Уж если бухгалтерия — это звено в компании затратное (какую прибыль оно приносит? никакую, разве что экономит, но под большим вопросом что за ней последует), то в наших руках (я про руководителя) сделать так, чтобы бухгалтерия стала предметом если не радости, то отчасти гордости.
Рекомендации о том, как построить работу своей бухгалтерии, чтобы она не раздражала опубликовала на своей странице в фейсбуке Наталья Горячая.
Принимая во внимание тот факт, что бухгалтеры — люди консервативные и все же не многорукие Шивы, предположу, что в большинстве компаний основной задачей бухгалтеры считают сдачу отчётности.
Раз уж они такие настойчивые в этой уверенности, то вот что можно с этим сделать и как обратить эту настойчивость себе на пользу:
1. Создайте внутри бухгалтерии любой планировщик задач. Я бродила между несколькими брендами и вернулась к Битрикс24. Установите там все дед-лайны по платежам и отчетам, поставьте ключевые повторяющиеся задачи.
2. Придумайте «конфету» за предоставление сведений о размере предстоявших налоговых выплат за 3-5-7 или сколько вам удобно дней до дед-лайна. В моей бухгалтерии все дед-лайны сдвинуты на 5-7 дней и последний день сдачи отчётности для всех объявляется выходным, если отчеты все сданы и клиенты прислали подтверждение об уплате налога.
3. Утвердите вместе даты выплаты зарплаты. В моей бухгалтерии для всех это 17 и 2 числа месяца.
4. Утвердите вместе частоту и сроки выплаты дивидендов владельцам компании. В моей бухгалтерии эти сроки указаны в планировщике. Пропустить шансов нет.
5. Установите последнюю версию 1С. Не жадничайте. Мы работаем в облаке от партнера нашего банка Точка.
6. Определите процедуру получения закрывающих документов от поставщиков. Это самый больной вопрос. Но и его можно решить.
Мы запрашиваем документы по общему правилу 2 раза в месяц. Бывают исключения, но делаем их только если клиент настаивает на том, чтобы предоставлять документы 1 раз в квартал. С теми, кто предоставляет документы 1 раз в квартал за 5 дней до сдачи отчета, мы не работаем. Нам нужны спокойные сотрудники, нервов нам и без клиентов хватает.
7. Придумайте «конфету» для покупателей в части стимулирования возврата закрывающих документов. Я встречала разные варианты. Вплоть до запрета на отгрузку если нет возвратных документов. Или сделайте так, чтобы вам было все равно вернулась вам «закрывашка» или нет. О том, как этого добиться, я рассказываю на семинарах и мозговых штурмах.
8. Дайте бухгалтеру доступ к интернет-клиенту (достаточно просмотровой подписи). Пусть у бухгалтера будет доступ к выпискам ежедневный. Тогда вы сможете с него стрясти информацию где ваши деньги.
9. Примите участие в написании регламента по работе бухгалтерии в части сбора документов у контрагентов. Мой кейс: клиент считается уведомленным о необходимости предоставлении нужного нам документа только тогда, когда наступило одно из следующих событий:
- 1) документ получен,
- 2) клиент по электронной почте написал что-то похожее на «отстаньте, я помню, но для меня это неважно, я принимаю ответственность на себя».
10. Отправляйте главбуха и подающих надежды рядовых бухгалтеров на курсы повышения квалификации за ваш счёт.
Не бойтесь отпустить в мир квалифицированного специалиста. Бойтесь тех, кто не хочет учиться.
11. Не требуйте от бухгалтеров чтобы они разговаривали на вашем языке. Это утопия. Лучше сами вникните в технику учёта, ознакомьтесь с терминами и не дайте себя обмануть.
Хотя за 20 лет практики было лишь два случая осознанного рвения предпринимателей познать дебри бухучета хотя бы в лайт-версии.
12. Посматривайте на акты сверки с налоговым органом. Там вы много чего интересного можете для себя почерпнуть.
Для этого установите жёсткое требование к бухгалтерии о получении акта сверки ежеквартально после уплаты всех налогов.
13. Ищите своего главбуха.
— Чтобы откликалось.
— Чтобы прОактивный.
— Чтобы с головой.
— Чтобы занят и работой, и домом, и семьёй, и хобби. То есть без перекосов и фанатизма.
Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии позволяет выстроить рациональную учетную схему и добиться эффективного взаимодействия всех причастных подразделений. Как этого достичь, расскажем в нашем материале.
Этапы совершенствования организации бухучета
Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии —многогранный, систематический и целенаправленный процесс. В его составе можно выделить несколько важных этапов:
- выстраивание и совершенствование структуры службы бухучета;
- детальная проработка положений учетной политики и поддержание ее актуальной версии;
- внедрение современных технологий обработки учетной информации;
- контроль за безусловным и своевременным выполнением графика документооборота;
С 2022 года обязательным к применению стал ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Применять стандарт можно было и раньше, закрепив положения стандарта в учетной политике предприятия.
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
- анализ и оценка применяемой системы учета, проработка возможности применения наиболее рациональной и эффективной ее формы в рамках действующего законодательства;
- построение и улучшение СВК (системы внутреннего контроля);
- иные этапы (в зависимости от устанавливаемых руководством задач, масштабов и структуры фирмы, специфики ее деятельности и др.).
Детально об отдельных этапах расскажем в следующих разделах статьи.
Поскольку бухучет — это непрерывный процесс сбора, регистрации, систематизации и обобщения информации, совершенствование бухучета в первую очередь направлено:
- на устранение причин недостаточной оперативности и несовершенства средств обработки учетной информации;
- достижение оптимального баланса между потребностью руководства фирмы в необходимой информации и возможностями бухучета (необходимость полноты, своевременности и качества учетной информации);
- формирование посредством бухучета информации, позволяющей пользователям принимать эффективные управленческие решения, и т. д.
Важными звеньями процесса совершенствования бухучета являются также:
- выстраивание эффективного взаимодействия системы бухучета с организацией производства, планированием и управлением;
- использование современных достижений математики и кибернетики для организации и улучшения системы бухучета.
Совершенствованием каких учетных вопросов занимается государство — см. материал «Налоговая политика государства».
Оптимизация структуры службы бухучета
Совершенствование структуры службы бухучета — это комплекс мероприятий, включающий:
- регулярный анализ работы каждого структурного отдела бухгалтерской службы (по учету ОС и НМА, расчету ЗП, учету МПЗ и т. д.);
- пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных пользователей учетной информации;
- проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
- подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
- формирование внутрибухгалтерских подразделений с учетом психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
- осуществление связи с другими подразделениями компании, являющимися как поставщиками первичной учетной информации (менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством (пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
- иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов компании, разнообразия видов деятельности и др.).
Чем крупнее фирма и разветвленнее структура, тем объемнее по численности бухгалтерская служба и сложнее процесс ее взаимодействия с иными подразделениями и структурными единицами.
Чтобы бухгалтерия не страдала от отсутствия надлежащей оперативности и слаженного взаимодействия с другими структурными единицами компании, необходимо разработать внутренний локальный акт, описывающий всю многогранность учетных взаимосвязей внутри компании, позволяющий каждому исполнителю осознать важность его действий в общем учетном процессе.
Данный внутрифирменный акт необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять постоянный мониторинг его исполнения.
Изучайте многообразие внутрифирменных локальных актов с материалами нашего сайта:
- «Положение о системе управления охраной труда — образец»;
- «Положение о служебных командировках — образец 2023»;
- «Положение об оплате труда работников — образец-2023».
Автоматизация и компьютеризация учетного процесса
Бухгалтерские службы уже давно сдружились с компьютером, и встретить ручной учет у отечественных коммерсантов практически невозможно.
Компьютеризация учетного процесса позволяет:
- обрабатывать огромные массивы информации;
- осуществлять регламентные операции нажатием одной клавиши, что уменьшает риск учетных ошибок и снижает затраты времени бухгалтера;
- формировать разнообразные отчеты;
- проводить анализ информации;
- наладить взаимодействие по получению и обмену информацией посредством создания системы АРМ (автоматизированных рабочих мест);
- оперативно использовать учетную информацию на всех этапах управления предприятием;
- осуществлять иные функции.
Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить компьютерную технику и запустить учетную программу.
Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование учетного процесса зависят от множества аспектов:
- степени обученности персонала и наличия соответствующих навыков работы с программами;
- умения пользователей формулировать задачи своего участка учета перед системными администраторами (или иными компьютерными специалистами) с целью наладки существующих модулей под специфику работы фирмы и иные производственные нюансы;
- наличия в штате фирмы программистов со знанием основ бухучета;
- иных аспектов.
В любой программе важно своевременно и правильно отображать хозяйственные операции в учете. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ можно получить бесплатно. Если вы на ОСНО, вам поможет Путеводитель по налогу на прибыль, если на УСН — тогда вам в это практическое пособие.
Подробнее узнать о бухгалтерских программах поможет материал «Обзор программ для учета расходов и доходов организации».
Рекомендации по организации внутреннего контроля в компании
Система внутреннего контроля (СВК) — это один из элементов, способных оказывать существенное влияние на совершенствование бухучета в компании.
ВНИМАНИЕ! Все коммерсанты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии со ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Компании, попадающие под обязательный аудит, обязаны организовать внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности.
СВК представляет собой процесс:
- организуемый и осуществляемый представителем собственника (руководством или иными сотрудниками);
- осуществляемый с помощью специальных методик и процедур;
- способствующий обеспечению достаточной уверенности в достижении целей: надежности отчетности, эффективности и результативности хозопераций, соответствия действующим нормативным актам.
СВК способствует совершенствованию учетного процесса, поскольку:
- является средством для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности фирмы;
- способствует обеспечению сохранности активов;
- позволяет своевременно предотвратить (выявить, исправить) ошибки и (или) искажение информации.
Функционирование СВК основано на систематическом контроле:
- за хозяйственными операциями;
- первичными учетными документами;
- обоснованностью применения норм, распределения затрат и др.;
- соответствием нормативных показателей плановым и т. д.
С особенностями внутрифирменного финансового контроля знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:
- «Формы, виды и основные методы финансового контроля»;
- «План контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю».
Итоги
Совершенствовать бухучет необходимо любой компании. Процесс совершенствования включает множество этапов: от рационального построения бухгалтерской службы до организации эффективно работающей системы внутреннего контроля.
В условиях усиливающейся внешней и внутренней конкуренции, кооперирования и комбинирования производства существенно изменились требования к ведению и организации бухгалтерского и управленческого учета.
Если система управленческого учета на предприятии находится на стадии зарождения, можно столкнуться с ситуацией, когда одни и те же данные, поступающие из разных структурных подразделений, имеют существенные отличия. Это происходит потому, что каждая служба до этого собирала информацию для себя так, как считала нужным. В данном случае составителям управленческих отчетов в первую очередь следует сверить все поступившие данные и определить, чьи показатели использовать.
На первый взгляд, бухгалтерский учет строго регламентирован, подчинен множеству нормативных правовых актов и малопригоден для составления управленческих отчетов. Однако в пользу использования данных бухучета с целью формирования управленческих отчетов говорят следующие аспекты:
- данные прошли в бухгалтерии первичную проверку на адекватность, математические ошибки, законность;
- сотрудники бухгалтерии классифицировали данные по видам хозяйственных операций (например, какое количество краски покупали для ремонтных работ, какое количество такой же краски потратили на покраску готовых изделий);
- данные сгруппированы по датам совершения хозяйственных операций;
- сотрудники бухгалтерии обладают достаточно глубокими знаниями и необходимыми навыками, владеют несколькими программами учета.
На основании изложенного выше можно говорить о том, что управленческий и бухгалтерский учет в целях оптимизации целесообразно рассматривать как единую систему.
ЭТАПЫ ОПТИМИЗАЦИИ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Процесс оптимизации системы бухгалтерского и управленческого учета состоит из следующих этапов.
- Постановка цели.
- Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
- Реализация мероприятий по улучшению процесса.
- Фиксация всех нововведений в соответствующих регламентах.
Рассмотрим каждый этап подробно.
Этап I. Постановка цели.
Процесс оптимизации — процедура затратная как по трудовым, так и материальным ресурсам, поэтому важно четко понимать, для чего она нужна, к чему необходимо прийти. Причем понимание это должно быть не только у высшего руководства, но и у руководителей низших звеньев. Главной целью всей оптимизации должно стать качественное улучшение системы, поэтому не будет лишним вовлечь в данный процесс людей, непосредственно исполняющих операции бухгалтерского и управленческого учета.
Этап II.Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
Описание существующей системы бухгалтерского и управленческого учета представляет собой сбор, систематизацию, анализ и документирование информации. Чтобы иметь возможность повысить эффективность этой системы, нужна достоверная информация. Это необходимо, чтобы:
- узнать слабые места и демотивирующие факторы;
- улучшить общение между отделами и создать ощущение общности;
- понять зоны развития (тактического и стратегического).
Эффективным средством в данном случае является фотография рабочего дня (ФРД).
Фотографию рабочего дня могут проводить как специально выделенные для этого сотрудники (например, специалисты кадровой службы или отдела внутреннего контроля предприятия), так и сам сотрудник (самофотография).
Самофотография минимальная по затратам, но имеет минимальную точность изложения информации, так как сотрудник не всегда будет честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг ФРД обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, однако он всегда связан с дополнительными затратами.
Перед началом проведения фотографии рабочего дня рекомендуется проинструктировать проверяемых сотрудников, как и для каких целей будет проводиться фотографирование рабочего времени, чтобы избежать эксцессов.
ЭТО ВАЖНО
Проводя фотографию рабочего дня, работодатель должен учитывать, что данный процесс отображает фактическую ситуацию не идеально. Сотрудники могут специально демонстрировать лучшие результаты, поэтому для получения достоверных результатов необходимо проводить ФРД в течение нескольких дней.
Фотография рабочего дня проводится на бланках, специально разрабатываемых конкретным предприятием с учетом целей, особенностей деятельности и имеющихся ресурсов. Образец ФРД бухгалтера ООО «Луч» приведен в табл. 1.
Основные проблемы, выявленные в ходе анализа фотографии рабочего дня бухгалтера:
- значительную часть рабочего времени бухгалтер тратит на:
– согласование участка работы с другим подразделением (8.30–9.30 — согласование с руководителем отдела продаж, каким покупателям и по каким ценам выписывать счета на оплату отгружаемых товаров);
– совещания у заместителя главного бухгалтера (13.30–14.00 — обсуждение с заместителем главного бухгалтера отражения сумм корректировки в отчетности);
- часть рабочего времени бухгалтера-специалиста уходит на простые операции (15.30–16.00 — отправка готового отчета руководителю подразделения с приложением отсканированных копий первичных документов).
НА ЗАМЕТКУ
Более подробную информацию о фотографии рабочего дня можно прочитать в статье «Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации» в журнале «Планово-экономический отдел» № 8/2016.
Кроме фотографии рабочего дня целесообразно провести анкетирование руководителей структурных подразделений и рядовых сотрудников на предмет наличия тормозящих факторов в работе.
Важная деталь: анкета может содержать вопросы, которые имеют однозначные ответы «да» или «нет», или вопросы, которые подразумевают развернутые ответы.
Примерный перечень вопросов
1. Сталкиваетесь ли вы с нечеткой постановкой цели в своей работе?
2. Считаете ли вы существующую систему документооборота полной и своевременной?
3. Считаете ли вы необходимыми еженедельные рабочие совещания?
4. Имеете ли вы достаточное представление о взаимосвязи своей работы с функционированием всего предприятия?
5. Что бы вы хотели изменить в существующей системе документооборота?
6. Укажите факторы, которые мешают вам в вашей работе (шум, посторонние разговоры, частые телефонные звонки, незапланированные посетители, длительные ожидания запланированной встречи и т. д.).
7. Работаете ли вы над собой? Если да, то каким образом.
8. Используете ли вы современные вспомогательные средства, которые могут облегчить ваш труд (формуляры, инструкции, опросные листы и т. д.)?
9. Что вы можете предложить для упрощения труда в своей сфере деятельности?
На основании результатов ФРД и анкетирования выделяют главные поглотители времени и стараются их минимизировать. В случае с ООО «Луч» принято решение:
- сократить длительность совещаний;
- пересмотреть перечень сотрудников, чье присутствие необходимо на совещании;
- информировать заинтересованных лиц о результатах совещания в электронном виде;
- упростить процедуры согласования между структурными подразделениями;
- делегировать выполнение простых процессов делопроизводства (снятие копий с документов, сканирование, разноска документов исполнителям и др.) младшим офисным сотрудникам.
Этап III. Реализация мероприятий по улучшению процессов
Данный этап включает следующие мероприятия:
- внедрение системы мотивации труда;
- автоматизация документооборота (штриховое кодирование документов, формирование и использование шаблонов);
- периодический внутренний контроль и аудит;
- правильная организация рабочего места.
Внедрение системы мотивации труда
Чтобы повысить эффективность труда работников бухгалтерии, нужно внедрить систему мотивации труда. Она поможет руководителю оценить работу бухгалтера и при необходимости премировать его или, наоборот, применить к нему наказание.
Система мотивации труда работников бухгалтерии должна опираться на следующие критерии:
1. Своевременная сдача отчетности в ФНС, внебюджетные фонды и статистику. Несвоевременная сдача отчетности влечет за собой штрафы.
2. Своевременная уплата налогов. Если предприятие вовремя платит налоги, ему не грозят пени и штрафы за просрочку.
3. Эффективная работа с контрагентами. Важный аспект этой деятельности — проведение периодических сверок с контрагентами для выявления ошибок в учете и подтверждения обязательств должников.
Своевременное информирование руководства предприятия о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности даст возможность вовремя перестроить работу с неблагонадежными партнерами.
4. Правильный расчет зарплаты. Если бухгалтер ведет правильный учет заработной платы, предприятие избежит штрафов от налоговиков и трудовой инспекции, а сотрудники будут довольны своевременной и полной оплатой своего труда.
5. Успешная проверка налоговой службы, фондов и прочих органов. Предприятие сохранит деньги, если бухгалтер проходит проверку без штрафов или с минимумом санкций.
6. Высокое качество и своевременное проведение инвентаризации. Руководитель заинтересован в сохранности имущества предприятия, а его сохранность можно выявить только при инвентаризации.
7. Своевременные отчеты для руководителя. Руководитель должен быть в курсе финансового положения предприятия, чтобы вовремя принять меры.
8. Отсутствие претензий со стороны прочих работников. Если бухгалтер избегает конфликтов с другими работниками, но при этом требует от них все необходимые документы, предприятие будет работать более эффективно.
9. Своевременное информирование работников о важных для них изменениях. Чтобы избежать неприятностей для компании, бухгалтер должен информировать руководителя и работников обо всех изменениях в законе и т. д.
10. Сохранность необходимых документов. Этот критерий оценки эффективности труда бухгалтера важен, поскольку бухгалтер отвечает за все документы предприятия. Если бухгалтер может предоставить требуемый документ в любой момент, его работу можно считать эффективной, так как наличие правильно оформленных документов поможет отстоять свои права в суде и при различных проверках.
11. Освоение и внедрение новых компьютерных программ и технологий в своей деятельности. Использование новых технологий — залог успеха любой деятельности. Бухгалтерский (управленческий) учет не исключение.
12. Безукоризненное исполнение Положения об учетной политике предприятия. Положение об учетной политике — это своеобразный путеводитель бухгалтера. Часто одну и ту же бухгалтерскую операцию можно выполнить несколькими способами, и они будут правильными. Однако наиболее результативным для предприятия будет только способ, указанный в Положении об учетной политике.
В учетной политике закрепляют способ учета из тех, которые допускает законодательство. Когда способ учета хозяйственной операции законом не предусмотрен, организация разрабатывает его самостоятельно и прописывает в учетной политике.
В зависимости от важности критерия (по мнению руководства предприятия) он оценивается определенным количеством баллов (табл. 2).
Оценивание проводят ежемесячно. Исходя из количества набранных баллов высчитывают процент премии к заработной плате согласно табл. 3.
Итогом внедрения такой системы мотивации стало то, что ответственные сотрудники почувствовали себя более значимыми.
Автоматизация документооборота
Во многом вопросы оптимизации бухгалтерского и управленческого учета организации призвана решить эффективная система автоматизации документооборота.
В настоящее время рынок предлагает достаточно много программных продуктов на основе BPM-платформ (Business Process Management), СRM-систем, которые позволяют визуализировать и полноценно управлять как документооборотом, так и бизнес-процессами.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2019.
Содержание страницы
- Что собой представляет ведение бухучета
- От чего зависит сложность бухгалтерской работы
- Варианты первичной организации бухучета
- Роль руководителя в организации бухучета
- Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерский учет необходим любой организации. Вести его начинать нужно сразу, как только получены регистрационные документы. За организацию и правильность бухучета отвечает директор фирмы, ИП в этом плане легче — для них бухучет не обязателен. Нарушение правил ведения бухучета чревато серьезными штрафами, которые в 2018 году выросли еще больше.
Как организовать работу бухгалтерии интернет-провайдера?
Рассмотрим, какие варианты есть у руководителя, только налаживающего работу ООО, в организации бухгалтерской работы, какие компоненты должны в нее входить в обязательном порядке, как избежать типичных ошибок и недостатков.
Что собой представляет ведение бухучета
На обыденном уровне каждый знает обязанности бухгалтера: правильно считать приход и расход денег организации. Требования к бухгалтерии предъявляются на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06 декабря 2011 года.
Каковы обязанности заместителя главного бухгалтера?
Бухгалтерская служба в организации заключается в постоянном мониторинге информации, касающейся имущества и денежных средств организации, а также регулярном отражении этих данных в специализированных формах документов. В ведении бухгалтера находятся:
- регистры счетов;
- учетные книги;
- финансовые и налоговые отчеты;
- «первичка»;
- кадровые документы;
- договоры;
- бумаги, касающиеся денежной динамики (по кассе, банку);
- другие документы, необходимые для ведения в ООО, предусмотренные законодательством.
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей?
Посмотреть ответ
От чего зависит сложность бухгалтерской работы
В некоторых фирмах организовать и вести бухгалтерию может оказаться значительно сложнее, чем в других. Факторы, от которых зависит этот процесс, касаются особенностей деятельности фирмы:
- Действующий налоговый режим. Общая система налогообложения предусматривает самую усложненную форму бухучета, чуть легче предпринимателям, пользующимися упрощенной системой «Доходы минус расходы», самым легким для бухгалтера считается налоговый режим УСН «Доходы».
- Наличие наемных служащих. Персонал во много раз увеличивает бухгалтерскую нагрузку. Мало того, что нужно постоянно рассчитывать заработную плату и взносы в социальные фонды, еще регулярно подлежат учету больничные, отпускные, премиальные, декретные и т.п. Если работников в компании нет, по этим показателям нужно сдавать нулевую отчетность. Отсутствие сотрудников не освобождает от обязанности ежегодного информирования о своей среднесписочной численности.
- Направления деятельности. Если фирма занимается однотипными хозяйственными операциями, бухучет вести значительно легче, чем в организации, ведущей работу по разным векторам. Ведь каждая отрасль имеет свою специфику бухучета.
- Активность фирмы. Поскольку в бухучете фиксируется каждая финансовая операция, в фирмах, где проводки денег (закупки, продажи, другие операции) происходят чаще, придется уделять их оформлению больше времени.
- Особенности контрагентов. Учет требует специального подхода, если фирма сотрудничает с представителями других налоговых режимов, с иностранными партнерами, с государственными структурами.
ВНИМАНИЕ! Даже самый упрощенный вариант бухгалтерского учета требует специальных знаний, навыков и постоянного внимания к обновлению законодательной базы.
Варианты первичной организации бухучета
Поскольку ответственность за организацию бухучета и корректность его ведения лежит на руководителе, ему и выбирать форму реализации бухгалтерской службы. Возможны различные способы решения этого вопроса:
- Директор и бухгалтер в одном лице. Этот способ подходит начинающим бизнесменам, которые производят сравнительно небольшое количество хозяйственных операций, имеет смысл пользоваться им на УСН. Закон разрешает руководителю выполнять обязанности главбуха.
Плюсы:
- приобретение важного опыта;
- освоение нюансов бухгалтерского учета;
- экономия на зарплате еще одной штатной должности или оплате услуг аутсорсера.
Минусы:
- неизбежность ошибок, особенно на первых порах;
- каждая ошибка – это штраф, а налоговое нарушение – еще и заморозка расчетного счета;
- освоение бухгалтерии требует времени, которое можно потратить более производительно.
ВАЖНО! Если фирма прогрессивно развивается, настает момент, когда этот вариант перестает себя оправдывать, и необходимо принимать решение о его пересмотре.
- Аутсорсинг. Если цена ошибок стала слишком дорогой, а учет набрал объем, его можно поручить специалисту на стороне. Специализированная фирма за плату возьмет на себя бухгалтерское сопровождение вашей деятельности. Это особенно удобно для организаций с однотипными операциями, более сложный учет стоит дороже.
Плюсы:
- освобождение драгоценного времени для руководителя;
- стоит дешевле, чем завести постоянного бухгалтера;
- не нужно заботиться о подборе и замене сотрудника, постоянное внимание к операциям гарантировано.
Минусы:
- замедленные темпы обмена информацией;
- дополнительные расходы за более сложные проводки;
- доплата за работу в нестандартное время.
- Бухгалтер в штате. Эта форма организации бухучета рано или поздно станет обязательной, если фирма выросла, начала выполнять большое количество сложных операций, нуждается в оптимизации налоговых платежей. Для руководителя это самый удобный вариант, единственный «минус» которого – в расходах на трудовое вознаграждение штатного специалиста. Зато в должностных обязанностях бухгалтера инструкция позволяет прописать и заботу о договорах, архиве, первичной документации, что снимет с плеч руководителя значительную ношу.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Структуры бухгалтерской службы
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Какая бы структура ни функционировала в фирме, необходимо решить вопрос о ее централизации, то есть сосредоточении контроля и сведения данных в единую систему в главной бухгалтерии. Эта форма эффективнее децентрализованного учета, когда балансы составляются в каждом подразделении по отдельности.
Перегруженный главбух в вечном аврале, который задерживается по вечерам, работает по выходным и не может уйти в отпуск – стандартная картина для многих компаний. У кого-то это даже вызывает уважение, ведь если главбух «зашивается», значит, молодец – старается.
Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.
Повышенная зарплата не прибавит часов в сутках и не поможет главбуху успевать больше. Постоянные перегрузки в конце концов приведут к тому, что человек потеряет интерес к работе и в итоге либо будет работать «на отвали», либо вовсе уволится.
Другая проблема перегруженного бухгалтера – увязание в текучке. Он только и делает, что занимается повседневными задачами, которые сыплются на него как из рога изобилия, и «тушит пожары». На стратегические задачи, такие как налоговая оптимизация, автоматизация процессов, поиск путей экономии, повышение квалификации у него не остается ни времени, ни сил.
В этой статье расскажем об «убийцах» рабочего времени главбуха, и что с этим можно сделать.
Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.
«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»
Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.
Бывает, что обсуждаются технические вопросы, маркетинговые, организационные и любые другие, кроме финансовых. Бухгалтера на такие совещания зовут на всякий случай или для уточнения одного-двух моментов.
Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.
«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»
Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.
Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.
Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».
Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.
«Проще сделать самому, чем переделывать за другими»
Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые. Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять. И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.
Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать. Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет. Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.
Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.
За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.
«Где документы, мне месяц закрывать надо?!»
Бухгалтерия больше всех остальных служб зависит от документов. На каждую операцию нужен подтверждающий документ. Но главбухам часто приходится буквально «выцарапывать» нужные бумажки из других служб.
Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?
Выстройте документооборот организации «под бухгалтерию», чтобы у главбуха вовремя были все документы, которые нужны для отчетов и расчета налогов, и ему не приходилось напоминать и переделывать отчеты. Составьте график документооборота, где четко прописано, кто, когда, куда и какой документ должен сдать. Своевременную сдачу документов в бухгалтерию пропишите в KPI сотрудников ответственных подразделений, чтобы они были материально заинтересованы вовремя оформить документ или «вытрясти» его с контрагентов.
«Налоговая все время что-то требует»
С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.
Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.
1C-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов («Процессинг»). Это позволяет обеспечить оперативный контроль за состоянием «первички» и в максимально сжатые сроки подготовить документы, которые требует ИФНС в рамках камеральной или выездной налоговой проверки.
Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?
С этим поможет фотография рабочего дня.
Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.
Фотографию может сделать:
- Сам главбух
Это проще, но не всегда показательно, т.к. нет гарантии, что он напишет все как есть. Один наш клиент рассказал, что хотел проанализировать рабочее время сотрудников и поручил всем заполнить фотографии. Впоследствии он узнал, что главный бухгалтер отнесся к этому как к ненужной формальности. В конце рабочего дня просто вызвал сотрудницу и продиктовал ей, что вписать в таблицу. - Другой сотрудник или приглашенный специалист
Если вы действительно хотите узнать, на что уходит время главбуха и как это время можно сэкономить, привлеките другого человека для заполнения фотографии. Может случиться так, что именно в дни, когда делают фотографию рабочего дня, главбух успевает больше, чем обычно. Значит в другие дни без наблюдателей он делал что-то не по работе. Например, «шабашил», ведя бухгалтерию других фирм. Форма фотографии может быть любой, за основу можно взять эту:
Имея на руках такую фотографию, а может и не одну, вы сможете выявить «пожирателей» времени главного бухгалтера и узнать, кто в этом виноват. И уже потом сделать вывод, что нужно для решения проблемы: оптимизировать процессы, расширять штат или что-то другое.
«Пожирателей» времени ликвидировали, но главбух все равно не успевает
Вам поможет аутсорсинг.
Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки, чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.
На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:
- Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.
- Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
- Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.
- Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
- Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.
Вывод
Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.