Как составить общий бланк продольного расположения

Примеры оформления общего бланка:

Рис.
3.
Общий
бланк с продольным расположением
реквизитов

Рис.
4.
Общий
бланк организации с угловым (центрированным)
расположением реквизитов

Рис.
5.
Общий
бланк организации с угловым (флаговым)
расположением реквизитов

Рис.
6.
Общий
бланк структурного подразделения с
продольным расположением реквизитов

Рис.
7.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (центрированным) расположением
реквизитов

Рис.
8.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (флаговым) расположением
реквизитов

Образцы
общего бланка документа также приводятся
в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(приложение Б, рисунок Б.1).

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
4.7.
² Там
же. – Пункт 4.7.
³ Там
же. – Пункт 4.4.
⁴ Там
же. – Пункт 4.6.

Дополнительная
информация:

• бланк
  документа;

• классификация
  бланков документов;

• размеры
  полей;

• формат
  бланка документа;

• реквизит
  документа;

• реквизит
  «01 — Государственный герб Российской
  Федерации»;

• реквизит
  «02 — герб субъекта Российской
  Федерации»;

• реквизит
  «03 — эмблема организации или товарный
  знак (знак обслуживания)»;

• реквизит
  «08 — наименование организации»;

• реквизит
  «11 — дата документа»;

• реквизит
  «12 — регистрационный номер документа»;

• реквизит
  «14 — место составления или издания
  документа.

Бланк письма

Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты:¹

01
— Государственный
герб Российской Федерации
(02 — герб
субъекта Российской Федерации
или 03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания));

04 — код
организации;

05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование
организации»;

09 — справочные
данные об организации,

а
также ограничительные отметки для
реквизитов:
11 — дата
документа;

12 — регистрационный
номер документа;

13 — ссылка
на регистрационный номер и дату
документа.

И,
при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов.²

15 – адресат;

18 — заголовок
к тексту;

19 — отметка
о контроле;

20 — текст
документа.

Бланк
письма может изготавливаться на основе
продольного
или углового
расположения реквизитов.³

Рис.
1.
Расположение
реквизитов
(угловой
вариант) бланка письма (размеры указаны
в миллиметрах)
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
15
— адресат;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Рис.
2.
Расположение
реквизитов
(продольный
вариант) бланка письма (размеры указаны
в миллиметрах)
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
15
— адресат;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Наиболее
удобным для обработки и экономичным с
точки зрения использования площади
листа является угловой бланк. В этом
случае правая сторона верхней части
листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат»,
«Резолюция».⁴

Использование
продольного бланка письма целесообразно
в случаях, когда наименование организации
содержит большое количество печатных
знаков, например, может быть в случае,
когда реквизиты бланка даются на двух
и более языках. При этом слева следует
печатать реквизиты на русском языке, а
справа — на национальном, на одном уровне.
Если количество используемых национальных
языков более одного, сверху следует
указывать реквизиты на русском, а ниже
— на национальном языке, продлевая строку
до границы правого поля.⁵

Возможно
создание бланка на двух языках, если
организация ведет переписку с иностранными
корреспондентами. В таких бланках все
реквизиты письма повторяются дважды:
на русском и иностранном языке, при этом
не допускается искажение наименования
организации, ее организационно-правовой
формы, адреса и справочных данных.
Например, название организации
«Международная книга» в таком
бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia
kniga», а не «International book».⁶

Бланк
письма может изготавливаться для
организации, структурного подразделения
и должностного лица.⁷

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 — код организации

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

08 — наименование организации

09 — справочные данные об организации

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15 – адресат

18 — заголовок к тексту

19 — отметка о контроле

20 — текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция»

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;

Электронный шаблон бланка — это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование — электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее — Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта — это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

Флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации — автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации — автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

Общий бланк
может содержать (Пример 6):

Реквизиты:

02 — «Эмблема»;

10 — «Дата документа»;

17 — «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

Реквизиты:

01 — «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 — «Эмблема»;

03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»;

08 — «Справочные данные об организации»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 — «Дата документа»;

11 — «Регистрационный номер документа»;

15 — «Адресат»;

17 — «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа
включает (Пример 8):

Реквизиты:

01 — «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 — «Эмблема»;

03 — «Товарный знак (знак обслуживания)»;

06 — «Наименование структурного подразделения — автора документа»;

09 — «Наименование вида документа»;

13 — «Место составления (издания) документа»;

Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 — «Дата документа»;

11 — «Регистрационный номер документа»;

16 — «Гриф утверждения документа»;

17 — «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица
должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица — автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации — справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках — русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 — 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Рис.
3.
Общий
бланк с продольным расположением
реквизитов

Рис.
4.
Общий
бланк организации с угловым (центрированным)
расположением реквизитов

Рис.
5.
Общий
бланк организации с угловым (флаговым)
расположением реквизитов

Рис.
6.
Общий
бланк структурного подразделения с
продольным расположением реквизитов

Рис.
7.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (центрированным) расположением
реквизитов

Рис.
8.
Общий
бланк структурного подразделения с
угловым (флаговым) расположением
реквизитов

Образцы
общего бланка документа также приводятся
в ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(приложение Б, рисунок Б.1).

1 ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
4.7.
2 Там
же. – Пункт 4.7.
3 Там
же. – Пункт 4.4.
4 Там
же. – Пункт 4.6.

Дополнительная
информация:

бланк
документа;

классификация
бланков документов;

размеры
полей;

формат
бланка документа;

реквизит
документа;

реквизит
«01 — Государственный герб Российской
Федерации»;

реквизит
«02 — герб субъекта Российской
Федерации»;

реквизит
«03 — эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»;

реквизит
«08 — наименование организации»;

реквизит
«11 — дата документа»;

реквизит
«12 — регистрационный номер документа»;

реквизит
«14 — место составления или издания
документа.

Бланк письма

Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты: 1

01
— Государственный
герб Российской Федерации
(02 — герб
субъекта Российской Федерации
или 03 — эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания));
04 — код
организации;
05 — основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
08 — наименование
организации»;
09 — справочные
данные об организации,
а
также ограничительные отметки для
реквизитов:
11 — дата
документа;
12 — регистрационный
номер документа;
13 — ссылка
на регистрационный номер и дату
документа.
И,
при необходимости, ограничительные
отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов. 2
15 – адресат;
18 — заголовок
к тексту;
19 — отметка
о контроле;
20 — текст
документа.

Бланк
письма может изготавливаться на основе
продольного
или углового
расположения реквизитов. 3

Рис.
1.
Расположение
реквизитов

(угловой

01
02
03
04

— код
организации;
05
06
08

— наименование
организации;
09
11

— дата
документа;
12
13
15

— адресат;
18

— заголовок
к тексту;
19

— отметка
о контроле;
20

— текст
документа

Рис.
2.
Расположение
реквизитов

(продольный

вариант) бланка письма (размеры указаны
в миллиметрах)

01

— Государственный
герб Российской Федерации;
02

—
герб субъекта Российской Федерации;
03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04

— код
организации;
05

— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06

— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
08

— наименование
организации;
09

— справочные
данные об организации;
11

— дата
документа;
12

— регистрационный
номер документа;
13

— ссылка
на регистрационный номер и дату
документа;
15

— адресат;
18

— заголовок
к тексту;
19

— отметка
о контроле;
20

— текст
документа

Наиболее
удобным для обработки и экономичным с
точки зрения использования площади
листа является угловой бланк. В этом
случае правая сторона верхней части
листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат»,
«Резолюция». 4

Использование
продольного бланка письма целесообразно
в случаях, когда наименование организации
содержит большое количество печатных
знаков, например, может быть в случае,
когда реквизиты бланка даются на двух
и более языках. При этом слева следует
печатать реквизиты на русском языке, а
справа — на национальном, на одном уровне.
Если количество используемых национальных
языков более одного, сверху следует
указывать реквизиты на русском, а ниже
— на национальном языке, продлевая строку
до границы правого поля. 5

Возможно
создание бланка на двух языках, если
организация ведет переписку с иностранными
корреспондентами. В таких бланках все
реквизиты письма повторяются дважды:
на русском и иностранном языке, при этом
не допускается искажение наименования
организации, ее организационно-правовой
формы, адреса и справочных данных.
Например, название организации
«Международная книга» в таком
бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia
kniga», а не «International book». 6

Бланк
письма может изготавливаться для
организации, структурного подразделения
и должностного лица. 7

ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 01.07.2018 .

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

……………

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;

Arial № 12, 13;

Verdana № 12, 13;

Calibri № 14

и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

……………….

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации
— автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа
.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

……………………

Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм);

для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

………………..

Примеры бланков

В статье мы разберем ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов и приведем примеры того, как их оформлять. Также расскажем, обязательно ли организациям разрабатывать новые бланки. Но сначала опишем термины и понятия, которые будут встречаться в статье.

Первое – Бланк документа. Он представляет собой лист бумаги, на котором присутствуют не только реквизиты, идентифицирующие человека, который составляет документ, но и данные о компании, от которой действует сотрудник. 

Второе – Шаблон в электронном варианте. Он представляет собой тот же бланк документа, но в электронном варианте. Чаще всего, компании используют электронные шаблоны в силу их удобства, да и, в случае чего, их можно быстро поправить. Также электронные шаблоны нужны для внутренней работы с документацией, ведь такой шаблон проще и быстрее передавать между сотрудниками, особенно, если компания большая.

Формат оформления бланков и размеры полей

Первое, что необходимо отметить – для разработки бланков документов в соответствии с ГОСТ необходимо использовать бумагу формата А4 и А5. Если необходимо разработать бланк указаний, тогда нужно использовать бумагу формата А5 и А6. 

Бланки формата А5 используют для определенных видов документов, например, для заполнения справки или доверенности, а также для оформления служебной записки. Тогда как бланки А4 принято использовать для приказов, распоряжений, положений, инструкций и прочей документации, которая используется в компании для организации процесса работы. Смотрите пример:

Что касается размера полей, то они должны соответствовать требованиям и быть равным:

• 20 миллиметрам для левого, верхнего и нижнего;
• 10 миллиметрам для правого поля. 

Обратите внимание! Если срок хранения документов длительный, например, десять лет и больше, тогда левое поле документа должно равняться минимум 30 миллиметрам. Это нужно для того, чтобы удобно «сшивать» документы в архиве.

Виды бланков

Бумажные и электронные 

Эти два вида бланков – стандартные и применяемые в каждой организации. Одинаково удобные, они применяются в зависимости от целей использования. Оба бланка должны быть одинаково оформлены и содержать одинаковую информацию, единственное отличие между ними — в том, что электронный документ гораздо «пластичнее», и его можно быстро отправить получателю для информирования по электронной почте, это удобнее, чем совершать отправку по физической почте. 

Также, оба этих бланка разрабатываются и оформляются в соответствии с утвержденным руководителем организации макетом. Еще один критерий оформления бумажного бланка – цвет бумаги, она должна быть белой (или светлых тонов). Если же говорить об электронном бланке, его необходимо ограничить для редактирования сторонними лицами, это обеспечивается приложениями и сервисами для разработки подобных документов.

Угловые и продольные

Угловые бланки – те бланки, в которых реквизиты указываются с одной стороны, как бы в углу. Продольные бланки – те, реквизиты в которых расположены горизонтально по ширине всего листа. Смотрите примеры:

Реквизиты и их значение

Рассмотрим значение указываемых на бланках реквизитов:

• 01 реквизит – герб
• 02 реквизит – индивидуальный знак или символ организации, чаще всего используется логотип
• 03 реквизит – товарный знак фирмы
• 05 реквизит – полное название бумаги и ее адресант
• 06 реквизит – название отдела, который составляет документ
• 07 реквизит – должность ответственного за составление документа сотрудника
• 08 реквизит – идентификационные данные компании
• 09 реквизит – название документа
• 10 реквизит – дата составления документа
• 11 реквизит – номер документа, по которому он зарегистрирован в документообороте
• 13 реквизит – местоположение предприятия, на котором документ разрабатывался 
• 15 реквизит – ответственное лицо, которому документ направляется 
• 16 реквизит – подпись и печать, подтверждающие действительность составленной бумаги 
• 17 реквизит – введение, тема к «телу» документа, в котором излагается суть обращения

Расположение реквизитов: по центру и от левой границы

В зависимости от каждого конкретного реквизита, ему отводится специальное место на бланке. Например, 01, 02 и 03 реквизиты фиксируются сверху над 05 реквизитом – посередине. А вот 03 реквизит необходимо располагать слева от 05, при этом сохраняя уровень расположения. 

Все остальные реквизиты — от 05 до 12 — можно расположить или по центру (то есть, централизованно, когда каждая новая строка также находится посередине), или флагово (когда каждая новая строка начинается с левого края документа).

Смотрите примеры:

Типы бланков

Бланки принято разделять на три типа:

1. Первый — это общий бланк.
2. Второй — это бланк письма.
3. Третий — это бланк определенного вида документов.

В каждой фирме назначенный руководитель одобряет и фиксирует типы бланков, в соответствии с каждым действием или необходимой информацией. Также все типы бланков руководитель обязан внести в перечень локально-нормативных актов. 

Ниже мы подробнее расскажем о каждом из перечисленных типов бланков и о том, какие реквизиты необходимо на нем расположить:

• На общем бланке необходимо указывать реквизиты: 01, 023 по выбору, 05-07, 13.
• На бланке письма необходимо указывать следующие реквизиты: 01, 023 по выбору, 05 и 08. В зависимости от специальных бланков письма, на них необходимо еще указывать реквизиты 06 и 07. 
• Последний бланк – бланк определенного вида документов. На таком бланке должны присутствовать реквизиты: 01, 023 по выбору, 05, 09 и 13. Также, в зависимости от особенностей каждого документа, может потребоваться указание реквизитов 10 и 11, 16 и 17, а также 06 и 07. 

Обратите внимание! Мы привели максимальный список реквизитов, которые указываются в каждом документе, однако руководитель организации имеет право самостоятельно определить список необходимых реквизитов в документе, но, как мы и говорили ранее, эту информацию обязательно нужно зафиксировать в локально-нормативных актах организации. Ответственность за соответствие реквизитам, указанным в документе, лежит на первом лице компании.

Бланки документов по ГОСТ на иностранном языке

В соответствии с ГОСТ, если руководитель или сама организация направляет документ в иностранную компанию, тогда этот документ необходимо составлять на языке той страны, для которой и разрабатывается бланк. Однако, в большинстве случаев, руководитель организации использует английский язык.

В ответственность ГОСТ входит установление правил разработки бланков на двух и более языках, которые имеют право использовать русский язык в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обратите внимание! Чтобы организация имела право отправлять или получать какие-либо документы от иностранных организаций, ей необходимо утверждать и издавать бланки на двух языках, один из которых обязательно должен быть русским. А вторым языком, чаще всего, выступает английский, так как он признан международным.

Смотрите пример 11:

Нужно ли составлять новые бланки в соответствии с ГОСТ или нет

Важно отметить, что хоть новый ГОСТ и вступил в действие, но руководители организаций не обязаны изменять утвержденные бланки, если в этом нет необходимости. Но, в том случае, если руководитель компании решил создавать новые бланки, нужно следовать определенному перечню действий: 

1. Первое лицо компании должно передать поручение ответственным за делопроизводство лицам на создание новых макетов для бланков. 
2. Сотрудники подразделения делопроизводства должны организовать процесс создания и утверждения макетов для новых бланков. В некоторых случаях организации могут просто обратиться на «аутсорс». Таким образом сотрудники делопроизводства не отвлекаются от своих прямых обязанностей и не тратят силы на редактуру или разработку бланков. 
3. Третий шаг заключается в утверждении бланков. Сделать это может лишь руководитель организации, и только по приказу, который будет храниться в документообороте компании. 
4. Последний шаг – отпечатать готовые и утвержденные бланки в типографии. Также, зачастую, типография или издательский отдел даже маленького размера, но организован в компании, чтобы иметь возможность самостоятельно производить печать документов, в том числе, и со специальными символами и отличительными знаками.

Если сотрудники и руководитель организации будут добросовестно выполнять перечисленные шаги, для компании разработка новых бланков пройдет достаточно безболезненно и эффективно, а также при минимальных затратах ресурсов.

На какие документы распространяется действие нового ГОСТ

В соответствии с ГОСТ, необходимо разрабатывать те документы, которые относятся к организационной и распорядительной документации, а также те документы, которые числятся в списке УСОРД. К списку документов, которые нужно создавать в соответствии с ГОСТ организации и законодательством, относят:

• всевозможные уставы, относящиеся к внутренним документам компании,
• положения,
• правила,
• инструкции, в том числе, и должностные,
• регламенты и постановления,
• распоряжения надзорных органов и приказы внутри компании,
• управленческие решения и протоколы,
• договоры о трудоустройстве и оказании услуг,
• акты, в том числе, о выполненных работах,
• письма
• и справки.

Заключение 

В заключение хочется сказать, что разработка и оформление документов по новому ГОСТ не сильно отличается от соответствия старому. Поэтому сотрудникам компании не составит труда самостоятельно разобраться с новыми требованиями. А если появятся затруднения, советуем присмотреться к тем примерам, которые мы прикрепили в статье, ведь они дают правильное представление об оформлении бланков.