Как составить отклонение план факт

Для современного предприятия факт-план анализ – это пример того, насколько эффективно действует экономическая стратегия, маркетинговые и аналитические отделы в целом. Фактически без постоянного проведения ряда подобных мероприятий невозможно не только предсказать падения ликвидности или сокращение потенциальных статей бюджета, но и даже провести обработку текущей ситуации.

Подготовка

По общим правилам подобные плановые исследования принято проводить ежеквартально. Но иногда положение вынуждает участить это действие. В первую очередь это инициируется при определенных сферах проверок. К примеру, изучение бюджета движения денежных средств.

Выявление отклонения строится на сверке прогнозируемых показателей, определенных в стратегии развитии проекта, и текущих цифр, которыми может похвастаться бухгалтерия. Разумеется, в идеале, расхождений быть не должно. Но это практически недостижимая ситуация. Поэтому стоит ориентироваться на процент изменений. А вот критический его уровень или просто показатель, заслуживающий отдельного внимания, каждое предприятие обычно определяется самостоятельно. Опять же, вопрос зависит от конкретной сферы, а также от специфики деятельности компании.

По сути, что такое план-факторный анализ? Это сверка фактических и планируемых показателей. Именно поэтому процедура имеет такое «говорящее» название.

Подготовка предполагает на превентивном этапе разделение статей на два основных направления. Первое — те, что в теории еще могут оказать влияние на будущее движение денежных средств, изменение результатов. То есть актуальные расхождения на конкретном этапе. А вот вторая группа — это те различия между стратегическими расчетами и текущей ситуацией, которые уже не могут оказать влияния и принести последствий. Разумеется, изучение их остается необходимым, но уже для внутреннего исследования, выявления ошибок, которые следует исключить.

Неизрасходованные денежные средства зачастую переносятся на следующий период. Это называется перебросом, что также нужно отобразить в этом комплексе мероприятий.

Ну и главная подготовительная мера заключается в выявлении процентных расхождений. Учитывая, что план-факторный анализ – это выявление размера отклонений, именно на них мы и обратим внимание. Разделение подразумевается ровно на столько позиций, чтобы текущее исследование было способно предоставить практические рекомендации к действию.

• 5-10%, первая точка. Эти размеры обычно считаются несущественными. Они заслуживают внимания, но не вызывают необходимости немедленных действий. Сопутствующий коммерческому движению шум, избежать которого практически невозможно.
• 20-30%, умеренный диапазон. Уже понадобится провести проверку, почему возникла такая разница, в чем причина. А также выявить решения, которые позволят избежать серьезных последствий.
• 30-50%, существенный размер. Требует внесения корректировок в стратегию, поиск утечек.
• Свыше 50%, критический размер. Срочно необходимо составить план мер, которые будут направлены на поиск ошибок, нивелирование последствий, предвосхищения подобного в будущем.

Как провести процедуру

Мероприятие носит сугубо расчетный характер. Итоговые результаты проверки оформляются в Excel таблице или с помощью сходного инструментария. Стоит обращать внимание на выявление конкретных статей, бюджетов, а также расчет относительных расхождений.

Понадобится изучить и обозначить условные цифры в абсолютном значении. Это покажет нам, насколько в принципе финансовое поступательное движение предприятие обоснованно.

Также стоит обращать внимание на то, какие тенденции предполагает результат. И в принципе, есть ли какая-либо взаимосвязь между периодическими просадками. Не стоит забывать и о том, что знаки в итоговом изыскании бывают как положительные, так и отрицательные. То есть, минус — это недостача, а плюс — прирост бюджетных средств, которые был не отображен в начальном плане. Пристального внимания заслуживают обе ситуации. Но причины интереса разные.

На что обратить внимание

Существует несколько позиций, на которых следует сфокусироваться особенно сильно. И не забывать об этих сторонах изыскания при проведении проверки.

• Когда становится заметным очередная разница, не всегда нужно сразу бросаться за расчеты и проводить дополнительные проверки и поиск проблем. Ведь отчет план-факт должен содержать всю информацию, но исследовать понадобится лишь ту, что грозит неблагоприятными последствиями. Не надо «бегать за шумом», стараясь понять причину каждое изменение экономических показателей.
• Обратите внимание на знак. Плюс или минус. Если негативный знак нуждается в немедленном принятии мер, когда речь идет о крупных размерах, то положительный не всегда вынуждает это делать. По сути, изыскания провести не помешает, но жизненной необходимости и требований по оперативности не предусматривается.
• Изучать нужно не только отдельные выводы, но и также и их группы, прослеживая их взаимосвязь. Тогда одни расходы потенциально инициируют остальные. Падение выручки зачастую становится последним результатом, к которому ведут логичные проблемы.
• Помните про удельный вес бюджета. Если исполнение конкретной задачи требует огромных процентных вложений бюджета, то эта сфера требует повышенного уровня надзора, контроля. И лучше больше ресурсов затратить именно на нее: продажа, маркетинг и схожее. А вот организация системы охраны на точках реализации, к примеру, обычно не вызывает таких серьезных трат. И стоит уделить такой отрасли меньше времени.

План-фактный анализ, пример проверки результативности

Первый способ проведения изысканий основывается на результативности деятельности проекта. А также на конкретно составленном плане движения финансовых потоков. Представленный образец будет схематичным и затронет лишь некоторые показатели, чтобы продемонстрировать сам принцип.

План-факторный анализ, пример проверки производительности

А теперь обратим внимание на другой упрощенный пример.

Таблица расчета эффективности

Третий наш пример, который, по сути, является итогом. На основе предыдущих и иных изысканий, глубоких проверок бухгалтерии следует сделать выводы о текущей эффективности движения и развития фирмы в целом.

В чем ценность и важность этого исследования

Бюджетный сегмент на предприятии — это важнейшая сфера. Для нормального развития придется потратить ресурсы на четкий и современный контроль. В противном случае осуществить бюджетное управление невозможно по определению.

В первую очередь это касается БДДС. Но и к остальным элементам относится в не меньшей мере. Этот план подразумевает сверку финансовых показателей, определение процента их выполнения, степень достижения поставленных задач. И что самое важное — проверку целесообразности трат, уровня распределения денежных массивов, логику анализа.

Имея на руках отчеты, всегда можно сформировать будущие бюджеты уже с учетом результатов изысканий. То есть, остается плацдарм для совершенствования, способы избежать ошибки, допущенные в прошлом квартале. Это даже не столько метод изучения проблем, сколько расчет конкретной эффективности в текущий момент.

Основы подготовки

В общем случае после назначения изысканий необходимо составить регламент будущей работы. Определить критические, умеренные и существенные уровни. А также выбрать те сферы, которые непосредственно будут затронуты. Естественно, относительные и абсолютные величины коснутся общей маржи, главных денежных потоков, ключевых статей расходов. Но вполне допустимо выставить куда больше сфер.

Также стоит ориентироваться в первую очередь на значимые позиции. На те сегменты, которые конкретно на данный момент активно влияют на ситуацию. Чтобы можно было оперативно внести правки, если будет выявлена проблема. А отрасли, которые уже не оказывают существенного влияния, к примеру, в этом сезоне поток уже перекрыт, выработал свое, — остаются на второе.

Таким образом, план-фактный анализ – это способ поиска слабых мест предприятия для оперативного вмешательства.

На какие аспекты стоит обратить внимание

Помимо того, что цифры нужно пропускать через призму значимости источников, стоит понимать их вес. Другими словами, когда изыскания направляются на те сферы, которые просто в процентном отношении от бюджета занимают ничтожную позицию, по сравнению с другими, — это нелогичное распределение ресурсов.

Также не стоит забывать, что среди массы полученных показателей, внимание надо сосредоточить на тех, что поддаются изменениям. Снова играет роль источник. Если им стали ошибки в планировании, некорректный расчет, нарушения тактического плана, хищение, нерациональный подход и так далее – все проблемы легко решаются.

А если причиной стали макроэкономические аспекты, проявляющиеся через скачок курса или падения интереса к сфере производства на глобальном уровне, то коренным образом изменить ситуацию не получится. Это могут быть и обычные колебания, которые, как волна, доходят до локальных проектов от мировой экономики. И нужно заранее их определить, иначе силы компании будут направлены на борьбу с проблемами, которые по определению невозможно решить. Стоит лишь знать их и игнорировать.

Для четкого позиционирования источника, проблемы и конкретного влияния в будущем нужно обращать внимание на положительный или отрицательный знак при расхождениях. Именно он предоставит почти всю информацию, которая необходима. С ее помощью получится понять, нужно ли заниматься данной проблематикой прямо сейчас, повлияет ли аспект на будущий бюджет, есть ли проблемы в планировании, не являются ли контрмеры безосновательными в этом случае.

ТОП-5 программ для проверки

Для облегчения и оптимизации процессов в организации используется различное программное обеспечение. Например, вы можете ознакомиться с продуктами компании «Клеверенс», которая реализует качественное ПО, в том числе для автоматизации бизнеса.

Программные продукты компании — это широкий спектр для решения задач в розничной и оптовой торговле, производственных  и нефтедобывающих организациях. С помощью специальных программ можно не только сверять план-факт, но и вести полный учет, контролировать все процессы.

БИТ.ФИНАНС

Масштабируемое ПО, созданное для широкой аудитории. Программа без проблем ведет контроль статей бюджета, занимается формированием, оценкой, установлением предельных лимитов. Примечательно, что этот модуль помогает составить отчетность вместе с учетом в условиях единого комплекса. Создается плацдарм, через который идут все расчеты, фиксируются все полученные данные, выставляются планы. Так, информационная база объединяется в ядро, с помощью которого даже без автоматизированной методики проверки значительно упрощаются.

Умная утилита сама знает, как посчитать процент отклонения факта от плана, формула в массе различных вариаций содержится у нее по умолчанию. А также она решает и все сопутствующие отчетные задачи.

Navision

Отличительными чертами программы стоит назвать быструю интеграцию в общую бухгалтерскую структуру предприятия. Именно бухгалтерия будет являться основной для всех проверок, но и другие вопросы, в том числе сверка фактических и запланированных цифр, решаются без проблем.

Контур

Отличный выбор для компаний широкого профиля. ПО направлено на различные холдинги. Разумеется, никто не мешает и проектам с узкой специализацией воспользоваться ей. Но это не слишком рационально.

SAP R/3

Это массивный комплекс, который включает в себя множество коробочных решений. И одним из них и является упрощение проведение аналитики и сверка. Естественно, только ради этих целей приобретать такой комплект из 22 различных направлений — не самое логичное решение. Но для комплексного урегулирования вопросов подойдет идеально.

Галактика

Это прекрасный инструмент, посредством которого менеджер получает доступ для проведения различных исследований. Они касаются материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Направлений выдвигается довольно много, среди них присутствует и наличие формул расчета, изучение и автоматическое проведение сверки факта.

Еще одной особенностью системы является возможность тонкой настройкой под нужды конкретной компании. Персональные настройки сохраняются за пользователем. Для изменения составляющих доступно параллельное сохранение сразу нескольких различных вариаций.

Эти программы отлично знают, как рассчитать отклонение от факт-плана. И помогут это сделать даже неопытному в сфере пользователю.

Количество показов: 65083

Привет! Меня зовут Иван Шестак, редактор сервиса управленческого учёта «Финансист». Мы говорим про деньги компаний простыми словами и даём пищу для ума предпринимателями и финансистам.

Эффективно управлять бизнесом можно когда фактические показатели регулярно сравниваются с плановыми. Без этого не понять, в правильном ли направлении движется компания. В материале расскажем, как проводить план-факт анализ и как сделать его максимально полезным.

С чего начать?

План-факт анализ сравнивает плановые показатели компании (которые соответствуют бюджету) с фактическими. Позволяет изучить отклонения по любым показателям: финансовым, натуральным или относительным. Поэтому для начала стоит выбрать интересные именно для вашего бизнеса.

Необходимо продумать, как планируется проводить анализ. Например, в разрезе по отдельным статьям доходов и расходов, по продуктам, по проектам, по договорам — это поможет понять, за счёт чего вы в плюсе или минусе.

Заранее определите уровень существенности — допустимый уровень ошибки. Например, отклонения от плана меньше чем на 0,5% можно не анализировать вообще, отклонение до 20% — тщательно изучить, а больше 20% — это уже красный сигнал тревоги, требующий принятия срочных мер.

Как провести план-факт анализ с пользой?

Техника

Рассчитать отклонение просто — допустим, планировали продать 20 карандашей, а продали 23. Значит, абсолютное отклонение факта от плана составило 3 штуки, а относительное — 15%.

Удобно, когда отрицательные отклонения в таблицах автоматически выделяются красным цветом, а положительные — зелёным. Это можно настроить прямо в Excel, но есть и специальные сервисы со встроенным блоком план-факт анализа, где всё, что нужно, подсвечивается автоматически.

Выборочный анализ

Чтобы не погрязнуть в цифрах, сосредоточиться лучше на серьёзных отклонениях, а мелкие проигнорировать. Не стоит тратить часы работы на поиск отклонения в 100 рублей. А вот рост себестоимости единицы продукции на 30% — это повод бить тревогу и принимать меры.

Взаимосвязь отклонений

Часто невыполненный план по одному показателю тянет за собой многие другие. Например, если снизился объём производства, то и сумма переменных расходов наверняка упадёт. Не выполнили план по продажам — выплатили сотрудникам меньшую премию. Эти взаимосвязи логичны и легко объяснимы. А вот если при росте рыночных цен доход снижается — это уже повод провести дополнительное расследование.

Акцент на минусе

Даже если в целом план по прибыли выполнен, важно сосредоточиться на отрицательных отклонениях — именно эти показатели тянут бизнес вниз и являются зоной роста. Найти слабые места важно, чтобы не повторять ошибок в будущем и укрепить компанию.

Но и из положительных отклонений нужно извлечь пользу. Просто похвалить себя недостаточно — возможно, если план выполнен на 200%, это не вы молодцы, а план изначально был не очень качественным.

Регулярность

Залог успеха — регулярность план-факт анализа. Недостаточно фиксировать процент выполнения по итогам года, нужно постоянно держать руку на пульсе и анализировать отклонения хотя бы раз в квартал. Именно регулярность позволит вовремя поймать неблагоприятную тенденцию и отреагировать на изменения.

Поиск причины

Реальность может не совпадать с мечтой по разным причинам. Пропустили срок оплаты по счетам и получили штраф. Упустили поставщика, потому что слишком затянули переговоры. Дали клиенту слишком большую скидку и потеряли часть дохода. Важно понимать, на что можно повлиять в будущем, а на что — нет.

Например, не допускать арифметических ошибок и косяков в заполнении документов — вполне реально. А вот повлиять на резкое изменение курса валют вряд ли удастся (разве что застраховать часть валютных рисков). В любом случае, нужно акцентировать внимание на том, что мы можем изменить.

Ну и как использовать результаты план-фактного анализа?

Актуализировать бюджет

В марте компания провела предварительный план-факт анализ бюджета. Стало ясно, что экономическая ситуация глобально изменилась и повлияла на бизнес. Импортное сырьё подорожало, спрос на товары люкс упал — это повод существенно пересмотреть структуру производства или даже закрыть целое направление — но в любом случае, бюджет можно и нужно актуализировать.

Повысить качество плана

Результаты план-факт анализа обязательно нужно использовать при подготовке следующих бюджетов. Если текущий план совсем нереально выполнить, снижаем планку. Если его выполнение далось слишком легко — почему бы и не повысить требования к себе на будущий год? Возможно, нашлась какая-то систематическая недооценка риска или ошибка в формуле — всё это поможет сделать план точнее.

Найти виноватых

За выручку компании отвечают все и одновременно никто — а план-факт анализ сосредоточен на каждом драйвере выручки по отдельности и поэтому позволяет найти ответственных за невыполнение конкретного показателя. Так легче понять, что именно пошло не так, и исправить ситуацию. А если в компании работает система KPI, то этот анализ станет базой для расчёта годовых премий.

Усилить бизнес

План-факт анализ — это отличный шанс выявить проблемы и открыть возможности. Обнаружили отклонение — нашли его причину — приняли меры — сделали выводы на будущее. Узнать об ошибке и исправить её — значит больше не повторить.

Короче

План-факт анализ — не просто громоздкая таблица с цифрами, но и классный инструмент, который, как навигатор в автомобиле, показывает, идём ли мы к цели или отклонились от маршрута. Без него непонятно, что на самом деле происходит в компании, может ли бизнес работать эффективнее или и так уже на пределе возможностей. Это способ найти слабые места бизнеса.

Но — хорошая новость! — и сильные тоже. Понять, правильные ли решения приняли в прошлом и что делать в будущем — вот зачем нужен план-факт анализ. Чтобы не тратить много времени, можно делегировать план-факт анализ специальным сервисам.

Подписывайтесь на Telegram-канал «Помощник финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.