Когда специалист-сметчик начинает работу с новым объектом строительства, первым делом необходимо задаться вопросом: какую нормативную базу следует использовать при составлении смет по этому объекту? Ведь если посчитать стоимость строительства по расценкам «не той» нормативной базы, то сметная документация не пройдёт экспертизу и придётся исправлять допущенную ошибку.
Для того чтобы подключить в программе «ГРАНД-Смета» нужную нормативную базу, необходимо открыть на панели инструментов вкладку Файл и перейти там в режим Выбор Базы. Нормативные базы, включённые в состав программы на данном компьютере, доступны для выбора в разделе Локальные базы.
Названия баз содержат вполне достаточные сведения для выбора нужной нормативной базы. Сокращения ГЭСН и ФЕР обозначают федеральную сметно-нормативную базу. Нормативные базы, в названии которых указан какой-либо регион Российской Федерации, содержат соответствующие территориальные сметные нормативы. Также здесь можно увидеть различные специальные нормативные базы, в том числе ведомственной или отраслевой принадлежности. В скобках после основного названия нормативной базы может быть указан год редакции и номера изменений и дополнений.
Выделив курсором нормативную базу (щелчком левой кнопки мыши), можно увидеть справа на экране состав сборников расценок, которые подключаются для использования в программе при выборе данной базы. Также справа внизу показывается описание нормативной базы.
Выбор выделенной нормативной базы осуществляется нажатием кнопки Выбрать. Также можно подключить нужную нормативную базу двойным щелчком левой кнопки мыши. В данном случае для примера была выбрана федеральная сметно-нормативная база в редакции 2017 года с изменениями 1-3. Выбранная нормативная база запоминается программой и автоматически подключается при следующих запусках.
При наличии в составе программы большого числа нормативных баз , целесообразно скопировать наиболее часто используемые базы в раздел Мои базы. Для этого необходимо щелчком правой кнопки мыши по названию базы вызвать контекстное меню и выполнить там соответствующую команду.
Если для нового объекта строительства следует использовать ту же самую нормативную базу, которая в данный момент уже подключена в программе «ГРАНД-Смета», то нет необходимости повторно перевыбирать эту нормативную базу. Зато в ситуации, когда строительная организация работает в нескольких регионах, либо расчёт стоимости объектов по времени относится к разным редакциям нормативной базы, специалист-сметчик обязательно должен обращаться в режим Выбор региона для проверки и своевременного перевыбора используемой нормативной базы.
В режиме Выбор региона выбранная нормативная база помечается зелёным значком.
Составлять и использовать в работе локальные нормативно-правовые акты* — это не только прямая обязанность руководителя, но и способ «застраховать» компанию от судебных разбирательств с собственными сотрудниками.
*Официального определения локального нормативно-правового акта не существует. В Трудовом кодексе (ст. 8 ТК РФ) только говорится о том, что работодатели принимают локальные правовые акты (далее по тексту – ЛНПА или локальные акты), исходя из своих компетенций и опираясь на нормы трудового права.
Локальные акты могут иметь разные формы: правил, инструкций, положений и т. д.
ЕСЛИ ЛОКАЛЬНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ СОСТАВИТЬ С ОШИБКАМИ, ВНЕСТИ УСЛОВИЯ, КОТОРЫЕ УЩЕМЛЯЮТ ПРАВА РАБОТНИКОВ, КОМПАНИИ И РУКОВОДСТВУ СТОИТ ОПАСАТЬСЯ ШТРАФНЫХ САНКЦИЙ И СУДЕБНЫХ ИСКОВ. ЭТО НЕГАТИВНО ОТРАЗИТСЯ НА РЕПУТАЦИИ ФИРМЫ
О том, как правильно составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем, – рассказал директор антикризисной экспертной группы «Стороженко и партнеры» Сергей Стороженко.
Читайте до конца, и вы узнаете:
-
Зачем нужны локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс
-
Какие локальные акты обязательны, а от каких можно отказаться
-
5 ошибок при составлении локальных актов и их последствия
-
Чего ожидать от работников, которые не согласны с содержанием локальных актов
-
Как составлять локальные правовые акты, чтобы избежать штрафов, проблем с законом и судебных споров
Некогда читать? –
Задайте вопрос прямо сейчас или закажите экспертное составление локальных нормативно-правовых актов, чтобы избежать штрафов, конфликтов с работниками и проблем с контролирующими органами:
Заказать экспертное составление локальных актов
Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс
Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?
ЛНПА позволяют:
- Адаптировать трудовое законодательство к индивидуальным особенностям конкретной компании
- Четко установить права и обязанности в отношениях «работодатель – сотрудник» в части, не урегулированной общими нормами
- Ввести дополнительные правила, необходимые для повышения производительности труда и дисциплины
- Подробно регламентировать индивидуальную работу с отдельно взятым сотрудником
- Создать законные рычаги административного воздействия на работников
- Обеспечить внутреннюю и внешнюю безопасность компании (с помощью локальных актов, регламентирующих внутрирежимные условия безопасности, правила техники безопасности, работу с базами данных, коммерческую тайну, приемы противодействия хищениям и мошенничеству).
ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.
Какие локальные правовые акты обязательны, а от каких можно отказаться
Есть обязательные и необязательные ЛНПА. Обязательные акты проверяет трудовая инспекция. Если нужных документов нет, или они составлены с нарушениями, компании выпишут предупреждение или штраф на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Примеры обязательных** локальных актов:
- акты об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
- штатное расписание (Постановление Госкомстата № 1)
- план отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- график сменности (ст. 103 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ);
- положение о персональных данных (ст. 86 ТК РФ) и т. д.
** К обязательным относят такие ЛНПА, указания на которые есть в Трудовом кодексе, прочих федеральных законах и актах, коллективных соглашениях.
Кроме обязательных ЛНПА, руководство может принимать любые другие акты, которые помогут компании упростить работу, обеспечить корпоративную безопасность, предупредить/разрешить проблемы и спорные моменты во взаимоотношениях с сотрудниками.
Примеры необязательных локальных актов:
- положения о персонале;
- акт о структурных подразделениях;
- акты о страховании,
- и другие, не указанные в ТК РФ.
Отказаться от применения обязательных ЛНПА могут только микропредприятия – компании со штатом пятнадцать человек и менее, доходом 120 миллионов рублей в год и менее (согласно нормам ст. 309.2 ТК РФ). Но тогда все условия, которые должны прописываться в обязательных ЛНПА, нужно включить в трудовые договоры.
Важно: специалисты экспертной группы «Стороженко и партнеры» не рекомендуют микропредприятиям отказываться от составления ЛНПА, потому что в этом случае изменить условия договора, касающиеся внутренней жизни организации, можно только с одобрения работника.
Поэтому прежде чем отказаться от локальных актов, оцените выгоды и потери от такого решения.
Узнать, какие локальные акты обязательны, а от каких можно отказаться в моем случае
5 ошибок при составлении локальных актов и их последствия
Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.
Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.
К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:
Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)
Последствия:
- штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
- штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).
Ошибка 2. Какие-то пункты ЛНПА противоречат законодательству
Последствия: работники могут направить жалобу в Трудовую инспекцию или Прокуратуру.
Так, работники компании, не согласные с содержанием правил трудового распорядка, направили жалобу прокурору. По иску прокурора, суд признал незаконной периодичность выплаты зарплаты (так как она противоречила нормам ТК РФ), а локальный акт – недействительным (решение № 2-94-2010).
Ошибка 3. Двусмысленность/неопределенность формулировок ЛНПА
Последствия: размытость формулировок ЛНПА оставляет место судебному усмотрению и чаще всего трактуется судом в пользу сотрудников.
К примеру, сотрудник компании, уволенный из организации за неисполнение своих трудовых обязанностей, может обратиться в суд и выиграть спор, если такие обязанности «забыли» зафиксировать документально, в том числе занести в локальные акты. Такое увольнение признают неправомерным.
Ошибка 4. Содержание ЛНПА идет вразрез с условиями договоров
Последствия: судебные споры, которые заканчиваются в пользу сотрудников (пример: АО Свердловского обл. суда по делу № 33–17099/2015).
Ошибка 5. Не учитывается мнение профсоюзов, когда это обязательно
Последствия: судебные разбирательства, признание ЛНПА недействительным, необходимость возместить причиненный ущерб.
Помните: любые конфликты, судебные споры с работниками, накладывают негативный отпечаток на деловой репутации фирмы. Избегайте ошибок при составлении локальных актов.
Что ожидать от работников, которые не согласны с содержанием локальных актов
Когда работники не согласны с содержанием локальных нормативных актов, они могут:
Подать судебный иск
Что нужно знать руководителю: не стоит опасаться судебного оспаривания ЛНПА одним или несколькими сотрудниками. Даже если ЛНПА незаконный, у работника нет права его оспаривать (определения ВС от 14.05.2010 № 1-В10-1, Краснодарского краевого суда от 29.07.2014 по делу № 33-16067/14).
Работник может обжаловать лишь дисциплинарное наказание за невыполнение требований ЛНПА.
Обратиться в профсоюз
Что нужно знать руководителю: профсоюзы могут оспаривать в суде законность ЛНПА.
Но только те профсоюзы, которые объединяют более 50% состава работников и функционировали во время принятия спорного ЛНПА (решение Усть-Илимского гор. суда от 20 декабря 2011 г. по делу № 2-3609/2011).
Направить жалобу в трудовую инспекцию
Что нужно знать руководителю: Трудовая инспекция в течение 30 дней с момента поступления жалобы проводит проверку. Если инспектор сочтет, что акт нарушает права работников, он вправе обязать директора отменить документ полностью или отдельные пункты акта (ч. 5 ст. 372 ТК РФ).
Работодатель в свою очередь всегда может оспорить предписание.
Направить жалобу прокурору
Что нужно знать руководителю: прокурор вправе обжаловать ЛНПА как по жалобе работника, так и по личной инициативе.
И этот способ – жалоба прокурору – самый простой и действенный для работника.
Как правильно составлять локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем с законом и трудовых споров
1.Откажитесь от шаблонов
В сети Интернет есть шаблоны локальных нормативно-правовых актов. Мы не рекомендуем своим клиентам их использовать, чтобы избежать проблем в будущем.
Лучше составить акты «с нуля», с учетом индивидуальных особенностей конкретной компании.
2.Решите, кому доверить составление ЛНПА
Многие руководители доверяют составление ЛНПА штатным сотрудникам. К примеру, Положение об оплате труда — финансистам, Правила внутреннего распорядка — кадровикам. Практика показывает, что при таком подходе к разработке ЛНПА руководство может впоследствии столкнуться с проблемами: претензиями контролирующих органов и жалобами членов трудового коллектива.
Важно:
- Не допускайте пунктов, содержание которых противоречит нормам трудового законодательства и ухудшает положение работников
- Не допускайте в тексте двусмысленных формулировок
- Пишите текст документа простым понятным языком
Минимизировать риски помогут независимые специалисты, которые специализируются на разработке ЛНПА.
3.Согласуйте
Локальные акты должны пройти согласование между всеми службами компании. Свое мнение должны обязательно выразить руководители структурных подразделений, сотрудники бухгалтерии и юридического отдела. Пусть запишут свои комментарии на специальном листе согласования.
4.Воспользуйтесь экспертизой, чтобы снизить риски
Если вы не уверены, что ЛНПА составлены без нарушений, пригласите независимых экспертов, — они проведут аудит документации.
В некоторых случаях необходимо провести обязательную экспертизу (например, пожарную или санитарную.
5.Заручитесь поддержкой профсоюза, если это обязательно
Не всегда работодатель может принимать ЛНПА единолично. Если составляемые акты напрямую затрагивают интересы работников (например, при разработке штатного расписания, графика отпусков), необходимо учитывать мнение профсоюзов.
Важно: если в организации нет выборного органа/профсоюза, директор не должен специально инициировать его создание. Не обязан он и знать о существовании такого органа, не будучи уведомленным об этом письменно.
Кроме того, руководитель может не учитывать возражения профсоюза и принять ЛНПА в желаемом виде. Впоследствии профсоюз может обратиться с жалобой в ГИТ или оспорить акт в суде.
6.Правильно оформите акт
Уделите внимание оформлению НЛПА. Акт составляется в свободной форме, но должен отвечать требованиям, предъявляемым к корпоративным документам.
После того, как акт утвердили, зарегистрируйте его в журнале.
Обязательно ознакомьте с актами сотрудников под роспись. В противном случае, работник может игнорировать нормы и условия ЛНПА, а в судебном споре суд встанет на его сторону (решение Нижегородского Автозаводского райсуда по делу № 2-244/11) .
Главное: предусмотрите при разработке ЛНПА, какие юридические приемы защиты ваших прав как работодателя можно применить в случае возникновения претензий.
Получить помощь эксперта, чтобы правильно составить локальный акт
Что такое нормативная база в курсовой работе
Нормативная база в курсовой работе это группа источников, по своему содержанию являющихся нормативно-правовыми для изучаемой темы. Описание нормативной базы исследования должно быть обязательно включено в состав введения к курсовой работе. Кроме того, перечисление нормативно-правовых источников — это начало списка литературы. Для курсовых по разным дисциплинам эта часть по своему объему может существенно отличаться.
К примеру, в курсовых по правовым дисциплинам большую часть списка источников будут составлять как раз нормативно-правовые документы. В гуманитарных же дисциплинах такой тип источника может отсутствовать совсем.
Зачем нужна Нормативная база
Нормативная основа курсовой работы – это фундамент для описания явлений и процессов. Именно на основании сравнения явлений действительности с нормативной основой можно выявить ключевые противоречия, которые определят направления исследования в курсовой работе.
Из чего состоит нормативная база в курсовой работе
Нормативная база в курсовой работе может быть представлена двумя группами документов.
Нормативно-правовые акты — это выраженные в письменной форме решения компетентных государственных органов, в которых содержатся нормы права. В курсовой работе нормативную базу составляют:
- законы (1/3),
- указы Президента РФ (1/3,
- постановления, акты и инструкции Правительства РФ, министерств или органов местного самоуправления (1/3).
Используя тексты нормативно-правовых актов нужно быть уверенным, что это самая актуальная версия (в последней редакции).
Нормативно-технические документы являются важной частью курсовых инженерного профиля.
К такому типу источников относятся:
- ГОСТы (национальные стандарты РФ) — 3/4,
- ТУ (технические условия) — 3/4,
- ТИ (технологические инструкции) — ¾,
- ТР (технологический регламент) — 3/4.
Найти актуальные версии ГОСТов и технических регламентов можно на сайте Росстандарта.
Как оформить нормативную базу
Во введении достаточно сделать обзор ключевых документов, составляющих нормативную основу исследования.
Пример нормативно-правовой базы исследования представлен на рисунке 1.
Рисунок 1. Пример описания нормативной основы во введении
В списке источников и литературы нормативная основа описывается нумерованным перечнем нормативно-правовых документов в порядке убывания юридической силы: Конституция; Кодексы; Законы; Указы Президента; Постановление Правительства; другие нормативные акты (письма, приказы и т. д.).
Внутри каждой группы документы располагаются в хронологическом порядке.
Рисунок 2. Пример оформления нормативной базы в списке литературы
Типичные ошибки при создании нормативной основы
- Используется устаревшая нормативно-правовая основа. Чтобы избежать этой ошибки нужно проверить актуальность документа в справочной правовой системе.
- Состав нормативных источников не соответствует теме исследования. Каждый источник нужно проверить на соответствие теме, изучить подробно содержание документов. Проверке поможет вопрос: «Что в области моего исследования регулирует данный документ?»
- Состав источников не полный или чрезмерно обширный.
- Источники оформлены с нарушениями требований ГОСТа.
Примеры и образцы нормативной базы в курсовой работе
На рисунке 3 представлен пример краткого указания на нормативную базу. Рекомендуется делать обзор более подробным: указывать наименования ключевых законов, относящихся к теме исследования.
Рисунок 3. Пример указания на нормативную базу во введении к курсовой работе
На рисунке 4 представлен образец оформления списка литературы с выделением в отдельный блок перечня нормативно-правовых актов.
Рисунок 4. Образец оформления списка литературы
На рисунке 5 представлен список источников, в котором нормативная база образована только ГОСТ. Данный перечень не полный, поскольку не включает кодексы и законы.
Рисунок 5. Образец списка, состоящего из ГОСТов и СНиПов
Ответы на вопросы
Как определить, актуален ли нормативно-правовой документ?
Для проверки актуальности можно воспользоваться правовыми справочными системами типа СПС Консультант+. Для этого в строке поиска такой системы нужно осуществить запрос на поиск документа и на странице выдачи у искомого документа можно увидеть комментарий о его отмене или утрате силы. Если такого сообщения нет, то документ актуален.
Рисунок 6. Поисковая страница в СПС Консультант
Нужно ли обязательно в списке литературы выделять нормативно-правовые источники подзаголовком?
Допустимо оформлять источники как общим списком, так и выделять подзаголовками группы источников. Важно соблюдать требования расположения нормативно-правовых источников по степени убывания юридической силы, а литературных – по алфавиту.
Что делать, если у курсовой нет нормативной базы?
Если курсовая работа по гуманитарным дисциплинам, то вполне допустимо отсутствие нормативной базы для темы исследования. Тогда можно ограничиться описанием информационной базы исследования.
При составлении смет на возведение различных производственных, коммерческих, жилых объектов необходимо придерживаться сметно-нормативной базы (СНБ). Подрядчики могут выставлять другие расценки, не соответствующие реальной стоимости строительства. Сметные нормативы утверждены в соответствии с требованиями ГОСТ и СНиП, являются обязательными для исполнения, особенно при финансировании из бюджетных источников.
Разновидности сметно-нормативных баз
В соответствии с общепринятой классификации, сметно-нормативные базы делятся на 2 категории. При выборе СНБ для расчетов учитывают принадлежность и назначение.
Первая категория определяет, на какой территории будет действовать база. Второй класс определяет назначение СНБ, для какой категории строительных работ применимы нормы.
По принадлежности выделяют следующие виды сметно-нормативных баз:
- федеральные СНБ (ФСНБ) действуют по всей территории страны, являются едиными и обязательными для исполнения;
- территориальные СНБ (ТСНБ) разрабатываются и утверждаются для каждого региона в отдельности, зависят от особенностей местности для строительства;
- отраслевые базы используются крупными федеральными и региональными компаниями, которые предъявляют особые требования при возведении объектов;
- если финансирование ведется из частных источников, допускается разработка фирменных сметно-нормативных баз, которые применяются отдельными компаниями.
По назначению выделяют СНБ для проектно-изыскательских и строительно-монтажных работ, а также укрупненные СНБ. В зависимости от того, какие мероприятия запланированы, расчет ведется пот одному из трех предложенных вариантов.
Классификация сметно-нормативных баз по принадлежности
Сметно-нормативные базы, относящиеся к федеральным, используются во всех регионах нашей страны. Большинство объектов строительства, финансируемых из бюджета, рассчитывается именно по этим СНБ. Практически единственным исключением является база ФЕР, так как для регионов разработаны ее аналоги — ТЕР.
Территориальные нормативные базы подготавливаются для отдельных областей, учитывают специфику и особенности региона. Например, для Крайнего Севера и южных областей нормативы по строительству будут разными, стоимость строительства существенно отличается. Использование территориальных СНБ актуально при финансировании из бюджета регионального и федерального уровней.
При большом объеме специфических или узкоспециализированных работ применяются отраслевые сметно-нормативные базы. Примером таких СНБ являются расчеты для крупных федеральных компаний, например, РЖД. При внебюджетном финансировании основанием для проведения расчетов могут быть фирменные СНБ, разработка которых выполняется компаниями самостоятельно.
Классификация сметно-нормативных баз по назначению
При использовании сборников для проектно-изыскательских работ необходимо ориентироваться на соответствующие СНБ. Подобная документация содержит исчерпывающую информацию на весь комплекс операций, включая разработку, выполнение замеров, проведение обследований и других обязательных работ.
Если необходимо произвести расчет строительно-монтажных работ, обязательно используются соответствующие государственные нормативы или ГСЭН. Данные СНБ применяются в федеральных, территориальных, отраслевых базах. Стандарты СМР являются наиболее распространенными и часто используемыми на территории страны.
Также имеют хождение укрупненные нормативы. Чаще всего такие базы требуются при предварительной оценке стоимости возведения объекта, например, при разработке инвестиционного плана. В них представлены общие методики расчета, в зависимости от площади, этажности, количества людей, на пребывание которых рассчитано здание.
Сметно-нормативных баз несколько десятков, каждая из них является востребованной и актуальной в ряде ситуаций и условий, приобрести их можно у официальных компаний, занимающихся сметными программами
В ноябре 2012 г. в нашем журнале была опубликована статья ведущего специалиста Государственного архива РФ П. Шалатоновой «Составляем номенклатуру дел на следующий год». Публикация была своевременной и достаточно полно отражала все вопросы разработки номенклатуры дел в организации. Но всегда находятся нюансы, которые могут добавить глубины ранее написанной картине. На этот раз декан факультета архивного дела ИАИ РГГУ решила поделиться с нашими читателями своими дополнениями и уточнениями, которые вам тоже могут пригодиться.
Нормативно-правовая база
В организациях, где никогда не было номенклатуры дел или составлялась она кое-как, часто задают вопрос: «Почему надо составлять номенклатуру дел?» и при этом считают, что без нее можно прекрасно обойтись.
Ответим на этот вопрос, опираясь на нормативно-правовую базу в области архивного дела в Российской Федерации. В настоящее время действует Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, статья 1 которого гласит, что он распространяет свое действие на архивные документы независимо от формы их собственности, а значит, обязателен к исполнению во всех организациях: государственных, муниципальных, частных.
В статье 3 того же закона даются основные понятия и их определения, в частности, такое, как упорядочение архивных документов.
Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности…
Статья 3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.
17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
В данном случае уполномоченный орган исполнительной власти – это Министерство культуры Российской Федерации, которое утверждает правила, перечни и другие нормативные правовые документы, разработанные в подведомственной ему системе Федерального архивного агентства (Росархива), в частности, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Следовательно, в данном контексте речь идет о правилах работы архивов. Однако «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) были одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г., но не регистрировались Минюстом России. Остаются официально действующими и «Основные правила работы ведомственных архивов» 1986 года, в которых еще более подробно, нежели в правилах 2002 года, рассмотрены вопросы составления в организациях номенклатуры дел. Необходимость применения подобных правил закреплена также в статье 14 закона об архивном деле.
Фрагмент документа
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
Статья 14. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.
5. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.
Итак, при разработке номенклатуры дел мы руководствуемся:
- разделом 2.1 «Основные требования к составлению номенклатуры дел» «Основных правил работы ведомственных архивов» 1986 г. и
- разделом 3.4 «Номенклатура дел» «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года.
Кроме того, в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, специальный блок посвящен разработке номенклатуры дел – «3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел».
Целесообразно воспользоваться и Методическими рекомендациями по разработке примерных номенклатур дел, подготовленными ВНИИДАД в 2005 году. Методика разработки примерных и индивидуальных номенклатур дел практически совпадает, при наличии в организации примерной номенклатуры дел именно на ее основе составляются номенклатура дел организации. Взаимосвязь примерных и индивидуальных номенклатур дел и основные вопросы разработки конкретной номенклатуры дел даны в разделе «Применение примерных номенклатур дел».
И наконец, само определение номенклатуры дел дано в терминологическом ГОСТе 1998 года, который еще действует (хотя в настоящее время во ВНИИДАД готовится его новый вариант).
Во всех правилах, инструкциях и методических рекомендациях по делопроизводству и архивному делу употребляется еще один важный для нас термин – «документальный фонд».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
30. Документальный фонд: совокупность документов, образующихся в деятельности юридического и физического лица…
75. Номенклатура дел: систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Важным моментом для нас является то, что номенклатура дел рассматривается в вышеназванных документах как основа формирования полноценного документального (а впоследствии и архивного) фонда организации.
Организация работы по составлению номенклатуры дел
Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, должна иметь свою индивидуальную сводную номенклатуру дел (далее – номенклатуру дел организации), которая разрабатывается службой документационного обеспечения управления под методическим руководством архивной службы.
Как известно, номенклатура дел организации составляется в последнем квартале каждого года. Но эту работу надо хорошо организовать. Служба ДОУ готовит проект приказа или распоряжения руководителя организации о предоставлении структурными подразделениями своих номенклатур дел с изменениями и дополнениями на следующий год, с указанием ответственных лиц в структурных подразделениях и сроках исполнения данного документа.
После того как структурные подразделения представят свои номенклатуры дел, служба ДОУ организации сводит их воедино, редактирует, уточняет, унифицирует данные и должным образом оформляет…