Как составить оптимальный график работы

Как составить оптимальный график работы на производстве: советы от экспертов

Производственный процесс требует не только качественного оборудования и эффективной системы управления, но и правильного распределения времени сотрудников. График работы должен быть оптимальным как для компании, так и для ее работников. В этой статье мы расскажем, как составить оптимальный график работы на производстве, используя советы от экспертов.

Шаг 1: Определите потребности компании

Первый шаг в создании оптимального графика работы — определение потребностей компании. Вам нужно ответить на следующие вопросы:

• Сколько человек требуется для оптимальной работы производства?
• Какую работу нужно выполнить?
• Какой объем производства планируется в ближайшее время?

На основании этих факторов вы можете определить число часов, необходимых для производства продукции, и создать примерный график работы для каждого сотрудника.

Шаг 2: Учитывайте потребности сотрудников

Важно учитывать потребности сотрудников и создавать график работы, доступный для каждого работника. Для этого вам нужно ответить на следующие вопросы:

• Сколько часов в день может вы работать каждый сотрудник?
• Какие у них обязанности?
• Существует ли возможность наращивать число часов работы в зависимости от потребностей производства?

Учитывая эти факторы, вы можете создать график работы, который удовлетворит как потребности компании, так и потребности сотрудников.

Шаг 3: Применяйте гибкость в создании графика работы

График работы должен быть гибким и позволять компании легко адаптироваться к изменениям объема производства. Для этого можно использовать следующие стратегии:

• Регулярно пересматривайте график работы сотрудников и делайте необходимые изменения.
• Используйте график «на обмен», который позволяет сотрудникам меняться сменами и легко адаптироваться к изменениям в производстве.
• Определите сотрудников-запас в случае, если возникают задержки со стороны других сотрудников или оборудования.

Шаг 4: Используйте эффективный инструмент для создания графика работы

Создание графика работы может быть сложной задачей, особенно если вы имеете множество сотрудников с различным графиком работы. Чтобы упростить процесс, можно использовать эффективный инструмент, такой как программное обеспечение для составления графиков работы. Эти программы позволяют быстро оптимизировать график работы и создавать его с учетом всех потребностей компании и сотрудников.

Заключение

Оптимальный график работы на производстве — это ключевой элемент успешной компании, который позволяет эффективно использовать время сотрудников и обеспечить высокое качество продукции. Следуя нашим советам, вы определите потребности компании и сотрудников, создадите гибкий график работы, используя эффективный инструмент, и обеспечите производство высококачественной продукцией.

Будущее — за более гибким графиком. Руководитель направления систем бизнес-аналитики BIA Technologies Станислав Воронин объясняет, как оптимизация применяется в сфере workforce management (WFM) и почему Amazon не прав.

Как известно, цель любой коммерческой организации — создание прибыли. Чтобы компания работала эффективно, она должна грамотно управлять всеми факторами производства. Об оптимизации управления физическим капиталом я подробно рассказывал в предыдущих статьях. На этот раз речь пойдёт о людях.

Конечно, есть высокороботизированные индустрии, для которых задача оптимального использования человеческих ресурсов менее актуальна — по причине небольшого числа сотрудников. Однако во множестве отраслей продолжают работать сотни, тысячи, десятки тысяч людей. Больше того — как это ни парадоксально, в некоторых компаниях с увеличением количества роботов увеличилось и количество сотрудников.

Чем больше в компании человек, тем сложнее вручную составить график работы, который устроил бы всех. Вот минимальный список сфер, для которых задача оптимизации расписания смен стоит наиболее остро:

— ритейл (кассиры, менеджеры торгового зала, мерчендайзеры и т. д.);

— транспорт (водители, машинисты, проводники, контролёры, пилоты, стюардессы, специалисты на стойках регистрации в аэропорту и т. д.);

— склады (грузчики, логисты, менеджеры распределительного центра и т. д.);

— банки (финансовые консультанты, менеджеры по обслуживанию клиентов и т. д.);

— госсектор и предоставление госуслуг (специалисты МФЦ и другие).

У каждой сферы есть своя специфика. Но одна вещь их объединяет: неравномерная потребность в персонале в течение дня. В пятницу вечером в магазине всегда больше покупателей, чем в понедельник утром. Звонки в колл-центр поступают с разной частотностью: в какие-то часы одновременно звонят 400 человек, а в какие-то — лишь 40. Машины также прибывают на склад неравномерно. В какие-то часы может потребоваться сразу пять грузчиков, а в какие-то — всего двое.

Загвоздка в том, что бизнесу невыгодно держать дополнительных людей в штате всего на один час пик в день или, скажем, на четыре часа в неделю. В игру вступает математическая оптимизация. Задача — составить расписания таким образом, чтобы выводить примерно одинаковое количество человек в день на полноценную 8-часовую смену и при этом выполнять KPI по обслуживанию клиентов.

Для начала в математическую модель заносятся следующие вводные данные:

1. Прогноз загрузки

Оценочное количество клиентов, звонков или машин в разные дни и часы. Прогноз делается статистическими методами на основе данных по аналогичным периодам в прошлом.

Чтобы получить достоверные данные о загрузке в банке или МФЦ, внедряют электронную очередь по талонам, а затем анализируют количество посетителей и открытых окон.

В случае с колл-центром для расчётов используется модель Эрланга. Это уравнение позволяет определить требуемое число операторов на основе желаемого уровня сервиса, то есть продолжительности ожидания ответа. Датский математик А. К. Эрланг придумал формулу в 1917 году. Она используется до сих пор. Впрочем, несмотря на свою популярность, Erlang неидеальна: например, она исходит из предположения, что звонящие висят на линии до ответа специалиста, и не учитывает вероятность того, что клиент может не дождаться и повесить трубку. Таким образом модель преувеличивает потребность в операторах.

2. Внутренние требования компании

В первую очередь, речь идёт о нормативах показателей эффективности (скажем, клиент не должен висеть на линии или стоять в очереди дольше 5 минут).

Кроме этого, в некоторых компаниях существует ряд специфических внутренних правил. Когда мы разрабатывали математическую модель для сети ювелирных магазинов, среди вводных были и такие: старший продавец обязан находиться в магазине в пиковые дни; если магазин располагается не в торговом центре, то в нём должны присутствовать как минимум три сотрудника и один охранник.

3. Нормативы на труд и отдых

Положения Трудового кодекса, праздничные дни, корректировка расписания при отпусках и больничных, отдых после ночной смены и т. п.

Отмечу, что право сотрудника на отдых — один из важнейших факторов хорошей системы планирования. Люди всегда должны быть на первом месте. Когда бизнес об этом забывает и начинает думать только о прибыли, мы получаем историю про Amazon. Об ужасах работы под руководством богатейшего человека планеты можно прочитать в статьях The Guardian, Forbes и Business Insider. Дополнительные красочные детали — в рассказе бывшего сотрудника склада Amazon: 60 рабочих часов в неделю, стоячая работа, недостижимые KPI, соревновательная таблица, трекинг-браслеты и бесконечная текучка кадров.

Дальше в работу включается один из двух методов решения задачи оптимизации:

— целочисленное программирование: свободно по задаче правил, но обычно считается дольше;

— программирование в ограничениях: здесь просто заводится набор ограничений, которые должны быть выполнены при планировании, и они автоматически выполняются, что делает этот метод сравнительно быстрее.

В прошлой статье меня спрашивали, какие инструменты способны решать как целочисленные задачи, так и задачи в ограничениях. Если говорить именно про математическое ядро, то популярным продуктом является CPLEX — оптимизационное программное обеспечение от IBM.

WFM-система обрабатывает входные данные, определяет точное количество сотрудников, которые должны быть на работе в конкретный день (или в определённый временной интервал дня) и выдаёт оптимальное расписание.

В некоторых случаях система может даже указать на неоправданно раздутый штат. Склад, для которого мы разработали математическую модель, сумел сократить численность персонала на 20% при сохранении уровня сервиса. Впрочем, тут всё зависит от стартовых условий. Иногда ситуация бывает и обратной: диву даёшься, как неадекватно маленький штат справляется с валом работы. В таких случаях система определяет необходимость дополнительного найма.

Как WFM справляется с проблемой неравномерной потребности в персонале?

Здесь есть несколько вариантов решения. Они не позволяют полностью покрыть потребительский спрос в часы пик, но помогают найти золотую середину между ожиданиями клиентов и выгодой для бизнеса:

1. Гибкий график

При сохранении 8-часового рабочего дня, начинать его можно в разное время. Кто-то будет работать с 9 утра, кто-то — с 10 утра, кто-то — с 12 часов дня и т. д. Пересечение смен планируется так, чтобы в пиковые часы работало наибольшее число сотрудников. Именно этот подход используют многие банки. В колл-центрах тот же эффект достигается за счёт открытия офисов в разных регионах страны и соответствующей разницы в часовых поясах.

2. «Мультифункциональность»

Специалисты с широким спектром компетенций могут переключаться между задачами в течение дня. Наверняка вы замечали в супермаркетах объявление: «Если в очереди перед вами больше 5 человек, позвоните по номеру или обратитесь к кассиру». После такого обращения сотрудник, который до этого расставлял продукты по полкам или проводил инвентаризацию, будет временно перенаправлен на кассовое обслуживание покупателей.

Похожая ситуация наблюдается и в аэропортах: нередко один и тот же человек встречает пассажиров на стойке регистрации, а затем перемещается к гейту, чтобы обеспечить посадку на самолёт.

В нашей практике был кейс разработки математической модели для ювелирной сети — там при неожиданном наплыве посетителей в одной точке продаж была возможность вызвать на помощь сотрудника из близлежащего магазина, где пик спроса уже прошёл (несколько точек сети располагаются на одной улице).

С точки зрения потребителя, разница между компаниями, которые в своё время озаботились оптимизацией расписания, и компаниями, которые решили сэкономить в краткосрочной перспективе, видна невооружённым взглядом. В первую категорию входят, например, крупные российские банки. Так Сбербанк сократил среднее время ожидания в очереди с 20 минут в 2010 году до 3,5 минут в 2019 году. Компания внедрила гибкий рабочий график, обязала руководителей отделений вставать к окнам обслуживания в случае наплыва посетителей и привязала доходы сотрудников к наличию очередей.

Эксперименты с графиком работы проводят и зарубежные банки. Например, в 2021 году британский Atom Bank перевёл 430 сотрудников на четырёхдневную рабочую неделю без сокращения заработной платы. При этом рабочее время в неделю сократилось с 37,5 до 34 часов. График «с 9 до 5» руководитель банка Марк Маллен назвал «старомодным». Он уверен, что четырёхдневка сделает сотрудников более продуктивными и счастливыми.

Хочется, чтобы оптимизацией расписаний всерьёз озаботились и в других крупных компаниях. Тогда мы как потребители перестанем тратить время в очередях (почта и дешёвые супермаркеты, я смотрю на вас). Грамотный подход руководства к планированию принесёт выгоду как клиентам, так и бизнесу. При этом, как уже было сказано, в погоне за прибылью нельзя забывать о том, что работники — это живые люди. На мой взгляд, будущее — за более гибким графиком, который соответствует циркадным ритмам и предпочтениям сотрудников. Довольный и хорошо отдохнувший человек работает лучше, чем измученный работник, который страдает от выгорания и пашет 12-часовую смену. В долгосрочной перспективе подход Amazon себя не оправдает. А что думаете вы?

При поиске работы граждане ориентируются на несколько показателей в вакансии. Одно из них – график работы. Традиционно, преобладает пятидневка, но логисты, продавцы, охранники могут трудиться в сменных режимах: 2/2, ½, 1/3.

Пятидневка

Много лет сотрудники предприятий, компаний посещают работу 5 дней в неделю. Крупные организации издают для наемного персонала ПВТР, где указано:

• время прихода на работу;
• окончание рабочего дня;
• перерывы;
• длительность обеда.

Пятидневка широко используется в бюджетных учреждениях, коммерческих организациях. Считается, что это оптимальный режим работы во многих сферах трудовой деятельности. Российские власти задумались над инициативой введения иного режима: 4 дня с 3-мя выходными. Это предложение было горячо одобрено гражданами.

Насколько эффективно применение пятидневки, сказать сложно. Многое зависит от направлений деятельности конкретной организации. Если компания работает без перерывов — режим 24/7, пятидневка не подходит.

Сменные графики работы

В коммерческих компаниях широко практикуется режим 2/2. Выходные работника не привязаны к общему календарю, они выпадают на будни и общероссийские праздники. У такого режима есть последователи. Особенно это актуально для семей с детьми. Часто работающие мамы не успевают ухаживать за дошкольником в режиме 5/2.

Суточные сменные режимы широко используются в транспортной сфере. Это хорошо видно из предложений от работодателей на ведущих сайтах работ, например, Карьерист.ру. Суточный режим используется в сферах:

• грузоперевозки;
• логистика;
• такси;
• охрана;
• сборщики заказов;
• диспетчеризация по предоставлению услуг ЖКХ.

Суточные режимы хороши тем, что позволяют отдыхать два или три дня после смены. За это время можно сделать все дела, отдохнуть. Минус состоит в том, что отсутствие сна сутками, плохо отражается на физическом состоянии работника. Кроме того, не все могут привыкнуть к работе по ночам. И многие граждане не в состоянии совладать за собой, засыпают во время работы, и это снижает производительность труда. В некоторых фирмах работодатели ставят камеры для того, чтобы следить, кто спит по ночам. С одной стороны, это бесчеловечно — не давать человеку отдыхать. С другой стороны, он находится на работе, при выборе места трудовой деятельности осознавал, что график сложный и подходит не всем.

На сайтах по поиску работы встречаются предложения, где не прописана длительность рабочего дня. Это свойственно вакансиям разъездного характера, например, менеджерам, сотрудникам аварийных служб, радио — вещания, сотрудникам почты.

Проблема закрепления свободного графика в контракте с работодателем быстро решается грамотным сотрудником Службы кадров. При заключении трудового контракта соискатель должен акцентировать внимание работодателя на внесении в само соглашение пунктов о времени работы. То же самое касается оформления иных документов о приеме на работу.

Если свободный график предлагается уже действующему сотруднику, необходимо оформить доп.соглашение. О том, что режим рабочего времени будет изменен, например, с пятидневки на гибкий режим, сотрудника обязательно уведомляют за 2 месяца до планируемых изменений. Эти, на первый взгляд, скучные юридические процедуры, полезны. При наличии спора в трудовых правоотношениях работодатель может представить документы, свидетельства, доказательства того, что он действовал в полном соответствии .

Неофициальное сотрудничество

Сотрудник без заключения трудового договора, по сути, бесправен. О рисках такого сотрудничества с работодателем осведомлены многие граждане. Тем не менее некоторая их часть соглашается работать без подписания контракта. Начальник может ввести любой график по своему усмотрению. Он не следует правовым нормам. При несогласии менять удобный график на гибкий, а также наличии маленькой заработной платы, сотрудника просто увольняют. Такое часто встречается на фирмах, недобросовестно относящихся к сотрудникам.

Как выбрать график

Ответ на этот вопрос простой. Если человек большую часть жизни трудился на пятидневке, не стоит рисковать и переходить на суточный режим работы. Ночное время не все могут выдержать по состоянию здоровья. Лучше всего искать работу в привычном графике тем более что пятидневку использует большинство компаний, предлагающих новое место трудовой деятельности.

Граждане, привыкшие к сменному ночному графику, сложно перестраиваются на пятидневку. Сразу возникают неотложные дела, которые с легкостью решались ранее в будние дни. Теперь остаются только выходные дни.

Один из самых оптимальных графиков в сменном режиме – 2/2. Единственный минус заключается в том, что он предполагает не 8-ми часовой рабочий день. Сотрудник находится на работе 12 часов, чаще всего с 9:00 до 2100, но могут быть и другие варианты.

При выборе графика работы многие соискатели акцентируются на заработной плате, предлагаемой компанией. Материальная составляющая вопроса – сильная мотивация на изменение привычного образа жизни, связанного с перестройкой графика трудовой деятельности. В случае поступления выгодного предложения от потенциального работодателя, велика вероятность того, что человек пересмотрит свои убеждения по графику работы, постарается перестроиться.

При выборе графика работы следует:

• следовать своим предпочтениям;
• не менять резко график с пятидневки на суточную работу;
• по — возможности не выходить на график 2/2 только со сменами по ночам (изматывающий график).

Если соискатель колеблется и не понимает, что выбрать из многочисленных предложений, смотрим на дополнительные опции, предлагаемые работодателем. Это размер заработной платы, длительность нахождения компании (организации) на рынке, деловой имидж, отношение к наемному персоналу, наличие ЧС, в которых присутствует потенциальный работодатель.

Разместить резюме
Добавить вакансию

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов. Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

• 40 часовой;
• 36 часовой;
• 30 часовой;
• 24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

• на режиме работы (времени функционирования предприятия;
• на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) – это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Например. Детский сад работает по 12-часовому режиму – с 7.00 до 19.00. Педагоги детского сада должны начать свой день в 6.50, завершить в 19.10. Время работы педагогов не дублирует работу дошкольной организации. Соблюдение требований законодательство неукоснительно выполняется: т.е. время выполнения трудовых обязанностей педагогом (8 часов, 7,2 часа) выполняется строго. Отдельный работник обязан выполнять часовую норму, установленную для его рабочего места.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах – 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки – 7,2 ч (женщины), 8 ч – мужчины.
2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

Заработная плата данных работников не зависит от отработанного времени, поэтому сотрудники сами контролируют его выполнение. Норма для них соответствует норме обычных работников, а режим другой. Зафиксировать время работы данного сотрудника в определенном графике сложно, поэтому форма заполняется, в ней проставляется примерная норма часов, а не отслеживается фактическое значение.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут.
Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

• табличный;
• программный;
• диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени – месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

Пример. Сотрудники техникума должны выполнить часовую нагрузку с сентября по май месяц. Распределяем часы нагрузки на педагога соответственно по учетному периоду. Лето в данном случае исключается и входит в период отпуска. Если времени заработанного отпуска не хватает (например, отпуск 44 дня, не задействован педагог – 90 дней), педагогу предлагается отдых за свой счет, дополнительная нагрузка или другие варианты. Учетный период в данном случае – учебный год (а не финансовый).

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Например. Рабочее место токаря – фрезеровщика функционирует по действию станка. Станок работает по 3 часа безостановочно. Через три часа на остывание агрегата требуется 1,5 часа. Поэтому время работы станка – за сутки – 15 часов. Последний отдых станку дают 3 часа. На это время в графике работы можно устраивать пересменки. На данных станках работают мужчины – их рабочее время – 8 часов, поэтому с правильным графиком, можно легко за одним станком закреплять две штатные единицы.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

Пример. В образовательном учреждении работают разные специалисты. Продолжительность рабочей недели у них разная, например, воспитатель обязан отработать 36 часов в неделю, музыкальный руководитель – 24 часа, учитель – логопед – 20 часов. Максимальное время работы в месяц (норма выработки) у них разное, оно должно найти отражение в графике. Свыше нормы нагрузку нельзя допускать, так она потребует дополнительных финансовых вложений.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав – штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

Пример. Дежурный диспетчер энергосети организует круглосуточное дежурство на пульте. Учетный период его работы исчисляется за финансовый год. Общее время обслуживания рабочего места диспетчера составляет 8760 ч (365 календарных дней × 24 ч). Высчитываем численность, необходимую для обслуживания данного рабочего места, оно составляет примерно 4,8 человека. На практике работодатель может принять пять человек, а может четыре, распределив неполную ставку между работниками.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения – принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика – доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия.
График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

• Оплата труда. График работы – это основа для оплаты труда, его переносят в табель рабочего времени и обсчитывают заработную плату работника. Поэтому важно сделать график так, чтобы не было возможности допустить ошибочный расчет.
• Оплата переработки строится на оплате часов, отработанных сотрудником сверх нормы. Только правильные данные, занесенные в график, дадут точные цифры переработки.
• Оплата труда в ночное время. Ночным временем работы считается период с 22 часов до 6 часов. В графике ночные часы фиксируются и считаются в отдельной графе. Их оплата выше обычных часов, 35% от основного оклада, сверх заработной платы за отработанную норму. Работодатель, учитывая сложность ночного труда может установить и другие повышенные показатели оплаты.

Ушли в прошлое те времена, когда почти все работали с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов. Новые времена бросают новые вызовы, и экономике приходится подстраиваться под них. Одна из особенностей современного рынка труда – множество вариантов организации рабочего времени.

Что о графике работы говорит закон

Трудовые отношения в России регулируются Трудовым кодексом РФ, который определяет – как, когда и сколько должны работать люди, сколько им нужно отдыхать и как должна рассчитываться их зарплата.

Прежде всего стоит сказать о режиме рабочего времени. Работодатель должен организовать рабочее время, в том числе определив:

• продолжительность рабочей недели. Здесь работодатель вправе выбирать из нескольких вариантов: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными, шестидневная с одним выходным, неделя с выходными по скользящему графику, неполная рабочая неделя;
• если требуется – условия ненормированного рабочего дня для некоторых категорий;
• при сменной работе – продолжительность смены или неполного рабочего дня, количество смен, время их начала и завершения;
• время начала и завершения работы, а также количество и время перерывов в работе.

С учетом этих особенностей и формируется график работы. Более того, все они должны учитываться в трудовом или коллективном договоре.

Что касается непосредственно графика работы, Трудовой кодекс разрешает использовать разные варианты:

• обычная пяти- или шестидневная рабочая неделя, соответственно, с двумя или одним выходным днем;
• работа по сменам;
• работа по гибкому графику;
• работа без заранее установленного графика – рабочее время суммируется по факту.

При этом работодатель для некоторых работников может предусмотреть ненормированный рабочий день. Это означает, что таких работников можно эпизодически привлекать к работе в нерабочее время. Кроме того, Трудовой кодекс допускает и неполный рабочий день. Эти параметры рабочего графика нужно оговаривать с работником заранее.

В любом из вариантов нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. В отдельных случаях ТК разрешает работать и дольше, но только если в среднем за период (месяц, квартал или год) продолжительность рабочей недели не превысит 40 часов.

Отдельно ТК РФ оговаривает продолжительность еженедельного непрерывного отдыха – не меньше 42 часов.

Трудовой кодекс делает исключение из правил только для работников транспорта и связи. Например, рабочее время работников железной дороге было бы трудно организовать по «обычным» правилам, поэтому для них разработаны свои нормативы.

Какие графики работы применяются на практике

Пятидневка или шестидневка

Работа по графику «5 через 2» или «6 через 1» – одна из самых распространенных в российской практике. Воскресенье обязательно должно быть выходным днем, а второй выходной при пятидневной неделе оговаривается отдельно. Например, в торговле выходной часто приходится на понедельник.

Продолжительность рабочего дня при пятидневной рабочей неделе составляет 8 часов, а при шестидневной – четко не устанавливается, но на практике это обычно 5 дней по 7 часов, а в шестой день – 5 часов. Главное, чтобы в сумме длительность рабочей недели была не больше 40 часов.

При пятидневной или шестидневной рабочей неделе работники не обязаны выходить на работу в выходные. Но это иногда требуется работодателю. В этом случае работа в выходной возможна при соблюдении условий:

• согласие работника (оформляется в письменной форме);
• согласие профсоюза (в отдельных случаях);
• наличие распоряжения работодателя в письменной форме.

За работу сверх установленного графика предусматривается повышенный размер оплаты труда, или дополнительный день отдыха.

Если для работника в трудовом или коллективном договоре оговаривается ненормированный рабочий день, он должен будет выйти на работу по распоряжению работодателя и в выходной, причем его согласие не требуется.

Сменный график

Сменный график работы предполагает, что человек работает в разное время в разные дни. Работа по сменам вводится, если:

• требуется присутствие работника круглосуточно – охранная деятельность, медицина и т.д.;
• нужно более эффективно использовать имеющиеся производственные фонды – круглосуточные магазины, предприятия сферы услуг, круглосуточная работа на промышленных предприятиях.

Чаще всего работают по сменам по таким графикам:

• «2 через 2», «3 через 3», и т.д. Это обычно смены по 12 часов (в результате за неделю получается примерно 42 рабочих часа). Так работают в торговле, на транспорте, общепите и т.д.;
• «сутки через трое». Это означает, что человек работает одну 24-часовую смену, после чего отдыхает 3 дня. Так часто работают в медицине или охране.

Несмотря на то, что смены устанавливаются определенной продолжительности, работодатель все равно должен определить время на отдых и прием пищи (от 30 минут до 2 часов).

Рабочее время каждого сотрудника, работающего по сменному графику, должно учитываться индивидуально. Более того, нужно раздельно вести учет отработанного времени в дневное и ночное время (за работу в ночное время полагаются доплаты).

Нельзя устанавливать 2 смены подряд. Кроме того, при планировании смен стоит учитывать минимальный еженедельный непрерывный отдых в 42 часа.

Плавающий, скользящий, гибкий

Гибкий, скользящий или свободный график работы – это такой график, при котором время работы согласовывается между работником и работодателем в индивидуальном порядке.

Согласовываются время начала и завершения работы, а также общая продолжительность рабочего дня. Работник не сможет после этого самостоятельно поменять график, не договорившись с работодателем (хоть график и называется свободным).

Законодательство выделяет 2 части гибкого графика:

• фиксированное время – те часы, которые работник должен находиться на рабочем месте;
• переменное время – часы, в которые работник может присутствовать на рабочем месте по своему усмотрению.

Главное – чтобы работник отработал оговоренное количество рабочего времени. Оплата труда рассчитывается, исходя из фактически отработанного времени, или другими способами по согласованию.

Гибкий рабочий график можно установить только при согласии обеих сторон – и работодателя, и работника. Согласие работодателя не потребуется только в тех случаях, когда у работника есть ребенок до 14 лет или ребенок-инвалид.

Для некоторых профессий гибкий график – обязательное условие (в частности, для ликвидаторов аварий на сетях связи).

Вахтовый метод

Работа вахтовым методом – это такой способ организации труда, когда работник после работы не возвращается на место своего жительства из-за того, что место работы находится далеко от дома. Чаще всего вахтовый метод имеет сезонную основу.

Работают вахтовым методом преимущественно в сферах добычи полезных ископаемых, лесозаготовках, строительстве, на морском транспорте и т.д.

Продолжительность вахты (то есть периода, когда работник живет вне дома) не может быть больше 1 месяца, однако закон разрешает продлевать этот период до 3 месяцев по согласованию с профсоюзами.

При работе вахтовым методом условия труда отличаются от обычных. Работают на вахте обычно по сменному графику, продолжительность одной смены не может быть дольше 12 часов.

Работники получают за такую работу оговоренную плату за отработанные часы, плюс специальную надбавку за вахтовый метод. Эта надбавка выплачивается за все дни нахождения на вахте, а также за дни, потраченные на проезд туда и обратно.

Если место работы по вахте находится в районах Крайнего Севера или приравненных к ним районах, то дополнительно работник получает надбавки за условия труда. Еще он имеет право на дополнительные дни к отпуску.

Удаленная работа

Удаленная работа – мечта многих, потому что можно не тратить время и деньги, чтобы добираться до рабочего места. Доступно это не всем, перенести на «удаленку» можно только некоторые виды деятельности (вроде работы программистов).

Формально прием на работу работника для удаленной занятости не отличается от приема на работу в офис. Работник должен предоставить такие же документы, с ним заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу и заполняется личная карточка.

Основное отличие состоит в том, что работник при удаленной работе находится вне места расположения работодателя, либо вне стационарных рабочих мест и использует для работы Интернет.

График работы удаленного сотрудника обсуждается с ним индивидуально, но он должен соответствовать Трудовому кодексу. Как правило, работодатели согласовывают с работниками режим труда, когда работник должен присутствовать на рабочем месте (по месту своего нахождения) в определенные часы и в определенные дни.

Так как с точки зрения закона удаленная работа ничем не отличается от «обычной» работы в офисе, за работника перечисляются страховые взносы и НДФЛ, а он имеет право на такой же социальный пакет, что и остальные (отпуск, больничные, и т.д.).

Фрилансеры

Фрилансерами принято называть тех, кто не имеет постоянного места работы и обеспечивает себя работой самостоятельно. Чаще всего через фриланс работают специалисты IT-сектора, но фрилансерами можно назвать, например, строителей, которые самостоятельно ищут себе заказы.

Большая часть тех, кто называет себя фрилансерами, работает без официального оформления. Они не зарабатывают страховой стаж (потом будет труднее выйти на пенсию), не имеют оплаченных отпусков или больничных.

Если же рассматривать «официальных» фрилансеров, то в России им приходится регистрироваться как индивидуальные предприниматели (ИП). Сейчас в 4 регионах уже можно зарегистрироваться как самозанятый, это будет выгоднее.

В случае работы через регистрацию ИП никакие нормативные акты не оговаривают ни продолжительность рабочей недели, ни длительность рабочего времени в день. На практике большая часть фрилансеров работает столько времени, сколько пожелает (или в зависимости от наличия заказов и времени) – то есть, гораздо больше 40 часов в неделю.

Для того, чтобы оказывать услуги как фрилансер, через ИП или просто как физическое лицо, лучше всего заключать с заказчиком договор подряда или оказания услуг. Этот документ оговаривает содержание работы и сроки ее выполнения.

Лучше всего не «бегать» от закона, а работать с официальным оформлением. При работе как ИП достаточно будет заплатить 6% от доходов и страховые взносы (около 36 тысяч рублей за год).

Какой график работы лучше?

Сложно ответить на вопрос, какой график работы самый лучший. Обычно в каждой профессии складываются свои, особые условия, которые и определяют более предпочтительный график работы.

Однако попробуем выделить плюсы и минусы каждого из вариантов:

Как видно, идеального графика работы не существует. В каждой профессии и для каждого человека есть наиболее подходящие варианты организации рабочего времени.

Стоит только помнить, что государство защищает права всех работников (за исключением фрилансеров), гарантируя им 40-часовую рабочую неделю, 42 часа непрерывного отдыха в неделю, ежегодные отпуска и оплату больничных.

Поэтому единственная рекомендация для всех – не гнаться за мнимой выгодой и не соглашаться на неофициальное трудоустройство с зарплатой в конверте. В конечном итоге «неофициальный» работник потеряет гораздо больше, чем выгадает.

Для тех же, кто избрал путь фриланса, рекомендация та же – официально зарегистрироваться как ИП (или как самозанятый при возможности), и заключать договоры со всеми заказчиками.