Как составить новое штатное расписание вместо старого - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Приказ о внесении изменений в штатное расписание: что надо знать кадровику

Обычно приказ о внесении изменений в штатное расписание выпускают, если требуется корректировка существующего документа. Рассказываем, в каких ситуациях придется подготовить такое распоряжение, как его правильно составить, и показываем актуальные образцы.

Иллюстрация: Anete Lusina/pexels

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть ШР, издают специальное распоряжение. Его хранят в отдельной папке.

Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.

Вообще для кадровиков сейчас вышло много новых правилах по кадрам. Мы вместе с экспертами рассказываем о них на курсе «Клерка». Приходите — научим работать по новым правилам.

Узнать больше о курсе

Какие корректировки придется зафиксировать в ШР:

появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
изменили название должности, переименовали отдел;
изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
ликвидируют отделы и вакантные позиции; проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Введение новых штатных единиц

Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения.

Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

в шапке документа указывают наименование предприятия;
ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;
слева указывают населенный пункт, справа – ставят дату, когда документ выпущен;
указывают каждую корректировку и причину, по которой она проводится;
вписывают предложения по решению описанных вопросов;
закрепляют ответственных за исполнение принятого решения; при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);
подпись составившего и ее расшифровка.

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы в один из отделов на предприятии.

Помимо названий новых должностях в распоряжении о корректировке штатки указываем размеры окладов В распоряжении указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад.

Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании – она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.

Переименование должности

Такие перемены придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда.

Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР. Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято – соблюдают ряд требований.

Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позднее чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. В дальнейшем действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!

«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.

Посмотреть бесплатный урок из курса

В этом случае распоряжение об уточнении штатки оформляют так:

Предварительно согласуйте изменения названий должностей с работниками, которых они касаются.

Пересмотр окладов

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат.

Распоряжение выглядит так:

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту. Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную позицию, соответствующую квалификации трудящегося.

Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК.

Вывод вакансий

Для исключения должностей издают распоряжение, в котором указывают:

дату, с которой данное изменение вступает в силу;
название должностей, которые исключаются;
количество единиц, которые исключают.

Если вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий:

Сокращение штата

Для проведения такой процедуры потребуется: Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за два месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.

Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых единиц.

Необходимо обосновать причины сокращения: это обычно либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение, и назначают человека, ответственного за процесс.

Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.

Источник

Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.

Штатное расписание – это локальный акт организации¹, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
содержится перечень структурных подразделений;
приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Вопрос в тему

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

На этот счет не существует законодательно установленных правил. У контролирующих органов также отсутствуют претензии к организациям по поводу порядка внесения изменений в штатное расписание². На практике сложилось, что изменения в штатное расписание могут вноситься двумя способами:

путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

К сведению

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Вопрос в тему

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

Так, например, в колонки 6–8 (общее название «Надбавки») унифицированной формы № Т-3 можно внести те стимулирующие и компенсационные надбавки и доплаты, которые применяются в конкретной организации. Это могут быть:

персональная надбавка;
надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
доплата за работу во вредных условиях труда и др.

В общее название этих колонок можно также внести изменение, например, «Надбавки и доплаты» (Пример 1).

Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями

Вопрос в тему

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание

<…>

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

<…> Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Вопрос в тему

У нас возник вопрос: в какой последовательности располагать в штатном расписании структурные подразделения? Например, кто должен идти вперед: бухгалтерия или отдел кадров? Коллеги говорят, что нужно руководствоваться оргструктурой, но у нас ее нет.

Законодательно установленных требований о соблюдении определенной последовательности расположения в штатном расписании структурных подразделений нет. Разработчик штатного расписания может расположить структурные подразделения в любой, удобной для себя, последовательности.

На практике структурные подразделения организации указываются в следующей иерархии – от административно-управленческого подразделения до обслуживающего.

Вопрос в тему

Поясните, пожалуйста, что такое штатная единица и штатная численность?

Штатная единица – это предусмотренная штатным расписанием организации единица должности (для служащих) или единица профессии (для рабочих), указываемая, в частности, в графе 4 унифицированной формы № Т-3.

Штатная численность работников – это суммарное количество штатных единиц, указанных, как правило, в строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» штатного расписания.

Вопрос в тему

Отражаются ли неполные штатные единицы и совмещение в штатном расписании?

1. Поскольку штатным расписанием устанавливается штатная численность работников, а некоторые должности предусматривают неполную штатную единицу (0,25; 0,5; 0,75 и др.), то в графе «Количество штатных единиц» указывают как целое число, так и число в виде дроби.

В строке «Итого» графы «Количество штатных единиц» указывается штатная численность организации, показатель которой может быть как полным числом (например, 125 шт. единиц), так и дробным (125,5 шт. единиц).

2. Работник организации может выполнять дополнительную работу в порядке совмещения только по той должности (профессии), которая указана в штатном расписании и является вакантной. Если работник совмещает должность (профессию), которая отсутствует в штатном расписании, то данную ситуацию контролирующие органы могут квалифицировать как выполнение работы по отсутствующей у работодателя должности (профессии).

В судебной практике существуют решения, которыми суды не признавали факт совмещения профессий (должностей), если сотрудник совмещал должность (профессию), не предусмотренную штатным расписанием (см., например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/11).

К сведению

Должность (профессия), по которой работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения, за ним не закрепляется, поскольку дополнительная работа не фиксируется в отдельном трудовом договоре и не гарантируется работнику. В силу ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель имеет право досрочно отменить поручение о выполнении дополнительной работы.

Вопрос в тему

Можно ли включать в штатное расписание так называемую вилку окладов?

Устанавливать в штатном расписании размер оклада в диапазоне значений (например, от 30 000 до 45 000 рублей) нельзя. Такой вывод следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ, согласно которой работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности. Запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Указание в штатном расписании оклада по должности в виде диапазона значений создает предпосылки для установления разных окладов работникам, занимающим одинаковую должность. Установление же различных окладов работникам, имеющим одинаковую квалификацию, занимающим одинаковые должности и выполняющим трудовые обязанности в равном объеме и с одинаковым качеством, является дискриминацией в трудовых отношениях, запрет на которую установлен ст. 2, 3, 132 ТК РФ.

Таким образом, установление разных окладов работникам, выполняющим трудовые обязанности по одной и той же должности в равном объеме и с одинаковым качеством, противоречит закону и недопустимо, так как является дискриминацией прав работников, которым выплачивают меньшую зарплату.

Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.

Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в письме Минтруда России от 25.10.2017 № 14-1/В-953.

Аналогичной позиции придерживаются и суды. В апелляционном определении от 26.02.2015 по делу № 33-2783/2015 Свердловский областной суд прямо отметил, что указание в штатном расписании разных окладов по одной и той же должности неправомерно в силу ст. 2, ч. 2 ст. 22, ст. 130, 132 ТК РФ (см. также апелляционное определение Кемеровского областного суда от 18.05.2012 по делу № 33-4644).

Вопрос в тему

Когда должны вступать в силу изменения в штатное расписание, если планируется сокращение? С момента, когда издан приказ, или в другое время?

Здесь следует различать две даты:

дату утверждения штатного расписания (изменений в него);
дату вступления в силу штатного расписания (изменений в него).

Решение работодателя о сокращении численности и/или штата работников оформляется приказом. Он издается не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения работников по сокращению численности и/или штата. В эти же сроки работодатель должен направить каждому сокращаемому работнику уведомление и должен утвердить новое штатное расписание (его новую редакцию, отдельные изменения).

Необходимость издания приказа о сокращении и утверждения нового штатного расписания до момента увольнения работников подтверждается судебной практикой (см. Бюллетень судебной практики Омского областного суда № 3 (44) 2010; Обобщение практики рассмотрения в 1-м полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).

А вот дата введения обновленного штатного расписания в действие должна совпадать с датой увольнения сокращаемых работников либо новое штатное расписание должно вступать в силу на следующий день после их увольнения (см. определение Московского городского суда от 14.04.2011 № 33-7225).

По нашему мнению, более правильным будет, если новое штатное расписание (без сокращаемой должности / штатной единицы) вступит в силу на следующий день после увольнения сокращаемого работника (Пример 3). Дело в том, что днем увольнения работника является последний день его работы. Следовательно, пока работник работает, его должность должна быть предусмотрена штатным расписанием.

Пример 3. Приказ об утверждении и введении в действие штатного расписания

Вопрос в тему

Если работник восстановлен в должности (а она была сокращена), в какой момент вносится в штатное расписание соответствующее изменение? Какой датой? Каким документом?

Если на момент восстановления работника ранее занимаемой им должности в штатном расписании уже нет, одновременно с восстановлением работника работодатель вносит данную должность в штатное расписание. Такую точку зрения поддерживают суды (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Алтай от 25.11.2015 по делу № 33-1082/2015).

Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы. На информационном портале Роструда онлайнинспекция.рф³ есть ответ, в котором сказано: в случае восстановления работника в должности на основании решения суда работодатель обязан исполнить такое решение, отказ работодателя во внесении изменений в штатное расписание в связи с восстановлением работника в должности не правомерен.

Должность вводится в штатное расписание, как правило, приказом по организации.

Источник

Составление приказа о внесении изменений в штатное расписание происходит тогда, когда в организации по каким-либо причинам корректируется действующий документ. При этом правки могу иметь самый разный характер: от изменения названий структурных подразделений и должностей, кадровых перестановок, повышения или понижения заработной платы работников до расширения или, напротив сокращения штата. Как правило, это бывает вызвано либо оптимизацией производственных процессов, либо открытием новых направлений, развитием бизнеса.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание .docСкачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание .doc

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.

Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.

Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.

Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.

Как часто можно вносить изменения в штатное расписание

Закон никоим образом не регламентирует частоту внесения правок в штатное расписание, поэтому здесь все зависит от руководства организации. В принципе при желании изменения можно вносить хоть каждый месяц (правда, такая активность может вызвать интерес со стороны трудовой инспекции), но обычно это происходит значительно реже, раз в год или по необходимости.

Редактировать штатное расписания уместно при незначительных изменениях общей деятельности предприятия.

А вот если речь идет о глобальной реорганизации компании, с полной «перетасовкой» структурных подразделений, штатных единиц и т.п., то лучше не ограничиваться изменениями штатного расписания, а составить новый документ.

Период вступления в действие измененного штатного расписания

Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.

В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.

За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.

Кто пишет приказ

Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.

Основание для приказа

В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов. В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:

дать не неё ссылку,
указав ее номер,
дату составления,
автора (должность и ФИО сотрудника).

Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.

Как правильно составить и оформить приказ

Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:

наименование предприятия,
номер и дату составления приказа,
основание для него,
полный список вносимых изменений.

Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).

Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.

Источник

Рассмотрим пошаговую инструкцию по работе со штатным расписанием в 1С 8.3 ЗУП:

как ввести штатное расписание ЗУП 3.1,
как изменить штатное расписание 1С 8.3 ЗУП 3.1 для различных вариантов изменений,
рассмотрим вопрос – как изменить оклад в штатном расписании.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Содержание

Как ввести штатное расписание в ЗУП 3.1
Чем отличается ведение штатного расписания с историей и без истории изменений
Где найти штатное расписание в ЗУП 3.1 и как с ним работать
Позиция штатного расписания
Как внести изменения в штатное расписание в ЗУП 3.1
- Изменения штатного расписания без сохранения истории изменений
- Внесение изменений при ведении с сохранением истории
Унифицированная форма № Т-3
Отчеты по штатному расписанию

Для того, чтобы ввести штатное расписание в ЗУП 3.1 в первую очередь подключите возможность ведения штатного расписания в настройках программы через раздел Настройка – Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания:

Если ведение штатного расписания отключено в 1С 8.3 ЗУП, то для кадрового учета используется линейный справочник Должности.

Для того, чтобы включить возможность работы со штатным расписанием установите флажок Ведется штатное расписание:

В этом случае выбор должности в документах кадрового учета будет производиться из справочника Штатное расписание.

Порядок ввода штатного расписания зависит от того, как оно будет вестись:

С сохранением истории изменений
Без сохранения истории изменений

За выбор способа отвечает флажок Ведется история изменений штатного расписания:

Чем отличается ведение штатного расписания с историей и без истории изменений

1. Заполнение справочника Штатное расписание

При ведении штатного расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания) все изменения «штатки» вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание. Таким образом, чтобы ввести штатное расписание при таком варианте потребуется просто заполнить справочник Штатное расписание.

Если же установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В этом случае чтобы первоначально ввести штатное расписание вносим документ Утверждение штатного расписания (рассмотрен далее в статье).

2. Возможность сформировать штатное расписание за прошлые периоды

Такая возможность есть только при ведении «штатки» с сохранением истории (установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания). При ведении без сохранения истории в программе хранится только один последний вариант штатного расписания.

Где найти штатное расписание в ЗУП 3.1 и как с ним работать

Найти справочник Штатное расписание можно в разделе Кадры – Штатное расписание:

Справочник можно просматривать в иерархическом виде, с группировкой по подразделениям. Переключается вид по кнопке Вид списка:

В нижней части формы имеются флажки:

Флажок Показывать неутвержденные позиции – подключает отображение созданных в справочнике, но еще не включенных в действующее штатное расписание позиций. Такие позиции выделяются в списке жирным шрифтом:

Флажок Показывать закрытые позиции отображает — включает отображение позиций, исключенных из актуального штатного расписания. Они выделяются зачеркнутым шрифтом:

См. также:

Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)

Позиция штатного расписания

Позиция штатного расписания представляет собой должность в конкретном подразделении организации и описывается элементом справочника Штатное расписание.

Доступность полей позиции для редактирования зависит от выбранного способа ведения штатного расписания. Если «штатка» ведется без истории изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят), то все поля можно редактировать непосредственно в карточке позиции. В противном случае работа с карточкой происходит при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания, а в карточке редактирование невозможно:

В шапке формы позиции штатного расписания указаны основные поля: Организация, Подразделение, Должность. Поле Наименование формируется автоматически, при необходимости его можно отредактировать (это поле доступно для редактирования даже если штатное расписание ведется с сохранением истории изменений).

В поле График работы указан график, который по умолчанию будет подставляться в кадровые приказы при приемах и переводах на эту позицию.

Для введенных в штатное расписание позиций флажок Позиция утверждена установлен и указана дата утверждения:

Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается при выводе позиции из штатного расписания, при этом обязательно устанавливается и дата закрытия. В действующих или новых позициях этот флажок снят:

В поле Колич. ед. отражается количество штатных единиц данной позиции:

В нижней части формы на вкладке Оплата труда заданы условия оплаты по данной позиции (плановые начисления и значения постоянных показателей для их расчета). Они по умолчанию подставляются в кадровые документы при выборе данной позиции:

На вкладке Дополнительно следует указать Трудовую функцию для позиции штатного расписания.

Выбранная Трудовая функция будет автоматически подставляться в кадровые документы Прием на работу и Кадровый перевод при выборе позиции. Трудовая функция в кадровых документах необходима для заполнения Кода ОКЗ в отчете СЗВ-ТД.

Заполнение СЗВ-ТД в программах 1С

Также на вкладке Дополнительно можно указать текстовые справочные поля — Условия приема на работу, характер работы, и Краткое описание.

В таблице в правой части формы указываются данные о положенных для данной позиции ежегодных отпусках. Сведения об отпусках также подставляются в кадровые документы при выборе позиции:

Как внести изменения в штатное расписание в ЗУП 3.1

Если в 1С ЗУП 8.3 ведется штатное расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания), то все изменения штатного расписания вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание.

Если флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания установлен, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания.

Необходимо изменить оклад для позиции штатного расписания, открыли форму позиции, но поле Оклад не редактируется. Почему? Как изменить оклад в штатном расписании?

Если в программе ведется история изменения штатного расписания, то предполагается, что изменения в «штатку» вносятся специализированными документами (Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания), редактирование в форме позиции штатного расписания в этом случае не предусмотрено!

Далее рассмотрим, как отражаются те или иные изменения штатного расписания для обоих вариантов ведения «штатки».

Изменения штатного расписания без сохранения истории изменений

Чтобы создать новую позицию штатного расписания, непосредственно в справочнике Штатное расписание нажмите на кнопку Создать и в открывшейся форме заполните характеристики новой позиции:

Чтобы сделать новую позицию действующей («утвердить» позицию) проверьте, что флажок Позиция утверждена установлен и укажите дату утверждения (до утверждения позиция будет присутствовать в справочнике Штатное расписание, но не будет считаться действующей и не будет попадать в отчеты по штатному расписанию):

Для изменения позиции штатного расписания зайдите непосредственно в карточку позиции и отредактируйте изменившиеся реквизиты.

Второй вариант отражения изменений – это отразить закрытие существующей позиции и создать новую позицию. При этом потребуется ввести также перевод сотрудников на новую позицию. Такой подход позволит сохранить в 1С 8.3 ЗУП историю изменения условий труда для позиции даже для варианта ведения «без истории».

В данной статье мы рассмотрим первый вариант внесения изменений – редактирование карточки позиции.

С 01.03.2018 увеличивается количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. История изменений штатного расписания в программе не ведется.

Следует войти в карточку позиции Менеджер по продажам и скорректировать количество штатных единиц:

С 01.05.2018 меняется оклад по позиции Главный бухгалтер с 50 000 руб. до 60 000 руб. История изменений штатного расписания в программе не ведется.

Необходимо войти в карточку позиции Главный бухгалтер и отредактировать размер оклада:

Чтобы исключить позицию из штатного расписания, следует зайти в карточку позиции, установить флажок Закрыта и больше не используется и указать дату закрытия позиции:

Внесение изменений при ведении с сохранением истории

При таком варианте учета штатное расписание изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания.

В шапке формы справочника отражаются все необходимые для работы ссылки:

Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание – открывает документ Утверждение штатного расписания, которым утверждено актуальное штатное расписание.
Утвердить новое штатное расписание – создает новый документ Утверждение штатного расписания для утверждения нового штатного расписания.
Изменить текущее штатное расписание – создает новый документ Изменение штатного расписания.
Документы, изменившие штатное расписание – открывает журнал документов, которыми были внесены изменения в «штатку».

Документ Утверждение штатного расписания

Документ используется, чтобы первично утвердить штатное расписание в программе, а также для того, чтобы внести новую версию штатного расписания, например, при значительных изменениях.

Если штатное расписание утверждается не впервые, то новый документ Утверждение штатного расписания автоматически заполняется текущим штатным расписанием:

В шапке документа укажите Дата – дата утверждения нового штатного расписания и Месяц – месяц, с которого начнут действовать изменения в программе.

По кнопке Добавить позицию можно создать новую позицию штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым цветом:

Для изменения данных существующей позиции, следует двойным щелчком мыши по нужной строке открыть карточку позиции и отредактировать ее:

Для закрытия существующей позиции можно:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на строку и выбрать пункт Закрыть позицию.
Установить выделение на нужную строку и в меню Еще выбрать пункт Закрыть позицию.
Установить выделение на нужную строку и нажать клавишу Delete (Del) на клавиатуре.

Закрытые позиции в таблице выделятся красным цветом.

В графе Комментарий отражается описание внесенных изменений:

После проведения документа внесенные изменения отразятся в справочнике Штатное расписание.

Документ Изменение штатного расписания

Документ позволяет скорректировать только выбранные позиции штатного расписания.

В шапке документа указывается Дата изменений – это дата, с которой изменения начнут действовать в программе, и просто Дата – обычно это дата подписи приказа о внесении изменений (на учет в программе эта дата не влияет).

Для редактирования позиций следует воспользоваться кнопками в шапке документа:

По кнопке Добавить позицию можно ввести данные новой позиции штатного расписания. В таблице новые позиции выделены зеленым шрифтом.
По кнопке Изменить позицию можно подобрать в документ существующие позиции штатного расписания для внесения в них изменений. Отредактированные позиции выделены в таблице синим цветом.
По кнопке Закрыть позицию можно подобрать позиции, которые нужно вывести из штатного расписания. Закрытые позиции выделены в таблице красным шрифтом.

С 01.03.2018 в Отделе продаж меняется количество ставок по позиции Менеджер по продажам с 5 до 6. В программе ведется история изменений штатного расписания.

В справочнике Штатное расписание следует нажать на ссылку Изменить текущее штатное расписание. В открывшемся документе в шапке необходимо указать дату изменения. Для подбора позиции в документ следует использовать кнопку Изменить позицию и выбрать нужную позицию:

Затем следует двойным щелчком по строке, войти в форму редактирования позиции и изменить количество ставок:

Унифицированная форма № Т-3

Для печати штатного расписания может использоваться унифицированная форма № Т-3, однако применение именно такой формы не обязательно. Организация может внести изменения, либо разработать свой собственный бланк.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

В программе 1С ЗУП 3.1 получить печатную форму штатного расписания № Т-3 можно несколькими способами:

Из справочника Штатное расписание по кнопке Печать – Штатное расписание (Т-3) — форма выводится по состоянию на текущую дату:
С помощью отчета Штатное расписание (Т-3) из раздела Кадры – Кадровые отчеты — можно сформировать № Т-3 на произвольную дату:

Отчеты по штатному расписанию

В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствует целая группа отчетов для анализа штатного расписания:

См. также:

Начальная штатная расстановка в 1С 8.3 ЗУП

Как в списке сотрудников различать сотрудников по основному месту работы и совместительству, «штатников» и «договорников»

Прием на работу в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция

Изменение оклада в ЗУП 3.1. — пошаговая инструкция

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы по теме:

Штатное расписание

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Источник