Как составить книгу протоколов

#1

Отправлено 26 February 2009 — 15:42

Доброго дня!

В связи с принятием Фед. закона № 9-ФЗ от 09.02.09 (о внесении изменений в КоАП)
а именно в связи со ст. 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов 1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником
рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного
фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного
фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного
фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного
фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены
законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об
инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными
правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также
нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в
размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц —
от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной)
ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению
документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с
ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных
унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными
правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также
нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов —
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в
размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц —
от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.»; :D

Вопрос: как вести эту книгу протоколов (ст. 50 фз об ООО)????

неужели по настоящему каждый протокол подшивать и после каждого протокола ляпать «прошито-пронумеровано»?????

раньше просто складывали в папочку, но учитывая нескромный размер ответственности (см. выше) — решили заняться этим вопросом.

Поделитесь опытом, пожалуйста. :D

  • 0

  • Наверх

#2

Джинджер

Отправлено 26 February 2009 — 16:47

ст. 50 ФЗ об ООО

Общество обязано хранить следующие документы:
…
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
…

ГДЕ сказано про КНИГУ?
каждый документ в файлик, и в скоросшиватель/папку, и все :D

Сообщение отредактировал Джинджер: 26 February 2009 — 16:48

  • 0

  • Наверх

#3

Lucy

Отправлено 26 February 2009 — 17:14

ГДЕ сказано про КНИГУ?

Джинджер
Вот здесь:

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
…
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

  • 0

  • Наверх

#4

Джинджер

Отправлено 26 February 2009 — 18:58

ГДЕ сказано про КНИГУ?

Джинджер
Вот здесь:

Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
…
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.

а чем не «книга» — подшивка в файлах?

  • 0

  • Наверх

#5

Marusik9

Отправлено 26 February 2009 — 19:40

а чем не «книга» — подшивка в файлах?
[/quote]

смущают слова «подшивать» и «книга», а главное (учитывая размер штрафа и необходимость проверяльщиков его содрать) как буквально эти слова понимают ОНИ.
подшивать нитками сильно не хочется. но досточно ли будет скреплять в папке и вести реестр — это же не «подшивать».
Очень интересуют варианты.

заранее благодарю.

  • 0

  • Наверх

#6

Фрося Бурлакова

Отправлено 02 March 2009 — 10:09

смущают слова «подшивать» и «книга», а главное (учитывая размер штрафа и необходимость проверяльщиков его содрать) как буквально эти слова понимают ОНИ.

А можно уточнить — кто имеет право, кроме самих участников ООО, проверять ведение этой книги?

  • 0

  • Наверх

#7

Marusik9

Отправлено 02 March 2009 — 11:57

ну протокол составляют «должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом», а проверяльщики я думаю найдуться — уж больно штрафы немаленькие и «правонрушение» популярное… я думаю штрафовать можно будет каждого первого.
в любом случае, эксперементировать не хотелось бы. :D

  • 0

  • Наверх

#8

Ukushu Zelenaya

Отправлено 02 March 2009 — 12:57

Мы тут у себя подумали и решили, что имеет смысл подшивать протоколы за год… ну и обложку можно сделать «Книга протоколов за 200..» год :D
Поскольку требования к такой книге нигде законодательно не установлены, то можно просто соблюдать формальное требование о наличии такой книги :D

  • 0

  • Наверх

#9

Субъект 2

Отправлено 02 March 2009 — 13:26

а чем не «книга» — подшивка в файлах?

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

  • 0

  • Наверх

#10

Фрося Бурлакова

Отправлено 02 March 2009 — 14:00

ну протокол составляют «должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом»,

А для этого нужно дела передавать в архивный фонд. Это когда предприятие ликвидируется и докумнты передаются в архив.
Я думаю, пока ООО действует, единственно кто может проверить эту книгу протоколов — это нотариус, если у него заверять ( как того требуют новые правила) договоры по отчуждению доли в уставном капитале.
Но штрафовать нотариус не имеет право и протокол об административном правонарушении составлять тоже.
Хотя даже из-за нотариуса придется книгу такую заводить.
Еще думаю, что быстренько банки возьмут на воотружение и будут требовать такую книгу при предоставлении кредитов. открытии счетов и т.д.

  • 0

  • Наверх

#11

John D.

Отправлено 02 March 2009 — 14:14

когда-то (давным-давно) видел книгу протоколов квалификационной коллегии судей — гросбух, листы которого прошиты и пронумерованы. секретарь ККС на каждом заседании вел записи вручную с чистого листа. в конце заседаловки кому надо в книге расписывались. все помарки и зачеркивания оговаривались. с такой «книжки» точно ничего не выдрать…

  • 0

  • Наверх

#12

aas8080

Отправлено 02 March 2009 — 14:33

Я думаю, пока ООО действует, единственно кто может проверить эту книгу протоколов — это нотариус, если у него заверять ( как того требуют новые правила) договоры по отчуждению доли в уставном капитале.

а как же ст. 23.47? :D

  • 0

  • Наверх

#13

Lucy

Отправлено 02 March 2009 — 14:36

обложку можно сделать «Книга протоколов за 200..» год

Ukushu Zelenaya
А почему не просто «Книга протоколов»?
ИМХО, прошнуровать ее можно только после «окончания».
А

подшивать

— в скоросщшиватель.

  • 0

  • Наверх

#14

Ukushu Zelenaya

Отправлено 02 March 2009 — 15:01

— в скоросщшиватель.

так мы и сейчас подшиваем протоколы в папочку-скоросшиватель… вот только

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

я так думаю, что время покажет и наложив пару штрафов уполномоченные органы таки дадут разъясниния как должна выглядеть эта мифическая «книга»… вот только не хочется быть в числе тех, на ком такая практика будет оттачиваться :D

  • 0

  • Наверх

#15

Lucy

Отправлено 02 March 2009 — 15:02

Целостности нет, есть возможность легкого изъятия или добавления элементов.

Прожектер и что?

секретарь ККС на каждом заседании вел записи вручную с чистого листа

John D.
непосредственно в книге?

  • 0

  • Наверх

#16

Абвгд

Отправлено 02 March 2009 — 15:12

вот только не хочется быть в числе тех, на ком такая практика будет оттачиваться

Самое забавное, когда в книге — 1 протокол (годовое). :D

З.ы. кстати, а кто мне докажет, что у меня их больше? Одын… савсем одын….

  • 0

  • Наверх

#17

Субъект 2

Отправлено 02 March 2009 — 15:33

Прожектер и что?

И всё :D
Снова начинается спор о нормах русского языка… отдельные страницы, с отдельным же оглавлением (описью) не есть книга. ИМХО.
Хотя в суде я, разумеется, готов отстаивать противоположную позицию вплоть до ВАСа :D

  • 0

  • Наверх

#18

Lucy

Отправлено 02 March 2009 — 17:20

отдельные страницы, с отдельным же оглавлением (описью) не есть книга. ИМХО

Прожектер
Т.е. Вы предлагаете вести рукописный протокол ОСУ в прошнурованной ниге?

  • 0

  • Наверх

#19

Ukushu Zelenaya

Отправлено 02 March 2009 — 17:44

Lucy
я лично собираюсь действовать по аналозии с реестром… весь год веду на электронном носителе, а в конце года распечатываю, сшиваю и пишу, что «реестр составлен по состоянию на….»
Вот и Книга протоколов будет в течение года формироваться из отдельныз протоколов, а в конце года они будут сшиваться в Книгу

  • 0

  • Наверх

#20

Субъект 2

Отправлено 02 March 2009 — 18:59

Т.е. Вы предлагаете вести рукописный протокол ОСУ в прошнурованной ниге?

Почему рукописный?

  • 0

  • Наверх

#21

Yago

Отправлено 02 March 2009 — 22:04

Господи, и вы это все серьезно ?? Аж тема целая.
Чтоб быть оштрафованным (так, что потом не обжалуешь и не отвыкнешь штрафовальщикам раз и навсегда издеваться такими безобразиями), нужно что-то нарушить.
Насколько я помню :D даже акты по архивному делу не регламентируют, как должна выглядеть эта книга и как туда должны подшиваться протоколы.
Так что нарушает предложение

а чем не «книга» — подшивка в файлах

??? Ничего. А если ничего не нарушил, то и оштрафованным быть не за что. :D

  • 0

  • Наверх

#22

Абвгд

Отправлено 02 March 2009 — 22:09

Господи, и вы это все серьезно ?? Аж тема целая

А че… хорошая тема. Как раз с утра улыбнуться.
Правда раздел выбран не правильно :D

  • 0

  • Наверх

#23

Lucy

Отправлено 02 March 2009 — 23:06

Почему рукописный?

Прожектер
ну а как можно что-нибудь напечатать в прошитой книге?

  • 0

  • Наверх

#24

Marusik9

Отправлено 03 March 2009 — 11:55

Спасибо всем, кто серьзно отнесся к теме и поделился мнением. :D
наверное действительно будем прошивать протоколы по годам. так наверное все таки более менее реально вести эту «Книгу».

  • 0

  • Наверх

#25

Lucy

Отправлено 03 March 2009 — 12:17

наверное действительно будем прошивать протоколы по годам

Marusik9
А много у вас протоколов за год накапливается?

  • 0

  • Наверх

Источник

Книга регистрации протоколов (схема)

Опубликовано 2008-12-21 18:01 пользователем

Книга регистрации протоколов (схема)

Открыть в формате Word Книга регистрации протоколов (схема)

УТВЕРЖДАЮ    руководитель организации

  ______________ И.О. Фамилия

    (личная подпись)

  ___ ___________ 200___г.  № ___

КНИГА

регистрации _________________

Регистрационный номер

Дата регистрации

Структурное подразделение

Должность (профессия)

Ф.И.О. работника

Расписка работника в ознакомлении (получении)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7
             

Должность составителя    _______________    И.О. Фамилия

 (личная подпись)

Наименование

должности лица,

с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

  (личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

С книгой ознакомлен:

Должность   ________________    И.О.Фамилия

    (личная подпись)

  ___ __________ 200 __ г.

В дело № ___

______________  ___ ____________ 200 __ г.

  (личная подпись)

Вид документа: 

  • Другое

Рубрика: 

  • Кадровое делопроизводство

Источник

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы.
Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:

  • организационные вопросы подготовки и проведения заседания, на котором принимаются решения;
  • выбор способа документирования и вида протокола,
  • а также правильное формирование в дела протоколов и других документов, которые были рассмотрены коллегиальным органом и использованы им в качестве основы для выработки и принятия решений.

Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.

Как хранить документы к протоколам

Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т.е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).

Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.

Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».

А в новом проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (опубликован на сайте Росархива) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов (Приложение 16)».

Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и исполнители, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, секретари в авральном порядке организуют поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявляют их взаимо­связь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Пример 1. Отражение протоколов разных органов компании и документов к ним в номенклатуре дел

Пример 2. Протоколы и документы к ним в описи дел постоянного хранения для передачи в архив

Обратите внимание, что в номенклатуре дел необходимо всегда предусматривать дело с документами к протоколам…

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как найти закрытый сайт в яндексе
  • Ошибка 764 при подключении к интернету как исправить
  • Как составить спп с придаточным образа действия
  • Как на вилдберрис найти по артикулу
  • Как найти решение системы в mathcad