Как составить организующую схему

         Материал будет особенно полезен предпринимателям, владельцам бизнеса.  Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи.    + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!

          Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?». 

Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с  аналогичными проблемами:

• неразбериха, а иногда даже хаос в управлении,
• функции между сотрудниками распределены стихийно — все вроде заняты до предела, но общий результат далек от идеала,
• владелец перегружен — приходится постоянно «разруливать» сложные ситуации, доделывать работу за подчиненных,  не хватает времени на семью.
• рост компании останавливается из-за отсутствия эффективной системы управления,  прибыль не растет.

          Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник. 

      Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.

       Упрощенный вид организующей схемы:

     Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения.  По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.  

           Ведь в любой компании основные функции схожи – кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек  — расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны. 

Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?

     №7. Административное отделение.

Управляет деятельностью компании,  определяет  цели,  политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.

ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.

     №1. Отделение построения.

Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.

ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.

     №2. Отделение распространения.

Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.

ЦКП: Доход компании больше, чем расход.

     №3. Финансовое отделение.

Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.

ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.

     №4. Техническое отделение.

Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.

ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.

     №5.  Отделение квалификации.

Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.

ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.

     №6. Отделение по работе с общественностью.

Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару (PR).

ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.

         Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек.  Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.

     Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.

          Как же составить организующую схему для своей компании? 

       Обычно работа с оргсхемой строиться так. 

     Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.

      И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций. 

         Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец.  Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».

       В итоге, после обсуждения появляется  ОНА  – Организующая схема компании.  Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.

      В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных  компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.

        Мы часто слышим такой вопрос: «Я расписал функции по имеющимся людям, но некоторые функции остались не распределенными!  Мне что, принимать людей? Но я не понимаю — смогу я им платить?  Мы пока не можем себе этого позволить!» 

        Я всегда советую сначала проанализировать загрузку имеющихся сотрудников чтобы найти узкое место в предоставлении продукта клиенту. Например, Вы можете выявить, что на менеджере по продажам кроме самих продаж висят еще и другие обязанности, которые можно передать другому сотруднику.  То-есть нужно оптимально распределить нагрузку уже сейчас чтобы как можно скорее увеличить доход и снять с Вас часть рутинной работы.

          А дальше нужно считать экономику и целесообразность приема новых сотрудников. Следите за тем, чтобы прибыль на одного сотрудника не падала после увеличения штата, а наоборот росла. 

     Поэтому, для удобства я рекомендую после оргсхемы начертить свою организационную структуру. На ней изобразить реальные подразделения: отделы и цеха. Линиями указать порядок подчинения. 

       Организационная структура компании.

    На структуре управления мы обычно выделяем 3 уровня  — стратегический, тактический и операционный. 

  На стратегическом уровне находится офис владельца. На тактическом уровне — руководители подразделений. На операционном уровне — рядовые сотрудники-исполнители.  Для владельца очень важно собрать возле себя команду управленцев. Они будут воплощать его стратегию в жизнь, работать на тактическом уровне.

           Итак, благодаря оргсхеме мы распределили все функции в компании на сотрудников и определили ЦКП. Это очень важно!  Имея теперь еще и структуру управления компанией можно написать должностные инструкции.

       Совместное использование всех этих 3 инструментов (оргсхема, ЦКП, должностные инструкции) позволяет действительно навести порядок в управлении и добиться от сотрудников выполнения ценных конечных продуктов. Владелец снижает свою нагрузку и может заниматься именно развитием бизнеса,  а не тушением пожаров.

            Как и обещала, даю ссылку: 

Видео — Как оргсхема помогает навести порядок в управлении.

    Чем отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний?

   Основное отличие — это компоновка отделов внутри 4 Технического отделения. 

   В торговой компании к техническому отделению относятся Закуп, Логистика и Склад! Причем логистика может быть как входящая (привозим товар на склад), так и исходящая — доставляем товар заказчику.

  В производственной компании в 4 отделении указываются отделы Планирования, Подготовки и само Производство.  В реальности функции отдела планирования в небольшой компании может выполнять 1 человек —  инженер по планирования. В средних и более крупных производственных компаниях есть целый отдел, который занимается составлением плана производства.

  К отделу подготовки можно отнести конструкторов, технологов, службу главного механика, снабжение. То есть все службы, которые должны технически обеспечить производство всем необходимым — чертежами, материалами, инструментом, исправным оборудованием, светом и теплом.  

Как успешно ВНЕДРИТЬ оргсхему в компанию.

     Чтобы оргсхема действительно помогла навести порядок в бизнесе ее нужно не только разработать, но и внедрить в компанию, в людей.  Это, кстати, одна из основных ошибок владельцев бизнеса — разработать оргсхему «для себя». Если хотите, чтобы оргсхема действительно работала:

• сотрудники знали кто чем должен заниматься,
• все знали кто за что отвечает,
• сотрудников решали большинство вопросов между собой и не дергали владельца по мелочам,
• команда работала слаженно и эффективно,

       То нужно правильно внедрить оргсхему в сотрудников, обучить их. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргсхема и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить Вашим руководителям, рассказать какое место на оргсхеме занимает их подразделение и за что отвечает. 

    Нашим заказчикам мы помогаем подготовить и провести такое собрание. Вместе составляем сценарий встречи, при необходимости помогаем отрепетировать выступление. Правильно расставить акценты исходя из текущей ситуации. Заинтересовать сотрудников, а не напугать. Если сотрудники воспримут оргсхему как что то-то нудное и не понятное, то она вряд ли будет работать.  Очень важно добиться, чтобы каждый сотрудник понимал и свои функции и функции коллег. 

     Проблемы при разработке и внедрении оргсхемы.

    В своей практике я часто вижу, как владельцы бизнеса пытаются сами разработать организующую схему. Проблемы и ошибки, которые возникают при этом часто одни и те же. Поэтому я хочу поделиться с Вами. Надеюсь так Вам удастся избежать ошибок и быстрее навести порядок в управлении:

• Нехватка времени. Оргсхема это довольно большой документ и требует кропотливой и внимательной работы в течение нескольких дней, а иногда и недель. 
• Низкая квалификация руководителей которые помогают владельцу в работе над оргсхемой.
• «Теорию знаю, а сделать для своей компании — не получается».
• Внедрение в себя. Оргсхема разработана, но сотрудники толком ее не понимают и она не работает, просто она есть. В лучшем случае весит на стене. 

     Если Вы хотите самостоятельно разработать оргсхему для своей компании, то можете воспользоваться нашим конструктором в excel. Подробнее о конструкторе рассказывается на этой странице.

    Если Вам нужна персональная консультация по разработке оргсхемы, то можете обратиться к нам за помощью – просто нажмите на ссылку и оставьте заявку или напишите свой вопрос на электронную почту office@dc-24.ru . Наш сотрудник обязательно Вам ответит. 

    Скачивайте шаблон оргсхемы в формате pdf. Распечатайте его на формате А-1. Попробуйте заполнить вместе с командой. Действуйте!

     Про 3 практических способа — как разработать оргсхему читайте здесь.

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Давайте сначала посмотрим, что такое схема. Для этого представим кофемашину. Ее упрощенная схема – бачок, куда мы наливаем воду, и емкость, куда мы засыпаем зерна. Дальше зерна необходимо перемолоть в кофемолке, а воду – нагреть. Компоненты смешиваются, результат капает в чашку, и мы получаем кофе.

Можно сказать, вот это упрощенная схема. Естественно, ее можно расширить, более детально описать функции каждого из блоков. Что в данном случае принципиально – общая структура, последовательность, а главное – взаимосвязь каждой из этих частей, которая приводит к определенному результату.

Как возникает клубок бизнес-процессов

Давайте теперь посмотрим, как чаще всего создается оргсхема обычной компании. Если вы уже пытались это делать, у вас наверняка получалось подобное: вот генеральный директор – главный человек, у него есть подчиненные: главный бухгалтер, коммерческий директор, начальник отдела продаж, коммерческий директор, юрист.

У каждого из них несколько подчиненных. У коммерческого директора в подчинении есть начальник отдела продаж, еще, может быть, маркетолог, у начальника отдела продаж – целая команда продавцов.

---

Обычно такую схему рисует руководитель, когда у него каша в голове. Он думает: «Мне как-то это нужно все организовать, выстроить». Такая запутанная схема выходит у большинства владельцев, когда они пробуют описать существующие процессы своей компании.

В этой схеме, кажется, есть понятное подчинение. При этом главный бухгалтер периодически наезжает на менеджеров за первичную документацию: «Вы неправильно оформили договор» или: «Вы неправильно подписали акт». Директор по производству тоже говорит менеджерам по продажам, что они должны делать. А менеджеры периодически выясняют отношения с кладовщиками или с ответственными за производство.

Подчиненные главного бухгалтера время от времени получают команды от генерального директора. Любой сотрудник, если у него возникает вопрос, может обратиться к генеральному директору.

А еще в большинстве компаний, где организация хромает, есть пост офис-менеджера, который делает все, что не входит в обязанности остальных сотрудников. На него генеральный директор сваливает оставшиеся функции. В итоге в компании не определено, какой продукт производит каждый из сотрудников, не выстроен бизнес-процесс производства, только беспорядочные линии коммуникаций. Из-за того, что в компании не определен продукт и нет понятия конвейера производства, сотрудники часто путают вертикальные линии, которые называются командными, с коммуникационными. В итоге мы получаем хаос.

---

Когда я только начинал заниматься организацией процессов, я рисовал подобную схему. У меня был главный бухгалтер, очень занятой человек. Она держала большую область, которая была для меня как «черный ящик» с множеством задач: первичка, отчетность, налоги, заработная плата.

В какой-то момент она сказала: «Работы у меня становится больше, мне срочно нужен еще один подчиненный». При этом менеджеры по продажам и программисты иногда чувствовали, что их начальник – главный бухгалтер, а не коммерческий директор. Они знали, что ей нужно быстро отвечать и правильно заполнять документы.

Зарплата главного бухгалтера становилась все больше. В какой-то момент, когда у всей организации стало слишком много проблем с этой женщиной, мы с ней попрощались. А когда начали выяснять, из чего состоит этот «черный ящик» бухгалтерии, то выяснили, что есть простые функции, часть которых может делать помощник бухгалтера, и для этого не нужно быть «семи пядей во лбу», а часть остальных функций передали аудиторской компании. При этом за взаимодействие с этой компанией отвечал тот же помощник.

В итоге расходы на ведение бухгалтерии сократили в два раза, и проблем в компании стало намного меньше. Это случилось, потому что мы расписали, из чего состоит деятельность поста, определили его продукт, определили зоны ответственности и вписали их в общий процесс.

Это небольшая ситуация, которая часто возникает в большинстве подразделений, когда в компании нет работающей организующей схемы. С помощью такой запутанной картины обязанностей и постов невозможно навести порядок.

Когда непонятны функции и продукты сотрудников, нет их описания, эти сотрудники становятся «черными ящиками»

Организационная и организующая схема – в чем разница

Здесь я хочу провести жирную черту между двумя понятиями – организационная схема и организующая схема. На первый взгляд может показаться, что это одно и то же. На самом же деле организационная схема – это изображение запутанной ситуации. Это схема, по сути, описывающая бардак, который существует в компании. Некоторая польза, наверное, от нее будет – по крайней мере, мы осознаем, где беспорядок и непонимание.

Организующая схема, наоборот, показывает, как должен быть организован процесс, чтобы работа была выполнена. Она показывает логичную последовательность выполнения работы для того, чтобы в итоге клиент получил ценный конечный продукт.

Организующая схема – это схема, которая должна показать, как должен быть организован производственный процесс в компании. То есть эта схема должна организовывать работу. Из Hubbard Management System.

---

Когда владелец накладывает организующую схему на свою компанию, он переставляет сотрудников, выравнивает линии, прописывает процессы и тогда понимает, что мешает компании. А от организационной схемы, беспорядочной структуры компании, только возникает вопрос: «Ну вот, у нас вот так, что с этим делать?»

Какой должна быть организующая схема, чтобы она искоренила хаос

Компания – это конвейер. Через него проходит клиент – потенциальный потребитель, у которого существует какойто запрос или какая-то проблема. На выходе «конвейера» мы получаем того же потребителя, но с удовлетворенным спросом или решенной проблемой, с которой он к нам пришел.

На выходе клиент получает ценный конечный продукт, который производит организация. В самой организации должны быть сотрудники, которые производят продукт. Кто-то из сотрудников должен выполнять функцию распространения информации о том, чем мы занимаемся, и искать потенциальных клиентов.

---

У нас должны быть функции, связанные с обеспечением финансами, оборудованием, помещениями. Кто-то занимается производством. Обязательно должны быть контроль качества и персонал, который осуществляет обмен между компанией и клиентами. Такие сотрудники, когда компания получает деньги, добиваются того, чтобы ценный конечный продукт был получен клиентом.

Процесс, который я описал, – общий, он есть в любой компании. Обратите внимание: у нас должны быть сотрудники, реклама, управление финансами, закупка оборудования и материалов. Мы должны что-то производить, проверять качество, находить клиентов, договариваться и сбывать им товар. Организующая схема – это шаблон, который подходит абсолютно к любой деятельности.

Когда мы берем готовый последовательный шаблон, проверенный жизнью, основанный на естественных законах, и накладываем его на организацию, то видим, чего в компании не хватает.

Например, до этого у нас была структура в виде нескольких прямоугольников с пятью руководителями. Мы пытаемся наложить ее на организующую схему и видим, что один руководитель несет и функцию продаж, и функцию маркетинга, и функцию производства, и в бухгалтерии чуть-чуть подрабатывает. Но, если мыслить логически, это некорректно. Нужно часть его функций забрать и перераспределить на других сотрудников.

Также, когда мы накладываем организующую схему, мы начинаем видеть: у нас за качество никто не отвечает. Периодически появляется клиент, у которого остаются вопросы при получении нашего продукта – возможно, он не до конца ценный.

---

Благодаря инструменту «Организующая схема» мы устраняем узкие места и непонимание в компании. В итоге получаем организованную деятельность.

Вы ужинаете в кругу семьи, и вдруг ваша бабушка достаёт альбом с генеалогическим древом. Она отворачивает лист, её палец скользит по именам и останавливается на одном из них. «Смотри! Вот он — рядом с твоим двоюродным братом!» — говорит она, указывая на фамилию вашего троюродного брата, тёзки знаменитого поэта.

Как и семейное древо, организационная структура помогает наглядно представить рабочие связи между вами и сотрудниками. Организационная структура, которую ещё называют органиграммой, — это схема, которая описывает структуру вашего коллектива и показывает отношения подотчётности между ролями в группе.

В данном руководстве мы объясним, как создать организационную структуру, расскажем о разных типах организационных структур и предоставим бесплатные шаблоны, которые помогут вам создавать и настраивать собственные схемы.

Как создать схему организационной структуры

Организационная структура — это один из способов наглядного представления структуры компании. Для создания органиграммы нужно собрать информацию о коллегах и определиться со способом построения.

Если рассматривать отношения подотчётности в организации, то схему можно строить сверху вниз.

1. Определите область применения

Организационную структуру можно воспринимать как любой очередной проект, над которым идёт работа. Определение области применения органиграммы поможет вам чётко отобразить структуру группы и будет в целом определять предназначение составляемой схемы организационной структуры.

Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Будет ли ваша организационная структура выступать в качестве ресурса, из которого сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании?

• Будете ли вы предоставлять организационную структуру внешним заинтересованным лицам или партнёрам?

• Потребуются ли несколько схем для разных уровней компании?

Ранняя постановка этих вопросов поможет собрать нужную информацию и составить схему.

2. Соберите информацию

Сбор информации — это самый важный этап создания организационной структуры, потому что без достоверных сведений процесс закончится, даже не начавшись. Собрать данные можно, опросив отдельных сотрудников по электронной почте или обратившись в отдел кадров.

Для организационной структуре требуется актуальная информация о сотрудниках компании, включая названия их текущих должностей, а также кто чьим начальником или подчинённым является. Кроме того, рассмотрите вопрос о сборе фотографий сотрудников для дополнительной персонализации.

3. Определитесь со способом создания схемы

Решение о том, как строить организационную структуру, очень важно, потому что эту задачу могут облегчить различные инструменты. Рисовать эту схему вручную долго, а результатом будет трудно поделиться, поэтому примите во внимание возможность использования специального инструмента.

Редактируемый файл PDF позволит вам сэкономить массу времени, потому что в шаблоне уже будут присутствовать стандартные элементы. Завершив работу, можно будет поделиться этим файлом с остальными сотрудниками компании.

4. Запланируйте обновления

Создав организационную структуру, запланируйте регулярные обновления этого документа с помощью календаря группы, ведь вполне вероятно, что структура компании и состав группы будут часто меняться.

Люди переходят с одних должностей на другие, да и подотчётность также может меняться. При наличии цифровой схемы организационной структуры вы сможете легко обновлять её и заново распространять среди сотрудников.

Шаблоны организационной структуры

Создание организационной структуры можно упростить с помощью шаблона. Схемы большинства компаний схожи, будь то матричная или функциональная вертикальная структура.

Приведённые ниже шаблоны организационных структур можно использовать в качестве отправной точки. Загрузите один из них, который лучше всего соответствует структуре вашей организации, а затем заполните поля с учётом особенностей вашего коллектива.

Загрузить шаблон для компанииЗагрузить шаблон для группы

Типы организационных структур

Существует четыре типа наиболее распространённых типов организационных структур, каждый из которых может соответствовать особенностям работы вашей компании. Организационная структура — это визуальное представление внутреннего устройства компании, поэтому тип используемой вами схемы должен отражать подотчётность в организации, а также процедуры принятия решений.

1. Функциональная вертикальная

Функциональная вертикальная структура является одной из наиболее распространённых. Компания функционирует как иерархия: наверху находится один лидер, который обычно занимает должность президента или генерального директора.

От него полномочия передаются руководителям более низкого звена, таким как вице-президенты компании. Далее иерархия разделяется на подразделения и отдельные группы.

2. Матричная организационная структура

Матричная организация — это более сложная структура по сравнению с описанной выше. Если ваша компания использует матричную схему подчинённости, участники групп подотчётны разным менеджерам.

У сотрудников, скорее всего, будет основной руководитель, возглавляющий их подразделение, но при этом они также могут быть подотчётны менеджеру проектов. Над такими менеджерами второго уровня могут стоять руководители подразделений, поэтому матричная структура является прямоугольной, а не древовидной.

3. Дивизиональная структура

Дивизиональная организационная структура — это более развитая версия традиционной иерархии. Дивизиональные структуры подходят компаниям, подразделения которых работают независимо друг от друга.

Например, компании с отдельными производственными линиями могут работать по дивизиональной структуре, потому что у каждой такой линии будут свои отделы ИТ, маркетинга и продаж.

4. Горизонтальная организационная структура

Горизонтальная структура уникальна тем, что в ней очень мало или практически нет уровней управления. Такой тип организационной структуры может применяться в малом бизнесе или в современных компаниях, стремящихся уйти от более традиционных иерархических структур.

Данный тип организационной структуры поощряет самоуправление групп и самостоятельное принятие решений внутри них.

Читать 6 советов о построении крепкой организационной культуры от руководителей Asana

Как пользоваться организационной структурой

Использование организационной структуры может принести пользу вашей компании, поскольку даёт наглядное представление о различных подразделениях и должностных обязанностях сотрудников. Эта схема помогает участникам каждой группы понять, как им взаимодействовать друг с другом, уверенно чувствовать себя на своих ролях и выполнять обязанности.

Визуализация подотчётности

Руководители могут использовать организационную структуру, чтобы показывать должностные обязанности и отношения подчинённости новым сотрудникам. При прохождении адаптации такая схема поможет им познакомиться с коллегами и их работой. С её помощью новые сотрудники также смогут запомнить, кто есть кто в компании.

Управляйте ростом и изменениями

Кроме того, организационные структуры помогают руководителям оставаться организованными и управлять ростом компании, а также происходящими в ней изменениями. Например, если начальник отдела замечает, что одна группа стала больше остальных, он может перейти к найму новых сотрудников для создания равновесия.

Знайте, кто где находится

Организационная структура чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании. Если к группе присоединяется новый сотрудник, одного взгляда на организационную структуру будет достаточно, чтобы понять, что у него в коллективе пять коллег, двое помощников уровнем ниже и менеджер проектов, которому он подотчётен. При этом также будет понятно, что менеджер проектов подчиняется начальнику подразделения.

Улучшение обмена информацией

Наличие проработанной организационной структуры в компании позволяет улучшить обмен информацией, потому что она ясно показывает, кто чьим подчинённым является. Без такой организационной структуры сотрудники не будут знать, к кому обращаться с вопросами. Организационная структура чётко даёт понять, кто чем управляет, поэтому участники групп получают возможность задавать вопросы и эффективно взаимодействовать с коллегами.

Создание визуального каталога

Организационная структура — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Она может обновляться, когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию. Поддержание такого каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании узнавать о том, кто в ней работает, и какие должности сейчас занимают эти люди.

Читать о структуре разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?

Ограничения использования организационной структуры

Организационная структура может улучшить обмен информацией между группами, однако с её применением связаны некоторые ограничения. Их понимание поможет вам находить решения возможных проблем ещё до их возникновения.

Может быстро устаревать

Организационная структура может быстро устареть, так как компании постоянно преобразуются, а роли в группах меняются. Сотрудники должны следить за тем, чтобы организационная структура регулярно обновлялась и пополнялась новыми должностями и именами.

Решение. Назначьте одному из сотрудников задачу регулярного обновления и опубликуйте организационную структуру так, чтобы этот ценный ресурс всегда был в актуальном состоянии.

Показывает только формальные отношения

Организационная структура — это поверхностный документ, который не предлагает полноценного объяснения существующих отношений подчинённости. Он полезен для наглядного представления основной структуры компании, но отображает лишь формальные отношения. Многие компании успешно используют неформальные модели подчинённости, которые не находят своего отражения в традиционных схемах.

Решение. Используйте такую схему в качестве отправной точки, однако учитывайте, что в компании могут существовать другие рабочие отношения, которые не учитываются в организационной структуре.

Не отображает стиль управления

В организационной структуре приводятся менеджеры и подотчётные им участники групп, однако в ней нет информации о том, что собой представляет каждый из менеджеров. Например, на схеме может быть указано, что у одного менеджера два подчинённых сотрудника, а у другого — пять. Можно сделать предположение о том, что менеджер с большим числом сотрудников является более сильным лидером, однако организационная структура при этом не расскажет, что у менеджера с меньшим числом подчинённых более практичный стиль управления.

Решение. Используйте организационную структуру для получения первичной информации, однако имейте в виду, что общение лицом к лицу — это лучший способ понять отношения подотчётности внутри групп.

Оптимизация устройства своей компании с помощью организационной структуры

При всех своих ограничениях организационные структуры предлагают полезный способ понять устройство компании. Они также могут улучшить обмен информацией с вышестоящим руководством за счёт прояснения ролей и обязанностей. Для построения организационной структуры своей компании используйте наши бесплатные редактируемые файлы PDF и адаптируйте их по своему усмотрению.

Нужна помощь в оптимизации совместной работы? Узнайте о том, как Asana помогает группам эффективно взаимодействовать.

Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana

Проблемы, с которыми сталкиваются владельцы среднего и крупного бизнеса, по сути можно описать в нескольких словах:

• неразбериха в управлении;
• преимущественно ручной способ принятия решений;
• неясное распределение функций между существующими сотрудниками;
• высокая загруженность персонала, включая высших руководителей;
• отсутствие роста и расширения области деятельности компании.

Например, довольно частый случай, когда сотрудник активно участвует в продажах, параллельно занимается созданием презентации своего продукта, продвигает его в меру способностей на онлайн платформах и готовит пробные запуски продукта у заинтересовавшихся покупателей.

Или, скажем, в компании трудится сильный и волевой начальник производства. Он не только построил из своего подразделения слаженно работающий механизм, но «подчинил» себе и менеджеров отдела продаж, и бухгалтеров. Так один начальник активно расставляет приоритеты в работе смежных подразделений и диктует им обязанности, руководствуясь интересами только своего.

Так происходит, когда в компании нет четкой структуры и прозрачного описания функций каждого сотрудника. И самая главная угроза для бизнеса здесь даже не во внутренних конфликтах, а в том, что потребители конечного продукта могут получать его либо в несоответствующем качестве, либо не получать вовсе.

Организующая схема компании существует, чтобы упорядочить процесс производства ценного конечного продукта (ЦКП), выстроить четкую иерархию постов, настроить связь между сотрудниками и дать каждому понимание его роли в общем процессе.

Разница между организующей и организационной схемой

Организующую схему нельзя путать с организационной. Последняя появляется как раз при первой попытке упорядочить структуру компании. Хоть система подчиненности в организационной схеме выстроена довольно четко, на проверку оказывается, что функции сотрудников сильно запутаны, они выполняют несовместимые обязанности, а еще в компании существуют несколько подразделений, которые владелец вполне может назвать «слепыми зонами», так как абсолютно не понимает, что в них происходит.

Организующая схема компании вносит стройность и порядок. Она описывает процесс производства продукта в логичном следовании его потоку. В оргсхему органично вписываются продукты сотрудников, выстраивается взаимосвязь между подразделениями, налаживаются командные и коммуникационные линии.

Из чего состоит организующая схема компании

Классическая организующая схема компании состоит из 7 Отделений. Каждое из них дробится на 3 отдела, которые, в свою очередь делятся на секции. У всех подразделений есть ценный конечный продукт и своя функция в общем потоке создания главного ЦКП.

Оргсхема универсальна для компании любого размера и возраста, ведь, по сути, в каждой организации должны быть люди, отвечающие за продажи, производство, финансы, контроль качества и найм персонала. То есть, каким бы уникальным не мыслил бизнес его владелец, основные функции, которые помогают ему существовать, неизменны.

Основные компоненты организующей схемы компании

7. Административное отделение

Отвечает за все административные вопросы, за производство продукта, который будет востребован потребителем, и за его эффективное продвижение. Именно здесь создаются необходимые для управления бизнесом документы, обеспечивается легальная и безопасная форма деятельности компании.

1. Отделение построения

В подразделении описывается, какие функции необходимы для получения ЦКП, затем под эти функции подбираются идеальные исполнители, от которых в дальнейшем требуется производство продукта соответствующего качества и количества.

2. Отделение продаж

Главная задача данного отделения — обеспечить компанию высоким доходом, достаточным для обеспечения ее платежеспособности и расширения.

3. Финансовое отделение

Занимается функциями, которые мы привыкли называть финансами и бухгалтерией. Если данное подразделение работает хорошо, активы компании всегда защищены и растут.

4. Техническое отделение

Именно здесь происходит физическое производство продукта компании. Поэтому для бесперебойной работы отделения необходимо, чтобы в нем были также отлажены планирование работы и снабжение производства необходимыми материалами.

5. Квалификационное отделение

Отвечает за качество продукта компании и квалификацию ее сотрудников, которая должна расти вместе с бизнесом.

6. Отделение распространения

Работает над созданием привлекательного имиджа компании, занимается расширением области деятельности, привлекает к сотрудничеству поставщиков и клиентов.

Таким образом замыкается цикл производства ценного конечного продукта бизнеса, разложенный последовательно по отделениям. Поэтому если в компании выполняются все функции и результаты каждого отделения улучшаются, она растет. И наоборот, отсутствие результатов в каком-либо отделении снизит общие результаты работы.

Правила заполнения оргсхемы и причины ее изменения

Даже если в компании несколько человек, для ее развития важно выполнение всех этих функций, в противном случае неизбежны «дыры» в производстве продукта. Поэтому грамотнее всего заполнять организующую схему компании сверху вниз. Например, если отдел только создается, возможна вероятность, что его начальник будет занимать посты ответственного за секции в данном подразделении. Со временем, добившись роста производства ЦКП, можно будет подбирать в отдел людей для передачи им функций.

Важно понимать: правильно составленная и внедренная оргсхема всегда будет неизменна, это 7 отделений и 21 отдел. Но внутри отделов с ростом бизнеса структура вполне может меняться: оргсхема будет становиться более подробной и выделять функции, которые нужно реализовывать для получения ЦКП отдела.

У каждого участка должен быть свой продукт, чтобы ответственный за него сотрудник ясно понимал свою функцию и место в общем потоке. В этом случае внедренная оргсхема станет верной опорой владельца и средством избавиться от хаоса.

Разработанный «Октобит24» модуль «Оргсхема» предназначен для того, чтобы привести организационную структуру компании к организующей, структурировать поток производства и наладить коммуникационные и командные линии между всеми сотрудниками и подразделениями.

Важно!
Рекомендуем вам приобрести модуль «Законченная работа сотрудника (ЗРС)» – автоматический бизнес-процесс согласования и принятия решения по нестандартным рабочим ситуациям.

Я часто слышу сравнение надежного бизнеса со швейцарскими часами. Они прочные, стабильные, являются атрибутом статуса. Но главное часто кроется в мелочах, которые мы не замечаем. Часы надежные из-за механизма функционирования, из-за системы, которая определяет движение каждой стрелки. Как и швейцарские часы, бизнес не должен требовать вашего постоянного внимания. Каждый предприниматель мечтает о том, чтобы лишь изредка поглядывать на свой бизнес и проверять, все ли идет по плану. Если компания не требует постоянного внимания владельца, то ценность и стоимость такого актива возрастают в разы.

Здесь мы расскажем о главном инструменте менеджмента, который лежит в основе удаленной и автоматизированной системы управления компанией. Это оргсхема.

Что такое «организующая схема»?

Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, показывающая должности, обязанности, последовательность действий и полномочий в организации. Она регламентирует организационную структуру компании. Преимущество оргсхемы в ее материальности. Это в первую очередь бизнес-документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс. Оргсхема содержит в себе функционал подразделений компании в виде списка должностей в каждом подразделении с их ключевыми обязанностями.

«Продукты» каждого отдела четко сформулированы и обозначены на оргсхеме. Из них складывается продукт всей компании. Продукт – это результат деятельности, поэтому продуктом может быть и предоставленная услуга. Это касается абсолютно всех компаний. Продукт, производимый торговой компанией, – это, по сути, логистика. Продукт юридических консультаций – оказанная услуга, полезные рекомендации. Продукт есть у любой деятельности, именно за продукт клиент нам платит деньги. Его мало интересует процесс, его интересует результат.

«Организующая» – потому что описывает все функции, которые должны выполняться в компании для успешной деятельности. Благодаря организующей схеме становится понятно, кто за какие функции отвечает и кто кому подчиняется. Не имеет значения, каков размер компании, руководству необходимо понимать, какие именно функции должны выполняться, чтобы бизнес‐процесс давал ожидаемый результат. Организованность возможна только тогда, когда каждый сотрудник понимает свои функции и знает функции других, чтобы можно было с ними взаимодействовать.

Автором этого инструмента управления – оргсхемы – является американский писатель и философ Л. Рон Хаббард, который был ещё и выдающимся менеджером. Он разработал систему управления организацией – Hubbard Management System. На наш взгляд, это оптимальная система для малого и среднего бизнеса. Компания «Высоцкий Консалтинг» помогает владельцам бизнеса выводить свои компании на новый уровень развития и эффективности при помощи этой системы. Как мы это делаем, я подробно описал в своей книге «Моя компания работает без меня».

Организационная структура на оргсхеме

Структура компании – это форма, согласно которой осуществляется деятельность. Если представить функционал в виде потока воды, именно организационная структура определяет, куда этот поток будет двигаться, то есть выступает в виде русла. Без такого инструмента деятельность компании беспорядочна и плохо контролируема.

Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо! Но этого недостаточно. Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого. Это как раз и есть оргсхема. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели.

Читайте также: Система управления бизнес-процессами

Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Сначала определяется идея, цель, продукт, стратегия. Затем нанимаются люди, которые могут выполнять функции. Затем идет составление и запуск рекламных, маркетинговых кампаний, цель которых – привлечь клиента. После этого клиент покупает продукт, это оформляется и проводится через отделение финансов. Продукт предоставляется, проверяется качество и удовлетворенность клиента. И затем успешное предоставление продукта делается известным с помощью партнерских программ и мероприятий для потенциальных клиентов. Новые клиенты направляются в коммерческий отдел.

Глобально, для того чтобы достичь необходимого результата, необходимо выполнять семь основных функций. Этим функциям соответствуют семь отделений в компании. Функции такие:

1. Административная функция

Административная – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании. Исходя из продукта, формируется основной бизнес-процесс. Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании. После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела. Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники.

2. Функция построения и персонала

Построения и персонала – организация рабочего процесса и обеспечение компании квалифицированным персоналом. Это отделение отвечает за кадры, их учет, найм, адаптацию, введение в должность, контролирует соблюдение корпоративных правил и стандартов, обеспечивает работу внутренней коммуникационной системы компании. Продукт отделения заключается в работающих бизнес-процессах компании, в продуктивно работающих и выполняющих свои обязанности сотрудниках.

3. Функция распространения

Распространение – реклама, маркетинг, продажи. Для того чтобы клиент приобрел продукт, необходимо продвижение, донесение до покупателя ценности продукта и продажа. Этим занимается отделение распространения.

4. Финансовая функция

Финансовая – принятие денег, оформление, распределение. Все финансовые потоки контролируются в этом отделении. Его основные задачи – увеличение материально-денежных активов компании и порядок в финансах.

5. Производство

Производственное (техническое) отделение отвечает за сам продукт. У рекламного агентства это созданная и запущенная реклама для клиентов. В компании «Высоцкий Консалтинг» это предоставленный консалтинг, работа отделения начинается в момент предоставления консалтингового проекта «Школа Владельцев Бизнеса» и заканчивается, когда в компании владельца инструменты управления внедрены.

6. Качество и квалификация

Проверка и коррекция качества продукта, а также обучение персонала компании. Самое сложное и загадочное отделение, и наименее популярное в России. Для того чтобы ваши клиенты возвращались, именно это отделение отслеживает их удовлетворенность продуктом. Одним из способов повысить качество продукта является повышение квалификации сотрудников, их профессиональное обучение.

7. Связи с общественностью или PR

Работа с партнерами, мероприятия, СМИ и любые контакты с новой публикой. О продукте вашей компании можно рассказать. Успехи и достижения – это то, о чем говорят и пишут. Именно с помощью связей с общественностью вы можете получить новых клиентов и сделать вашу компанию известной. Это отделение отвечает за имидж и репутацию компании, за ее медиаобраз. От того, как вас видит потенциальный клиент на этапе первого касания, во многом зависит ваше дальнейшее взаимодействие.

Когда одна из основных функций не выполняется, появляется узкое место, которое мешает развитию и расширению компании. Без работающей оргсхемы такое узкое место заметить крайне сложно. Типичная картина для малого и среднего бизнеса – это развитые отделения распространения (маркетинг, продажи) и производства и практически отсутствующие отделения качества и PR.

Производственный цикл начинается с административного отделения. Именно в этом отделении находится владелец бизнеса. Его главная задача заключается в стратегическом управлении компанией. Он задает вектор движения, определяет, каким будет продукт и формулирует цель компании. Любые инновации, изменения начинаются в этом отделении. Именно поэтому мы предоставляем консалтинговые услуги только владельцам. Если изменения пытается внедрить, к примеру, директор, а владелец не согласен или не понимает их, то ничего внедрить не удастся.

Развитие организующей схемы

Систематизация бизнеса превращает бизнес в актив, который может работать автономно, без вас и приносить стабильную прибыль. Это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов.

После того как определены цели, замыслы, продукт, разработка оргсхемы продолжается:

1. Выписываются все функции, выполняемые в организации, и определяются продукты.
2. Проводится опрос сотрудников для уточнения данных (владелец не всегда знает, какие конкретно функции выполняют подчиненные).
3. Определяется оптимальная структура компании (в некоторых компаниях нужны два отдела продаж, в некоторых – два технических отделения).
4. Полученные данные расставляются по шаблону (как на иллюстрациях выше).
5. Таким образом, оргсхема регламентирует все функции, создается основа для систематизации всей работы компании.

Это лишь небольшая часть процесса разработки оргсхемы. Для того чтобы оргсхема заработала, требуется внимание профессионала от начального этапа до полного внедрения в работу компании. Нарисованная и повешенная на стену схема ничего не меняет в бизнесе. Необходимо понимание технологии расстановки людей по постам и внедрения изменений в бизнес. Неверно сформулированный ценный конечный продукт для нескольких должностей перечеркивает результат всей работы. Именно поэтому я не рекомендую внедрять организационную структуру самостоятельно. К тому же, разработка оргсхемы с консультантом занимает 20 часов. Если владелец занимается этим самостоятельно, методом проб и ошибок, то весь процесс затягивается на долгие месяцы.

Если вы предприниматель и заинтересованы в систематизации своего бизнеса – регистрируйтесь на специальный тренинг по разработке оргсхемы за 4 дня. И ваша компания сделает свой первый шаг на пути к системности.