Как составить отчет рабочего времени

Что такое хронометраж рабочего времени

Хронометраж — метод анализа рабочего времени, при котором фиксируется длительность повторяющихся циклических трудовых процессов. Чаще всего он применяется для технологических операций, выполняемых вручную, с применением инструментов, приспособлений или осуществляемых с частичной механизацией. При этом рабочая операция разбивается на элементы или трудовые приемы.

Основные задачи, которые решаются в процессе проведения хронометражных исследований:

• обнаружение нерациональных, лишних трудовых приемов;
• проектирование наиболее рациональных рабочих процессов;
• определение нормативов выработки.

Итоговым результатом должно стать утверждение рабочих норм времени на технологическую операцию.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

• изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
• выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
• подготовить бланк для сбора данных;
• провести замеры;
• проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

О том, как провести фотографирование рабочего дня, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к рекомендациям.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Как осуществляется сбор данных по хронометражу

Хронометражные замеры целесообразно проводить на работах, требующих регулярного выполнения одних и тех же операций, которые можно разбить на отдельные элементы.

Пример:

Операция по сгибанию одной заготовки на станке условно может быть разделена на следующие элементы:

1. Протянуть руку к контейнеру для заготовок.
2. Взять заготовку.
3. Переместить заготовку на станок.
4. Закрепить заготовку.
5. Протянуть руку к кнопке и нажать ее.
6. Взять готовое изделие.
7. Переложить готовое изделие в контейнер.

При этом в ходе хронометража последовательно замеряется длительность каждой операции. Делается несколько измерений, итоги по ним суммируются, и выводится средняя длительность всей операции. Для определения необходимого количества замеров в зависимости от характера работы и общей длительности процесса целесообразно пользоваться таблицей:

Характер работы	Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин
До 1	1-5	6-10	Свыше10
Работа на автоматизированных станках и оборудовании	10-20	10-20	6	4
Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда	15-30	15-30	10	6
Ручная	30	20-30	12	8

Для операций общей длительностью до 6-8 секунд применяется так называемый цикловой хронометраж. При его проведении замеряются последовательные комбинации элементов трудового процесса. На основании полученных данных арифметически вычисляется длительность каждого трудового движения.

При разработке формы для хронометражного наблюдения формируется таблица, в левой части которой указываются наименования элементов трудового процесса. Далее в ней создаются колонки под замеры каждого движения в соответствии с выбранным количеством наблюдений. В правой части таблицы подводятся итоги замеров и высчитывается коэффициент устойчивости хроноряда. С его помощью проверяется корректность проведенных измерений.

Для расчета коэффициента устойчивости хроноряда применяется формула:

где:

MAXz — максимальное значение замера элемента;

MINz — минимальное значение замера.

Нормативное значение нужно сравнить с данными, приведенными в таблице:

Тип производства	Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15с
Машинная работа	Машинно-ручная работа	Ручная работа
Крупносерийное	1,1	1,5	2
Серийное	1,1	1,3	1,7
Мелкосерийное	1,1	1,7	2,3

Если коэффициент превышает указанное значение, значит, замер произведен некорректно. При этом либо проводится повторное наблюдение, либо ряд замеров очищается от значений, которые отклоняются от средней величины более чем на 10-15%.

Бланк хронометражного наблюдения:

Как осуществляется интерпретация хронометража

Анализ данных по хронометражу осуществляется посредством:

• визуализации статистики действий сотрудника;
• построения уравнений зависимости количества произведенной продукции от различных факторов;
• сравнения фактической производительности сотрудников с плановой, эталонной;
• выявления нерациональных действий сотрудника в ходе выполнения операций;

Часто все эти способы интерпретации данных хронометража осуществляются сотрудником или его компетентным коллегой одновременно. Конечным итогом должно стать появление норматива рабочего времени на конкретную операцию.

На основе полученных в ходе хронометража данных, а также их анализа на предприятии принимаются кадровые решения, издаются методические рекомендации по оптимизации последовательности трудовых движений, расположению инструментов, оснастки и оборудования, изменению численности работающих на участке, оптимизации производственного процесса в целом.

Пример:

По итогам хронометража операции по изготовлению гнутого профиля установлено, что производство одной единицы изделия длиной 1 метр занимает 39 секунд. Таким образом, можно посчитать, сколько времени уйдет у одного работника на изготовление партии из 1000 единиц: 1000 × 39 = 39 000 с, что составит 10,83 часа рабочего времени.

Имея планы по выпуску продукции на период, далее можно вычислить не только требуемое количество работников определенной квалификации, но и эффективно планировать другие аспекты деятельности. Например, зная время, за которое отпущенные в производство материалы превратятся в готовую продукцию, можно планировать логистику закупок материалов и их оптимальный запас.

Наши эксперты подготовили образец хронометража рабочего времени, включающего измерения длительности трудовых движений сотрудника:

Пример хронометража:

Скачать образец в формате Excel

Итоги

Хронометраж рабочего времени — инструмент, с помощью которого можно оптимизировать бизнес-процессы компании. Правильно проведенный хронометраж дает информацию, помогающую эффективно управлять не только рабочим временем, но и другими процессами, например, логистикой. На практике хронометраж сочетается с другими методами исследования рабочего времени, в частности фотографией рабочего времени.

Точность — вежливость королей, но обязанность для их подданных

кому: собственникам, топ-менеджерам

Рабочее время сотрудников зачастую утекает на разговоры о погоде, бесконечные кофепития, копание в социальных сетях и… на неэффективное решение типовых задач!

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” —  такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому  руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

• Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” .
• Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “Ежедневное и еженедельное планирование: Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников”.
• Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
• Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Первые рабочие отчёты некоторых ваших подчинённых могут неприятно удивить. Они об этом знают, поэтому будьте готовы, что ежедневным отчётам обрадуются далеко не все.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

• 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
• Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
• Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
• Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
• Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
• “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
• Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

• Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
• Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
• Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
• Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Основная выгода от ежедневных отчётов для сотрудника — непрерывный профессиональный апгрейд с помощью руководителя.

Требования к составу рабочего отчёта

1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
2. Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
• Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
• Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
• Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
• При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
• Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Скриншот №1. Пример рабочего отчёта по итогам дня.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Скриншот №2. Пример результата задачи.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
• В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
• Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).  
• Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
• В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
• Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Иногда рабочий отчёт бывает лишним. Также не рассчитывайте на лёгкое внедрение его в своей компании “с наскока”. И это далеко не все грабли на пути.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Как сделать хронометраж рабочего времени? Образец заполнения бланка и его анализ

Умение вести хронометраж важно для эффективного управления временем – как своим, так и сотрудников. Этот метод позволяет увидеть, на что расходуются часы и минуты. И продумать, как тратить их с большей пользой. Мы подробно расскажем, как проводить учет временных затрат и делать его анализ. В конце статьи есть образец заполнения хронометража рабочего времени и пример бланка, который можно скачать.

Содержание статьи:

• Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?
• Виды хронометража
• Когда необходимо его проводить?
• Как сделать хронометраж рабочего времени? Основные правила
• Пример заполнения бланка
• Скачать образец формы
• Как анализировать результаты?

• Выводы

Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?

Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.

Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.

Цели хронометража могут быть следующие:

• Выяснить, на что фактически тратится время.
• Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
• Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
• Определить продолжительность типовых задач.
• Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
• Измерить этапы работы.

• Увидеть, как часто выполняется задача.

Кроме того, анализ результатов измерений поможет:

• Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
• Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
• Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
• Составить удобное расписание.
• Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
• Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
• Проверить действующие нормировки.
• Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
• Избавиться от авралов и простоев.

• Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.

Виды хронометража рабочего времени

По количеству участников	Индивидуальный – проводится для себя или для одного сотрудника.	Групповой – исследуется работа коллектива (отдела, бригады, проектной команды и т.д.)
По длительности замеров	Моментальный – замер на заданном участке (например, одной производственной операции).	«Фотография рабочего дня» – ведется весь день.
По полноте замеров	Выборочный – затрагивает отдельную операцию.	Полный – учет затрат на все задание.
По способу замера	С наблюдателями, которые делают замеры секундомером. Так делают подсчеты, например, на производстве, для нормировки операций.	Самостоятельно или автоматически (с помощью программ, хронографов, фото- и видеоаппаратуры).

Когда необходимо проводить хронометраж?

Замеры делают в следующих ситуациях:

• Постоянно срываются дедлайны, авралы не прекращаются, вечная спешка.
• Нужно выделить время для чего-то нового (например, пройти повышение квалификации, не выпадая из рабочего процесса).
• Необходимо сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, обучение, здоровье и т.д.)
• Много рутины, нет возможности заниматься планированием, несрочными, но стратегически важными задачами. Из-за этого тормозится прогресс и рост.
• Вы столкнулись с синдромом эмоционального выгорания, ощущаете постоянную усталость, отсутствие энергии. Возникает неуверенность в своих силах, ощущение, что не справляетесь.
• Разные результаты у сотрудников с одинаковыми задачами.
• Нужно оценить вклад конкретного специалиста.
• Неравномерная загрузка (часто возникают как переработки, так и простои).

• Осваивается новое направление работы, нужно сделать нормировку времени.

Как проводить хронометраж?

Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами Начало | Занятие | Время выполнения. Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.

Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.

Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его.

Вести записи целесообразно минимум 3-4 дня, лучше – одну-две недели.

Пример заполнения бланка

Рассмотрим образец заполнения бланка для хронометража рабочего времени.

Начало	Занятие	Время, мин.
8:50	Проверка почты	10
9:00	Планерка	20
9:20	Составление плана на день	5
9:25	Проверка, редактирование текста	40
10:05	Сбор материала для статьи	125
12:10	Перерыв на кофе	10
12:20	Написание статьи	90
13:50	Звонок по личному вопросу	10
14:00	Обед	30
14:30	Проверка, вычитка статьи, поиск иллюстрации	60
15:30	Составление контент-плана на следующую неделю	45
16:15	Проверка почты, отсмотр резюме новых авторов	15
16:30	Разговор с коллегой в мессенджере	10
16:40	Финализация контент-плана	15
16:55	Распределение тем по авторам, отправка заданий	30
17:25	Отдых	5
17:30	Составление инструкции для новых авторов	30

В примере указаны не только задачи, но и перерывы на кофе, обед, разговоры с коллегами. Это правильно. В таблицу вносится все, что делается на работе.

Бывает, что в какой-то момент вы не могли вести записи, и в таблице появилось «белое пятно». Постарайтесь заполнить его постфактум, указав хотя бы примерные цифры. Например, вы ездили на переговоры с клиентом. Не зафиксировали, сколько заняла дорога, а сколько – беседа, но посчитали, что всего потратили 3 часа. Можно записать так: встреча с клиентом – 180 минут. Это все равно будут полезные данные, так как будет ясно, что часы потрачены на работу, а не на отдых.

Скачать образец формы

Вы можете скачать бланк для хронометража рабочего времени с Яндекс.Диска (файл .doc). Его можно распечатать или заполнять на компьютере либо смартфоне.

Как анализировать результаты?

Если есть конкретная узкая цель хронометража, анализ выполняется под нее. Например, нужно выяснить, как часто выполняется задача и сколько она в среднем занимает. Тогда суммируются часы, потраченные на задачу, и считается среднее значение.

В общем случае, например, если вы замеряете время для себя, чтобы больше успевать, рекомендации будут следующие. Просуммируйте затраты на повторяющиеся действия. Если окажется, что на какие-то задачи уходит заметно больше часов, чем вы предполагали, подумайте:

• как делать эти операции быстрее,
• можно ли их делегировать,

• можно ли их не делать вообще.

Обратите внимание на рутинные задачи и хронофаги (перерыв на кофе, соцсети, разговоры). Обычно здесь находятся скрытые резервы для высвобождения часов.

Отследите динамику расходов времени на стандартные задачи в течение дня и недели. Это покажет, как меняется ваша продуктивность. И позволит скорректировать график так, чтобы успевать больше. Например, делать сложные задачи в те часы, когда вы наиболее продуктивны (почти не отвлекаетесь, делаете все быстро). Или разгрузить понедельник и вторник, чтобы не «выдыхаться» к пятнице.

Поскольку измерение времени – это первый шаг к эффективному управлению им, рекомендуем освоить другие компоненты тайм-менеджмента: расстановку приоритетов, планирование задач. Освоить их можно по книгам или на курсах. Например, программы по управлению временем есть в университете Нетология.

Название курса	Чему научат
Тайм-менеджмент	Расставлять приоритеты и отсекать лишнее. Комфортно работать в режиме многозадачности. Повышать продуктивность работы (своей и команды). Правильно делегировать задачи. Регулировать свою загрузку.
Work-life balance	Находить баланс между работой и личной жизнью. Справляться с выгоранием и предупреждать его, восстанавливать ресурс.
Психология: путь к себе (бесплатный курс)	Понимать, как работает мозг, и управлять им. Определять свои потребности и желания. Сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, здоровье и спорт, личностный рост и другие).

Если вам нужно наглядно предоставить результаты руководству, например, сделать отчет о затраченном времени, можно перенести данные в электронную таблицу. Там есть возможность сформировать график или диаграмму.

Выводы

Хронометраж в тайм-менеджменте – один из основных инструментов, который помогает оптимально распределять время. Расписав поминутно свои действия, вы видите, где они неэффективны. Выявив проблему, решаете ее: перестраиваете график, изменяете подход к задачам. В итоге успеваете больше, а устаете меньше. Рекомендуем освоить этот простой и полезный инструмент.

Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии. От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании. Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству.

В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения. В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности. При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы. Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы. По современным правилам она равняется 40 часам.

Понятие режима

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

• Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
• Продолжительность перерывов, их график.
• Число смен, в которое осуществляется производство.
• Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Понятие учета рабочего времени сложное. Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте. Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110. К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания. Не распространяется данное предписание на вахтенный метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.

Для чего нужен учет рабочего времени работника

Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка. Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.

Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов.

Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.

Какие существуют виды учета отработанного времени

Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы. Выделяют несколько основных подходов.

Поденный

Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием. В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.

Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно.

Понедельный

Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю. Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.

Суммированный

Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:

• месяца;
• квартала;
• года.

Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.

При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.

Табель

Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12.

Выходной день

Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере.

При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.

Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников

Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.

Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.

Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.

Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google. Главный плюс – это простота использования. Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов. Но этот подход работает только в небольших компаниях. Когда штат составляет несколько десятков человек, необходимо внедрять автоматизацию.

Это сложный процесс, поэтому доверить его стоит профессионалам. Лучше всего обратиться в компанию «Клеверенс». Мы специализируемся на готовых решениях для бизнеса. Вы можете приобрести необходимое ПО и технику на нашем сайте.

Зарекомендовали себя бухгалтерские программы. В большинстве из них предусмотрена функция, позволяющая специалистам вести учет рабочего времени. Это дает возможность сэкономить временные ресурсы и снизить риск ошибок.

Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту. Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте. Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить. Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест. Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту.

Еще одно решение – применение CRM-систем. В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение. При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу. Многие будут забывать запустить или выключить программу.

Кто должен вести учет рабочего дня

Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.

Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

• фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
• контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
• закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.

Какими бывают формы учета отработанного времени

До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны. Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности. Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.

Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера. После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.

Сервисы и способы учета рабочего времени

Цифровые технологии активно используются в организации деятельности на предприятиях. Сейчас нет необходимости делать все вручную и самостоятельно контролировать весь персонал. Существуют сервисы, которые позволяют руководству осуществлять эти процедуры гораздо быстрее и удобнее. Также программное обеспечение снижает вероятность возникновения ошибок из-за человеческого фактора.

Софт устанавливается на компьютер сотрудника и автоматически осуществляет подсчеты. По истечении определенного периода ответственное лицо должно только посмотреть созданный приложением отчет об использовании рабочего времени.

В этом разделе будут рассмотрены самые популярные и эффективные решения.

Crocotime

Среди плюсов этого ПО можно назвать возможность интегрировать его с IP-телефонией. Также доступно сопряжение с календарями и контроллерами – аппаратами для фиксации входов и выходов. Еще одно преимущество – это учет не только в режиме онлайн, но также в офлайне.

Программа автоматически формирует табели для каждого сотрудника и анализирует его продуктивность. Например, менеджер может увидеть моменты, когда он отвлекался и не выполнял своих задач. На основании этих данных можно будет определить целесообразность выдачи премии или дальнейшего сотрудничества.

Вносить информацию можно вручную или автоматизировать этот процесс. Приложение не бесплатное, но предусмотрено наличие пробного периода. Он помогает оценить качество софта и удобство применения. В дальнейшем за каждого работника нужно будет отчислять 250 рублей в месяц.

Kickidler

Это альтернативный вариант. Он отличается возможностью отслеживать активность на мониторе с помощью прямой трансляции. Происходящее на экране также можно записывать.

Еще одно преимущество – это ограничения, которые определяются в настройках. Например, прописать список запрещенных к посещению сайтов. При нарушении система уведомляет администратора.

Табель с порядком учета рабочего времени заполняется автоматически. Это позволяет быстрее сформировать документ для передачи в бухгалтерию.

Руководитель может в любой момент получить удаленный доступ к компьютеру подчиненного.

В течение первых 7 длится пробный период. Потенциальные пользователи могут тщательно изучить ОП, выявить сильные и слабые стороны. Цена дальнейшего применения зависит от сроков. К примеру, если оформить платную подписку сразу на 3 года, то стоимость за одного сотрудника будет составлять 183 рубля в месяц.

Time Doctor

Эта программа позволяет делать скриншоты с экранов. Их можно будет использовать для контроля качества выполнения обязанностей. Одна из особенностей – это возможность контролировать действия работника в интернете. Существует версия приложения как для персональных компьютеров, так и для смартфонов. Это расширяет функционал ПО и помогает использовать его компаниям с различными профилями. Как и в случае с аналогами, предусмотрено автоматическое создание табеля. Также можно сформировать единый отчет по учету рабочего времени из нескольких.

Еще одна сильная сторона – это большой пробный период. Его длительность – две недели. Из недостатков можно выделить высокую цену – 10 долларов за пользователя. Но разработчик гарантирует неплохие скидки при подключении большого количества компьютеров.

Сменный режим

Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:

• руководитель издает соответствующий приказ;
• изменения отображаются в коллективном договоре;
• разрабатываются графики выхода на смену;
• оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
• проводится ознакомление с распорядком.

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно правил учета рабочего времени

Пренебрегать предписаниями не стоит, поскольку это может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов. Поэтому нужно позаботиться о подготовке всех документов.

Статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает следующие взыскания:

• за нарушение правовых нормативов – от 1 до 5 тысяч рублей с ответственных сотрудников;
• за ведение предпринимательской деятельности без регистрации предприятия – от 1000 до 5000, другой вариант – остановка работы фирмы на 3 месяца;
• с юридических лиц – 30 000 — 50 000.

Поэтому начальникам важно точно знать, что такое учет рабочего времени, как ведется в подконтрольных им компаниях.

Количество показов: 11982