Как составить официальное письмо запрос

Профессиональные письма можно разделить на две категории: требующие ответа и не требующие ответа. К первой категории относится вся информация, сопроводительная и гарантии; ко второй — заявки (включая тендеры), приложения, конкурсы и отчеты. Должностные лица также должны отвечать на письма, не связанные с работой, такие как приглашения и приветствия, в соответствии с нормами деловой этики.

Информационные заявки отправляются для получения важной информации об организации другой стороны.

Заявления отправляются, когда событие заявления и сам ответ имеют юридическую силу. Получатель обязан предоставить запрашиваемую информацию в полном объеме и в установленные сроки, представив их в ответе.

Заявки можно направлять в следующие организации

• Все государственные службы: ПФР, ФНС, РОСРЕЕСТ, РОССТАТ, ФСС,…
• Контрагенты, деловые партнеры и внешние компании
• Компании, уточняющие информацию о бывших сотрудниках.

Заявления могут быть оформлены в виде запросов или распоряжений, но не могут запрашивать конфиденциальную информацию и персональные данные физических лиц. Разглашение государственной, коммерческой или служебной тайны преследуется по закону.

В большинстве случаев для получения такого рода информации делается запрос.

• Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, из
• исключения отдельных предприятий или юридических лиц в судебном порядке; и
• недвижимое имущество, включая землю; и
• Стоимость и объем произведенных товаров, а также их потребительские свойства.

Реже запросы используются для запроса печатных конвенций (оригиналов или заверенных копий) и образцов продукции.

Как написать о предоставлении информации

Письмо-запрос создается в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

Правила следующие.

1. Текст, если он разработан, должен быть написан на бланке с логотипом и другими данными компании.
2. Обязательная информация включает два названия агентства (полное и краткое), НДС, код (ОГРН, КПП, ОКПО), контактные данные, местонахождение и дату письма, информацию о руководителе компании и оригинальный регистрационный номер письма. .
3. Ветви: 2 см — верхняя и нижняя, 3 см — левая, 1 см — правая.
4. На папке также должна быть печать и логотип транспортной организации.

Письмо должно быть структурировано таким образом, чтобы отразить основные моменты письма.

Письмо разделено на шесть блоков.

• Название, передающее суть предмета исследования, и
• Официальное обращение
• Вводный раздел (первый абзац); и
• описание информации или перечень информации в представляемом документе, an
• признание, выражение намерения сотрудничать, другие формы вежливости и
• Подпись уполномоченного лица.

Для заявлений в государственные органы отчет и проверка могут быть опущены.

Пример применения, подготовленный по ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 в соответствии с соответствующим /.

ООО «Пчелка» Генеральный директор.

РФ, ООО «Мо Экохим». ул. Флористическая, стр.

60 Пробиркин П.Л. Тел (4965) 5555. Факс (4965) 444444 исх.

78 от 08. 06. 2021 г.

№ 75 от 07. 04. 2021 г.

О стоимости аналитиков Уважаемый господин или госпожа. Благодарим вас за предложение стать аналитиком для оценки меда с 7 апреля. Мы заинтересованы в приобретении данной продукции, но хотели бы узнать больше о технических характеристиках аналитиков, используемых в необычных условиях, особенно при высокой относительной влажности.

Пожалуйста, поделитесь с нами этой информацией, и мы будем рады предоставить вам больше сведений.

Мы надеемся на сотрудничество с вами в будущем. С наилучшими пожеланиями.

С благодарностью, менеджер.

Медведкина А. А. ООО «Пчелка».

Как написать ответ?

Согласно федеральному закону 59 от 2 мая 2006 года, ответ на письмо должен быть подготовлен в течение 30 дней с момента получения (срок передачи не учитывается). Для того чтобы передать информацию, компания должна получить разрешение сотрудника или должностного лица.

Ответ должен быть отредактирован по тем же правилам (содержать ту же информацию), что и оригинальное письмо, в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

Важно регистрировать уникальные буквенные номера на входящих и исходящих сообщениях, чтобы предоставить эту информацию в виде отчета по запросу государственной инспекции или общественного аудита. В ответе также должен быть указан номер ссылки.

Написание ответа должно быть поручено ответственному лицу, руководителю секретарю, бухгалтеру, начальнику отдела кадров и заместителю директора по письму специалистам (главному технологу, конструктору, спецмаркетологу и т.д.).

В небольших организациях письмо может быть составлено самим руководителем. В любом случае, именно он должен заверять (своей подписью и печатью) исследования и ответные письма.

Пример ответного письма на запрос

OOO Примерами ответов на вышеуказанные вопросы компании «Экохим» являются

• Порошок (содержание взвешенных частиц 2-100 мелких) — не более 0,7 г/м3, при
• Температура окружающей сред ы-20°C до +40°C
• Относительная влажность — 40% … 85%,.
• Давление — не более 200 кПа.

Ответы государственных учреждений обычно более подробны и могут ссылаться на нормативные акты, федеральные законы и уставы.

Иногда письменные ответы могут быть отклонены. В некоторых случаях используется следующая формулировка. ‘Организация не может предоставить запрошенную вами информацию, поскольку она является конфиденциальной для банка’ или ‘Банк не может предоставить запрошенную вами информацию, поскольку она является конфиденциальной для банка’.

Основные вопросы

Как запросить информацию в соответствии с правилами профессионального этикета? Когда я имею право отказаться от раскрытия информации? Как я могу обжаловать уведомление об отказе в предоставлении информации?

Как правильно написать?

Важно: Необходимо четко придерживаться формального стиля общения. Отклонения от текста и все остальное, что вы хотите сказать о работе государственных органов, затрудняют понимание вашей проблемы.

Заявки могут быть созданы в любом формате, но должны включать следующие пункты

В заголовке заявки должно быть указано полное название принимающей организации. Запросы могут быть адресованы конкретному специалисту или в целом — «юридические услуги», «ведение дел» и т.д. Запросы могут быть общими: «юридические услуги», «ведение дел» и т.д.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Граждане имеют право подавать письменные устные или электронные запросы.

Граждане, юридические лица и общественные объединения, например, некоммерческие организации и СМИ, имеют право обращаться за информацией.

Письменные заявления регистрируются в течение трех дней. Если получатель обнаружит, что запрашиваемая информация не относится к его юрисдикции, он обязан дать разумный ответ в течение семи дней с момента получения запроса («Обеспечение доступа к информации», часть 7 Федерального закона, стр. 18).

Ответ по существу направляется в течение 30 дней с момента подачи заявления. Если подготовка требует больше времени, предоставляется продление на срок до 45 дней. Однако в обязательном порядке гражданин должен сообщить об этом в течение семи дней со дня получения заявления (ст. 18, ч. 6).

В предоставлении информации может быть отказано в следующих случаях

• информация уже была опубликована в СМИ или в Интернете; или
• Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
• Вы уже получили ответ на этот вопрос.
• В заявлении содержится просьба провести правовую оценку поведения государственных или муниципальных органов власти или другую детальную работу.

Докладывайте! Информационные» нарушения регулируются статьей 5.39 КоАП. Например, речь идет о предоставлении заведомо ложной информации, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на вопросы.

При возникновении подобных ситуаций вы можете обратиться к вышестоящему руководству вашей организации. Если это не помогает, судебное преследование может быть обжаловано.

Пример ответного письма на запрос

OOO Примерами ответов на вышеуказанные вопросы компании «Экохим» являются

• Порошок (содержание взвешенных частиц 2-100 мелких) — не более 0,7 г/м3, при
• Температура окружающей сред ы-20°C до +40°C
• Относительная влажность — 40% … 85%,.
• Давление — не более 200 кПа.

Ответы государственных учреждений обычно более подробны и могут ссылаться на нормативные акты, федеральные законы и уставы.

Иногда письменные ответы могут быть отклонены. В некоторых случаях используется следующая формулировка. ‘Организация не может предоставить запрошенную вами информацию, поскольку она является конфиденциальной для банка’ или ‘Банк не может предоставить запрошенную вами информацию, поскольку она является конфиденциальной для банка’.

Куда и каким образом обращаться?

Вы можете подать заявление в письменном виде, устно или отправив письмо по электронной почте. Узнайте больше.

• Третий способ является наиболее удобным. Ответ на ваш запрос будет немедленно доставлен по двум адресам — на вашу электронную почту и в письменном виде Почтой России.
• Если вы обратились с устной просьбой, попросите дать вам телеграмму и запишите местонахождение и имя человека, который с вами разговаривал.
• Предпочтительно отправить письменный запрос заказным письмом.

Право на информацию является одним из основных прав, гарантированных Конституцией. Поддержите его и не бойтесь требовать ответов.

Когда нужна информация

Было бы неправильно ограничивать исследовательские письма только теми областями, в которых необходимо получить информацию, имеющую отношение к бизнесу. Письма-расследования также являются достаточно устоявшейся практикой получения гражданами информации от государственных и иных органов.

• Пенсионного фонда Российской Федерации о размере накопительной пенсии, пенсионных выплатах, условиях назначения пенсий и т.д.
• Государственные дела для получения копий документов или другой информации
• Деловые и организационные архивы о продолжительности трудоустройства
• Прокуратуры и следственные органы о судьбе уголовных дел
• Налоговые проверки по вопросам, связанным с налогообложением, включая предоставление разъяснений по налоговому законодательству.

В бизнесе письмо-запрос может служить источником информации о ценах, товарах, услугах, условиях доставки или оплаты и т.д.

Подводя итог вышесказанному, письма-запросы можно разделить на два типа: запросы информации и запросы документов.

Поскольку документы — это тоже информация, то в содержании заявления, по сути, нет никакой разницы.

Как написать запрос

Нет никаких требований относительно стиля или формата письма, особенно если оно от частного лица. Для юридических лиц существуют неписаные правила отправки заявлений на фирменном бланке.

Чтобы источник мог понять просьбу, письмо должно быть написано так, чтобы было понятно, кто и что у кого просит. Для этого структура письма должна соответствовать структуре всего заявления. Это означает следующее.

1. Имя получателя, имя
2. Имя и адрес заявителя, и
3. текст заявления. Если информация является конфиденциальной и была запрошена государственным органом, необходимо указать статус автора запроса. Как правило, копия документа должна подтверждать статус и
4. Адрес, по которому заявитель запрашивает информацию; и
5. Дата и подпись письма.

Запрос должен быть кратким и по существу. Не лишним будет также объяснить причину просьбы.

Например, «Я готовлю документы для досрочного выхода на пенсию, мне необходимо подать в Пенсионный фонд сведения о периоде с 1982 по 1989 год, когда я работал на вредном производстве на заводе «Тяжмаш» в Кирове. Оператор гальванического цеха на заводе «Тяжмаш» с 1 сентября 1982 года.

Как отправить запрос

Запросы о покупке товаров и услуг легче обрабатывать в электронном виде. Как правило, производители и поставщики услуг могут размещать вопросы и пожелания на своих веб-сайтах.

Если требуется письменный ответ на вопрос, письмо должно быть доставлено лично в руки или отправлено заказным письмом.

Когда ждать ответ

Государственные органы и компании рассматривают обращение как жалобу гражданина, поэтому на них распространяется действие закона «О порядке рассмотрения обращений граждан» в РФ.

Это означает, что ответ на запрос должен быть дан в течение 30 дней с момента его получения.

Что касается коммерческих запросов, то скорость ответа определяется исключительно степенью заинтересованности получателя в клиенте. Это означает, что ответ может быть получен очень быстро или не получен вообще.

Если запрос относится к вопросу о получении документа, источник может предложить получить документ или его копию лично.

Нюансы составления письма

Официальное письмо-запрос в другую организацию должно соответствовать определенным правилам. Заявление должно быть адресовано руководителю, его представителю или любому другому сотруднику, занимающему руководящую должность, и составлено на бумаге формата А4. Если компания использует собственный фирменный бланк, используйте тот, который уже содержит все необходимые данные (название компании, ИНН, КПП, ОГРН, официальный адрес и контактные данные).

В России анонимные запросы не принимаются и не рассматриваются. В письме должно быть ясно, от кого исходит запрос, как с ним связаться и отправить ответ. При написании основной части документа следует четко и лаконично изложить намерение получить необходимую информацию.

По возможности следует сослаться на законодательство Российской Федерации, гарантирующее ответ.

4. Примеры различных писем – запросов

Письмо – запрос о предоставлении информации

Обычно он составляется в формате, содержащем все реквизиты, необходимые на фирменном бланке компании. Не пишите этот вид просьбы как ультиматум. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой отправляется письмо.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Чаще всего это используется в бухгалтерии и других структурных подразделениях организации. Мы просим вас вернуть все ранее отправленные счета или вторые копии других документов, которые были утеряны по какой-либо другой причине. Схема описания текста документа мало чем отличается от предыдущих запросов: 1.

«заголовок» документа (где показываются реквизиты частей); 2. регистрация документа как препроводительного; 3. «тема» документа (где показываются реквизиты частей); 4.

Обычно тема заявки кратко указана под регистрационным номером; 3. свяжитесь с менеджером (Уважаемый ….). 4.

характер просьбы и готовность сотрудничать; 5. заполнить форму заявления (имя, подпись и, при необходимости, печать).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее распространенные формы заявлений в налоговые органы направляются компаниями и счетами организаций для уточнения положений налогового законодательства, информации и документации.

Письмо-запрос в банк

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма рассылаются, например, кадровой службой. При этом следует определить, действительно ли сотрудник, нанятый на серьезную должность, выполнял практические функции в предыдущей компании.

Способы отправки письма — запроса

Письмо-допрос — это элемент деловой переписки между организацией или частным лицом и компанией. Документ может быть доставлен тремя способами: 1. путем записи расписки секретарю или другому сотруднику, который получает информацию; 2.

путем отправки копии расписки секретарю сотрудника или другому сотруднику, который получает информацию; и 3. путем отправки копии расписки секретарю сотрудника. Как правило, изготавливаются два образца документа, один из которых находится на руках при получении.

Это гарантирует, что заявление не будет «потеряно»; 2. путем отправки заказного письма и использования почтовой службы; 3. по электронной почте, обычно дублирующей письмо; 4.

путем направления письма секретарю или другому сотруднику, получающему информацию; 5.

Сроки ответа

Деловая переписка не регулируется российским законодательством. Соблюдает ли получатель правила деловой этики. Ответы на запросы — это хороший тон для компании, заслуживающей доверия.

Вам также следует ожидать ответа на свой запрос, но он будет отрицательным. Поэтому стоит отметить, что все вопросы в задании подготовлены в соответствии с основными требованиями деловой переписки, а именно краткость и точность выражаемых мыслей и отсутствие двусмысленных фраз. Кроме того, письмо составляется на фирменном бланке компании (если таковой имеется).

База данных НПА

Регистрация права требования по исполнению обязательств в отношении движимого имущества

Электронная база данных юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ

Апостилирование

Нотариат и адвокатура

Подпишитесь на нашу рассылку

Идите в ногу со временем

Министерство юстиции

Письмо-запрос – это документ, направляемый второму лицу, с целью получения в ответ той или иной необходимой информации. В материале мы подробно разберём правила составления официальной бумаги, а также все доступные способы её отправки контрагенту.

Файлы для скачивания:

Запрос

Направление контрагенту письма-запроса имеет место в тех ситуациях, когда предприятию необходимо получить какие-то сведения. Речь может идти об уточнении стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов, проведении сверки взаиморасчётов. Запрос видится самым простым и в то же время эффективным способом получения информации. Большую роль играет и тот факт, что данные будут предоставлены непосредственно представителем организации, а не третьими лицами.

Способ отправки

В настоящий момент существует несколько традиционных способов отправки корреспонденции. К ним относят:

• почтовое отправление;
• электронное письмо на электронную почту;
• через факс;
• лично в руки представителю фирмы-контрагента.

Выбор способа зависит от сроков, в течение которых необходимо заполучить сведения, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые субъекты рынка принимают исключительно физический вариант корреспонденции, не признавая электронную почту в качестве средства обмена информацией.

Необходимо отметить, что отправка письма почтой – это самый медленный способ. Документ будет доставляться в течение нескольких дней, а ведь ещё нужно будет дождаться ответа. Мероприятие может растянуться на продолжительный промежуток времени, что недопустимо в отдельных ситуациях.

Ответ от второй стороны

Как уже было упомянуто выше, процедура обмена информацией всегда подразумевает получение ответа от контрагента. Он необязательно должен быть дан тем же способом, каким был направлен запрос. В тексте письма рекомендуется указывать предпочтительный способ коммуникации. Здесь опять же всё упирается в сроки.

Отметим, что сам факт получения письма не порождает у второй стороны никаких обязательств. Речь идёт о том, что контрагент не во всех случаях обязан выдавать запрашиваемые сведения.

Кто пишет письмо

Деловые письма, направляемые другим организациям, всегда заверяются автографом руководителя предприятия-отправителя. Так получатель будет уверен, что запрос делают не мошенники, убедится в серьёзности намерений контрагента. Однако совершенно не факт, что директор будет писать официальную бумагу самостоятельно. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из сотрудников фирмы. Обязанность по ведению деловых переписок, регистрации писем лежит на документоведе. Именно он и будет заниматься составлением текста запроса.

Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, проверяет его содержание, исправляет ошибки за своим подчинённым. Если всё соответствует ожиданиям руководства, на письме появляется автограф начальника, а сама официальная бумага направляется адресату выбранным способом.

Деловая этика

Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:

• выдержка текста в деловом, строгом стиле;
• отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
• чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
• подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• указание отправителя и получателя.

Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.

Как написать документ

Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.

В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи. Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.

Объясняем, как правильно составить письмо-запрос

Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.

В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.

Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании. Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.

Примерный образец

На этом работа с письмом заканчивается. Осталось лишь заверить его автографом руководителя и отметить, кто к директору компании-контрагента обращаются с уважением. Это довольно важный момент, который может повлиять на успешность всего мероприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.

Запрос на предоставление документов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

• физического лица или его представителя;
• юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головному предприятию и нижестоящей организации;
• дочерней фирме;
• обособленному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

• должно иметь все необходимые реквизиты;
• составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

С помощью запроса на предоставление информации нельзя получить сведения, содержащие чужие персональные данные, государственную и коммерческую тайну.

Что запрашивают в госорганах	Коммерческие и потребительские запросы
сведения из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ); о дисквалифицированных по решению суда лицах; сведения о владельцах объектов недвижимости, земельных участках и строениях; сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности.	набор документов для проверки благонадежности предполагаемого партнера; об ассортименте и стоимости выпускаемой или поставляемой продукции, оказываемых услуг; о технических характеристиках продукции, ее наличии, способах и сроках доставки товаров и продукции; инструкции и паспорта изделий, правила эксплуатации; сертификаты и лицензии.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

• целью получения необходимых сведений;
• регламентом, если адресатом является госорган;
• составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

• в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Заголовок	Отражает суть: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Обращение	Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.
Вводная часть	Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Содержание просьбы	Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Срок	Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Подпись	Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

01.09.2020 №123/01-1

Генеральному директору ООО «Холод»

Смирнову С. С.

Прохладная ул., 9

Москва, 123211

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

1. Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
2. Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

С уважением,

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и кому отправить

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:

Шаг	Что следует указать и написать
1	Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина.
2	Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
3	Справочная информация: о предприятии: почтовый и электронный адреса, банковские реквизиты, номера контактных телефонов; о гражданине: прописка, адрес проживания, номер телефона, электронный адрес.
4	Дата и место составления, исходящий регистрационный номер, присваиваемый в соответствии с действующей в компании номенклатурой дел.
5	Информация об адресате: наименование предприятия, должность, фамилия и инициалы руководителя, почтовый адрес с указанием почтового индекса.
6	Заголовок.
7	Основной текст обращения, перечень запрашиваемой информации и документов.
8	Подпись руководителя предприятия и ее расшифровка или подпись физлица.
9	Информация об исполнителе документа с указанием его контактного телефона.
10	Отметка об отправке, получении ответа и отправке дела на хранение.
11	Идентификатор электронного варианта документа, место его хранения.

Дополнительные рекомендации:

• оформляйте на бланке организации;
• используйте деловой язык и стиль;
• в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
• укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
• используйте существующие образцы деловой переписки.

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

• 30 дней со дня регистрации;
• 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

Если объем запрошенной информации превышает установленный правительством предел, то адресат в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляет обратившемуся уведомление об объемах информации, ее стоимости и порядке оплаты. Если запрос находится вне компетенции адресата, он в течение 7 дней уведомляет об этом и называет орган, в который рекомендуется направить повторное обращение (ч. 7 ст. 18 ФЗ-8).

В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:

• с договором;
• регламентом предоставления госуслуги;
• локальным нормативным актом конкретной организации.

Ответ должен быть дан в разумные сроки.

---

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Как правильно написать письмо-запрос

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями органов власти;
• общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования к содержанию документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

1. Наименование отправителя.
2. Наименование получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

• по обычной почте;
• по е-мэйл;
• передать по факсу;
• передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

• прайс-лист;
• условия акции, предоставления скидок;
• технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Источник статьи: http://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Запрос на предоставление документов

Обзоры КонсультантПлюс

Верховный суд опубликовал обзор по коронавирусу № 1 и № 2

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

• физического лица или его представителя;
• юридического лица или его представителя.

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

• законодательным и исполнительным органам государственной власти, их территориальным подразделениям;
• деловым партнерам;
• контрагентам;
• головному предприятию и нижестоящей организации;
• дочерней фирме;
• обособленному подразделению;
• органам корпоративного управления;
• поставщикам товаров, работ и услуг населению.

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

• должно иметь все необходимые реквизиты;
• составляется в соответствии с государственным регламентом, если адресован госорганам.

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

• целью получения необходимых сведений;
• регламентом, если адресатом является госорган;
• составителем и его видением ситуации.

Кто обычно готовит обращение:

• в интересах организации это делает любой уполномоченный и компетентный сотрудник по поручению либо в соответствии с должностными полномочиями;
• гражданин лично или уполномоченное им доверенное лицо.

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

Генеральному директору ООО «Холод»

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

1. Подлинник договора поставки №123 от 23.02.2020.
2. Акты приема-передачи №123-1, №123-2, №123-3.

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и кому отправить

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:

• оформляйте на бланке организации;
• используйте деловой язык и стиль;
• в обосновании ссылайтесь на нормы закона, правовые акты, договоры, организационно-правовые документы;
• укажите цель запроса или обоснуйте его (при необходимости);
• используйте существующие образцы деловой переписки.

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

• 30 дней со дня регистрации;
• 45 дней, если для подготовки ответа требуется больше времени.

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:

• с договором;
• регламентом предоставления госуслуги;
• локальным нормативным актом конкретной организации.

Источник статьи: http://ppt.ru/forms/zapros/na-predostavlenie-dokumentov