Как составить краткий план работы - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Загрузить PDF

План работ — это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей, и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно, используемый в рабочих или академических целях, поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, через которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.

Шаги

1
Выделите цель плана работ. План работ пишется по разным причинам. Чтобы вы могли правильно подойти к делу, заранее обозначьте цели.^[1] Имейте в виду, что большинство рабочих планов рассчитаны на определенный период времени (например 6 месяцев или 1 год).
- На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
- В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
- В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.
2
Напишите вступление и основу плана. В профессиональном рабочем плане вам нужно будет написать вступление и основу. Это даст вашему руководителю или менеджеру информацию, необходимую для внедрения рабочего плана. Написание плана и основы, как правило, необязательно для академического рабочего плана.
- Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
- В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.
3
Определите цели и задачи. Цели и задачи взаимосвязаны, и оба этих аспекта указывают на вещи, которые вы надеетесь сделать в ходе выполнения рабочего плана. Однако помните также и разницу между ними; цели более общие, а задачи более конкретизированы.^[2]
- Цели должны давать общее представление о вашем проекте. Включите в список желаемый конечный результат вашего рабочего плана. Он должен быть общим; например, поставьте цель закончить научную работу или узнать больше о написанном.
- Задачи должны быть осуществимыми и конкретными. Другими словами, нужно сделать так, чтоб вы могли вычеркивать их из списка по мере выполнения. Например, найти людей на интервью для исследования будет хорошей задачей.
- В большинстве рабочих планов, если задачи сильно отличаются, их разделяют на краткосрочные, средние и долгосрочные задачи. Например, краткосрочная задача компании увеличить аудиторию на 30 % за три месяца, может сильно отличаться от долгосрочной задачи за следующий год укрепить узнаваемость бренда в социальных сетях.^[3]
- Задачи обычно пишут в действительном залоге и с использованием глаголов действия со специфическими значениями («планировать,» «писать,» «увеличить,» и «измерить») вместо глаголов с расплывчатыми значениями («изучить,» «понять,» «узнать» и так далее).^[4]
4
В своем рабочем плане руководствуйтесь целями «SMART». SMART — это сокращение, используемое отдельными личностями, которые стремятся к более реальным, практичным результатам рабочего плана.^[5]
- Конкретика (Specific). Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги и что конкретно вы будете делать, чтобы помочь этим людям.
- Измеримость (Measurable). Можно ли это измерить, дать оценку? Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы «уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?» или структурировали ли вы его так, чтобы «случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20 % к 2020?»
  - Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20 %.
- Достижимость (Attainable). Можем ли мы это сделать за отведенное время с учетом ресурсов, которые нам доступны? Учитывая трудности, задача должна быть реальной. Увеличение продаж на 500 % реально, только если вы представляете маленькую компанию. Для компании, доминирующей на рынке, увеличение продаж на 500 % практически невозможно.
  - В некоторых случаях нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться, реальны ли задачи вашего рабочего плана.
- Актуальность (Relevant). Будет ли эта задача эффективна для желаемой цели и стратегии? Да, для общего здоровья важно измерять рост и вес старшеклассников, однако приведет ли это непосредственно к изменениям в психическом здоровье? Убедитесь, что задачи и методы четко и ясно взаимосвязаны между собой.
- Ограниченность во времени (Time-bound). Когда задача будет выполнена и/или когда мы будем знать, что дело сделано? Установите конечную дату проекта. Обозначьте условия, что при определенном доходе, когда все результаты будут достигнуты, проект заканчивается преждевременно.
5
Создайте перечень ресурсов. Включайте все, что будет необходимо для выполнения поставленных задач и целей. В зависимости от назначения рабочего плана, ресурсы будут отличаться.
- Например, на рабочем месте ресурсы могут включать финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
- В академической сфере ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.
6

Обозначьте любые ограничения. Ограничения — это любые препятствия, которые могут встать у вас на пути к достижению целей и задач. Например, если вы работаете над исследованием для школы, может получиться так, что в вашем расписании не будет достаточно времени на исследование и проверку правописания. По этой причине, возможно, у вас возникнут трудности с расписанием и вам придется пересмотреть его, чтобы успешно закончить свой рабочий план.
7

Определите, кто ответственный. Ответственность — первая необходимость для хорошего плана. Кто ответственен за выполнение каждого задания? У вас может быть команда людей, работающих над заданием, но один человек должен обязательно отвечать за то, чтобы задание выполнялось вовремя.
8
Изложите свою стратегию. Просмотрите свой рабочий план и решите, как вы будете использовать свои ресурсы, чтобы преодолеть все препятствия и достичь поставленных целей и задач.
- Перечислите специфические действия. Выделите, что должно быть сделано в каждый из дней недели для выполнения ваших задач.^[6] Также создайте список шагов, которые нужно будет предпринять. Чтобы держать эту информацию упорядоченной, примите во внимание возможность использования программного обеспечения для менеджмента или личного календаря.
- Составьте расписание. Да, можно просто составить примерный график работы, однако вы должны понимать, что могут произойти непредвиденные вещи, для предотвращения которых необходимо оставить место в расписании.

Советы

Если у вас особенно большой проект, обозначьте основные моменты проекта. Основные моменты — это те определенные задачи, которые необходимо выполнить в ходе проекта. Они также могут быть некими отправными точками, которые помогут вам увидеть, сколько уже сделано и не сбились ли вы с пути, намеченного в рабочем плане.^[7]
Сделайте так, чтобы рабочий план работал на вас. Рабочий план может быть настолько детальным и развернутым, насколько вы захотите его сделать. Его можно написать на бумаге или разработать с помощью программного обеспечения, задействовав графики и различные цвета. Используйте то, что наиболее эффективно и приемлемо для вас.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 147 254 раза.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Планирование работы

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

Отсутствуют цели на будущее
Нет разделения на главные и второстепенные задачи
Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
Количество целей не соответствует реальной картине
Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

Создание и удаление задач
Изменение имени у задач
Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия).

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.

Ошибки планирования в компании

Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу.

2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

просмотра задач сотрудников
статусов выполнения задач
внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе.

Виды планирования работы

Цель планирования работы

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям.

Планирование выполнения работ

Создание задачи
Установка срока (напоминания для задачи)
Процесс выполнения (установка статуса)
Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами:

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи).

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов.

Источник статьи: http://www.leadertask.ru/articles/kak-planirovat-rabotu

Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)

Евгений Севастьянов

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги «Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни»: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.
Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
У каждой задачи необходимо указать:
- Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
- ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Источник статьи: http://openstud.ru/blog/for-businessmen/everyday-plans-v2/

Источник

Планирование и организация работы в LeaderTask

Список ошибок:

Отсутствуют цели на будущее
Нет разделения на главные и второстепенные задачи
Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
Количество целей не соответствует реальной картине
Задачи без установки срока

Создание и удаление задач
Изменение имени у задач
Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

2. Главные и второстепенные задачи

3. Разбить цели на категории

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, электронный органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления.

Установка напоминаний и всплывающие уведомления в ЛидерТаск

Ошибки планирования в компании

Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя
Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя

2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

просмотра задач сотрудников
статусов выполнения задач
внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

по целям направления
по времени действия
по сфере направления и уровню управления

Цель планирования работы

Планирование выполнения работ

Создание задачи
Установка срока (напоминания для задачи)
Процесс выполнения (установка статуса)
Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами:

Планирование процесса работы

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов.

«Матрица «срочно-важно»
«Лестница целей»
«Таблица регулярных дел»
«Таймер Pomodoro»
«Колесо жизни»
«Хронометраж»
«Целеполагание по SMART»

Этапы планирования работы

Цели и их постановка
Техническое задание для целей
Определение процесса выполнения задач
Последовательность выполнения
Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
Внесение правок (корректировка)
Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
Наблюдение за выполнением

Многофункциональный органайзер для планирования работы

Узнайте все возможности LeaderTask

Источник

Как написать план работы

Чтобы составить хороший план работы, надо определенным образом тренировать свое мышление. Подобные усилия быстро окупаются, ведь продуманный план работы ведет к цели кратчайшим путем.

Вам понадобится

Блокнот, навыки систематизации

Инструкция

Набросайте на бумаге конкретные цели, для достижения которых составляется план. Цели в письменном виде обретают особую ясность. Сделайте несколько формулировок целей и выберите из них самую лучшую.
Если вам не понятны цели, подумайте о проблемах, с которыми вы столкнулись. И постарайтесь найти причины этих проблем. Если план работы будет направлен на устранение этих причин, вы справитесь с возникшими проблемами.
Например, вас беспокоит проблема плохого обслуживания клиентов в вашей организации. Опросы показали, что причина кроется в неумении некоторых работников компании сотрудничать друг с другом. Вы можете поставить цель — обучить сотрудников взаимодействию.

Составьте список:

а) в каких направлениях вы намерены действовать;

б) какие ресурсы необходимы для каждого направления;

в) какие обязанности должны быть выполнены в каждом направлении.
Ваш список может выглядеть примерно так:

а) провести с сотрудниками ролевую игру о типичных ситуациях, в которых оказываются клиенты компании;

б) ведущий ролевой игры, 2 часа времени, помещение;

в) поговорить с клиентами и составить список нежелательных для них ситуаций, разработать план ролевой игры, согласовать с руководством время, обеспечить явку сотрудников, разработать внутренние стандарты компании по качественному обслуживанию клиентов.

Спрогнозируйте возможные результаты. Например, сотрудники компании начнут применять на практике навыки взаимодействия, полученные в игровой обстановке. Соответственно, клиенты компании будут обслуживаться по новым стандартам, а обратная связь покажет их реакцию.

Составьте календарный план работы. Он должен включать список действий с указанием времени исполнения. Учтите, что некоторые действия могут вестись параллельно друг с другом, для экономии времени.

Определите, кто и каким образом будет контролировать исполнение плана работы. Обязательно оценивайте исполнение плана в соответствии с целями, установленными на 1-м шаге планирования. Не забудьте о системе поощрения в случае успеха, даже если вы составляли план работы лично для себя. Такой подход вдохновит вас на дальнейшее планирование.

Видео по теме

Обратите внимание

Типичная ошибка — не учитывать навыки людей, которые должны осуществлять составленный план. Например, родители 14-летнего ребенка не ожидают от него, что он принесет с рынка мешок картошки. Чтобы не оказаться в подобной смешной ситуации, при подготовке плана работы думайте об исполнителях.

Полезный совет

Подготовьте альтернативный план работы — на случай, если появятся препятствия. Представьте заранее, что вы будете делать, если отключат свет или ключевой исполнитель вашего плана внезапно заболеет.

Источники:

написание плана работы

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Download Article

A work plan is an outline of a set of goals and processes by which a team and/or person can accomplish those goals, and offering the reader a better understanding of the scope of the project. Work plans, whether used in professional or academic life, help you stay organized while working on projects.^[1] Through work plans, you break down a process into small, achievable tasks and identify the things you want to accomplish. Learn how to write a work plan so that you can be prepared for upcoming projects.

1
Identify the purpose for your work plan. Work plans are written for various reasons. Determine the purpose up front so you can prepare properly.^[2] Keep in mind that most work plans are for a certain period of time (i.e., 6 months or 1 year).
- In the workplace, work plans help your supervisor know what projects you will be working on over the next several months. These often come right after an annual performance review or as teams undertake large projects. Work plans can also be the result of strategic planning sessions your organization holds at the beginning of a new calendar or fiscal year.
- In the academic world, work plans can help students create a schedule for a large project. They can also help teachers plan their course material for the semester.
- For a personal project, work plans will help you delineate what you intend to do, how you intend to do it, and by what date you intend to have it done. Personal work plans, while not strictly necessary, will help the individual keep track of his/her goals and progress.
2
Write the introduction and background. For professional work plans, you may have to write an introduction and background. These provide your supervisor or manager with the information they need to put your work plan into context.^[3] Writing an introduction and background is often unnecessary for an academic work plan.
- The introduction should be short and engaging. Remind your superiors why you are creating this work plan. Introduce the specific project(s) you will be working on during this time period.
- The background should highlight the reasons you are creating this work plan. For example, recite details or statistics from recent reports, identify problems that need to be addressed, or build off of recommendations or feedback you received during previous work projects.
Advertisement
3
Determine your goal(s) and objectives. Goals and objectives are related in that they both point to things you hope to accomplish through your work plan. However, remember the differences, too; goals are general and objectives are more specific.^[4]
- Goals should focus on the big picture of your project. List the desired ultimate outcome of your work plan. Keep it broad; for example, make your goal be to complete a research paper or to learn more about writing.
- Objectives should be specific and tangible. In other words, you should be able to check these off your list when you accomplish them. For example, finding people to interview for your research paper would make a good objective.
- Many work plans break down objectives into short-, middle-, and long-term objectives if they vary significantly. For example, a company’s short-term goal to increase viewership 30% in three months may vary significantly from its long-term goal to strengthen brand visibility in social media outlets over the next year.^[5]
- Objectives are generally written in the active voice and use action verbs with specific meanings (e.g. «plan,» «write,» «increase,» and «measure») instead of verbs with vaguer meanings (e.g. «examine,» «understand,» «know,» etc.).^[6]
4
Consider ordering your work plan by «SMART» objectives. SMART is an acronym used by individuals searching for more tangible, actionable outcomes in work plans.^[7]
- Specific. What exactly are we going to do for whom? Lay out what population you are going to serve and any specific actions you will use to help that population.
- Measurable. Is it quantifiable and can we measure it? Can you count the results? Did you structure the work plan so that «health in South Africa would increase in 2020?» or did you structure it so that «cases of HIV/AIDS in newborn South African babies would decrease 20% by 2020?»
  - Remember that a baseline number needs to be established to quantify change. If you don’t know the incidence rate of HIV/AIDS among South African newborns, it’s going to be impossible to reliably say that you decreased incidence rates by 20%.
- Achievable. Can we get it done in the time allotted with the resources we have available? The objective needs to be realistic given the constraints. Increasing sales by 500% is reasonable only if you’re a small company. Increasing sales by 500% if you dominate the market is near impossible.
  - In some cases, an expert or authority may need to be consulted to figure out if your work plan objectives are achievable.
- Relevant. Will this objective have an effect on the desired goal or strategy? Although it’s probably important for overall health, does measuring the height and weight of high-schoolers directly lead to change in mental health procedures? Make sure your objectives and methods have a clear, intuitive relationship.
- Time bound. When will this objective be accomplished, and/or when will we know we are done? Specify a hard end date for the project. Stipulate which, if any, outcomes would cause your project to come to a premature end, with all outcomes having been achieved.
5
List your resources. Include anything that will be necessary for you to achieve your goals and objectives.^[8] Resources will vary, depending on the purpose of your work plan.
- At the workplace, resources can include things like financial budget, personnel, consultants, buildings or rooms, and books. A detailed budget may appear in an appendix if your work plan is more formal.
- In the academic arena, resources may include access to different libraries; research materials like books, newspapers, and journals; computer and Internet access; and professors or other individuals who can help you if you have questions.
6

Identify any constraints. Constraints are obstacles that may get in the way of achieving your goals and objectives. For example, if you are working on a research paper for school, you may find that your schedule is too crowded to allow you to research and write properly. Therefore, a constraint would be your overwhelming schedule, and you would need to cut something out during the semester in order to complete your work plan effectively.^[9] (Planning is needed if you are taking more than one hard class per-semester.)
7

Who is accountable. Accountability is essential for a good plan. Who is responsible for completing each task? There can be a team of people working on a task (see resources) but one person has to be answerable to a task being completed on time.
8
Write your strategy. Look over your work plan and decide how you will use your resources and overcome your constraints in order to reach your goals and objectives.
- List specific action steps. Identify what needs to happen each day or week for you to complete your objectives.^[10] Also, list steps other people on your team will need to take. Consider using project management software or a personal calendar to keep this information organized.
- Create a schedule. Though you can create a tentative work schedule, realize that unexpected things happen and you need to build space into your schedule to prevent falling behind.

Sample Plan and List of Things to Include

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Identify milestones if your project is especially large. Milestones are points throughout the project that highlight meeting certain objectives. They can also serve as a point of reflection, allowing you to look at here you are in the process and make sure you are still on track with the work plan.^[11]
Make your work plan work for you. Work plans can be as detailed or as broad as you would like or need them to be. They can be written on a piece of paper or created on professional software, using graphics and colors. Use what is most natural and effective for you.

References

About This Article

Article SummaryX

To write a work plan, start by defining a specific, measurable goal that you want to accomplish, like increasing sales by 50% by the end of the year. Then, list the resources that are available to help everyone involved accomplish the goal. You’ll also want to mention any constraints or obstacles that might get in the way and how you plan on dealing with them. Also, make sure you clearly explain to everyone involved what they’re accountable for. Finally, come up with a strategy for how you and your team are going to be successful. To learn more about how to break your plan into short-term and long-term goals, keep reading!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 1,671,113 times.

Reader Success Stories

Tadele Dekero

Jan 9, 2019

«After reading this article about 10 times, I was encouraged to write my own work plan and do it, organize it just…» more

Did this article help you?

Источник