Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 1
Любая выставка дает обильную информацию к размышлению. Но воспользоваться ей можно только при одном условии: если на выставке ведется статистика и фиксируется каждый контакт. А также — если люди, ответственные за сбор информации, ведут себя активно и проводят опросы, анкетируют, коммуницируют как с рядовыми посетителями, так и с потенциальными клиентами. При скрупулезном подходе можно рассчитывать на полноценную картину оценки участия, без такого подхода выставка принесет гораздо меньший эффект.
Общий план аналитического отчета по подведению итогов выставки
Результат работы на любой выставке в виде отчета необходимо представлять в понятной форме, а главное — в четко структурированном виде. Только в таком случае, на основе отчета, можно будет произвести грамотный и полноценный анализ.
Общая структура отчета может быть разнообразной, но в идеале должна выглядеть так:
- Установленные деловые контакты. Подразделы: количество, качество, региональная принадлежность, величина компании.
- Информация, полученная непосредственно от посетителей. В этот раздел должна войти статистика по посетителям выставки, качественный и количественный анализ
- Оценки кач-ва работы тех, кто присутствует на стенде.
- Возможные критические замечания, высказанные пожелания, мнения разного рода и т.д.
- Оценка функциональности стенда компании. Отдельно нужно выделить удачность выбора места, дизайн и функ. стенда, уровень оформления, степень оснащенности и информативности и т.д.
- Анализ бюджета, в который обошлось участие. Соотнесение выделенных средств с реальными (дополнительными) расходами
- Информация о конкурентах
- Оценка маркетинговых усилий, направленных на привлечение клиентов и посетителей
- Проведенные акции и мероприятия внутри выставки. Уровень, оценка интереса к данным событиям
- Мероприятия, которые провели организаторы. Участие, оценка полезности, установленные контакты
- Количество и разнообразие рекламно-полиграфической продукции и сувениров, представленных компанией и розданных участникам
Расширенный отчет об участии в выставке
Для того, чтобы конкретизировать пункты, возьмем следующий пример:
- Мероприятие: общероссийская выставка «Деревянное домостроение»
- Место проведения — Москва
- Компания полного цикла «Домфер», которая строит дома из клееного бруса, имеет собственное произ-во, выполняет все виды отделочных работ и инженерных коммуникаций
1. Установленные контакты с потенциальными клиентами и поставщиками
В этом пункте должны быть отражены оба момента: спрос на услуги компании и предложения материалов и услуг представителями других фирм
| Всего контактов | 161 |
| Поставка материала (доски для производства бруса) | 6 |
| Закупка клееного бруса, получения статуса дистрибьютора | 36 |
| Услуги по возведению фундаментов спрос / предложение | 8 / 12 |
| Предложение по поставке отделочных материалов и оборудования | 34 |
| Интерес к архитектурному проектированию и к дизайн-бюро компании | 9 |
| Предложение по возведению коробок домов от строит. фирм и бригад | 18 |
| Спрос на отдельные услуги компании | 24 |
| Спрос на возведение коробки домов | 14 |
География потенциальных клиентов и деловых партнеров
| Москва и область | 120 |
| Питер и область | 19 |
| Центральные регионы | 16 |
| Юг России | 4 |
| Урал и Дальний Восток | 2 |
Величина компаний
| Средний бизнес | 107 |
| Малый бизнес | 54 |
2. Информация от посетителей
Запросы и интерес. В этом пункте (и далее) один и тот же респондент может выделять несколько интересующих позиций
| Всего | 421 |
| Строительство дома под ключ | 188 |
| Дизайн и проектирование | 115 |
| Возведение фундамента | 88 |
| Строительство коробки дома | 105 |
| Выполнение отделочных работ | 182 |
| Монтаж кровли | 57 |
| Контракт на покупку бруса | 78 |
| Инженерные ком-ции | 118 |
Приоритеты по факторам
| Цена | 401 |
| Общее качество | 376 |
| Сроки возведения | 299 |
| Дизайн и разнообразие выбора | 296 |
| Возможность контроля на этапах стр-ва | 183 |
Сроки планируемого строительства
| Оперативно, в течение года | 91 |
| При накоплении желаемой суммы (срок не спрогнозирован) | 102 |
| В среднесрочной перспективе (1-2 года) | 116 |
| В планах, в целом, но явно не срочно | 112 |
Оценка плюсов компании
| Известность, величина | 206 |
| Качество выполняемых работ | 188 |
| Наличие собственного производства | 156 |
| Возможность заказа полного цикла работ | 188 |
| Дизайн, красота и разнообразие домов | 277 |
| Технологичность, наличие собственных разработок | 112 |
Цели посетителей
| Выбор компании для постройки собственного дома | 405 |
| Оценка стоимости: во сколько обойдется возведение особняка | 391 |
| Выбор типа и архитектуры дома | 381 |
| Выбор материала (клееный брус, оцилиндрованное бревно, другое) | 293 |
| Интерес к отделочным материалам | 244 |
| Выбор инженерных систем | 202 |
География
| Московский регион | 388 |
| Питер | 6 |
| Центральный регион | 11 |
| Другие города и регионы | 16 |
3. Оценка работы персонала стенда, в целом
| Отлично, в высшей степени профессионально | 62,00% |
| Хорошо, достаточно компетентно | 31,00% |
| Удовлетворительно | 7,00% |
Оценка качеств сотрудников
| Общий профессионализм | 83,00% |
| Компетентность в разных вопросах | 61,00% |
| Достаточный уровень коммуникабельности | 74,00% |
| Внимание к деталям | 56,00% |
| Умение вести разговор | 77,00% |
4. Пожелания, замечания, мнения
| Пожелание по увеличению кол-ва представленных вариантов дизайна | 35 |
| Недостаток информации по отдельным вопросам | 39 |
| Предложение по дополнительным эл-там стенда | 14 |
| Нехватка инфо-продукции (в последний день работы выставки) | 34 |
| Устраивают все аспекты | 299 |
Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 2
Оглавление:
- Вступление
- Настройка таблицы
- перспективы
- Конкуренты
- Кадровые
Посещение выставок может стать эффективным способом развития бизнеса и изучения того, что делают ваши конкуренты. На этих выставках обычно происходит многое: встреча с потенциальными клиентами, посещение выставок и изучение новых продуктов. Отчет о выставке помогает держать ваши мысли в порядке о том, что вы видели и испытали, пока ваше впечатление свежее.
Вступление
Укажите местоположение и дату выставки в начале отчета.Сделайте заявление, резюмируя конкретную отрасль, на которую нацелено шоу, например, автомобильное или общественное питание, особенно если продукт или услуга, которую вы предоставляете, можно использовать в разных отраслях, и отметьте количество и типы участников и посетителей.
Настройка таблицы
Подробное описание того, как вы устроили свой выставочный стол, может быть ценным. Опишите дисплеи и тип брошюр и материалов о продукции, которые вы предоставили потенциальным посетителям, и отметьте, ответили ли посетители, подойдя к столу. Возможно, вы захотите оценить, был ли этот конкретный дисплей более эффективным для привлечения внимания людей, чем другие, используемые на разных шоу, и что вы можете сделать, чтобы сделать дисплеи лучше.
перспективы
Оценка количества и качества потенциальных клиентов важна при посещении выставки. Эта оценка может включать в себя, видели ли вы преобладание лиц, принимающих решения, которые имели полномочия покупать товары или услуги у вас, или вы обычно общались с посетителями, у которых не было таких полномочий. Возможно, вы захотите использовать систему оценок при оценке потенциальных клиентов — например, поместить их в «горячие», «теплые» и «долгосрочные» категории потенциальных клиентов.
Конкуренты
Оцените свое соревнование на выставке. Укажите, как хорошо выглядели их показы, привлекали ли они потенциальных клиентов, видели ли вы конкурентов на других выставках и проводил ли участник семинар, и, если да, то, насколько хорошо отреагировала аудитория. Если вы потратите время, чтобы сравнить свои усилия с усилиями ваших конкурентов, это поможет вам оценить, насколько хорошо вы справляетесь, и даст вам идеи о том, как улучшить охват и презентации.
Кадровые
Кадровое обеспечение имеет решающее значение. Отчет может включать информацию о том, насколько хорошо сотрудники взаимодействовали с потенциальными клиентами, отвечая на вопросы и представляя продукты. Подумайте, нужно ли вам обучать персонал до того, как он будет присутствовать на будущих выставках, и был ли уровень персонала достаточным для работы на стенде.
Идеи для лотереи на выставке
Предприятия участвуют в выставках, чтобы максимизировать свою экспозицию, встречаются с потенциальными клиентами и общаются с коллегами. Есть захватывающая динамика, которую испытывают экспоненты, когда они придумывают цели выставки, планируют свои стенды и генерируют идеи относительно того, как они могут привлечь посетителей выставки к своим …
Как построить выставку на выставке
Вы решили, какие выставки вы будете посещать. Вы забронировали свой стенд. Что теперь? Вы, наверное, задаетесь вопросом, какие элементы вам нужно включить в свой показ на выставке. При проектировании выставочного стенда важно заранее спланировать показ. Спросите себя, чего вы хотите достичь через …
Как написать отчет о проделанной работе или квартальный отчет
Отчеты о ходе работы являются четкими, с более формальным дизайном, чем квартальные отчеты. Последние различаются по формату от бизнеса к бизнесу и от учреждения к учреждению. Однако следующие два основных принципа применимы к обоим: будьте внимательны к своей аудитории и к тому, что они ожидают найти в отчете, и сохраните …
Отчет о посещении выставки
Для структурирования деятельности в организации вводятся бизнес-процессы и различные формы отчётов.
- Консультанты logistics-consultants.ru помогают с внедрением бизнес-процессов и выстраиванием отделов продаж.
Представленный отчёт о посещении выставки:
- Шаблон отчёта менеджера по продажам представлен в понятной форме, имеет чётко структурированный вид.
- Форма отчёта позволяет контролировать работу менеджера по продажам.
Форма отчёта о посещении выставки
ФИО менеджера__________________
Дата посещения___________________Время нахождения на выставке с____до____
Наименование выставки:_______________________________________________
Цель посещения:
Краткий письменный отчёт о посещении:
|
Собрано контактов (визиток) с именами и телефонами |
|
|
Количество заинтересованных клиентов |
|
|
Взято заданий на просчёт |
Информация о собранных контактах
К — контакт (визитка) с именами и телефонами;
Инт — заинтересованный клиент;
Пр — задания на просчёт.
|
Наименование компании |
Контактное лицо |
Контактный телефон |
Уровень заинтересованности клиента |
Направления перевозок (услуги) |
Отчёт о посещении выставки
Данный отчёт заполняется при каждом посещении выставки.
- Указывается сотрудник посетивший выставку.
- Дата посещения.
- Наименование выставки,
- Цель посещения.
- Составляется краткий отчёт о посещении выставки.
Контакты собранные на выставке менеджером по продажам в последующем отрабатываются, вносятся в CRM программу.
Не стоит игнорировать продажу услуг/товаров на выставках. Там люди более открыты и охотнее идут на контакты.
Здравствуйте, наши уважаемые посетители корпоративного сайта ООО «Маш-Пром-Технологии», сегодня мы хотим сообщить о результатах посещения выставок, прошедших во второй половине сентября и первой половине октября 2022 года, а именно: WorldFood Moscow в Москве, SEAFOOD EXPO RUSSIA в Санкт-Петербурге и АГРОПРОДМАШ в Москве.
Каждая из выставок по-своему была интересна и насыщена встречами и новыми знакомствами, что добавило «в нашу копилку» новых и потенциальных покупателей, даже не сомневаюсь – будущих ценителей наших пластиковых изделий.
Давайте теперь остановимся несколько подробнее на результатах визитов по каждой из выставок в отдельности и начнем по результатам:
WorldFood Moscow в Москве – это, конечно, не Продэкспо по своим масштабам, но наш визит на неё дал несколько положительных встреч и по одной из них мы уже сделали продажу небольшой партии наших лотков перфорированных в Иркутск (производитель замороженных мясных полуфабрикатов). Переданы тестовые образцы прямо на выставке, производителям из Алтайского края и Ленинградской области, некоторые из участников выставки не смогли забрать образцы – не провести в самолете — но они увидели наши изделия «вживую» и смогли подержать их в своих руках, что несомненно останется в их памяти и в дальнейшем поможет в принятии решения о покупке.
SEAFOOD EXPO RUSSIA – это выставка с тематикой рыбного направления, от выращивания рыбы и морепродуктов, с последующим выловом и переработкой. Масштабность выставки в текущем году нас поразила своим размахом, потому что практически весь павильон был занят крупными игроками рыбной индустрии, которые осуществляют вылов и переработку просто в глобальных масштабах – на автоматизированных линиях переработки, но все-таки мы смогли найти и для своих пластиковых изделий (лоток перфорированный и ящик штабелируемый) двух потенциальных покупателей, которым передали свои тестовые образцы.
АГРОПРОДМАШ – это выставка производителей оборудования, вроде как не совсем наша целевая аудитория, даже, можно сказать, конкуренты. Посетив выставку, мы освежили общение с нашими давними дилерами: по направлению сушки продуктов питания «ХОЛОД – ТЕПЛО» и «ТБГ», по направлению молочного оборудования «АПС групп» и «ГИГАМАШ», так же нашлись заинтересованные в сотрудничестве по направлениям молочного производства и замороженных полуфабрикатов. Можно однозначно сказать, что наше посещение выставки «АГРОПРОДМАШ» — прошло продуктивно и с положительными результатами для нашего дальнейшего развития.
Впереди насыщенный выставками ноябрь, на который намечено три выставки, начиная с Peterfood в Петербурге и потом — на InterFood Ural в Екатеринбурге и завершим выставочное турне ноября на выставке НАШ БРЕНД в Уфе. Ждем от Вас пожелания по нашим встречам на каждой из вышеперечисленных выставок, а дни посещения каждой из них посмотрите в нашем предыдущем анонсе выставок.
Основы выставочного дела
Тема 8. Анализ результатов выставочных мероприятий
8.1. Подготовка отчета о работе на выставке.
Собранные на выставке и в ходе ее
подготовки материалы необходимо
систематизировать, маркировать наиболее
важные для отчета и упаковывать их для
отправки в свою организацию. Такой
отчет оформляется по принятой на его
предприятии форме, предусматривающей
сведения следующего характера:
-
Наименования изученных товаров или
выявленных научно-технических достижений,
их важнейшие технические, экономические
и эксплуатационные характеристики,
отличительные особенности и
преимущества перед известными аналогами. -
Названия фирм-разработчиков, изготовителей
или посредников при продаже, их
реквизиты (адреса, телефоны, факсы,
фамилии представителей и т. п.). -
Мнения специалистов и консультантов,
собранные на выставке, о возможности
использования новаций в специфических
условиях.
Отчет состоит из нескольких разделов.
Структуру и названия разделов специалисты
составляют с учетом особенностей
проведенной выставки. Тем не менее,
можно выделить наиболее общие разделы
для всех традиционных отчетов. Это
разделы, характеризующие работу
специалистов по обслуживанию экспонатов,
показу и демонстрации их в действии;
сведения, позволяющие оценить
конкурентоспособность выставленных
экспонатов, другие результаты
экспонирования.
Подобный отчет обычно содержит следующие
разделы:
1. Общая информация
— Количество
Посетителей, прошедших регистрацию
— Количество
Посетителей, опрошенных на выставке
— Количество
фирм-экспонентов, опрошенных на выставке
2.
Характеристика фирм-экспонентов
— Распределение
участников по географическим регионам
— Сфера
производственной деятельности
фирм-экспонентов
3.
Характеристика Посетителей выставки
— Распределение
Посетителей по географическим регионам
— Категория,
к которой принадлежит предприятие
Посетителя
— Распределение
Посетителей по должностям на предприятиях
4. Результаты
выставки с точки зрения фирм-экспонентов
— Поставленные
цели для участия в выставке
— Результаты
участия в выставке
— Предложения
по улучшению работы
— Заинтересованность
фирм-экспонентов в следующей выставке
5. Результаты
выставки с точки зрения Посетителей
— Цель посещения
выставки
— Результаты
посещения выставки
— Предложения
по улучшению работы
— Заинтересованность
Посетителей в следующей выставке
Подготовка отчета требует обработки и
обобщения всего материала, накопившегося
в ходе подготовки и проведения выставки.
Нужно сделать анализ собранных документов,
инструкции, записи, данные учета
посетителей, опросные листы и анкеты,
визитные карточки, книги отзывов,
т.е. сделать сортировку, группировка и
классификацию материала по определенным
признакам. Полученный таким образом
систематизированный материал кладут
в основу разделов отчета. В заключительный
раздел собирают обобщенные материалы,
дающие возможность сделать заключения
и рекомендации по улучшению дальнейшей
работы. В конце отчета должны быть
сделаны обобщающие выводы и рекомендации
по повышению уровня организации и
эффективности участия в последующих
выставочных мероприятиях.
Отчет должен содержать количественную
характеристику экспонатов, отражать
факты поступления экспонатов с дефектами.
Желательно сделать анализ причин их
появления.
Отдельной частью может быть сделан
анализ монтажных и демонтажных работ.
Здесь следует дать оценку фактической
трудоемкости работ, оценку совершенства
инструкции по монтажу и демонтажу,
технологичности и удобству проведения
работ. Определение фактической
трудоемкости работ очень важно для
организации участия в последующих
выставках. С этой целью стендист ведет
хронометраж и учет времени монтажа
и демонтажа по каждому экспонату.
Самостоятельный раздел в отчете
посвящается анализу приемов и методов,
использованных при демонстрации
экспонатов; выявленным трудностям
и возникавшим сбоям и повреждениям при
ее показе в действии; эффективности
использования технических и аудиовизуальных
средств, если таковые были задействованы
в экспозиции.
Сравнивая с материалами аналогичным
представленным на выставке, стендист
дает оценку конкурентоспособности
представлявшихся им изделий на
международном рынке. Эти оценки он
делает на основе собственных наблюдений,
а также на основе замечаний посетителей
о недостатках и преимуществах в
конструктивных решениях, достигнутому
техническому уровню по соответствию
отдельных характеристик предъявлявшимся
требованиям, по реакциям гостей выставки
на внешнюю форму, окраску качество
отделки, эргономику и техническую
эстетику.
В отчете обязательно нужно дать
характеристику работы с посетителями
выставки: привести примеры и результаты
работы с отдельными специалистами,
коммерческими работниками и представителями
прессы; показать реакцию на экспозицию
широких слоев населения, прессы, радио
и телевидения и подкрепить это примерами
из печати или выписками из книги отзывов».
Если выставку (стенд) посещали VIP-персоны,
нужно дать характеристику их отношений
к выставке в целом и к экспозиции.
Наиболее яркие фрагменты должны быть
проиллюстрированы фотографиями,
аудио- и видеоматериалами.