Как составить номенклатуру дел в образовательном учреждении - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2023 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
штатного расписания;
рабочих планов и отчетов;
НД за предыдущие периоды;
другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

«Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
«Номенклатура дел отдела кадров — образец».

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

О принципах составления НД читайте также в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Номенклатура дел в ДОУ в 2023 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Источник

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению

Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.

Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.

Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.

При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:

-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);

-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;

-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;

-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.

Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.

В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента

При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:

ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.

ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и № статей по перечню

Примечания

1	2	3	4
01. Организационно-распорядительная деятельность
01-01	Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы	ДМН, ст. 1-б	Касающиеся деятельности учреждения – постоянно
01-02	Устав	Постоянно, ст. 13-а
01-03	Лицензии на право ведения образовательной деятельности, дополнительных образовательных услуг	Постоянно, ст. 19
01-04	Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации	Постоянно, ст. 21
01-05	Договор с учредителем	Постоянно, ст. 14
01-06	Приказы директора учреждения по основной деятельности	Постоянно, ст. 6-а
01-07	Журнал регистрации приказов по основной деятельности	Постоянно ст. 72-а	Хранятся в организации
01-08	Годовые планы работы учреждения	Постоянно, ст. 90-а
01-09	Годовые отчеты учреждения	Постоянно, ст. 114-б
01-10	Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения	3 года, ст. 10-б	После замены новыми
01-11	Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 10-а
01-12	Протоколы совещаний у директора	Постоянно, ст. 5-г
01-13	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора	Постоянно, ст. 36-а
01-14	Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц	5 лет, ст. 36-б	После смены должностного, материально-ответственного лица
01-15	Протоколы заседаний совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
01-16	Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности	5 лет, ст. 6в
01-17	Переписка с организациями по основным вопросам деятельности	5 лет ЭПК, ст. 12
02. Организация учебного процесса
02-01	Годовой план учебно-воспитательной работы	Постоянно, ст. 90-а
02-02	Годовой отчет об учебно-воспитательной работе	Постоянно, ст. 114-б
02-03	Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг)	ДЗН, ст. 273	Перечень просвещения, 1989 г.
02-04	Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах	Постоянно, ст. 16
02-05	Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах	Постоянно, ст. 39
02-06	Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ)	5 лет, ст. 211	Перечень просвещения, 1989 г.
02-07	Протоколы заседаний педагогического совета учреждения	Постоянно, ст. 5-в
02-08	Протоколы заседаний методических объединений учреждения	Постоянно, ст. 5-в
02-09	Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми	Постоянно, ст. 42
02-10	Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми	5 лет, ЭПК, ст. 58
02-11	Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень)	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-12	Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень)	50 лет, ст. 322	Перечень просвещения, 1989 г.
02-13	Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании	50 лет, ст. 323	Перечень просвещения, 1989 г.
02-14	Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей	50 лет, ст. 319	Перечень просвещения, 1989 г.
02-15	Книга учета пропущенных и замещенных уроков	5 лет, ст. 337	Перечень просвещения, 1989 г.
02-16	Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся	Постоянно, ст. 383	Перечень просвещения, 1989 г.
03. Учебно-воспитательная деятельность
03-01	Расписание занятий	1 год, ст. 380
03-02	Классные журналы	5 лет, ст. 605	Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет
03-03	Индивидуальные учебные планы педагогов	5 лет, ст. 574	Т.П. 1989 г.
03-04	Приказы директора учреждения по движению учащихся	75 лет, ЭПК, ст. 6-б
03-05	Алфавитная книга записи учащихся	50 лет, ст. 329	Перечень просвещения, 1989 г.
03-06	Личные дела учащихся	3 года , ст. 330	После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г.
03-07	Экзаменационные работы учащихся	3 года, ст. 328	Перечень просвещения, 1989 г.
03-08	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий	3 года, ст. 326	Перечень просвещения, 1989 г.
03-09	Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ)	5 лет, ст. 327	Перечень просвещения, 1989 г.
03-10	Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения	5 лет, ЭК
03-11	Журнал группы продленного дня	5 лет, ст. 333	Перечень просвещения, 1989 г.
03-12	Журнал учета факультативных занятий	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
03-13	Журнал учета кружковой работы	5 лет, ст. 332	Перечень просвещения, 1989 г.
04. Кадровое обеспечение
04-01	Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении	Постоянно, ст. 35-а	Персональные – в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003
04-02	Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении)	75 лет, ст. 6-б
04-03	Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях)	5 лет, ст. 6-б, прим.
04-04	Личные дела педагогов и работников учреждения	75 лет, ЭПК, ст. 337-б
04-05	Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников)	75 лет, ЭПК, ст. 339
04-06	Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 лет, ЭПК, ст. 338
04-07	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 лет, ЭПК, ст. 359
04-08	Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу	75 лет, ст. 358-а
04-09	Книга (журнал) регистрации трудовых договоров	75 лет, ст. 358-д
04-10	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования, ст. 342	Невостребованные – не менее 50 лет
04-11	Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет, ст. 358 е
04-12	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел	5 лет, ст. 343
04-13	Графики предоставления отпусков	1 год, ст. 356
05. Бухгалтерский учет и отчетность
05-01	Штатное расписание и изменения к нему	Постоянно, ст. 32-а
05-02	Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним	Постоянно, ст. 112-а
05-03	Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним	Постоянно, ст. 135-б
05-04	Годовые отчеты об исполнении сметы расходов	Постоянно, ст. 140-б
05-05	Годовые отчеты по налогам	Постоянно, ст. 170 а
05-06	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному)	Постоянно, ст. 143
05-07	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов	5 лет, ст. 145	При условии завершения проверки (ревизии)
05-08	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
05-09	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет, ст. 148	При условии завершения проверки
05-10	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5 лет, ст. 150	При условии завершения проверки
05-11	Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 лет, ст. 192	При условии завершения проверки
05-12	Исполнительные листы	ДМН, ст. 162	Не менее 5 лет
05-13	Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	5 лет, ЭПК, ст. 193-б	После окончания срока действия последнего договора, соглашения
05-14	Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений)	5 лет, ст. 193-в	После ликвидации основных средств
05-15	Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)	5 лет, ст. 193-д	При условии завершения проверки
05-16	Книги (журналы, карточки) учета доверенностей	5 лет, ст. 193-п	При условии завершения проверки
05-17	Положение о премировании работников	5 лет, ЭПК, ст. 154	После замены новыми
05-18	Лицевые счета работников	75 лет, ЭПК, ст. 153
05-19	Договоры о материальной ответственности	5 лет, ст. 189	После увольнения материально-ответственного лица
05-20	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 лет, ст. 157
05-21	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	ДМН, ст. 165	Не менее 5 лет
05-22	Листки нетрудоспособности	5 лет, ст. 475
05-23	Графики учета рабочего времени	1 год, ст. 281
06. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
06-01	Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе	Постоянно, ст. 10-а
06-02	Положения об ЭК и архиве учреждения	Постоянно, ст. 16
06-03	Номенклатура дел учреждения	Постоянно, ст. 67-а
06-04	Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК	Постоянно, ст. 5-в
06-05	Описи дел постоянного хранения	Постоянно, ст. 74-а
06-06	Описи дел временного хранения	3 года, ст. 74-б	После уничтожения дел
06-07	Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Постоянно, ст. 73	На муниципальное хранение передается при ликвидации
06-08	Журнал учета выдачи дел во временное пользование	3 года, ст. 75-д
06-09	Журнал регистрации поступающих документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-10	Журнал регистрации отправляемых документов	3 года, ст. 72-б	В электронной форме
06-11	Журнал регистрации телефонограмм	3 года, ст. 72-г	В электронной форме
06-12	Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению	5 лет, ст. 56-б	В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения
06-13	Журнал регистрации обращений граждан	5 лет, ст. 72-в
07. Административно-хозяйственная деятельность, материально-техническое обеспечение
07-01	Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком	Постоянно, ст.57
07-02	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год, ст. 407	После замены новыми
07-03	Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 186	После истечения срока действия договора
07-04	Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении	5 лет, ст. 436	После истечения срока действия договора
07-05	Технические паспорта здания и оборудования	5 лет, ЭПК, ст. 430	После ликвидации здания, списания оборудования
07-06	Технические паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств ст. 451
07-07	Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения	1 год, ст. 420
07-08	Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции	5 лет, ст. 394
07-09	Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования	5 лет, ст. 401
07-10	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением	5 лет, ЭПК, ст. 434
07-11	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Постоянно, ст. 409
08. Охрана труда, техника безопасности
08-01	Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности	5 лет, ЭПК, ст. 295
08-02	Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности	10 лет, ст. 299
08-03	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	ДЗН, ст.309
08-04	Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности	5 лет, ст. 314
08-05	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 лет, ст. 315
08-06	Книга учета инструктажа по технике безопасности	10 лет, ст. 316-б
08-07	Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий	Постоянно, ст.320
08-08	Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях	45 лет, ЭПК, ст. 322-а	Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно
08-09	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения	5 лет, ст.326
08-10	Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников	5 лет, ст.330
09. Библиотека
09-01	Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов	До ликвидации библиотеки, ст. 819	Т.П. 1989 г.
09-02	Книги суммарного учета библиотечного фонда	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-03	Дневник учета работы библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 820	Т.П. 1989 г.
09-04	Картотеки учета периодических изданий	До ликвидации библиотеки, ст. 824	Т.П. 1989 г.
09-05	Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу	3 года, ст. 825	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-06	Картотеки формуляров выданных книг	До ликвидации библиотеки, ст. 826	Т.П. 1989 г.
09-07	Книги учета литературы	3 года, ст. 827	Т.П. 1989 г.
09-08	Списки литературы, изъятой из обращения	До ликвидации библиотеки, ст. 828	Т.П. 1989 г.
09-09	Акты списания книг и периодических изданий	10 лет, ст. 831	Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда
09-10	Акты инвентаризационных проверок библиотеки	До ликвидации библиотеки, ст. 834	Т.П. 1989 г.
09-11	Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные)	До ликвидации библиотеки, ст. 836	Т.П. 1989 г.
10. Медицинская часть
10-01	Медицинские карты (истории болезней) детей	5 лет, ст. 441	Перечень просвещения, 1989 г.
10-02	Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся	3 года, ст. 691	Т.П. 1989 г.
10-03	Требования (заявки) на медикаменты	3 года, ст. 724	Т.П. 1989 г.

СОГЛАСОВАНО

ЭПМК агентства

по делам архивов Пермского края

Протокол от 26.04.2007 № 4

СОГЛАСОВАНО

ЭМК МУ «Архив города Перми»

Протокол от 07.09.2006 № 10

Список сокращенных слов

ДЗН – до замены новыми

ДМН – до минования надобности

Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)

ЭК – экспертная комиссия

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия

Источник

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
- индекс или номер дела,
- заголовок или название,
- количество содержащихся в нем частей или томов,
- срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
- отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Источник