Как составить назначенное задание

Зачем? Правильно поставленная задача – это высокая эффективность работы сотрудника, подразделения или целого бизнеса. С большей долей вероятности все будет сделано качественно и в срок.

Как? Следуйте определенным правилам. В этом материале мы расскажем об этих принципах, разберем этапы постановки проблемы, эффективные методы и поговорим о наиболее частых ошибках в данной сфере.

Виды задач

Формируя и устанавливая текущие задачи, руководитель должен понимать их статус, срочность и важность. Входные поручения бывают четырех видов. Разберем их по пунктам.

1. Важные долгосрочные

   Это масштабные задачи, которые несут в себе самую высокую степень значимости. Сюда можно отнести: вхождение в топ-10 лучших онлайн-магазинов в сегменте, повышение дохода до пятнадцати миллионов в месяц, открытие пяти филиалов по стране, разработка новой IT-технологии.

   Все, что входит в эту группу, планируется и расписывается на длительный период и с особой внимательностью, вне рабочих планерок и совещаний. Чтобы прописать цели такого рода, нужна специальная обстановка и участники, в числе которых специалисты высокого уровня (программисты, разработчики, топ-менеджеры, директор по маркетингу и другие).

2. Важные текущие

   Все, что нужно предпринять ради дальнейшего процветания бизнеса и его структуры. В их формирование входит предварительное планирование и обработка. Примерами могут служить: замена поставщика и курьерской компании, поиск нового партнера.

3. Каждодневные

   Включают в себя распоряжения сотрудникам на день, которые будут вести компанию к высоким результатам. Обычно все определяется по ситуации, без планов и обработки, например, коммуникация с клиентами и заказ товара.

4. Иные

   Все несрочные направления, от работы с которыми не зависит продуктивность фирмы. Приобретение новой кофеварки в кабинет, подготовка мероприятия для коллектива, перенос административного корпуса в другое помещение.

Важность правильной постановки задач

Некоторые проблемы кажутся обычным делом в работе, но именно в этом и проявляется их главный вред. Со многими из них точно знакомы все.

• Все тратят дополнительное время

Некоторые люди ошибочно полагают, что короткие непонятные задачи берегут время, но в действительности все наоборот: на 10 вопросов уходит 10 минут исполнителя, 20 – проект-менеджера и 40 – клиента.

• Срываются сроки сдачи

Весь проект – это цепочка из заданий и поручений. От того, сколько времени будет потрачено на первый этап, зависит старт последующих. Из-за этого дедлайны сдвигаются, а сама работа сдается с опозданием. Есть вариант снизить ее качество, чтобы успеть все по первоначальному плану, однако это не самый мудрый выход из положения.

• Задерживаются оплаты от клиентов

Это логичный исход из предыдущего пункта. По крайней мере это касается тех, кто работает по постоплате, когда деньги поступают на счет по результатам, или по часовому расчету. Позже передали – позже получили финансы.

• Клиент недоволен результатом

Чаще всего это происходит из-за того, что исполнитель не до конца понимает, какого окончательного результата от него ждут. В итоге клиент отказывается от услуг или просит внести некоторые поправки, требующие приложения дополнительных сил. Может быть, первоначально задание было понятно, но формулировка оказалась некорректной.

• Сотрудники неэффективно расходуют внимание

Один знаменитый человек часто упоминал фразу: «Я очень ленив. Я настолько ленив, что не делаю одну и ту же работу дважды!»

Переключаясь с одного дела на другое несколько раз, мы загружаем себя в 2 раза больше. Представьте, что вы пишете письмо в электронной почте, затем отвечаете на телефонный звонок, и после этого дописываете текст. Сама пауза не так важна, в отличие от повторного перевода внимания на занятие. По результатам западных исследований, этот перенос длится до 15 минут.

Как пример: проект-менеджер определил 10 задач. В течение дня по каждой его спрашивают те вещи, которых могло и не быть, если бы все пункты были поставлены правильно сразу. По итогу на протяжении всего рабочего дня его будет преследовать ненужная рутина.

Формы постановки задачи сотрудникам

У способности ставить задачи есть три вида – требование, просьба, предложение или договоренность. В выборе в основном отталкиваются от корпоративной политики компании.

В своей книге «Открывая организации будущего» Фредерик Лалу рассмотрел основные типы организаций и специфику их корпоративной культуры. Ознакомимся с тем, какие установки и в какой культурной политике используют компании.

Требования

В предприятиях, где концепция строится на идее силы и правил, начальник изображает из себя твердого диктатора. Его умение ставить задачи ограничивается требованиями подобного вида:

• «Новый отчет должен быть сделан до конца текущей недели».

Исполняются они бессознательно и в узких рамках, что сдерживает творческую сторону работника. Такую установку лучше применять в поручениях, которые можно делать на автомате. Однако если вы хотите, наоборот, втянуть сотрудника и увлечь его, то требования необходимо разбавлять другими методами формулировки задач.

Советуем во время использования таких распоряжений по отношению к трудным заданиям создать регламент или свод предписаний для хорошего результата. Все это как текст либо видеоролик можно выложить на платформу с обучением. Так вы сможете откинуть неуверенность в том, что сотрудник сделает что-то неправильно, и воспроизводить данные для остальных работников будет уже необязательно.

Просьбы, предложения и договоренности

Корпоративная политика фирмы может строиться на положениях результата и согласия, что дает выход другим формам заданий, которые предоставляют работнику право на собственное решение трудностей и ответ за результат.

• Просьба:

  «Валера, мы работаем с тобой уже длительное время, есть к тебе просьба. Я не до конца понял, что происходит с клиентом. Мог бы ты помочь мне с подготовкой отчета?»

• Предложение:

  «Я впечатлен показателями твоего отдела. Есть предложение. Если поможешь, буду благодарен. Попытайся написать аналитический отчет о клиентах, чтобы и мне, и остальным стало более ясно. Как ты смотришь на это?»

• Договоренность:

  «Катя, я считаю, что есть возможность улучшения информативности твоего отдела. Что ты думаешь по этому поводу? Есть предложения, как это лучше сделать?»

Вышеописанный метод постановки задач понижает степень твердости, следовательно, процент вероятности отказа возрастает. По этой причине в некоторые моменты можно сохранить и прошлую форму, однако стараться делать это реже. Например, в команде Яндекс нельзя требовать, необходимо договариваться.

Этапы постановки задач

В России не распространена культура творчества. На практике это выглядит как свободное объединение эмоционально развитых опытных творческих людей, самоорганизовывающихся и способных на ускоренное генерирование предложений. Любая форма задач ставится, исходя из обязательных шагов.

Распределение ролей

До того, как ставить задачи, нужно понять, какую роль реализует каждый участник нужной социальной рабочей группы. Так проходит наилучший вариант отбора команды для осуществления стратегического плана:

1. Первым делом управляющий должен определить весь список компетенций для проектного исполнения.

2. Исходя из поставленных компетенций, прописывается устройство отделения или целого коллектива, обязательства работников и распределение ответственности.

3. На рассматриваемые должности набираются соответствующие люди.

4. Принимая во внимание подготовленность сотрудников и их достоинства с недостатками, можно устанавливать тактические и стратегические задачи и их исполнителей.

Однако в реальности данная схема по устройству командной работы не всегда может действовать в полной мере из-за недостаточной компетентности руководителя по подбору и корректировке состава.

Несмотря на это, максимальное применение всех возможных средств по назначению ролей в группе очень важно.

Начав с анализа сотрудников на их возможности, возможно будет формирование такой схемы распределения ответственности и коммуникаций, в рамках которой действующий коллектив будет показывать самые эффективные результаты.

Все исполнители должны четко видеть свои рамки, обязательства и место в общей картине. Порядок в расстановке помогает:

• Не допустить скрещивания функций нескольких работников, чтобы одна работа из-за невнимательности не выполнялась по два-три раза.

• Не пропускать задачи, которые остались без закрепленного на них человека.

Конкретизация действия и результата

Затем нужно оформить стратегию или ориентиры на ближайшее будущее в виде определенных шагов, по ходу выполнения которых работники добьются желаемой цели.

Частой проблемой начальников являются нечеткие распоряжения. Пример – задание в виде наименования в именительном падеже:

«Отгрузка керамогранита». – Фраза вызывает ассоциацию с пассивной констатацией факта, и сотрудник не чувствует толчка к началу работы. К тому же здесь нет ни одной подробности, объясняющей, как подойти к выполнению и что ожидается в итоге.

«Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметить работу в ведомости». – Здесь назначение расписано более подробно. На смену указанию на абстрактную задачу пришло изложение работы, дающее понимание следующих действий.

На первый взгляд это может показаться очевидной деталью, на которую можно закрыть глаза. Но на самом деле, если вы просто замените существительные на глаголы, то задача:

• начнет в большей степени связываться с работой;

• даст недостающие ориентировки и стимул к началу действий;

• будет мотивировать исполнителя.

Определение ответственных

Готовое назначение сразу же идет до выбранного сотрудника. От способностей и полномочий состава зависят и сами задачи. Поэтому все они заранее закрепляются за соответствующими работниками и направляются уже непосредственно к ним.

Отбирая людей, способных качественнее провести работу, вы прокладываете себе путь к самому лучшему варианту развития событий.

Контролировать текущую ситуацию помогут ответственные, которые в любой момент ответят на вопросы по поводу сотрудников и прогресса их работы. Так будет удобнее вносить поправки и давать свои отклики.

По готовности поручения работник обеспечивает доступ ко всем материалам, за которые он полностью ответственен, так как данная сфера деятельности закреплена именно за ним. Это значит, если по результату будут вопросы или замечания, будет понятно, к кому их направлять.

Ограничение по срокам

Установленные дедлайны также имеют немалую важность в процессе работы над задачей.

Не указанный срок будет казаться неограниченным, а значит, сотрудник легко поддастся возможности прокрастинировать.

Для исключения остановок и путаниц в процессе, нужно определять период исполнения уже после распределения поручений. В том случае, если объем работы еще не определен, установите точку контроля, до которой исполнитель должен трудиться на свой максимум в рамках задания.

В указанный день показа промежуточных результатов, взаимодействуя с подчиненным нужно:

• определить темп работы;

• проговорить возникшие проблемы, рассмотреть предложения;

• поставить примерную дату полного завершения выполнения задачи.

Трекинг задач

Для качественного результата на выходе нужно не только иметь способность правильно ставить задачи, но и пользоваться инструментами, позволяющими держать под контролем рабочий процесс и все его детали. Чтобы все время не обновлять в голове список задач и деталей к ним, с самого начала лучше фиксировать все материалы в письменном виде. Однако не все инструменты обеспечат лучшую видимость протекания работы и повысят вашу эффективность в ее контроле.

С виду удобный и практичный блокнот кажется идеальным вариантом, но на практике окажется, что с бумагой и ручкой легко запутаться во всех происходящих процессах. Для отслеживания деятельности сотрудников часто нужна область обширнее, чем листок ежедневника, в котором к тому же нет возможности вносить коррективы и меняющиеся статусы.

Сейчас у нас под рукой всегда есть гаджет, но не всегда есть ручка, поэтому настоящим помощником в работе будут электронные средства. Вы сможете найти адаптированное приложение под любое устройство, а значит информация будет всегда рядом – в телефоне, планшете или ноутбуке.

Методы постановки задач

Выбирая метод постановки задач своим сотрудникам, опирайтесь на тип вашей организации, количество сотрудников и корпоративную культуру внутри коллектива. Выработав свою систему вы сможете добиться максимальной эффективности работы своих сотрудников.

SMART

Этот метод имеет большую популярность, так как помогает в сборе всех требующихся показателей и максимально ясно определяет поручение для исполнителя. Предназначался для проработки целей, но подстроился и под задачи.

Каждой букве аббревиатуры соответствует критерий идеально-установленного назначения:

• Specific – конкретная;

• Measurable – измеримая;

• Achievable – доступная;

• Relevant – актуальная;

• Time bound – с временны́ми рамками.

Пример: в летний период, то есть в высокий сезон, заказчик планирует извлечь больше трафика из контекстной рекламы. Руководствуясь этой целью, он обращается к подрядчику по ней. Клиент использует SMART-критерии и определяет задание исполнителю так:

Повысить трафик с контекстной рекламы на 15 % к 1 июня 2022 года благодаря работе РСЯ, Google Ads и YouTube.

В этом определении задача:

• конкретная – указывает на желаемый результат и путь к его достижению;

• измеримая – есть процент, на который должен быть увеличен трафик;

• доступная – учитывая отсутствие раннее работы с РСЯ, Google Ads и YouTube;

• актуальная – для увеличения прибыли важно получить больше трафика именно в этот сезон из-за высокого спроса;

• с временны́ми рамками – указан срок.

TOTE

Схема строится на основах алгоритма и, несмотря на ее направленность на программистов, она подходит и для взаимосвязи заказчиков и исполнителей в другой деятельности. Особую ценность представляет для коммуникации с новичками, так как ее отличительная черта – подробно разбирать поручение и действия по ходу выполнения.

Буквы наименования здесь означают не критерии, как в предыдущем методе, а части технического задания (ТЗ) и, в какой-то степени, приближение к итоговому показателю:

• Test 1 (Т 1) – конечный исход или результат работы;

• Operation (О) – шаги, осуществляемые во время процесса получения результата;

• Test 2 (Т 2) – как мы поймем, что приближаемся к концу;

• Exit (Е) – как выявить, что задача успешно выполнена.

Эта технология ведет к большему пониманию требуемого от работника, так как наглядно объясняет путь к результату и осознание его реализации.

Например, специалист по контекстной рекламе берет себе в помощь неопытного сотрудника и начинает практику с азов – написания объявлений. Составленное назначение по системе TOTE может иметь такой вид: «Разработать объявления для рекламной кампании ателье».

T 1: Необходимо создать PR-материалы, исходя из концепции, поставленной заказчиком (в файле), образцу (прилагаю) и нашему регламенту (в чек-листе). В структуре объявлений должно быть по 2 заглавия, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.

O: Чек-лист задачи:

• исследовать принципы и форму производства объявлений;

• перенести в шаблон фразы-ключи и заполнить для каждой ее область;

• проанализировать объявление в соответствии с чек-листом и с Директ-правилами;

• согласовать результат.

T 2: Чтобы не тратить время на коррекцию, делайте все в этом порядке.

E: По итогу вы получите заполненный и согласованный шаблон, который можно загружать в Яндекс.Директ.

HD-RW-RM

Местами похож на SMART, но вместо критериев учитывает информационные блоки ТЗ. Предоставляет сотруднику все нужные данные, ничего не упуская из виду.

Аббревиатура передает разделы шаблона, удобного для постановки задачи сотрудникам:

• Header – заглавие, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;

• Description – характеристика, погружает в суть и нюансы;

• Result – результат, описывает пункты, по которым будем оцениваться выполненная задача;

• Way – путь, который может давать подсказку для удобного старта выполнения поручения или показывать его точную инструкцию с контрольными промежуточными точками;

• Redline – время и степень важности, определяет приоритет задачи;

• Motivation – мотивация, показывает, какую выгоду получит поставщик, сотрудник и другие заинтересованные лица.

Основное отличие от остальных принципов состоит в последнем разделе. Исполнитель серьезнее относится к работе, понимая ее смысл.

Например, небольшой группе специалистов по контекстной рекламе при ее росте нужно развиваться без последствий в виде снижения качества на каждом проекте. Для этого необходима стандартизация всех внутренних механизмов. Начальник поручает одному из самых авторитетных участников группы расписать течение настройки в Яндекс.Директ.

Здесь важно предусмотреть все возможные проблемы, ведь доход всего коллектива и каждого отдельного работника может зависеть от точности, организованности действий.

Пользуясь методом HD-RW-RM, задачу можно формулировать таким образом:

«Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директ».

Поручение имеет высокий уровень важности, так как от него может зависеть репутация и прибыль, но исполнитель – мастер своего дела, поэтому можно не тратить время на подробное объяснение каждого действия.

CLEAR

Автор технологии – канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик – разрабатывал методику как замену системе SMART. CLEAR отличается от нее способностью использовать более подвижные задачи, имеющие возможность подстраиваться под новые условия.

Буквы названия здесь – критерии, которым соответствует оформленное назначение:

• Collaborative – совместная работа, дает сотрудникам стимул взаимодействовать друг с другом;

• Limited – ограниченная, как и SMART – осуществимая, с определенным сроком;

• Emotional – эмоциональная, представляет интерес для работника;

• Approachable – доступная, можно распределить на подпункты;

• Refinable – гибкая, может трансформироваться по ходу деятельности.

Первое условие дает понять, что данный принцип подойдет для работы, которая должна быть выполнена группой или парой сотрудников, в противном случае ее суть теряется. Например, системы контекстной рекламы постоянно изменяются, добавляют новые инструменты. Чтобы всегда быть на волне трендов и не лишаться клиентов, в соответствующем отделении хотят, чтобы специалисты систематически рассматривали новинки, анализировали их полезность в различных проектах и отправляли идеи по оптимизации клиентам.

Как может выглядеть задача в рамках CLEAR:

«Отправлять заказчикам идеи по введению новых инструментов рекламных систем до 15 числа каждого месяца».

Так она соответствует методике:

• совместная работа – задача адресована всей группе, ее члены могут помогать друг другу разобраться в обновлениях и выразить предложения;

• ограниченная – она реальна и имеет дедлайн (до 15 числа);

• эмоциональная – выходит за шаблоны и стандарты, позволяя проявить свои способности в маркетинге;

• доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;

• гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.

FAST

Еще одна методика, похожая на SMART. Составлена Массачусетским технологическим институтом. Данный вариант тоже направлен на работу в группе и интересы сотрудников, а значит его не стоит использовать для таких среднестатистических задач, как сбор семантики или анализ площадок в РСЯ.

По аналогии со SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры следуют по критериям задачи:

• Frequently discussed – часто проговариваемая, в команде периодически возникает в разговорах, чтобы не выпустить из памяти;

• Ambitious – амбициозная, реализуемая, но не самая беспроблемная, чтобы подтолкнуть коллектив на максимальный результат;

• Specific – конкретная, так же, как и SMART;

• Transparent – прозрачная, само поручение и цель, ради которой его нужно сделать, ясны всей команде.

FAST – отличный помощник для работы с задачами, имеющими важность для всей компании или отдельного проекта, чтобы они всегда были в поле зрения и результат можно было оценить высоко.

Например, агентство хочет увеличить уровень клиентского сервиса, введя более прозрачные и доступные отчеты по контекстной рекламе. Задачей здесь будет подбор командой наилучшего инструмента и перенос в него всей документации по обслуживанию посетителей.

По FAST задача может звучать так:

«Отобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать подготовку быстрее для специалистов и документацию – понятнее для клиентов».

Пройдемся по критериям:

• часто обсуждаемая – поручение затрагивает всех членов группы, поэтому оно постоянно будет на слуху;

• амбициозная – из-за своей масштабности нелегкая, но при этом выполнимая;

• конкретная – указывает определенный желаемый результат (динамические отчеты в системе визуализации данных);

• прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать документы понятнее).

Мотивация сотрудника, перед которым поставлена задача

Заранее отметим, что здесь имеются в виду задачи повышенной сложности, ведь нет смысла мотивировать сотрудника на выполнение обычного рутинного дела. Зачем стимулы работнику, который должен просто позвонить коллеге по несложному поручению? Можно оповестить его о том, что нужно связаться с Андреем и спросить о дате следующего собрания в их отделе.

Но в случае, когда задача представляет какой-либо уровень трудности и с ней не приходилось сталкиваться до этого момента, тогда несколько слов подчиненному с объяснением значимости выполняемого будут важны. Например, вы – начальник отдела продаж. Вам нужно грамотно определить поручение по выявлению потребностей клиентов менеджеру по продажам. Пандемия коронавируса перевернула рынок: некоторые работают во всю силу, другие решили отсидеться, а кто-то и вовсе ушел.

У вас есть представление того, что сейчас нужно максимально фиксировать внимание на потребностях, способностях и проблемах клиентов. Поэтому менеджерам по продажам необходимо находить подход к каждому потенциальному покупателю, входить в контакт с ним, внимательно слушать, использовать правильные вопросы.

Чтобы этот процесс проходил успешно, нужна подготовка к разговорам:

• Работа станет легче, если ты определишь для себя все болевые точки клиентов.

• Каждая достигнутая цель – это денежное вложение в будущее. А от выявления потребностей прямо зависит то, как и что мы сможем дать потребителю.

• Если в данных условиях мы не можем в полной степени понять нашего клиента, разве можно назвать нас профессионалами?!

• Это задача специально для тебя, так как от других менеджеров тебя отличает профессионализм и находчивость.

Среди многочисленных задач, которые нуждаются в добавлении мотивации сотруднику, есть разделение на отрицательные и положительные. К последним относятся, например:

• «Твои продажу пойдут вверх!»

• «Это поможет нам стать первыми!»

• «У тебя будет больше ресурсов для более интересных и живых задач».

• «Это под силу только тебе!»

Мотивация может иметь и отрицательный оттенок:

• «Ну, если ты не справишься, я даже не знаю…»

• «Надеюсь, повтора прошлого случая больше не будет».

• «Здесь нет места оправданиям. Задача должна быть выполнена!»

Мотивация может быть и неопределенной:

• «Посмотрим, на что ты способен».

• «Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу».

Полезные рекомендации по эффективной постановке задач

• Выбирайте время и место

Заранее подумайте о том, что выбранному сотруднику необходимо вас слышать и видеть. Самый удобный вариант – давать поручения в одно и то же время. А самый лучший – это оперативные собрания, во время которых внимание всего коллектива направлено только на вас, а информация всегда записана и усвоена.

• Соблюдайте субординацию

Во главе отделения стоит руководитель. Он находится в подчинении у вас, а менеджеры по реализации – у него. Все задачи по работе продажников направлять нужно именно начальнику отделения, а не самим сотрудникам. Не забывайте древнее правило: вассал моего вассала – не мой вассал.

• Грамотно выбирайте адресатов

Значимость и срок поручения влияют на то, кому оно будет обращено. Отдавать менеджеру вопросы стратегического характера – нелогично, тем более, если делать это на ходу. Вместо этого можно устроить совещание учредителей или партнеров, в должной степени подготовиться к вопросу.

• Хвалите и мотивируйте персонал

К сожалению, Плохому Начальнику это правило незнакомо. Обычное спасибо могло бы положительно повлиять на ситуацию, если бы наш герой не считал себя выше этого по причине занимаемой должности, от чего не позволяет отхода от официального тона.

В действительности совершенно нормально говорить добрые слова работнику, который на высоком уровне выполнил задачу. Это выступает мотивацией к будущим таким же хорошим результатам. Подсознание фиксирует связь: постарался и сделал отлично – начальник отметил и дал оценку. Можно заблаговременно подталкивать сотрудника, например, если сказать ему: «Это задание я отдал именно тебе, так как твоя прошлая работа впечатляет, я могу тебе довериться». После такого исполнитель будут стараться в несколько раз больше.

Ошибки при постановке задач

• Тон речи

Тактика нападения подойдет только для обсуждения проблем, касающихся жизни и смерти. В любом другом случае разговор будет иметь смысл при уважительном отношении обоих сторон друг к другу без ухода в личные переживания и конфликты. От контроля над словами и их характером зависит то, как сотрудник подойдет к данной ему задаче.

В реальности ошибок данного типа не такое большое количество, как может показаться. Достаточно будет акцента на пяти значимых пунктах, про которые начальники часто забывают.

• Вы думаете, что подчиненные должны догадаться, что вы имеете в виду

Руководители не задумываются о том, что их сотрудники не умеют читать мысли или предсказывать будущее, а, следовательно, не могут самостоятельно узнать те критерии, которые перед ними стоят. В это же время для успешной сдачи готового результата необходимым условием является точная инструкция по любому вопросу. Все нюансы вы обговорите за несколько минут, не придется тратить много времени на разбор ошибок и конфликты по этому поводу.

• Вы заменяете конкретные дедлайны словами «быстро», «скоро», «не так срочно»

Вы можете вкладывать в слово «быстро» значение «несколько часов», а для сотрудников этот же термин может значить «несколько дней», так как временны́е рамки не были поставлены изначально. Исполнитель будет спокойно работать, зная, что в запасе есть день-два, и это приведет к разладу. А недопонимание в отношениях руководителя и подчиненного ведет к серьезным проблемам в любом деле.

• Вы не считаете нужным приводить примеры

Пример особенно важен, если работник впервые сталкивается с задачей такого типа. Это наглядно дополнит ваши указания, придаст четкости и покажет точную картинку желаемого результата.

Вариант: если вы поручаете сотруднику составить опрос оценки клиентами последнего продукта, можно в качестве образца дать предыдущие интервью.

• Вы не предлагаете альтернативные варианты.

Ставя задачу, желательно предвидеть варианты другого развития событий на случай, если первоначально запланированный исход будет невозможен по веской причине.

Вариант задания с использованием этого пункта: «Мне нужно встретиться с финансовым директором 20 числа этого месяца. Если в этот день у него не получится, то есть возможность перенести на послеобеденное время 26 числа. Или можно встретиться в этот день с аналитиком».

Если у исполнителя есть альтернативы, он не тратит лишние нервы, а выполняет поручение спокойно, но имея возможность частой перепроверки. А вам это сбережет время, ведь никто не будет лишний раз тревожить по возникшим вопросам и поправкам.

• Вы не проверяете, понял ли сотрудник задачу.

Не отпускайте подчиненного, пока не удостоверитесь в точном понимании им задачи и ожидаемых результатов. Также уточните, появились ли у него вопросы по делу. Сложность в том, что некоторые сотрудники машинально реагируют и отвечают нет. Кто-то боится переспрашивать, иной по ошибке уверен, что понял все на 100 %. По этой причине всегда лучше перепроверить, что все сказанное вами было услышано и понято.

Варианты открытых вопросов, которое определят степень правильного понимания поручения:

• Какими источниками будете пользоваться для нахождения информации по назначению?

• Каким методом воспользуетесь?

• Вы сможете закрыть проект сами, или нужна помощь?

Не употребляйте закрытые вопросы, такие как «Вы все поняли?» Они не настраивают исполнителя на диалог и не дают полной уверенности в правильном понимании поставленного задания.

Нельзя:

• Определять поручения нападающей интонацией. Исключение из правила – единичные обстоятельства и ЧС на грани жизни и смерти. В других ситуациях избавляйтесь от этой вредной привычки.

• Отвечать на вопрос «Почему?» в диктаторском стиле: «Потому что я так сказал». Хуже ничего быть не может.

• Просить нескольких людей выполнить одинаковую задачу.

• Отказываться признавать, что разные люди могут иметь в виду противоречащие друг другу приоритеты и сроки.

• Игнорировать высокие результаты.

Программы для постановки и контроля за выполнением задач

• Todoist

Сервис Todoist – простой в своем функционале таск-трекер. Доступен на всех устройствах. Позволяет упорядочить все рабочие процессы и фиксировать уровень их результативности. Программа обладает опцией – делить и классифицировать все пометки по цветовой гамме, то есть у вас всегда перед глазами будет висеть самые значимые задачи. Кроме того, полезной функцией является выбор просмотра всех предстоящих на день заданий или их разложение по степени важности.

Удобен и в форме записной книжки, и в виде инструмента для групповой работы.

Начните с бесплатной версии приложения. Если вы поймете, что ее возможностей не хватает, то в любую секунду можно будет оплатить версию Pro или «Бизнес», оплачивая всего раз в месяц или раз в год.

• WEEEK

Создатели WEEEK представляют его как средство, подходящее для работы на удаленке. Прописывать планы можно и самостоятельно, и в составе какого-то коллектива, а руководитель будет сможет следить за процессом в пределах проекта.

Из достоинств программы можно отметить удобное и современное оформление, наличие выбора режима для одного человека или для команды, помощь в распределении ролей, особенностей в рамках иерархического устройства.

В приложении есть несколько вариантов планирования, в том числе и доски, списки и календарь на неделю. Последний может пригодиться в продумывании дня, использовании технологии GTD, исключении или акцентировании отдельных пунктов.

Отличным бонусом служит работа с уведомлениями, которые можно связать с Telegram или выбрать другой удобный путь их получения. Чтобы использовать все в быстром темпе, есть горячие клавиши.

Работа с сервисом не доставляет затруднений: новые проекты появляются в созданных воркплейсах (областях). Также есть опция добавления подпунктов, максимум – 6 уровней вложения.

Имеется версия для смартфона на ОС Android и iOS. Используйте WEEEK для личных целей либо в группе до 5 участников. В бесплатном варианте есть заблокированные функции, которые открываются после приобретения тарифов премиум-доступа.

• Jira

На этой платформе планировать и подмечать ошибки особенно удобно из-за смешения технологий Scrum и Kanban-досок. Перетаскивая, можно более четко и упорядоченно ставить задачи, а также получать более продуктивные результаты через оценивание исполнителей.

Сервис подходит для agile-команд, всю составляющую деятельность можно проверять по ее визуализации в текущий период. Для этого есть диаграммы готовности выполнения, справки об улучшениях или ухудшениях показателей и остальные средства.

• MyLifeOrganized

Планировщик MyLifeOrganized – это простота и удобство во всех аспектах. Работать можно на ПК с Windows или на смартфонах и планшетах с iOS и Android.

Отличие сервиса – в возможности составлять дерево иерархии, на которое и попадают все новые списки. Доступен и To-Do список, чтобы оставаться в фокусе актуальных задач. Проекты можно расформировывать на разделы и подпункты. По мере установки дедлайнов и контекстов на автомате появляется перечень активных действий.

Облачная синхронизация поможет не быть привязанным к одному устройству, а переходить между ними. Но эта функция – привилегия платных подписок.

• Asana

Программа популярна для командных работ, отслеживания задач и выстраивания нужного уровня коммуникации. Для самоорганизации также имеет смысл. Проекты встают либо в список задач, либо в виде канбан-доски, которая помогает показывать рабочие направления и их значение.

Продуктивность прямо связана с Asana в некоторых компаниях. К задачам можно прикреплять их характеристику, степень важности, какие-то файлы, дедлайн, имена сотрудников. Задания детализируются, коллектив внутри приложения вступает в коммуникацию, можно найти много интересных фишек с уведомлениями, по доступу и разделению задач.

Данный инструмент планирования доступен на платформах Windows, macOS, iOS и Android. Частным лицам и локальным коллективам (до 15 коллег) можно пользоваться сервисом бесплатно. Такая версия имеет достаточно широкий функционал, но, если ее не хватает, всегда можно перейти на один из платных тарифов.

• Trello

Благодаря своему функционалу и сервису услуг данный сервис задач – Trello – получил достаточно большую популярность у пользователей. Этот инструмент выполняет как работу в команде, так и индивидуально, именно благодаря этому он идеально подойдёт для сотрудничества и управления различными проектами, а также для повышения личной эффективности.

Преимущества сервиса – это автоматическое копирование в резерв, обширные возможности коллаборации со внешними службами, такими как Google Drive, Dropbox и подобными, а также функциональную систему декомпиляции.

Основной функционал услуги – бесплатный. Для того, чтобы управлять правами доступа и загружать свои данные, необходимо подключить платные тарифы: Standard, Premium или Enterprise.

Trello работает на всех современных браузерах, этот инструмент доступен как настольная версия на персональных компьютерах, есть версия для мобильных устройств.

Сотрудник должен задавать дополнительные вопросы, потому что руководитель не в силах читать мысли, просто многие боятся быть навязчивыми, вот и пытаются сделать так, как сами знают. Но именно для этого необходимо делать все в понятном виде для сотрудника, чтобы было прозрачно и ясно.