Как составить консолидацию - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

При выполнении ряда работ у пользователя Microsoft Excel может быть создано несколько однотипных таблиц в одном файле или в нескольких книгах.

Данные необходимо свести воедино. Собрать в один отчет, чтобы получить общее представление. С такой задачей справляется инструмент «Консолидация».

Как сделать консолидацию данных в Excel

Есть 4 файла, одинаковых по структуре. Допустим, поквартальные итоги продаж мебели.

Нужно сделать общий отчет с помощью «Консолидации данных». Сначала проверим, чтобы

макеты всех таблиц были одинаковыми;
названия столбцов – идентичными (допускается перестановка колонок);
нет пустых строк и столбцов.

Диапазоны с исходными данными нужно открыть.

Для консолидированных данных отводим новый лист или новую книгу. Открываем ее. Ставим курсор в первую ячейку объединенного диапазона.

Внимание!!! Правее и ниже этой ячейки должно быть свободно. Команда «Консолидация» заполнит столько строк и столбцов, сколько нужно.

Переходим на вкладку «Данные». В группе «Работа с данными» нажимаем кнопку «Консолидация».

Открывается диалоговое окно вида:

На картинке открыт выпадающий список «Функций». Это виды вычислений, которые может выполнять команда «Консолидация» при работе с данными. Выберем «Сумму» (значения в исходных диапазонах будут суммироваться).

Переходим к заполнению следующего поля – «Ссылка».

Ставим в поле курсор. Открываем лист «1 квартал». Выделяем таблицу вместе с шапкой. В поле «Ссылка» появится первый диапазон для консолидации. Нажимаем кнопку «Добавить»

Открываем поочередно второй, третий и четвертый квартал – выделяем диапазоны данных. Жмем «Добавить».

Таблицы для консолидации отображаются в поле «Список диапазонов».

Чтобы автоматически сделать заголовки для столбцов консолидированной таблицы, ставим галочку напротив «подписи верхней строки». Чтобы команда суммировала все значения по каждой уникальной записи крайнего левого столбца – напротив «значения левого столбца». Для автоматического обновления объединенного отчета при внесении новых данных в исходные таблицы – напротив «создавать связи с исходными данными».

Внимание!!! Если вносить в исходные таблицы новые значения, сверх выбранного для консолидации диапазона, они не будут отображаться в объединенном отчете. Чтобы можно было вносить данные вручную, снимите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Для выхода из меню «Консолидации» и создания сводной таблицы нажимаем ОК.

Консолидированный отчет представляет собой структурированную таблицу. Нажмем «плюсик» в левом поле – появятся значения, на основе которых сформированы итоговые суммы по количеству и выручке.

Консолидация данных в Excel: практическая работа

Программа Microsoft Excel позволяет выполнять разные виды консолидации данных:

По расположению. Консолидированные данные имеют одинаковое расположение и порядок с исходными.
По категории. Данные организованы по разным принципам. Но в консолидированной таблице используются одинаковые заглавия строк и столбцов.
По формуле. Применяются при отсутствии постоянных категорий. Содержат ссылки на ячейки на других листах.
По отчету сводной таблицы. Используется инструмент «Сводная таблица» вместо «Консолидации данных».

Консолидация данных по расположению (по позициям) подразумевает, что исходные таблицы абсолютно идентичны. Одинаковые не только названия столбцов, но и наименования строк (см. пример выше). Если в диапазоне 1 «тахта» занимает шестую строку, то в диапазоне 2, 3 и 4 это значение должно занимать тоже шестую строку.

Это наиболее правильный способ объединения данных, т.к. исходные диапазоны идеальны для консолидации. Объединим таблицы, которые находятся в разных книгах.

Созданы книги: Магазин 1, Магазин 2 и Магазин 3. Структура одинакова. Расположение данных идентично. Объединим их по позициям.

Открываем все три книги. Плюс пустую книгу, куда будет помещена консолидированная таблица. В пустой книге выбираем верхний левый угол чистого листа. Открываем меню инструмента «Консолидация».
Составим консолидированный отчет, используя функцию «Среднее».
Чтобы показать путь к книгам с исходными диапазонами, ставим курсор в поле «Ссылка». На вкладке «Вид» нажимаем кнопку «Перейти в другое окно».
Выбираем поочередно имена файлов, выделяем диапазоны в открывающихся книгах – жмем «Добавить».

Примечание. Показать программе путь к исходным диапазонам можно и с помощью кнопки «Обзор». Либо посредством переключения на открытую книгу.

Консолидированная таблица:

Консолидация данных по категориям применяется, когда исходные диапазоны имеют неодинаковую структуру. Например, в магазинах реализуются разные товары. Какие-то наименования повторяются, а какие-то нет.

Для создания объединенного диапазона открываем меню «Консолидация». Выбираем функцию «Сумма» (для примера).
Добавляем исходные диапазоны любым из описанных выше способом. Ставим флажки у «значения левого столбца» и «подписи верхней строки».
Нажимаем ОК.

Excel объединил информацию по трем магазинам по категориям. В отчете имеются данные по всем товарам. Независимо от того, продаются они в одном магазине или во всех трех.

Примеры консолидации данных в Excel

На лист для сводного отчета вводим названия строк и столбцов из консолидируемых диапазонов. Удобнее делать это путем копирования.

В первую ячейку для значений объединенной таблицы вводим формулу со ссылками на исходные ячейки каждого листа. В нашем примере – в ячейку В2. Формула для суммы: =’1 квартал’!B2+’2 квартал’!B2+’3 квартал’!B2.

Копируем формулу на весь столбец:

Консолидация данных с помощью формул удобна, когда объединяемые данные находятся в разных ячейках на разных листах. Например, в ячейке В5 на листе «Магазин», в ячейке Е8 на листе «Склад» и т.п.

Скачать все примеры консолидации данных в Excel

Если в книге включено автоматическое вычисление формул, то при изменении данных в исходных диапазонах объединенная таблица будет обновляться автоматически.

Источник

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может потребоваться объединение содержащихся в них однотипных данных, что позволит существенно упростить дальнейшую работу с ними. К счастью, делать это вручную не надо, т.к. в программе Excel специально для таких случаев предусмотрена функция “Консолидация”. Давайте посмотрим, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам
Выполняем консолидацию
Заключение

Требования к таблицам

Обращаем Ваше внимание на то, что воспользоваться “Консолидацией” получается не всегда. Чтобы это было возможно, исходные таблицы (могут быть расположены на одном листе или на разных листах/книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

в них не должно быть пустых строк/столбцов;
к ним должны быть применены одни и те же шаблоны;
названия их столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может отличаться).

Выполняем консолидацию

В результате применения функции “Консолидация” формируется новая, так называемая, консолидированная таблица. Давайте пошагово разберем на практическом примере, как ее собрать из 3 таблиц, соответствующих требованиям, перечисленным выше. Итак, выполняем следующие действия:

Жмем по значку создания нового листа, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключит нас на него. Подробная информация по данной операции представлена в нашей отдельной публикации – “Как добавить лист в Excel”.Примечание: Можно переместить добавленный лист в удобное для нас место (например в конец списка) с помощью зажатой левой кнопки мыши, “зацепив” его за вкладку с названием. Также лист можно переименовать при желании (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, завершается нажатием Enter).
В добавленном листе встаем в ячейку, с которой планируем вставить консолидированную таблицу (в нашем случае оставляем выбранную по умолчанию). Затем переходим во вкладку “Данные”, находим группу инструментов “Работа с данным”, где щелкаем по значку “Консолидация”.
На экране отобразится небольшое окошко с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция – кликнув по текущему варианту мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое требуется выполнить для консолидируемых данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставляем ее в качестве примера);
  - Количество;
  - Среднее;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Произведение;
  - Количество чисел;
  - Стандартное отклонение;
  - Несмещенное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Несмещенная дисперсия.
Переходим к полю “Ссылка”, щелкнув внутри него. Здесь мы поочередно выбираем диапазон ячеек исходных таблиц, которые должны быть обработаны. Для этого:
- Переключаемся на лист с первой таблицей.
- Видим, что в поле автоматически появилось название выбранного листа (но если смены листа не было, название добавлено не будет). Теперь с помощью зажатой левой кнопки мыши выделяем таблицу вместе с шапкой (например, от самой левой верхней ячейки до правой нижней). Убеждаемся, что координаты выбранных элементов корректно указаны в поле, после чего жмем кнопку “Добавить”. Кстати, указать/изменить координаты можно и вручную, введя их с помощью клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же, в этом случае есть вероятность ошибиться.Примечание: чтобы выбрать диапазон из другого файла, предварительно открываем его в программе. Затем, запустив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле “Ссылка”, переключаемся во вторую книгу, выбираем в ней нужный лист и выделяем требуемую область ячеек. При этом в начале ссылки обязательно должно добавиться имя файла. В нашем случае это не нужно, мы просто продемонстрировали, как это можно сделать.
В результате в “Списке диапазонов” появилась первая запись, соответствующая выполненному нами выделению.
Возвращаемся в поле “Ссылка”, удаляем содержащуюся в нем информацию, после чего добавляем в “Список диапазонов” координаты двух оставшихся таблиц.
Теперь остаются только заключительные штрихи – напротив нужных опций ставим галочки:
- “Подписи верхней строки” – в результате консолидации в полученную таблицу автоматически будет добавлена шапка с учетом исходных данных.
- “Значения левого столбца” – требуется, чтобы была заполнена левая колонка соответствующими значениями.
- “Создавать связи с исходными данными” – очень важный параметр, включив который любые изменения первоначальных данных сразу же отобразятся в консолидированной таблице, которая, к тому же, будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но стоит учитывать, что если в дальнейшем потребуется изменение структуры одной из исходных таблиц, процедуру придется выполнить повторно. Это же касается и случаев, когда галочка не установлена.
- По готовности нажимаем OK.
Эксель сделает консолидацию данных и сформирует новую таблицу согласно заданным настройкам и выбранным опциям.В нашем случае – мы выбрали создание связи, поэтому получили группировку данных, которая позволяет отобразить/скрыть детализацию.

Заключение

Консолидация данных в программе Excel – это крайне удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в первую очередь, с большими таблицами в значительной степени будет оптимизирована и автоматизирована, что позволит не только сэкономить время, но и сведет к минимуму возможные ошибки, которые могут возникнуть в результате ручной обработки данных.

Источник

Консолидация данных с нескольких листов

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

Чтобы суммировать и отчеты о результатах отдельных листов, можно объединить данные с каждого листа в главный лист. Листы могут находиться в той же книге, что и главный лист, или в других книгах. При консолидации данных вы собираете данные, чтобы было проще обновлять и агрегировать их по мере необходимости.

Например, если в каждом из региональных офисов есть свой лист расходов, с помощью консолидации можно свести эти данные на главном листе корпоративных расходов. Главный лист также может содержать итоговые и средние значения продаж, данные о складских запасах и информацию о самых популярных товарах в рамках всей компании.

Совет: Если вы часто консолидируете данные, это может помочь создать новые листы из шаблона листа, использующего согласованный макет. Дополнительные сведения о шаблонах см. в статье Создание шаблона. Также советуем добавить в шаблон таблицы Excel.

Существует два способа консолидации данных: по позиции или категории.

Консолидация по позициям. Данные в исходных областях имеют одинаковый порядок и используют одни и те же метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов, основанных на одном шаблоне, например отчетов о бюджете.

Консолидация по категории: данные в исходных областях не расположены в одном и том же порядке, но имеют одинаковые метки. Используйте этот способ, чтобы консолидировать данные из нескольких листов с разными макетами, но одинаковыми метками данных.

Консолидация данных по категориям аналогична созданию сводной таблицы. Однако с помощью сводной таблицы можно легко реорганизовать категории. Если требуется более гибкая консолидация по категориям, рассмотрите возможность создания сводной таблицы .

Примечание: Примеры, приведенные в этой статье, были созданы с помощью Excel 2016. Хотя ваше представление может отличаться, если вы используете другую версию Excel, шаги будут одинаковыми.

Чтобы объединить несколько листов в главный лист, выполните следующие действия.

Если вы еще этого не сделали, настройте данные на каждом листе, выполнив следующие действия.
- Убедитесь, что каждый диапазон данных имеет формат списка. Каждый столбец должен иметь метку (заголовок) в первой строке и содержать аналогичные данные. В списке не должно быть пустых строк или столбцов.
- Поместите каждый диапазон на отдельный лист, но не вводите ничего на главном листе, где планируется объединить данные. Excel сделает это за вас.
- Убедитесь, что каждый диапазон имеет одинаковый макет.
На основном листе щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Чтобы избежать перезаписи существующих данных на главном листе, оставьте достаточно ячеек справа и под этой ячейкой для объединенных данных.
Щелкните Data>Консолидация (в группе Data Tools).
Выберите в раскрывающемся списке Функцияитоговая функция, которую требуется использовать для консолидации данных. По умолчанию используется функция SUM.

Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:
Выделите данные.

Затем в поле Ссылка нажмите кнопку Свернуть , чтобы сжать панель и выбрать данные на листе.

Щелкните лист с данными, которые вы хотите консолидировать, а затем нажмите кнопку раскрытия диалогового окна справа, чтобы вернуться в диалоговое окно Консолидация.

Если лист, содержащий данные, которые необходимо объединить, находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор , чтобы найти эту книгу. После поиска и нажатия кнопки ОК Excel введет путь к файлу в поле Ссылка и добавит восклицательный знак в этот путь. Затем можно продолжить выбор других данных.

Ниже приведен пример выбора трех диапазонов листа:
Во всплывающем окне Консолидация нажмите кнопку Добавить. Повторите это, чтобы добавить все объединяемые диапазоны.
Автоматическое обновление и обновление вручную Если вы хотите, чтобы Excel автоматически обновлял таблицу консолидации при изменении исходных данных, просто установите флажок Создать ссылки на исходные данные . Если этот флажок не установлен, можно обновить консолидацию вручную.
Примечания:
- Связи невозможно создать, если исходная и конечная области находятся на одном листе.
- Если необходимо изменить экстент диапазона или заменить диапазон, щелкните диапазон во всплывающем окне Консолидация и обновите его, выполнив описанные выше действия. При этом будет создана новая ссылка на диапазон, поэтому вам потребуется удалить предыдущую ссылку перед консолидацией. Просто выберите старую ссылку и нажмите клавишу DELETE.
Нажмите кнопку ОК, и Excel создаст консолидацию. При необходимости можно применить форматирование. Необходимо отформатировать только один раз, если вы не выполните консолидацию повторно.
- Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных.
- Убедитесь, что все категории, которые не требуется консолидировать, имеют уникальные метки, которые отображаются только в одном исходном диапазоне.

Если данные для консолидации есть в разных ячейках на разных листах:

Введите формулу со ссылками на ячейки других листов, по одной на каждый лист. Например, чтобы консолидировать данные из листов «Продажи» (в ячейке B4), «Кадры» (в ячейке F5) и «Маркетинг» (в ячейке B9), в ячейке A2 основного листа, введите следующее:

Совет: Ввод ссылки на ячейку, например Sales! B4 — в формуле без ввода введите формулу до точки, в которой требуется ссылка, затем перейдите на вкладку листа и щелкните ячейку. Excel заполтит имя листа и адрес ячейки. ПРИМЕЧАНИЕ. Формулы в таких случаях могут быть подвержены ошибкам, так как очень легко случайно выбрать неправильную ячейку. Также может быть трудно обнаружить ошибку после ввода сложной формулы.

Если данные для консолидации находится в одних и том же ячейках на разных листах:

Введите формулу с трехмерной ссылкой, которая указывает на диапазон имен листов. Например, чтобы объединить данные в ячейках A2 от Sales до Marketing включительно, в ячейке E5 главного листа необходимо ввести следующее:

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Полные сведения о формулах в Excel

Рекомендации, позволяющие избежать появления неработающих формул

Поиск ошибок в формулах

Сочетания клавиш и горячие клавиши в Excel

Функции Excel (по алфавиту)

Функции Excel (по категориям)

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.

Источник

В процессе одновременной обработки нескольких таблиц иногда может возникнуть необходимость объединить однотипные данные, содержащиеся в них, что значительно упростит дальнейшую работу с ними. К счастью, нет необходимости делать это вручную, поскольку Excel предоставляет функцию «Консолидация» специально для таких случаев. Давайте разберемся, что это за инструмент и как с ним работать.

Требования к таблицам

Обращаем ваше внимание на то, что не всегда можно использовать «Консолидацию». Чтобы это было возможно, исходные таблицы (они могут находиться на одном листе или на разных листах / книгах) должны соответствовать следующим требованиям:

они не должны содержать пустых строк / столбцов;
к ним должны быть применены те же модели;
их имена столбцов должны быть одинаковыми (но порядок может быть другим).

Выполняем консолидацию

После использования функции «Консолидация» формируется новая так называемая консолидированная таблица. Давайте рассмотрим пошаговый практический пример, как собрать его из 3-х таблиц, отвечающих перечисленным выше требованиям. Итак, выполняем следующие действия:

Щелкните значок, чтобы создать новый лист, после чего программа автоматически добавит его справа от текущего и переключится на него. Подробная информация об этом представлена в нашей отдельной публикации — «Как добавить лист в Excel”. Примечание: Вы можете переместить добавленный лист в удобное для нас место (например, в конец списка), удерживая левую кнопку мыши, «закрепив» его на вкладке с названием. Вы также можете переименовать лист, если хотите (режим редактирования запускается двойным щелчком по имени, заканчивается нажатием Enter).
В добавленном листе мы находимся в ячейке, в которую собираемся вставить сводную таблицу (в нашем случае мы оставляем ее выбранной по умолчанию). Затем переходим на вкладку «Данные», находим группу инструментов «Работа с данными», где щелкаем по значку «Консолидация”.
На экране появится небольшое окно с настройками инструмента.
Здесь представлены следующие параметры:
- Функция: нажав на текущую опцию, мы откроем список возможных действий, среди которых выбираем то, которое необходимо выполнить для консолидированных данных:
  - Сумма (выбрана по умолчанию; используется чаще всего, поэтому оставим ее в качестве примера);
  - Количество;
  - В среднем;
  - Максимум;
  - Минимум;
  - Опера;
  - Количество номеров;
  - Среднеквадратичное отклонение;
  - Беспристрастное отклонение;
  - Дисперсия;
  - Беспристрастная дисперсия.
Перейдите в поле «Ссылка», щелкнув по нему. Здесь мы, в свою очередь, выбираем диапазон ячеек в исходных таблицах для обработки. Из-за этого:
- Переключитесь на лист с первой таблицей.
- Видим, что имя выбранного листа появилось автоматически в поле (но если не было смены листа, имя не добавится). Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, выберите таблицу вместе с заголовком (например, от самой верхней левой ячейки до нижней правой ячейки). Убедитесь, что координаты выбранных элементов указаны правильно в поле, затем нажмите кнопку «Добавить». Кстати, вы также можете указать / изменить координаты вручную, введя их с клавиатуры, но это не так удобно, как при работе с мышью, к тому же в этом случае есть вероятность ошибиться. Примечание. Чтобы выбрать диапазон из другого файла, сначала откройте его в программе. Затем, выполнив функцию консолидации в первой книге и находясь в поле «Ссылка», перейдите во вторую книгу, выберите в ней нужный лист и выберите необходимый диапазон ячеек. В этом случае имя файла необходимо добавить в начало ссылки. В нашем случае в этом нет необходимости, мы просто показали, как это можно сделать.
Следовательно, первый элемент, соответствующий сделанному нами выбору, появился в «Списке диапазонов.
Вернемся к полю «Ссылка», удалим содержащуюся в нем информацию, а затем добавим координаты двух оставшихся таблиц в «Список диапазонов.
Теперь остались только последние штрихи: поставьте галочки напротив необходимых опций:
- «Заголовки верхней строки»: после консолидации в результирующую таблицу будет автоматически добавлен заголовок с учетом исходных данных.
- «Значения левого столбца» — левый столбец должен быть заполнен соответствующими значениями.
- «Создавать ссылки на исходные данные» — очень важный параметр, при его включении любые изменения исходных данных будут сразу отображаться в консолидированной таблице, которая также будет сформирована с группировкой, что может быть очень удобно. Но следует учитывать, что если в будущем потребуется изменить структуру одной из исходных таблиц, процедуру придется повторить. То же верно и для случаев, когда флажок не установлен.
- Когда все будет готово, нажмите ОК.
Excel объединит данные и сформирует новую таблицу на основе указанных настроек и выбранных параметров.В нашем случае мы решили создать ссылку, поэтому мы получили группировку данных, которая позволяет отображать / скрывать детали.

Заключение

Консолидация данных в Excel — чрезвычайно удобный и полезный инструмент, с помощью которого работа, в основном с большими таблицами, будет в значительной степени оптимизирована и автоматизирована, что не только сэкономит время, но и уменьшит возможные ошибки, которые могут возникнуть из-за ручного управления обработка данных.

Источник

Наглядное применение консолидации в Excel.

Вначале необходимо разобраться – что же такое консолидация? Это объединение каких-то объектов, параметров, данных в единое целое для достижения общего результата. Консолидация данных в Excel представляет собой объединение данных из одной или нескольких таблиц в единую таблицу для получения общих итогов. При этом параметры, или критерии, по которым вычисляются итоги, должны находится в первом столбце одной или нескольких таблиц, которые консолидируются. Эти критерии будут консолидированы, и по ним в остальных столбцах будет выведен расчет итогов, причем выбранного типа.

Пример выполненной консолидации таблицы по поступлениям

Рисунок 1

Хотелось бы заметить, что в исходной таблице было почти 5 тысяч строк,10 граф. Однако после консолидации все несущественные столбцы были удалены, число же строк после консолидирования данных в Excel по каждой дате поступлений сократилось до 15. Другими словами, вместо большой таблицы мы имеем короткую, сжатую и понятную итоговую информацию

Консолидация по сути очень похожа на инструмент ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ, но имеет важные отличия.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ может работать только с одной таблицей, а количество таблиц в консолидации может быть до 255
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ требует обязательной сортировки колонки с критериями, для которых ведется расчет. КОНСОЛИДАЦИЯ сама группирует данные независимо от их расположения в колонке
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ выводит результат по умолчанию выводит результат только в последней графе, остальные нужно указывать вручную. Консолидация подводит итоги во всех столбцах, кроме первого.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ выводи результат непосредственно в таблице, консолидация может использовать данные из любого диапазона.

Нетрудно убедиться, что консолидация имеет много преимуществ, однако за все надо платить. Так и здесь. Прежде всего, позиции, по которым будет идти консолидация, должны находится именно в первом столбце. Иначе вы ничего не получите! Кроме этого, так как в консолидации есть возможность создания связей с исходными данными, то нежелательно располагать таблицу консолидации на одном листе с исходными данными, на практике в этом случае консолидация данных в Excel может привести к проблеме с смещением данных в исходной таблице.

Кроме этого, в исходной таблице не должно быть объединенных ячеек. Не допускаются пустые ячейки, особенно в заголовке таблицы и в ее крайней левой графе. Не допускается так же и наличие структуры в виде группировок или скрытых элементов. Если все это присутствует, то группировку надо убрать, а скрытые колонки и строки показать. Иначе вы рискуете получить мягко говоря, неожиданный результат.

Если консолидируются несколько таблиц, то они могут иметь разное расположение и количество строк, а вот наименования столбцов в заголовке, да и сам заголовок должен быть одинаков. Если исходные таблицы находятся в разных файлах, то или эти файлы должны быть открыты, или нужным таблицам в этих файлах надо присвоить заранее имена. Эти имена могут быть как постоянными, так и динамическими, а вот умные таблицы в этом случае не работают.

Перед созданием консолидации необходимо вначале убедиться, что таблицы соответствуют требованиям. Например, если вы собираете ежемесячный отчет по разным филиалам, то удобнее заранее присвоить имена таблицам отчетов в файлах, предоставляемых филиалами.

Создание консолидации в Excel – процесс несложный и доступный даже новичку. Разберем его на примере консолидирования одной таблицы. Делаем следующее:

Выбираем на отдельном чистом листе ячейку для начала будущей таблицы консолидации и на вкладке ВСТАВКА нажимаем кнопку КОНСОЛИДАЦИЯ.

Рисунок 2

Если в книге пустого листа нет, его надо создать. Выбираем функцию для вычисления. Выбор довольно большой, есть фактически все необходимые варианты. Присутствует сумма, количество (количество позиций), максимум, минимум, среднее, отклонение и другие варианты для расчета. Надо учесть, что консолидация не умеет вычислять математические функции с ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ. По сути, это не умеет делать никакая программа. Так что если вы будете обрабатывать нечисловые данные, то максимум что вы сможете сделать, это подсчитать количество значений.

рисунок 3
После выбора нажимаем кнопку ДОБАВИТЬ, и наша выделенная таблица попадает в список диапазонов. Если что-то выбрано неправильно, то можно нажать кнопку УДАЛИТЬ и повторить процесс заново. Кроме этого, не забудьте, что после создания таблицы консолидации на этой странице Excel «запомнит» исходные данные. Поэтому вы всегда можете запустить на ней создание консолидации и поменять в частности расчет. Сам адрес исходный диапазон будет сохранен
Нажимаем в строке ссылка и выделяем нужную таблицу. При этом выделение надо начинать с колонки, по позициям которой нужно консолидировать данные и при этом захватить заголовок. Если нужная колонка с позициями находится в конце или середине таблицы, то перед началом консолидации ее надо скопировать в начало таблицы. Кроме этого, учтите, что консолидация не работает с несмежными диапазонами. Так что, если между колонкой с позициями и колонкой с данными есть дополнительный столбец, то его придется захватить.

Теперь ОБЯЗАТЕЛЬНО ставим внизу ОБА флажка (галочки) под надписью ИСПОЛЬЗОВАТЬ В КАЧЕСТВЕ ИМЕН. Если не включить в качестве имен заголовки, у вас будут безымянные колонки. Итог получится примерно такой.

Рисунок 4

Если не включить в качестве имен значения левого столбца, то Excel выведет весь список данных, но без их наименований.

Рисунок 5

Как видно, название колонки есть, наименования самих же товаров отсутствуют. Понятно, что толку от такой таблицы немного.

Флажок же СОЗДАВАТЬ СВЯЗИ поставьте если только это действительно необходимо. К примеру, если вы собираете с помощью консолидации ежемесячный отчет, то вряд ли вам понравится, когда из-за включенной связи данные за март попадут в отчет за январь. С другой стороны, если вы собираете постоянно итоговый отчет на текущий момент, эта галочка будет полезна. С другой стороны, несомненным плюсом создания связей является возможность обновления данных. Достаточно, находясь на нужном листе, на вкладке ДАННЫЕ нажать кнопку ОБНОВИТЬ ВСЕ, и вы получите свежие данные из исходной таблицы. Однако при добавлении данных в новые строки исходной таблицы вам в любом случае придется создавать консолидацию заново. После создания можно удалить ненужные колонки. Например, можно по каждому наименованию получить таблицу консолидации по ценам, но при выборе диапазона захватить также и столбец с количеством единиц товара. Для цен вывести среднее значение, затем создать новую консолидацию рядом с предыдущей. Так как она на одном листе с консолидацией цен, то ничего дополнительно выделять уже не нужно. В этой консолидации просуммировать количество единиц по каждому наименованию. Наконец, удалить ненужные столбцы, получить итоговую таблицу консолидирования с средними ценами и общим количеством по каждому наименованию товара.

Консолидировать можно не только одну, но и несколько таблиц. При этом каждую из них необходимо последовательно выделять, а затем добавлять в список диапазонов для консолидации. Надо учитывать, что пока не нажата кнопка добавить, при переходе на новый лист Excel автоматически попытается получить адрес диапазона консолидации с текущего листа. Кроме этого, надо следить за выбранным диапазоном, так как по умолчанию будет предложено для выбора количество строк и расположение диапазона, которое совпадает с предыдущим. Обратите внимание на рисунок внизу. Так как на листе проценты всего 41 строка, то при попытке указать данные с листа продажи Excel пытается помочь и предлагает выбрать так же 41 строку, хотя на самом деле в этой таблице строк больше.

Рисунок 6

Кстати, именно из-за этого говорят, что таблицы для консолидации должны иметь абсолютно одинаковый размер и начинаться с одной ячейки. На самом деле это ПОЛНАЯ ЧУШЬ. Таблица для создания таблицы консолидации может начинаться откуда угодно и иметь абсолютно разное количество строк. А вот заголовок у всех таблиц действительно должен быть одинаковым. В следующем примере показан консолидированный годовой отчет по городам Актау, Караганда и Семей. Сразу отмечу, что не во всех городах есть продажи по каждому из наименований за каждый месяц. Тем не менее такая ситуация никак не влияет на создание таблицы консолидации в Excel. Обратите внимание на адреса диапазонов!

Рисунок 7

Кроме консолидации данных из текущей книги вы можете создавать таблицу консолидации и из диапазонов, расположенных в разных файлах. Другими словами, Однако тут есть нюанс. Дело в том, что при запуске создания консолидации вы не сможете иметь доступ к меню программы. Другими словами, вы сможете только перемещаться между уже открытыми фалами и их листам. Открыть же книгу во время создания консолидации нельзя.

Обойти это ограничение можно двумя способами. Если вам надо получить таблицу консолидации по разным диапазонам из разных файлов, тогда предварительно задайте для этих диапазонов имена. В этом случае вы можете во время создания консолидации нажать кнопку ОБЗОР и, указав в окне проводника нужный файл, дописать после его названия имя диапазона в нем, который нужен для консолидации.

Второй способ заключается в том, что файл должен быть предварительно открыт. Тогда можно выбрать его на панели задач рабочего стола, а затем указать нужную таблицу. В этом случае надо быть особо внимательным, так как когда файлов много, то после добавления диапазона, при попытке выбрать новый диапазон, Excel попытается вернуться в ту же книгу, откуда уже был добавлен диапазон. Обойти это можно удалением содержимого строки ИСТОЧНИК после КАЖДОГО ДОБАВЛЕНИЯ ДИАПАЗОНА.

Рисунок 8

Обратите внимание, что на примере выше первый диапазон был в том же файле, что и создаваемая таблица консолидации. Второй диапазон был получен из файла Алматы, который предварительно был открыт. Ну а третий был получен из закрытого файла Нур-султан.xlsx по имени диапазона. Для удобства этот диапазон имеет такое же имя, как и сам файл, но из-за ограничений на структуру имен в нем дефис заменен на знак подчеркивания.

Таким образом, мы убедились, что создание таблицы консолидации несложно и действительно очень помогает в объединении итоговых отчетов с разных таблиц в единую таблицу. Однако этот способ имеет и свои недостатки. Например, кто-то жаловался на то, что нет операции разность. Зачем она понадобилась, не знаю, но человек переживал. Кроме этого, все данные собираются вместе. В результате, если необходимо увидеть не только общие итоговые данные, но и данные по каждой позиции отдельно для каждой таблицы, то придется создать отдельные таблицы консолидации по каждому исходному диапазону, присвоит этим таблицам имена, а затем связать их в единое целое с помощью формул. В качестве второго варианта можно создать сводную таблицу по нескольким диапазонам консолидации либо на основе модели данных.

Эти возможности мы рассмотрим на отдельных уроках, а текущее занятие подошло к концу.

Желаю всем успешной работы и хорошего настроения! Если остались вопросы, пишите в комментариях

Источник