Как составить опись документов для отправки по почте заказным письмом

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать.
Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер).
Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему.
Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России».
Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.

Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.

Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.

В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.

Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:

• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п и
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:

• не будет доставлено вовсе или
• доставлено по другому (неверно указанному) адресу;
• будет возвращено обратно отправителю;
• будет доставлено в место назначения, но при увеличении сроков или не выдано получателю.

Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.

Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

• для юридического лица – полное или сокращенное наименование, для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии);
• потом указывается сам адрес (по принципу «от меньшего к большему»):
  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района;
  • название республики, края, области, автономного округа (области);
  • название страны (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес

При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета либо перманентный маркер этих же цветов.

В левом верхнем углу конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом – получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».

Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации, на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:

• сам пересылаемый документ или адресат сопроводительного письма
• либо другие отметки, но внутри конверта.

Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации

Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И.И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И.И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).

Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать

Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)

Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице

Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)

Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)

Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично» (как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.

Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).

Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом (см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).

В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.

Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.

При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса. Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.

Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов, которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.

В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.

Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса

Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП», и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП). Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.

На международных почтовых отправлениях:

• адрес получателя пишется латинскими буквами (допускается его указание и на языке страны назначения) и арабскими цифрами с повторением страны назначения на русском языке;
• адрес отправителя пишется на русском языке с повторением страны и города латинскими буквами.

Пример 9. Оформление международного почтового отправления

Простые (нерегистрируемые) отправления принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.

Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ, который соответствует трек-номеру. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.

ШПИ состоит из 14 символов:

• первые 6 цифр – это индекс почтового предприятия с места приема почтового отправления;
• 7–8 цифры означают порядковый номер месяца печати штрихкодового идентификатора;
• 9–13 цифры – номер почтового отправления;
• 14-я цифра – контрольный разряд.

По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.

К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:

• заказные письма / бандероли и
• они же, но с добавлением описи вложения – тогда отправление будет считаться ценным;
• реже к вышеперечисленному добавляется еще оформление уведомления о вручении – получатель распишется и поставит дату получения письма / бандероли / посылки в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена. Эта бумажная форма стала применяться редко, т.к. теперь факт доставки любого регистрируемого отправления можно отследить на сайте «Почты России» (см. Рисунок 2).

Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»

Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)

Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов. Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенных документов (наименование вида, дату и номер). Своей подписью и штемпелем (должность редко вписывают) представитель «Почты России» подтверждает, как третье лицо, что в конверте действительно находились те документы, что указаны в описи.

Письмо от бандероли отличается весом: оба отправления могут выглядеть одинаково – быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 г, то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата, то это уже бандероль. Итак, разница между письмом и бандеролью заключается в весе и связанном с ним почтовом тарифе.

При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:

• получить в почтовом отделении либо
• скачать из интернета, а также
• заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».

Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.

В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:

• если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
• если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.

В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.

Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.

Пример 11. Список внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений (по форме 103)