Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
- Главная
- Контракт
Как отказаться от исполнения контракта: пошаговая инструкция для поставщика
Отказ от исполнения контракта — это право поставщика, закрепленное не только в 44-ФЗ, но и в гражданском законодательстве. В статье разберемся, когда и как можно им воспользоваться.
Когда поставщик может отказаться
Если в текст контракта включено условие, при котором заказчик может расторгнуть сделку в одностороннем порядке, то автоматом такая возможность появляется и у исполнителя (ч. 19 ст. 95 44-ФЗ).
Согласно ГК РФ, прекратить сделку можно при существенных нарушениях обязательств заказчиком (ст. 523), таких как:
- срыв сроков оплаты (2 раза и чаще);
- необоснованный отказ от приемки продукции (2 раза и чаще);
- умышленное создание заказчиком препятствий для исполнения условий сделки: непредоставление материалов, оборудования и т. д. (ч. 1 ст. 719);
- несогласие покупателя с увеличенной ценой контракта.
Последний случай имеет место, когда цена товаров на рынке резко возрастает по причинам, не зависящим от поставщика (ч. 6 ст. 709 ГК РФ).
Когда же предметом сделки являются услуги, то здесь исполнитель обязан полностью возместить покупателю убытки (ч. 2 ст. 782 ГК РФ).
Как отказаться от исполнения контракта
После того как подрядчик принял решение о расторжении договора, он в течение трех рабочих дней должен известить об этом покупателя. Сделать это можно любым доступным способом, который позволяет отправителю удостовериться в получении письма, например:
- Заказное письмо с уведомлением.
- Электронное письмо.
- Телеграмма.
- Факс.
Причем направить документ об отказе следует как бумажным письмом, так и любым другим способом из указанных выше (ч. 20 ст. 95 № 44-ФЗ). В этом случае заказчик будет уведомлен по правилам закона. Датой же вручения здесь считается день, когда именно поставщик получает уведомление о вручении письма получателю.
Исполнитель обязан отменить не вступившее в силу решение, если покупатель устранит причины, которые привели к срыву сделки. С момента вручения бумаги у последнего на это есть 10 дней.
Заказчик также может потребовать от отказавшегося партнера возмещения убытков, возникших вследствие разрыва. Например, заказать поставку партии товара, необходимого для нормального жизнеобеспечения граждан.
Наконец, информацию о расторгнутом контракте заказчик должен опубликовать в ЕИС. Так поставщик может удостовериться в полном прекращении обязательств.
Необходимые документы
Как мы выяснили, при разрыве отношений нужны два вида документов: уведомление и решение об отказе от расторжения контракта (если покупатель устранил нарушения). В законодательстве формы таких документов, равно как и требования к ним, отсутствуют.
Тем не менее, в уведомлении стоит указать следующие данные:
- Полное наименование поставщика, его адрес, ИНН, Ф.И.О. руководителя.
- Полное наименование заказчика, его адрес, ИНН.
- Реквизиты контракта (номер, дата заключения, общая цена).
- Основание для отказа с подтверждением (ссылка на документ).
- Ссылки на пункты договора, где предусмотрено право одностороннего разрыва.
- Сообщение о расторжении.
Похожие сведения включают и в решение. Дополнительно здесь следует указать перечень исправленных нарушений, а также резюмировать отмену прежнего решения.
Образцы описанных документов вы можете скачать по ссылкам ниже.
Скачать уведомление о расторжении
Скачать
Скачать решение об отмене одностороннего отказа
Скачать
Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить
Материалы, которые могут вас заинтересовать
Как тактично отказать постоянному поставщику
Даже деловые взаимоотношения, основанные, прежде всего, на выгоде, предполагают некоторые привилегии для постоянных деловых партнеров, с которыми вас связывают годы сотрудничества. В этом случае вам и самому может быть неприятен отказ, и, в то же время, вы хотите сохранить нормальные отношения. Отказ постоянному поставщику в продолжении сотрудничества легче всего оформить в виде письма, исключающего неловкость личного объяснения.
Вам понадобится
- — Компьютер;
- — бланк вашей компании;
- — принтер;
- — конверт.
Инструкция
Кажется, чего проще, вы нашли тот же самый товар по более выгодной цене, и вам следует отказать другому поставщику, с которым у вас давно налажено деловое сотрудничество. Но в этом случае обычные фразы типа «мы вынуждены отказаться от дальнейшего сотрудничества» могут быть превратно истолкованы и восприняты как обида. В деловом мире следует с уважением относиться к своим партнерам и избегать полного разрыва взаимоотношений, поэтому следует написать письмо-отказ таким образом, чтобы оставить возможность сотрудничества в будущем, ведь не исключено, что условия этого сотрудничества в дальнейшем могут быть изменены к вашей выгоде.
Прежде всего, следует внутренне настроиться, что ничего плохого вы писать не собираетесь, и отказ в деловом общении вовсе не означает какую-то обиду. И вы, и ваши постоянные партнеры преследуете свои цели, они могут совпадать или не совпадать, но каждый из вас имеет право достигать их любыми более выгодными, оптимальными и рациональными путями. Вашей задачей является отказать в максимально тактичной и корректной форме. Сделать это не так уж и трудно.
При написании отказа особенно важна персональная адресация. Начните его с такого обращения: «Добрый день, уважаемый Иван Иванович!». Обязательно следует поблагодарить партнера за те деловые предложения, которые он направлял в ваш адрес, или за долговременное сотрудничество. Здесь необходимо, чтобы было понятно, что эти предложения вами были внимательно изучены или что это сотрудничество было для вас полезным. Необходимо, чтобы ваш адресат видел в тексте те факты и слова, которые ему знакомы. Это служит подтверждением искренности ваших слов.
Переходя собственно к отказу, необходимо четко сформулировать и сам отказ, и причины, побудившие вас отклонить предложение или приостановить дальнейшее сотрудничество. Например: «В настоящее время мы не можем принять ваше предложение, поскольку наша компания не имеет возможности приобрести предлагаемый товар по указанным ценам» или: «Мы вынуждены временно отказаться от сотрудничества с Вами по данному вопросу, поскольку нам были предложены более выгодные условия, позволяющие повысить эффективность деятельности нашей компании».
Письмо-отказ должно содержать упоминание альтернативных вариантов сотрудничества в будущем: «Мы выражаем надежду, что наше сотрудничество продолжится, и в дальнейшем мы останемся партнерами и сможем реализовать несколько новых проектов».
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Актуально на: 21 мая 2019 г.
0
По общему правилу расторжение договора возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законодательством РФ или договором (ст. 450 ГК РФ). А в некоторых случаях договор может быть расторгнут в одностороннем порядке. При этом инициатору расторжения договора нужно уведомить вторую сторону о своих намерениях.
Для чего нужно письмо о расторжении договора поставки
Если стороны не смогут мирным путем прийти к соглашению о расторжении договора, то у инициатора расторжения есть шанс расторгнуть договор в одностороннем порядке через суд. Однако надо понимать, что суд расторгнет договор в случае его существенного нарушения одной из сторон (п. 2 ст. 450, п. 2,3 ст. 523 ГК РФ):
| В каких случаях договор считается существенно нарушенным продавцом | В каких случаях договор считается существенно нарушенным покупателем |
|---|---|
| Поставка товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок | Неоднократная невыборка товаров |
| Неоднократное нарушение сроков поставки товаров | Неоднократное нарушение сроков оплаты товаров |
Кроме того, иск о расторжении договора будет рассматриваться в суде только при выполнении одного из условий (п. 2 ст. 452 ГК РФ):
- или инициатором расторжения договора получен отказ от другой стороны на предложение расторгнуть договор;
- или инициатор расторжения договора вообще не получил ответ на свое письмо с предложением о расторжении договора. Здесь стоит отметить, что срок ответа указывается в договоре, а при отсутствии в договоре этого срока, применяются сроки, установленные законом – 30 дней.
Следовательно, не направив второй стороне письмо о расторжении договора, инициатор расторжения попросту не сможет потом подать иск в суд.
Письмо о расторжении договора поставки (образец)
Письмо о расторжении договора поставки составляется в произвольной форме, подписывается руководителем организации, составившей это письмо, и скрепляется печатью (при ее наличии).
В письме имеет смысл установить разумные сроки, в которые вы просите продавца/покупателя направить вам письменное согласие на расторжение договора или письменный отказ. Это поможет вам соблюсти требования, при которых суд будет рассматривать иск о расторжении договора (об этих требованиях мы сказали выше).
Что касается способов отправки письма, то так как такое письмо может понадобиться для подачи иска в суд, нужно иметь подтверждение того, что оно не только вами отправлено, но и получено адресатом. Поэтому лучше всего либо отправить его по почте с описью вложения и уведомлением о вручении, либо вручить под роспись руководителю (ответственному лицу) организации – второй стороны договора. В последнем случае вам потребуется два экземпляра письма о расторжении договора поставки для того, чтобы второй экземпляр с отметкой о получении остался у вас.
Приведем образец письма о расторжении договора поставки.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Когда договор считается расторгнутым, если дело не дошло до суда
Если сторона договора, получившая письмо о расторжении этого договора, не против расторжения, то действие договора прекращается с момента получения ей письма о расторжении договора (ст. 450.1 ГК РФ). Правда, в письме может быть указан другой срок, когда договор будет считаться расторгнутым, или же этот срок может быть оговорен сторонами (п. 4 ст. 523 ГК РФ).
Уведомление о расторжении договора поставки — образец данного документа приведен в статье — необходимо составить в том случае, если одной из сторон принято решение о нецелесообразности исполнения его условий обеими сторонами. Помимо образца в статье вы найдете также информацию о порядке использования такого уведомления.
В каком порядке осуществляется односторонний отказ поставщика от исполнения договора поставки?
Оформление отказа поставщика от исполнения договора поставки в одностороннем порядке осуществляется в следующей последовательности:
1. Составляется уведомление о расторжении договора с указанием причины, по которой поставщиком было принято такое решение.
2. Документ передается ответственному представителю контрагента лично или посредством заказного почтового отправления. Во втором случае моментом вручения считается дата, указанная на почтовом штемпеле, нанесенном на документ.
3. Расторгнутым в одностороннем порядке по инициативе одной стороны, в соответствии с п. 4 ст. 523 ГК РФ, договор поставки считается в момент получения второй стороной соответствующего уведомления (при условии, что иной срок не предусмотрен положениями ранее заключенного соглашения).
На нашем форуме можно спросить о составлении документов, необходимых для взаимодействия с контрагентами. Например, в этой ветке форумчане поделились опытом, как правильно расторгнуть договор оказания услуг.
Образец письма о расторжении договора поставки по инициативе покупателя
Уведомление о расторжении договора поставки образца 2022 — 2023 годов может выглядеть следующим образом:
Генеральному директору
ООО «Мир света»
Гладышеву Петру Александровичу,
Воронеж, ул. Ленина, д. 17, пом. 5, оф. 17
Уведомление
о расторжении договора поставки в одностороннем порядке
17.03.2022 между ООО «Мир света» в лице генерального директора Гладышева П. А. и ООО «Интертехнотрейд» в лице генерального директора Вертолетова А. Н. был заключен договор № 251 (далее — Договор), предметом которого является поставка энергосберегающих люминесцентных ламп мощностью 30 Вт с цветовой температурой 4000 К в количестве 500 штук. Общая стоимость предмета Договора составила 52,5 тыс. руб. (пятьдесят две тысячи пятьсот рублей).
Согласно п. 5 Договора ООО «Интертехнотрейд» может расторгнуть его в одностороннем порядке, если ООО «Мир света» нарушит п. 3 Договора.
Согласно п. 3 Договора, ООО «Мир света» приняло на себя обязательства по оплате стоимости поставляемых энергосберегающих люминесцентных ламп в полном объеме до 15.05.2022, однако в указанный срок оплата произведена не была, что, в соответствии с п. 5 Договора, является нарушением его условий.
На основании вышеизложенного ООО «Интертехнотрейд» было принято решение о расторжении договора поставки в одностороннем порядке и направлении соответствующего уведомления в адрес ООО «Мир света».
Генеральный директор ООО «Интертехнотрейд» Вертолетов А. Н.: (подпись)
24.05.2022
Как составить уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке при закупках по Закону № 223-ФЗ, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Итак, при расторжении договора поставки по инициативе одной из его сторон обязательным условием является направление ею соответствующего уведомления в адрес второй стороны. При этом в документе должна быть приведена информация об обеих сторонах соглашения, а также изложены причины, по которым договор подлежит расторжению, и указана дата направления документа в адрес контрагента.