Каждой относительно крупной, то есть состоящей из нескольких подразделений, организации рано или поздно придется упорядочить свои документопотоки, создать массив необходимых инструкций, справочников, шаблонов и т.д. Один из первых шагов на этом тернистом пути – создание единого справочника кодов (или индексов) подразделений организации. Как его составить, читайте в статье.
БЕЗ КОДА НЫНЧЕ НИКУДА
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
ЧТО МОЖНО УЗНАТЬ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ПО КОДУ?
• подчиненность;
• номер;
• местонахождение;
• выполняемые функции.
С ЧЕГО НАЧАТЬ?
Этап I: визуализируем организационную структуру
Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.
Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).
Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.
Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.
Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).
Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.
Далее следует развернуть структуру каждого блока. Например, административный блок (см. Схему 2). Организационные структуры каждого из подразделений необходимо приложить к приказу об утверждении организационной структуры предприятия.
Для чего это нужно? Закономерный вопрос, ведь у нас уже есть структура, описанная словесно «в столбик». Однако отрисовка блок-схем позволяет выявить ошибки в иерархической структуре и, следовательно, откорректировать связи между элементами и уровни подчинения.
Этап II: утверждаем организационную структуру
Структура организации утверждается приказом (Пример 2).
Этап III: присваиваем коды
• Основное правило кодировки. Присваивайте только цифровые коды! Избегайте косых черт, дефисов, букв и иных служебных символов и знаков препинания.
Буквы являются источником ошибок и разночтений, косые черточки (слэши) могут стать препятствием при создании электронного архива, поскольку слэш в названии файла компьютер воспринимает как приказ создать вложенную папку.
Также не получится создать каталог или файл, в названии которого будут содержаться символы и знаки препинания. Чтобы избежать подобных неприятностей, лучше использовать только арабские цифры.
• Пример кодировки. Структура нашего предприятия имеет несколько вложений, а именно – 4 уровня. Это видно по нумерации, состоящей максимум из 4 цифр: «3.1.3.2. Склад № 2 импортных комплектующих» (см. Пример 1).
Количество вложений на каждом уровне можно обозначить однозначным числом, однако лучше заложить для каждого уровня двузначное число, поскольку молодые успешные организации имеют свойство разрастаться, небольшие подразделения – увеличиваться и дробиться и т.д. Таким образом, полный код подразделения будет состоять из 8 цифр.
Появление новых блоков или подразделений в организации отражается и в структуре. Например, ваше руководство решило создать представительство организации в другом регионе. В зависимости от функционала подразделения его нужно будет добавить либо отдельным блоком, либо отдельным подразделением в блок.
Пример индексации подразделений гипотетической организации приведен в Таблице 1.
ТАБЛИЦА 1
Пример индексации подразделений
| Код подразделения | Наименование подразделения |
|---|---|
| 1 | 2 |
| 01* | Административный блок |
| 01010000 | Канцелярия |
| 01010100 | Сектор документации |
| 01010200 | Архив |
| 01010300 | Экспедиция |
| 01020000 | Бухгалтерия |
| 01020100 | Сектор расчетов с персоналом |
| 01020200 | Сектор материального учета |
| 01020300 | Сектор налогообложения |
| 01020400 | Сектор реализации |
| 01030000 | Юридический отдел |
| 01030100 | Сектор договорной работы |
| 01030200 | Сектор претензионной работы |
| 01040000 | Отдел управления персоналом |
| 01040100 | Сектор найма и учета персонала |
| 01040200 | Табельная |
| 01050000 | Отдел технического контроля |
| 01050100 | Сектор входного контроля |
| 01050200 | Сектор контроля изготовления |
| 02 | Коммерческий блок |
| 02010000 | Отдел снабжения |
| 02010100 | Сектор закупок по РФ |
| 02010200 | Сектор зарубежных закупок |
| 02020000 | Отдел продаж |
| 02030000 | Отдел рекламы |
| 03 | Блок логистики |
| 03010000 | Отдел логистики |
| 03010100 | Сектор грузоперевозок |
| 03010200 | Сектор таможенного оформления |
| 03010300 | Сектор транспортно-складских операций |
| 03010301 | Склад № 1 (сбыта) |
| 03010302 | Склад № 2 (импортных комплектующих) |
| 03010303 | Склад № 3 (полуфабрикатов) |
| 03010304 | Склад № 4 (ответственного хранения) |
| 03020000 | Транспортный отдел |
| 03020100 | Сектор внутренних перевозок |
| 03020200 | Сектор внешних перевозок |
| 03020300 | Сектор аренды автотранспорта |
| 04 | Технический блок |
| 04010000 | Отдел главного конструктора |
| 04020000 | Отдел главного технолога |
| 04030000 | Отдел компьютерного обеспечения |
| 05 | Производственный блок |
| 05010000 | Цех № 1 |
| 05010100 | Участок № 1 |
| 05010200 | Участок № 2 |
| 05020000 | Цех № 2 |
| 05020100 | Участок № 1 |
| 05020200 | Участок № 2 |
| 05030000 | Цех № 3 |
| 05030100 | Участок № 3 |
| 05030200 | Участок № 3 |
| 06 | Блок эксплуатации |
| 06010000 | Отдел главного механика |
| 06020000 | Отдел главного энергетика |
| 06030000 | Цех № 4 (ремонтный) |
| 06030100 | Участок № 1 |
| 06030200 | Участок № 2 |
| 06040000 | Хозяйственный отдел |
*Полный восьмизначный код подразделения можно сократить, убрав нули в начале и в конце, и оставить только значащие цифры. В этом случае в технологических маршрутах отдел логистики будет иметь код 301, а склад полуфабрикатов – 3010303.
Этап IV: утверждаем справочник кодов
Присвоенные коды подразделений необходимо утвердить приказом и выложить на общедоступном ресурсе организации (Пример 3).
ПРИМЕНЯЕМ КОДЫ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
При индексации дел в номенклатуре
Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.
Например:
01 – приказы по основной деятельности;
02 – распоряжения;
03 – положения;
04 – инструкции;
05 – переписка;
06 – служебные записки;
Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.
При индексации бланков в альбоме форм
При индексации утвержденных форм в альбоме (если в организации он есть) каждому бланку присваивается уникальный номер, в котором присутствует и код подразделения, которое его разработало и применяет (например, 101 – канцелярия).
Индекс располагается на самом документе в нижнем колонтитуле с указанием документа (приказа), на основании которого он был введен в действие (или изменен), и номера редакции документа. Например, так:
При регистрации служебных записок
Если в организации применяется децентрализованная или смешанная форма ведения делопроизводства, код подразделения можно использовать при нумерации исходящих служебных записок разных подразделений.
Если исходящие служебные записки регистрируются в структурных подразделениях-инициаторах, номер служебной записки, например, из бухгалтерии может иметь вид 102-06-118, где 102-06 – индекс дела, состоящий из кода подразделения и кода вида документа, а 118 – порядковый номер регистрируемого документа с начала года.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Номер документа и код утвержденной формы документа не совпадают. Например, 102-06-118 – номер служебной записки, созданной в бухгалтерии, и 101-04011 – код шаблона служебной записки, являющийся приложением к инструкции по делопроизводству.
СОЗДАЕМ СХЕМУ ЗАМЕЩЕНИЯ
Когда в организации уже есть такие полезные разработки, как структура и справочник кодов подразделений организации, можно создать еще один очень полезный в работе документ – схему замещения руководителей структурных подразделений.
Схема замещения – это документ, утвержденный приказом и содержащий перечень должностей и Ф.И.О. руководителей, специалистов организации и информацию о том, кто их замещает в первую, вторую и третью очередь.
Схему замещения создают, чтобы не прерывать процесс управления. Подобные схемы можно разработать не только для руководящего звена, но и для рядовых сотрудников подразделений.
Если в организации уже есть утвержденная схема замещения, споров, кто именно должен решать тот или иной вопрос в отсутствие одного из руководителей или сотрудников, никогда не возникает.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ЗАМЕЩЕНИЯ
1. Руководителей высшего звена замещают руководители того же уровня.
2. Если у руководителя есть заместитель, именно он замещающее лицо первой очереди.
3. Руководителей ранга начальника отдела могут замещать сотрудники этого отдела из разряда наиболее компетентных.
4. Рядовых сотрудников замещают рядовые сотрудники.
5. Замещаемый и замещающие сотрудники должны быть работниками одной организации.
Разумеется, в зависимости от функционала сотрудников и структуры организации правила могут меняться.
В составлении схемы замещения вам понадобится содействие руководителя организации, начальника отдела кадров и руководителей структурных подразделений, которые должны будут сами определиться с замещающими их работниками, предоставив их Ф.И.О. и должности.
Обратите внимание на сотрудников, занимающих несколько руководящих должностей: для каждой из них нужно будет указать замещающее лицо (см. пп. 6–8 в Примере 5). Схема замещения утверждается приказом (Пример 6).
Как видно из примера выше, директора направления не всегда замещает директор другого направления. Так, например, технического директора (п. 5 в Примере 5) имеют право замещать подчиняющиеся ему главный конструктор и главный технолог, поскольку они руководители, компетентные в этом направлении деятельности.
Как работает схема замещения? Очень просто.
Подобным образом можно утвердить замещающих лиц и для сотрудников, не относящихся к руководителям.
ПЛЮСЫ ЗАМЕЩЕНИЯ
• Исключается «безвластие», поскольку замещающий работник приступает к работе сразу, без ожидания указаний и выяснений «я или не я».
• Замещающий работник точно знает, чьи должностные обязанности ему придется выполнять при замещении, поэтому постоянно будет в курсе дел на этом участке работы.
• Невозможно «свалить» вину за промахи, допущенные при замещении, на кого-то другого.
• При составлении графика отпусков точно известно, чьи отпуска не должны пересекаться.
Структура предприятия, справочник кодов подразделений и схема замещения руководителей – документы, необходимые для слаженной работы предприятия. Подготовив их, вы проявите себя как компетентный работник, которому по силам сложные задачи, требующие знаний бизнес-процессов и внутреннего механизма функционирования всего предприятия.
[1] Не приводится.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2018.
Рекомендации и предлагаемые алгоритмы опробованы в Белгородском государственном национальном исследовательском университете и доказали свою эффективность. Наибольший эффект от этой технологии классификации будет ощутим в крупных организациях со сложной структурой, которые активно используют информационные системы на различных участках своей деятельности.
Вы узнаете, какую логику лучше заложить при кодировании подразделений, в т.ч. временных (создаваемых под конкретные проекты), при их реорганизации и т.п. А образцы документов помогут вам регламентировать эту работу, определить круг задействованных лиц и порядок их работы.
Зачем это нужно?
Использование кодов структурных подразделений в крупных организациях, имеющих сложную структуру, имеет давнюю традицию. Достаточно вспомнить такие документы, как штатное расписание или номенклатура дел.
В настоящее время коды подразделений активно используются при автоматизации различных сторон деятельности организаций. При этом, как показывает практика, может возникнуть ситуация, когда для обозначения одних и тех же структурных подразделений в различных автоматизированных и иных учетных системах, ведущихся различными управленческими структурами, используются различные коды. Ситуация ненормальная и возникает только в том случае, если в организации отсутствует тщательно разработанная программа автоматизации, а задачи автоматизации деятельности отдельных подразделений решаются нескоординировано. Такое положение препятствует организации эффективного и оперативного обмена данными между различными подразделениями, что не позволяет быстро принимать качественные управленческие решения и в конечном итоге замедляет темпы развития организации. Такая организационная структура не позволяет адекватно анализировать состав отделов, служб и подразделений в аппарате управления, не дает возможности оценить их системную организацию, характер соподчиненности и подотчетности друг другу и высшему органу управления организацией, а также не позволяет понять набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.
Без устранения вышеназванной проблемы невозможно не только создание единого информационного пространства, но и решение задачи интеграции различных, уже действующих автоматизированных систем. Кроме того, сохраняется потенциальная возможность несинхронного изменения наименований структурных подразделений и их кодов в различных автоматизированных системах, т.к. подразделения и коды не связаны между собой.
Нередко предпринимаются попытки создать организационную структуру организации на основе использования принципа подчиненности конкретных подразделений или групп структурных подразделений высшему руководству (на основе имеющегося распределения полномочий). Это позволяет решить задачу управления организацией в определенный момент времени, но приводит к необходимости постоянного изменения кодов при изменении подведомственности подразделений. В результате трудозатраты на поддержание функциональности и жизнеспособности различных автоматизированных систем становятся весьма внушительными. Такой принцип назначения кодов структурных подразделений имеет ограниченный ресурс. В отдельных случаях он достаточно быстро исчерпывается, и при назначении кода применяются не только цифры, но и буквенные индексы, что нарушает принцип единства определения кодов и таит опасность структурного кризиса автоматизированных систем в перспективе.
Пример 1. Последствия изменения структуры
На Рисунке 1 представлена условная структура организации, построенная на основе использования принципа подчиненности, соответствующим образом сгенерированы коды структурных подразделений. Код директора – 1, коды его заместителей формируются путем добавления еще одной цифры, обозначающей порядковый номер заместителя, аналогичным образом образуются коды структурных подразделений, т.е. в кодах подразделений отражается их подчиненность конкретному заместителю директора.
Рисунок 1
СвернутьПоказать
Ситуация представляется приемлемой, но только до проведения структурных преобразований. Простейший пример (Рисунок 2) показывает, что образуются должности, а также структурные подразделения, которые имеют одинаковые коды, но разные наименования или наоборот имеют разные коды, но одинаковые наименования (на Рисунке 2 выделены оранжевым цветом). Например, должность заместителя директора по коммерческим вопросам, появившаяся в результате реорганизации, имеет код 13, который раньше был у должности заместителя директора по финансам, упраздненной в результате реорганизации. При этом бухгалтерия сохранила прежние код и наименование, но перешла в подчинение заместителя директора по коммерческим вопросам. А склад, отдел продаж и отдел рекламы в результате переподчинения сменили коды, несмотря на то, что принципиально деятельность этих подразделений не изменилась.
Рисунок 2
СвернутьПоказать
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Код структурного подразделения в штатном расписании
Код структурного подразделения в штатном расписании
Подборка наиболее важных документов по запросу Код структурного подразделения в штатном расписании (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание— графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации. Например, подразделению «Правовой департамент» присвоен код «02», в его состав входят «Юридическое управление» и «Управление по оформлению договоров», которым соответственно присваиваются коды «02.1» и «02.2». Если в состав управления входят отделы, то коды будут «02.1.1», «02.1.2» и т.д.;
«Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2022 году»
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)b) наименование — в графе 4 указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием работодателя; наименование структурного подразделения организации, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор; графа 5 «Код выполняемой функции» заполняется с 1 января 2021 г. в соответствии со справочником; в графе 6 указываются причина прекращения трудового договора и пункт, часть статьи, статья ТК РФ или иного ФЗ, являющиеся основанием для увольнения работника;
Добавить в «Нужное»
ОКПО обособленного подразделения: как узнать
Все организации и их обособленные подразделения для целей статистического учета регистрируются в ЕГРПО – едином государственном регистре предприятий и организаций. Этот регистр создан и ведется Росстатом (п. 1.1, 1.2 Инструкции о порядке учета юридических лиц, их обособленных подразделений в Едином государственном регистре предприятий и организаций, утв. Госкомстатом 22.12.1999 N АС-1-24/6483). Информация в ЕГРПО вносится после государственной регистрации юридического лица, его обособленного подразделения, то есть на основании сведений из ЕГРЮЛ (разд. 2 Инструкции, утв. Госкомстатом 22.12.1999 N АС-1-24/6483). Официальным документом, подтверждающим факт учета в составе ЕГРПО юрлица или его обособленного подразделения, является информационное письмо о присвоении кодов общероссийских классификаторов (п. 2.11 Инструкции, утв. Госкомстатом 22.12.1999 N АС-1-24/6483). Получить сведения о кодах, присвоенных организации или ее обособленному подразделению, можно также через сервис на сайте Росстата, о котором мы расскажем ниже. Кроме того, можно обратиться непосредственно в соответствующий территориальный орган Росстата с запросом (направить такой запрос по почте) и получить уведомление о присвоении кодов.
Посмотрим, какие коды присваиваются обособленному подразделению организации и как узнать коды обособленного подразделения.
ОКПО обособленного подразделения
Наиболее важным идентификатором обособленного подразделения по данным Росстата является код ОКПО обособленного подразделения (код Общероссийского классификатора предприятий и организаций). Этот код сохраняется за подразделением на весь период его деятельности (п. 4.8.2 Инструкции, утв. Госкомстатом 22.12.1999 N АС-1-24/6483).
Код ОКПО присваивается не всем обособленным подразделениям, а только (п. 2 Положения об Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторах, утв. Приказом Росстата от 29.03.2017 N 211):
- филиалам;
- представительствам.
Сведения о филиалах и представительствах Росстат получает из ЕГРЮЛ.
А вот иным обособленным подразделениям присваивается не ОКПО, а особый идентификационный номер. И если организация представляет статистическую отчетность по обособленному подразделению, то в форме указывается именно идентификационный номер обособленного подразделения.
ОКПО обособленного подразделения: как узнать
Часто спрашивают, код обособленного подразделения — где взять? Для получения кодов организации или обособленного подразделения онлайн предназначен специальный сервис Росстата.
Кстати, узнать ОКПО по КПП обособленного подразделения невозможно.
ОКПО обособленного подразделения при заполнении статистических форм
Для организаций с обособленными подразделениями существует такая особенность. Указаниями по заполнению отдельных форм статистической отчетности (например, для форм N П-1, N 3-информ, N 7-травматизм, N 2-ТП (отходы), N 5-гр, N 11-ГА, N 1-ЖКХ (зима) срочная) предусмотрено представление отчетности как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без обособленных подразделений. В этом случае при заполнении отчета по юридическому лицу без обособленных подразделений в кодовой части формы титульного листа вместо кода ОКПО проставляется 14-значный идентификационный номер головного подразделения, увязанный с кодом ОКПО юридического лица и оканчивающийся на 001.
В качестве головного подразделения юридического лица выступает обособленное подразделение, где находится администрация предприятия или местонахождение которого соответствует зарегистрированному юридическому адресу.
Если у юридического лица нет обособленных подразделений, в кодовой зоне формы проставляется код ОКПО юридического лица.
Если же вы сомневаетесь, какие формы статотчетности надо представить, воспользуйтесь сервисом Росстата. Но помимо перечня форм юридического лица, необходимо проверить перечень форм головного подразделения юридического лица.
ОКАТО обособленного подразделения
ОКАТО – это общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления. Узнать ОКАТО обособленного подразделения можно, зная адрес его местонахождения (п. 4.3 Инструкции, утв. Госкомстатом 22.12.1999 N АС-1-24/6483).
Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
Для чего и кому необходимо штатное расписание
Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.
При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.
Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.
Отсутствие расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.
По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении расписания;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма штатного расписания
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.
Шаг 1
Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Шаг 2
Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Шаг 3
Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Шаг 4
Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
Шаг 5
В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение штатного расписания
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.
Подробнее:
- как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- как и сколько нужно хранить штатное расписание.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Ознакомление работника с приказом о внесенных изменениях в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Подробнее: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.
Читайте также: как оформлять сокращение должности в штатном расписании