта процесса, сколько диаграмма с указанием ключевых элементов процесса, которую можно создать в качестве предварительного шага к разработке детальной карты процесса. 

Как следует из аббревиатуры, в схеме SIPOC предполагается пять столбцов, обозначающих основные этапы процесса, его результаты, клиентов, исходные ресурсы процесса, а также поставщиков этих исходных ресурсов. Помимо подготовки более детальной карты процесса диаграмма SIPOC также нужна для определения объёма работ в сложных процессах. 

Назначение: определение ключевых элементов и участников процесса.

Символы карт процессов

При составлении карт процессов используются символы из унифицированного языка моделирования (UML), отображающие ключевые элементы на карте процесса, такие как этапы, точки принятия решений, исходные ресурсы, результаты и участники процесса. 

Вот наиболее распространённые символы карт процессов и их назначение:

• Элемент начала и конца: овальные элементы, обозначающие начало и завершение процесса.

• Этап процесса: прямоугольник означает действие или задачу, выполняемую в рамках процесса.

• Направление: стрелки, с помощью которых соединяются этапы процесса и отображается направление потока действий.

• Решение: ромбовидный элемент, который показывает момент, когда нужно принять решение, и обычно сопровождается вариантами типа «да» или «нет».

• Задержка: D-образный элемент указывает на задержку процесса.

• Документ: прямоугольник с волнистым нижним краем означает документ или информацию, которую можно прочитать. Когда документов много, они обозначаются несколькими такими символами, наложенными один на другой.

• Данные: параллелограмм обозначает исходные или выходные данные того или иного этапа процесса.

• Ручной ввод: прямоугольник со скошенным верхним краем указывает на этап, на котором требуется ручной ввод данных.

• Подпроцесс: прямоугольник с двумя вертикальными линиями обозначает подпроцесс, описание которого приводится где-то в другом месте. 

Есть и другие символы, которые могут использоваться на карте процесса, но приведённые здесь являются наиболее распространёнными и полезными, особенно в самом начале работы. 

Пример карты процесса

Научившись создавать карты процесса любого типа, вы наверняка захотите узнать, как применить этот инструмент к команде. 

Ниже приводится пример, помогающий более чётко понять, как может выглядеть карта процесса:

Приёмы составления карты процесса

Карты процессов можно формировать с учётом собственных потребностей и предпочтений, но также существуют и общие рекомендации, которые следует учитывать при составлении карт процессов, чтобы достичь максимальной эффективности. Вот несколько практических рекомендаций по построению карт процессов, на которые можно ориентироваться на начальном этапе:

Планирование карты процесса: 

• Определите границы процесса с тем, чтобы в нём была только необходимая информация.

• Чётко поставьте задачи процесса.

• Отображайте на карте только процессы с чётко определёнными задачами и результатом.

Составление карты процесса:

• Проработайте процесс в обратном направлении от результата до исходной точки.

• Обеспечьте простоту подпроцессов.

• Включите все необходимые сведения в достаточном объёме.

• Используйте единую систему условных обозначений, которая понятна всем участникам процесса.

Анализ карты процесса: 

• Получите отзывы ото всех участников процесса.

• Определите альтернативные и предпочтительные пути выполнения задач (по ситуации).

• Составьте карту процесса в его текущем состоянии, не обязательно в идеальном или чистовом виде, и улучшайте её по мере работы. 

Для максимальной эффективности работы пользуйтесь этими советами на каждом этапе составления карты процесса.

Направление проектов в нужное русло с помощью карты процесса

Составление карты процесса — это эффективный инструмент для документирования и совершенствования ваших процессов. Объедините приведённую выше информацию с этими семью простыми шагами при создании рабочего процесса. Используя нужные инструменты, вы сможете составлять карты процессов и управлять этими процессами для обеспечения чёткого взаимодействия и повышения эффективности работы.

Попробовать Asana для управления работой

Картирование процессов — это метод, который помогает управлять и проектировать процессы или рабочие процессы. Существует несколько различных карт процессов, которые вы можете создать, в зависимости от конкретного рабочего процесса, который вы хотите изучить.

В этой статье мы обсудим, что такое картирование процессов, какой тип карты процессов следует использовать для различных ситуаций и как создать карту процессов для вашего бизнеса.

Что такое картирование процессов?

Карта процесса включает все задачи, выполняемые в рабочем процессе, и каждого человека, выполняющего эту задачу. Вы можете использовать различные символы для представления идей, сроков, людей и действий на карте процесса.

Составление схемы процесса используется для того, чтобы помочь команде людей спланировать и понять, как выполнить задачу. Разбивая проект на небольшие задачи и четко определяя, кто отвечает за каждый этап, команда лучше общается и эффективнее завершает проект. Картирование процессов помогает в организации и может быть использовано для определения процессов всей компании.

6 типов карт процессов

Карта процессов может подходить для многих функций планирования и управления людьми и проектами. Вот 6 типов карт процессов и когда следует использовать каждый из них:

1. Основная блок-схема

Базовая блок-схема — самая простая из диаграмм, используемых для составления карт процессов. Использование фигур, базовой блок-схемы помогает визуализировать процесс. Вы можете использовать базовую блок-схему, когда:

• Планирование новых проектов

• Документирование процессов компании

• Решение проблем

• Помощь командам в передаче идей

2. Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности показывает серию событий, которые приводят к доставке продукта потребителям. Это блок-схема, которая помогает выявить отходы в процессе доставки продукции. Карты потоков ценности лучше всего использовать, когда:

• Документирование потока информации и материалов

• Определение направленности будущих проектов

• Попытка понять процессы принятия решений

3. Карта цепочки создания ценности

Карта цепочки создания стоимости — это диаграмма, которая показывает основные виды деятельности, выполняемые предприятием. Это общая карта процесса, в ней не рассматриваются детали деятельности. Вы можете использовать карту цепочки создания ценности, когда:

• Определение этапов процесса

• Проектирование бизнес-процесса

• Определение бизнес-процесса

4. Межфункциональная карта

Также известная как диаграммы плавательных дорожек, межфункциональная карта определяет связи между этапами процесса и идентифицирует людей или системы, которые участвуют в процессе. Предприятия используют межфункциональное картирование, когда:

• Определение ключевых ролей, участвующих в процессе, и их взаимосвязи друг с другом

• Показывает, как процесс действует в рамках всего предприятия

• Определение отказов, избыточности и других вопросов, которые могут повлиять на процесс

5. Подробная карта процессов

Детальная карта процесса специфична тем, что показывает все детали, которые включает в себя бизнес-процесс. Этот тип карты процесса помогает определить, какие события или задачи необходимо выполнить компании для достижения конечного результата. Подробную карту процесса можно использовать, когда:

• Документирование решений в процессе

• Определение всех деталей, включенных в бизнес-процесс

6. SIPOC

SIPOC представляет поставки, входы, процессы, выходы и клиентов. SIPOC — это карта процесса, которая использует эти элементы и информацию для создания общего представления о процессе компании. SIPOC — это карта процесса, наиболее полезная, когда:

• Определение сложного процесса

• Определение элементов процесса

• Измерение улучшений процесса

Как создать карту процесса

Выполните следующие шаги для создания карты процесса:

1. Определите, какой процесс следует использовать

Каждый тип карты процесса имеет специфическое применение, где он наиболее успешен. Определите, какая карта процесса имеет наибольший смысл для ваших целей. Полезно определить проблему, которая затем подскажет вам, какую карту процесса следует использовать. Например, если вам нужно выяснить, как донести до потребителей информацию о новом продукте, вы можете выбрать карту потока создания ценности для разработки процесса.

2. Соберите команду

Как только вы выбрали процесс, вы можете определить, кто должен быть вовлечен в планирование процесса и создание карты процесса. Сюда входят менеджеры и члены команды, которые работают над проектом. Привлечение необходимого персонала важно для эффективности планирования и выполнения процесса.

3. Спланируйте этапы вашего процесса

Проведите вместе с командой мозговой штурм всех шагов, необходимых для процесса. Подумайте, кто отвечает за определенные задачи, и составьте общую временную шкалу, чтобы определить, когда вы должны завершить каждый шаг. Определите каждую деталь, которую включает в себя процесс. Рассмотрите эти элементы:

• Текущий процесс: Нарисовать процесс, используемый в настоящее время для справки.

• Рабочий процесс: Определите общий рабочий процесс в вашей компании.

• Задачи: Выпишите каждую задачу, которую требует рабочий процесс.

• События: Определите события, которые происходят между каждой задачей, например, одобрение со стороны менеджеров.

• Связи: Определите, как задачи и события связаны друг с другом.

• Люди: Определите, кто участвует в процессе и каковы их роли.

• Системы: Определите системы, используемые процессом.

4. Организовать этапы процесса

Определить последовательный порядок выполнения каждого этапа процесса. Этот этап упрощается, если вы создали временную шкалу в ходе мозгового штурма. Организация этапов устанавливает четкий путь от начала до конца процесса.

5. Нарисуйте карту процесса для стратегии или рабочего процесса

Теперь у вас есть вся информация, необходимая для составления карты процесса, и вы можете нарисовать карту процесса. Для представления каждого этапа процесса можно использовать форму или символ. Например, стрелки показывают связь между аспектами процесса, а ромбы могут представлять решение.

6. Обзор карты процесса

Проанализируйте свою карту процесса и определите этапы процесса, на которых могут возникнуть проблемы. Это может быть недостаточная эффективность или избыточность. Огромное преимущество составления карт процессов заключается в том, что они показывают, где ваша команда может внести улучшения.

7. Внедрите новый процесс, используя карту процесса в качестве руководства

Протестируйте ваш новый процесс и проследите за его успешностью. Убедитесь, что все участники процесса следуют процедуре, описанной в карте процесса. Если у вас есть предложения по улучшению процесса, иногда лучше провести тестирование в небольших масштабах, например, на одном рабочем проекте, чтобы убедиться, что это улучшение действительно работает и полезно.

При внедрении нового процесса в масштабах всей компании, например, разработки продукта, вы можете захотеть отработать процесс в меньшем масштабе с одной командой, прежде чем обучать и внедрять процесс во всей компании.

Преимущества картирования процессов

• Повышение эффективности: Когда команда составляет план своего процесса, цели и задачи становятся ясными, что может помочь команде быстрее выполнить поставленные задачи.

• Помогает выявить проблемы: Определенные карты процессов могут помочь определить места возникновения проблем в вашем рабочем процессе.

• Способствует улучшениям: Выявляя проблемы, картирование процессов также помогает внести улучшения в рабочий процесс и распределение задач.

• Помогает командам понять процесс: Возможность визуализировать процесс с помощью карты может помочь людям понять свои обязанности и рабочий процесс в целом.

• Улучшает коммуникацию: Составление схемы процесса помогает донести планы и идеи путем их изложения и визуализации ожидаемого рабочего процесса.

Советы по использованию картирования процессов

Ниже приведены советы о том, как сделать картирование процессов эффективным инструментом для вас:

• Знайте символы: Картирование процессов использует более 30 символов для представления аспектов процесса, таких как идеи и принимаемые решения. Изучите каждый из этих символов и как их использовать, чтобы избежать путаницы при составлении карты процесса.

• Управляйте деталями: Включите необходимые детали и постарайтесь убрать ненужные для улучшения детали, когда вы пересматриваете свою карту. Иногда слишком много деталей может замедлить процесс, поэтому будьте проще.

• Четко определите начало и конец: Убедитесь, что ваша карта процессов четко показывает, где начинается процесс и когда и как он заканчивается.

• Начните с большого: Вы можете начать картирование с более крупных концепций и идей, чтобы упростить процесс и добавить детализацию по мере того, как вам будет удобно составлять карту процесса.

• Получите обратную связь: Может быть полезно получить обратную связь от как можно большего числа людей, вовлеченных в процесс. Такая обратная связь не только укрепляет команду и позволяет каждому почувствовать свою значимость, но и может быть полезна для улучшения процесса.