Опись изъятых документов и предметов
Лицо, у которого изъяты документы и предметы:
__________________________________________________________________________.
(полное наименование организации (ответственного участника
консолидированной группы налогоплательщиков (Ф.И.О. <1> индивидуального
предпринимателя, физического лица) — налогоплательщика (плательщика
сбора, налогового агента), ИНН, (КПП <2>)
Перечень изъятых документов и предметов:
__________________________________________________________________________;
(наименование, количество и идентифицирующие признаки документов
(в том числе копия или подлинник) и предметов,
а по возможности — стоимость предметов)
__________________________________________________________________________;
__________________________________________________________________________;
__________________________________________________________________________.
Всего документов ___________________, предметов __________________________.
(количество листов) (количество, единица
измерения)
Опись на __________________ листах.
(количество)
Подпись должностного лица Подпись руководителя,
налогового органа физического лица, представителя
________________________________ ________________________________
(должность, наименование органа) (наименование организации (ФИО)
_____________ _________________ _____________ _________________
(подпись) (Ф.И.О. <1>) (подпись) (Ф.И.О. <1>)
________________________________
(должность) Подписи понятых
________________________________ _____________ _________________
(наименование органа) (подпись) (Ф.И.О. <1>)
_____________ _________________ _____________ _________________
(подпись) (Ф.И.О. <1>) (подпись) (Ф.И.О. <1>)
Подписи иных лиц
_____________ _________________
(подпись) (Ф.И.О. <1>)
<1> Отчество указывается при наличии.
<2> КПП указывается для организаций.
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Что делать, если произошла выемка документов из личного дела? Куда подшивать копию протокола выемки документов, копии изъятых документов? Что делать, если оригиналы документов не вернули: подшить дело и сдать его в архив с отметками об этом в описи в графе «Примечание»?
Ответ
При выемке документов составляют акт, протокол или иные документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела. При этом с изымаемых документов специалист по кадрам изготавливает заверенные копии, которые затем приобщают к делам. То есть следует заменить подлинники документов в личном деле копиями.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи личного дела (Пример 1) со ссылками на документы, подтверждающие факт выемки некоторых листов дела (например, на протокол выемки).
ПРИМЕР 1
Внутренняя опись личного дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 458
Изъятие документов, а также замена на копии отражаются также в листе-заверителе дела, описи дел. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела (Пример 2). Если принято решение составить новый лист-заверитель, то старый лист-заверитель нужно зачеркнуть, но сохранить его в деле.
Куда подшить копию протокола выемки документов?
Изъятие и возвращение документов оформляют с помощью актов об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы (протокол, справка и пр.), на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включают в дело фонда. В п. 3.6 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[1] отмечено, что акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов (например, протокол) включают в дело фонда.
Что такое дело фонда?
Дело фонда – это совокупность документов, отражающих историю фонда и фондообразователя (организации, предприятия, компании) и включает учетные документы, характеризующие изменения документального фонда. Документальный фонд – это совокупность документов, образующихся в деятельности организации. Дело фонда ведется на каждый архивный фонд и включает документы, подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда и фиксирующие проведение определенных архивных работ.
В разделе 3.7 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 приведен примерный перечень документов, включенных в состав дела фонда. К ним относятся:
-
акты проверки наличия и состояния архивных документов;
-
акты о технических ошибках в учетных документах;
-
акты об обнаружении документов (не относящихся к этому фонду, неучтенных);
-
акты об утрате документов;
-
акты приема-передачи архивных документов на хранение;
-
акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
-
акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
-
протоколы выемки документов;
-
акты рассекречивания;
Кроме этого, в дело фонда включают документы, отражающие историю организации и ее фонда (то есть историческую справку и дополнения к ней).
После возвращения изъятых на указанное время листов дел оригиналы документов подшивают в соответствующие дела. Заверенные копии изымают и уничтожают.
Если изъятые документы не вернули после истечения обозначенного времени и предпринятых попыток их истребования, то в дело нужно подшить изготовленные ранее и заверенные копии изъятых документов. В описи это можно отразить так (Пример 3).
[1] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
15.11.2021, 15:37
Выемка документов — серьезный стресс для работников и руководства компании. О том, как она должна проходить, и где кончаются полномочия сотрудников ФНС — знают единицы. Пользуясь этим, налоговики сплошь и рядом нарушают порядок проведения процедуры. Расскажем, что нужно знать о выемке документов, чтобы пережить ее без потерь.
Когда у вас могут забрать документы
Налоговики вправе провести выемку:
- в рамках выездной проверки;
- после ее окончания в рамках дополнительных контрольных мероприятий, но до вынесения итогового решения по результатам проверки.
Другие основания тут не работают. Так, нельзя изъять документы в рамках:
- камеральной проверки;
- вне проверки;
- с целью проверки конкретной сделки.
Основание для выемки
Учтите, что заранее предупреждать вас о выемке налоговики не обязаны. Скорее всего инспекторы свалятся на вас, как снег на голову, а ваша растерянность только сыграет им на руку.
Однако, явиться к вам с пустыми руками они не могут. Инспекторы обязаны предъявить вам постановленияо производстве выемки предметов и документов.
В постановлении должны быть указаны обоснованные и мотивированные обстоятельства, которые послужили основанием для изъятия документов.
Сразу скажем, что этим пунктом налоговики сплошь и рядом пренебрегают. Часто они вписывают в постановление общие фразы.
Например, указывают в качестве основания для выемки: «Отказ налогоплательщика от представления заверенных надлежащим образом копий запрашиваемых документов».
Суды такого подхода не одобряют. Налоговики обязаны указывать конкретные обстоятельства, факты, доказывающие, что налогоплательщик намеревался скрыть, подменить или уничтожить документы. Единственная причина, когда инспекторам не нужно подтверждать право на выемку — изъятие оригиналов для проведения экспертизы.
Постановление должно содержать описание изымаемых документов. Причем составлять конкретный перечень документов налоговики не обязаны, так как такого требования в Налоговом кодексе нет. К сожалению, суды в этом вопросе с налоговиками полностью солидарны.
Постановление должно быть подписано должностным лицом ИФНС, которое проводит проверку, и руководителем инспекции (его замом), который вынес решение о проверке.
Если постановление составлено с нарушениями — его можно обжаловать в вышестоящей инспекции и суде. Юристы НАСБ готовы быть с вами на всех этапах проверки, а также представлять интересы в ФНС и суде (до которого, при грамотном подходе, дело может и не дойти).
Как проходит выемка документов
Процедура должна происходить только в присутствии законного представителя компании или ее должностных лиц. До начала выемки инспекторы обязаны предъявить постановление, и разъяснить должностным лицам (представителю организации) их права и обязанности. А должностные лица должны расписаться в постановлении.
Кроме того при выемке обязательно должны присутствовать не меньше двух понятых. При этом понятыми не могут быть должностные лица налоговой инспекции. И вот эту норму контролеры тоже трактуют буквально, привлекая в качестве понятых своего водителя, стажера, практиканта и т. д.
Помните: понятыми не могут выступать заинтересованные лица. Если вас не устраивают предложенные кандидатуры — настаивайте на замене.
Важно: до начала выемки вы вправе заявить ходатайство о проведении процедуры только в присутствии налогового юриста. Он поможет пресечь незаконные действия налоговиков, оградить вас от психологического давления со стороны проверяющих и защитит ваши интересы.
После вручения постановления инспекторы обязаны предложить должностным лицам компании выдать документы добровольно. И только в случае отказа, инспекторы вправе принудительно изъять документацию. При этом они могут вскрывать помещения, шкафы и другие места в поисках документов. Хотя и по нормам закона они должны избегать повреждения дверей, запоров и другого имущества без необходимости.
Кстати, если организация зарегистрирована по домашнему адресу ее руководителя, то проникать в нее и проводить выемку налоговикам запрещено.
Протокол выемки документов
Итак, налоговики выгребли из ваших закромов кучу документов. Но, во-первых, забрать все подряд они не вправе. Изъятию подлежат только те документы, которые относятся к периоду или предмету проверки.
Инспекторы превышают полномочия и гребут все подряд? Смело фиксируйте свои возражения в протоколе.
Во-вторых, просто свалить документы в коробки и удалиться налоговики тоже не вправе.
Все изъятые документы они обязаны вписать в протокол. Или составить описи и приложить их к протоколу.
Важно: если опись документации отсутствует или в ней не указаны конкретные документы (например: инспекторы просто перечислили количество коробок с документацией) — выемка документов незаконна. И суды это подтверждают.
Изъятые документы налоговикам придется прошить, пронумеровать и попросить должностное лицо компании заверить прошитые пачки своей подписью и печатью организации. Если должностное лицо откажется завизировать пачки документов, этот факт инспекторы внесут в протокол.
Время и сроки проведения выемки документов
Выемку не могут проводить в ночное время. То есть с 22.00 до 6.00 утра.
Однако это требование касается только самой процедуры. То есть фактически составлять описи документов и протокол инспекторы могут хоть до утра. Вот такой законодательный казус.
Длительность самой процедуры выемки тоже никак не ограничена. То есть выемка продолжается столько, сколько будет необходимо.
Что дальше
После составления протокола налоговики должны ознакомить с ним всех участников процедуры выемки. И выдать копию протокола должностному лицу компании.
Если у вас изымают оригиналы документов, то инспекторы обязаны выдать их копии, заверенные сотрудником инспекции. А это невозможно сделать сразу при выемке, то у налоговиков есть 5 дней, чтобы снять копии, заверить их и передать налогоплательщику.
Кстати, делать копии документов своими силами и за свой счет налогоплательщик не обязан. Это обязанность инспекторов и заставить вас они не вправе.
Интересный факт: законодательство никак не регулирует порядок и сроки возврата изъятых оригиналов документации. Готовьтесь к тому, что до окончания проверки вам ничего не вернут, а может даже и после ее окончания. Тогда придется писать письмо в инспекцию с просьбой вернуть изъятые документы, а если не поможет — обращаться в суд
Полезные советы напоследок
- Во время выемки старайтесь сохранять самообладание. Не поддавайтесь на провокации и запугивание со стороны проверяющих.
- Следите за каждым шагом инспекторов. Любые нарушения фиксируйте в протоколе.
- Не давайте инспекторам никаких пояснений по изъятым документам. Хотят узнать больше? Пусть вызывают на допрос. А у вас будет время подготовиться и заручиться поддержкой специалиста по сопровождению бизнеса.
⚜️ Сохраним ваш бизнес вместе с вами! ⚜️
Компания НАСБ более 20-ти лет защищает интересы налогоплательщиков, и основная наша задача — создать и внедрить систему по предупреждению налоговых рисков и защите бизнеса, помочь в спорах с контролирующими органами.
Результаты нашей работы снижают общую налоговую нагрузку от 1,5 до 7 % к обороту и всегда устойчивы к любому виду налогового контроля. Также мы решаем и другие задачи, например: законное получение наличных, получение выплат учредителями, списание подотчёта, предупреждение налоговых рисков при дроблении и многое другое. Скажем сразу, оптимизируя налоги, мы используем законные методы и обеляем бизнес! Делаем всё доступно и безопасно.
Мы готовы представлять вас и вашу организацию во всех инстанциях и любых спорах с контролирующими органами и в арбитраже.
Оказываем услуги по постановке и отладке бухгалтерского и управленческого учета для бизнеса любого масштаба и вида деятельности.
Нужно помнить, что сегодня каждый случай с защитой налогоплательщика индивидуален и требует отдельной профессиональной проработки и сопровождения. Наши знания и многолетний опыт позволяют уверенно предоставить самый высокий уровень таких услуг для бизнеса из любой отрасли.
Если у вас есть вопросы, пишите на почту: mail@nasb.ru, в Telegram @nasb_su или WhatsApp.
Посетите наш сайт. Только полезная информация для владельцев бизнеса, руководителей, финдиректоров, главбухов, а также налоговых консультантов, адвокатов и проверяющих. Только практические советы и проверенные методы.
Частнопрактикующий адвокат объясняет, куда обращаться для получения обратно изъятых оригиналов документов. Действовать надо по-разному в ситуациях, когда их забрали: при производстве по делу об административных правонарушениях; правоохранительные органы в рамках доследственной деятельности или возбужденного уголовного дела; налоговики.
Адвокат объясняет, что обезопасит вас в отсутствие изъятых оригиналов, дает образцы ходатайств следователю о копировании и возврате изъятых оригиналов. А советы нескольких экспертов налоговой сферы помогут вам быстрее вернуть свои документы из налоговой инспекции.
Поводом для разбирательств в этой теме стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Нашу организацию часто проверяют правоохранительные органы и происходит выемка документов, в т.ч. приказов по основной деятельности. Как нам потом вернуть оригиналы приказов? Копии приказов органы не принимают, им нужны только оригиналы. Но руководство меняется каждые полгода, поэтому еще раз подписать приказы нет возможности. Как нам поступать в данной ситуации?
Ответить на ваш вопрос в двух словах не получится, поскольку в нем использован термин «выемка». Дело в том, что выемка может производиться как, например, в ходе выездной налоговой проверки, так и при расследовании уголовного дела. Нередко на бытовом уровне выемкой называют другое близкое к ней по своей сути действие – изъятие.
Если не углубляться в анализ законодательства, то можно сказать, что изъятие, в отличие от выемки, как правило, производится правоохранительными органами в ходе так называемой доследственной (когда уголовное дело не возбуждено, а может ,и вообще не будет возбуждаться) проверки информации о преступлении1. Иногда документы могут изыматься также при производстве по делам об административных правонарушениях.
Чтобы правильно ответить на ваш вопрос, рассмотрим несколько возможных вариантов выемки и изъятия документов. Скорее всего, эта информация будет полезна, т.к. фирмы периодически проверяются не только сотрудниками правоохранительных органов, но и другими структурами. Всем им для осуществления контрольных мероприятий нередко требуются документы предприятия. При этом сами проверяющие могут и забыть, что изымаемые ими бумаги очень нужны проверяемому юридическому лицу для его каждодневной работы.
Надеюсь, что расширенный ответ на заданный вопрос сослужит сотрудникам проверяемых предприятий добрую службу. Как минимум, вы будете знать, что делать, если у вас изъяли подлинники документов.
Итак, проверяющие должностные лица могут забрать документы в ходе выемки или изъятия в рамках производства по делам об административных правонарушениях, в ходе уголовного судопроизводства и в ходе налоговых проверок2. Рассмотрим кратко каждый из этих вариантов.
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях
Изъятие документов при производстве по делам об административных правонарушениях регулируется ст. 27.10 КоАП РФ. Обратите внимание на ее ч. 5.1:
Фрагмент документа
Статья 27.10 «Изъятие вещей и документов» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
…5.1. В случае, если изымаются документы, с них изготавливаются копии, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и передаются лицу, у которого изымаются документы, о чем делается запись в протоколе. В случае, если невозможно изготовить копии или передать их одновременно с изъятием документов, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов лицу, у которого были изъяты документы, в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе. В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления. Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе.
6. В протоколе об изъятии вещей и документов указываются сведения о виде и реквизитах изъятых документов, о виде, количестве, об иных идентификационных признаках изъятых вещей…
В постановлении, которое выносится по результатам рассмотрения дела об административном правонарушении, должны быть в числе прочего решены вопросы о судьбе изъятых документов. Если эти документы не содержат на себе следов подделки и т.п. (т.е. не являются вещественными доказательствами), то они подлежат возвращению законному владельцу. Те же документы, которые признаны вещественными доказательствами, подлежат оставлению в деле в течение всего срока хранения данного дела либо передаются заинтересованным лицам (п. 3 ч. 3 ст. 29.10 КоАП РФ).
Если документы вам нужны, надо обратиться с письменным запросом на имя руководителя органа, производившего изъятие (либо на имя судьи, рассмотревшего дело об административном правонарушении), с просьбой вернуть подлинник конкретного документа (документов). В случае отказа предоставить запрашиваемый документ, придется использовать имеющуюся у вас копию документа и отрицательный ответ компетентного органа (должностного лица), в распоряжении которого находится изъятый документ.
Изъятие и выемка документов при производстве по уголовным делам
При производстве по уголовным делам могут осуществляться:
- изъятие на этапе проверки сообщения о преступлении или
- выемка после возбуждения уголовного дела.
Например, сотрудникам оперативных подразделений правоохранительных органов в ходе оперативно-розыскной деятельности разрешается производить изъятие оригиналов документов, в ходе которого проверяемому лицу отдаются лишь копии с них. По этому поводу в законе сказано так:
Фрагмент документа
Статья 15 «Права органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность» Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»
…В случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.
Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов, которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации, предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации. Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе. В случае, если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий невозможно изготовить копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей информации или передать их одновременно с изъятием документов и (или) электронных носителей информации, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе…
В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным почтовым отправлением, о чем делается запись в протоколе с указанием номера почтового отправления.
Копии документов направляются по адресу места нахождения юридического лица или адресу места жительства физического лица, указанному в протоколе…
Как видите, порядок изготовления копий с изъятых оригиналов документов и их направление взамен оригиналов владельцу схож при производстве дел по административным правонарушениям и в ходе оперативно-розыскной деятельности правоохранительных органов.
Если же в рамках уже возбужденного уголовного дела производится выемка, то сначала будет оглашено постановление следователя или дознавателя о производстве выемки и его копию оставят представителю юрлица. Особенностью такой выемки является то, что ст. 183 УПК РФ разрешает ее в случае, если возникла необходимость изъятия конкретных предметов и документов, имеющих значение для уголовного дела, и если точно известно, где и у кого они находятся.
Закон особо оговаривает, что выемка документов, содержащих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, содержащих информацию о вкладах и счетах граждан в банках и иных кредитных организациях, производится на основании судебного решения. До начала выемки следователь предлагает выдать предметы и документы, подлежащие изъятию, и лишь в случае отказа производит выемку принудительно.
Здесь пару слов надо сказать об обыске и его отличии от выемки. Если при выемке, как мы отмечали выше, следователю известно место нахождения интересующего документа, то при обыске документ надеются найти. Так вот документы, обнаруженные при обыске, изымают, о чем делается соответствующая запись в протоколе.
Вне зависимости от того, изъят ли документ или произведена его выемка, в уголовном процессе правило таково: если документ признан доказательством, то его судьбу определяет суд. Если же документ доказательством не признан, то следователь (дознаватель) обязан перед передачей дела в суд вернуть такие документы их владельцам.
Но закон не запрещает заинтересованному лицу даже при признании документа доказательством обратиться к следователю или судье с ходатайством о передаче документа на ответственное хранение.
В ходатайстве по уголовному делу (которое можно назвать и заявлением) о копировании документов на всякий случай можно начать с просьбы вернуть оригиналы, а если это невозможно, то предоставить копии изъятых документов (Пример 1). Если у вас есть веские причины для получения документов, обязательно укажите их. В Примере 2 показываем, как можно составить текст ходатайства о возвращении оригиналов, здесь можно опереться, например, на то, что они не были признаны вещественными доказательствами.
Пример 1. Ходатайство следователю по уголовному делу о копировании документов
Пример 2. Текст ходатайства следователю по уголовному делу о возврате документов
Изъятие документов налоговым органом
Деятельность налоговых органов во многом регламентируется Налоговым кодексом РФ3, который, в отличие от уголовно-процессуального законодательства, не отличается особой четкостью.
Тем не менее налоговики обязаны соблюдать следующие правила. Выемка документов производится ими на основании постановления о производстве выемки, изъятия документов и предметов4. Данное постановление должно быть обязательно подписано должностным лицом налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку, а также утверждено руководителем (заместителем) соответствующей ИФНС5.
Правила передачи копий изъятых налоговиками оригиналов документов похожи на ранее описанные. При изъятии документов изготавливаются их копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого изымаются оригиналы6. При невозможности изготовить или передать копии одновременно с изъятием документов инспекция передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение 5 дней после изъятия. Все это протоколируется, а порой сопровождается видеозаписью.
К сожалению, в налоговом законодательстве не прописан четкий порядок возврата изъятых документов. Однако если их удерживают длительное время, то нередко помогает вернуть изъятые подлинники письменное обращение в вышестоящий налоговый орган или в суд.
Мнение эксперта
Ширяев Дмитрий Викторович, руководитель направления налоговой и судебной практики АКГ «Уральский союз»
Вопрос возврата изъятых оригиналов и сроков такого возврата не урегулирован НК РФ. Но вернуть основную часть документов можно достаточно быстро.
При выемке оригиналов ИФНС обязана в течение 5 рабочих дней после этого выдать предприятию заверенные копии (на основании п. 8 ст. 94 НК РФ). Этот срок обычно нарушается, т.к. налоговики не любят делать то, что сами требуют с налогоплательщиков. Возникает законный повод для жалобы на неправомерное бездействие должностных лиц инспекции. При подаче такой жалобы, пользуясь имеющимся правом в течение 3 дней после ее поступления (п. 1.1 ст. 139 НК РФ) решить вопрос без передачи материала в вышестоящее управление ФНС по субъекту РФ, основную часть документов (как правило, изъятую «до кучи», без оснований) возвращают, а с действительно необходимых подлинников снимают копии и отдают их. Ведь проще отдать по описи ненужные оригиналы, чем сначала снять и заверить копии, а потом их тоже описывать. Но нужно подавать именно жалобу, а не запрос, на него через месяц может просто прийти отписка.
Если инспекция выполнила требования п. 8 ст. 94 НК РФ, вовремя предоставив копии изъятых оригиналов, то подлинники можно получить после окончания проверки (тоже – в ненужной налоговикам части). Действует7 Инструкция о порядке изъятия документов, утвержденная письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 № 16/176, в п. 14 которой предусмотрено, что «при отсутствии злоупотреблений документы возвращаются». Поэтому все документы, которые не упомянуты в акте проверки как оформленные с нарушениями, должны вернуть. Истребовать такие документы тоже можно жалобой на незаконное бездействие, т.к. реакция на этот вид запроса точно будет оперативной. На то, что оригиналы документов необходимы инспекциям именно на время проверки, ориентировался в своих разъяснениях и Минфин РФ (письмо от 21.12.2004 № 03-02-07/90).
Те же документы, которые были отправлены на экспертизу и имеют доказательственное значение, вернуть получится не ранее, чем решение ИФНС с претензиями к этим документам будет отменено или признано в соответствующей части недействительным.
Мнение эксперта
Светлана Иванова, бухгалтер-консультант BDO Unicon Outsourcing
Вероятно, актуальность данного вопроса связана с тем, что порядок, срок да и сама процедура налоговым законодательством РФ не установлены. Есть только обязанность предоставить заверенные копии документов в случае изъятия подлинников.
В моей практике только однажды инспекция запросила оригинал договора и подтверждающие документы к нему с целью проверки реальности проведения сделки (договор был с автоматической пролонгацией). Документы к нему периодически требовала налоговая в рамках камеральных проверок, поэтому мы сразу попросили инспектора предоставить нам заверенные копии данных документов. Так как объем документов был достаточно большим, инспектор сказала, что в течение 5 дней (сроки, установленные законодательством) мы можем подъехать в инспекцию и забрать копии. После окончания налоговой проверки мы обратились к инспектору с просьбой вернуть оригиналы, и все было возвращено без каких-либо дополнительных усилий с нашей стороны. Видимо, лишняя «макулатура» инспекции тоже не нужна, если, конечно, при проверке не обнаружены какие-либо недочеты и данные документы не передаются в следующие инстанции (суд, например).
На мой взгляд, если компания сомневается в возврате оригиналов, можно составить письмо-запрос в ИФНС в 2 экземплярах с текстом такого рода:
«Компания ООО “Ромашка” в рамках процедуры налогового контроля передала договор / контракт / акт / УПД и т.п. дата… № … и в связи с этим просит на основании п. 8 ст. 94 НК РФ предоставить в установленные законом сроки должным образом заверенные копии данных документов, а также в разумные сроки вернуть оригиналы в случае отсутствия оснований для передачи документов в последующие инстанции…».
Именно с таким письмом мы обращались в налоговую в нашем случае.
Мнение эксперта
Татьяна Пискарева, руководитель отдела департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing
По факту надобность в изъятых документах после проведения необходимых экспертиз отпадает, поэтому если налоговая их не возвращает, что случается крайне редко, – это может быть результатом халатности исполнителей или передачи изъятых документов заинтересованным органам с нарушением процедур, что не позволяет запросить их обратно.
Запросить оригиналы изъятых документов можно ориентировочно по истечении полугода путем направления официального запроса, т.к. именно такой срок отводится на проведение дополнительных экспертиз в рамках налоговой проверки.
Советы можно дать следующие.
- В рамках проведения налоговой проверки выемка происходит только после отказа предоставить документы добровольно, поэтому при получении требования от налоговой лучше предоставить запрошенные документы самостоятельно, даже если основание вам кажется неубедительным, так как законодательство РФ не предусматривает оснований для оставления требования о представлении документов без исполнения.
- Обязательно контролируйте соблюдение всех процессуальных требований при проведении выемки. Документы, полученные с нарушением требований закона, не могут быть использованы при осуществлении налогового контроля.
- Имейте в виду, непредставление налогоплательщиком в течение более 2 месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов дает налоговым органам право определять суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике.
- В случае запроса заинтересованными лицами изъятых документов, вы всегда можете предоставить заверенные налоговым органом копии с приложением копии протокола, в котором должен быть указан и описан каждый изъятый документ.
* * *
И, наконец, общее правило: если у вас на руках имеется протокол выемки (изъятия), заверенная копия изъятого документа и ответ с отказом вернуть такой документ, то этого «праздничного набора» хватит для того, чтобы избежать обусловленных отсутствием подлинников неприятностей. Во всяком случае, встречающиеся на практике попытки излишне ретивых чиновников и проверяющих наказать фирму за такое отсутствие документов успешно обжалуются в суд.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
__________________________________________________________________
(полное и сокращенное наименования организации, ИНН/КПП
или полное и сокращенное наименования организации и филиала
(представительства) организации, ИНН/КПП; Ф.И.О. физического лица,
ИНН (при наличии))
на основании постановления о производстве выемки документов и
предметов от ____________ N ________ и в соответствии с протоколом
(дата)
выемки документов и предметов от ______________ N _____.
(дата)
Изъяты следующие документы и предметы:
1. _______________________________________________________________
(указываются наименования, количество и индивидуальные
признаки документов (в том числе копия или подлинник)
и предметов, а по возможности - стоимость предметов)
2. _______________________________________________________________
3. _______________________________________________________________
Всего листов документов ______, предметов _______________________.
(количество, единица
измерения)
Опись на ____ листах.
Подписи должностных лиц: Подпись руководителя организации
_________________________ (филиала, представительства)
(наименование налогового (физического лица) (представителя)
органа) ___________________________________
_________________________ (наименование организации или
(должность) наименование организации и филиала
___________ ____________ (представительства))
(подпись) (Ф.И.О.) ________________ ________________
(подпись) (Ф.И.О.)
_________________________
(наименование органа) Подписи понятых:
_________________________ ________________ ________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
___________ ____________ ________________ ________________
(подпись) (Ф.И.О.) (подпись) (Ф.И.О.)
Подписи иных лиц:
___________ ____________
(подпись) (Ф.И.О.)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.