Как составить кризисный план

Антикризисный план — этот чек-лист поможет предпринимателям найти выход из тупика, а антикризисный бизнес-план поможет пересмотреть работу фирмы и найти верное направление движения вперед.

Часть 1: Что случится.

Когда набитый людьми автобус подбрасывает на ямах — легче пробраться в начало очереди. В 1969 году Элизабет Кюблер-Росс из наблюдений за реакцией больных после оглашения им смертельного диагноза выделила 5 стадий:

Иногда больные могут сразу перескакивать через стадии. Это зависит от их окружения и жизненного опыта. Многим бизнесам сейчас суждено умереть. Как в конце 90-х умерли видеопрокаты. Компания Netflix приняла это как факт и создала онлайн кинотеатр. Иногда владельцу нужно как можно быстрее убить старое, чтобы на создание нового остались ресурсы.

Антикризисный план. Часть 2: Новые возможности. Быстрые победят крупных.

Ключевая мысль — доллар стал дороже, но старые триггеры никуда не делись. Люди по-прежнему хотят худеть, жить в красивых домах, нравиться противоположному полу, получать удовольствие, зарабатывать деньги.

Запомните свою компанию такой, сфотографируйте и положите в семейный альбом. Пришло время изменить свой продукт, свои продажи, свой маркетинг. Иначе ваш бизнес будут разбирать на уроках кризис-археологии в высшей школе экономики черезпару лет.

Конкуренты сжимаются, а значит в рынке высвобождается пространство. Ранее вам пришлось бы совершать инвестиции в маркетинг, ждать, толкаться локтями в очереди, чтобы оставить позади своего коллегу. Теперь достаточно включить голову и найти пару изящных решений, и вы в дамках.

Какие отношения держатся дольше всего? Если люди прошли вместе какой-то ад — это дружба навсегда. Пример — ветераны боевых действий. Клиенты, которым вы поможете сейчас, останутся с вами надолго. Их LTV будет в 3-4 раза больше обычного.

Глобальная задача на кризис — подобрать всех клиентов, которых потеряют ваши конкуренты. Сейчас нужно отъедать пространство, наращивать базу. Монетизировать ее мы будем потом. Нужно чтобы как можно большее количество людей заплатили вам первую копеечку. Ведь тогда они из разряда «неклиент» переходят в разряд клиента. Наращивайте рекламные активности, увеличивайте объем звонков, количество исходящих писем.

В отношении финансов стоит выбрать 2 вектора. С одной стороны жестко срезать лишние расходы, с другой — на столько же увеличить инвестиции. Лучше всего инвестировать в маркетинг, обучение и людей. Цена лида и конкуренция на рекламных площадках всегда падают в кризис. Стоит давить на газ и забирать себе клиентов. Во время военного положения внедрения не упираются в кислые щи команды. Инвестируйте в обучение.

Сейчас отличная возможность для создания систем, построения отдела продаж и проведения аудита отдела продаж, введения регламентов и отчетов. Оцифровываете работу сотрудников, понижайте неработоспособных, а продуктивных двигайте вперед. Скорость должна стать вашим главным приоритетом.

Антикризисный план. Часть 3: Что делать? 3 главных вектора:

Шаг 1: Сократить все лишние траты:

Шаг 2: Трансформация продукта:

Шаг 3: Трансформация маркетинга:

Шаг 4: Трансформация продаж:

Шаг 5: Трансформация команды:

Шаг 6: Инвестировать

Шаг 7: Как только статистики пойдут в гору:

P.S. Какой бы не был кризис — люди всегда будут хотеть получать качественную услугу и сервис. Если стать для них источником заботы и твердости — можно расширить свою компанию. Просто помогите своим клиентам пережить все это.

Как составить антикризисный план

Шаг № 1. Проведите стресс-тест и определите «линию смерти» (death line) — время, которое есть у компании до наступления краха при условии, что продажи будут падать, а затраты — расти заданными темпами.

Выберите базовую стратегию в зависимости от ситуации в компании, ее ресурсов и возможностей, а также от целей владельцев. Основных вариантов четыре:

1. Экспансия — увеличение доли рынка компании и поглощение конкурентов. Вариант подойдет компании, у которой есть ресурсы, эффективная бизнес-модель и сильный менеджмент.

2. Прорыв — ставка на прорывной проект, продукт, технологию.

3. Выход из бизнеса — изъятие средств из компании, прекращение инвестиций и воспроизводства, максимизация прибыли любой ценой. Эти меры поднимут стоимость продажи бизнеса.

4. Сохранение — сохранение главных функций и компетенций, ключевых сотрудников, «сброс» всего остального: вспомогательных, второстепенных процессов и активов. Это — наиболее распространенная стратегия, в рамках которой стоит рассмотреть дальнейшие действия и решения.

Шаг № 2. Сформируйте антикризисный штаб.

Примите взвешенное решение о том, кто возьмет на себя функции и полномочия кризис-менеджера:

Представьте, что вы подбадриваете своих сотрудников в преддверии ежегодного выездного мероприятия компании и с нетерпением ждёте, когда все смогут объединиться на играх и в мероприятиях по сплочению коллектива. Всё начинается завтра, и вам бы хотелось, чтобы выходные прошли идеально.

Большинство мероприятий должны пройти на свежем воздухе, поэтому когда на город обрушивается гроза, у вас начинается паника! Вы были настолько сосредоточены на планировании этого события, что не предусмотрели запасной план на случай плохой погоды. Внесение изменений в последний момент приведёт к большим денежным убыткам.

В чём урок? Для того чтобы быть хорошим лидером, позитивного настроя и хороших навыков общения недостаточно. Умение планировать как хорошие, так и плохие события укрепляет доверие в коллективе и демонстрирует его готовность.

Антикризисное управление является важной частью любого бизнес-плана, потому что без него ваша команда не будет готова к непредвиденным обстоятельствам. Далее в этом руководстве мы обсудим, что такое план антикризисного управления и как подготовить свою компанию к нестабильным временам.

Что такое план антикризисного управления?

План антикризисного управления описывает то, как ваш бизнес будет реагировать в случае возникновения кризиса. В плане необходимо определять, кто будет принимать меры и каковы будут роли этих людей. Цель плана антикризисного управления — свести к минимуму ущерб и как можно быстрее восстановить нормальную работу.

План антикризисного управления — это живой документ, к которому ваша команда может регулярно обращаться и вносить обновления. Существуют различные способы создания плана, однако обычно антикризисный план представляет собой контрольный список. Когда случается беда, ваши сотрудники могут отметить те пункты, которые необходимо выполнить для преодоления кризиса.

Невозможно предугадать, какое именно кризисное явление и когда может произойти, однако проведение анализа рисков позволяет получить обобщённое представление о потенциальных угрозах, с которыми может столкнуться ваша компания.

Например, компания, занимающаяся маркетингом в социальных сетях, подвержена риску организационного промаха, который может потребовать публичных извинений, в то время как компания сферы высоких технологий — риску кибератаки. Особенности отрасли, в которой вы работаете, также помогут вам определить потенциальные кризисные явления и понять, как с ними бороться.

Шесть действий по созданию плана антикризисного управления

Для того чтобы эффективно и результативно создать план антикризисного управления, разбейте его на небольшие и легкодостижимые этапы. Это поможет определить вероятные риски, не забивая голову потенциальным кризисом в целом. При составлении плана воспользуйтесь шаблоном для антикризисного управления, который включает в себя следующие шесть действий:

1. Создайте команду антикризисного руководства

Прежде чем делать первый шаг в планировании антикризисного управления, выберите команду руководителей, с которыми вы будете сотрудничать в процессе антикризисного планирования. В эту команду должны входить люди, которые будут предпринимать нужные действия во время кризиса. Соберите эту команду на начальном этапе планирования антикризисного управления, чтобы каждый знал все тонкости и нюансы вашей антикризисной стратегии.

2. Оцените риск

Вначале процесса планирования проведите коллективное обсуждение для оценки различных рисков, с которыми может столкнуться ваша компания. Как упоминалось выше, можно начать его с изучения рисков, непосредственно связанных с вашей сферой деятельности.

Используйте реестр рисков для выявления и анализа вероятности их возникновения. Такой реестр позволяет устранить задержки в работе и подготовиться к возможным неудачам. Он также поможет вам представить, какие риски наиболее вероятны, чтобы у вас была возможность спланировать ответные меры.

3. Определите влияние на бизнес

Очертив круг рисков, которые с высокой вероятностью могут затронуть вашу компанию, определите влияние этих рисков на бизнес с помощью своей команды антикризисных руководителей. У каждого риска могут быть свои последствия, поэтому важно проанализировать их отдельно. В числе возможных последствий для бизнеса могут быть: отток клиентов, ущерб репутации, замедление продаж, потеря доходов или штрафы от регулирующих органов.

4. Спланируйте ответные меры

Далее рассмотрите каждый выявленный риск и определите, какие действия необходимо предпринять вашей команде, чтобы ответить на угрозу в случае её возникновения. Например, если вы работаете в сфере разработки программного обеспечения и ваша компания подвергается кибератаке, вам могут понадобиться специалисты для защиты сетей и оповещения клиентов, а также тот, кто будет оценивать ущерб.

5. Конкретизируйте план

После того как вы в устной форме определите угрозы, с которыми может столкнуться ваша компания, последствия для бизнеса и меры реагирования, конкретизируйте свой план. План антикризисного управления — это не просто письменная или устная стратегия. Он должен включать такие важные пункты, как протокол активации и контакты на случай чрезвычайных ситуаций, о которых мы более подробно поговорим далее. Вам также необходимо будет сотрудничать с ключевыми заинтересованными лицами, чтобы все понимали, что и когда нужно делать.

6. Проверка и обновление

По завершении разработки антикризисного плана проанализируйте конечный результат и убедитесь в отсутствии пробелов. Пересматривайте свой план антикризисного управления и обновляйте его не реже одного раза в год, поскольку потенциальные риски могут со временем меняться.

Планировать проекты с помощью Asana

Что должно быть в плане антикризисного управления

Ваш план антикризисного управления должен включать перечисленные далее пункты. Используйте этот контрольный список при его создании, чтобы не упустить ни одной важной детали.

Анализ рисков

Анализ рисков описывает конкретные потенциальные риски, с которыми может столкнуться ваша компания, и располагает их в порядке вероятности. Включение управления рисками в план реагирования на чрезвычайные ситуации полезно тем, что новые руководители могут обращаться к нему в случае кадровых перестановок.

Протокол активации

Протокол активации определяет, какие действия следует предпринять в случае возникновения кризиса. Например, вы можете решить, что ваши сотрудники не должны принимать меры, пока кризис не достигнет определённого уровня воздействия на бизнес. Как только это воздействие на бизнес произойдёт, команда по антикризисному управлению начнёт действовать.

Контакты на случай чрезвычайных ситуаций

Добавьте основную контактную информацию на случай чрезвычайных ситуаций, чтобы ускорить процесс реагирования на кризисы, требующих внешних мер. Список контактов на случай чрезвычайных ситуаций может включать местные правоохранительные органы, скорую помощь, пожарных, а также коммунальные службы, электриков, санэпиднадзор и любые другие службы, связанные с рисками, которые вы определили в ходе анализа.

Процедуры реагирования

Если протокол активации точно определяет, когда ваша команда антикризисного управления должна реагировать на кризис, то процедуры реагирования описывают планы действий для каждого человека в кризисной ситуации. Для уточнения позиций принятия решений в своём плане реагирования используйте матрицу ролей и ответственности, также известную как матрица RACI. Она может, например, помочь команде реагирования определить, кто отвечает за связи с общественностью, а кто — с сотрудниками.

Стратегия внешних антикризисных коммуникаций

Когда наступает кризис, он может отразиться не только на ваших внутренних операциях. Если кризис приобретёт достаточно широкие масштабы, вам потребуется объяснить ситуацию основным внешним заинтересованным лицам и общественности. Ваша стратегия внешних антикризисных коммуникаций должна включать подробные сведения о том, кто предоставляет информацию и кто отвечает за обработку обратной связи.

Анализ последствий

Анализ последствий кризиса напоминает вашей команде о необходимости отследить и оценить, что прошло успешно и что не удалось. После этого вы можете обновить свой антикризисный план с учётом извлечённых уроков, чтобы улучшить процедуры реагирования и уменьшить воздействие на бизнес.

Читать статью «Никогда не занимались стратегическим планированием? Тогда начните отсюда»

Примеры планов антикризисного управления

Несмотря на то, что далеко не каждый кризис можно предсказать, можно обобщить их типы по категориям и составить планы с учётом того, что может произойти. В числе таких примеров антикризисного управления:

• Финансовые потери: когда ваша компания несёт убытки, вам может понадобиться объявить о банкротстве или сокращении сотрудников. Этот сценарий можно планировать, даже не зная первоначальной причины финансового кризиса.

• Технический сбой: он может надолго оставить ваших клиентов без доступа. Этот тип кризиса влияет на вашу репутацию и итоговые показатели, поэтому к такой ситуации нужно быть готовым всегда.

• Стихийное бедствие: вы можете подготовиться к стихийным бедствиям, исходя из того, где находитесь. Например, если ваша компания находится на юго-востоке США, можно создать антикризисный план на случай урагана, который предусматривает эвакуацию, коммуникации с клиентами, восстановление после стихийного бедствия и т. д.

• Операционные изменения: это не похоже на кризис в его традиционном понимании, однако у вас должен быть и план подготовки к неожиданной смене руководства. Кроме того, если вам придётся уволить большое количество сотрудников, это может повлиять на вашу текущую деятельность, и общественности может понадобиться об этом знать.

• Организационный просчёт: всегда существует вероятность того, что вашу компанию обвинят в неправомерных действиях или правонарушениях, и в этой кризисной ситуации вам понадобится план реагирования. Этот антикризисный план может включать публичные извинения и поиск путей восстановления репутации.

Зачем нужен план антикризисного управления?

План антикризисного управления готовит вашу организацию к непредвиденным событиям и катаклизмам. При наличии готового плана можно уменьшить влияние кризиса на сотрудников и бизнес. Когда коллектив должным образом подготовлен к непредвиденным обстоятельствам, вероятность долгосрочного ущерба снижается.

Если вы являетесь руководителем организации, именно вам совместно с другими руководителями высшего звена предстоит разработать стратегию управления в чрезвычайных ситуациях, которая будет работать на вас. Возможно, вы пока не знаете, с чего начать, однако программное обеспечение для планирования проектов поможет вам сориентироваться на этой неисследованной территории.

Хорошо организованный план антикризисного управления может помочь вашей компании оправиться от любой катастрофы.

Читайте о том, как превратить своих сотрудников в мастеров по решению проблем, с помощью правильных стратегий

Подготовьте свою команду к антикризисному управлению

При наличии нужных инструментов создание плана антикризисного управления не составит особого труда. Воспользуйтесь планированием проектов, чтобы структурировать свой план действий как отдельный проект и включить в него роли сотрудников, протокол активации, процедуры реагирования и многое другое.

Если сделать свой антикризисный план понятным и доступным всем сотрудникам компании, это повысит их готовность и поможет бизнесу восстановиться в случае кризиса.

Будьте готовы к управлению в условиях внезапных перемен. Воспользуйтесь планом непрерывного ведения бизнеса от Asana, чтобы сформулировать, записать и поделиться своим бизнес-процессом.

Подробнее об Asana для крупных компаний

Отступление: если вы компания-счастливчик, которая имеет большую «подушку» от инвесторов или за счет накопленной ранее прибыли, то для вас совершенно обратная стратегия — вкладывайтесь в развитие, пока остальные пытаются выживать. Сейчас как раз время передела рынка.

1. Понять, что происходит с вашими клиентами

Надо общаться, исследовать и прогнозировать. Основатель всегда должен уделять этому внимание, а сейчас — особенно.

Если компания работает в B2С-сегменте — скорее всего, она уже увидела реакцию потребителей, а следующие несколько недель будет четко вырисовываться тренд. Правда, важно иметь данные предыдущего года или квартала для определения этого тренда. В зависимости от этого станет ясно, что делать.

Если B2B SMB (средние и малые предприятия) — то сейчас выводы делать рано, все в оцепенении. Придется две-четыре недели подождать, как клиенты будут реагировать.

B2B-компаниям, ориентированным на крупных клиентов, сложнее. Вы, конечно, пойдете спрашивать клиентов, и вам даже могут сказать, что бюджеты есть. Но или все платежи будут двигаться по времени, или во втором полугодии может случиться урезание бюджета. В зависимости от того, с кем вы работаете, такой будет и ваш горизонт планирования.

Но в любом случае, базовый совет — общайтесь со своими клиентами. Чем лучше вы это делаете, тем меньше неожиданностей.

Если клиенты начали говорить «давайте попозже», то как минимум вы можете попросить производственный персонал сейчас сходить в отпуск. Если клиенты через месяц-два вернутся, то надо будет наверстывать упущенное время и нужны будут все ресурсы. В отпуск уже будет ходить некогда.

2. Прописать три сценария — выручка падает на 20, 40 и на 60%

Понять, от каких затрат можно отказаться. Составить список ключевых и не ключевых сотрудников.

В целом основная задача предпринимателя сейчас — постараться избежать неожиданностей. Внешние обстоятельства могут быть ужасны, но если есть время — можно подготовиться.

Сейчас важно понять, от каких затрат можно отказаться. Это сложная и неприятная тема, но надо заранее продумать, каких людей придется вывести из компании. Наём надо сразу остановить. В кадровых вопросах руководитель должен занимать проактивную позицию — общаться с коллективом, честно рассказывать, что происходит и если все идет к тому — сокращать второстепенных сотрудников.

Иначе первыми уйдут ключевые, потому что им проще найти новые места. Это вопрос выживания бизнеса.

Если у вас есть сотрудники, которые не подчиняются вам лично, то предоставьте определить кто из них ключевой их непосредственным руководителям. В деле оптимизации бюджета важно включить всех руководителей в работу.

Самая лучшая стратегия — дать норматив урезания расходов, а как руководитель будет на них выходить — уже его изобретательность. Но крайне рекомендую между выбором «всем уменьшить зарплату» и «сократить численность сотрудников» выбирать второй подход.

При сокращении зарплат вы закладываете большие проблемы на будущее. Например, как вы будете нанимать сотрудников с рынка? Им придется платить больше старых сотрудников.

3. Составить матрицу рисков и возможностей

Собрать мозговой штурм с партнерами и топ-менеджерами. Выписать все возможные риски для бизнеса и продумать, какие возможности могут их нивелировать.

Помните что в моменты потрясений с проблемами всегда приходят и новые возможности. Например, сейчас всем придется обратиться к импортозамещению, с которым раньше никто не спешил.

Такую работу довольно просто организовать: основатель/СЕО в одиночку или с партнерами и топ-менеджментом в формате мозгового штурма выписывает всё, что может повлиять на бизнес.

Составляем максимально полный столбец рисков, напротив — расписываем, что можно с этим сделать. Составляем также список возможностей и напротив — что надо сделать для реализации.

Это упражнение помогает структурировать мысли и, что немаловажно, становится гораздо легче психологически — нет неизвестности. Да, мы в плохой ситуации, но мы знаем, что делать.

Вот пример.

4. Посчитать, на сколько компании хватит денег, если будут нулевые поступления

К сожалению, многие бизнесы не могут себе позволить даже месяц без поступлений от клиентов. Хорошо, если у вас есть «подушка» на 3 месяца, лучше — 5-6. Надо выискивать возможности, чтобы был запас. Обсудить перенос выплаты дивидендов или залезть в премиальные фонды.

С последним надо быть максимально корректным, точно не резать задним числом. Сотрудники, партнеры и клиенты должны понимать, что вы все обязательства выполняете.

Попробуйте поменять соотношение предоплат вам и того, что вы авансируете сами. Дополнительно стоит внимательнее посмотреть на устойчивость бизнесов клиентов и поставщиков. Исполнявшиеся ранее обязательства в срок могут начать двигаться или даже не исполняться.

Одновременно нужно обозначить себе предел риска. Чтобы понимать, в какой ситуации сказать «стоп».

Я знаю целый ряд ситуаций, когда основатели продавали квартиры, чтобы в бизнесе возникали оборотные средства. В некоторых случаях им действительно за счет такого шага удавалось преодолеть «долину смерти», но в 9 из 10 случаев это не приводило к спасению.

5. Поставить на паузу все проекты, отдача от которых планируется более чем через 3 месяца

Звучит жестко, но если вы находитесь в зоне выживания и стоит вопрос, как платить зарплату через месяц-другой, то проекты с ожидаемой отдачей через квартал или в следующем году нужно ставить на паузу.

Это значит, что реклама на узнавание бренда выкручивается в ноль, а максимизируется маркетинг с конкретным результатом «здесь и сейчас». Все действия, повышающие возвратность клиентов на следующий год, уступают место действиям, увеличивающим первый чек от клиентов и конверсию в первую покупку.

6. Поддерживать коммуникацию с коллективом

Мне не нравится слово «коллектив». Возникает ощущение, что есть «я — руководитель» и «они — коллектив». На самом деле крайне важно действительно оказаться «в одной лодке», не держать сотрудников в неведении.

Есть шуточное понятие Mushroom management — держать команду в темноте, кормить навозом. Так нельзя делать и в обычных ситуациях, а в кризис — это верная смерть бизнеса. Лучше честно рассказывать о ситуации в компании.

При этом руководитель вынужден давать определенность и поддерживать уверенность в успехе. Если сам СЕО не верит в успех, то сотрудники не смогут напитывать себя такой верой.

7. Сохранять психологическое здоровье — свое и команды

Важно сохранять рассудок для принятия решений в ближайшие месяцы. Есть много сервисов для психологической поддержки.

Занимайтесь спортом, медитацией, проводите время с семьей. На моем столе появились камни, которые дети привезли с пляжа в Сочи. Собирание из них пирамиды позволяет сбросить «перегрев».

8. Быть настороже, но думать о будущем

Ситуация меняется каждый день. Это значит, что прогнозы придется обновлять еженедельно. Продолжайте обсуждать ситуацию с командой, клиентами, партнерами и конкурентами.

Реагировать на состоявшиеся события в большинстве случаев уже поздно. Постарайтесь спрогнозировать, где окажется рынок через месяцы или кварталы, что вы можете предложить для него уникального.

Сотни международных компаний декларируют уход с рынка России. Их сегменты освобождаются. Появляются готовые потреблять услуги и товары клиенты, так и квалифицированные специалисты. Посмотрите на сегменты, где раньше были сильные конкуренты, а сейчас образовался вакуум.

Фото на обложке: Shutterstock / Moobin