Как составить отчета за месяц

Как составить отчет о проделанной работе: образец

author__photo

Содержание

С помощью отчетов о проделанной работе руководители следят за результатами подчиненных. Этот способ отлично подходит для оценки продуктивности удаленных специалистов и сотрудников, которые большую часть времени проводят в командировках. В этом материале расскажем, как правильно написать отчет о проделанной работе.

Зачем делать отчет о проделанной работе

Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды. 

С помощью отчетов о проделанной работе можно:

  • обосновать размер зарплат сотрудников;
  • улучшить навыки тайм-менеджмента команды;
  • выстроить канбан-систему и управлять потоком задач;
  • определить нормы выработки и составить план работы; 
  • сформировать акт выполненных работ для контрагента с реальным количеством трудочасов.

Сведения о результатах работы подают не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений. Они тоже должны регулярно отчитываться перед начальством. Подготовка отчетов — важная обязанность, которую часто включают в трудовые договоры и должностные инструкции.

https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM

Когда нужно сдавать отчет

Регулярность отчетов регламентируют локальные нормативные акты компании и трудовые договоры. В зависимости от периодичности отчеты бывают:

  • Ежедневные. Их составляют специалисты на удаленной работе, чтобы руководитель понимал, на каком этапе находится задача.
  • Еженедельные. Такие отчеты обычно требуют во время командировок.
  • Ежемесячные. Полезны при работе на результат. Это поможет руководителю решить, какого из сотрудников стоит поощрить премией.
  • Ежеквартальные и ежегодные. Эти отчеты нужны, чтобы строить прогнозы, проводить финансовый анализ, разрабатывать и корректировать стратегию развития. 

Что должно быть в отчете

Общепринятого формата нет. Но в компании может быть свой шаблон, созданный руководителем подразделения или HR-менеджером. 

Обычно в документе указывают:

  • ФИО, должность, отчетный период;
  • запланированные задачи: можно разделить на категории, если поручений было много;
  • список выполненных задач и причины, по которым не все дела завершены;
  • предложения по развитию компании;
  • план работы на следующий отчетный период.

Работодатель может попросить добавить в отчет конкретные цифры: например, сколько трудочасов потрачено, фур разгружено, кандидатов на вакансию отобрано. Точность такой информации принципиально важна. Если руководитель увидит, что специалисту не хватает работы, он может добавить задач. И наоборот.

Чтобы получать наглядные информативные отчеты об эффективности рекламных площадок, а также результатах работы менеджеров, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, задействованных каналах, количестве лидов, сделках. Информация поможет выстраивать воронки продаж, работать с подходящими рекламными источниками и грамотно распределять бюджет.

caltouch-platform

Сквозная аналитика Calltouch

  • Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
  • Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

Узнать подробнее

platform

Советы, как сделать отчет легким для восприятия

  • Используйте короткие понятные лексические конструкции.
  • Не пишите более пяти предложений в одном абзаце.
  • Оформляйте перечни в виде маркированных и нумерованных списков.
  • Проверяйте текст на грамотность.
  • Применяйте читабельный шрифт.
  • Оставьте место для пометок и комментариев руководителя.

https://unsplash.com/photos/eveI7MOcSmw

Пример отчета о проделанной работе

В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить. 

Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:

  • Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
  • Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
  • Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
  • Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.

http://joxi.ru/Grq8kb7Ubb1yYA

Для наглядности к документу можно приложить проект договора с клиентом, копии отправленных коммерческих предложений, авансовый отчет из командировки и прочее. 

Ответственность сотрудников за несдачу отчета

В трудовом законодательстве ничего не говорится об обязательности отчетов о проделанной работе. Исключение составляют отчеты о командировках: сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, выданных организацией.

Поэтому порядок сдачи отчетов каждая компания определяет индивидуально. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Коротко о главном

  • Отчеты о проделанной работе помогают руководителю понять, насколько продуктивны его подчиненные.
  • Отчет нужен, чтобы составить план по задачам, разработать систему KPI и определить стратегию развития.
  • Закон не регулирует форму и порядок подачи отчетов: у каждой организации — свои условия, прописанные в локальных нормативных актах.
  • В отчете должны быть списки выполненных и невыполненных задач, предложения по развитию, планы на следующий период.
  • Правильно составленный отчет — лаконичный и наглядный.

Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch

Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.

У вас интересный материал?

Опубликуйте статью в нашем блоге

Опубликовать статью

Отправьте статью себе на почту

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

  • внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
  • существуют премии «по итогам»;
  • сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
  • в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

  1. Подписаны трудовые договоры.
  2. Произведены увольнения.
  3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

  • краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
  • конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
  • наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
    • обозначается проблема (задача);
    • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

  • Ф.И.О. работника;
  • период, за который отчитываются;
  • какие задачи поставлены;
  • что из них выполнено;
  • что из них не выполнено и почему;
  • как оптимизировать деятельность;
  • планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________
Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Отчет о выполненной работе

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

  • ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
  • еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
  • ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
  • ежеквартальные;
  • ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Среди пользователей SMMplanner: SMM-специалисты, SMM-агентства, digital-маркетологи. Они продвигают проекты в социальных сетях и отчитываются о результатах перед заказчиками. Заказчики изучают отчеты и принимают решения — вкладывать в SMM или бежать на vc.ru и объявить, что агентство не Лев Толстой, а на деле просто грабит заказчиков.

Что такое отчет по работе SMM-специалиста? — это важный документ, в котором сообщается о проделанной работе, о предстоящей работе, о планах и, возможно, нововведениях. В этом же отчете видно, что никто никого нигде не обманул.

Кому это нужно

Среди маркетологов есть байка про Джона Ваннемейкера, предпринимателя и рекламиста начала XX века, он сказал: «Я знаю, что половина денег на рекламу отправляется коту под хвост, к сожалению, я не знаю какая именно половина».

Ваннемейкер жил в суровое время, не было современных систем аналитики, поэтому приходилось работать вслепую. Сейчас у современных маркетологов есть возможность измерить эффективность своей работы и оценить её. Отчёт прежде всего нужен самому SMM-специалисту — он поможет найти самый прибыльный канал распространения продукта и ликвидировать убыточные.

Без анализа эффективности, рекламный бюджет тратится не по назначению

Без анализа эффективности, рекламный бюджет тратится не по назначению

Я составляю отчеты, ориентируясь на одну из трёх аудиторий:

  • SMM-специалист, т.е. я сам.
  • Начальник-аналитик — руководитель отдела интернет-маркетинга.
  • Заказчик-предприниматель.

Представьте Василия, который работает где-нибудь в Чебоксарах. У него небольшой магазин машинных масел. У такого предпринимателя куча ежедневных проблем, и в SMM он вкладывается, чтобы получить дополнительный канал сбыта товара. Об SMM он знает самое главное — это как-то связано с социальными сетями, а из социальных сетей он хочет получать заказы. Решайте сами насколько важно такому предпринимателю знать, как динамика роста ER влияет на его бизнес.

SMM-специалист. Это я сам. В любых проектах, я сам для себя веду статистику. По возможности стараюсь автоматизировать процесс, но не всегда это удаётся. Пользуюсь документами и таблицами Google, и ментальными картами. Все по-спартански сурово и честно. Зато я могу сказать, какой тип контента вызывает наибольшую вовлеченность и какие рекламные площадки дают большую конверсию.

Начальник-аналитик. Я несколько раз работал в командах. Когда я отвечаю за Instagram*, мой коллега за «ВКонтакте». Каждую неделю мы записываем в Excel достигнутые KPI, проводим короткие бриф-встречи, а в конце месяца начальник собирает общий отчёт.

Заказчик-предприниматель. Чаще всего я работаю с малым бизнесом и предпринимателями вроде Василия. ER, количество сделанных публикаций, вирусный эффект — это всё не в мире Василия, да ему и не нужно это знать, поэтому составляя отчет для заказчика, надо всегда объяснять, почему эти показатели для него важны.

С недавних пор, я стараюсь спрашивать себя, когда и в каких условиях Василий будет читать отчет. Это помогает уместить отчет на одной-двух страницах. Сначала написать всё самое важное, потом описать сколько это стоило, и план дальнейших действий, например, как снизить затраты и получить столько же заявок.

Договариваемся на берегу

Не знаю, как за рубежом, но я, работая с коллегами и потенциальными заказчиками, постоянно сталкиваюсь с неправильными ожиданиями друг от друга.

Заказчики верят, что SMM-специалисты будут приводить клиентов по пять рублей — им это обещают на тусовке БМ.

Очень сомнительная информация

Очень сомнительная информация

Напомню, что клиентом считается тот, кто оплатил услугу или продукт. Поэтому можно понять предпринимателей, которые ищут SMM-специалистов, готовых привести 1000 клиентов за 5000 рублей.

SMM-специалисты ждут от заказчиков адекватности, забывая, что заказчики зачастую не разбираются в SMM.

Задача SMM-специалиста или менеджера по проекту выяснить ожидания заказчика, цели, и предложить реальные показатели и цифры, которых реально достигнуть.

К сожалению, я не умею вести переговоры, поэтому предпочитаю сливать клиента, чем вести переговоры и объяснять, почему я не могу делать email-рассылку, настраивать контекстную рекламу, и что я не смогу сидеть на телефоне, обрабатывая заявки. Зато я готов вести переговоры со всеми, кто понимает, что такое SMM, что он может и не может, и со всеми, кто прочитал статью как выбрать KPI для SMM-проекта.

Работаем

Представим, что мы будем работать с Василием. Мы договорились, что в течение трех месяцев проверяем гипотезу: можно ли продавать масло оптом и в розницу через социальные сети, и можно ли эту схему масштабировать на: район, город, область. Договорились о KPI — рост сообщений запросов в личку группы.

Для этого мы провели маркетинговые исследования. Составили SMM-стратегию. Определили начальные точки, и договорились о необходимом рекламном бюджете. Вначале в группу заказчика регулярно писали 2-3 человека.

Следуем плану из SMM-стратегии: оформили сообщество, составили контент-план, настроили рекламу, организовали посев нативной рекламы. Каждую неделю фиксируем рост всех SMM-показателей, и главный — обращения в личку. К концу месяца в группу поступило 56 запросов, 4 из них выросли в оптовые поставки. ER не изменился, а численность группы увеличилась на 40 человек.

Провал? Нет! План по KPI выполняем, и есть куда расти ещё. Можно проанализировать все действия, оценить насколько они повлияли на конечный результат и в следующем месяце протестировать другие методы, или другую аудиторию.

Как отчитываемся?

Для Василия я пишу простой отчёт. Описываю сколько получил запросов, благодаря чему и какая средняя цена целевого действия. Предлагаю свой план на следующий месяц, например — как за те же деньги получить больше запросов.

Название и точные данные по отчету пришлось скрыть из-за NDA, но общая суть понятна — отчёт на одну страницу

Название и точные данные по отчету пришлось скрыть из-за NDA, но общая суть понятна — отчёт на одну страницу

Что если я пишу такой же отчет начальнику отдела интернет-маркетинга? Я бы прислал ссылку на Google таблицу, в которой подробно описаны все KPI. Отдельно идёт такая же Google таблица с кратким итогом месячной работы и подробным планом на следующий месяц. В таком отчёте можно написать рекомендации для коллег.

По таким столбикам цифр можно строить отличные графики и отслеживать эффективность

По таким столбикам цифр можно строить отличные графики и отслеживать эффективность

Если вы собираете статистику регулярно — стройте графики. По длинному ряду цифр невозможно понять ситуацию. Допустим, вы каждый день замеряете количество посетителей на популярный блог — показатели в тысячах:

62.9 63.0 63.4 63.6 63.2 63.0 62.5 62.8 63.5 62.3 63.4 63.1 62.4 62.7 63.2 62.1 62.3 63.1 62.8 63.3. Кажется, вроде всё нормально, объём устраивает, но стоит только построить график:

График не обманешь — стагнация

График не обманешь — стагнация

Ритмичность

Я отчитываюсь перед заказчиком раз в месяц, но цифры с проекта снимаю каждый день, а то и чаще. Раньше делал отчеты вручную, но это утомительно. Статистику всех рекламных кабинетов и аккаунтов/страниц соцсетей, если ты ведешь много, проще собирать автоматически с помощью сервисов. Тем более что метрик соцетей иногда недостаточно для полноценного отчета. А если нужен кастомизированный шаблон под нужды заказчика, то лучше использовать коннекторы для таких систем как Google Data Studio или PowerBi. Динамические шаблоны отчетов лучше всех делает DataFan:

Шаблоном Google Data Studio можно просто поделиться по ссылке с клиентом – удобно

Шаблоном Google Data Studio можно просто поделиться по ссылке с клиентом – удобно

DataFan поддерживает 5 соцсетей и 4 рекламных кабинета, в числе которых ВК, Одноклассники, VK Ads, myTarget, TikTok Ads. В нем также можно связать конверсии из Яндекс.Метрики и расходы из рекламного кабинета. Как делать с его помощью отчеты-дашборды по SMM, мы уже писали – велкам.

Пример дашборда с отчетом по таргетированной рекламе в ВК

Пример дашборда с отчетом по таргетированной рекламе в ВК
Внутренний отчет DataFan по статистике кампании в VK Ads
Внутренний отчет DataFan по статистике кампании в VK Ads

Советы

  1. Договаривайтесь с заказчиками на берегу. Лучше обещать меньше, и постараться дать в результате больше, быстрее, дешевле. Так у заказчика не будет завышенных ожиданий.
  2. Не вываливайте ворох необработанных цифр, даже если делитесь данными с коллегами. Нас всех окружают гигабайты лишней информации, поэтому увидев что-то сложное, мы скорее пропустим мимо, и не увидим цифры со стагнацией. Анализируйте результаты, и пишите краткие выводы.
  3. Краткие подписи к графиками и диаграммам дадут больше информации для принятия решения, чем две страницы текста, обосновывающего необходимость продолжить работу.
  4. Пишите и правильно оформляйте свой план работ на будущее: как вы будете реагировать на полученные результаты. Иногда заказчикам важно понимать, как вы собираетесь реагировать на изменения.
  5. Заведите отдельную папочку, в которой будете фиксировать все цифры по проекту, собирать скриншоты. Старайтесь показать скриншоты «До и После» — простой и сильный ход.

Типичный до и после: по этому скриншоту заказчик делает выводы о работе SMM-специалиста

Типичный до и после: по этому скриншоту заказчик делает выводы о работе SMM-специалиста

Подытожим

Чтобы, отчет было легче составлять, следуйте простой инструкции:

  • Определите для кого этот отчёт: себе, начальнику-аналитику, заказчику.
  • Определите, что самое важное в этом отчете — тезис. Напишите его сразу под заголовком и датой отчета.
  • Сначала напишите самое главное. Какие KPI выполнены. Сколько получили целевых действий, сколько они стоят и благодаря чему вы их получили.
  • Потом можно записать остальную ваниль и KPI.
  • Расскажите о затраченных ресурсах. Но не превращайте это в жалобную книгу.
  • Подведите итоги и дайте рекомендации по дальнейшей работе.

Пройдите бесплатный курс Google Data Studio для SMM-щиков и аналитиков от SMM.school, если еще не знаете, как можно автоматизировать подготовку отчёта по SMM.

Забирайте статью к себе, чтобы не забыть как составлять отчёты, кушайте полезную пищу и мойте руки с мылом.

Статья обновлена. Первая публикация 10 апреля 2017 года

Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о проделанной работе .docСкачать образец отчета о проделанной работе .doc

Функции отчета о проделанной работе

Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:

  1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
  2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
  3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
  4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
  5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

  1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
  2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.
  3. Отчет о проделанной работе. Часть 1

  4. Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
  5. Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
  6. План на следующий период.
  7. Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Отчет о проделанной работе. Часть 2

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

  1. Избегаем длинных, неясных предложений.
  2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
  3. Лучше оформлять перечень задач списками.
  4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
  5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
  6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
  7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
  8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Содержание

Спрятать

  1. Что такое ежемесячный отчет?
  2. Основные компоненты ежемесячного отчета
    1. №1. Метка и название
    2. № 2. Формат
    3. №3. Текущие достижения и статусы
    4. Опишите свои цели на ближайший месяц.
    5. Дайте резюме
    6. Другие вещи, которые следует учитывать
  3. Как написать или создать хороший ежемесячный отчет
    1. #1. Графический дизайн
    2. № 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями
    3. №3. Номера страниц должны быть включены в оглавление
    4. № 4. Проверьте основной текст на наличие вложений
    5. № 5. Создайте мощное резюме
  4. Типы ежемесячных отчетов
    1. №1. Ежемесячный отчет о состоянии
    2. № 2. Ежемесячный отчет о проекте
    3. №3. Ежемесячный отчет о проделанной работе
  5. Как представить отчет?
  6. Как создать краткий отчет?
  7. Для чего служат отчеты?
  8. Нужно ли введение для доклада?
  9. Итоги
    1. Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете
  10. Из чего состоит хороший ежемесячный отчет?
  11. Что такое ежемесячный управленческий отчет?
  12. Что такое ежемесячный отчет о проделанной работе?
    1. Статьи по теме

Написание ежемесячного отчета — ценный инструмент для представления ваших достижений и текущих задач вашей компании. По мере того, как вы просматриваете свои самые последние показатели производительности и производительности, процесс создания отчетов также может обеспечить подотчетность вашей команды. Давайте посмотрим подробный формат ежемесячного отчета, который поможет нам написать или создать хороший ежемесячный отчет.

Что такое ежемесячный отчет?

Ежемесячный отчет обобщает все действия, которые произошли и продолжаются над проектом в течение определенного месяца. Ежемесячные отчеты используются руководителями проектов для уведомления клиентов о расширении объема работ, угрозах графику, бюджету или ресурсам и других проблемах. Ежемесячный отчет также предлагает обзор задач проекта, которые еще предстоит выполнить.

Ежемесячные отчеты должны быть краткими, но всеобъемлющими, охватывая важные действия и действия, а также цели на следующий месяц.

Основные компоненты ежемесячного отчета

№1. Метка и название

Чтобы убедиться, что любой, кто читает ваш отчет, понимает, о чем он, четко и точно озаглавьте его, включая ключевую информацию, такую ​​как тип отчета, период времени, охватываемый отчетом, дату отправки отчета, название отдела или группы и ваше собственное имя. Давайте формат названия месяца в примере ниже.

Пример:

SMARTASSET.COM

ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ КОМАНДЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОБЛЮДЕНИЯ ЗА ЯНВАРЬ 2020 ГОДА

Составитель Джейн Рид

Дата отправки: 3 февраля 2020 г.

№ 2. Формат

Прежде чем написать свой первый ежемесячный отчет, уточните у своего руководителя, существует ли определенный шаблон, которому вы должны следовать. Так что, если в вашей организации или отделе нет шаблона, спросите у своего начальника, есть ли у него какие-либо предпочтения относительно макета вашего отчета.

№3. Текущие достижения и статусы

Используйте маркированные списки, чтобы кратко представить все, что было достигнуто за месяц, и статус любых продолжающихся инициатив.

Пример:

  • Завершен построчный обзор стандартов регулирования лицензирования оценщиков в каждом штате.
  • Заявки на одобрение введения в оценку недвижимости были поданы в Иллинойс, Нью-Йорк и Монтану; прогнозируемое время обработки для Иллинойса составляет три недели, а для Нью-Йорка и Монтаны — от четырех до шести недель.
  • Алабама и Джорджия одобрили этот курс.
  • В Калифорнии я присутствовал на индустриальном съезде.
  • Процесс сертификации для развития непрерывного образования завершен.

Опишите свои цели на ближайший месяц.

Ваш ежемесячный отчет должен включать информацию о планах на предстоящий месяц. Хотя эта часть не должна быть обширной, она должна подчеркнуть, что вы и ваша команда установили жесткие цели на ближайшее будущее.

Пример:

Март 2020 Цели и планы

  • Начните просматривать законы о лицензировании брокеров по недвижимости в каждом из 50 штатов.
  • Подайте заявки на утверждение курса Intermediate Appraisal в Южную Каролину, Арканзас, Техас и Индиану.
  • Стивен и Кристин примут участие в ежеквартальном собрании Флоридского оценочного совета в Орландо.
  • Начните процесс разработки курса для трех новых курсов CE по недвижимости.

Дайте резюме

При необходимости напишите краткое изложение того, как обстоят дела в вашей команде или вашей индивидуальной работе.

Пример:

Январь 2020 г. был продуктивным месяцем для группы по обеспечению соответствия. Мы завершили рассмотрение правил штата по лицензированию оценочной деятельности, подали заявки на утверждение трех курсов в регулирующие органы штата, получили одобрение курса от двух штатов, посетили сетевое мероприятие в Калифорнии и завершили девять -месячный процесс сертификации, чтобы мы могли двигаться вперед в разработке программ непрерывного образования. Джули Коннор заслуживает особого признания за ее неустанные усилия, направленные на то, чтобы связаться с 50 регулирующими органами по телефону и электронной почте, чтобы подтвердить правильность наших данных.

Другие вещи, которые следует учитывать

Вот еще несколько вещей, о которых следует подумать, когда вы хотите написать ежемесячный отчет:

Ваш руководитель может запросить краткий финансовый обзор ваших расходов за месяц. Включение таблицы в ваш документ может быть наиболее эффективным способом передачи ваших чисел.

Хотя цель ежемесячного отчета — предоставить краткий отчет о ваших действиях за месяц, также важно поблагодарить коллег, которые были членами вашей команды или помогали вам. Убедитесь, что вы включили их имена в отчет и, конечно же, правильно написали их имена.

Если вы хотите создать новый ежемесячный отчет, просмотрите предыдущие. Некоторые проекты и действия, такие как подача заявлений в государственные органы, могут занять много времени. Сделайте тщательный отчет обо всем, что вы сделали и достигли.

Как написать или создать хороший ежемесячный отчет

Отчетность по проекту является эффективным инструментом как для проектного, так и для внепроектного управления. Ежемесячный отчет о проделанной работе часто представляет собой книгу записей, на которую можно ссылаться в случае юридического спора. Все участники проекта несут профессиональную ответственность за точную отчетность по проекту, насколько это возможно, используя имеющиеся на данный момент данные.

Ежемесячный отчет также является механизмом для внесения существенных изменений в проект. Однако, если отчет никто не читает или он слишком сложен, он теряет свою цель и эффективность. Вот пять советов, о которых следует помнить, когда вы пишете или создаете свой ежемесячный отчет, чтобы убедиться, что они принесут значительную пользу проекту.

#1. Графический дизайн

Когда вы пишете свой ежемесячный отчет, по возможности заменяйте текст таблицей или рисунком. Когда дело доходит до разработки простых и понятных отчетов, пословица «картинка стоит тысячи слов» как нельзя более верна. Большие объемы данных можно легко объяснить с помощью диаграмм и других показателей. Мы следуем правилу: чем выше в пищевой цепочке поднимается ваш отчет, тем важнее обобщить данные до «пятого класса». Это не означает, что старшие менеджеры — пятиклассники, но их время ограничено, а сбивающий с толку текстовый отчет может оставить их в неведении относительно реальных проблем проекта.

№ 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями

Многие члены проектной группы совершают ошибку, печатая многословные предложения, когда они могли бы сказать гораздо больше с гораздо меньшими затратами. Отчеты о проекте не должны приносить удовольствие. Они должны быть битком набиты фактами, цифрами и наблюдениями. Таким образом, отличный отчет должен показать, где находится проект, куда он движется, существенные проблемы и то, как они решают эти проблемы.

№3. Номера страниц должны быть включены в оглавление

Читателю может потребоваться всего один факт, цифра или утверждение из вашего ежемесячного отчета. Упростите для них поиск необходимой информации. Убедитесь, что каждый раздел правильно назван и имеет номер страницы в оглавлении. Ничто так не расстраивает читателей, как когда они берут отчет и видят, что в оглавлении отсутствуют номера страниц. Если вы не хотите включать номера страниц, назовите его «Схема отчета», а не «Оглавление».

№ 4. Проверьте основной текст на наличие вложений

Приложения к отчету включены, чтобы предоставить читателям дополнительную информацию по мере необходимости. Создайте примечание или наблюдение в ежемесячном отчете и отправьте читателю соответствующие вложения, если он хочет изучить подтверждающие данные или информацию.

№ 5. Создайте мощное резюме

Ежемесячный отчет — это не то же самое, что диссертация в колледже. Правда в том, что большинство читателей будут читать только резюме и несколько других разделов. Итак, используйте резюме, чтобы привести аргументы и вдохновить на действия в рамках всего проекта. Если есть проблемы, не бойтесь поднимать их. Если вы не решите проблемы немедленно, они вернутся и будут преследовать проектную команду.

Типы ежемесячных отчетов

Ежемесячные отчеты делятся на три типа:

№1. Ежемесячный отчет о состоянии

Ежемесячный отчет о состоянии часто предоставляется руководителю в качестве обновленной информации о планах и деятельности сотрудника. Он почти наверняка будет отправлен руководителю супервайзера в качестве дополнения к его собственному отчету. Он также действует как запись истории работы сотрудника и является полезным ресурсом во время ежегодных оценок эффективности.

№ 2. Ежемесячный отчет о проекте

Эта форма отчета не требует столько подробностей, как еженедельный отчет по проекту, но она обеспечивает более высокий уровень обзора развития проекта. Заинтересованные стороны обычно заинтересованы в отслеживании бюджета, расходов, качества результатов проекта, а также рисков, проблем и вопросов, влияющих на проект.

№3. Ежемесячный отчет о проделанной работе

Подрядчики, с другой стороны, создают ежемесячный отчет о ходе работ, чтобы дать клиенту представление о том, в каком состоянии находится проект в данный момент. Из-за своего местоположения клиент и подрядчик могут не видеться на регулярной основе. У клиента может не хватить времени, чтобы следить за ходом проекта. Ежемесячный отчет о состоянии проекта выступает в качестве важного канала связи между подрядчиком и заказчиком, поэтому отчет должен быть максимально полным.

Как представить отчет?

Резюме или введение — это всегда первая часть вашего отчета, которую вы начинаете писать. Это должно занять только одну или две страницы, чтобы дать вашему читателю краткий обзор ваших выводов или результатов.

Как создать краткий отчет?

Краткий отчет включает в себя важные детали по определенной теме, которые предназначены для обучения читателя. Отчет может быть представлен в устной или письменной форме в виде меморандума или письма. Он часто включает обзор отчета, некоторую справочную информацию, четкую цель и заключение.

Для чего служат отчеты?

Результаты исследований представляются и обсуждаются в отчетах. Обоснование исследования, описание методологии исследования, выводы, результаты, логическое обсуждение и выводы/рекомендации предоставляются читателю.

Нужно ли введение для доклада?

И введение имеет решающее значение для любого доклада. Читатель должен быть уверен, что отчет содержит информацию, достойную прочтения, в этом разделе, который часто является наиболее читаемым.

Итоги

Крайне важно помнить, что в отчете не должно быть грамматических или типографских ошибок, и то, как отчет был представлен, отражает личность и профессионализм его автора.

Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете

Из чего состоит хороший ежемесячный отчет?

Хороший отчет включает в себя всю информацию, необходимую вашей управленческой команде для принятия решений. Включите общий обзор системы показателей вашей организации или отдела, чтобы упростить им задачу. Содержание этой оценочной карты должно быть структурировано в том порядке, в котором она будет прочитана.

Что такое ежемесячный управленческий отчет?

Ежемесячные управленческие отчеты — это документы, в которых анализируются и оцениваются финансовые и операционные показатели вашей компании на ежемесячной основе. Эти отчеты позволяют вашей управленческой команде отслеживать прошлые и настоящие показатели вашей компании и принимать обоснованные бизнес-решения.

Что такое ежемесячный отчет о проделанной работе?

Термин «Ежемесячный отчет о ходе работ» или «Отчет о ходе работ» относится к отчету о ходе выполнения Работ, который соответствует стандартам, указанным Владельцем/Менеджером проекта.

Статьи по теме

  1. ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: все, что вам нужно знать, с примерами (+ быстрые и простые инструменты)
  2. Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате (открывается в новой вкладке браузера)
  3. Андеррайтер по ипотеке: процесс, зарплата, работа и как стать гидом MU.
  4. ОНЛАЙН-КРЕДИТЫ: ЛУЧШИЙ ВАРИАНТ, НА КОТОРЫЙ ОБЯЗАТЕЛЬНО ОБЕСПЕЧИВАТЬ (+ КАК ПРИМЕНЯТЬ РУКОВОДСТВО)
  5. Лучший конструктор шаблонов электронной почты. Как выбрать?

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как найти визуальные эффекты в windows 10
  • Один глаз видит хуже другого как исправить в домашних условиях у взрослого
  • Как найти брюки по размеру
  • Как найти угол между диагональю прямоугольного параллелепипеда
  • Пермитр треугольника как найти