Краткие описания проектов необходимы для обеспечения эффективного выполнения проектов. Независимо от того, работаете ли вы над предоставлением услуг или созданием продукта, проектный бриф может обеспечить успех вашего проекта. К счастью, научиться составлять резюме проекта несложно. В этой статье мы обсудим, что такое краткий обзор проекта и как его написать.
Что такое бриф проекта?
Краткое описание проекта — это важный документ, в котором излагаются идеи проекта. Хороший бриф проекта — это как карта, которая направляет проект к успешному завершению. Здесь должен быть кратко изложен подход к проекту и процесс, который команда будет использовать для достижения целей проекта. В нем должны быть указаны все цели проекта, этапы, основные задачи, результаты и необходимые ресурсы. В нем должны быть изложены требования и сроки выполнения этих требований. Краткое описание проекта должно отвечать на вопросы кто, что, когда и почему применительно к проекту.
Краткое описание проекта также экономит время и деньги, поскольку с самого начала гарантирует, что вы понимаете, что требуется для успешного выполнения проекта. Написание краткого описания проекта гарантирует, что ваш проект пройдет гладко и вы останетесь довольны клиентом.
Как написать краткое описание проекта
Для того чтобы воспользоваться преимуществами брифа проекта, вам необходимо понять, как его написать. Ниже перечислены основные элементы, которые необходимо включить в резюме проекта:
1. Профиль компании
Первый шаг в создании проектного брифа — понять, кто ваш клиент, и передать это понимание в профиле компании. Начните с обзора бизнеса клиента. Включите название, линейки продуктов, особенности отрасли и другие элементы, которые помогут вашей команде понять клиента и бренд. Будет полезно ознакомиться с миссией и видением компании. Вам также необходимо понять, кто является конкурентами клиента.
2. Обзор проекта
Следующий раздел должен включать описание проекта и подробную информацию о его масштабах и объеме. Какова цель проекта? Является ли проект созданием веб-сайта? Чтобы сделать гаджет? Объясните это здесь.
Здесь вы также обозначите, кто будет отвечать за различные процессы в ходе проекта. Вы также захотите выяснить, почему ваш клиент хочет взяться за этот проект, и определить все потенциальные препятствия.
Узнайте больше: Управление проектами: Что такое объем?
3. Цели, объем и метрики
Изложите четкие, хорошо сформулированные, количественно измеримые, реалистичные цели, которые должен достичь проект. Это необходимо сделать в самом начале проекта, чтобы ваша команда не сбилась с пути. Здесь же вы должны определить, что входит, а что не входит в рамки вашего проекта.
Укажите, какими показателями будет определяться успех проекта. Это должны быть измеримые цели. Например, ваша цель может заключаться в том, чтобы помочь клиенту увеличить продажи в Интернете на 50%. Это время для того, чтобы убедиться, что у вас есть ресурсы, необходимые для достижения ваших целей.
4. Целевая аудитория
Персонализируйте свой проект, развивая понимание целевой аудитории. Это будут пользователи продукта, который создается в рамках проекта. Вы захотите определить демографические данные целевой аудитории, ее поведение, предпочтения, интересы и цели. Ваш клиент может предоставить эту информацию, либо вам потребуется провести исследование. Эта информация поможет вам понять, как удовлетворить потребности целевой аудитории.
5. Расписание и бюджет
В этом разделе вы должны определить сроки достижения целей и завершения проекта. Установите этапы с датами выполнения, чтобы помочь вам не сбиться с пути и достичь поставленных целей. Здесь же вы должны определить общий бюджет проекта. Четко указать, как будет распределяться бюджет.
Пример
Ниже приведен пример технического задания для проекта по редизайну веб-сайта клиента:
Профиль компании
Zippy Cycles — производитель велосипедов, расположенный в Роли, Северная Каролина, который специализируется на высококачественных и доступных велосипедах, трехколесных велосипедах и аксессуарах безопасности для мальчиков и девочек в возрасте от 3 до 12 лет. Миссия компании сформулирована следующим образом: Разработка, производство и распространение велосипедов и трехколесных велосипедов для мальчиков и девочек, обеспечение ценности для наших клиентов и создание культуры компании, способствующей творчеству и счастью наших сотрудников . Видение Zippy — Мир, в котором каждый мальчик и девочка имеют доступ к безопасному, веселому велосипеду или трехколесному велосипеду .
Обзор проекта
Сайт Zippy работает с существующей архитектурой визуального дизайна с момента его появления в сети в 2003 году. С тех пор сайт значительно пополнился, включая 8 000 страниц и обширную библиотеку связанных документов. Из-за этого веб-сайт становится все более сложным для навигации пользователя. Сайт получает на 2 000 уникальных посетителей в день больше, чем в момент его запуска, но среднее время пребывания на сайте и количество посещенных страниц снижаются даже при увеличении уникальных посещений страниц.
Цели, объем и метрики
Цели этого проекта включают:
-
Переход на систему управления контентом (CMS)
-
Улучшение навигации, чтобы посетителям было легче найти нужный контент
-
Обновленный и современный визуальный дизайн
К числу показателей этого проекта относятся:
-
Увеличение времени, проведенного на сайте, на 25%
-
Увеличение количества посещаемых страниц на 15%
Следующее выходит за рамки данного проекта:
-
Создание новых материалов для веб-сайта
Целевая аудитория
Целевая аудитория данного проекта включает детей до 12 лет и их родителей. Основные мотивирующие факторы для детей включают цвет, дизайн и забавные функции, такие как колокольчики и серпантин. Основными причинами беспокойства родителей являются стоимость и безопасность.
График и бюджет
Проект будет выполняться по следующему графику:
-
Срок завершения редизайна веб-сайта — 31 августа 2021 года.
-
Встреча по рассмотрению 25% проекта будет проведена с клиентом 15 февраля 2021 года или ранее.
-
Встреча по обзору 50% дизайна будет проведена с клиентом 30 апреля 2021 года или ранее.
-
Встреча по рассмотрению дизайна 75% будет проведена с клиентом 30 июня 2021 года или ранее.
Предполагаемый бюджет составляет $25 000.
14 октября 2021 г.
Описание проекта помогает заинтересованным сторонам и членам команды понять детали предлагаемого проекта. Руководители проектов часто создают описания проектов, чтобы представить их своей команде и руководителям компании, в которой они работают. Понимание того, как создать эффективное описание проекта, может помочь вам эффективно доносить свои идеи и гарантировать, что ваша команда примет правильные решения после начала проекта. В этой статье мы определяем описание проекта и опишем, как написать его за десять шагов.
Что такое описание проекта?
Описание проекта — это документ, который дает обзор проекта, объясняя его идею и контекст, а также определяя его цели. С помощью этого документа команда может определить любые потенциальные проблемы, с которыми они могут столкнуться при работе над конкретным проектом. Они могут определить, какие стратегии они могут использовать для эффективного подхода к проекту, и описать работу и продолжительность времени, которые могут потребоваться. Менеджер проекта часто создает этот документ на ранних стадиях проекта, прежде чем его команда начнет работать. Это помогает заинтересованным сторонам и спонсорам получить четкое представление о проекте, который они могут финансировать, и решить, хотят ли они его одобрить.
Компоненты описания проекта
Эффективное описание проекта часто включает следующие компоненты:
-
Цели: вы можете перечислить желаемые цели вашего проекта в его описании, чтобы помочь вашей команде работать над достижением коллективной цели.
-
Список заинтересованных сторон и их роли. В этом документе часто описывается, на кого влияет проект, и уровень их участия в результатах проекта.
-
Критерии успеха. Описание проекта обычно включает критерии, помогающие команде оценить успех проекта после его завершения, в том числе соблюдение бюджета или сроков.
-
Временная шкала: в этом разделе результаты проекта представлены в виде графика и помогают менеджеру определить, сколько времени может потребоваться их команде для завершения проекта.
-
Предполагаемый бюджет: описание проекта обычно также содержит предполагаемый бюджет, который его заинтересованные стороны могут утвердить или скорректировать при необходимости.
Как написать описание проекта
Вот несколько шагов, которым вы можете следовать при написании собственного описания проекта:
1. Присвойте название
Первым шагом к созданию эффективного описания проекта является создание краткого названия для вашего проекта и размещение его в начале описания. Постарайтесь, чтобы название соответствовало содержанию проекта, и, как правило, важно, чтобы название оставалось коротким и лаконичным, давая представление о том, что влечет за собой проект.
2. Подведите итоги вашего проекта
Прежде чем приступить к написанию описания проекта, многие менеджеры проектов решают представить краткое изложение предлагаемого ими проекта. Рассмотрите возможность включения описания целей вашего проекта и того, что вы хотите, чтобы проект выполнил. Часто бывает полезно сделать введение кратким, ограничивая его одним абзацем, что устраняет многословие и возможную путаницу.
3. Определите цель
Следующая часть эффективного описания проекта — описание ваших намерений по созданию проекта. Постарайтесь определить цель вашего проекта и проблему, которую он решает, описав, как проект влияет на успех организации, в которой вы работаете. Некоторые менеджеры проектов могут решить объяснить, как проект соответствует одной из бизнес-целей их компании, что может привлечь заинтересованные стороны или спонсоров.
4. Опишите свои цели
Также важно описать желаемые цели вашего проекта, которых вы надеетесь достичь после его успешного завершения. Постарайтесь сделать их конкретными и актуальными для содержания проекта, включив измеримые и достижимые цели, которые позволят вам отслеживать прогресс вашей команды. Может быть полезно определить способ, которым вы планируете измерять успешность результатов проекта. Подумайте о том, чтобы установить крайний срок для каждой цели, перечислив их в описании проекта и зафиксировав потенциальные выгоды после достижения целей проекта.
5. Определите возможные ограничения
Еще один полезный шаг, позволяющий составить планы на случай непредвиденных обстоятельств, — это описание ограничений вашего проекта на основе потребностей и ожиданий его заинтересованных сторон. Это может помочь вам подготовиться к потенциальным проблемам и справиться с ними. Ограничения проекта могут меняться на каждом из его этапов, поэтому важно корректировать этот раздел по мере необходимости.
6. Определите свой подход
В этом разделе вы можете сотрудничать со своей командой, чтобы определить, как вы хотите подойти к проекту. После этого попытайтесь выбрать, утвердить и описать эффективный метод выполнения работы, необходимой для проекта. Рассмотрите возможность разделения проекта на этапы и описания любых технологий или методов, которые могут помочь вам выполнить каждый этап.
7. Создайте расписание
Большинство менеджеров проектов создают общий график, которому члены их команды могут следовать при выполнении своих обязанностей. Это может включать оценку времени, необходимого для завершения проекта, и может меняться по мере продвижения. Также важно включить любые важные сроки в описание проекта для справки членов команды.
8. Установите бюджет
Эффективные описания проектов также часто включают расчет того, сколько может стоить завершение конкретного проекта. Вы можете учитывать такие расходы, как рабочая сила, оборудование и технологии, делая этот расчет. Вы можете работать с другими членами вашей команды, чтобы определить разумный бюджет, который соответствует доступным денежным ресурсам вашей компании, и проконсультироваться с заинтересованными сторонами.
9. Спросите об обратной связи
После написания черновика описания вашего проекта подумайте о том, чтобы попросить члена команды или менеджера просмотреть его. Они могут обнаруживать определенные области улучшения или давать общие отзывы по всему документу. Вы также можете представить описание проекта определенным заинтересованным сторонам и попросить их описать проект своими словами. Это может помочь вам определить, является ли ваше резюме проекта ясным и точным.
10. Пересмотрите описание проекта
Последним этапом написания эффективного описания проекта является его пересмотр на основе полученных вами отзывов. Вы также можете обновлять документ по мере работы над ним вашей команды. Рассмотрите возможность использования документа в качестве инструмента для оценки результатов проекта после его завершения.
Советы по написанию описания проекта
Учтите следующие советы при создании описания проекта:
Быть конкретными
Специфика описания проекта включает в себя точное описание того, чего вы хотите достичь с помощью своего проекта. Например, если вы работаете в строительной компании, которая планирует начать проект по решению проблемы с автомагистралью, попробуйте обсудить детали того, что вы хотите исследовать и надеетесь достичь, улучшив автомагистраль. Важные детали часто включают в себя лицо, ответственное за каждую задачу, предполагаемые результаты каждого этапа и людей, участвующих в каждом этапе.
Доверяйте достоверным источникам
Руководители проектов также могут использовать источники в описании своего проекта для подтверждения своих утверждений. Постарайтесь убедиться, что эти источники заслуживают доверия и написаны экспертами в этой области. Рассмотрите возможность изучения полномочий автора и репутации издателя, чтобы определить достоверность источника, прежде чем включать его в описание.
Обеспечьте ясность
Старайтесь писать четко и лаконично, чтобы точно передать свое сообщение. Вы можете добиться этого, объясняя концепции простыми словами и определяя технические термины. Сосредоточьтесь только на одной идее в каждом предложении, чтобы помочь читателям понять сложные детали проекта.
Используйте диаграммы
Вы можете создавать и использовать диаграммы в описании проекта, так как часто проще показать концепцию, чем объяснить ее. Это может помочь заинтересованным сторонам и членам команды понять ваше видение проекта. Попробуйте цитировать диаграммы и графики из других источников, а если вы создаете собственную диаграмму, предоставьте в презентации краткое описание ее назначения.
Любая работа начинается с проекта, то есть с создания плана и приготовления к его реализации. Даже в мелких мероприятиях нужно чёткое представление, с чего и как начинать трудиться. А на крупных предприятиях тем более. Поэтому разрабатываются проекты, которые регулируют поставленные цели и задачи и влияют на их плодотворное решение. Этим занимаются специальные отделы менеджмента и маркетинга. По сути своей проект – это план мероприятий, которые должны быть сделаны в определённые сроки и согласованы двумя сторонами – заказчиком и исполнителем. Квалифицированные менеджеры дают характерное описание проекта со всеми этапами, действиями, целями, задачами и указанием рассчитанного бюджета. Те, кто выполняет сценарии для клиентов, должны быть специалистами в областях, которые реализуют под заказ.
Как разрабатывается проект?
Чтобы разработать и внедрить проект, его собирают по кубикам-вехам в конструкторском отделе или бюро. Этим занимаются профессионалы, и каждый шаг вымеряется до миллиметра:
- Первый шаг. Подрядчик принимает от корреспондента техническое задание. Они согласовывают условия – сроки, бюджет, величину и схематику исполнения (текстовая, графическая, презентационная). Для этого нужно чёткое описание проекта и его понимание в целом. И далее наступает черёд умелого внедрения и начертания всех аспектов до самых мелких деталей.
- Второй шаг. Утвердив бриф, приёмщик передаёт задание менеджерам-цеховикам или офисным работникам на проработку проекта.
- Третий шаг. Составляется полная технологическая схема с указанием периодов, в каждом из которых выполняются последовательно определенные мероприятия.
- Четвёртый шаг. Проработав основную часть плана для выверки схемы, все дальнейшие действия согласуют с заказчиком. Более подробно и наглядно обговариваются дополнения, добавляются задачи, прогнозируются реальные цели и подытоживается окончательная оплата.
- Пятый шаг. Укомплектовав весь проект и завершив работу над ним, подрядчик передаёт клиенту готовое решение. Тот, в свою очередь, проводит заключительный расчёт.
Первоначальный план описания проекта
С самого начала, после принятия проекта в разработку, делается его начальное описание, чтобы была ясна суть и в дальнейшем можно было разбить программу на периоды, заготовки, ветви и этапы. Так легче всего следить за сроками выполнения, и ни одна мелочь не ускользнёт из внимания. Приведём краткое описание проекта, то есть, по сути, процессов, из которых состоит его разработка:
- Принятие заказа.
- Согласование с заказчиком стоимости работы.
- Обсуждается предоплата или расчёт по завершении.
- Составление анкеты-брифа.
- Согласование с потребителем (заказчиком) пунктов проекта.
- Назначение – тема программы.
- Начало – указывается дата/время.
- Окончание – указывается дата/время.
- Исполнители проекта – например, менеджеры Иванова, Петрова, Сидоров.
- Заказчик – например, Фонд помощи детям.
- Этапы программы – подготовка, собирательство, работа, согласование, завершение.
- Что нужно сделать и в какие сроки – содержание программы, описание этапов, задач и целей.
- Какая информация присутствует – текстовая, графическая, презентации, видео, аудио.
- Согласование с потребителем (заказчиком).
- Доработка ошибок, доведение до нужного результата.
- Повторное согласование с корреспондентом.
- Утверждение, приёмка на месте и сдача проекта конечному пользователю.
- Окончательный расчёт (получение зарплаты) в денежном эквиваленте.
В таком виде создаётся первоначальный краткий план проекта, после чего разработчик разбивает его на множество небольших ветвей, так называемых этапов.
Поэтапное формирование проекта
Составив набросок плана, приступим к созданию и описанию этапов проекта. Это важная часть, без которой нельзя произвести крупные и многоходовые решения. Каждый этап описывает ту или иную технологию и содержит до сотни, а то и тысячи списков, задач и подзадач. Только разбивши проект на этапы, можно уследить за любым маленьким нюансом и не потерять нить следующих действий, а главное, целей, которых следует достичь. Такое расчленение сценариев позволяет более легко управляться со всеми запущенными бизнес-процессами. Поэтапное описание проекта по технологии помогает сконцентрироваться на правильных решениях и быстрее продвигаться вперёд.
Цель – то, без чего не бывает проекта
Любой проект делается только для того, чтобы достигнуть определённых целей. Жизнь – это тоже своего рода долговременный проект, где каждый человек на каждом его этапе добивается конкретных успехов и приходит к нужному результату – учёба, работа, женитьба, семья, рождение детей и даже смерть. Но это на протяжении всего существования человека. А в краткосрочной программе, такой как строительство дома или путешествие, лучше заранее составить план и описание целей проекта, чтобы успеть всё сделать за небольшой промежуток времени. Все мы двигаемся к великому и прекрасному. Вот это – именно та цель, о которой некоторые иногда не догадываются без составления понятной схемы и без чётких действий.
Составление брифа по созданию сайтов и лендингов
Приведём в качестве примера полное описание проекта для веб-мастерских и студий дизайна по созданию одностраничных и многостраничных сайтов. Здесь первоочередная задача – заполнение брифа заказчиком и отправка его специалистам веб-студии. В анкете клиент должен указать (чем подробней, тем лучше) всю информацию о себе и нужные ему функции сайта. Анкета выглядит так:
- Фамилия, имя, отчество управляющего порталом, лендингом, ресурсом.
- Название компании, сообщества или фирмы.
- Контактные данные заказчика.
- Область работы – вид деятельности.
- Название запланированного проекта.
- Бренд и фирменный стиль проекта.
- Логотип (если имеется).
- Предпочтительные цветовые тона.
- Дизайн для отдельных частей и страниц.
- Количество страниц внешних и внутренних у сайта.
- Услуги размещения проекта у хостинг-провайдера.
- Составление и приобретение доменного имени.
- Наполнение статьями – копирайтинг.
- Продвижение, раскрутка и реклама.
- Сопровождение и забота о ресурсе в дальнейшем.
- Функциональная составляющая проекта:
- административная панель портала;
- внедрение кодов php, css, javascript;
- базы данных Mysql;
- раздел новостей;
- раздел статей и блогов;
- раздел «фотогалерея»;
- встроенные рассылки;
- формы контактов и связи;
- регистрация и скрытие отдельного контента;
- поиск и карта сайта;
- seo-оптимизация страниц и проекта в целом;
- мобильная версия сайта;
- добавочные блоки рекламы и преимуществ;
- модули для видео, аудио и других фишек;
- изготовление баннеров, флеш, анимации;
- переключение многоязыковых версий сайта;
- магазин и корзина покупателя;
- каталоги товаров и ресурсов;
- подключение платёжных процессингов;
- раздел помощи и базы знаний.
Разработка проекта по созданию сайтов и лендингов
Получив заполненный бриф-анкету, можно начинать составлять описание проекта. Пример первоначального плана приведён выше. Это набросок или памятка, исходя из которой образуют каркас запланированных дел в виде схем и этапов, задач и целей, списков и заметок. Такой план передаётся в универсальную мастерскую, где профессионалы занимаются поиском простых и сложных решений. В итоге весь проект изготавливается из частиц специфических миссий, которые, как в мозаике, собравшись вместе, организуют великолепную картину.
Как описать проект в разработке
Взяв в работу тему о создании сайтов и лендингов, необходимо сделать записи всех мероприятий. Приведём пример описания проекта:
Этап № 1 – изготовление макета, программирование платформы CMS системы с разбиением сайта на отделы: админку и публичную часть, подключение модулей. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).
Задачи:
- соорудить макет – дата/время;
- подготовить cms-платформу – дата/время;
- привязать модули и блоки – дата/время;
- протестировать работоспособность и функциональность – дата/время;
- отчёт о проделанной работе – дата/время;
- всё время, затраченное на осуществление этапа;
- бюджет, выделенный на проработку действий.
Списки:
- что сделано, какие недоработки, ошибки;
- что сделать, когда, срочно или нет;
- интересная идея – предложить;
- ещё что-то инновационное.
Заметки:
Для выполнения такой сложной работы нужно выделить из бюджета ещё 100000 рублей для приобретения и привязки дополнительных компонентов.
Цель: Изготовить и сдать к определённому сроку готовый рабочий каркас проекта.
Этап № 2 – изготовление дизайна, логотипа, баннеров. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).
Задачи:
- разработать цветовую схему – дата/время;
- подготовить логотип – дата/время;
- изготовить анимированные баннеры – дата/время;
- продумать и водворить элементы графики, кнопок;
- отчёт о проделанной работе – дата/время;
- всё время, затраченное на осуществление этапа;
- бюджет, выделенный на проработку действий.
Списки:
- что не сделано, какие недоработки, ошибки;
- что надо делать, когда, срочно или нет;
- интересная идея – предложить;
- ещё что-то инновационное.
Заметки:
Предложить в правой колонке сделать ещё 2 статических баннера.
Цель: Изготовить и сдать к определённому сроку готовый дизайн и элементы графики.
Этап № 3 – наполнение лендинга текстовым контентом, вставка видео и аудио. Закреплено за менеджером (Ф. И. О.).
Задачи:
- написать 5 страниц текста – дата/время;
- подготовить и разместить 5 видео и 10 аудиозаписей – дата/время;
- отчёт о проделанной работе – дата/время;
- всё время, затраченное на осуществление этапа;
- бюджет, выделенный на проработку действий.
Списки:
- что сделано, какие недоделки, ошибки;
- что сделать, срочно или нет, когда-нибудь потом;
- супермысль – предложить;
- ещё что-то новенькое.
Заметки:
Обновить программу для записи видео.
Цель: Наполнить ресурс текстовой и мультимедийной информацией.
Этап № 4 – сдача проекта заказчику. Ответственный Строгов П.Г.
Задачи:
- согласовать проделанные этапы – дата/время;
- выделить ресурсы на доработку – дата/время;
- отчёт о проделанной работе – дата/время;
- всё время, затраченное на осуществление этапа;
- бюджет, выделенный на проработку действий.
Списки:
- что сделано, какие недоделки, ошибки;
- что сделать, срочно или нет, записать доработки;
- идея Х – предложить;
- ещё что-то новенькое.
Заметки:
Добавить в базу клиента и сдать в архив мероприятие. Подумать, что ещё сделать.
Цель: Сдать готовый проект.
Ведём проекты и задачи в профессиональных системах
Чтобы сделать уникальное и точное описание проекта, а также вести его как подобает – без нарушения норм и с отслеживанием статистики, существуют профессиональные сервисы CRM. В них можно разбить любой проект на небольшие этапы с описанием и прикреплением к ним задач и подзадач, списков и целей, заметок и блок-схем. Сегодня они имеют довольно богатый функционал, ко многим системам прикручены такие связки, как телефония и карты мозгового штурма, блоги и ежедневники, автоматическое заполнение контактов, контрагентов и удобная рассылка по базам.
Проект закончен: что дальше?
Проделав весь труд, т. е. осуществив описание проекта и обеспечив его выполнение, можно немного отдохнуть и сосредоточиться уже на другом техническом задании. Накапливая опыт в предыдущих работах, элементарно создают шаблоны проектов, по которым в дальнейшем повторяют этапы новых дел. Такое занятие на постоянной основе становится не только высокодоходным, но и увлекательным.
A project description is a high-level overview of why you’re doing a project. The document explains a project’s objectives and its essential qualities. Think of it as the elevator pitch that focuses on what and why without delving into how.
You typically draft a project description early on, during the project initiation phase of the project management lifecycle.
The project manager often writes the project description. However, if you are working for an agency that seeks grant funding or writing a research proposal, you might need to learn how to write a project description in a project proposal.
The project description should include an overview of the following:
- Project goals and objectives
- Stakeholders and their roles
- Metrics for measuring success
- Timeline
- Estimated budget
The tricky part is figuring out what doesn’t belong in the project description. The description should focus on goals, objectives, and the overall approach, but you don’t need to include lists of tasks, an extensive background, or research analysis. In general, the project description is broad; you’ll include more detail in the project plan.
Project Management Guide
Your one-stop shop for everything project management
Ready to get more out of your project management efforts? Visit our comprehensive project management guide for tips, best practices, and free resources to manage your work more effectively.
View the guide
Project Description Outline
The parts of a project description will vary depending on the type of project. However, your project description should contain the following elements:
Parts of a Project Description Outline
- Project Title: Aim for a short, unambiguous, and memorable title.
- Overview: This is a high-level summary (no more than one or two paragraphs).
- Project Justification: Explain the problem or opportunity and why the project is necessary.
- Objectives: Set specific and measurable project goals.
- Phases of Work: Break down the project into phases that describe the desired outcome for each.
- Metrics for Evaluating and Monitoring: Include the metrics you’ll use to evaluate the project’s success.
- Timeline: Outline the timeline for each phase, including the basic tasks that you will accomplish, with start and end dates.
- Estimated Budget: Include the budget and projected costs.
How to Write a Project Description
Although writing a project description will vary somewhat depending on the type of project, the basic process is the same. The following 10 steps are key to writing a good project description.
- Summarize: Write a one- or two-paragraph explanation of what the project aims to accomplish. Avoid delving deep into background or past projects. A good project summary will not only serve as your elevator speech, but will also help you clarify larger issues with your plan.
- Define: Describe the problem or opportunity and how the project will address it.
- Set goals: Identify SMART project objectives, defined as follows:
- Specific: Answer who, what, when, where, and why.
- Measurable: Include metrics for defining success.
- Achievable: Set goals that are possible to accomplish with the available resources.
- Relevant: Goals should be aligned with your organization’s mission.
- Time-bound: Include intermediate and final deadlines for each goal.
- Explain: Briefly explain your methodology. Include any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate.
- Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project?
- Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones. Be sure to note any important deadlines.
- Budget: Include the total estimated cost of the project and how much you have budgeted. (Note that this shouldn’t be a line item budget.) Use a project budget template for a more detailed breakdown of budgeted and actual project expenses.
- Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback. Ask them to explain the project in their own words to get a sense of how clearly you’ve communicated the vision.
- Proofread: Have someone else proofread the project description. In addition to spelling and grammatical errors, ask them to look for missing details that are significant to the project.
- Revise: Update and revise the document as the project progresses. Treat the project description as a living document.
A 10-Step Checklist for Writing a Project Description
Now that you know how to write a project description, use this checklist to help you focus on the key details.
| A 10-Step Checklist for Writing a Project Description | |
|---|---|
| 1. | Summarize: Describe the project in a paragraph or two. |
| 2. | Define: Why is it necessary? |
| 3. | Set goals: Follow the SMART goal format. |
| 4. | Explain: Briefly explain your methodology and any key technologies or project management techniques you’ll use and why they’re appropriate |
| 5. | Measure: Identify the project deliverables. How will you measure success and evaluate the project? |
| 6. | Schedule: Include a general timeline, with project phases and milestones. |
| 7. | Budget: Include the total estimated cost of the project and your budgeted amount. |
| 8. | Get feedback: Seek feedback from key stakeholders, customers, and anyone impacted by the project for feedback. |
| 9. | Proofread: Ask someone else to look for errors and missing details. |
| 10. | Revise: Treat the description as a living document. |
Types of Project Descriptions With Examples
In this section, you’ll find a variety of free, customizable project description templates. We’ve completed them with sample information so that you can get an idea of how to write a description that fits your needs. You can also download a free project documentation template to help you track its progress.
Architectural Project Description Template
Download Architectural Project Description Template
Microsoft Word | Adobe PDF | Google Docs
An architectural project description should start with a summary that explains the need for the project. Briefly identify the site, any key design features and aesthetic considerations, and a broad timeline. Keep it simple, and write for the general public. Here’s an example of an architectural project description summary for a downtown parking garage:
After you summarize the project, use the architectural project description template to create a customizable action plan. Include a breakdown of work by phases. Note any communications and approvals needed to ensure success.
Client Creative Project Brief Template
Download Client Creative Brief Template
Microsoft Excel | Smartsheet
Create a client creative project brief to ensure a project strategy aligns with client goals. Creative briefs are frequently used for projects involving graphic design, videography, or marketing campaigns. Start by briefly describing the project, objectives, and deadlines. The following client creative project brief provides an overview of a holiday marketing campaign.
The format will vary based on the type of project. In the client creative project template example above, you’ll find a number of kickoff questions about the campaign’s target audience, key components, and messaging. If this template doesn’t meet your needs, check out other Smartsheet client creative briefs and marketing project plan templates.
Grant Project Description Template
Download Grant Project Description Template
Microsoft Word | Adobe PDF
When you’re applying for grant funding or planning a grant-funded project, it’s essential to identify the target population and how they’ll benefit from project activities. Focus on why the project is necessary, rather than on the needs of your organization. The following example describes a grant project for a program seeking funding to combat childhood hunger:
This grant project description template breaks down the description into separate sections for the problem to be addressed, goals and objectives, target population, project activities, and key staff. It provides additional space for background information, measurable outcomes, and a timeline and budget, and it includes separate columns for income sources and expenses.
Interior Design Project Description Template
Download Interior Design Project Description Template
Microsoft Word | Google Docs
An interior design project description is similar to a client creative project brief. You’ll use the project overview to spell out a vision for the project that syncs with the client’s needs. The following interior design project description summarizes a residential kitchen remodel project.
Use the remainder of the interior design project description template to document the client’s likes and dislikes in greater detail. The template includes space to note the client’s preferences for general style, as well as colors, patterns, textiles, furnishings, and more. You’ll also find space to include measurements, a floor sketch, a project schedule, and a budget.
IT Project Description Template
Download IT Project Description Template
Microsoft Excel | Microsoft Word | Adobe PDF
An IT project description should start with a basic summary that condenses key background information and what the project entails. Keep it simple, and explain the project in lay terms. The following IT project description summary provides an overview of a plan to develop a mobile ordering app for a fast casual restaurant:
This IT project description template includes space for goals, assumptions, measurements of success, and risks. Additionally, the template includes space for a breakdown of the scope of work, including processes impacted by the project, milestones, costs, and resources.
Software Project Description Template
Download Software Project Description Template
Microsoft Word | Adobe PDF
A software project description should start with an overview that explains the type of software that will be developed, the problem it will solve, and the benefits to users and the business. The overview shouldn’t focus on the technical aspects of the project, but instead on the final product and its benefits. This software project description example gives an overview of a point-of-sale (POS) system under development for a brewery.
Once you’ve completed the overview, use this software project description template to explain purposes and goals in greater detail. The template includes sections for obstacles, risk factors, hardware compatibility, and software employed. Other features include a detailed breakdown of the project’s timeline and cost structure.
For other project description templates, please refer to our Free Project Description Templates article.
PMP Project Description
If you’re a project manager seeking the Project Management Professional certification, you’ll need either 36 or 60 months of professional experience leading projects, depending on your education level.
The Project Management Institute (PMI) requires you to submit each project as its own entry on the application and include the following:
- A one-sentence project objective.
- Your role in accomplishing project deliverables in each of the five phases of project management: initiating (IN), planning (PL), executing (EX), monitoring and controlling (MC), and closing (CL).
- A brief description of project outcome.
You can use this PMP application project description example for guidance:
- Objective: Redesign Company XYZ’s website to improve lead generation by 25 percent.
- Project Deliverables: I was the project manager for Company XYZ’s redesign. I drafted the project charter and recruited a team of four IT staffers to complete the project (IN). I created the work breakdown structure, timeline, and budget, and I met with stakeholders to assess project contingencies and risks (PL). I coordinated between departments, provided quality assurance, and managed the four-person team throughout the project (EX). I conducted risk audits and communicated results to stakeholders (MC). I obtained stakeholder feedback, archived project documents, and held multidepartment training once the redesign was completed (CL).
- Outcome: Company XYZ’s website redesign was completed $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule. Lead generation increased by 30 percent within six months.
How to Write a Project Description in a CV or Resume
Writing a project description for successful past projects can give you an edge when you’re a job candidate or looking for new clients. When writing a project description for your CV, resume, or portfolio, clearly state the project objective, your role, and the outcome.
Continuing with the example above, here’s a project management project description sample to avoid in your resume because it’s vague. The second project description is a more effective example. It also highlights the most significant accomplishments and responsibilities first.
Project Description Before Example
IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign
- Managed a highly successful redesign
- Provided leadership throughout the project
- Updated key stakeholders in a timely manner
- Coordinated communications and staff trainings
- Completed the project under budget and ahead of schedule, resulting in improved sales
Project Description After Example
IT Project Manager, Company XYZ
Project: Website redesign with goal of increasing lead generation by 25%
- Managed website redesign that resulted in a 30% increase in lead generation
- Completed the project $10,000 under budget and two weeks ahead of schedule
- Recruited and managed a team of four IT staffers
- Created the work breakdown structure, timeline, and budget; assessed project contingencies and risks
- Communicated with key stakeholders throughout the project; trained staff across departments once the project was complete
Tips for Writing a Good Project Description
To write an effective project description, draft early in the process. Keep it high-level without going into too much detail or background. Use the description to generate interest among a broad audience. Keep it brief and free of jargon.
- Focus on the 4 C’s: A good project description follows the 4 C’s of writing.
- Clear: Keep writing straight to the point and don’t include unnecessary jargon.
- Concise: Focus on the project itself, rather than on background information.
- Complete: This can be a challenge when you’re also aiming for concision. Regardless, the description should include the key points your audience needs to understand the project.
- Credible: Only cite authoritative sources and the most up-to-date information.
- Draft the Project Description Early in the Process: Gregory Carson, PMP, is a biomedical engineer, attorney, and patent agent with more than 20 years of project management experience and who owns Carson Patents. Carson suggests drafting the project description early, ideally as soon as the idea occurs to you or your team. The description will serve as the summary roadmap to refer back to throughout the project.
“All of the other details have some direct relationship to the project description, so having the project description well drafted before you begin the execution planning can save you time and frustration, in particular as changes need to be included,” Carson says.
At the end of the project, you’ll want to refer back to the document to show that the project fulfilled the goals and objectives.
- Make a Memorable First Impression: Alan Zucker, PMP, is a project manager with more than 25 years working with Fortune 100 companies and founder of the website Project Management Essentials. He says that a project description should motivate. The goal is for people to understand and support the project after reading the description.
“When crafting your pitch, remember that most people will form their initial impressions about the project within the first 30 seconds. Lead with a strong statement and a powerful image of the project’s benefit,” Zucker says.
- Write for a Broad Audience: A common mistake when writing a project description is targeting too narrow of an audience.
“There is usually no lack of attention on the stakeholders that are funding the project, and they are important audience members for the project description to focus on,” Carson says. “But particular attention focused on the stakeholders who will benefit from the project often leads to helpful insights for the project.”
Getting feedback on the description from a broader audience is also helpful. Zucker suggests reviewing the description with key stakeholders, customers, and those impacted by the project. “After reading your description, see if they can restate it in their own words,” Zucker suggests. “Was the restatement what you intended? If not, then continue to revise the description based on the feedback.”
- Avoid Excessive Details, Especially Early On: Your project description should convey a vision, rather than provide a detailed implementation plan. Don’t worry too much about planning out details in the description phase — Zucker suggests that you simply make sure there’s a clear understanding of the project’s goals and why you want to proceed.
“The description will evolve as we learn more about the project,” Zucker says. “Don’t worry about committing too early. Part of that evolutionary process is sharing the description and getting feedback on it.”
Keeping a high-level focus will help generate buy-in for the project. Carson says it’s key to describe the project so that others “can understand and appreciate your marvel.”
“You don’t want to pontificate to the point where people stop reading or get confused about any of the goals and objectives,” he says.
- Ask Someone to Proofread Your Project Description: Proofreading and editing are essential when you finalize your project description. But if you wrote the description, recruit someone else to edit it.
“Too often as we write, we ‘remember’ what we were writing about and can miss little details, even spelling and grammar, that can impact the meaning and importance of a project and its description,” Carson says.
Don’t be surprised if you need to revise and rewrite a few times. It’s all part of the process of crafting your message.
How to Write a Brief Description of a Project
Focus on the project and the problem it addresses. Avoid delving into background info or referencing other projects. Emphasize the what and why without excessive detail about the tasks it requires. This can be your pitch to sell the project.
What Is a Project Description in a Project Proposal?
A project description in a project proposal is a brief summary of the goals, the objectives, and the need for the project. It shouldn’t be more than one or two paragraphs. The project proposal will provide more detailed information.
What Is a Project Description in a Thesis?
A project description in a thesis outlines the research you’re undertaking, typically as part of graduate studies. It includes your working title, your research goals, basic methodology, and why the research is needed.
Effectively Track and Manage Your Projects with Real-Time Work Management in Smartsheet
From simple task management and project planning to complex resource and portfolio management, Smartsheet helps you improve collaboration and increase work velocity — empowering you to get more done.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ТВОРЧЕСКОГО ПРОЕКТА
«Ежегодный культурный форум национальных меньшинств»
Место проведения: Российская Федерация, Республика Адыгея г. Майкоп
Период реализации творческого проекта: октябрь 2018 года.
Продолжительность творческого проекта: 2 (два) дня
Направления: народное творчество, изобразительное искусство.
Тема проекта: Ежегодный культурный форум национальных меньшинств
Участники Проекта: представители различных творческих сообществ (фольклорные и музейные коллективы, краеведческие сообщества, мастера-ремесленники, художники, музыканты, молодежные организации и другие)
Пример описания проекта (план реализации проекта) сайт МК РФ
https://www.mkrf.ru/upload/medialibrary/1c3/1c34768b47eebe3bb73f9bdc49a6e3a5.doc
ПЛАН РЕАЛИЗАЦИИ ТВОРЧЕСКОГО ПРОЕКТА
«Ежегодный культурный форум национальных меньшинств»
Место проведения: Российская Федерация, Республика Адыгея г. Майкоп
Период реализации творческого проекта: октябрь 2018 года.
Продолжительность творческого проекта: 2 (два) дня
Направления: народное творчество, изобразительное искусство.
Тема проекта: Ежегодный культурный форум национальных меньшинств
Участники Проекта: представители различных творческих сообществ (фольклорные и музейные коллективы, краеведческие сообщества, мастера-ремесленники, художники, музыканты, молодежные организации и другие)
Количество участников (включая административно-технический персонал)
от 300 человек.
Предполагаемое количество зрителей от 3000 человек.
Цели и задачи проекта:
Цели и задачи форума — развитие культур национальных меньшинств, формирование единого культурного пространства России, распространение знания о культуре и искусстве национальных меньшинств, привлечение внимания к проблемам национальных меньшинств, как со стороны органов государственной власти, так и широкой общественности, пробуждение интереса российских граждан к культуре и искусству национальных меньшинств.
Организация форума способствует развитию культуры национальных меньшинств и созданию условий для обеспечения доступа к культурным ценностям различных этнических групп, формированию чувства толерантности и взаимопонимания между народами.
Проект является основой для привлечения, как специалистов, так и широкой общественности, заинтересованных в получении глубоких достоверных знаний и практик, позволяющих открыть им новые страницы в постижении культурных традиций национальных меньшинств, проживающих на территории субъектов Российской Федерации, и углублении знаний основ их культуры.
При реализации проекта будут решаться следующие задачи:
Популяризация и сохранение культур нацменьшинств, а также укрепление творческих связей в межэтнической среде.
Стимулирование национальных активистов на создание новых проектов по этнокультурному развитию народов и регионов. Содействие активному вовлечению населения республики в культурную жизнь.
Популяризация и сохранение самобытной музыкально-песенной, танцевальной, празднично-обрядовой культуры национальных меньшинств. Расширение спектра работ национально-культурных центров и историко-культурных центров.
Сохранение единого культурного пространства, укрепление творческих контактов, дружбы и взаимопонимания, формирование межэтнической и межрелигиозной толерантности, взаимообогащение национальных культур России. Изучение и пропаганда традиционных национальных культур разных народов.
Налаживание диалога органов власти с представителями традиционной культуры, для определения направления работы по поддержке народов России.
Выявление, изучение и обобщение опыта работы органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественных организаций, научно-исследовательских институтов, взаимодействие их с местными социально-культурными сообществами по вопросам развития культуры национальных меньшинств (законы, программы, центры, проекты, мероприятия, издания).
Формирование единого культурного пространства, создание условий для выравнивания доступа населения Калужской области к культурным ценностям, информационным ресурсам разных народов. Сохранение многогранного наследия многонационального народа России, изучение богатейшей её истории, доведение материальных и духовных ценностей подрастающему поколению.
К участию в Форуме будут приглашены: специалисты в области культуры и искусства, национальной политики; представители национальных меньшинств России и Южного федерального округа, Республики Адыгея, директора Домов национальностей и Домов дружбы субъектов России, Ассамблеи народов; представители национальных культурных центров, широкой общественности, заинтересованные в получении знаний и практик культурных традиций национальных меньшинств; представители для экспозиции выставки произведений декоративно-прикладного и изобразительного искусства национальных меньшинств; коллективы народного творчества национальных меньшинств; коллективы национальных культурных центров; представители государственной власти.
В рамках проекта будет проведено 6 (шесть) мероприятий:
— Первое мероприятие: Концерт творческих коллективов в рамках торжественного открытия форума.
— Второе мероприятие: Выставка работ мастеров декоративно-прикладного и изобразительного искусства
— Третье мероприятие: Фестиваль народного творчества национальных культурных центров, концерт творческих коллективов
— Четвертое мероприятие: Научно-практическая конференция «Сохранение и приумножение исторического наследия и культурных ценностей народов
Российской Федерации»
— Пятое мероприятие: Круглый стол. «Роль национальных меньшинств в формировании межнациональных отношений в современной России»
— Шестое мероприятие: Экскурсионная программа для участников культурного форума национальных меньшинств.
|
Предполагаемая программа Ежегодного культурного форума национальных меньшинств |
|
Первое мероприятие Концерт творческих коллективов в рамках торжественного открытия форума Место проведения: Государственное бюджетное учреждение Республики Адыгея «Государственная филармония Республики Адыгея». Большой зал. Республика Адыгея, г.Майкоп, ул.Пионерская, 300 Торжественная часть Концерт: Ведущий; Выступление профессиональных артистов и музыкантов |
|
Второе мероприятие Выставка работ мастеров декоративно-прикладного и изобразительного искусства Место проведения: «Государственная филармония Республики Адыгея». Фойе. Республика Адыгея, г.Майкоп, ул.Пионерская, 300 Выставка Организация единого выставочного пространства для популяризации работ мастеров декоративно-прикладного и изобразительного искусства национальных меньшинств |
|
Третье мероприятие Фестиваль народного творчества национальных культурных центров Место проведения: Государственное бюджетное учреждение Республики Адыгея «Государственная филармония Республики Адыгея». Большой зал. Республика Адыгея, г.Майкоп, ул.Пионерская, 300 Концерт творческих коллективов Награждение участников |
|
Четвертое мероприятие Научно-практическая конференция «Сохранение и приумножение исторического наследия и культурных ценностей народов РФ» Место проведения: Государственное бюджетное учреждение Республики Адыгея «Государственная филармония Республики Адыгея». Малый зал. Республика Адыгея, г.Майкоп, ул.Пионерская, 300 Пленарное заседание Подведение итогов |
|
Пятое мероприятие Круглый стол. «Проблемы возрождения культурного наследия национальных меньшинств. Способы и методы решения». Место проведения: Государственное бюджетное учреждение Республики Адыгея «Государственная филармония Республики Адыгея». Малый зал. Республика Адыгея, г.Майкоп, ул.Пионерская, 300 Роль и возможности общественных культурных объединений национальных меньшинств в сохранении культурного наследия Историческое культурное наследие — ценность и духовное богатство страны |
|
Шестое мероприятие Экскурсионная программа для участников Ежегодного культурного форума национальных меньшинств Экскурсии: Национальный музей республики Адыгея г. Майкоп, ул. Советская, д. 229 Северо-Кавказский филиал Государственного музея искусства народов Востока г. Майкоп, ул. Первомайская, 221 Обзорная экскурсия по г.Майкопу |
Для обеспечения комплексной координации участников культурной программы Исполнителем:
— размещаются информационные стойки (столы), брендированные символикой в местах проведения мероприятий, дежурят консультанты у информационных стоек, координируется логистика участников проекта;
— обеспечиваются все необходимые организационно-технические условия, информационное оформление.
Для проведения мероприятий проекта Исполнитель обязуется:
— определить порядок работы организационных подразделений по реализации проекта;
— обеспечить условия по приему и направлению участников творческих проектов, включая проезд и организацию питания для участников творческого проекта (от 300 человек);
— обеспечить предоставление сценических площадок для реализации творческого проекта, включая аренду помещений, звукового, светового, видеопроекционного оборудования; расходы по обслуживанию технологического оборудования
— обеспечить доставку оборудования для выставки работ мастеров декоративно-прикладного и изобразительного искусства (мольберты, стойки, выставочные конструкции, витрины, манекены, стулья, декорации-стенды), а также артистов и творческих коллективов – участников фестиваля народного творчества национальных культурных центров, костюмы из г. Адыгейска, районов: Гиагинского, Кошехабльского, Майкопского, Тахтамукайского, Теучежского, Шовгеновского в г. Майкоп и обратно
— осуществить подбор и подготовку материалов в рамках конференции, фестиваля, и выставки работ мастеров декоративно-прикладного и изобразительного искусства, подготовку материалов для круглого стола (программы, информационные материалы, презентации), а также материалов в рамках экскурсионной программы (информационный флайер, методические пособия, экскурсионные планы)
— обеспечить подготовку видео-презентации для круглого стола с 3D графикой, продолжительность презентации не менее 30 мин., включая работу видеооператоров, видеоинженеров, дизайнеров по 3D графике, художников, работы по видеомонтажу, работы по свето коррекции предоставленного материала и т.п.;
— предоставить информацию о возможных местах проживания участников творческого проекта;
— разработать логистику проведения проекта;
— разработать и сформировать рабочие графики по обеспечению участия всех участников проекта, а также графики по организации проведения проекта;
— определить исполнителей (участников) концерта, выставок, конференции, фестиваля.
— разработать общее стилистическое решение культурной программы, применяемое при оформлении помещений места проведения проекта, а также в любых информационных и рекламных материалах, его касающихся.
Информационное сопровождение проекта.
— Подготовка текста пресс-релиза не менее 2 700 знаков, включая пробелы. Рассылка пресс-релиза по СМИ.
— Для привлечения интереса средств массовой информации к мероприятию будет обеспечено участие и аккредитация журналистов региональных, федеральных СМИ, также будет организован пресс-подход.
Все услуги оказываются с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.
Справочная информация:
Культурный форум национальных меньшинств проводится восьмой раз. Ранее городами-победителями на право проводить форум становились Чеченская Республика — г. Грозный, Хабаровский край — г. Хабаровск, Забайкальский край — г. Чита, Республика Калмыкия — г. Элиста, Республика Башкортостан — г. Уфа, Чувашская республика – г. Чебоксары, Калужская область — Этномир.