Как составить объемы работ для проектов

Когда речь заходит об управлении проектами, не следует целиться слишком высоко или слишком низко. Скорее, лучше стремиться к тому, чтобы размер проекта был «как раз»: не очень мелким, чтобы охватить все ожидаемые результаты проекта, но и не очень крупным, чтобы цель была достижимой.

Добиться этого можно, заранее определив объём проекта. Благодаря этому вы сможете достичь ожидаемых результатов проекта в срок и уложиться в бюджет, не перегружая свой коллектив работой. Далее в этой статье мы рассмотрим всё, что вам необходимо знать об определении объёма и управлении им.

Что такое объём проекта?

Объём проекта — это способ установления границ проекта и точного определения того, каких целей, крайних сроков и ожидаемых результатов вы будете придерживаться в своей работе. Прояснив объём проекта, вы обеспечите достижение целей и задач проекта без задержек или переработки.

Определение объёма проекта — это работа не для одного человека. Скорее, вам следует согласовать свои действия со всеми главными заинтересованными лицами проекта, чтобы привести всех к общему знаменателю. Например, если вы работаете над запуском маркетинга продукта, необходимо согласовать свои действия с заинтересованными лицами из соответствующих подразделений компании, таких как отделы разработки продукции, дизайна и контента. В зависимости от сложности проекта, возможно, вам также нужно будет сформулировать процесс управления изменениями. О том, как это сделать, мы поговорим позднее.

Попробовать Asana для управления проектами

Что такое обоснование объёма проекта?

Обоснование объёма проекта — это обычный документ об объёме вашего проекта. В зависимости от сложности проекта это обоснование можно включить в план проекта как раздел или сделать самостоятельным документом. Кроме того, если вы работаете с внешней командой или агентством, обоснование объёма проекта можно преобразовать в задание на оказание услуг, чтобы закрепить отношения между вами и поставщиком.

Читать статью «Объём проекта и задание на оказание услуг: в чём отличие?»

Что такое разрастание объёма?

Разрастание объёма — это то, что происходит, когда ожидаемые результаты проекта превышают его согласованный объём. Допустим, вы работаете над запуском продукта, однако не подготовили обоснование объёма проекта. На полпути к цели заинтересованное лицо добавляет к ожидаемым результатам проекта пресс-релиз. Спустя несколько дней другое заинтересованное лицо добавляет к этому публикацию сообщения о новом продукте в блоге компании. Эта дополнительная работа, совершенно неожиданная для проектной группы, к которой не была готова, может вызвать ненужный стресс или даже задержку первоначальных ожидаемых результатов проекта.

Когда проект страдает от разрастания объёма, вы начинаете работать над задачами, которых у вас не должно было быть изначально. Это может привести к задержкам выполнения проекта, переработке или снижению качества результатов.

Лучший способ предотвратить разрастание объёма — создать продуманное обоснование объёма проекта и как можно раньше поделиться им с соответствующими заинтересованными лицами. Таким образом, все будут знать, что входит и что не входит в ваш проект.

Читать о семи распространённых причинах разрастания объёма и о том, как их избежать

Преимущества раннего определения объёма проекта

Определение объёма проекта является ключевым элементом его планирования. Без чёткого обоснования объёма проект может деформироваться и разрастись настолько, что группа не сможет его выполнить. Это приведёт к задержкам или выгоранию сотрудников. Отталкиваясь от объёма проекта, можно представить себе весь жизненный цикл проекта и проверить достижимость конечных целей. В частности определение объёма проекта позволяет:

• Добиться чёткого понимания границ проекта со стороны всех заинтересованных лиц

• Управлять ожиданиями заинтересованных лиц и заручиться их поддержкой

• Снизить риски проекта

• Оптимизировать бюджет и план управления ресурсами

• Синхронизировать проект с его основными задачами

• Предотвратить разрастание объёма

• Создать процесс подачи запросов на изменения (для сложных проектов)

Восемь действий по определению объёма проекта

1. Начните с задач проекта

Прежде чем приступать к определению объёма проекта, для начала нужно обрисовать его задачи. Задачи проекта — это активы, которые вы планируете представить по его окончании. Объём проекта поможет вам прийти к намеченной цели, однако прежде нужно понять, в каком направлении двигаться.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

2. Создайте план управления ресурсами, если его у вас ещё нет

Помимо задач проекта у вас также должно быть представление о доступных ресурсах. В управлении проектами ресурсом может быть что угодно — от бюджета проекта до свободного времени группы. План управления ресурсами определяет, какие ресурсы будут доступны вам для выполнения проекта и как они будут использоваться.

Постарайтесь сформулировать план управления ресурсами до определения объёма проекта. В этом случае при разработке обоснования объёма вы будете точно знать, какими ресурсами располагаете, и сможете скорректировать объём проекта, исходя из того, что у вас есть в наличии.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

3. Соберите все дополнительные требования к проекту

Существуют и другие важные аспекты планирования проектов на начальном этапе. Однако в данный момент необходимо сконцентрироваться на всём, что может повлиять на объём проекта. Помните: объём проекта — это способ документального обоснования его границ, а также своих главных задач, бюджета, ресурсов и ожидаемых результатов. Если есть какие-то другие факторы — например, хронология проекта — которые могут на всё это повлиять, зафиксируйте их сейчас.

4. Подготовьте обоснование объёма проекта

Теперь настало время объединить все ваши исследования под одной крышей — в обосновании объёма проекта. Оно должно объяснять, что вы будете (и не будете) делать и почему.

В зависимости от сложности проекта обоснование его объёма может быть маркированным списком, более подробным абзацем или полноценным заданием на оказание услуг. Однако независимо от своей длины обоснование объёма должно характеризовать задачи проекта и указывать на то, что входит и не входит в него.

Если вы испытываете затруднения с определением объёма, попробуйте для начала ответить на следующие вопросы:

• Зачем мы работаем над этим проектом? Каковы наши конечные цели и ожидаемые результаты?

• Каковы наши ограничения в плане бюджета, доступного персонала и ресурсов? Какие участники группы будут над этим работать?

• Когда должны быть получены ожидаемые результаты? В какую хронологию мы должны уложиться?

• Что не входит в объём проекта?

Попробовать Asana для управления проектами

Пример обоснования объёма проекта

Допустим, вы переносите сайт своей компании на новый движок. Вот как может выглядеть объём проекта:

Задача проекта: перенести серверную часть сайта на CMS-платформу, чтобы повысить скорость работы и гибкость страниц.

Ресурсы:

• Веб-группа (три человека), 30 рабочих часов в неделю на протяжении 6 недель

• Технический директор (один человек), 10 часов работы в неделю на протяжении 6 недель

• Проверка со стороны отдела ИТ и юридического отдела (две группы), 5 часов ситуативной работы в неделю

• 7000 $ на CMS

Ожидаемые результаты:

• Обучение всех авторов контента в конце мая 2021 года

• Сайт полностью переходит на новый движок к июню 2021 года

Дорожная карта проекта и его хронология:

• 26 апреля: начать определение объёма работ по переходу на новый движок

• 10 мая: проверка со стороны отдела ИТ и юридического отдела

• 17 мая – 3 июня: перевод веб-группы

• 31 мая: обучение авторов контента

• 4 июня: CMS-платформа запущена

Вне объёма:

• Новая система прямого доступа

• Нестандартные веб-страницы на новом движке

5. Заручитесь поддержкой и одобрением главных заинтересованных лиц

Прежде чем подписать обоснование объёма проекта, получите согласие заинтересованных лиц. Для вас это возможность что-то поменять, переосмыслить цели проекта и решить, что входит в него, а что нет. После Начала реализации проекта изменить любой элемент обоснования объёма проекта будет труднее, поэтому обязательно во всех подробностях доведите объём проекта до сведения всех главных заинтересованных лиц.

Читать о том, что такое анализ заинтересованных лиц проекта и почему он важен

6. При необходимости внедрите процесс контроля изменений

Если у вас много заинтересованных лиц или вы управляете сложной инициативой, возможно, также стоит реализовать процесс контроля изменений. При работе над крупными или комплексными проектами что-то неизбежно придётся менять. Может быть, ваша хронология оказалась слишком оптимистичной или от клиентов поступили новые отзывы, в связи с чем вам пришлось изменить ряд ожидаемых результатов. Проект не должен быть полностью закрыт от изменений, но при этом изменения не должны вноситься кем угодно, иначе это может привести к разрастанию объёма.

Контроль изменений — это совокупность установленных процессов, которым обязаны следовать заинтересованные лица, прежде чем их изменения будут одобрены. Для того чтобы сформировать такой процесс, определите способ подачи заявок на изменения от заинтересованных лиц проектной группе, например с помощью централизованной формы. После этого заранее выбранный круг заинтересованных лиц должен рассмотреть предлагаемое изменение и решить, достаточно ли оно важно, чтобы добавлять его к проекту. В случае утвердительного ответа, постарайтесь сделать некоторые запланированные задачи менее приоритетными, чтобы избежать разрастания объёма.

7. Поделитесь сформированным обоснованием объёма проекта с группой

Заинтересованные лица ознакомились с объёмом проекта и одобрили его. Следующий шаг — довести документ до сведения проектной группы. У неё должен быть прямой доступ ко всей информации по проекту, например через инструмент управления работой.

8. Сверяйтесь с обоснованием объёма проекта во время его выполнения

Вам будет полезно периодически сверяться с обоснованием объёма проекта, чтобы убедиться в отсутствии риска разрастание объёма или в том, что проект идёт по плану. Если в проект добавляются новые составляющие, которые не прошли через утверждённый процесс контроля изменений, сошлитесь на обоснование объёма проекта и предложите автору изменения представить свою идею через запрос или иную процедуру внедрения.

Устанавливайте пределы разумного с помощью обоснования объёма проекта

Обоснование объёма проекта — это отличный инструмент для того, чтобы ваш проект шёл по плану и был успешно выполнен. Это также превосходный способ поддержать свою проектную группу и предотвратить выгорание. Однако он полезен только в том случае, если был эффективно доведён до всеобщего сведения. Как можно раньше предоставьте всем заинтересованным лицам доступ к документу с обоснованием объёма проекта, а затем регулярно обращайтесь к нему на протяжении всего проекта.

Для начала вспомним, что правила исчисления объёмов работ прописаны в Технических частях сборников нормативной базы, во втором разделе Исчисление объёмов работ.

Рассмотрим для примера окраску внутренних стен. Мы уверены, что для получения необходимой площади окраски стены надо взять общую площадь стены (произведение длины и высоты) и затем, скорее всего, вычесть из этого значения площадь оконных и дверных проёмов.

При всей кажущейся простоте этого примера не стоит торопиться с выводами. В процессе проверки сметной документации объёмы работ проверяются в первую очередь. Ошибки здесь особенно чреваты неприятностями. Поэтому для исключения ошибок в расчёте объёмов позиций для какого-то вида работ не поленитесь лишний раз изучить Техническую часть сборника расценок.

Как мы знаем, если на экране в программе открыт сборник нормативной базы, то для просмотра его Технической части необходимо нажать кнопку Техническая часть на панели инструментов на вкладке Документ.

А если мы работаем с локальной сметой, то достаточно выделить курсором нужную позицию и нажать ту же самую кнопку Техническая часть на вкладке Документ. В результате программа открывает Техническую часть сборника по расценке в позиции сметы.

Итак, у нас на экране Техническая часть сборника ФЕР15 Отделочные работы. Слева оглавление сборника. Выбираем раздел II. Исчисление объёмов работ. Здесь прописаны основные моменты, которые необходимо учитывать при расчёте объёмов позиций для этого вида работ. Для того чтобы удобнее было читать текст на экране, можно изменить масштаб просмотра текста прокруткой колеса мыши с нажатой клавишей Ctrl.

Дойдя в тексте до нужного места мы видим, что площадь по окраске стен масляными составами действительно определяется за вычетом проёмов и с добавлением площади окраски оконных и дверных откосов. Зато при окраске водными составами площадь определяется без вычета площадей проёмов и без учёта площади оконных и дверных откосов.

Выделив на экране интересующий текст, можно щёлкнуть правой кнопкой мыши и выбрать в появившемся контекстном меню команду, чтобы скопировать выделенный текст в буфер обмена Windows. В дальнейшем его можно вставить в смету как позицию-комментарий, подтверждая свой расчёт. Также можно добавить выделенный текст в закладки. И наконец, можно распечатать Техническую часть сборника – всю целиком или только текущую страницу.

Второй момент – в нормативных базах программы «ГРАНД-Смета» информация из раздела Исчисление объёмов работ в Технической части сборника, которая относится к конкретным расценкам, разнесена попозиционно и доступна для отдельных расценок в окне с дополнительной информацией.

Вернёмся к найденной расценке в сборнике. Открываем окно Дополнительная информация (клавиша F3 на клавиатуре). Видим здесь состав затрат, состав работ, коэффициенты из технической части. А в разделе Примечания показывается тот самый фрагмент из второго раздела Технической части, который касается расчёта объёма работ по этой позиции.

Теперь на тот случай, когда нам потребуется применить в смете эту расценку, мы знаем, что площадь окрашиваемой поверхности следует рассчитывать без вычета площадей проёмов и без учёта площади оконных и дверных откосов.

Не забывайте обращаться к этой информации, чтобы избежать досадных ошибок при расчёте объёмов работ в локальной смете.

Написание документа об объеме работ, обычно называемого SOW, является важным компонентом успешного управления проектом. Создание этого документа позволит всем членам вашей команды оставаться максимально информированными на всех этапах жизненного цикла проекта. Если вы хотите упорядочить свои мысли, донести цели проекта и четко обозначить задачи, которые предстоит решить вашей команде, вам будет полезно написать объем работ.

В этой статье мы объясним, что такое объем работ, рассмотрим, почему он важен, предоставим пошаговое руководство по написанию SOW и дадим вам шаблон и пример такого документа.

Что такое объем работ?

Объем работ — это описательный документ или рабочее соглашение, содержащее всю информацию о размере проекта, целях, которые команда должна достичь к концу проекта, и шагах, необходимых для завершения проекта. Вы можете составить SOW, если над проектом работают несколько сторон и есть определенные требования, которые необходимо выполнить. Этот документ обычно включает в себя введение, обзор целей, план предполагаемой работы и задач, график выполнения работ, план внедрения и заключение или подпись.

Как правило, объем работ состоит из этих стандартных компонентов:

• Цели проекта: Сюда входят все цели, которые команда должна достичь по ходу реализации проекта, а также по его завершении.

• Сроки: Здесь указываются точные сроки начала и окончания проекта, включая время начала и завершения конкретных задач.

• Ожидаемые результаты: Сюда входят конкретные результаты, которые должны произойти к завершению проекта.

• Результаты: Это включает точный продукт или продукты, которые проект должен предоставить к своему завершению.

• Условия: Сюда входят любые условия, которые команда должна соблюдать или работать, или требования, которые необходимо выполнить.

• Финансовая информация: Сюда входят бухгалтерские данные, например, сколько может стоить завершение проекта, сколько заработает каждый член команды, как и когда ему будет выплачена зарплата.

• Управление: Сюда входит информация, касающаяся административных деталей, например, кто отвечает за утверждение финансовых решений или кто может согласиться на определенные условия.

Почему объем работ важен?

Документ об объеме работ важен по целому ряду причин, включая:

Излагает всю информацию о проекте

SOW содержат всю информацию о проекте, поэтому все, кто в нем участвует, остаются информированными. Изложение всей информации о проекте может помочь команде убедиться, что она сможет рассмотреть все аспекты проекта. SOW также представляют собой хорошо проработанный, описательный план действий по проекту.

Дает направление

Объем работ выступает в качестве руководства по выполнению проекта. Благодаря своему обширному, информативному содержанию, SOW может служить средством направления, которое позволяет командам достичь своих целей и успешно выполнить проект. Наличие четко определенного направления может гарантировать, что все вовлеченные стороны знают, какие шаги необходимо предпринять для постоянного продвижения проекта.

Определяет ожидания от проекта

В этом документе также указываются все ожидаемые результаты, продукты и итоги, которые должен дать проект. Это помогает всем сторонам, участвующим в проекте, иметь одинаковые ожидания и стандарты. Это также позволяет всем участникам процесса планировать объем работ, необходимый для удовлетворения ожиданий.

Как написать объем работ за 8 шагов

Написание эффективного объема работ может быть простым процессом. Следуйте этим восьми шагам при создании SOW:

1. Представьте проект

В начале документа об объеме работ укажите название вашего проекта, компанию и команду, участвующую в нем. Вы можете включить тип работы, которую должен выполнить проект. Вы также можете подробно описать конкретный тип официального соглашения, которое поддерживает SOW, например, контракт или постоянное предложение.

2. Резюмируйте цели

Эта часть SOW является важной. В нем описывается, чего ваша команда надеется достичь, работая над этим проектом. Здесь вы можете лаконично описать цели проекта. Вы также можете предоставить справочную информацию о проекте. Эту информацию можно изложить в виде абзаца или маркированного списка.

3. Описать фактический объем работ

В этом разделе вы подробно описываете основные цели проекта. В маркированном списке вы можете указать каждую цель проекта. Вы также можете написать эти цели в абзаце или двух, в зависимости от того, насколько обширна область применения проекта.

4. Подробно опишите задачи проекта

Описание того, какие задачи должна выполнить команда, также важно. В этой части SOW вы можете подробно описать, какие конкретные задачи и виды деятельности могут повлиять на ход выполнения проекта. Убедитесь, что вы включили все соответствующие задачи и кратко описали их.

5. Укажите график проекта

Все проекты имеют определенный график, которого должны придерживаться команды, чтобы своевременно добиться успеха. Здесь вы можете подробно описать, как выглядит конкретное расписание вашего проекта. Вы можете быть настолько конкретными, насколько хотите, и указать дату и время завершения для каждой задачи, или вы можете создать общие этапы с сопутствующими датами.

6. Перечислите конечные результаты проекта

Далее подробно опишите точные продукты, итоги или результаты, которые должен дать проект после его завершения. Вы можете быть настолько конкретными, насколько хотите, когда описываете эти результаты. Определение конечных результатов поможет вам подробно описать план их реализации, что является важной частью их правильного создания.

7. Указать план внедрения

Включение подробностей плана принятия результатов проекта не является обязательным требованием, но вы можете добавить эту информацию, если считаете, что она будет полезной. Ближе к концу документа об объеме работ вы можете подробно описать, как вы планируете внедрить свои результаты в будущие работы или продукты. Вы можете описать это с помощью маркированного списка кратких пояснений в течение одного-двух абзацев.

8. Государственные роли управления проектами

Ваш проект, вероятно, подразумевает несколько различных управленческих или административных работ, чтобы полностью. В конце документа SOW укажите, кто будет выполнять определенные административные или управленческие функции. Это важно для информирования членов команды о том, к кому они могут обратиться с конкретными вопросами.

Шаблон для написания объема работ

Наличие шаблона, который можно использовать при написании объема работ, может помочь вам сориентироваться, когда придет время создавать его самостоятельно. Вот один из них, который вы можете использовать для составления своего:

Название проекта: [Официальное название проекта]

Задействованные стороны: [Компания или имена конкретных лиц]

Введение:

[Объясните, какую работу должна выполнить команда проекта. Подробно укажите, какие стороны должны выполнить эту работу. Укажите, какой тип официального соглашения вы хотите создать.]

Задачи:

[Дайте контекст и справочную информацию о цели проекта.]

Объем работ:

[Создание списка целей проекта.]

• Цель

• Цель

• Цель

• Цель

• Цель

Список задач:

[Опишите конкретные действия, которые команда проекта должна предпринять для получения конечных результатов.]

• Первая задача

• Вторая задача

• Третья задача

• Четвертая задача

• Задача пять

График проекта:

[Укажите сроки, которых должен придерживаться проект в целом. Перечислите конкретные даты, к которым команда проекта должна выполнить определенные задачи. Укажите определенные этапы, если это применимо.]

• Задача 1: Дата начала выполнения задачи — Дата окончания выполнения задачи

• Задача 2: Дата начала выполнения задачи — Дата окончания выполнения задачи

• Задача три: Дата начала выполнения задания — Дата окончания выполнения задания

• Задача четвертая: Дата начала выполнения задачи — Дата окончания выполнения задачи

Результаты проекта:

[маркированный список всех конкретных продуктов или результатов, которые проект должен предоставить к своему завершению]

План принятия:

[Один-два абзаца с описанием плана внедрения результатов проекта]

Управление проектом:

[Подробное объяснение того, кто выполняет какие административные задачи или действия.]

Пример объема работ

Вот пример объема работ для справки:

Название проекта: Частичная реконструкция магазина одежды Кати

Участвующие стороны: Катина одежда, Lambert-White Construction Solutions and Contracting

Введение:

Результатом этого проекта должна стать частично переделанная версия «Одежды Кати», разработанная и утвержденная компанией Lambert-White Construction Solutions and Contracting. Компания Lambert-White Construction Solutions and Contracting должна выполнить следующие работы. Это официальное рабочее соглашение между Katya’s Klothing и Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Задачи:

Частично переделать «Одежду Кати» в соответствии с новым дизайном, предложенным Lambert-White Construction Solutions and Contracting.

Объем работ:

• Установить новое освещение

• Замена напольного покрытия

• Полностью переделать ванную комнату

• Замените все двери в гардеробной

• Покрасьте все стены

• Замена обоев

Список задач:

• Подписать заказ на поставку обоев в большом количестве

• Подтверждение выбора освещения

• Выполнить заказ на краску

• Подписать тип напольного покрытия

• Отключение и повторное подключение электричества и воды

План проекта:

• Проект частичной перепланировки начинается: 1 мая

• Покраска стен: 1 мая — 4 мая

• Установка обоев: 4 — 5 мая

• Установка нового освещения: 5 мая

• Укладка нового напольного покрытия: 10-11 мая

• Полпути проекта: 15 мая

• Начинается полная переделка ванной комнаты: 5 мая — 31 мая

• Замена дверей в гардеробной: 5 мая

• Проект частичной перепланировки завершен: 1 июня

Результаты проекта:

• Обновленные люстры

• Недавно покрашенные и оклеенные обоями стены

• Совершенно новые деревянные полы

• Замена дверей гардеробной

• Новый унитаз, раковина, шкафы и тщеславие в ванной комнате

Управление проектом:

Контакт для экстренной связи: Анна Катя Смит, владелец, Katya’s Klothing

Руководитель проекта: Диллион Джонс, генеральный менеджер, «Одежда Кати»

Бухгалтерия и вся финансовая информация и процессы: Руководитель финансового отдела Фред Конрад

Строительство и подрядные работы: Джонатан Ламберт, владелец, Lambert-White Construction Solutions and Contracting

План внедрения:

Эти дополнения к «Одежде Кати» будут готовы к использованию после завершения проекта 1 июня. Магазин должен открыться для посетителей 2 июня, и каждый новый товар должен полностью функционировать к этому дню.