Как составить модель библиотеки

Моделирование информационной системы библиотеки с использованием методологии IDEF0 и средства ERwin

Содержание

Задание

. Декомпозиция библиотечной системы

.1 Контекстная диаграмма

. Диаграммы декомпозиций

.1 Ведение каталога

.1.1 Ведение каталога книг

.1.2 Ведение каталога читателей

.2 Поисковая система

.3 Система формирования заказов

. Диаграммы дерева узлов

. Модель базы данных

Задание

Библиотека. Разработать информационную систему для ведения каталога
книг/читателей, поисковой системы, системы предварительных заказов на
приобретение книг, а так же системы предварительной записи на использование дефицитной
литературы и просмотра очереди.

1. Для проектируемой ИС построить модель
AS-IS (как есть), в нотации IDEF0, состоящую из:

1
контекстной
диаграммы;

2
диаграммы
декомпозиции (не менее 2-х уровней);

3
диаграммы дерева
узлов;

1. Полученные диаграммы необходимо
согласовать с руководителем дипломного проекта.

2. Построить модель данных для базы
данных с использованием средства ERwin.

1. Декомпозиция библиотечной системы

.1 Контекстная диаграмма

Исследуемым объектом является информационная система библиотеки,
взаимодействие с внешней средой указано на рис.1.

Рис.1 Контекстная диаграмма информационной системы

На вход информационной системы поступают:

·    Книги;

·        Люди;

·        Запросы.

На выходе информационной системы получаются:

·    Книги;

·        Отказы клиентов;

·        Читатель/покупатель.

Процессами управления являются:

·    Нормативные акты;

·        Особенности СУБД.

Для полноценной работы системы необходим:

·    Персонал.

В систему обращаются люди для получения необходимой информации о наличии,
приобретении, возврата книг, делают они это лично (люди), либо получают
информацию по телефону (запрос).

В систему поступают новые закупленные книги, журналы (книги), а так же
поступают книги от читателей, которые спешат вернуть прочитанные книги в
библиотеку, чтобы взять новые.

В библиотечной системе есть свои правила (нормативные акты),
установленные как законодательством, так и уставом библиотеки, которые
регламентируют порядок выдачи, продажи, учёта книг, составление отчётов и
документов, поведение персонала в различных ситуациях.

За обеспечением работы всей системы следят люди (персонал). Обязанности
работников регламентируются (нормативные акты).

2. Диаграммы декомпозиций

Вся библиотечная система состоит из трёх основных частей, а именно:

·    Ведение каталога;

·        Поисковой системы;

·        Системы формирования заказов.

Взаимодействие этих блоков (подсистем) показано на рис.2.

Организация каталогов, занесение информации в базу данных, учёт книг,
читателей всё это происходит в подсистеме «Ведение каталогов». Через неё
проходят все книги, все читатели, это самый основной компонент информационной
системы библиотеки, в нем осуществляется вся основная деятельность библиотеки.

Рис.2 Взаимодействие основных компонентов системы

Поисковая подсистема занимается непосредственной обработкой запросов от
системы или запросов из вне, а так же предоставлением информации по этим
запросам.

Система формирования заказов, занимается продажей книг клиентам, не
является основной для разрабатываемой библиотечной системы, обеспечивает
коммерческую деятельность данного учреждения.

2.1 Ведение каталога

Подсистема ведения каталогов состоит из двух основных элементов:

·    Ведение каталога книг;

·        Ведение каталога читателей.

На входы этих элементов системы идут книги и люди соответственно.
Управляющими воздействиями являются нормативные акты и полученные данные на
ранее заданные запросы (выполненные запросы). Работу этих элементов
обеспечивает персонал. Выполнение этих процессов дают системе информацию,
которая будет записываться в Базу Данных, тем самым получается информационная
привязка книг и людей к этой библиотечной системе рис.3.

Рис.3 Подсистема ведения каталогов

2.1.1 Ведение каталога книг

Как и любой другой каталог, каталог ведения книг имеет такие основные
компоненты:

·    Формирование сведений о книге;

·        Пополнение БД;

·        Определение книг на склад.

Взаимодействие которых даёт на выходе информацию о книге, которая будет
записана в базу данных. Информацию о её местонахождение, где её можно будет по
необходимости быстро отыскать. Персонал обеспечивает транспортировку книг в
указанное место.

Корректировка формирования информации о книги и её месторасположении
осуществляется путём мелких запросов к базе данных, о наличии записей о похожих
книгах рис.4.

Рис.4 Ведение каталога книг

Каждый компонент модуля ведения каталога книг рис.4., распадается на
составные части, которые наглядно показаны на рис.5, рис.6, рис7.

На этапе формирования сведений о книге рис.5, выявляются данные по
книжке, которые необходимо будет занести в библиотечную систему, название
книги, её автор, тематика этой книги. Там же формируется цена на эту книгу, на
основании нормативных актов, которыми обеспечивает руководство системы. На
этапе формирования данных происходит уточнение, проверка уже наличия каких-то
данных в системе по этим книгам.

Рис. 5 Формирование сведений о книге

После уточнения и сформирования данных о книгах, следует записать эти
данные в соответствующие таблицы базы данных информационной библиотечной
системы рис.6. Тем самым получаем уже учтённые в системе книги и пополненную
информацию в БД.

Этап определение книг на склад рис.7, работает с двумя типами данных, это
книги, которые транспортируются персоналом на определённые полки и информация о
этих книгах, которая уточняется тем, что к ней дописывается место расположение
книги, где её можно будет отыскать задействовав информационную систему.

Рис.6 Пополнение БД

Рис.7 Определение книг на склад

2.1.2 Ведение каталога читателей

Устройство этого элемента системы очень схоже с «ведением каталога книг»
рис.4, за одним исключением у него отсутствует блок «определения книг на склад»,
он здесь и не нужен. Так же блок «Пополнения БД читателей» видоизменён, если
сравнивать его с «Пополнением БД» рис.10. Элемент «Сбор сведений» представлен
на рис.9. Основные блоки «модуля ведения каталога читателей» представлены на
рис.8.

Рис. 8 Ведение каталога читателей

Люди обращаются в библиотечную систему, что бы взять книгу. В этом блоке
система собирает информацию о человеке рис.9, является ли он читателем этой
библиотеки. Если он приходит в первый раз, то на него быстро формируется
соответствующая учётная запись в базе данных рис.10, и с ним работают как с
читателем, предоставляя ему возможность взять на чтение книгу. Информация о
взятой читателем книги заносится в базу данных.

Рис.9 Формирование сведений о читателе

Сбор сведений о человеке сводится к работе персонала, об уточнении данных
о лице методом ведения диалога, установленным нормативными актами.

Проверка сведений сводится к запросам к базе данных о наличии записей о
человеке, и на их основе система уже проверяет, числится ли такой человек за
читателями и имеются ли на нём какие ни будь задолженности.

Уточнение сведений, это процесс согласования данных в базе данный и
читателем, с целью их последующего уточнения.

Пополнение БД читателей рис.10, названа так относительно условно, в этом
модуле помимо создания записей и занесение информации в БД есть такие
компоненты, в который персонал активно отвечает на запросы читателя используя
всю мощь информационной системы (работа с клиентом) рис.11. В этом же модуле,
осуществляется выдача необходимых книг читателю.

Рис.10 Пополнение БД читателей

Рис.11 Работа с клиентом

Работа с клиентом происходит в три этапа рис.11: принятие запроса на
книгу, поиск это книги используя ИС и занесение информации о взятой книги в
учётную запись читателя. Этот момент является одним из основных в
разрабатываемой системе, он должен быть наиболее быстрым и удобным.

2.2 Поисковая система

информационный библиотека каталог книга

Одни из важных компонентов любой информационной системы является
поисковая система, без которой использование информационных систем не является
целесообразным. По большей части, поисковой системой является сама СУБД, и
включает в себя три основных компонента рис.12:

·    Принятие запроса рис.13;

·        Использование СУБД (по обработке запроса) рис.14;

·        Формирование удобного вида отчёта рис.15.

Рис.12 Компоненты поисковой системы

Управляющими воздействиями здесь являются особенности функционирования
определённой СУБД, её типы данных, используемые в нёй триггеры и т.д.
Нормативные акты влияют на вид отчётов которые формирует СУБД.

Рис.13 Принятие запроса

Рис.14 Использование СУБД (по обработке запроса)

Подробно останавливаться на процессах происходящих в СУБД не имеет
смысла, т.к. это происходит латентно от пользователя и программиста, и ложится
целиком и полностью на СУБД.

Рис.15 Формирование удобного вида отчёта

Необходимые виды отчётов формируются на этапе создания ИС (формирование
шаблонов документа).

2.3 Система формирования заказов

Человек приходит в библиотеку не только взять почитать книжку, но и
приобрести её, автоматизация процесса продажи книг, является не основным для
библиотеки, но её наличие может дать достаточно большой оборот книг, что может
достаточно хорошо поправить материальное положение библиотеки.

Сам процесс формирования заказа имеет в себе такие важные компоненты:

·  Регистрация заказа рис.17;

·        Формирование заказа рис.18;

·        Оформление заказа рис.19;

·        Выдача товара рис.20.

Рис. 16 Декомпозиция системы формирования заказов

Клиент обращается к работнику библиотеки с просьбой (показать, продать,
найти и т.д.), работник библиотеки уточняет, что необходимо читателю, если
читатель не может точно сформулировать какая книга ему необходима (какая именно
книга, в каком издании, какого автора и т.д.). Выявляется возможность
удовлетворения просьбы клиента и оформление заказа. По большей части здесь
происходит активная работа персонала с клиентом, в виде диалога.

Формирование заказа рис.18, это уже работа персонала в тесной связке с
информационной системы, по предоставлению информации и необходимой книги, её
месторасположение, количество. Подготовка документа на приобретение книг
(счёт-фактура).

Рис.17 Регистрация заказа

Рис.18 Формирование заказа

Рис.19 Оформление заказа

Оформление заказа рис.19, трёх этапный процесс, подразумевающий в себе
получение документа к оплате клиентом, уплата по этому документу с последующим
занесением этих данных с базу данных. На рис.19. существует опечатка, на выходе
из «Занесение информации в БД» идет «Пополненная БД», а не «Unnamed Arrow48» как показано на рисунке.

Процесс выдачи товара, достаточно прост и схематически рассмотрен на
рис.20, оставим его без комментариев.

На выходе системы формирования заказа может быть довольный читатель с
книгами, либо отказ читателя на приобретение книг.

Рис. 20 Выдача товара

. Диаграммы дерева узлов

Иерархическое представление процессов происходящих в разрабатываемой
системе можно посмотреть на рис.21. Подробное описание ключевых узлов
рассмотрено выше.

Рис.21 Диаграмма дерева узлов библиотечной ИС глубины 4

. Модель базы данных

Разработанная логическая модель базы данных представлена на рис.22, в ней
описаны основные объекты БД и отношения.

Рис. 22 Логическая модель базы данных

Постановка задачи

Пример для иллюстрации информационной модели в рамках сжатой статьи
должен быть достаточно компактным и относиться к общеизвестной области. Рассмотрим модель хранения и упорядочивания книг в библиотеке, с помощью которой можно было бы легко находить издания, анализировать их состав и состояние.

Предположим, что книги, выдаваемые читателям, хранятся на пронумерованных стеллажах и полках в нескольких комнатах. Рассматриваемая модель должна давать возможности:

1. быстро находить единицу хранения, находящуюся в библиотеке;
2. быстро находить единицу хранения, выданную читателю;
3. анализировать состав библиотечного фонда.

Для упрощения задачи абстрагируемся от таких особенностей, как хранение книг на абонементе и в читальном зале, межбиблиотечный обмен и т.п.

Исследование структуры предметной области

Информационная модель должна соответствовать исследуемым объектам, давать о них достаточное для практического анализа представление, поэтому при ее построении важно выбрать наиболее важные предметы, явления, их характеристики и взаимосвязи. Обычно такой отбор производится экспертным путем, например, в ходе интервью со специалистами в исследуемой предметной области. В данном примере очевидно, что в качестве основных отображаемых в модели компонентов должны быть выбраны:

1. единицы хранения;
2. пользователи.

В модели участвуют и другие объекты — стеллажи, полки, выходные данные,
адреса и телефонные номера читателей (пользователей) и т.п., но от их детального изучения можно абстрагироваться. Например, нас не интересует изготовлены ли стеллажи из дерева или из металла, ведется ли нумерация полок сверху вниз или снизу вверх и т.п. Эти сведения можно не закладывать в модель, поскольку библиотекарь обладает достаточным опытом, чтобы без труда их самостоятельно идентифицировать (на стеллажи и полки принято наносить соответствующие визуально распознаваемые таблички, их достаточно пронумеровать).

«Разработка информационной модели» 👇

Можно описать исследуемую область в виде 3-х табличной модели:

1. издания;
2. читатели;
3. выдачи.

В третьей из перечисленных таблиц будет храниться информация о том, какому читателю какие издания выданы.

Реализация модели компьютерными средствами

Информационную модель библиотеки лучше всего реализовать с помощью компьютерной реляционной базы данных.

Спроектируем таблицу «Издания» со следующими колонками:

1. автор;
2. название;
3. дата выпуска;
4. комната хранения;
5. стеллаж хранения;
6. полка хранения;
7. инвентарный номер.

Инвентарный номер однозначно характеризует любую единицу хранения. Например, можно себе представить, что в библиотеку поступило несколько экземпляров одной и той же книги и место их хранения совпадает (комната, стеллаж, полка), т.е. в описывающих их строках все поля идентичны и единственным способом отличить один экземпляр от другого является инвентарный номер. На самой книге его можно надписать вручную или пометить книгу с помощью наклейки с цифрами или даже
штрих-кодом.

Поле «Инвентарный номер» должно быть уникальным и не пустым в рамках своей колонки. В качестве типа данных для него лучше всего выбрать целое число, поскольку поиск по числам производится в реляционных базах данных быстрее всего. Его следует назначить ключевым, т.е. однозначно характеризующим строки данной таблицы и используемым как внешний ключ в зависимых таблицах.

Таблица «Читатели» будет иметь следующие колонки:

1. номер читательского билета;
2. номер удостоверения личности;
3. адрес;
4. телефон;
5. email.

Следует подчеркнуть, что в качестве ключевого поля целесообразно выбрать номер читательского билета, а не удостоверения личности. Последний, казалось бы, также однозначно характеризует читателя библиотеки, но его использованию в качестве ключевого поля препятствуют следующие обстоятельства:

1. удостоверения личности бывают разными (паспорт, заграничный паспорт, военный билет); каждый вид имеет уникальный номер со сложной структурой, что неудобно при учете; кроме того, существуют лица без гражданства, которым не запрещено быть читателями библиотеки;
2. в качестве ключевого поля целесообразно выбирать целое число, поскольку компьютер обрабатывает таковые наиболее быстро, а значит поиск по базе данных будет наиболее эффективным; это следует иметь в виду, нумеруя читательские билеты; повлиять же на нумерацию, например, паспортов возможности нет.

Наконец, спроектируем третью таблицу — «Выдачи» со следующими полями:

1. инвентарный номер издания;
2. номер читательского билета абонента;
3. дата выдачи издания;
4. дата фактического возврата.

Первые два поля следует назначить вторичными ключами. Это значит, что в поле «Инвентарный номер издания» могут содержаться только значения из соответствующей колонки таблицы «Издания», а в поле «Номер читательского билета абонента» — из таблицы «Читатели». Современные СУБД самостоятельно следят за соблюдением подобных условий (целостностью данных).

Полям с датами следует назначить тип «дата/время», причем поле «Дата выдачи» должно быть обязательным для заполнения: без этого запись в таблице «Выдачи» не имеет смысла.

В таблице «Выдачи» можно было бы предусмотреть и поле «Дата планируемого возврата», но, поскольку срок, на который выдаются книги, известен, это значение можно вычислять динамически, прибавляя к дате выдачи, например, 30 дней.

В полученную информационную модель после формирования таблиц можно добавить дополнительные удобства: представления (views), триггеры, ограничения, функции, средства визуализации и т.п.

Тема 8. Моделирование
библиотечного фонда.

Моделирование
фонда —
построение моделей, отражающих свойства
и параметры библиотечного фонда с целью
их исследования и последующей оптимизации.
(Библиотечное дело: Терминологический
словарь.-М.,1997).

Моделирование БФ
— создание образа фонда библиотеки —
модели, воспроизводящей в миниатюре
его параметры, границы, уровни наполнения
документами,
соответствующие социальным функциям
фонда и потребностям пользователей.
Моделирование имеет различные масштабы:
подфонда и фонда в целом, совокупного
фонда системы.

Для исследования
фонда и последующей его оптимизации
используется целый комплекс моделей:
описательная (вербальная), математическая,
тематико-типологическая или структурная
и библиографическая.

При моделировании
прежде всего учитываются следующие
параметры:

1.
Тематический
диапазон библиотечного
фонда: перечень отрас­лей науки,
хозяйственной и общественной деятельности,
тем, которые соответствуют задачам
конкретной библиотеки и потребно­стям
ее пользователей;

2.
Видовой
аспект комплектования
библиотеки: печатные, аудио­визуальные
документы, электронные издания;

3.
Типологический
аспект фонда:
перечень тех типов изданий, кото­рые
собираются в фонде (научные,
научно-популярные, производ­ственные,
учебные, справочные, информационные);

4.
Языковой
диапазон комплектования
(документы на национальном языке, русском
языке и на иностранных языках);

5.
Географический
или краеведческий диапазон
библиотечного фонда:

а)документы,
выпущенные в свет на определенной
территории;

б)документы,
посвященные определенному краю.

6.
Хронологическая
глубина фонда
определяется временем хране­ния
документов с момента их выпуска в свет.
Для общедоступных библиотек характерна
быстрая обновляемость их фондов;

1. Потребительская
   ориентация фонда,
   которая предполагает вы­явление
   основных групп пользователей библиотеки.

Определяются пути
выхода библиотеки на потребительский
рынок:

а)
массовый
(недифференцированный) маркетинг, когда
библио­тека пытается выйти на широкий
круг потребителей, — практи­чески на
все население, проживающее в зоне ее
обслуживания;

б)
дифференцированный
маркетинг, когда
библиотека ориентиру­ется при
комплектовании, например, отраслевой
литературы, на несколько основных групп
населения (учащиеся, студенты, рабо­тающая
молодежь);

в)
концентрированный
маркетинг, когда
библиотека сосредото­чивает свои
усилия на обслуживании одной приоритетной
группы читателей.

Различают
модели двух основных классов: 1) реальная
или модель-копия;
2) идеальная, оптимальная или прогнозная
модель-проспект
(модель-образец).
Пер­вая модель воспроизводит параметры
реально существующего фонда. При­мером
такой модели служит систематический
каталог, используемый не только для
ориентации в составе фонда, но и для его
изучения. Вторая (проспектная) модель
прогнозирует будущее состояние фонда,
в ней отра­жаются желаемые качественные
и количественные параметры. Это идеальная
(эталонная) модель.

Сведения в модели
могут быть представлены в виде описания
(вербальная модель) , графика (графическая
модель), формулы (математическая модель)
или ином.

Пока
не создана форма единой модели, которая
бы полно отразила, обобщила все
характеристики фонда. Поэтому для
оптимального формирования фонда
необходимо использовать не одну модель,
а целый комплекс. Один и тот же фонд
необходимо отразить в нескольких моделях
одновременно.

Рассмотрим основные
типы моделей БФ.

Описательные
модели
БФ относятся к наиболее старым. В
настоящее время это письменное или
устное словесное описание состава фонда
конкретной библиотеки, его границ и
уровней наполнения. Доступность,
конкретность, образность, широта
характеристики фонда делают этот способ
моделирования особенно распространенным.
Образцом подобной модели являются
методические пособия, составляемые
научно-методическими центрами и
предназначенные для библиотек разных
типов.

Макетные
модели
БФ имитируют внешний вид фонда, в том
числе расположение книжных стеллажей,
систему транспортировки документов и
т.п. Модели из папье-маше, дерева наиболее
наглядны, поэтому незаменимы на выставках,
в учебных аудиториях. Они позволяют
проводить теоретические и практические
занятия (например, перестановка стеллажей
в поисках лучшего варианта их размещения).
Такие модели могут быть автоматизированы:
с помощью ПК на экране дисплея получают
схематические изображения вариантов
оптимального состава и организации
фонда для выбора самого удобного и
paционального.

Библиографические
модели
представляют собой списки комплектов
конкретных документов, которые должны
быть фонде данной библиотеки или в
фондах библиотек подобного типа.
Существуют три вида библиографических
моделей БФ: общая типовая, модель ядра
и проспективная. Две первые модели
используются для работы с документами,
уже вышедшими в
свет,
третья модель — в операциях с документами,
намеченными к изданию. Общая типовая
модель БФ — это предельно полный
профильный библиографический указатель
литературы по конкретной системе
однородных библиотек (например,
публичных)..

Первым образцом
такой модели считается библиографический
указатель Н. А. Рубакина «Сре­ди
книг» (1911—1913 гг.), предназначенный
работникам народных библиотек для
комплектования их фондов, с подробными
рекоменда­циями по его использованию.

Опыт
Н. А. Рубакина в этой области был широко
применен А. А. Покровским, опубликовавшим
в 20-х гг. ряд библиографических списков
литературы для комплектования фонда
массовой библиотеки. Подобные указатели
распространены и в настоящее время. Из
них библиотека выбирает издания,
необходимые ей для улучшения фонда,
повышения его информативности, достижения
наибольшей полноты.

Библиографические
модели фонда
содержат перечень названий тех документов,
которые должны быть в фонде. Примером
таких моделей яв­ляются библиографические
модели ядра фонда библиотек определенного
типа. Преподавателями филологического
факультета СпбГУ составлен список
книжного ядра публичной библиотеки
(2000 г.).

К числу идеальных
библиографических моделей относятся
картотека предварительного заказа и
картотека дезидерат, которая ориентирована
на потенциальное состояние фонда —
восполнение лакун. Реальной библиографической
моделью фонда являются система каталогов
и картотек, инвентарная книга и книга
суммарного учета, отражающие в своей
совокупности в различных аспектах
содержание фонда.

Математические
модели
БФ создают образ фонда в виде математических
формул с помощью количественных и
статистических методов расчета изменения
соотношений его частей. Математическое
моделирование БФ выявило вероятностный
характер формирования и использования
фондов, особенно фондов публичных
библиотек. Опыт работы доказал, что
полное информационное обеспечение
пользователей библиотеки не­возможно
при формальном, жестком нормировании
соотношений различных отраслевых
разделов фонда. При определении тако­го
соотношения документов по тематике,
типам и видам в первую очередь должны
учитываться структура и характер
реальных и перспективных запросов
пользователей, а также наличие в регионе
(или отрасли) близких по профилю и
функциям библиотек. У каждой библиотеки
складывается свое соотношение разделов
фонда, и каждая и них по своим возможностям
уникальна. Математические методы,
применяемые непосредственно на месте,
в конкретной библиотеке позволяют
предельно оптимизировать ее фонд.

Н.А. Рубакин считал,
что минимальный объем фонда определяется
количеством книг, входящих в «библиотечное
ядро», а максимальный объем, исходя из
концеп­ции библиотеки как книжного
отражения вселенной, не может быть
определен и граничит с бесконечностью.

К. Н. Дерунов,
напротив, придерживался принципа
минимакса — «многое в малом». Однако в
крайнем воплощении это означает, что
кроме энциклопедии библиотеке ничего
не надо. Свое пред­ставление о величине
фонда К. Н. Дерунов изложил, составив
перечень желательных книг. Однако такие
перечни очень быстро устаревают и, кроме
того, не учитывают особенностей конкретных
библиотек.

Первые конструктивные
предложения по методике расчета фон­да
относятся к 1911 г. и связаны с именами Б.
Б. Веселовского и Е. Н. Медынского. В 1919
г. Д. А. Валика намеревался создать
«стро­го математическую теорию
библиотечного дела». Количественные
основы библиотечных процессов
исследовались в 20-х гг. В. А. Штейном, А.
А. Покровским, в 30-х гг.—И. М. Фруминым.
В 40—50-е гг. заметных работ в рассматриваемой
области не по­явилось, но начиная со
второй половины 60-х гг. исследование
количественной стороны формирования
библиотечного фонда акти­визировалось.
Наряду с элементарными арифметическими
форму­лами, развивающими идеи прежних
авторов, все шире предлага­лись
формулы, основанные на методах высшей
математики (В. М. Мотылев. А. Г. Раев и
др.).

Минимум фонда,
необходимый для открытия библиотек
разного типа и вида, регламентирован.
Он составляет, например, для сельской
и технической библиотек — 2 тыс. томов,
городской — 5 тыс. томов.

Существуют
международные стандарты величины
библиотеч­ного фонда. ИФЛА рекомендует
для публичных библиотек (или их филиалов)
иметь минимальный объем фонда в 6 тыс.
томов. Объем ставится в зависимость от
числа жителей зоны обслужива­ния: при
населении до 5 тыс. человек их
книгообеспеченность должна составлять
2,5 тома на человека, до 10 тыс.—2 тома, до
20 тыс.—1,5 тома, и свыше 20 тыс.— 1 том.
Оптимальная обращае­мость— 3. Норматив
исключения документов из фонда—12%, или
до 10% бюджета на комплектование фонда.
Прирост фонда считается нормальным,
если он приближается к 3 % ежегодно. Эти
стандарты в целом приемлемы и для наших
условий.

Общие
методы расчета показателей. Число
запросов, которые библиотека обязана
удовлетворять собственными фондами,
можно высчитать на основании закона С.
Брэдфорда. Из закона рас­сеяния
информации следует, что для удовлетворения
всех инфор­мационных запросов требуется
фонд, в несколько или даже де­сятки
раз больший, чем для удовлетворения
большей их части. Поэтому фонд можно
считать укомплектованным оп­тимально
и по составу, и по величине, если им
удовлетворяют около 70 % общего числа
требований по профилю фонда данной
библиотеки. Остальные (около 30 %)
удовлетворяют из фондов других библиотек.

Предоставление
пользователям относительно ограниченного
числа изданий в условиях одной библиотеки
отнюдь не означает, что они лишаются
документов, отсутствующих в данном
фонде. Бла­годаря функционированию
НБФ при относительно невысокой
документообеспеченности достигают
полного удовлетворения инфор­мационных
потребностей пользователей.

Частные
методы расчета показателей. Метод
расчета, осно­ванный на законе
Брэдфорда, равно приемлем и для научных,
и для публичных библиотек. Однако он
слишком общ. Для расчета величины фондов,
не выполняющих функции депозитарного
хра­нения, применяют более точные
частные методы.

Величина активного
фонда не должна превышать возможностей
его освоения пользователями библиотеки,
иначе в нем образуется пас­сивная
часть. Наиболее важными измерителями,
характеризую­щими библиотечный фонд,
являются его величина Ф, исчисляе­мая
количеством находящихся в нем учетных
единиц, а также книго (документо)
обеспеченность (К) реальных или
потенциаль­ных пользователей,
обслуживаемых библиотекой. Из показателей
использования БФ чаще всего употребляются
общая книговыдача, читаемость,
обращаемость, число читателей
(пользователей) библиотеки.

Одной из форм
математического моделирования является
граф-модель БФ, которая создает его
образ, выявляя логические связи между
всеми его частями ( напр., в ЦБС можно
выделить: фонд ЦБ, фонды филиалов, фонд
центральной детской библиотеки,
передвижной фонд). По существу, это
структурная модель БФ. Каждое низовое
звено системы можно также представить
в виде графа. Так, фонд абонемента ЦБ
состоит из социально-экономической,
художественной, технической и другой
литерату­ры. В свою очередь, фонд
каждого из этих отраслевых отделов
оставляют научные, научно-популярные,
учебные, справочные, произ­водственные
издания, которые различаются по типам:
книги, брошю­ры, журналы и т.д. Таким
образом, граф-модель воссоздает полную
картину строения фонда, выявляя сложные
цепи связей от общих до самых элементарных
разделов.

Описательная
модель является
методологической основой для пос­ледующих
моделей и управления фондом в целом.
Она является своеоб­разным паспортом
библиотеки, в ней в словесной форме
определяются задачи библиотеки, ее
миссия, статус среди других библиотек
региона, с которыми координируется
комплектование. Она дает представление
о целях, тенденциях формирования фонда;
о его зависимости от основных характеристик
обслуживаемой библиотекой зоны,
контингента пользователей и их
информационных потребностей, перспективах
развития библиотеки. Указывается
специализация фондов всех библиотек,
входящих как в ЦБС, так и находящихся в
регио­не. Характеризуются структурные
подразделения библиотеки, определяются
виды и типы изданий и экземплярность
приобретаемых документов. Эта часть
описательной модели представляет
интерес и для пользователей, по­этому
она, как правило, размещается на
информационно-рекламном щите библиотеки,
странице библиотеки в Интернете, в
справочнике библиотек определенного
региона и других изданиях.

В 2002 г. ИФЛА издала
«Руководство по политике развития
коллекций, использующей модель
«конспектуса». Конспектус — обзор
(конспект) фондов (коллекций), расположенных
по предметам, схеме классификаций и
содержащий стандартизированные шифра
подфондов, уровней полноты и языков
документов, собираемых как данной
библиотекой, так и их консорциумом. В
«Политику…» входит заявление о
миммии библиотеки, ее целях, о том, кто
является ее пользователями. Должно быть
описание групп пользователей; типов
программ, которые должна обслуживать
библиотечная коллекция; объемы фондов
( примерное количество названий
периодических изданий, книг, электронных
ресурсов, представленных языков);
характеристику бюджетных источников;
перечень формальных и неформальных
кооперативных соглашений, которые могут
влиять на политику и практику развития
коллекций. В общих положениях должны
определяться направления развития
коллекции: текущее комплектование или
докомплектование за старые годы
(монографии, периодика, диссертации,
«серая литература» и др.); языки;
форматы (печатные издания, электронные
документы); специальные источники
финансирования (гранты или дарения). В
«Политике…» перечисляют заведомо
не комплектуемые предметные области.

В
описательной модели обосновывается
тематика комплектования, исходя из
социально-экономического профиля
района, состава пользователей и их
потребностей. Эти данные в полном объеме
отражаются в рабочем аппарате
комплектатора. Описательная модель
является своеобразной объяснительной
запиской к структурной
или тематико-типологической модели
фонда,
которая создает образ фонда по таким
его параметрам, как тематика, тип, вид
документов, примерная экземплярность,
языковой состав, возможности
координированного комплектования,
другие пара­метры в зависимости от
величины, состава фонда и задач его
планирова­ния. Эта модель может
существовать в виде схемы или в форме
картотеки (в последнем случае каждая
тема представляется на отдельной
карточке).

Структурная модель
может иметь приложения: перечень
периодических изданий; основные
библиографические и реферативные
издания, по которым производится отбор
документов и др.

В библиотеках,
работающих в автоматизированном режиме,
может быть создана электронная модель
фонда.

Тематика-типологическая
модель
фонда (ТТМФ) — одна из наиболее
распространенных. В 30-х гг. впервые она
была предложена Н. Барабановым, составившим
тематический план комплектования
библиотеки, в котором отмечены четыре
главных параметра фонда: тематика, типы,
виды документов и примерная экземплярность
по каждому их них. Эти же параметры
заложены в основу современной ТТМФ,
типовая схема которой приведена ниже
(Терешин В.И.).

Индексы (УДК) Темы
Типы документов Виды документов

1
2 3 4 5 6 7 8 а б в г

Примечания:

Типы
документов: 1 — официальные, 2 — научные,
3 — научно-популярные, 4 — учебники и
учебные пособия, 5 — производственные,
6 — справочные, 7 — библиогра­фические,
8 — другие.

Виды документов:
а — журналы, газеты, б — описания
изобретений, в — промыш­ленные
каталоги, г — нормативно-технические.

Примерная
экземплярность проставляется в графах
по каждой теме, типу и виду документа.

В методику построения
ТТМФ входят следующие процессы:
определение тематических, документно-типовых
и видовых границ фонда, расчет примерной
экзмплярности приобретаемых документов,
оформление объяснительной записки к
данным в схеме; обсуждение ТТМФ и ее
утверждение.

Тематико-типологический
план комплектования — документ,
определяющий направления, степень
полноты и экземплярности комплектования
библиотечного фонда по отраслям знания
(тематике), языкам и типологическим
характеристикам документов (виды
приобретаемых документов по целевому
назначению и характеру информации; типу
носителя информации; по материальной
конструкции; периодичности выпуска).
Представляет собой описательную или
схематическую модель комплектования
фонда в виде картотеки тематики и типов
приобретаемых документов,
словесно-описательной характеристики
таблицы тематико-типологических рубрик
с указанием желательного количества
экземпляров. (Библиотечное
дело: Терминологический словарь.-М.,1997).

При составлении
ТТМФ (ТТПК) определяются тип, вид, функции
библиотеки, профиль обслуживаемой ею
зоны (наличие административных,
научно-исследовательских учреждений,
учебных заведений, промышленных и
сельскохозяйственных комплексов и др.)
для формирования местной части фонда.
При определении производственного
профиля зоны учитываются наличие
промышленных предприятий, а также вид
и назначение выпускаемой ими продукции,
вид используемой техники и технологий,
перспективы развития предприятия,
учреждения, региона и др. Специальные
библиотеки всесторонне изучают профиль
обслуживаемых учреждений и организаций,
перспективы развития, научно-исследовательскую
деятельность и др. Выявленные на основе
анализа темы требуют доработки и поиска
смежных тем.

Тематика изучается
также методом изучения читательских
запросов, целей чтения (учеба,
самообразование, научная работа и др.).
Однако
библио­текой принимаются не все
выявленные по запросам темы, а только
перспективные, соответствующие профилю
библиотеки. Решающее значение при этом
имеет частота однотипных, однотемных
запросов. Как известно, у каждого читателя
свой круг интересов, однако часто эти
интересы
совпадают у большого числа пользователей,
создавая общую потребность. Если
количество таких совпадений превышает
8, то по­требность считается групповой,
если меньше — единичной. Некоторые
фондоведы полагают, что единичные
потребности не отражаются в модели
фонда — по ним не накапливается массив
документов, удовлет­воряются они по
межбиблиотечному абонементу. На самом
деле в библиотеках, особенно деловых,
таким потребностям также придается
значение. В фонде бизнес-библиотеки,
например, обслуживающей предприятие,
отражаются информационные потребности
единичных пользователей — работников,
от которых зависят успехи конкретного
пред­приятия. Иными словами, при
моделировании фонда библиотеки
необ­ходимо найти оптимальный вариант
сочетания общих, групповых и единичных
информационных запросов. Фонд любой
биб­лиотеки призван полностью
удовлетворить запросы пользователей
и пре­доставить многоаспектный набор
документов. Однако фонд не безгра­ничен.
Его состав и объем взаимосвязаны и не
должны превышать возможности его
использования пользователями (это
касается прежде всего фондов публичных
и низовых специальных библиотек).
Исключение составляют только фонды
крупных научных, национальных библио­тек.
Основными показателями использования
фондов массовых биб­лиотек, по мнению
Ю. Н. Столярова, являются средняя
книгообеспеченность (7—12 книг на
читателя), читаемость (24 книги в год на
читателя) и обращаемость каждого
документа (два раза в год).

При определении
тематики следует учитывать содержание
и ха­рактер фондов близлежащих
библиотек. Темы второстепенные для
данной библиотеки могут быть включены
в модели фондов соседних библиотек, для
которых они более актуальны. Если в
процессе обслу­живания читателей
возникнет необходимость в них, то можно
востре­бовать их оттуда по МБА.

Всестороннее
исследование позволяет библиотеке
получить почти исчерпывающее представление
о тематическом диапазоне фонда, в который
входят темы текущие и перспективные.

Текущие темы
подразделяются на временные, связанные
с какими-либо событиями, условиями,
эпизодическими потребностями, и
посто­янные с продолжительным сроком
действия. Документы по времен­ным
темам входят только в сферу фонда, в
основном получают их через МБА, а
приобретаются они выборочно. Массив
документов по постоян­ным темам особо
полон, он составляет, как правило, ядро
фонда.

На документы по
перспективным темам, которые
предположитель­но станут текущими,
запросов может еще не быть, тем не менее
библиотека должна их приобретать,
накапливать заранее.

Для разработки
тематики используют таблицы
библиотечно-библиографической
классификации, напр., УДК, ББК, Рубрикатор
ГРНТИ. Могут быть использованы также
рубрики Тематического плана комплектования
платным обязательным экземпляром,
разработанные Центральным коллектором
библиотек.

Выбор типа и вида
документов, отражаемых в структурной
модели фонда, зависит от социального
назначения библиотеки. При определении
документно-типологического и видового
состава БФ необходимо найти соответствие
типа фонда типу (виду) документа.
Узкоспециализированный фонд классифицируют
по типам документа выборочно: напр.,
учебные библиотеки основное внимание
уделяют учебной литературе; технические
библиотеки- производственной и научной.
По видовому диапазону, напр., библиотеки
патентные отдают предпочтение описаниям
изобретений, библиотеки стандартов —
нормативно-технической документации.

При
выборе языка
документов
учитывается язык наиболее ценных
публикаций по профилю фонда, а также
удельный вес владеющих тем или иным
языком из числа пользователей библиотеки.

При расчете
экземплярности (термин ввел в 1937 г. О.С.
Чубарьян) опираются на количество
пользователей, одновременно использующих
документ и срок активной жизни документа
( 2 года в публичной библиотеке); учитывается
также количество структурных подразделений,
в которых документ должен быть представлен,
особые условия пользования (напр., в
читальном зале) и другие факторы; наличие
в библиотеке копировально-множительной
техники, позволяющей снимать с контрольного
экземпляра полные или частичные копии.
Финансовые возможности являются одним
из основных ограничивающих экземплярность
факторов.

Для
библиотек рекомендуются научно
обоснованные нормативные показатели
экземплярности. В крупные научные,
национальные библиотеки и
библиотеки-депозитарии отечественные
и иностранные документы поступают в
1-3 экз.; в библиотеки учебных заведений
— учебные издания в соответствии с
нормативным минимумом, утвержденным
вышестоящими органами (напр., в России
1/3;
в
Беларуси 1 учебник на 5 студентов) (Терешин
В.И.).

Структурную модель
представляют в табличной, карточной,
книжной, электронной или иной форме. На
подфонды некоторых видов документов
(напр., НТД) могут составляться отдельные
ТТМФ.

Начальный,
подготовительный этап создания модели
фонда включает сбор и анализ итоговой
информации о состоянии всех параметров,
характери­зующих состав и величину
фонда, степень его использования,
удовлетворения запросов и потребностей
абонентов. В этих целях широко используют
паспорт фонда .

Опираясь на
полученные данные, выявляют тенденции
развития фонда. Это позволяет наметить
его парамет­ры в будущем и определить
задачи комплектования на заданный
период. Все это закладывают в описательную
модель. Общие и частные параметры
фонда—его объем в целом и каждого из
подфондов, рациональная книгообеспеченность,
обращаемость и тому подобные показатели
-находят отражение в математических
моделях.

Затем создается
структурная модель, тематический, или
тематико-типологический, план
комп­лектования или тематико-типологическая
модель фонда (ТТМФ).

Подготовленные
проекты обсуждают на Методическом
совете библиотеки. Модели утверждает
руководитель библиотеки, ЦБС или, в
случае если библиотека является
структурным подразделением обслуживае­мой
ею организации (учреждения, предприятия),-
руководитель этой организации. После
этого модели
становятся обязательными документами,
определяющими политику формирования
БФ.

Набор
моделей разного вида и назначения
создает системную
мо­дель фонда
и позволяет библиотекарю научно
обоснованно комплекто­вать фонд. Эта
модель является ситуативной, позволяет
гибко и оператив­но реагировать на
изменения ситуации в конкретной
библиотеке. Корректировка ТТМФ проводится
периодически (раз в пять лет).

Коэффициент роста книжного фонда составляет:

Т_рф=68814/70858=0,9711535747551=0,97

Коэффициент роста количества читателей:

Т_ра=11704/10000= 1,17

Коэффициент роста книговыдачи:

Т_рв=147301/146000=1,008910958904=1,01

1.01<1.17> 0.97 => Т_{роста книговыдачи} < Т_{роста количества
читателей} > Т_{книжного фонда}

Выводы: Такое соотношение темпов роста показателей
свидетельствует, что нет интенсификации использования фонда, так как темпы
роста книговыдачи отстают от темпов роста количества читателей. Число
читателей растет быстрее, чем объем фонда и книговыдача. Сохранение таких
темпов может привести к недостаточной книгообеспеченности, росту
неудовлетворенных запросов, снижению читаемости, к дальнейшему падению
интенсификации использования фонда библиотеки.

Управленческие решения: увеличение объема фонда за счет
увеличения ежегодных поступлений в библиотеку, поднятие темпов роста фонда.
Значительная пропаганда литературы для увеличения роста книговыдачи.

У ЦДБ Невского района в 1997 г. высокая обращаемость,
низкая читаемость, низкая книгообеспеченность.

Низкая книгообеспеченность свидетельствует о
недостаточном комплектовании фонда библиотеки.

Низкая читаемость говорит о недостаточном комплектовании
фонда библиотеки, и о его хорошей пропаганде среди читателей.

Такое сочетание показателей не является оптимальным, что
не позволяет говорить об эффективном использовании фондов. Резервы повышения
эффективности использования следует искать в повышении книгообеспеченности.