Как составить опись наследственных дел

Утверждены
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
Протокол N 02/07
от 27 — 28 февраля 2007 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОФОРМЛЕНИЮ НАСЛЕДСТВЕННЫХ ПРАВ

(Извлечение)

1. При наследовании имущество гражданина после его смерти переходит к другим лицам в порядке универсального правопреемства, то есть в неизменном виде как единое целое и в один и тот же момент (статья 1110 Гражданского кодекса Российской Федерации, далее — ГК РФ).

2. Наследство открывается со смертью гражданина. Днем открытия наследства является день смерти гражданина (статьи 1113, 1114 ГК РФ).

3. Факт смерти и время смерти гражданина подтверждаются свидетельством о смерти, выданным органом, уполномоченным производить государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Свидетельство о смерти на территории Российской Федерации выдается органом записи актов гражданского состояния или органом местного самоуправления муниципального образования, на территории которого отсутствует орган записи актов гражданского состояния. В случае смерти гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации — консульским учреждением Российской Федерации (статьи 3 — 5, 67 — 68 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»).

В случае объявления судом гражданина умершим, что влечет за собой те же правовые последствия, что и смерть гражданина, документом, подтверждающим факт смерти, также является свидетельство о смерти, выдаваемое уполномоченным органом на основании решения суда (статья 1113 ГК РФ, пункт 2 статьи 67 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»).

Акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах ЗАГСа в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации (пункт 3 статьи 3 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»).

4. Переход прав на наследственное имущество, имущественные права и обязанности удостоверяется нотариусом посредством выдачи наследникам свидетельства о праве на наследство.

5. С целью фиксации документальной информации, необходимой для удостоверения нотариусом перехода прав наследодателя к надлежащим наследникам, нотариус заводит наследственное дело.

6. На открывшееся наследство в Российской Федерации может быть заведено только одно наследственное дело. Наследственное дело заводится по месту открытия наследства, определяемому в соответствии с ГК РФ (статья 1115) по общему правилу по последнему месту жительства наследодателя. При этом местом жительства признается последнее место, где гражданин проживал постоянно или преимущественно (статья 20 ГК РФ).

Местом жительства гражданина могут являться жилой дом, квартира, служебное жилое помещение, специализированные дома (общежитие, гостиница-приют, дом маневренного фонда, специальный дом для одиноких престарелых, дом-интернат для инвалидов, ветеранов и другие), иное жилое помещение, в котором гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма (поднайма), договору аренды либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством (статья 2 Закона Российской Федерации от 25.06.1993 N 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации»).

Для подтверждения места открытия наследства нотариусу представляются документы, выданные органами регистрационного учета, подтверждающие регистрацию наследодателя по месту жительства.

Органами регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации являются территориальные органы федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции. При отсутствии в населенных пунктах указанных органов их функции в сфере регистрационного учета выполняет местная администрация (статья 4 Закона Российской Федерации от 25.06.1993 N 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации»).

Место последнего постоянного или преимущественного жительства наследодателя может быть установлено судом.

Если наследодатель на момент смерти постоянно или преимущественно проживал в жилом помещении, в котором он был зарегистрирован по месту пребывания, сохранив при этом регистрацию по месту жительства по другому адресу, наследство открывается по месту жительства наследодателя, если факт места открытия наследства по месту пребывания наследодателя (или факт постоянного или преимущественного проживания наследодателя по месту пребывания) не установлен в судебном порядке. Нотариус, открывший наследственное дело по месту пребывания наследодателя, установленному судом, извещает об этом нотариуса, ведущего наследственные дела по месту последнего места жительства наследодателя (при отсутствии сведений о нотариусе, которому должна быть направлена информация, извещается территориальный орган Росрегистрации).

В случаях, когда место жительства наследодателя неизвестно, включая случаи регистрации наследодателя только по месту пребывания, местом открытия наследства признается место нахождения наследственного имущества, определяемое по правилам части второй статьи 1115 ГК РФ.

При установлении факта заведения на одно и то же наследство нескольких наследственных дел (например, по месту жительства наследодателя и по месту нахождения наследственного имущества) наследственные дела, заведенные с нарушением принципа приоритетности, установленного статьей 1115 ГК РФ, должны быть переданы по принадлежности нотариусу, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела. Например, при заведении на одно наследство наследственного дела по месту нахождения движимого и недвижимого наследственного имущества наследственное дело, заведенное по месту нахождения движимого наследственного имущества, передается по подведомственности нотариусу, которым заведено наследственное дело по месту нахождения недвижимого наследственного имущества.

Передача наследственных дел по принадлежности впредь до утверждения Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной нотариальной палатой Правил нотариального делопроизводства производится в порядке, определенном пунктом 19 настоящего раздела Методических рекомендаций.

После смерти гражданина в доме-интернате для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, другом учреждении социального назначения местом открытия наследства считается место нахождения соответствующего учреждения, если наследодатель был зарегистрирован по месту жительства в данном учреждении (пункт 4.3 Инструкции о применении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, далее — Инструкция, утвержденная Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 23.10.1995 N 393).

После смерти солдат, матросов, сержантов, старшин, проходящих военную службу по призыву, местом открытия наследства признается то место, где они постоянно проживали до призыва (пункт 23 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, далее — Правила, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.07.1995 N 713; пункт 5.1 Инструкции).

После смерти гражданина, проживавшего на территории монастыря, храма, другого культового здания, местом открытия наследства считается место нахождения соответствующего здания, если наследодатель был зарегистрирован в нем по месту жительства (пункт 25 Правил, пункт 5.8 Инструкции).

При решении вопроса о месте открытия наследства после осужденных, умерших в местах лишения свободы, следует учитывать, что граждане, осужденные к лишению свободы, снимаются с регистрационного учета по месту жительства на основании вступившего в законную силу приговора суда (подпункт «в» пункта 31 Правил; пункт 6.14 Инструкции).

Если определить место открытия наследства по правилам статьи 1115 ГК РФ невозможно, место открытия наследства устанавливается в судебном порядке (глава 28 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).

7. Если последнее место жительства наследодателя, обладавшего имуществом на территории Российской Федерации, находилось на территории иностранного государства, место открытия наследства определяется на основании международных договоров Российской Федерации, в том числе на основании двустороннего договора Российской Федерации и соответствующего иностранного государства (статья 1186 ГК РФ).

При отсутствии международного договора место открытия наследства, осложненного иностранным элементом и включающего в свой состав недвижимое имущество, расположенное на территории Российской Федерации, определяется в соответствии с нормами статьи 1224 ГК РФ.

При отсутствии международного договора решение вопроса о месте открытия наследства, включающего в свой состав находящееся на территории России движимое имущество, если наследодатель имел последнее место жительства за пределами Российской Федерации, возможно как в соответствии со статьей 1224 ГК РФ (пункт 1) — по месту, где наследодатель имел последнее место жительства, так и в соответствии со статьей 1115 ГК РФ (часть вторая) — по месту, где находится наследственное имущество. Во избежание спорных ситуаций при заведении в рассматриваемом случае наследственного дела российским нотариусом он уведомляет об этом компетентные органы иностранного государства, в котором наследодатель имел последнее место жительства.

8. Распределение ведения наследственных дел между нотариусами, работающими в государственной нотариальной конторе, осуществляется в порядке, установленном территориальным органом Федеральной регистрационной службы (далее — территориальный орган Росрегистрации), а между нотариусами, занимающимися частной практикой, — в порядке, устанавливаемом совместным решением территориального органа Росрегистрации и нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации.

9. Ведение наследственного дела состоит из ряда производимых нотариусом действий, объединенных оформлением наследственных прав на конкретное наследство.

10. Действия, связанные с ведением конкретного наследственного дела, могут осуществляться только тем нотариусом, в производстве которого оно находится, если иное не вытекает из законодательства.

11. Производство по наследственному делу включает в себя:

1) учет поступающих к нотариусу в связи с открывшимся наследством документов (заявлений, согласий и т.д.):

— о принятии наследства либо об отказе от него;

— о выдаче свидетельства о праве на наследство;

— о выдаче свидетельства о праве на наследство, открывшееся за границей (об удостоверении круга наследников);

— о выдаче пережившему супругу свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе, нажитом в период брака с наследодателем;

— о принятии мер к охране наследственного имущества либо к управлению наследственным имуществом;

— о согласии быть исполнителем завещания (душеприказчиком);

— о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия душеприказчика;

— о вынесении постановления об оплате за счет денежных средств наследодателя расходов по организации его похорон;

— о согласии на принятие наследства наследником, пропустившим срок, установленный для принятия наследства;

— иных документов, поступающих в связи с открытием наследства;

2) уведомление наследников и заинтересованных лиц о факте открытия наследства;

3) уведомление наследников, принявших наследство, о получении пережившим супругом свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе, нажитом в период брака с наследодателем;

4) истребование документов и сведений, необходимых для удостоверения наследственных прав:

— о смерти наследодателя;

— о времени и месте открытия наследства;

— о наличии оснований наследования;

— о принадлежности наследодателю наследственного имущества, составе, месте нахождения, стоимости наследственного имущества;

— иных необходимых документов и сведений;

5) выдачу пережившему супругу свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе, нажитом в период брака с наследодателем;

7) выдачу свидетельства о подтверждении полномочий душеприказчика;

принятие мер к охране и управлению наследственным имуществом;

9) вынесение постановлений об оплате за счет денежных средств наследодателя расходов по организации его похорон;

10) выдачу свидетельства о праве на наследство;

11) вынесение постановления об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство;

12) вынесение постановления об отказе выдачи свидетельства о праве на наследство;

иные действия, необходимые для оформления наследственных прав.

12. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства. В частности, таким документом может быть одно из заявлений, перечисленных в подпункте 1 пункта 11 настоящих Методических рекомендаций, в том числе оформленное ненадлежащим образом или поступившее с нарушением установленных законом сроков. Так, основанием для начала производства по наследственному делу может быть заявление наследника о принятии наследства, поданное по истечении срока, установленного Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 1154) для принятия наследства; заявление наследника, переданное нотариусу другим лицом или направленное по почте, если на нем не засвидетельствована подлинность подписи наследника (статья 1153 ГК РФ), поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежаще оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства.

13. Объем документов, в обязательном порядке представляемый нотариусу лицом, обратившимся к нему в связи с открывшимся наследством, зависит от времени обращения к нотариусу, от личности обратившегося лица и объема его полномочий:

1) в полном объеме документы, необходимые для удостоверения наследственных прав, истребуются нотариусом при выдаче свидетельства о праве на наследство;

2) при принятии первичного документа, который может послужить основанием для начала производства по наследственному делу, нотариус требует документально подтвердить место открытия наследства для сохранения наследства в неизменном виде как единого целого (статья 1110 ГК РФ) и заведения на открывшееся наследство одного наследственного дела.

Исключением является заявление о принятии наследства. Для оказания содействия лицам в осуществлении их прав и защите законных интересов, с целью способствования принятию наследства в установленные законом сроки нотариус обязан принять данное заявление без документального подтверждения каких бы то ни было фактов, разъяснив при этом, какие документы заявитель обязан представить впоследствии для получения свидетельства о праве на наследство.

Заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство, поданное нотариусу до истечения сроков, установленных для принятия наследства, одновременно рассматривается как заявление о принятии наследства;

3) при совершении нотариусом нотариального действия в рамках ведения наследственного дела — до выдачи свидетельства о праве на наследство (например, выдача пережившему супругу свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе, нажитом в период брака с наследодателем; принятие мер к охране либо к управлению наследственным имуществом; вынесение постановления об оплате за счет денежных средств наследодателя расходов по организации его похорон), лицо, обратившееся к нотариусу за совершением нотариального действия, должно представить документы, необходимые для совершения этого нотариального действия. Так, при выдаче свидетельства о праве собственности пережившему супругу нотариус должен установить факт смерти наследодателя, место открытия наследства, факт регистрации брака, состав, место нахождения и принадлежность общего имущества, нажитого в период брака с наследодателем;

4) если заявление о принятии или об отказе от наследства подается нотариусу не наследником, а его представителем, нотариусу до истечения срока, установленного для принятия наследства, должна быть представлена доверенность, предоставляющая представителю полномочия на принятие наследства и (или) отказ от наследства.

14. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу как на личном приеме, так и по почте.

Подлинные документы, поданные на личном приеме, принимаются нотариусом под расписку, в которой указывается дата принятия и индивидуальные признаки каждого документа. Расписка заверяется подписью и печатью нотариуса.

15. Все документы, связанные с оформлением конкретного наследства, как предъявленные нотариусу, так и создаваемые самим нотариусом, помещаются в отдельное наследственное дело. Так, помещаются в наследственное дело документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и к управлению наследственным имуществом, экземпляры свидетельств и справок, выданных нотариусом в процессе ведения наследственного дела, соответствующая переписка нотариуса и др.

При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.

16. В наследственное дело документы помещаются в подлинниках, за исключением документов, которые не подлежат изъятию и помещаются в наследственное дело в виде копий: копии свидетельств о регистрации актов гражданского состояния; копии документов, устанавливающих имущественные права наследодателя, если этими же документами устанавливаются права иных лиц; копии доверенностей, если полномочия, основанные на доверенности, не исчерпываются совершаемым нотариальным действием, и др.

17. Предъявленные нотариусу документы должны соответствовать требованиям, установленным действующим российским законодательством.

В частности, не могут быть приняты документы, если:

— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления;

— документ исполнен карандашом;

— документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста или реквизитов, если это может привести к неверному толкованию документа в целом;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, его листы не пронумерованы, не скреплены подписью, а в установленных случаях и печатью;

— документ, составленный за границей с участием должностного лица компетентного органа иностранного государства или от него исходящий, требующий легализации в соответствии с законодательством, не легализован в установленном порядке;

— документ, исходящий от юридического лица, не подписан представителем либо подпись должностного лица не скреплена печатью;

— документ, содержание либо внешний вид которого вызывает сомнения в его подлинности.

18. Рекомендовать, если иное не установлено Правилами нотариального делопроизводства, формирование и оформление наследственного дела осуществлять в следующем порядке. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, подлежит регистрации в день поступления в Книге учета наследственных дел.

В случае поступления документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, по почте он подлежит регистрации в день поступления в Журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в Книге учета наследственных дел.

На документ, зарегистрированный в Книге учета наследственных дел, заводится наследственное дело с присвоением делу индивидуального номера. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела. Например, 20-2006, где 20 — порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для его заведения, 2006 — год заведения наследственного дела.

После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел.

Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в Книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие к конкретному наследственному делу заявления. В том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство.

При регистрации в Книге учета наследственных дел заявлений, не послуживших основанием для начала производства по наследственному делу (дополнительных) в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка.

Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку, на которой при заведении наследственного дела проставляются следующие реквизиты:

— кем заведено дело (фамилия, инициалы нотариуса),

— наименование нотариального округа полностью, прописью,

— заголовок дела,

— номер наследственного дела,

— индекс дела согласно номенклатуре,

— фамилия, имя, отчество наследодателя,

— дата смерти наследодателя,

— дата заведения наследственного дела.

После завершения ведения наследственного дела на обложке проставляются дата окончания дела, количество листов наследственного дела, срок его хранения. Если наследственное дело возобновлялось после его окончания, на обложке проставляются дата возобновления дела, дата окончания возобновленного дела, указывается измененное количество листов дела.

19. В случае необходимости передача заведенного нотариусом наследственного дела другому нотариусу (по принадлежности), если иное не установлено Правилами нотариального делопроизводства, производится в следующем порядке:

а) подшиваются документы, находящиеся в наследственном деле;

б) составляется внутренняя опись документов наследственного дела;

в) снимается копия наследственного дела, включая копию обложки;

г) подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в территориальный орган Росрегистрации для пересылки соответствующему нотариусу.

В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомление оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу Росрегистрации.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное к нему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу (абзацы второй — пятый пункта 18 настоящего раздела Методических рекомендаций). В наследственное дело помещаются все полученные документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку). Нотариус, который уже завел наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует дело как заявление, поступившее после заведения наследственного дела (абзацы шестой, восьмой пункта 18 настоящего раздела Методических рекомендаций).

Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, в отношении которого не получено свидетельство о праве на наследство, — копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

При направлении копии наследственного дела:

а) снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле;

б) заверяется подписью и печатью нотариуса верность копии каждого отдельного документа, находящегося в наследственном деле, в том числе — внутренней описи;

в) копия наследственного дела прошивается;

г) листы копии наследственного дела нумеруются, количество прошитых листов заверяется подписью и печатью нотариуса;

д) копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

Если не известен нотариус, которому должна быть направлена копия наследственного дела, то она направляется в территориальный орган Росрегистрации для пересылки соответствующему нотариусу.

В подлинное наследственное дело помещаются сопроводительное письмо о направлении копии наследственного дела и уведомление оператора почтовой связи, а в случае доставки копии наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) соответствующему нотариусу или территориальному органу Росрегистрации.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение семи рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявление наследника, запрос нотариуса и др.).

1. Свидетельство о праве на наследство является публичным документом, подтверждающим право на указанное в нем наследственное имущество, выдается свидетельство по заявлению наследника по месту открытия наследства нотариусом или уполномоченным в соответствии с законом совершать такое нотариальное действие должностным лицом (статьи 1115 и 1162 ГК РФ). В таком же порядке выдается свидетельство и при переходе выморочного имущества по наследству к Российской Федерации (ст. 1151 и 1162 ГК РФ).

Если просьба наследника о выдаче свидетельства о праве на наследство была изложена в заявлении о принятии наследства, то дополнительного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство не требуется.

2. Заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство составляется в письменной форме. При подаче заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство наследником непосредственно нотариусу нотариусом устанавливается личность наследника и проверяется подлинность его подписи на заявлении. На заявлении делается отметка о наименовании предъявленного наследником документа, удостоверяющего его личность, и реквизиты этого документа.

При приеме заявления от наследника о выдаче свидетельства о праве на наследство, если оно является первичным документом для открытия наследственного дела, нотариус выясняет у наследника полный круг наследников по закону, а при наследовании по завещанию — устанавливает круг лиц, имеющих право на обязательную долю в наследстве.

3. Заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство наследником может быть подано как в период установленного срока для принятия наследства, так и в любое время по истечении указанного срока.

4. Заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство может быть направлено по почте или передано нотариусу другим лицом, а также представителем наследника, действующим по доверенности или в силу закона в порядке, предусмотренном в пункте 1 ст. 1153 ГК РФ. Способ подачи заявления см. в Разделе II «Принятие наследства» настоящих Методических рекомендаций.

5. Заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство, поданное нотариусу на личном приеме, регистрируется в книге учета наследственных дел, а поступившее почтой — также и в журнале входящей корреспонденции. Если заявления о принятии наследства ранее наследниками не подавались (например, при фактическом принятии наследства), нотариус на основании первичного заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство заводит наследственное дело. Все последующие заявления и полученные нотариусом документы по этому наследственному делу подшиваются в наследственное дело. На всех заявлениях указываются дата их поступления и номер наследственного дела.

6. Свидетельство о праве на наследство может быть выдано только наследникам, принявшим в установленном законом порядке наследство.

7. Если судом по заявлению наследника, пропустившего установленный законом срок для принятия наследства, восстановлен срок для принятия наследства, наследник признан принявшим наследство, в решении суда определены доли всех наследников в наследственном имуществе, выдача нотариусом наследникам свидетельства о праве на наследство не требуется. В таком случае нотариальная процедура оформления наследственных прав прекращается.

8. В случае, если нотариусу поступило заявление о выдаче свидетельства о праве на наследство от наследника, принявшего наследство по истечении установленного срока во внесудебном порядке (п. 2 ст. 1155 ГК РФ), а наследникам, принявшим наследство в установленный срок, свидетельство о праве на наследство уже выдано, нотариус выносит постановление об аннулировании ранее выданного свидетельства, затем вновь определяет доли каждого наследника с учетом наследника, принявшего наследство во внесудебном порядке, и выдает им новые свидетельства о праве на наследство.

9. Получение свидетельства о праве на наследство является правом, а не обязанностью наследника, потому наследник, принявший наследство, может обратиться за получением такого свидетельства в любое время по истечении срока, установленного законом для принятия наследства (ст. 1154 ГК РФ и ст. 6 Федерального закона «О введении в действие части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»). Свидетельство о праве на наследство другим наследникам без учета доли наследника, еще не получившего свидетельство о праве на наследство, выдано быть не может.

10. Каждый из наследников, принявших наследство, представивших все необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство документы, вправе требовать выдачи ему свидетельства о праве на наследство на причитающуюся ему долю, не дожидаясь, когда другие наследники пожелают получить свидетельство.

11. В случаях, когда имеются достоверные данные о том, что кроме лиц, обратившихся за выдачей свидетельства о праве на наследство, иных наследников, имеющих право на наследство или на его соответствующую часть, не имеется, свидетельство о праве на наследство может быть выдано до истечения срока, установленного законом для принятия наследства (п. 2 ст. 1163).

Законодательством не определены критерии отнесения данных к достоверным, поэтому оценку достоверности данных дает сам нотариус с учетом конкретных обстоятельств. Следует иметь в виду, что досрочная выдача свидетельства о праве на наследство является правом, а не обязанностью нотариуса.

Свидетельство о праве на наследство может быть выдано нотариусом наследникам досрочно по решению суда.

12. Совершение нотариального действия по выдаче свидетельства о праве на наследство может быть отложено:

— по заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право на наследство, на срок не более 10 дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления в суд от лица, оспаривающего право на наследство, свидетельство о праве на наследство должно быть выдано;

— при необходимости истребования нотариусом от физических и юридических лиц дополнительных сведений для выдачи свидетельства о праве на наследство;

— при направлении нотариусом документа, необходимого для выдачи свидетельства о праве на наследство, на экспертизу.

Совершение нотариального действия по выдаче свидетельства о праве на наследство должно быть отложено, если в соответствии с законом необходимо запросить заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения нотариального действия о выдаче свидетельства о праве на наследство (ст. 41 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате — далее «Основы», п. 2 ст. 1155 ГК РФ).

Срок отложения не может превышать месяца со дня вынесения нотариусом постановления об отложении выдачи свидетельства о праве на наследство.

Нотариус обязан приостановить совершение нотариального действия по выдаче свидетельства о праве на наследство:

— при получении от суда сообщения о поступлении в суд заявления заинтересованного лица, оспаривающего право на наследство, его состав и пр. В этом случае выдача свидетельства о праве на наследство приостанавливается до разрешения дела судом (ст. 41 Основ);

— по решению суда (п. 3 ст. 1163 ГК РФ). В этом случае следует иметь в виду судебный акт, который может быть принят и в виде определения суда (Например, определение суда, принятое в обеспечение имеющегося в производстве иска, — ст. 141 ГПК РФ.);

— при наличии зачатого, но еще не родившегося наследника. В этом случае свидетельство о праве на наследство выдается при получении истребованных нотариусом сведений о факте рождения ребенка живым либо об отсутствии такого наследника (п. 3 ст. 1163 ГК РФ).

13. Свидетельство о праве на наследство выдается при наличии в наследственном деле всех необходимых документов и сведений.

В случаях, если ранее наследниками не представлялись документы и сведения, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, нотариус разъясняет, какие документы и сведения необходимо представить для получения свидетельства.

14. Для выдачи свидетельства о праве на наследство нотариусу должны быть представлены документы и сведения, бесспорно подтверждающие:

— факт смерти наследодателя;

— время и место открытия наследства;

— основания для призвания к наследованию: родственные, брачные, иные отношения с наследодателем (например, нахождение на иждивении наследодателя), если имеет место наследование по закону. Если наследство оформляется по завещанию — представляется экземпляр завещания;

— факт принятия наследником наследства в установленный срок и установленным законом способом (указаны выше в пунктах 3 и 9 настоящего раздела).

Если один или несколько наследников по закону не имеют возможности представить доказательства отношений с наследодателем, являющихся основанием для призвания их к наследованию по закону, они могут быть включены в свидетельство о праве на наследство с согласия всех остальных наследников, принявших наследство и представивших такие доказательства (ст. 72 Основ);

— состав наследуемого имущества.

На наследуемое имущество, в том числе на имущественные права, должны быть представлены документы, подтверждающие принадлежность наследодателю имущества на праве собственности, а также имущественных прав на день открытия наследства; стоимость наследственного имущества; наличие либо отсутствие обременения наследственного имущества, права на которое подлежат специальному учету или государственной регистрации;

— место нахождения наследственного имущества с указанием конкретного адреса;

— иные документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство.

Если наследник не имеет возможности представить документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, нотариус разъясняет ему о возможности решения указанного вопроса в судебном порядке.

15. При оформлении свидетельства о праве на наследство нотариус предварительно анализирует все документы, имеющиеся в наследственном деле: заявления наследников о принятии наследства; документы, подтверждающие степень родства, брачные отношения и иные отношения наследников с наследодателем; завещания, возможные отмены завещаний, завещательные отказы и возложения; заявления об отказе от наследства; основания приращения наследственных долей; имеющиеся судебные решения; другие документы и сведения. При этом нотариус выясняет, нет ли других наследников, подлежащих призванию к наследованию, а также нет ли среди наследников, принявших наследство, недостойных наследников (ст. 1117 ГК РФ).

При наличии обременения наследственного имущества нотариус разъясняет наследникам о возникающих в этой связи правоотношениях.

16. По желанию наследников свидетельство о праве на наследство может быть выдано всем наследникам вместе или каждому наследнику в отдельности на все наследственное имущество в целом или на его отдельные части (ст. 1162 ГК РФ), в том числе в разное время, о чем нотариус разъясняет наследникам.

Свидетельства о праве на наследство по закону и по завещанию могут быть выданы только отдельно.

17. В случае выявления, после выдачи свидетельства о праве на наследство, наследственного имущества, на которое такое свидетельство не было выдано, выдается дополнительное свидетельство о праве на наследство. Такое свидетельство выдается в том же порядке, как для выдачи первичного свидетельства о праве на наследство, срок для его получения наследником не ограничен.

18. Свидетельство о праве на наследство излагается в соответствии с определенной формой нотариального свидетельства, утвержденной Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10.04.2002 N 99 (в редакции от 28.07.2003 N 180, от 01.08.2005 N 122 и от 28.09.2005 N 183) и оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается наследнику. Получение наследником свидетельства о праве на наследство подтверждается его распиской в реестре нотариальных действий, второй экземпляр свидетельства о праве на наследство подшивается в наследственное дело.

19. Личная явка наследника за получением свидетельства о праве на наследство не обязательна.

Свидетельство о праве на наследство может быть выдано нотариусом законному представителю наследника при представлении соответствующих документов о полномочиях законного представителя или представителю наследника по доверенности, в которой должно быть отражено полномочие на получение такого свидетельства.

Если наследником, принявшим наследство, представлены все необходимые документы для выдачи свидетельства о праве на наследство и произведена оплата нотариального тарифа в установленном размере, то по его просьбе, изложенной в письменной форме, свидетельство о праве на наследство ему может быть направлено нотариусом по почте. В случае отправления наследником заявления нотариусу с указанной просьбой по почте подпись наследника на заявлении должна быть засвидетельствована в соответствии со статьей 1153 ГК РФ (п. 1, абзац второй).

20. Если в число наследников входят несовершеннолетние или недееспособные наследники, в целях охраны их имущественных прав нотариус направляет сообщение о выдаче свидетельства о праве на наследство органу опеки и попечительства по месту жительства соответствующего наследника с указанием наследуемого им имущества. Копия письма остается в наследственном деле.

21. О выдаче свидетельства о праве на наследство нотариус обязан сообщить в налоговые органы по месту своего нахождения, месту жительства не позднее пяти дней со дня выдачи свидетельства (п. 6 ст. 85 Налогового кодекса Российской Федерации).

22. В случае, если отсутствуют наследники по закону и по завещанию, либо никто из наследников не имеет права наследовать или все наследники отстранены от наследования, либо никто из наследников не принял наследства, либо все наследники отказались от наследства и при этом никто из них не указал, что отказывается в пользу другого наследника, имущество умершего считается выморочным и переходит в порядке наследования по закону в собственность Российской Федерации.

23. Свидетельство о праве на наследство на выморочное имущество выдается только представителю федерального органа исполнительной власти, уполномоченного принимать такое имущество в порядке наследования. Выморочное имущество, включая земельные участки (кроме земельных участков из земель сельскохозяйственного назначения), акции (доли, паи) в уставном (складочном) капитале коммерческих организаций уполномочено принимать Федеральное агентство по управлению федеральным имуществом (см. пункт 5.30 Положения о Федеральном агентстве по управлению федеральным имуществом, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.11.2004 N 691). Согласно статье 80 (пп. 2 п. 2) Земельного кодекса Российской Федерации земельные участки из земель сельскохозяйственного назначения, являющиеся выморочным имуществом, поступают в фонд перераспределения земель.

24. При выдаче свидетельства о праве на наследство по завещанию нотариус, наряду с проверкой обстоятельств, предусмотренных статьей 73 Основ, проверяет соответствие завещания по форме и содержанию требованиям закона, имея в виду, что:

— завещание должно быть составлено в письменной форме в соответствии с требованиями, предусмотренными законом (ст. 1118 — 1130 ГК РФ);

— завещание должно быть нотариально удостоверенным или приравненным к нотариально удостоверенному завещанию. Завещание, приравненное к нотариально удостоверенному завещанию, должно быть подписано завещателем в присутствии лица, удостоверяющего завещание, и свидетеля, который также подписывает завещание;

— закрытое завещание должно быть собственноручно написано и подписано завещателем, несоблюдение этого правила влечет недействительность завещания. Закрытое завещание должно быть с приложением подписанного нотариусом и не менее двумя свидетелями протокола, удостоверяющего вскрытие конверта с завещанием в соответствии с требованиями статьи 1126 ГК РФ, содержащего полный текст завещания. Если закрытое завещание хранится у нотариуса не по месту открытия наследства, то нотариусу по месту открытия наследства для получения свидетельства о праве на наследство наследник представляет нотариально удостоверенную копию указанного выше протокола.

Не может быть принят к удостоверению наследственных прав протокол вскрытия конверта с закрытым завещанием, содержащий указание на то, что при вскрытии конверта в нем не обнаружено завещание либо обнаруженный документ не является завещанием;

— завещательное распоряжение правами на денежные средства, находящиеся во вкладе (на счете) гражданина в банках, должно быть подписано собственноручно завещателем с указанием даты его составления и удостоверено служащим банка, имеющим право принимать к исполнению распоряжения клиента в отношении средств на его счете (ст. 1128 ГК РФ);

— завещание, совершенное в чрезвычайных обстоятельствах, признается таковым, если оно написано собственноручно завещателем в письменной форме и подписано в присутствии двух свидетелей и представлено нотариусу с приложением вступившего в законную силу решения суда, подтверждающего факт совершения такого завещания в чрезвычайных обстоятельствах (ст. 1129 ГК РФ).

Если завещание оформлено с нарушением требований закона, нотариус выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия о выдаче свидетельства о праве на наследство по этому завещанию в порядке, предусмотренном статьей 48 Основ.

25. Нотариус проверяет также завещание на предмет его действия путем истребования соответствующих доказательств, поскольку завещателем оно могло быть отменено, изменено и дополнено. В случае получения нотариально удостоверенного распоряжения об отмене завещания, а равно — получения нового завещания, отменяющего или изменяющего составленное ранее завещание, нотариус делает об этом отметку на экземпляре ранее составленного завещания либо соответственно на протоколе вскрытия закрытого завещания, приобщенного к наследственному делу, а также в реестровой книге учета завещаний. При отсутствии сведений об отмене либо изменении, дополнении завещания об этом делается также соответствующая отметка.

26. Завещание, составленное позднее, но не содержащее прямых указаний об отмене ранее составленного завещания, отменяет ранее составленное завещание. Завещанием, совершенным в чрезвычайных обстоятельствах, может быть отменено или изменено только такое же завещание (п. 5 ст. 1130 ГК РФ). Завещательным распоряжением в банке может быть отменено или изменено только завещательное распоряжение правами на денежные средства в соответствующем банке (п. 6 ст. 1130 ГК РФ). Недействительным завещание может быть признано только судом (ст. 1131 ГК РФ).

27. При выдаче свидетельства о праве на наследство нотариус производит идентификацию наследника, указанного в завещании, с лицом, претендующим на наследство, путем сопоставления указанных завещателем имени и иных данных наследника с данными претендента. Если в завещании имеется указание на родственные или иные отношения наследников с наследодателем, нотариус проверяет документы, подтверждающие эти отношения.

28. Если в завещании указаны родственные или брачные отношения завещателя с наследником, а документы, подтверждающие эти отношения, наследник не мог представить, нотариус вправе выдать свидетельство о праве на наследство по завещанию без указания в нем степени родства или наличия зарегистрированного брака с завещателем. И, наоборот, если в завещании не указаны родственные или брачные отношения наследника с завещателем, нотариус по желанию наследников и при предъявлении документов, подтверждающих такие отношения, вправе в свидетельстве о праве на наследство отразить наличие этих отношений.

29. При выдаче свидетельства о праве на наследство по завещанию нотариус выясняет круг лиц, имеющих право на обязательную долю в наследстве и истребует доказательства, подтверждающие право таких наследников на получение обязательной доли.

Если завещание совершено до 1 марта 2002 года, круг обязательных наследников и размер обязательной доли определяются по правилам ст. 535 ГК РСФСР (1964 г.). Если завещание совершено 1 марта 2002 года или позднее, применяются правила ст. 1149 действующего ГК РФ. Доли наследников по завещанию уменьшаются за счет выделения обязательной доли пропорционально причитающимся долям наследников по завещанию.

30. Наследнику, имеющему право на обязательную долю в наследстве, нотариус разъясняет его право на получение причитающейся ему по закону указанной обязательной доли наследства. В наследственном деле делается отметка, что наследникам разъяснена статья 1149 ГК РФ (если завещание совершено после 01.03.2002) или ст. 535 ГК РСФСР — 1964 г. (если завещание совершено до 1 марта 2002 г.).

Наследник, имеющий право на обязательную долю в наследстве, вправе отказаться от получения свидетельства о праве на обязательную долю в наследстве. В этом случае он подает заявление нотариусу о том, что с содержанием завещания он ознакомлен, его право на обязательную долю в наследстве ему разъяснено, но он не претендует на получение обязательной доли. Он вправе также просить выдать ему свидетельство о праве на обязательную долю в наследстве в меньшем размере, чем предусмотрено законом, причитающейся ему доли. Такие заявления от законных представителей несовершеннолетних, недееспособных или ограниченно дееспособных обязательных наследников могут быть приняты только при наличии согласия органов опеки и попечительства (ст. 37 ГК РФ).

При отказе обязательного наследника от получения свидетельства о праве на обязательную долю в наследстве либо при получении свидетельства на обязательную долю в наследстве в меньшем размере он вправе получить свидетельство о праве на наследство по имеющимся иным основаниям.

31. Право на обязательную долю не может быть поставлено в зависимость от согласия других обязательных наследников на ее получение.

При возражении наследников по завещанию против выдачи свидетельства о праве на обязательную долю в наследстве нотариус разъясняет, что возникший спор разрешается в судебном порядке и решение вопроса о выдаче свидетельства о праве на наследство может быть отложено в порядке, предусмотренном статьей 41 Основ.

32. Выдача свидетельства на денежные средства, находящиеся на счетах в банке, в отношении которых сделано завещательное распоряжение в порядке, предусмотренном статьей 1128 ГК РФ, нотариусом осуществляется на основании самого завещательного распоряжения, составленного в соответствии с требованиями Правил совершения завещательных распоряжений правами на денежные средства в банках, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации 27.05.2002 N 351, и ответа банка на запрос нотариуса о подтверждении факта удостоверения конкретного завещательного распоряжения или факта его отмены или изменения уполномоченным на это сотрудником банка.

33. При необходимости нотариус осуществляет толкование завещания наследодателя в соответствии с требованиями статьи 1132 ГК РФ. При толковании завещания принимается во внимание буквальный смысл содержащихся в нем слов и выражений.

В случае неясности буквального смысла какого-либо положения завещания он устанавливается путем сопоставления этого положения с другими положениями и смыслом завещания в целом. При этом должно быть обеспечено наиболее полное осуществление предполагаемой воли завещателя.

При уяснении буквального значения (смысла) содержащихся в завещании слов и выражений устанавливается их общепринятое значение. При толковании правовых терминов применяется их значение, данное законодателем в соответствующих правовых актах. Закон не предоставляет нотариусу права использовать для выяснения истинной воли завещателя другие, кроме завещания, документы, например, письма завещателя, его дневники и т.п. Если последующее завещание не содержит прямых указаний об отмене прежнего завещания или отдельных содержащихся в нем распоряжений, нотариус путем сопоставления положений предыдущего и последующего завещаний определяет, в какой части предыдущее завещание противоречит последующему.

34. Если завещание содержит некоторые распоряжения завещателя, противоречащие действующему закону либо ограничивающие наследников или отказополучателей в правоспособности, то они толкуются нотариусом как ненаписанные, но это не влияет на признание других, не противоречащих закону, распоряжений завещателя, содержащихся в данном завещании.

35. Свидетельство о праве на наследство по завещанию нотариус выдает наследникам по завещанию в долях, указанных завещателем. Если завещатель не указал в завещании доли наследников по завещанию, то наследство считается завещанным в равных долях.

Если установлено, что у завещателя имеются наследники, имеющие право на обязательную долю, то наследникам по завещанию доли определяются за вычетом долей, причитающихся обязательным наследникам. Доли наследников по завещанию уменьшаются за счет вычета обязательных долей пропорционально долям, причитающимся наследникам по завещанию, а если наследникам по завещанию завещаны отдельные части наследства, то обязательная доля учитывается в каждой такой части.

36. Право обязательного наследника на его долю в завещанном имуществе удостоверяется отдельным свидетельством о праве на наследство по закону.

37. О наличии завещательного отказа и (или) завещательного возложения, обременяющего права, удостоверяемые свидетельством о праве на наследство по завещанию, факт обременения отражается в свидетельстве путем максимально точного изложения соответствующего раздела текста завещания в третьем лице по отношению к завещателю (Примечание к форме N 11, утвержденной Приказом Минюста РФ от 10.04.2002 N 99 в ред. Приказа N 180 от 28.07.2003, от 01.08.2005 N 122, от 28.09.2005 N 183).

Если завещание содержит завещательный отказ, а отказополучатель умер к моменту выдачи наследнику по завещанию свидетельства о праве на наследство, то, имея в виду, что права и обязанности отказополучателя прекращаются его смертью (ст. 17 и 418 ГК РФ) и не могут быть переданы им по наследству (если иное не было предусмотрено в завещании завещателем), завещательный отказ в свидетельстве о праве на наследство не отражается (см. пункт 15 Постановления Пленума Верховного Суда РСФСР N 2 от 23 апреля 1991 г. (в ред. 25.10.1996)).

38. Если в завещании имеется указание на части неделимой вещи (ст. 133 ГК РФ), предназначенные каждому из наследников в натуре, такая вещь считается завещанной в долях, соответствующих стоимости этих частей. Порядок пользования этой неделимой вещью наследниками устанавливается в соответствии с предназначенными им в завещании частями этой вещи (ст. 1122 ГК РФ).

При согласии наследников в свидетельстве о праве на наследство по завещанию в отношении неделимой вещи, завещанной по частям, предназначенным каждому из наследников в натуре, указываются не только доли наследников по этому завещанию в соответствии со стоимостью этих частей, определяемой исходя из соотношения их к общей стоимости такой вещи, но и порядок пользования такой неделимой вещью.

Указанное выше согласие наследников отражается ими в заявлении о выдаче свидетельства о праве на наследство и включается в свидетельство, если воля наследников совпадает. Требования обязательного составления мирового соглашения наследниками в таком случае закон не предусматривает. В случае спора между наследниками их доли и порядок пользования неделимой вещью определяются судом.

39. Свидетельство о праве на наследство по закону выдается наследникам, призываемым к наследованию по закону (ст. 1141 ГК РФ).

40. Свидетельство о праве на наследство по закону наследникам одной очереди выдается в равных долях, за исключением случаев наследования по праву представления, когда доля наследника по закону, умершего до открытия наследства или одновременно с наследодателем, переходит по праву представления к его соответствующим потомкам и делится между ними поровну (приращение долей — см. ст. 1161 ГК РФ). Доли наследников в свидетельстве о праве на наследство указываются в виде правильной простой дроби цифрами и прописью (пункт 16 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Министерства юстиции РФ от 15.03.2000 N 91).

41. При выдаче свидетельства о праве на наследство по закону, проверяя представленные нотариусу документы, подтверждающие степень родства, факты нетрудоспособности и (или) нахождения на иждивении наследодателя, нотариус заверяет копии этих документов и приобщает их в наследственное дело.

42. При наследовании по закону детьми наследодателя, усыновленными другими лицами, нотариус проверяет, когда имело место усыновление, имея в виду, что дети наследодателя, усыновленные в установленном законом порядке при жизни родителя-наследодателя право наследования имущества этого родителя и его родственников не имеют, поскольку личные и имущественные права в отношении них усыновленные утратили при усыновлении, за исключением случая, указанного в пункте 3 статьи 1147 ГК РФ. Если же усыновление происходило после смерти родителя-наследодателя, усыновленные не утрачивают права наследования его имущества как по закону, так и по завещанию, а также на обязательную долю в случаях, когда имущество завещано другим лицам, поскольку ко времени открытия наследства правоотношения усыновленного с родителем-наследодателем прекращены не были.

43. При выдаче свидетельства о праве на наследство по закону призванным к наследованию наследникам, например, пасынку или падчерице наследодателя, нотариус выясняет наличие зарегистрированного брака между их родителем и наследодателем на момент открытия наследства. Если родитель умер ранее наследодателя, или если родитель отстранен от наследования как недостойный наследник (ст. 1117 ГК РФ), или отказался от наследства, это на право наследования пасынка и падчерицы не влияет.

44. Отчиму или мачехе выдается свидетельство о праве на наследство пасынка или падчерицы, если он (она) состоит в зарегистрированном браке с родителем наследодателя-пасынка (падчерицы) на день открытия наследства. Аналогично, если родитель наследодателя — пасынка (падчерицы) умер ранее наследодателя, отстранен от наследования как недостойный наследник, отказался от наследства, то на право наследования отчимом (мачехой) имущества умершего пасынка (падчерицы) это не влияет.

45. При выдаче свидетельства о праве на наследство по закону на обязательную долю нотариус проверяет наличие документов, подтверждающих факт нетрудоспособности наследника и (или) нахождения его на иждивении наследодателя в соответствии с требованиями статей 1148 и 1149 ГК РФ.

Закон не связывает возникновение права на обязательную долю в наследстве с совместным проживанием наследника, имеющего право на обязательную долю, с наследодателем, кроме случаев призвания к наследованию по закону не входящих в круг наследников по закону нетрудоспособных иждивенцев наследодателя, указанных в статьях 1142 — 1145 ГК РФ (п. 2 ст. 1148 ГК РФ).

46. При определении размера обязательной доли в наследстве принимаются во внимание все наследники, которые были бы призваны к наследованию по закону. Наследники по закону, отстраненные от наследования как недостойные наследники (ст. 1117 ГК РФ), при исчислении обязательной доли в расчет не принимаются.

При наличии разногласий у наследников по кругу наследников по закону нотариус в зависимости от конкретной ситуации откладывает либо приостанавливает в установленном законом порядке выдачу свидетельства о праве на наследство.

При определении размера обязательной доли в наследстве принимается во внимание стоимость всего наследственного имущества (как в завещанной, так и не в завещанной части), включая предметы домашней обстановки и обихода независимо от того, проживал ли кто-либо из наследников совместно с наследодателем, поскольку обязательная доля в наследстве определяется в зависимости от доли, которая причиталась бы наследнику при наследовании по закону на общих основаниях.

47. Право на обязательную долю удовлетворяется в порядке, предусмотренном в статье 1149 ГК РФ. До выдачи свидетельства о праве на наследство по завещанию и о праве на наследство по закону обязательному наследнику составляется расчет размера обязательной доли и долей наследников по завещанию.

48. В обязательную долю засчитывается все, что наследник, имеющий право на обязательную долю, получает из наследства по какому-либо основанию, в том числе стоимость установленного в пользу такого наследника завещательного отказа (п. 3 ст. 1149 ГК РФ).

Если наследнику, имеющему право на обязательную долю в общем имуществе наследодателя, причитается доля при наследовании по закону или по завещанию, равная обязательной доле или превышающая ее, в таком случае статья 1149 ГК РФ (либо ст. 535 ГК РСФСР — 1964 г., если завещание составлено до 1 марта 2002 г.) не применяется.

49. Если в отношении наследственного имущества имеются какие-либо обременения, нотариус при выдаче свидетельства о праве на наследство разъясняет наследникам о возникающих в этой связи правоотношениях (п. 33 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Министерства юстиции РФ N 91 от 15 марта 2000 г.).

При оформлении наследственного права как по закону, так и по завещанию нотариус во всех случаях должен выяснить, имеется ли у наследодателя переживший супруг, имеющий право на 1/2 доли в общем совместно нажитом в период брака имуществе (см. ст. 1150 ГК РФ). В состав наследства в таком случае включается только доля умершего супруга в совместной собственности, определяемая в соответствии со статьей 256 ГК РФ. Исходя из статьи 39 Семейного кодекса Российской Федерации доли супругов в совместном имуществе признаются равными, если иное не предусмотрено договором между ними.

1. В связи с порядком сшивания документов в наследственном деле по п.140 «а» Правил — заявления о принятии наследства и заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство принимаются непосредственно при обращении сразу оба,  или одно — при обращение, второе —   перед выдачей свидетельства.

Если обращение следует  в последний день  предусмотренного законодательством срока, возможно ли объединить их в одно?

Не следует смешивать нормы  материального права и процессуального  – в данном случае Правил. Содержание заявления – это выбор наследника. Срок установлен для принятия наследником наследства. При этом он может одновременно с заявлением о принятии наследства просить о выдаче свидетельства о праве на наследство, а может отдельно подать такое заявление, причем без учета какого-либо срока.

2. В связи с порядком сшивания документов в наследственном деле по п.140 а Правил — документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю, и документы с оценкой имущества — формируются сначала все документы, подтверждающие принадлежность имущества, потом все документы с оценкой имущества  или документ о принадлежности — документ-оценка, снова: документ о принадлежности, документ-оценка;

Буквальное толкование п.140 а – сначала все документы, подтверждающие принадлежность имущества, затем – все о стоимости.

3. В связи с порядком сшивания документов в наследственном деле по п.140 а Правил — относятся ли к иным документам заявления об отказе от наследства, документы, подтверждающие родственные отношения с наследодателем лиц, отказавшихся от права на наследство?

Комиссия полагает, что отказ от наследства можно рассматривать как основание наследования для других (другого) наследника(ов). Поэтому сразу после заявлений о принятии наследства, о выдаче свидетельства, можно помещать заявления об отказе и документы, подтверждающие все родственные отношения с наследодателем лиц, отказавшихся от права на наследство.

4. Когда будет утверждена «Примерная номенклатура дел»?

Комиссия такой информацией  не владеет.

5. Как будут оформляться наследственные дела в описи дел и номенклатуре дел?

У каждого дела есть свой номер (2/2008, 3/2009 и т.д.), также есть индекс (02-07). Возможно ли в номенклатуру дел и опись дел вносить  одной строкой «Наследственные  дела» под одним индексом, а затем составлять приложение к описи дел с подробным описанием каждого дела (номер дела, дата начала дела, дата окончания дела, срок хранения и т.д.)?

Части 3 и 4 п. 53 предусматривают, что в номенклатуру вносятся заголовки дел в обобщенной форме и по окончании года вписывается количество заведённых томов. А вот в описях п. 84-85  требуют указывать заголовки дел с указанием дат и количества листов, при этом реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома). Если дело (в данном случае «Наследственные дела») состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. То есть у каждого из наследственных дел должен быть самостоятельный номер в описи. Представляется, что практика «Приложения к описи» — это личный опыт конкретного нотариуса, ничем не предусмотренный.

6. По пункту 25 – что это за документы, подлежащие специальному учету? (про них вообще сказано только в одном этом пункте на протяжении всей инструкции)

Как следует из текста этого же пункта, документы, подлежащие специальному учету – это те, для регистрации которых предусмотрены книги специального учета (например, все заявления по наследственным делам, в том числе о принятии мер к охране, управлению наследственным имуществом, по депозитным операциям).

7. Когда будет создана экспертная комиссия? Кто будет в неё входить? Будет ли деятельность комиссии регламентирована какими-либо правилами?

По первой и третьей частям вопроса  представляется, что это в ведение комиссии по делопроизводству не входит. В соответствии с п.75 Правил  экспертная комиссия образуется нотариальной палатой и территориальным органом Минюста России.

8. Необходимо ли предоставить номенклатуру  дел до 1 декабря 2010 года в Нотариальную палату для утверждения (п.47 , раздела VI Правил нотариального делопроизводства (далее — Правила)).

Если Правила и Примерная номенклатура дел нотариуса будут введены в действие, то до 1 декабря 2010 года необходимо представить в Нотариальную палату номенклатуру дел, которая вводится в действие с 1 января следующего календарного года, т.е. с 01.01.2011 года.

9. Согласно п.79, раздела VIII Правил  отдельно нумеруются лист – заверитель и внутренняя опись. Вопрос:  в наследственном деле будет несколько листов под одним номером (например: внутренняя опись – 1 лист, свидетельство о смерти – 1 лист, заявление о принятии наследства – 2 лист…, копия свидетельства о рождении – 3 лист, справка с последнего места жительства – 4 лист,…,  лист заверитель – 1 лист.)?

Да, эти листы должны нумероваться отдельно. Отдельная нумерация у всех листов-заверителей, отдельная нумерация у листов внутренней описи, отдельно у документов, сформированных в дело.

10. На личном приеме документы, относящиеся к наследственному делу, нотариусом принимаются под расписку (п.125, раздел ХI Правил). Вопрос: Расписка о приеме документов  подшивается в дело или нет, если да, то после какого документа? Обязательно ли выдавать расписку, если нотариусом принимаются только копии документов, либо подлинники документов, в том числе правоустанавливающих документов, которые остаются в наследственном деле после выдачи свидетельства о праве на наследство?

П. 21 Правил предусмотрено, что расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса. Комиссия полагает, что в соответствии с п.140 Правил подшиваться она должна в конце наследственного дела как иные документы.

В соответствии с п.п.21 и 125 переданные нотариусу на личном приёме подлинники документов принимаются в обязательном порядке под расписку. В случае возврата подлинных документов также составляется расписка, приобщаемая к наследственному делу. В случае подачи нотариусу копий документов – расписка выдаётся по просьбе заявителя.

11. На обложке наследственного дела количество листов проставлять с учетом листов внутренней описи и листа заверителя или нет?

По мнению комиссии, количество листов, указанных в листе-заверителе и  проставленных на обложке дела, должно совпадать.

12. При удостоверении сделок, например: завещание, свидетельство о праве на наследство по закону достаточно ли  будет в графе 5 указать только «Завещание», «Свидетельство о праве на наследство по закону»?

П. 184 Правил именно такое написание  и предусмотрено, однако только в случаях, если второй экземпляр остается в делах нотариуса. Из общей практики при записи Свидетельства о праве на наследство указывается еще и номер наследственного дела.

13. В каком порядке должны утверждаться номенклатуры на 2010 год, описи дел постоянного и временного хранения по делам за 2009 год, в каком порядке уничтожать дела  временного срока хранения с истекшим сроком хранения (в каком порядке создается комиссия, самим нотариусом или в соответствии с новыми Правилами).

Так как Правила не действуют, делопроизводство осуществляется в прежнем порядке, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах, в части, не противоречащей Основам законодательства РФ о нотариате, Гражданскому кодексу РФ и другим законам.

14. Необходимо ли составлять внутренние описи по делам за 2009 год?

Нет. Дела уже должны были быть сформированными по окончании года, Правила еще не вступили в действие, а Инструкцией по делопроизводству в государственных нотариальных конторах составление внутренней описи не предусмотрено.

15. С какого времени должны применяться новые формы журналов, обложек дел, в том числе, если они были заведены ранее и не окончены.

С момента вступления в действие новых Правил, в том числе и  по неоконченным делам. Если дело формируется  для временного или постоянного хранения после вступления в действие Правил, оно должно быть оформлено в соответствии с ними, если иного не будет определено при вступлении в силу Правил.

16.  Должны ли регистрироваться в книге регистрации входящей корреспонденции документы, подлежащие специальному учету, полученные на личном приеме,  от нарочного или курьера (пп.22-24, 127 Правил).

Представляется, что в отношении документов, подлежащих специальному учёту, действует специальное правило, и в соответствии с п.п. 25, 127 указано одно основание регистрации в журнале входящей корреспонденции документов, подлежащих специальному учету – если они поступили по почте. Однако, следует обратить внимание коллег на то, что «личный» прием — это прием лично самого заявителя или его представителя. Остальное – это просто разные способы передачи: почтой, телеграфом, нарочным, курьером, поэтому, по мнению комиссии, поступившие подобным образом документы должны регистрироваться в Журнале входящей корреспонденции и не подпадают под выдачу расписки (т.к.не на личном приёме).

17. Подлежит ли включению в номенклатуру дело с финансовыми документами нотариуса, подтверждающие его расходы, связанные с осуществлением нотариальной деятельности, уплату налогов и сборов и т.п.

На сегодняшний день Примерной номенклатурой дел (нарядов) государственной нотариальной конторы 1982 года дело с финансовыми документами не предусмотрено, поэтому такой  наряд включается в номенклатуру по усмотрению нотариуса. После утверждения новой Примерной номенклатуры необходимо формировать дела в соответствии с ней.

Предварительное мнение комиссии: исполнение обязанности по уплате налогов и сборов это обязанность общегражданская, возникающая у гражданина в связи с занятием оплачиваемой деятельностью, получением дохода в иной форме. Документы, связанные с этим, являются личными документами налогоплательщика, а не собственно нотариальными документами, связанными с осуществлением нотариальной практики. Следовательно, в номенклатуру включаться не должны.

18.  По применению п. 60 Правил: какие сообщения, полученные указанными в пункте способами должны быть сформированы в отдельные наряды, порядок их формирования, срок хранения,  в какие наряды должны формироваться другие документы(кроме сообщений, телефонограмм), полученные по факсу или Эпочте.

По подпункту 6 пункта 60 – помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по …электронной почте… Например, документы (письма, образцы, формы  и т.д.) из Нотариальной палаты Красноярского края мы получаем по электронной почте. Ответы (в большинстве своём) направляем в письменном виде почтой. По общему правилу делопроизводства, документ-ответ подшивается к документу-запросу. В нашей ситуации один – «электронный» документ, второй – «бумажный». Получается некоторое расхождение… Их нужно подшивать в разные дела? Или всё-таки формировать дело «Переписка…» и подшивать ответ к запросу?

В отдельные номенклатурные дела (отдельный наряд) помещаются сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы. Так как иного не предусмотрено Правилами, комиссия считает, что действует общее правило: хронологический порядок при соблюдении условия, что ответ следует за запросом. Срок хранения такого наряда возможно будет назвать после принятия Примерной номенклатуры.

Относительно включения в иные наряды полученных посредством факсимильной связи и электронной почты документов, предполагаем, что так как они (полученные подобным образом документы) не могут быть использованы при совершении нотариальных действий, а также не являются собственно документами в полном смысле этого слова, и до законодательного закрепления тождественности документа на бумажном и электронном носителе, включение таких сообщений в иные наряды является сомнительным.

Также исходя из того, что Правилами однозначно предписано формировать эти документы в отдельное дело и следуя принципу помещения в одно дело запроса и ответа на него, комиссия пришла к выводу, что подшивать запрос и ответ в разные дела или формировать дело «Переписка…» и включать в него «электронный» запрос с ответом неверно.

19. В какие наряды должны помещаться  постановления об отказе в совершении таких нотариальных действий как  свидетельствование верности копий, удостоверение доверенностей, согласий и т.п. (п. 62 Правил)

Полагаем, что в соответствии с п. 63 Правил, эти документы подлежат формированию в отдельный наряд, который должен быть предусмотрен Примерной номенклатурой.

20. Сколько экземпляров описей дел постоянного и временного хранения должно составляться.

Правилами количество экземпляров не предусмотрено. Однако, из анализа п.п.86, 88, 90 Правил можно сделать вывод о трёх экземплярах: один хранится у нотариуса, второй по п.п. 87-88 прилагается к протоколу экспертной комиссии, третий по п.90 – в НП. (хотя как приложение к протоколу экспертной комиссии и приложение к решению нотариальной палаты об утверждении описей можно бы и в копиях). Предполагаем, что при утверждении Примерной номенклатуры этот вопрос будет урегулирован, так как по общим нормам Росархива  описи составляются в 4 экземплярах.

21. Необходимо ли выдавать расписку в получении документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, если документ получен нотариусом на личном приеме.

Да, в соответствии с п.125 Правил документы, относящиеся к наследственному делу, принимаются нотариусом на личном приёме под расписку. Кроме того, необходимо учитывать, что в соответствии с п.124 Правил документом, свидетельствующим об открытии наследства и являющимся основанием для начала производства по наследственному делу являются в том числе: заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства, об отказе от наследства и т.д.(то есть «документ» толкуется расширено), следовательно, в случае принятия нотариусом на личном приёме, например, заявления о принятии наследства необходимо выдать расписку по форме приложения № 3 к Правилам.

22. При заполнении  графы 5 реестров для регистрации нотариальных действий допустимы сокращения слов в записях, отражающих содержание нотариального действия, например: Коп. свид. о рожд. Иванова Ивана Ивановича, 21.01.01 г.р., выд. 25.01.01 г ТО УЗАГС ……и т.д?

В соответствии с п.184 Правил сокращение слов в записях не предусмотрены. Однако, запрета на сокращённое написание слов, а также общепринятых аббревиатур при записи в реестре для регистрации нотариальных действий Правила не содержат. 

23. Согласно п.21 Правил нотариус составляет расписку в 2 экземплярах, один из которых помещается в дело, второй- вручается заявителю. Правила не регулируют вопрос должен ли нотариус при выдаче свидетельства истребовать 2 экземпляр расписки. Если да, то куда его подшивать? Как быть, если 2 экземпляр наследником утрачен?

П.п. 21, 125, 126 не предусматривают возврат и (или) истребование расписки. П.21 Правил предусматривает выдачу расписки нотариусом при получении документов и возврат документов заявителю под расписку. Т.е. при возврате нужно оформить расписку за подписью получателя (по форме приложения № 6 к Правилам), а не истребовать 2-ой экз.

24. П.83 Правил предусматривает, что концы нити, которой прошиты документы дела, заклеиваются бумажной наклейкой и проставляется оттиск печати нотариуса. Нужно ли при оформлении дела писать, что «в настоящем наряде прошито и пронумеровано листов», либо достаточно оттиска на бумажной наклейке?

Нет, не надо. В соответствии с п.80 эта информация содержится в листе-заверителе.

25. П.93 Правил предусматривает возможность возврата или изъятия (выемки) документов, хранящихся в номенклатурных делах нотариуса, работниками суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения; документа, на основании которого производится изъятие. Не совсем ясно, что в данном случае нотариусу должно быть предъявлено: служебное удостоверение и документ, дающий основание для изъятия, либо предъявление одного из этих документов достаточно в данном случае?

В соответствии с п. 93 Правил все документы, как предусмотренные абзацем 2, так и абзацем 3, предъявляются нотариусу совокупно, а не какой-либо из них.

26. П.98 Правил предусматривает, что количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа. В реестрах, книгах учёта наследственных дел, других книгах количество листов указано на обложке. Будет ли нарушением Правил?

Кроме того, этот же пункт  содержит правило, согласно которому в  книгах, ведущихся нотариусами, запись о количестве пронумерованных и  сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. Речь идёт здесь о журналах учёта входящей, исходящей корреспонденции, вызовов нотариуса и т.д.?

В соответствии с п. 98 Правил количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Иное указание будет не соответствовать предусмотренному Правилам порядку.

В соответствии с п.98 Правил под  книгами понимаются также реестры, книги, журналы, следовательно, такое  правило распространяется и на журналах учёта входящей, исходящей корреспонденции, вызовов нотариуса и т.д.

27. Согласно п.131 Правил в Книгу учёта наследственных дел регистрируются все поступившие к конкретному наследственному делу заявления, в том числе поступившие с нарушением установленных законом сроков или оформленные ненадлежащим образом. Имеет ли отношение данное указание и к так называемым заявлениям об отсутствии претензий на наследственное имущество, подаваемым по истечении предусмотренного законом срока?

Да, эти заявления также подлежат регистрации в книге специального учета.

28. Согласно п.137 наследственное дело оформляется после выдачи свидетельства о праве на наследство для временного хранения. Согласно п.71 Правил полное оформление дела предусматривает составление внутренней описи документов дела. Нужно ли в данном случае делать опись наследственного дела?

В соответствии с п.140 Правил при подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения составляется внутренняя опись находящихся  в нём документов, описи наследственного дела Правилами не предусмотрено. Также в соответствии с п.71 Правил внутренняя опись составляется при подготовке и других дел для временного хранения в случаях, если срок хранения превышает 10 лет.

29. Согласно п.183 Правил в графе 4 реестра вписываются реквизиты документа, удостоверяющего личность и дата рождения граждан. Нужно ли в данном случае указывать наименование документа, либо нет?

Одним из реквизитов документа является и его наименование. По мнению комиссии это предусмотрено самим наименованием соответствующей графы 4 реестра, форма которого утверждена приказом Минюста России.

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

²Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

³Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

^₄Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

⁵Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

⁶Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• предисловие;

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 апреля 2014 г. N 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297,

от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

Министр

А.КОНОВАЛОВ

Утверждены

решением Правления Федеральной

нотариальной палаты

от 17 декабря 2012 г.

приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 16 апреля 2014 г. N 78

ПРАВИЛА НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297,

от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 30.09.2020 N 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60208) (далее — Требования), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214 (далее — Порядок).

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Документирование и документооборот при совершении нотариальных действий в электронной форме посредством единой информационной системы нотариата (далее также — ЕИС) регулируется Требованиями, приказами Минюста России от 30.09.2020 N 225 «Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), от 30.09.2020 N 226 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60215), от 30.09.2020 N 227 «Об утверждении требований к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209), от 30.08.2017 N 156 «Об утверждении Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования» (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 05.07.2019 N 134 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55244), от 31.03.2020 N 79 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2020, регистрационный N 58018), от 30.09.2020 N 222 «Об утверждении Порядка взаимодействия нотариусов с единой информационной системой нотариата при удостоверении сделки двумя и более нотариусами» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60207), от 30.09.2020 N 232 «Об утверждении порядка направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса» (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60217).

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование

нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

абзац исключен. — Приказ Минюста России от 21.12.2016 N 297;

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение);

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

1) регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа с начала года, записанного через дефис с заглавной буквой «Р»;

2) дату документа;

3) наименование и краткое содержание документа;

4) должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, подписавшего документ;

5) номенклатурный индекс дела, в котором находится документ;

6) примечания.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) регистрационный номер;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

е) заголовок к тексту (при наличии);

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения (при наличии);

и) подпись нотариуса;

к) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «д» настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

(п. 13 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

14. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

(п. 14 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2009.

16. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ («нотариус», «временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса»), личная подпись и ее расшифровка, например:

    Нотариус                  (личная подпись)                 И.О. Фамилия

    Временно исполняющий

    обязанности нотариуса          (личная подпись)            И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности «ВРИО».

17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

                2. Запрос о… на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.

(п. 22 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации;

(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;

(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;

(пп. 4 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

7) примечания.

(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

30.1. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме — по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме. Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

(п. 30.1 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

IV. Обработка исходящих документов

31. Электронные документы и документы на бумажном носителе, исходящие от нотариуса, в том числе постановления об отложении нотариального действия, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Исключение составляют нотариальные акты, организационно-распорядительные документы, расписки, запросы в ЕИС, государственные реестры, федеральные информационные ресурсы и государственные регистры, постановления об отказе в совершении нотариального действия.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации;

(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, которым адресован документ;

(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

7) примечания.

(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Исходящий от нотариуса электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

(п. 31 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

32. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

33. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

IV.I. Регистрация постановлений об отказе в совершении

нотариальных действий

(введено Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

34.1. Постановление об отказе в совершении нотариального действия по основаниям, предусмотренным статьей 48 Основ <1>, регистрируется в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия (далее — журнал), который ведется в электронной форме в ЕИС.

———————————

<1> Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 30, ст. 4128.

В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия. Каждая запись журнала содержит:

1) дату постановления об отказе в совершении нотариального действия;

2) регистрационный номер;

3) основание отказа в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ;

4) наименование нотариального действия, в совершении которого отказано;

5) сведения о лице, которому отказано в совершении нотариального действия в объеме, предусмотренном абзацами четвертым — шестым подпункта 2 пункта 5 Требований, — при отказе в совершении нотариального действия удаленно. В иных случаях в следующем объеме:

а) в отношении физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование документа, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), место жительства (место пребывания);

б) в отношении юридического лица: полное наименование, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика — для российского юридического лица; регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (при наличии) — для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);

в) в отношении представителя физического или юридического лица наряду со сведениями, предусмотренными абзацем восьмым настоящего пункта, дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);

6) сведения о лице, вынесшем постановление об отказе в совершении нотариального действия:

а) о нотариусе: должность, фамилия, имя, отчество (при наличии); наименование нотариального округа; наименование нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) о временно исполняющем обязанности нотариуса: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, временно замещающего отсутствующего нотариуса, а также сведения, указанные в абзаце двенадцатом настоящего пункта, в отношении замещаемого нотариуса;

7) текст постановления об отказе в совершении нотариального действия.

34.2. Постановлению об отказе в совершении нотариального действия присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый ЕИС в следующем порядке:

регистрационный номер нотариуса в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен (далее — регистрационный номер нотариуса);

год отказа в совершении нотариального действия (через дефис с регистрационным номером нотариуса);

порядковый номер отказа в совершении нотариального действия с начала года (через дефис с годом совершения нотариального действия).

Запись в журнале осуществляется в день вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, вынесшего постановление.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная

квалифицированная электронная подпись нотариуса

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52 (ч. I), ст. 7916), Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 N 767 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД) (2002, М., ИПК Издательство стандартов; 2004, ИУС «Государственные стандарты», N 1), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (2003, М., ИПК Издательство стандартов, (Требования к оформлению документов).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, постановлениях и распоряжениях нотариуса, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Документы, изготовленные нотариусом в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене:

при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа;

при изменении указанного на ней наименования государственной нотариальной конторы;

при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса;

при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов;

при утрате.

О необходимости замены печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в указанных в настоящем пункте случаях нотариус уведомляет нотариальную палату и территориальный орган.

В случаях, указанных в настоящем пункте, выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется территориальным органом в течение одного рабочего дня после ее получения из специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия — изготовителя.

38.1. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей в сроки, установленные Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Минюстом России.

Выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при ее централизованной замене осуществляется территориальным органом, который ведет учет актов сдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и учет актов выдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

38.2. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы.

В случае изъятия печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с увольнением нотариуса из государственной нотариальной конторы, прекращением полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган не позднее тридцати дней со дня его увольнения, прекращения полномочий.

38.3. В случаях, предусмотренных пунктами 38 — 38.2 Правил, за исключением случая утраты нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печать, подлежащая замене или изъятию, передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса (приложение N 6).

При утрате нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус указывает обстоятельства утраты печати в уведомлении, направляемом в территориальный орган.

Подлежащая замене печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган одновременно с получением новой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При сдаче печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на печать в целях невозможности ее дальнейшего использования нотариусом наносятся надрезы в присутствии представителя территориального органа.

Переданная нотариусом печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации остается на хранении до момента ее уничтожения в территориальном органе в запечатанном конверте, который скрепляется подписью уполномоченного лица, принимающего печать, и нотариуса, ее сдающего. В конверт также помещается один экземпляр листа с шестью оттисками печати, произведенными при ее сдаче в территориальный орган до нанесения надрезов, делающих невозможным ее дальнейшее использование.

38.4. При получении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусом представляется в территориальный орган три экземпляра листов с шестью оттисками печати и образцами подписей нотариуса на каждом. Один экземпляр остается в деле территориального органа, второй — направляется в Минюст России, третий — в нотариальную палату.

39. Акт сдачи личной печати нотариуса составляется в двух экземплярах и утверждается территориальным органом.

Один экземпляр акта передается нотариусу, второй — помещается в номенклатурное дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий; нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы.

41. Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса и бланках государственной нотариальной конторы также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса и бланка государственной нотариальной конторы размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Минюстом России.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Абзац утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение N 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VI. Составление номенклатуры дел

44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение N — систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой — в территориальный орган для утверждения.

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.

В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее — Примерная номенклатура дел).

49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа «Срок хранения» заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому — свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.

Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные отметки.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими реестры регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

54. По окончании года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение N 9), являющейся самостоятельным документом.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел (частей, томов).

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел (частей, томов), не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

В строке итоговой записи «Наследственные дела» учитываются наследственные дела (части, тома), заведенные в текущем году и перешедшие с прошлого года. Наследственные дела не учитываются в строке «Постоянно».

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном пунктом 45 Правил, направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

VII. Формирование дел

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1 — 166.3 Правил.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

— помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

— раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

— группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.

(п. 60 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов

и составление описей дел

62. Оформление дела (далее — тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: «Номенклатура дел на 2017 год»). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац утратил силу. — Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий календарный год (приложения N 11 и N 12), опись наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем календарном году (приложение N 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен (приложение N 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 13).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

71. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611).

Экспертиза и отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Примерной номенклатуры дел, производится в соответствии со сроками хранения, установленными указанной Примерной номенклатурой.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

По результатам экспертизы ценности документов, содержащих отметку «ЭПК», часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен или которые передаются на постоянное хранение. В этом случае дело разделяется на части: часть документов, отобранных для постоянного или временного хранения (свыше 10 лет), формируется в новый том или тома, подлежащие полному оформлению и включению в описи дел, а часть документов, срок хранения которых истек, выделяется к уничтожению.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

72. Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, нотариальной палатой создается экспертная комиссия.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

74. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том — из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

76. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель по установленной форме (приложение N 14), который располагается в конце дела на отдельном листе. К наследственным делам лист-заверитель не составляется. В надписи, предусмотренной в абзаце втором пункта 79 настоящих Правил, слова «+ лист-заверитель» не указываются.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и т.д. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и помещается в дело перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

77. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение N 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение N 16). В этом случае в графу «Вид документа» вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами (при наличии) или инициалами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, «Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество (при наличии)) и (фамилия, имя, отчество (при наличии))».

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе «Номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание».

78. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

79. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело «Конверты хранения». Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть — на листе. При этом указывается следующая надпись: «В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель».

80. В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные дела временного хранения (свыше 10 лет) за соответствующий календарный год, наследственные дела, производство по которым начато в соответствующем календарном году, дела, оконченные в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен.

(п. 80 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела, тома. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.

82. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

83. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган в течение двух месяцев по окончании календарного года.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

84. В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.

84.1. В течение двух месяцев после окончания календарного года, в котором были внесены изменения в Примерную номенклатуру дел, нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вносят соответствующие уточнения в номенклатуры и описи дел за те годы, в которых имеются дела, срок хранения которых не был установлен ранее. Изменения осуществляются путем внесения соответствующих сведений в номенклатуры дел и составления продолжения описей дел либо составления уточненных описей дел. Уточненные описи дел или продолжения описей дел представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган, в соответствии с пунктом 83 настоящих Правил для утверждения описей дел.

(п. 84.1 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

85. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела.

86. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 75 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

87. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 75 Правил.

89. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

90. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело «Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях». Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

91. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и заверяется оттиском печати территориального органа.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальном органе, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.

97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).

Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822), и Порядком.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Если учет приема-передачи полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам, нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например, отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами).

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующее дело.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, — другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, — нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарного дня до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

100. При сложении полномочий по собственной инициативе нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, индивидуальную номенклатуру дел с итоговой записью, описи дел и передать их другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, а в случае невозможности — в нотариальную палату.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

При прекращении полномочий нотариуса по иным причинам (например, смерть нотариуса, лишение права нотариальной деятельности по решению суда) указанные номенклатурные дела к архивному хранению подготавливает комиссия.

Комиссия создается нотариальной палатой в течение пяти рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

Комиссия создается территориальным органом в составе представителей территориального органа и нотариальной палаты в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения о ликвидации государственной нотариальной конторы.

Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела, включая нотариальные архивные документы, хранившиеся у нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой нотариальной палатой.

Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела государственной нотариальной конторы в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. В состав комиссии входят представители территориального органа и нотариальной палаты, председателем комиссии является представитель территориального органа.

При передаче номенклатурных дел нотариуса, занимающегося частной практикой, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой, при передаче номенклатурных дел государственной нотариальной конторы срок передачи номенклатурных дел продлевается приказом территориального органа.

Номенклатурные дела передаются на временное хранение по акту приема-передачи дел (приложение N 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Номенклатурные дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приема-передачи дел.

Не подлежат передаче номенклатурные дела, предусмотренные разделом 01 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940), состоящие из документов, относящихся к нотариусу как к налогоплательщику и (или) работодателю, которые невозможно передать иному лицу в случае сложения полномочий, в том числе при назначении в другой нотариальный округ.

(п. 100 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

101. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. При этом наследственные дела оформляются в соответствии с пунктом 68 Правил, но без составления листа-заверителя дела. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил.

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, — в территориальный орган.

103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: «Нотариальные реестры, книги, журналы», «Наследственные дела», «Иные номенклатурные дела».

105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

107. Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).

Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие — передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

При передаче дел в случаях, предусмотренных абзацем восьмым пункта 99 Правил, акт приема-передачи дел подписывается нотариусом, передающим дела, и нотариусом, принимающим дела, без его утверждения нотариальной палатой или территориальным органом. Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится у нотариуса, передавшего дела, другой — у нотариуса, принявшего дела на временное хранение.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

108. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.

X. Уничтожение дел

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе — нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой — передается нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой — в территориальный орган.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

XI. Особенности формирования и оформления отдельных

видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или единой информационной системы нотариата.

(п. 118 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

121. Документ, указанный в пункте 117 Правил, помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 — порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 — год открытия наследственного дела.

122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в реестре наследственных дел ЕИС.

(п. 123 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в графе 1 книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

126. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (приложение N 23) или в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (приложение N 24). Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в соответствующей книге учета заявлений (поручений).

127. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела (приложение N 25).

128. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).

129. Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

130. После выдачи всех свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях — свидетельства о праве собственности пережившему супругу производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

(п. 130 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

131. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

а) нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;

(пп. «а» в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство либо не получили свидетельство о праве на наследство в течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу;

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

г) наследственное имущество отсутствует;

д) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

132. Производство по наследственному делу прекращается в связи с отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) в дело подшиваются следующие документы:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

иные заявления, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и другие) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга;

письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

иные документы;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

(п. 133 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

134. Оконченное наследственное дело возобновляется при поступлении заявления о выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, свидетельства о праве собственности пережившему супругу. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Дата регистрации заявления является датой возобновления дела. Возобновленное наследственное дело оканчивается выдачей дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, либо в случаях, предусмотренных пунктом 131 настоящих Правил. Дело не переформировывается, новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела и дополнения во внутреннюю опись. В случае отсутствия места во внутренней описи для ее дополнения указанные дополнения излагаются на отдельном листе, который скрепляется с внутренней стороной обложки дела, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Дело сшивается с вновь приобщенными документами в хронологическом порядке. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: «Аннулировано. Постановление об аннулировании от ____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за N ___________».

(п. 134 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Направление наследственных дел по принадлежности

135. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

136. Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, а при отсутствии согласия лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, или его (их) заявления — нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

137. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером — отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

138. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 120 — 123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 125 Правил.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле «Особые отметки» реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

139. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

140. Направление копии наследственного дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, который включает в себя электронные образы всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя, и направления адресату с использованием единой информационной системы нотариата.

При невозможности направления копии наследственного дела в электронной форме копия наследственного дела направляется в следующем порядке:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе копия внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью, заказным письмом или курьером.

(п. 140 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

141. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса).

(п. 141 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Принятие закрытого завещания

142. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания — в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения — помещаются в дело «Конверты хранения».

143. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

144. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 75 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

146. Объем дела «Конверты хранения» (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

147. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело «Конверты хранения» может быть переходящим.

148. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (приложение N 27).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

149. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (приложение N 28).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

150. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

151. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело «Закрытое завещание» с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела. Например, 3-2005, где 3 — порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний; 2005 — год открытия дела закрытого завещания.

152. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (приложение N 29).

153. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (приложение N 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

154. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

155. Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

156. Утратил силу. — Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

156.1. Запись в книге учета депозитных операций производится:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

в день принятия нотариусом наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника, что подтверждается актом приема-передачи;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком зачисления на публичный депозитный счет безналичных денежных средств по распоряжению нотариуса;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения депозитарием или держателем реестра записи об обременении бездокументарных ценных бумаг по распоряжению нотариуса (в случае наличия в договоре должника с лицом, осуществляющим учет прав на бездокументарные ценные бумаги, оснований и условий списания ценных бумаг и их зачисления кредитору, без представления распоряжения кредитора, по распоряжению третьих лиц).

(п. 156.1 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.2. При принятии от должника в депозит нотариуса безналичных денежных средств, наличных денежных сумм и ценных бумаг в отношении каждого кредитора формируется самостоятельный том депозитного дела. В депозитное дело в отношении конкретного кредитора помещаются:

заявление или копия заявления должника либо образ на бумажном носителе заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение или копия распоряжения нотариуса о принятии безналичных денежных средств, наличных денежных сумм на публичный депозитный счет нотариуса;

экземпляр извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг кредитора нотариусом (приложение N 33);

почтовая квитанция об отправке кредитору извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации;

акт приема-передачи ценных бумаг кредитору;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса;

иные документы.

Том депозитного дела в отношении конкретного кредитора может быть переходящим.

(п. 156.2 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.3. При депонировании движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм, документарных ценных бумаг), безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг при исполнении обязательств по заявлению сторон формируется одно депозитное дело, в которое помещаются:

совместное заявление сторон обязательства либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг;

требование кредитора о передаче ему безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение нотариуса о перечислении кредитору денежных средств с публичного депозитного счета нотариуса;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

В депозитное дело помещаются документы по обращениям граждан и юридических лиц для депонирования движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг, поступающие в течение календарного года. В случае ненаступления срока и/или условий выдачи кредитору имущества в календарный год его депонирования такое номенклатурное дело может быть переходящим.

(п. 156.3 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.4. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг у нотариуса, удостоверившего сделку, из которой возникло соответствующее обязательство, самостоятельное депозитное дело по депонированию имущества не формируется. К сделке, хранящейся в соответствующем номенклатурном деле, в которой участвовал должник, приобщаются:

заявление должника или совместное заявление сторон нотариально удостоверяемой сделки о принятии на депонирование движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм и документарных ценных бумаг);

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг;

требование кредитора о передаче депонированного имущества;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о передаче депонированного имущества кредитору;

акт приема-передачи кредитору ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

(п. 156.4 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.5. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг в целях исполнения обязательств по сделке, удостоверенной другим нотариусом, в номенклатурное дело, предусмотренное пунктом 156.3 настоящих Правил, приобщаются документы, предусмотренные пунктом 156.4 настоящих Правил, и копия сделки, удостоверенной другим нотариусом.

(п. 156.5 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.6. При принятии в депозит наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, производится запись в книге учета депозитных операций и алфавитной книге учета кредиторов. В акте описи наследственного имущества отражается регистрационный номер учетной записи в книге учета депозитных операций. В графе 15 книги учета депозитных операций отражается номер наследственного дела, в котором хранится акт описи наследственного имущества. Самостоятельное номенклатурное дело по принятию в депозит нотариуса наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, не формируется.

(п. 156.6 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.7. Книга учета депозитных операций ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись в книге содержит:

1) регистрационный номер, присваиваемый нотариусом с начала года (через дефис с годом, в котором внесена запись);

2) дату внесения имущества в депозит (на депонирование);

3) наименование (при наличии) и краткое содержание документа, послужившего основанием для внесения имущества, дату и номер его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции;

4) сведения о заявителе (депоненте, должнике): фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица. Если имущество вносится третьим лицом, например, конкурсным управляющим, указываются его данные и данные должника;

5) основание внесения имущества в депозит (на депонирование);

6) сведения о лице, для которого внесено имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

7) сведения о депонированном имуществе;

способ принятия депонированного имущества;

9) реестровый номер нотариального действия, в связи с совершением которого осуществляется внесение имущества в депозит (на депонирование);

10) сведения о выдаче (возврате или перечислении в бюджет) депонированного имущества (дата, способ и основание выдачи, а также лицо, которому выдано имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

11) примечания (в том числе, отметка об окончании дела производством и основаниях окончания).

В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование сведения о заявителе и лице, для которого внесено имущество, заполняются в объеме, предусмотренном в заявлении о совершении нотариального действия удаленно.

(п. 156.7 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

157. Заявление должника о внесении денежных средств и ценных бумаг с целью исполнения обязательств, или заявление должника по нотариально удостоверяемой сделке, или совместное заявление кредитора и должника при депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Распоряжения нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг и распоряжения нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

158. Утратил силу. — Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

159. Лицу, внесшему в депозит или передавшему на депонирование движимые вещи, в том числе наличные денежные средства, ценные бумаги, а также безналичные денежные средства или бездокументарные ценные бумаги, нотариусом в подтверждение внесения или передачи указанного имущества может быть выдана справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование указанная справка выдается в обязательном порядке в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

160 — 161. Утратили силу. — Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

Вексельные протесты

Утратило силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

XI.I. Нотариальные действия, совершенные удаленно.

Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами

(введено Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

166.1. Файлы нотариальных документов в электронной форме, выданных нотариусом в результате совершения нотариального действия удаленно или удостоверения сделок двумя и более нотариусами, а также электронные документы к указанным нотариальным действиям хранятся в ЕИС в течение сроков, установленных Примерной номенклатурой дел, за исключением случаев, когда Примерной номенклатурой дел не предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа. Доступ к указанным документам имеет только нотариус (нотариусы), совершивший (совершившие) соответствующее нотариальное действие.

166.2. В случае обращения удаленно к нотариусу для принятия безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование в номенклатурные дела помещаются образы на бумажном носителе документов, предусмотренных пунктами 156.2 — 156.4 Правил.

Не требуется формирование самостоятельного номенклатурного дела по иным нотариальным действиям, совершенным удаленно.

166.3. В случае удостоверения сделки двумя и более нотариусами в соответствующее номенклатурное дело каждого нотариуса помещаются образ на бумажном носителе экземпляра сделки, подписанного простой электронной подписью каждого участника сделки и усиленной квалифицированной электронной подписью каждого нотариуса, экземпляр сделки на бумажном носителе, подписанный собственноручно участником сделки, присутствовавшим у нотариуса, формирующего номенклатурное дело, а также предусмотренные Регламентом документы, их копии или образы электронных документов на бумажном носителе.

XII. Порядок ведения реестров регистрации

нотариальных действий

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

167. Ведущиеся на бумажном носителе реестр регистрации нотариальных действий, реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе, и реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, используются в течение календарного года.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий (далее — том) одновременно. При одновременном ведении нескольких томов нотариус издает приказ, в котором возлагает на помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, ответственность за ведение томов.

При заведении нового тома издается дополнительный приказ. Нотариус вправе самостоятельно осуществлять записи в любом томе, независимо от того, на какого помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, возлагается ответственность за ведение тома. При увольнении помощника нотариуса или лица, обеспечивающего деятельность нотариуса, на которое возложена ответственность за ведение тома, нотариус вправе возложить ответственность за ведение данного тома на нового помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса.

При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3.

По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

При регистрации нотариальных действий в каждом томе применяется нумерация от единицы до последнего порядкового номера записи нотариального действия в томе.

Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и один том реестра регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами. Каждому тому соответствующего реестра присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3. По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

При назначении нотариуса на должность в другой нотариальный округ того же субъекта Российской Федерации в течение одного календарного года регистрация нотариальных действий осуществляется в следующем (следующих) по порядку томе (томах) реестра регистрации нотариальных действий, за номером тома, записи в котором окончены в прежнем нотариальном округе. Например, при окончании записи в прежнем нотариальном округе в томе N 5 запись нотариальных действий в текущем календарном году в новом нотариальном округе начинается с тома N 6. При этом нотариусом оформляется на личном бланке распоряжение (приложение N 33.2) о начале и основаниях начала использования в новом нотариальном округе соответствующего номера тома. Указанное распоряжение помещается в первый том реестра регистрации нотариальных действий, начатый в новом нотариальном округе за соответствующим номером, скрепляется с последним чистым листом реестра регистрации нотариальных действий, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Распоряжение не является организационно-распорядительным документом.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

(п. 167 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

168 — 178. Утратили силу. — Приказ Минюста России от 21.12.2016 N 297.

XIII. Порядок контроля за исполнением Правил

нотариусами, занимающимися частной практикой

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую включаются представители территориального органа и нотариальной палаты.

181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

182. В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).

183. Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

184. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются территориальным органом не позднее чем за 7 рабочих дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается территориальным органом не позднее чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки. При невозможности участия члена комиссии в проведении проверки в состав комиссии вносятся изменения.

189. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки.

В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.

Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:

1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;

2) наличие описей дел постоянного и временного хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения;

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;

5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;

6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;

7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.

Перед проведением плановой проверки нотариальная палата представляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.

Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.

190. По итогам проверки составляется справка по итогам проверки исполнения Правил (далее — справка) (приложение N 33.1), в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;

адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;

место нахождения нотариальной конторы;

нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;

предложения по результатам проверки;

особое мнение членов комиссии (при наличии);

сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).

Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой «Устранено в ходе проверки».

191. Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.

192. Справка составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня проведения проверки и подписывается лицами, осуществляющими проверку.

По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

192.1. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки в соответствии с пунктом 192 Правил.

192.2. В справке устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, направляться по почте или электронной почте.

192.3. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии.

Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.

Возражения нотариуса прилагаются к справке.

При наличии возражений на отраженные в справке нарушения Правил со стороны нотариуса комиссия повторно рассматривает справку в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней со дня его принятия.

192.4. Экземпляры справок хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

192.5. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.

Несвоевременное представление отчета и невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.

Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.

Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил.

193. Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам (например, болезнь, отпуск нотариуса).

При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:

1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;

2) утрату номенклатурных дел или их части;

3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

195.1. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки с учетом положений пункта 184 Правил.

Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 — 193 Правил.

По итогам внеплановой проверки комиссия вправе принять одно или несколько решений, предусмотренных пунктом 192 Правил.

XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее — электронные журналы):

1) журнала регистрации организационно-распорядительных документов;

2) журнала регистрации входящей корреспонденции;

3) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

4) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

5) книги учета депозитных операций.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

(п. 201 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

202. Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

204. Электронные документы, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Если Примерной номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, в соответствующее номенклатурное дело нотариуса помещается образ на бумажном носителе нотариального документа, оформленного в электронной форме, если иное не установлено пунктами 166.1 — 166.3 Правил.

(п. 204 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

Образец журнала регистрации

организационно-распорядительных документов

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 2

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта об отсутствии документов

или иных вложений в почтовых отправлениях

              Акт об отсутствии документов или иных вложений

                          в почтовых отправлениях

Место составления

    Настоящий акт составлен мной, _________________________________________

                                     (фамилия, имя, (отчество при наличии),

___________________________________________________________________________

     должность нотариуса или иного лица, составившего акт, наименование

__________________________________________________________________________,

        нотариальной палаты и нотариального округа или государственной

                              нотариальной конторы)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от __

_______________________________________________________, в нем не оказалось

__________________________________________________________________________.

(самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в приложении)

    Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Дата                                   Подпись

Приложение N 2.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 2.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 3

Образец расписки в получении документов нотариусом

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 4

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 5

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 6

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта сдачи

личной печати нотариуса

                                         Утверждаю ________________________

                                         __________________________________

                                              (наименование должности)

                                         __________________________________

                                         (подпись) (фамилия, имя, отчество

                                                    (при наличии))

                                                   «__» __________ 20___ г.

                     Акт сдачи личной печати нотариуса

    Место составления

    В связи с _____________________________________________________________

                            (причина сдачи личной печати)

___________________________________________________________________________

 (фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, сдающего печать, наименование

                      нотариальной палаты и нотариального округа

___________________________________________________________________________

     или государственной нотариальной конторы (фамилии, имена, отчества

           (при наличии) лиц — членов комиссии, сдающей печать)

передал(и) в ______________________________________________________________

                       (территориальный орган Министерства юстиции

                                  Российской Федерации)

личную  печать  нотариуса   с   воспроизведением   Государственного   герба

Российской Федерации.

Шесть образцов оттиска печати:

Наименование должности лица,

передавшего печать                  Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, принявшего печать             Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 7

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта сдачи бланков нотариуса

                                         Утверждаю

                                         __________________________________

                                              (наименование должности)

                                         __________________________________

                                         (подпись) (фамилия, имя, отчество

                                                      (при наличии))

                                             «__» _____________ 20__ г.

                        Акт сдачи бланков нотариуса

Место составления

    В связи с _____________________________________________________________

                                (причина сдачи бланков)

___________________________________________________________________________

        (фамилии, имена, отчества (при наличии) лиц — членов комиссии,

                             сдающей бланки)

переданы в ________________________________________________________________

                 (нотариальная палата субъекта Российской Федерации)

следующие бланки:

N п/п

Наименование бланков

Количество

Номера бланков

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование должностей

лиц, передавших бланки                Подписи          Расшифровка подписей

Дата

Наименование должности

лица, принявшего бланки               Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 8

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец номенклатуры дел на соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии)     Утверждаю

нотариуса, его должность;                __________________________________

наименование нотариальной палаты              (наименование должности)

и нотариального округа                   __________________________________

или наименование государственной         (подпись) (фамилия, имя, отчество

нотариальной конторы                               (при наличии))

                                              «__» _____________ 20__ г.

                       Номенклатура дел на ____ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество частей, томов

Срок хранения (статьи по Перечню)

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование должности            Подпись               Расшифровка подписи

лица, составившего

номенклатуру дел

Приложение N 9

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец итоговой записи о категориях

и количестве дел, находящихся в производстве

в соответствующем году

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,

                   находящихся в производстве в ___ году

По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

1

2

3

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Срок хранения которых не установлен

Итого:

Наследственных дел

Наименование должности лица,       Подпись         Расшифровка подписи

составившего                       Печать

итоговую запись

Дата

Приложение N 10

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69,

от 05.07.2019 N 133)

Образец обложки дела

___________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты или наименование государственной конторы)

___________________________________________________________________________

   (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

                            нотариального округа)

                                          Индекс дела _____________________

                                          Дело N <*> ______________________

                                          Том N ___________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                                                      _____________________

                                                        (дата начала дела)

                                                      _____________________

                                                      (дата окончания дела)

                                              На ________________ листе(ах)

                                              Срок хранения _______________

———————————

<*> Не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее.

Приложение N 11

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел постоянного хранения

за соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

              Опись дел постоянного хранения за _________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    Всего в опись включено ____________________________________ дел (томов)

                                  (количество дел (томов)

                                     цифрами и прописью)

    Опись составлена на ____________________________________________ листах

                           (количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица,         Подпись            Расшифровка подписи

составившего опись дел

Дата

Приложение N 12

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел временного хранения

за соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

           Опись дел временного хранения за __________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

    Всего в опись включено ____________________________________ дел (томов)

                                  (количество дел (томов)

                                     цифрами и прописью)

    Опись составлена на ____________________________________________ листах

                           (количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица,         Подпись            Расшифровка подписи

составившего опись дел

Дата

Приложение N 12.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69;

в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Образец описи наследственных дел,

производство по которым начато

в соответствующем календарном году

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

                                   ОПИСЬ

                наследственных дел, производство по которым

                            начато в ____ году

N п/п

Номер наследственного дела

Дата начала дела

Дата окончания дела

Дата возобновления дела

Дата окончания дела после возобновления

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего в опись включено ________________________________________ дел (томов)

                          (количество дел цифрами и прописью)

Опись составлена на ________________________________________________ листах

                         (количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица,         Подпись            Расшифровка подписи

подписавшего

и составившего опись дел

Дата

Приложение N 12.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69;

в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Образец описи дел, оконченных

в соответствующем году, срок хранения

которых не установлен

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность,

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

                                ОПИСЬ ДЕЛ,

        оконченных в ____ году, срок хранения которых не установлен

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

    Всего в опись включено ___________________________________ дел (томов)

                                 (количество дел (томов)

                                   цифрами и прописью)

    Опись составлена на ____________________________________________ листах

                           (количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица,          Подпись        Расшифровка подписи

  составившего опись дел

    Дата

Приложение N 13

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта о выделении

к уничтожению документов

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование органа,

                                                       должность

                                          _________ _______________________

                                          (подпись) (фамилия, имя, отчество

                                                         (при наличии)

                                          «__» ____________________ 20__ г.

Фамилия, имя, отчество

(при наличии) нотариуса,

его должность; наименование

нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование

государственной

нотариальной конторы

                                    АКТ

                   о выделении к уничтожению документов

    В  связи  с  истечением  срока хранения отобраны для уничтожения как не

имеющие  научно-исторической  ценности  и  утратившие практическое значение

следующие дела (документы):

N п/п

Заголовок дела

Дата дела

Индекс дела

Номер дела (тома)

Срок хранения дела (тома)

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого к уничтожению отобрано __________________________________________ дел

                                  (количество цифрами и прописью)

                               Подпись                  Расшифровка подписи

Дата                        Печать

Согласован Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии                  Подпись                  Расшифровка подписи

Член комиссии                  Подпись                  Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Образец листа-заверителя дела

                              Лист-заверитель

    В  настоящем  деле  (томе)  пронумеровано,  прошито и скреплено печатью

________________________________ листов.

      (цифрами и прописью)

В том числе:

литерные листы ____________________________________________________________

пропущенные номера ________________________________________________________

Количество листов внутренней описи ________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

    Особенности формирования дела и физического состояния документов:

    документы за другие календарные годы __________________________________

    изъятые документы _____________________________________________________

    добавленные документы _________________________________________________

    склеенные, поврежденные листы _________________________________________

Наименование должности                 Подпись           Расшифровка подписи

                                  Печать

Дата

Приложение N 15

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

Образец внутренней описи документов дела

                          Внутренняя опись документов

N п/п

Заголовок (краткое содержание) документа

Дата документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

    Итого документов

    _____________________________________

_________________________________________

         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

_________________________________________

         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,                Подпись             Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Дата

Приложение N 16

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

Образец внутренней описи документов дела

                     Внутренняя опись документов

N п/п

Вид документа <*>

Номера листов дела

Дата совершения нотариального действия

N п/п в реестре

Примечания

1

2

3

4

5

6

Итого документов

__________________________________

       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

__________________________________

       (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,               Подпись              Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Дата

———————————

<*> В графу «Вид документа» вносится название удостоверенного документа, конкретизированное указанием лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например, «Завещание Иванова П.А.».

Документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые в дело, во внутренней описи не упоминаются, но в графе 3 «Номера листов дела» проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Приложение N 17

Образец описи наследственных дел, оконченных

в соответствующем году

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 18

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел постоянного

срока хранения, передаваемых в архив

           Утверждаю                                Утверждаю

      Наименование органа                   Начальник территориального

      нотариальной палаты                   органа Министерства юстиции

                                               Российской Федерации

_________ ________________________       _________ ________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество        (подпись) (фамилия, имя, отчество

                (при наличии))                          (при наличии))

    «__» _____________ 20__ г.                «__» _____________ 20__ г.

        Опись дел постоянного срока хранения, передаваемых в архив

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения дела

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

    В данную опись включено ___________________________________ дел (томов)

                                 (количество дел (томов)

                                   цифрами и прописью)

Нотариус, занимающийся                       Подпись    Расшифровка подписи

частной практикой или работающий

в государственной нотариальной конторе

Дата

Одобрено Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии                                Подпись    Расшифровка подписи

Член комиссии                                Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Отметка архива о принятии дел (на экземпляре нотариуса или  государственной

нотариальной конторы)

Наименование должности                       Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 19

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец журнала учета приема-передачи

полномочий, дел нотариуса и печати

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПОЛНОМОЧИЙ, ДЕЛ НОТАРИУСА И ПЕЧАТИ

N п/п

Номер и дата приказа о замещении нотариуса

Сдача полномочий, дел и печати

Подписи

Основания передачи полномочий, предусмотренные перечнем уважительных причин, причины невозможности передачи полномочий в электронной форме

Прием полномочий, дел и печати

Подписи

дата, время

номер тома реестра, передаваемый неиспользованный номер записи по реестру

нотариус

лицо, исполняющее обязанности нотариуса

дата, время

номер тома реестра, принимаемый неиспользованный номер записи по реестру

лицо, исполняющее обязанности нотариуса

нотариус

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение N 20

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта приема-передачи дел

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование органа

                                                 нотариальной палаты

                                          _________ _______________________

                                          (подпись) (фамилия, имя, отчество

                                                         (при наличии)

                                          «__» ____________________ 20__ г.

                                    АКТ

                            приема-передачи дел

Место составления

Основание: приказ (орган, издавший приказ) от ________________ N _________.

    В связи с _____________________________________________________________

                              (причина передачи архива)

нотариус __________________________________________________________________

           (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

___________________________________________________________________________

        нотариальной палаты и нотариального округа или наименование

                   государственной нотариальной конторы)

передал, а нотариус _______________________________________________________

                       (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса,

___________________________________________________________________________

          наименование нотариальной палаты и нотариального округа

          или наименование государственной нотариальной конторы)

принял на временное хранение:

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер наследственного дела или тома

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения дела

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

К передаче отобрано ___________________________________________ дел (томов)

                        (количество дел цифрами и прописью)

Наименование должности(ей)

лица (лиц), передающего(их) дела     Подпись(и)     Расшифровка подписи(ей)

Дата

Наименование должности(ей)

лица (лиц), принимающего(их) дела    Подпись(и)     Расшифровка подписи(ей)

Дата

Приложение N 21

Образец книги учета наследственных дел

Книга учета наследственных дел

N п/п

Номер наследственного дела

Номер наследственного дела, к которому поступил документ

Дата поступления документа

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Дата смерти наследодателя

Фамилия, имя, отчество (при наличии) подателя документа

Краткое содержание документа

Дата выдачи и реестровый номер свидетельства о праве на наследство

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Пояснение.

В графе 1 записываются порядковые номера всех заявлений, поступивших к наследственным делам.

В графе 2 регистрируется только первое поступившее по конкретному наследственному делу заявление, послужившее основанием для начала производства по делу. Регистрация производится путем проставления порядкового номера, который одновременно является порядковым (регистрационным) номером наследственного дела.

При поступлении последующих заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер (зарегистрированному), графа 2 не заполняется.

В графе 3 проставляется порядковый номер зарегистрированного наследственного дела, к которому поступило заявление.

В графе 7 указываются данные о наследнике: фамилия, имя, отчество (при наличии). Если документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, получен нотариусом через представителя, в этой графе помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) наследника указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) законного или уполномоченного представителя, непосредственно предоставившего документы нотариусу от имени наследника.

Приложение N 22

Образец алфавитной книги учета наследственных дел

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 23

Образец книги учета заявлений

(поручений) о принятии мер по охране

наследственного имущества

Книга учета заявлений (поручений)

о принятии мер по охране наследственного имущества

N п/п

Дата поступления заявления

От кого поступило заявление

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Место нахождения наследственного имущества

Меры, принятые по охране наследственного имущества

Дата принятия мер по охране имущества

Оценка наследственного имущества

Дата выдачи свидетельства о праве на наследство

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Пояснение.

В графе 3 записываются данные, идентифицирующие лицо, обратившееся за совершением нотариального действия: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина, наименование и место нахождения юридического лица. При выполнении поручения о принятии мер по охране наследственного имущества, поступившего от другого нотариуса, в данной графе указываются фамилия и инициалы нотариуса, направившего поручение, наименование его нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в графе 6 указывается, какие конкретно меры приняты нотариусом по охране наследственного имущества: произведена опись наследственного имущества; входящие в состав наследства наличные деньги внесены в депозит нотариуса (с указанием реестрового номера, за которым зарегистрировано внесение в депозит наличных денег, наименования банка, в котором находится депозитный счет нотариуса и т.д.); с банком заключен договор хранения входящих в состав наследства валютных ценностей, драгметаллов, камней, не требующих управления ценных бумаг (с указанием наименования и места нахождения банка, реквизитов договора);

при выполнении поручения о принятии мер по охране наследственного имущества в графе 10 проставляется отметка о том, когда и каким образом нотариусу, направившему поручение, сообщено о его выполнении.

Приложение N 24

Образец книги учета заявлений

(поручений) о принятии мер по управлению

наследственным имуществом

Книга учета заявлений (поручений)

о принятии мер по управлению наследственным имуществом

N п/п

Дата поступления заявления

От кого поступило заявление

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Объект доверительного управления

Дата заключения договора доверительного управления

Доверительный управляющий

Дата выдачи свидетельства о праве на наследство

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Пояснение.

В графе 3 записываются данные, идентифицирующие лицо, обратившееся за совершением нотариального действия: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина, наименование и место нахождения юридического лица. При выполнении поручения, поступившего от другого нотариуса, о принятии мер по управлению наследственным имуществом в данной графе указываются фамилия и инициалы нотариуса, направившего поручение, наименование его нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в графе 5 указывается имущество, передаваемое в доверительное управление;

в графе 7 указываются идентифицирующие доверительного управляющего данные: фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица;

при выполнении поручения о принятии мер по управлению наследственным имуществом в графе 9 проставляется отметка о том, когда и каким образом нотариусу, направившему поручение, сообщено о его выполнении.

Приложение N 25

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Образец обложки наследственного дела

___________________________________________________________________________

       (наименование нотариальной палаты и нотариального округа или

___________________________________________________________________________

                   наименование государственной конторы)

                                Нотариус __________________________________

                                            (фамилия, имя, отчество (при

                                                  наличии) нотариуса)

                                Индекс дела _______________________________

                                Дело N ____________________________________

                                Том N _____________________________________

                           НАСЛЕДСТВЕННОЕ ДЕЛО N

___________________________________________________________________________

              (фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего)

умерший(ая) _______________________________________________________________

                                   (дата смерти)

                                   Начато _________________________________

                                                (Дата заведения дела)

                                   Окончено _______________________________

                                                 (Дата окончания дела)

                                   Возобновлено ___________________________

                                                 (Дата возобновления дела)

                                   Окончено _______________________________

                                            (Дата окончания (возобновления)

                                   На ___ листах

                                   Срок хранения __________________________

Приложение N 26

Образец алфавитной книги учета завещаний

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 27

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец справки об изъятии документа

                       Справка об изъятии документа

    В  связи  с  назначенным на «__» __________ 20__ г. вскрытием закрытого

завещания, совершенного __________________________________________________,

                        (фамилия, имя, отчество (при наличии) завещателя)

из дела «Конверты хранения» мною, нотариусом _____________________________,

                                                (фамилия, имя, отчество

                                                (при наличии) нотариуса)

изъяты листы дела ________________________________________________________.

                            (указываются номера изъятых листов)

Дата                         Подпись

Приложение N 28

Образец книги учета дел закрытых завещаний

Книга учета дел закрытых завещаний

N п/п дела

Фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя

Число, месяц, год представления свидетельства о смерти завещателя

Число, месяц, год вскрытия закрытого завещания

Дата выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии завещания

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 29

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец обложки дела закрытого завещания

                     Обложка дела закрытого завещания

___________________________________________________________________________

         (наименование нотариальной палаты и нотариального округа

___________________________________________________________________________

                 или наименование государственной конторы)

                                Нотариус __________________________________

                                            (фамилия, имя, отчество (при

                                                  наличии) нотариуса)

                                Индекс дела _______________________________

                                Номер дела ________________________________

                            Закрытое завещание

___________________________________________________________________________

        (фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя)

умершего(ей) ____________.

                (дата)

Завещание вскрыто ____________

                     (дата)

                                             Начато _______________________

                                                     (Дата заведения дела)

                                             Окончено _____________________

                                                      (Дата окончания дела)

                                             На ___ листах

                                             Срок хранения ________________

Приложение N 30

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец извещения

о вскрытии закрытого завещания

                 Извещение о вскрытии закрытого завещания

Куда

Кому

    Я, ____________________________________________________________________

           (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии), должность,

___________________________________________________________________________

 место нахождения нотариуса или наименование государственной нотариальной

                                 конторы)

сообщаю Вам, что «__» ________________________________ 20__ г. представлено

свидетельство о смерти лица _______________________________________________

                                  (указывается фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________________,

           (при наличии) лица, совершившего закрытое завещание)

совершившего закрытое завещание).

    В  соответствии с пунктом 4 статьи 1126 Гражданского кодекса Российской

Федерации  <*>  по  представлении свидетельства о смерти лица, совершившего

закрытое  завещание,  нотариус  не позднее чем через пятнадцать дней со дня

представления свидетельства вскрывает конверт с завещанием.

    Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ г.

по адресу _________________________________________________________________

состоится вскрытие и оглашение закрытого завещания ________________________

__________________________________________________________________________.

   (указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего

                            закрытое завещание)

    Предлагаю  Вам  прибыть  на  вскрытие и оглашение закрытого завещания в

качестве   наследника   по   закону.   Предъявление  нотариусу  документов,

удостоверяющих  личность и подтверждающих Вашу принадлежность к наследникам

завещателя по закону, является обязательным.

Дата             Подпись

———————————

<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 49, ст. 4552.

Приложение N 31

Образец книги учета депозитных операций

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 32

Образец алфавитной книги учета кредиторов

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 33

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец извещения о внесении

в депозит нотариуса денег

или ценных бумаг

              Извещение о внесении в депозит нотариуса денег

                             или ценных бумаг

Куда

Кому

    Я, ____________________________________________________________________

           (указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), должность

__________________________________________________________________________,

 нотариуса, место нахождения нотариуса или наименование государственной

                          нотариальной конторы)

извещаю Вас о том, что «__» _____________ 20__ г. _________________________

___________________________________________________________________________

       (указываются данные, идентифицирующие лицо, внесшее депозит:

                   фамилия, имя, отчество (при наличии),

___________________________________________________________________________

       место жительства гражданина, наименование и место нахождения

                            юридического лица)

внесено в депозит нотариуса _______________________________________________

                                (указываются наименование и количество

                                         внесенного в депозит)

для передачи Вам в счет исполнения _______________________________________.

                                    (указывается обязательство должника)

    Для  получения  указанных  денег  (ценных  бумаг) Вам следует явиться в

нотариальную контору по адресу ____________________________________________

                                  (указываются место нахождения нотариуса

__________________________________________________________________________,

        или адрес государственной нотариальной конторы, а также дни

                         и часы работы нотариуса)

имея при себе документ, удостоверяющий личность.

    Если  указанные  деньги  (ценные бумаги) не будут Вами получены до «__»

________  20__  г., они будут перечислены в бюджет Российской Федерации как

невостребованные. <*>

Дата            Подпись

———————————

<1> Последний абзац указывается в случаях, когда перечисление денежных средств в бюджет Российской Федерации предусмотрено статьей 142 Федерального закона от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 43, ст. 4190; 2009, N 1, ст. 4; 2011, N 7, ст. 905; 2013, N 27, ст. 3481).

Приложение N 33.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец справки по итогам проверки исполнения

Правил нотариального делопроизводства

                   СПРАВКА ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ

                   ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

    В соответствии с ______________________________________________________

                    (реквизиты приказа территориального органа о проведении

                            проверки исполнения Правил нотариального

                                       делопроизводства)

комиссия в составе ________________________________________________________

                   (фамилии, имена, отчества (при наличии) членов комиссии)

провела __________________________________________________________ проверку

                   (указывается вид проверки: плановая,

                          внеплановая, повторная)

исполнения     Правил      нотариального     делопроизводства    нотариусом

___________________________________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, реквизиты приказа

    территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер

   записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен)

по месту нахождения нотариальной конторы _________________________________.

                                          (место нахождения нотариальной

                                                      конторы)

    Проверка начата: _____________________________________________________.

                                (час и день начала проверки)

    Проверка закончена: __________________________________________________.

                                 (час и день окончания проверки)

    Адрес  электронной  почты территориального органа и нотариальной палаты

для направления возражений нотариуса: ____________________________________.

    По итогам проверки было выявлено:

    нарушен (указывается пункт Правил нотариального делопроизводства).

    Нарушение выразилось в (указывается, в чем выразилось нарушение).

    По итогам проверки нотариусу предлагается:

    (указываются конкретные предложения по исправлению нарушений).

    Принято решение:

    (указывается одно из следующих решений):

    1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

    2)  предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения

Правил нотариального делопроизводства;

    3) назначить повторную проверку;

    4)  направить  материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения

дисциплинарного  производства  в  соответствии  с Кодексом профессиональной

этики  нотариусов  в  Российской  Федерации и решения вопроса о привлечении

нотариуса к дисциплинарной ответственности.

    Особое мнение членов комиссии

    _____________________________________ (указывается при наличии).

    Подписи членов комиссии _______________________________________________

    Возражения  проверяемого  по итогам проверки имеются/не имеются (нужное

подчеркнуть).

Приложение N 33.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

                               Распоряжение

    При    регистрации    нотариальных   действий,   совершенных   мною   в

____________________________  нотариальном  округе,  начать использование в

____ году тома N ____ реестра регистрации нотариальных действий.

    Основание:  окончание  регистрации  нотариальных  действий, совершенных

мною  в  _____________________  нотариальном  округе  в  ____  году  в томе

N ______ реестра регистрации нотариальных действий.

                Подпись                                 Расшифровка подписи

    М.П.                                                        Дата

Приложение N 34

Образец электронного журнала регистрации входящих

электронных документов

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 35

Образец электронного журнала регистрации исходящих

электронных документов

Утратил силу. — Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.