Когда составляется номенклатура дел на 2023 год
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2023 год, составленная в 4-м квартале 2022-го, начинает заполняться с 01.01.2023.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».
Кто занимается составлением номенклатуры дел
Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.
Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.
Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.
Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.
Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».
Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел пошагово описан в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно прямо сейчас.
Порядок утверждения номенклатуры
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Как оформлять заголовки дел
Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.
Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.
Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.
В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».
При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».
Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».
О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».
Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.
Где взять образец номенклатуры дел
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО по ссылке ниже:
Скачать образец номенклатуры дел
Итоги
Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.
Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.
Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc
Роль документа
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Какие дела включать в номенклатуру
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Когда формируется документ
Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Кто ведет номенклатуру дел
Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.
Правила составления
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
Правила оформления
Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.
Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.
Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.
Образец составления номенклатуры дел
- Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).
- Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
- индекс или номер дела,
- заголовок или название,
- количество содержащихся в нем частей или томов,
- срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
- отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
- В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее четвертый раздел рассказывает о номенклатуре дел – первом из учетных документов, который появляется в организации, принявшейся наконец-то за свой архив. Из материала вы узнаете, как составить номенклатуру дел, как ее вести, уточнять и закрывать.
Степень универсальности этого раздела инструкции высокая, его могут помещать в свои регламенты и государственные, и коммерческие организации любого размера и сферы деятельности. Номенклатура дел является обязательным документом любой компании, ее форма унифицирована, а правила обращения с ней общие. Различия могут быть в распределении ответственности за процессы: кто составляет номенклатуру, кто отвечает за сбор информации для уточнения, кто закрывает и т.д.
Номенклатура дел – обязательный документ
О том, что номенклатура дел обязательный для ведения организацией документ, говорят Правила 2015[1].
Порядок работы над номенклатурой дел
В инструкции по хранению документов устанавливаются основные этапы создания номенклатуры дел: порядок разработки, согласования и утверждения. Самое главное – распределить ответственность: кто и за что отвечает на каждом этапе работы над номенклатурой.
В нашем примере за разработку номенклатуры дел отвечают работники канцелярии (в центральном офисе компании) и ответственные за хранение документов (в филиалах). Но есть и другой вариант, более удобный для архивиста, но довольно трудоемкий: возложить ответственность за разработку номенклатуры дел на структурные подразделения. В таком случае это они раз в год должны будут представить архивисту проекты разделов номенклатур дел, а архивист – свести их труды в сводную номенклатуру дел компании. В инструкции по хранению документов это можно установить, например, так:
4.3. Сводная номенклатура дел Общества составляется в Канцелярии на основании номенклатур дел структурных подразделений. Ответственность за составление и своевременное представление Канцелярии номенклатур дел структурных подразделений несут их руководители.
Важно установить сроки выполнения каждого из процессов работы над номенклатурой дел. Например:
- представление структурными подразделениями своих номенклатур – не позднее 1 ноября;
- утверждение сводной номенклатуры дел на следующий год – не позднее 25 декабря;
- представление сведений о количестве и составе дел (при закрытии номенклатуры дел) – не позднее 20 января;
- закрытие сводной номенклатуры дел – не позднее 1 марта.
Автор инструкции по хранению документов может установить собственные сроки выполнения этих процессов.
Подготовка проекта
Форма номенклатуры утверждена Правилами 2015 в Приложении № 25. Эту форму, адаптированную под организацию, утверждают на локальном уровне в инструкции по хранению документов.
В тексте инструкции описывают источники информации, правила формулирования наименований разделов, порядок внесения дел и пр. (Схема).
На примерах продемонстрируем заполнение форм.
Заполненная форма сводной номенклатуры дел представлена в Примере 1.
Итоговая запись является неотъемлемой частью номенклатуры дел, но оформляется по завершении календарного года. Заполненная итоговая запись к номенклатуре дел за 2021 год (ведь 2022 год еще не закончился, и количество дел, созданных в нем, подсчитывать рано) – в Примере 2.
Согласование
Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией (далее – ЭК) организации. Перед выходом на ЭК проект номенклатуры должен собрать визы руководителей всех структурных подразделений, каждый из которых согласовывает свой раздел. Визы предварительного согласования не показывают на готовой номенклатуре, на ней фигурирует только виза согласования с ЭК.
Если у компании много филиалов и в каждом из этих филиалов создана и действует собственная ЭК, которая подчиняется центральной ЭК, то согласование сводной номенклатуры дел филиала происходит в следующей последовательности (Алгоритм):
Если ЭК филиалов не подчиняются ЭК центрального офиса, то сразу после согласования «местной» ЭК проект номенклатуры отправляется на утверждение.
Организации – источники комплектования государственного (муниципального) архива один раз в пять лет, а также после изменения структуры или вида деятельности компании согласовывают свои номенклатуры дел с Центральной экспертной комиссией архивного учреждения, которому организация подведомственна.
Утверждение
Обычно номенклатуры дел утверждаются лично руководителем организации. Приказ не составляется, поскольку для введения номенклатуры дел в действие не нужно совершать никаких дополнительных шагов.
Впрочем, утвердить номенклатуру можно и приказом – это не ошибка. Например, если у компании широкая филиальная сеть и каждый филиал должен разработать свою номенклатуру дел, то целесообразно утверждать номенклатуры всех филиалов одним приказом, а не «поштучно». Управленческое решение в приказе тогда может выглядеть следующим образом:
В Примере 3 представлен раздел «Разработка и ведение номенклатуры дел» инструкции по хранению документов.
Резюме
1. Раздел, посвященный созданию, ведению и закрытию номенклатуры дел, обязателен в инструкции по хранению документов, поскольку номенклатура дел является обязательным документом организации.
2. В разделе устанавливаются ответственные за ведение номенклатуры дел работники, сроки выполнения мероприятий по номенклатуре (составление, утверждение на следующий год, закрытие).
3. В разделе целесообразно установить правила заполнения формы номенклатуры дел: индексирования, формулирования заголовков, сроков хранения, внесения в номенклатуру электронных дел.
[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2022.
Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров.
Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов.
Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет».
Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше!
Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации закрепляет группировку документов в дела, обеспечивает систематизацию и индексацию дел, обеспечивает учет дел в делопроизводстве. Основная содержательная часть номенклатуры дел составляется как таблица (см. Пример 2). Разберем подробно, как заполняется каждая ее графа.
Графа 1 «Индекс дела»
В графе 1 проставляются индексы дел, которые состоят:
- из цифрового (реже буквенно-цифрового) обозначения структурного подразделения или направления деятельности и
- порядкового номера заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
Например, в индексе 08-14:
- 08 – код структурного подразделения;
- 14 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Связанный материал
Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются
№ 11 / 2021
См. статью «Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются» в № 11’ 2021. Что означает «документ, законченный делопроизводством»? Четкого определения нет, однако от этого момента (точнее с 1 января следующего года) начинает отсчитываться срок хранения. Объясняем, как определить этот момент (и в дело какого года подшить документ): для распорядительных документов, служебных писем и обращений граждан, учредительных документов, планов и отчетов (годовых и более длительных). Почему в несколько раз дольше теперь приходится хранить документы – основания к приказам о приеме и увольнении, аттестации, оплате труда и др.
Если дело отнесено к категории переходящих1, то не рекомендуется менять его индекс при переносе заголовка дела в номенклатуру дел следующего года, т.е. на протяжении всех лет, в течение которых дело будет переходящим, его индекс не меняется.
Графа 2 «Заголовок дела»
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
В приложении № 15 к Методическим рекомендациям признаки, в соответствии с которыми составляются заголовки дел, и примеры заголовков дел приведены в таблицах. Приведем фрагмент этого полезного методического документа далее:
Фрагмент документа
Приложение 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199)
…Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию…
Поскольку номенклатура дел составляется на предстоящий год, а в течение года могут появляться новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для этого в конце каждого раздела сводной номенклатуры оставляют 2-3 резервных (свободных) индекса для включения в них заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел (см. дела 01-37, 01-38 и 01-38 в номенклатуре из Примера 2). Такая необходимость может возникнуть, если меняется законодательство и появляются новые виды документов, если в организации возникают новые виды деятельности или по другим причинам.
Кроме того, заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, в течение года могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Это отмечается в рабочем экземпляре номенклатуры дел подразделения и на обложках и корешках дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов жестко не установлен. Как правило, они располагаются по степени важности документов, иначе говоря, по срокам хранения:
- документы постоянного срока хранения располагаются в начале раздела;
- потом по мере убывания сроков.
Этот принцип расположения заголовков дел в основном будет выдержан, если заголовки будут расположены в разделе номенклатуры дел в следующей последовательности:
- распорядительные документы вышестоящих организаций (копии, при их наличии);
- распорядительные документы организации;
- учредительные документы организации;
- организационно-правовые документы организации (правила, положения, инструкции, регламенты и др.);
- плановые документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
- отчетные документы по степени значимости (годовые, полугодовые, квартальные и меньшей периодичности, при их наличии);
- договоры (по видам и степени значимости);
- документы, отражающие специфику деятельности подразделения;
- переписка (с органами власти, вышестоящими организациями, с контрагентами и иными организациями, с подведомственными организациями, с гражданами);
- учетные и регистрационные документы (журналы, книги, картотеки, базы данных).
Графа 3 «Количество томов»
С наименованием графы 3 произошел казус. Правила 2015 г.2 утвердили формы номенклатуры дел (приложения 25 и 26):
- для подразделения – здесь графа 3 называется «Количество томов (частей)»;
- сводную для организации – графа называется «Количество дел».
Причем первый вариант (в номенклатуре подразделения) корректный, а второй (в сводной номенклатуре) – нет! Ведь в 1 строке номенклатуры описывается 1 дело с 1 заголовком, таким образом дел в соответствующей ячейке не может быть более 1, а вот томов (папок) может получиться несколько.
Большинство организаций, «не заморачиваясь», использует утвержденную приказом Минкультуры России форму сводной номенклатуры дел с некорректным заголовком графы 3 «Количество дел» и вносят туда фактическое количество томов (частей) дела, которое получилось по окончании календарного года.
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать:
- 250 листов или
- 4 см толщины3.
Когда дело преодолевает хотя бы одну из этих планок, его разделяют на тома. В графе 3 номенклатуры дел указывается:
- только количество томов цифрой либо
- еще отличительные признаки деления дела по томам (обычно по номерам документов и хронологическому признаку, но бывает что и по алфавиту).
А вот в описи дел при их передаче в архив каждый том описывается в отдельной строке и потому там их отличия описывают всегда.
Пример 1. Отражение нескольких томов одного дела с бумажными документами
Электронные дела на тома не разделяются: независимо от объема, все электронные документы, относящиеся к делу, составляют 1 электронное дело.
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела и номер (номера) статей по перечню, типовой или примерной номенклатуре дел.
Для определения сроков хранения документов используются:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее – Перечень 2019 г.);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182) (далее – Перечень НТД);
- ведомственные перечни документов со сроками хранения (разрабатываются и утверждаются федеральными органами исполнительной власти; устанавливают сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата органа власти, его территориальных органов в субъектах Российской Федерации и подведомственных организаций (при их наличии)).
Кроме того, сроки хранения могут быть установлены законами и подзаконными актами различных ведомств.
Так как большинство сроков хранения в сводной номенклатуре дел устанавливаются на основе Перечня 2019 г., то его статьи и пункты приводятся в номенклатуре без указания наименования этого документа (см. Пример 2). Если в номенклатуре какие-то сроки взяты из другого источника, то кроме статьи указывается еще его наименование. Если какой-то источник задействован часто, то можно ввести краткое обозначение и потом его употреблять.
Например, это касается Перечня НТД (см. Пример 2). Так было и когда у многих кадровых документов срок хранения сократили до 50 лет законом об архивном деле4 (т.е. временно не применялись более длинные сроки действовавшего тогда Перечня 2010 г.), теперь новый Перечень 2019 г. соответствует этому закону, поэтому можно ссылаться на статьи нового Перечня.
При использовании Перечня 2019 г. нужно руководствоваться Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В этой инструкции даются разъяснения о том, как применять те или иные сроки хранения, например: «постоянно», «до минования надобности», «до ликвидации организации» и иные. Важно обратить внимание на пункт 4.4 инструкции, которым установлено следующее:
- срок хранения «постоянно» является таковым только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, а также для негосударственных организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов в соответствии с договором;
- для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы хранятся в организациях не менее 10 лет – это наиважнейшее положение отражено «мелким шрифтом» в сноске <1> к шапке основной таблицы Перечня 2019 г. Получается, что в номенклатуре дел у таких организаций и таких документов в графе 4 может быть написано:
- «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме
- но можно поступить лучше: писать там срок «10 лет*» или «10 лет ЭПК*» и указать единожды в сноске к этой «звездочке», что «В соответствии с п. 4.4 Инструкции… документы, имеющие в Перечне… срок хранения «постоянно» в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, могут храниться не менее 10 лет»;
- можно писать конкретный срок хранения более 10 лет (например, 20 лет), присвоенный делу решением ЭК организации со ссылкой на ее протокол.
- «постоянно», а информацию про то, что хранить их достаточно 10 лет, они будут держать в уме
Фрагмент документа
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237)
…4.1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
4.2. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
4.3. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению…
4.4. Срок хранения «Постоянно»… означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях:
- 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций;
- 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации;
- 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения «Постоянно» в соответствующие архивы в сроки, определенные договором.
Срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет.
4.5. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
4.8. Срок хранения 50/75 лет, установленный для документов по личному составу, означает следующее:
- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, составляет 75 лет;
- срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, составляет 50 лет;
- по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности;
- документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
4.9. Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
4.10. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается.
4.11. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями…
Графа 5 «Примечание»
Примечание используется для различных отметок служебного характера. В этой графе указываются:
- названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
- отметки:
- о заведении дел, о переходящих делах;
- выделении дел к уничтожению;
- лицах, ответственных за формирование дел;
- передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.
Электронные документы в номенклатуре дел
Нормативными документами по делопроизводству установлено, что электронные документы включаются в дела по общим правилам – так же, как и документы на бумажном носителе.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)
3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».
Фрагмент документа
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)
8.5. …Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе…
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года… Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело…
8.17. …Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:
«Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”».
Обратите внимание – в Примере 2 мы показали, как можно отразить в номенклатуре дел:
- электронные оригиналы документов, подписанные электронной подписью (дела № 01-18, 01-25, 01-29 и 01-30);
- электронные сканы бумажных оригиналов, в номенклатуре они называются «электронные копии» (дела № 01-05 и 01-19) и
- электронные проекты бумажных оригиналов, которые тоже можно сохранять и отражать в номенклатуре дел (дело № 01-04).
В этом же примере видно, как подлинник документа может длительно храниться в одном подразделении, а его копия – до минования надобности в другом подразделении (дела № 01-12, 03-07 и № 02-01). Если же организация сделает доступ к электронным копиям таких документов (например, на общем сервере или в СЭД), тогда дело с копиями может числиться единожды в том же подразделении, где находится оригинал, и не придется рассылать и хранить бумажные копии во многих подразделениях (см. дело № 01-05).
Мнение эксперта
Елена Игнатьева, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
В октябре – ноябре издается приказ о разработке номенклатуры дел на следующий год, чтобы обязать структурные подразделения предоставить свои актуальные номенклатуры.
Чтобы актуализировать номенклатуру дел на следующий год, каждому структурному подразделению необходимо выполнить следующие шаги:
- отметить дела, которые закрыты в этом году и больше их вести не будут;
- составить перечень дел, которые будут заведены в текущем году, чтобы внести их в номенклатуру на следующий год;
- отметить переходящие дела, которые тоже должны в ней остаться;
- уточнить заголовки дел и сроки хранения;
- внести соответствующие правки в проект номенклатуры подразделения на следующий год и передать его в службу делопроизводства.
После того как все структурные подразделения передали свои проекты номенклатуры дел, составляется сводная номенклатура по организации, которая утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года:
- подписью в грифе утверждения на самой номенклатуре (как в Примере 1) либо
- приказом по основной деятельности (тогда его реквизиты отражаются в грифе утверждения на сводной номенклатуре).
Пример 2. Сводная номенклатура дел организации (не источника комплектования) на 2022 год
3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).
Пример: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.