Как составить памятку для организации - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Памятка для сотрудников

Уважаемые сотрудники! В целях не допущения распространения корновируса COVID-19 Руководство рекомендует придерживаться следующих мер:

Ежедневно измерять температуру тела работников на рабочих местах с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц, с повышенной температурой и дальнейшим контролем вызова работником врача для оказания первичной медицинской помощи на дому.
Не допускать к работе лиц, имеющих признаки респираторных заболеваний, повышенной температуры тела и вернувшихся в течение последних 2-х недель из-за рубежа.
Продавцам осуществлять работу в средствах индивидуальной защиты(масках, перчатках). На рабочем месте иметь и использовать дезинфицирующие салфетки, антисептики для обработки рук. Повторное использование одноразовых масок, а также использование увлажненных масок не допускается.
Обеспечить санитарные меры в соответствии с предписаниями и рекомендациями Роспотребнадзора, в том числе каждые 2 часа протирать дезинфицирующим раствором поверхности с наиболее интенсивным контактом рук потребителей – ручки тележек, дверные ручки, кассовые аппараты и платежные терминалы, рабочее место и т.д.
Принять меры по соблюдению дистанции в очередях — сделать разметку у касс и прилавков, постоянно предупреждать покупателей о необходимости соблюдать дистанцию минимум 1 метр друг от друга.
Назначить приказом ответственного работника за организацию и проверку работ по соблюдению дезинфекционного режима на предприятии торговли.
Назначить ответственного сотрудника для работы с посетителями старше 65 лет. Настоятельно рекомендовать посетителям старше 60 лет воздержаться от посещения общественных мест.
Обеспечить постоянное наличие в торговом зале наиболее востребованных товаров. В случае повышения спроса на них обеспечить увеличение количества данных товаров в торговом зале и их выкладку на полки.
Усилить работу по обеспечению товарных запасов наиболее востребованных товаров, учитывая местную специфику и рекомендации федеральных и местных властей. Усилить работу с поставщиками для планирования и обеспечения бесперебойных поставок товаров.
Для минимизации близкого контакта с покупателем, продавцам рекомендовать покупателю делать заказы продуктов путем бесконтактной доставки.

Памятка для посетителей

Уважаемые посетители! В целях не допущения распространения новой коронавирусной инфекции COVID-19 и в целях Вашей же безопасности наш магазин предлагает:

Соблюдать дистанцию в очередях — 1 метр друг от друга.
Мыть и дезинфицировать руки после посещения мест массового скопления людей.

Использовать средства защиты органов дыхания(маски).
Не посещать торговые объекты, если у вас признаки респираторных заболеваний, повышенная температура тела.

Настоятельно рекомендуем посетителям старше 65 лет воздержаться от посещения торговых объектов.

Кроме того, в целях Вашей̆ безопасности у нас Вы можете осуществить заказ продуктов на дом онлайн или по телефону:_____________________

Благодарим за понимание! Берегите себя и будьте здоровы.

Источник

Служебные записки являются распространенным методом общения на многих рабочих местах. Когда вы хотите передать короткую, конкретную информацию группе людей в организации, в которой вы работаете, служебная записка может стать подходящей альтернативой организации встречи. Знание различных этапов и стратегий создания служебной записки может помочь вам более эффективно общаться с коллегами.

В этой статье мы объясним компоненты служебной записки и дадим руководство по созданию хорошо написанной служебной записки.

Что такое служебная записка?

Памятная записка или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Вы можете использовать служебные записки для объявления новой политики, напоминания сотрудникам о существующих правилах и в целом для информирования людей. Меморандум — это менее формальный документ, чем письмо, который можно использовать при общении с людьми за пределами организации.

Цели портфолио

Памятки носят информативный характер и содержат краткое, четкое и прямое сообщение. Хотя многие памятки имеют схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

Документирование политики компании
Информирование сотрудников о ситуации
Объяснение процедур
Инструктаж сотрудников по использованию нового оборудования
Информирование сотрудников об изменениях в компании
Объявление о смене роли или повышении по службе

Части служебной записки

Независимо от того, объявляют ли они о повышении по службе или вводят новую политику, все служебные записки состоят из одних и тех же основных частей. Меморандумы могут быть разной длины, но чаще всего они состоят из одной-двух страниц, чтобы помочь аудитории сосредоточиться и заинтересоваться сообщением. Памятка включает в себя каждое из перечисленного ниже:

1. Заголовок

Первым компонентом памятки является заголовок, представляющий собой список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части памятки. В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно, а также справочные данные, такие как дата, время или местонахождение. Включение заголовка в служебную записку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения являются для них наиболее важными и когда изменения в компании вступили в силу.

2. Тематическая строка

Тема письма кратко излагает тему записки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая заметка посвящена только одной теме. Тема письма короткая и содержит основной обзор темы, а не полное объяснение. Если сотрудники могут обратиться к вашей записке позже, точная и простая тема письма поможет им сохранить организованность.

3. Декларация

Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы рассказываете о цели заметки и представляете свою главную идею. Просто изложите информацию, которой вы делитесь с коллегами. Если есть какая-то важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

4. Обсуждение

Дискуссионная часть служебной записки объясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительные детали. В зависимости от цели вашей служебной записки, вы также можете использовать этот раздел, чтобы попросить об обратной связи или попросить коллег предпринять конкретное действие. В этом разделе следует сосредоточиться на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация была понятной.

5. Резюме (необязательно)

Некоторые записки включают резюме, которое связано с темой письма. Это поможет сотрудникам сразу понять, относится ли сообщение к ним, или поможет им организовать памятку в существующих файлах. В резюме можно также перечислить заключительные напоминания и поблагодарить сотрудников за их усердную работу и сотрудничество.

Как составить служебную записку

Создание хорошо написанной служебной записки, содержащей четкую информацию, может помочь сделать общение в месте, где вы работаете, более эффективным. Выполните следующие шаги для создания памятки:

1. Перечислите свою основную идею

Прежде чем написать служебную записку, убедитесь, что вы хорошо понимаете суть вашего сообщения, чтобы вы могли объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вы хотите объяснить в своей служебной записке. Если у вас слишком много пунктов, которые необходимо передать, подумайте об использовании формата отчета или разделите ваше сообщение на несколько более конкретных записок.

2. Поймите свою аудиторию и тон

Продумайте цель вашей служебной записки по отношению к предполагаемой аудитории. Например, служебная записка, объявляющая о корпоративной вечеринке или ежегодных бонусах, может иметь более радостный и непринужденный тон, чем служебная записка, объявляющая о серьезных изменениях в политике компании. Сделайте так, чтобы коллеги могли легко понять ваш выбор слов и стиль письма.

3. Используйте шаблон

Вы можете использовать шаблон, который поможет вам использовать правильный формат для вашей служебной записки. Использование шаблона облегчает вашим коллегам задачу сразу же распознать ваше сообщение как служебную записку. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы передадите всю необходимую информацию.

4. Сокращайте абзацы

Пишите свои служебные записки краткими абзацами, чтобы их было легче читать. Как правило, абзацы в служебной записке состоят из двух-четырех предложений. По возможности используйте маркированные пункты и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.

5. Проверьте

Перед отправкой памятки перечитайте каждый раздел, чтобы убедиться в краткости изложения. Убедитесь, что вы адресовали свой заголовок правильным людям и что ваша тема соответствует сообщению. Неплохо также проверить наличие мелких ошибок, например, опечаток или грамматических ошибок.

6. Распространите памятку

Своевременно размещайте служебную записку, чтобы ваша организация была в курсе событий. Многие организации отправляют служебные записки по электронной почте и размещают их на видном месте, например, на доске объявлений. Сохраните копию памятки для своих файлов на случай, если вам понадобится обратиться к ней в дальнейшем.

Меморандум против. email

Хотя многие организации распространяют служебные записки по каналам электронной почты, электронное письмо — это тип коммуникации, отличный от служебной записки. Основное отличие заключается в том, что служебная записка обычно рассчитана на большую аудиторию, чем электронное письмо. Например, целевой аудиторией служебной записки может быть целый отдел, филиал или компания.

Шаблон памятки

На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат служебной записки, но большинство служебных записок, как правило, можно создать с помощью шаблона служебной записки. Вот один из примеров шаблона для базовой служебной записки:

Кому: Получатель(и) служебной записки

От: Лицо или группа, отправляющие служебную записку

Дата: Дата выпуска

Тема: Строка темы

[В первом абзаце памятки четко сформулируйте свою основную идею. Перечислите любую важную информацию, которая непосредственно касается получателя записки.]

[Ваш второй абзац развивает основную идею и делится дополнительными деталями. Резюмируйте все обсуждения по теме вашей служебной записки и попросите сотрудников высказать свое мнение, если это необходимо.]

[Вы можете включить необязательный третий абзац, подводящий итог служебной записки.]

[Заключение, например Искренне, С наилучшими пожеланиями или Спасибо ,]

[Ваше имя]

[Контактная информация, если применимо]

Приложения: [Перечислите все документы, на которые есть ссылки в служебной записке]

Пример служебной записки

Возможно, вам будет полезно ознакомиться со служебными записками, которые рассылали другие сотрудники организации, в которой вы работаете. Сопоставление тона и формата вашей служебной записки с другими, которые вы видели на рабочем месте, может помочь вашим коллегам понять ваше послание. Просмотрите следующие примеры служебных записок, чтобы сориентироваться в процессе написания:

Пример 1

Вот пример того, как использовать служебную записку для объявления о повышении:

Кому: Всем сотрудникам

От: Мико Томпкинс, директор по персоналу

Дата: Aug. 6, 2022

Тема: Джеймс Ндеба становится директором по бухгалтерскому учету

Начало в авг. 10, 2022, наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба переходит на должность директора по бухгалтерскому учету. Остальные члены бухгалтерской команды возьмут на себя все новые проекты во время этого перехода.

За три года работы в должности главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ждем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть вопросы по этому переходу, не стесняйтесь связаться со мной по электронной почте.

Спасибо всем за помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.

С наилучшими пожеланиями,

Мико Томпкинс

Пример 2

Ниже приведен пример служебной записки, напоминающей сотрудникам о существующей политике компании:

Кому: Отдел продаж

От: Дж’ная Барроуз, руководитель отдела продаж

Дата: Сентябрь. 21, 2022

Тема: Процесс возмещения расходов

Поскольку у нас появилось несколько новых сотрудников, пожалуйста, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму Расходы на продажу и представить ее в бухгалтерию до последнего дня месяца. Расходы, представленные после установленной даты, не будут подлежать возмещению.

Благодарим вас за своевременное представление всех командировочных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете зайти ко мне на работу или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

Спасибо,

Дж’ная

Приложения: Форма расходов на продажу

Источник

Цветовая схема:
C
C
C
C

Размер шрифтов:
A
A
A

Изображения

Главная
Издательская деятельность
Требования к оформлению памяток и листовок

Требования к оформлению памяток и листовок

ГБУЗ РЦМП принимает к печати памятки и листовки, отвечающие требованиям к оформлению, представляются в электронном виде в формате doc. К материалам приложить сопроводительное письмо с подписью руководителя и печатью организации.

1. Требования к объему памяток

Объем материалов для печати не должен превышать объем, указанный ниже:

Памятка формата А6 (в готовом виде). Количество страниц (обязательно кратно 4!) – не более 8 (включая обложку).
Памятка формата А5 (в готовом виде). Количество страниц – не более4.
Памятка формата А4 (в готовом виде). Количество страниц – не более2.

2. Общие требования к тексту

Формат страницы – А4.
Поля: верхнее – 15 мм; нижнее – 15 мм; левое – 15 мм; правое – 15 мм.
Шрифт: Times New Roman; размер – 14 кегль.
Межстрочный интервал – одинарный.
Абзацный отступ – 1,25 см; должен быть выставлен автоматически (не допускается делать абзацный отступ пробелами или табуляцией).
Форматирование – по ширине.
Установка функции переноса обязательна и должна быть выставлена автоматически. Не следует использовать принудительный или ручной перенос слов.
Нумерация страниц – обязательна внизу по центру.

3. Требования к элементам текста

1. Заголовки. Заголовок статьи выделяется полужирным шрифтом и отделяется от основного текста интервалом. Не допускается использование в заголовках переноса слов, точка в конце заголовков не ставится.

2. Таблицы. При наборе таблиц необходимо придерживаться следующих правил:

границы таблиц не должны выходить за границы основного текста;
использовать шрифт основного текста (TimesNewRoman), размер шрифта должен быть на два пункта меньше, чем у основного текста (12 кегль);
ссылки на таблицы в тексте обязательны;
таблицы должны быть помещены в тексте после абзацев, содержащих ссылку на них или как можно ближе к ссылке. Допускается печатать таблицы не далее, чем на следующей после ссылки странице;
перед таблицей печатается слово «Таблица», далее номер таблицы, нумерация сквозная. Точка после номера таблицы не ставится, выравнивание – по правому краю;
каждая таблица должна иметь название. Точка после названия таблицы не ставится, выравнивание – по центру;
таблицы должны иметь «шапку» (название столбцов);
все графы и строки должны быть заполнены;
таблицы, имеющие количество строк больше, чем может поместиться на странице, переносятся на другую страницу. При этом «шапка» повторяется, а над ней указывается «Продолжение табл.» или «Окончание табл.»;
примечания и сноски к таблицам должны быть напечатаны непосредственно под соответствующей таблицей кеглем 9;

3. Иллюстрации. Иллюстрация цветная на титульном листе. Растровая графика должна быть представлена в формате .TIFF, цветовая модель СМYK, разрешение 300-350 dpi.

При наборе рисунков необходимо придерживаться следующих правил:

границы рисунков не должны выходить за границы основного текста;
ссылки на рисунки в тексте обязательны;
рисунки, диаграммы должны быть помещены в тексте после абзацев, содержащих ссылку на них или как можно ближе к ссылке. Допускается печатать рисунка не далее, чем на следующей после ссылки странице;
нумерация рисунков сквозная.
все рисунки должны иметь подписи, например «Рис. 13.1. Виды муниципальных образований». Точки в конце подписи не ставят; выравнивание – по центру;
в рисунках, выполненных средствами MSOffice, используется шрифт основного текста (TimesNewRoman), размер шрифта на два–три пункта меньше, чем у основного текста (11–12 кегль).

По всем возникающим вопросам обращаться к заведующему отделом подготовки и тиражирования медицинских информационных материалов ГБУЗ РЦМП Рахматову Тимуру Лироновичу по телефону: 8 (347) 272 66 09, e-mail: rio.bcmpmzrb@yandex.ru.

Источник

22 февраля 2021 г.

Памятки — это обычное дело способ связи на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, служебная записка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясним компоненты заметки и предоставим руководство о том, как создать хорошо написанную заметку.

Что такое памятка?

Меморандум или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминаний сотрудникам о существующих правилах и общего информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.

Цели памятки

Памятки должны быть информативными и содержать краткое, четкое и прямое сообщение. Хотя многие заметки имеют схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:

Документирование политики компании
Информирование сотрудников по ситуации
Объяснение процедур
Инструктаж персонала по работе с новым оборудованием
Информирование сотрудников об изменениях в компании
Объявление об изменении роли или продвижении по службе

Связанный: Документация на рабочем месте

Части памятки

Независимо от того, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику, все памятки состоят из одних и тех же основных частей. Заметки могут различаться по длине, но большинство из них составляют одну или две страницы, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя каждое из следующего:

Заголовок
Сюжетная линия
Декларация
Обсуждение
Резюме (необязательно)

1. Заголовок

Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части заметки. В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно отправлено, а также справочные примечания, такие как дата, время или местоположение. Включение заголовка в заметку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения компании вступили в силу.

2. Тема письма

Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету. Тема должна быть короткой и ясной, предоставляя основную тему вместо полного объяснения. Если ваша записка будет храниться для справки, точная и простая тема может помочь поддерживать порядок в вашем офисе.

3. Декларация

Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы делитесь целью памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.

4. Обсуждение

Обсуждающая часть служебной записки поясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительную информацию. В зависимости от цели вашей заметки вы также можете использовать этот раздел для запросить отзыв или попросите своих коллег предпринять конкретное действие. Этот раздел должен оставаться сосредоточенным на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.

5. Резюме (необязательно)

Некоторые заметки включают краткое изложение, которое связано с темой письма. В резюме также могут быть перечислены последние напоминания и слова благодарности сотрудникам за их усердную работу и сотрудничество.

Как создать памятку

Создание хорошо написанной заметки, содержащей четкую информацию, может сэкономить вам время на разъяснение запутанных сообщений. Чтобы создать заметку, выполните следующие действия:

1. Перечислите свою основную идею

У вас должно быть четкое понимание вашего сообщения, чтобы объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в памятке. Если их слишком много, рассмотрите возможность использования формата отчета или разделения сообщения на несколько более конкретных заметок.

2. Поймите свою аудиторию и тон

Меморандум, объявляющий о корпоративной вечеринке или ежегодных премиях, скорее всего, будет иметь более радостный и непринужденный тон, чем меморандум, объявляющий о больших изменениях в политике компании. Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.

3. Используйте шаблон

Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.

4. Делайте абзацы короткими

Пишите свои заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. Если возможно, используйте маркеры и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.

5. Вычитка

Прежде чем отправить записку, перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям, а тема соответствует сообщению.

6. Раздайте памятку

Своевременно публикуйте свои заметки, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют заметки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию заметки для ваших файлов на случай, если вам понадобится сослаться на нее.

Шаблон памятки

На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат заметок, но большинство заметок обычно можно создавать с помощью офиса. шаблон записки. Вот один из примеров шаблона базовой служебной записки:

*Кому: Получатель(и) записки*

*От кого: человек или группа, отправившая записку*

*Дата: Дата выдачи*

*Тема: Строка темы*

[In the first paragraph of your memo, plainly state your main idea. List any important information that directly impacts the recipient of the memo.]

[Your second paragraph should expand upon the main idea and share additional details. Summarize any discussion about the topic of your memo and ask for staff input if applicable.]

[You may include an optional third paragraph summarizing the memo. Follow this section with a polite closing and your signature.]

[Closing, such as Sincerely/Best regards/Thank you,]

[Your Name]

[Contact information if applicable]

Вложения: [List any documents referenced in the memo]

Примеры заметок

Возможно, вам будет полезно прочитать заметки, которые были разосланы другими сотрудниками вашей организации. Сопоставление тона и формата вашей заметки с другими, которые вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры заметок, которые помогут вам в процессе написания:

Пример 1. Объявление об акции

*Кому: Всем сотрудникам*

*От: Мико Томпкинс, директор по персоналу*

*Дата: 6 августа 2019 г.*

*Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету*

С 10 августа 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба перейдет на должность директора по бухгалтерскому учету. Во время этого перехода любые новые проекты будут переданы остальной команде бухгалтеров.

За три года работы в качестве нашего главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ждем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.

Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.

С наилучшими пожеланиями,

Мико Томпкинс

Пример 2: Напоминание о правилах

*Кому: отдел продаж*

*От: Дж’найя Берроуз, руководитель отдела продаж*

*Дата: 21 сентября 2019 г.*

*Тема: Процесс возмещения*

Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и предоставить ее в бухгалтерию до последнего числа месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.

Спасибо за своевременную отправку всех транспортных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.

Спасибо,

Дж’ная

*Приложения: Форма расходов на продажу*

Источник

Download Article

Memos are a great way to communicate big decisions or policy changes to your employees or colleagues. It’s important that you take the time to craft a good memo so your message comes across how you want it to.

Sample Memos

1
Type “MEMORANDUM” at the top of the page. State that this document is a memorandum at the outset. Label the page “MEMORANDUM” 1.5 inches (3.8 cm) from the top of the page. Put the word in bold on the first line. You can either center it on this line or left-align it. You might also choose to make the font larger for this word.^[1]
- Double space between this line and the next line of the heading.
2
Address the recipient appropriately. A memo is a formal business communication, and you should address the reader formally as well. Use a full name and title of the person to whom you are sending the memo.^[2]
- If you are sending a memo to the entire staff, you might write: “TO: All Employees.”
Advertisement
3

Add additional recipients in the CC line. The “CC” line indicates who will receive a “Courtesy Copy” of the memo. This is not the person to whom the memo is directed. Rather, this is someone who may need to stay informed about policies or issues that you’re addressing in the memo.^[3]
4

Write your name in the “From” line. The heading needs to include who is writing and sending the memo. Your full name and job title go in this line.^[4]
5

Include the date. Write the complete date, spelling out the month and including the date and year. For example, write: “DATE: January 5, 2015” or “DATE: 5 January 2015.”^[5]
6
Choose a specific phrase for the subject line. The subject line gives the reader an idea of what the memo is about. Be specific but concise.^[6]
- For example, instead of writing, “Ants,” for the subject, be more specific by writing, “Ant Problem in the Office.”
7
Format the heading properly. The heading should be at the top of the page, aligned to the left-hand side of the page. Capitalize the words “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, and “SUBJECT:”.^[7]
- A sample heading would look like:
  TO: Name and job title of the recipient
  FROM: Your name and job title
  DATE: Complete date when the memo was written
  SUBJECT: (or RE:) What the memo is about (highlighted in some way)
- When constructing the heading, be sure to double space between sections and align the text.
- You may choose to add a line below the heading that goes all the way across the page. This will separate the heading from the body of the memo.

1
Consider who the audience should be. In order to get people to read and respond to the memo, it’s important to tailor the tone, length, and level of formality of the memo to the audience who will be reading it. Doing this effectively requires that you have a good idea of who the memo is intended for.^[8]
- Think about your audience’s priorities and concerns are.
- Try to anticipate any questions your readers might have. Brainstorm some content for the memo, such as examples, evidence, or other information that will persuade them.
- Considering the audience also allows you to be sensitive to including any information or sentiments that are inappropriate for your readers.
2

Skip a formal salutation. A memo does not begin with a salutation like “Dear Mr. Edwards.” Instead, dive right into your opening segment that introduces the matter you’re discussing in the memo.
3
Introduce the problem or issue in the first paragraph. Briefly give them the context behind the action you wish them to take. This is somewhat like a thesis statement, which introduces the topic and states why it matters. You might also consider the introduction as an abstract, or a summary of the entire memo.^[9]
- As a general guideline, the opening should take up about one paragraph.
4

For example, you might write: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
5
Give context for the issue at hand. Your reader may need some background information about the issue you’re addressing. Give some context, but be brief and only state what is necessary.^[10]
- If it’s relevant, continue your memo by stating why the policy is being implemented. For example, you might write: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage.”
6
Support your course of action in the discussion segment. Give a short summary of the actions that will be implemented. Give evidence and logical reasons for the solutions you propose. Start with the most important information, then move to specific or supporting facts. State how the readers will benefit from taking the action you recommend, or be disadvantaged through lack of action.^[11]
- Feel free to include graphics, lists, or charts, especially in longer memos. Just be sure they are truly relevant and persuasive.
- For longer memos, consider writing short headings that clarify the content of each category. For example, instead of stating «Policies,» write «New policies regarding part-time employees.» Be specific and brief in every heading so that the basic point of your memo is apparent to the reader right away.
7
Suggest the actions that the reader should take. A memo is a call for action on a particular issue, whether it is an announcement about a new company product, new policies regarding expense reports, or a statement about how the company is addressing a problem. Restate the action that the reader should take in the closing paragraph or sentence.
- For example, you might write, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015.”
- This can also include some evidence to back up your recommendations.
8
Close the memo with a positive and warm summary. The memo’s final paragraph should restate the next steps to address the issue at hand. It should also include a warm note that reiterates the solidarity of the organization.^[12]
- You might write, «I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make.»
- You might end with something like, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business.”
- This should generally be one to two sentences in length.

1
Format your memo properly. Use a standard format for your memo to ensure that it is easy to read. Use a 12-point font such as Times New Roman or Arial.^[13] Use one-inch margins on the left, right and bottom sides.
- Use block style paragraphs. Double space between paragraphs. Do not indent each paragraph.
2
Proofread your memo. Review and edit your memo to make sure that it is clear, concise, persuasive, and free of errors. Check that you are consistent in the type of language that you use. Eliminate unnecessary scholarly words or technical jargon.^[14]
- Review for spelling, grammar, and content errors. Pay particular attention to names, dates, or numbers.
- Check that it is not excessively long, and cut out any extraneous material.
3

Hand-write your initials by your name. A memo does not include a signature line. But you should initial the memo with a pen in the header. Write your initials next to your name. This indicates that you have approved the memo.
4
Use memo letterhead. You may have special letterhead designed for memos, or you might use regular business letterhead.
- If you are creating a digital document (to use for emailing, for example), you might want to create your own letterhead in a Word document that has your company logo and basic contact information. Use this as your memo template for every memo you send out.
5
Choose your method of delivery. Determine the best way to distribute your memo. You may want to print out hard copies of the memo and distribute it this way. You may also send it via email.
- If you send your memo via email, you might want to format your email in HTML. Alternately, you can save your memo as a PDF and attach it to your email.

1
Search for memo templates. Consider whether you want to use a template instead of writing a memo from scratch. If so, your first course of action should be to search online for some good memo templates. Microsoft Word also has memo templates. Templates generally all share the same basic formatting, but they may use different fonts, sizes, and designs.^[15]
- Download the template that best fits your needs.
- Be sure to read the terms of use before using any templates from a web source.
2
Open your downloaded template on your computer. After you have pressed the download button, the template will automatically download into your computer or may take a few steps to start the download. It is downloaded as a zip file, so you need to unzip the file and then open it in Microsoft Word.
- It’s a good idea to use the latest version of Microsoft Word in order to ensure that you will not run into any unforeseen software problems and that the template will operate as it was designed to function. If you are operating on an older version of Microsoft Word, simply update your software before downloading any templates.
3

Set up your header. Keep in mind that everything on the template is changeable. You can customize every part of the memo template to fit your particular needs. For instance, you can add your logo and copyright sign in the header section of the template. Just click on the header section and type in your company’s information.
4

Fill in the fields in the template’s header. Be sure to fill in the «TO» and «FROM» fields, as well as «CC» and «SUBJECT” fields. Use caution when filling these fields to ensure that you have not skipped over any field, leaving some of them blank, or that you have not made an error in typing somewhere along the way.
5
Type your message. Write the introduction, context, discussion and summary parts of your memo in the body. If you want, you can use bullet points or lists to organize information.
- Maintain the template’s formatting. This will ensure that your paragraph alignment is proper and you have the correct margins and font size.
- If necessary, you can even customize the memo to use a table. This is sometimes a good idea, especially if using a bullet list or something similar makes the memo look too crowded or difficult to read.
- Make sure that you have deleted any words that were already in the template. Also, carefully proofread your memo before sending it.
6

Make sure to check the footer. The footer is the space at the bottom of the page that often has additional information. You might include your company information or personal contact information here. It is important that you take the time to ensure that this information is correct. The last thing you want to happen is to write an excellent memo and then have incorrect contact information or have that information missing altogether.
7

Customize your look. One of the most appealing things about the template is that you can even change the color of the document. This allows you to exercise a certain degree of personality and makes the entire document stand out more precisely. It also allows you to choose a color that is appropriate for the situation at hand in order to ensure that the memo is visually striking, yet professional.
8

Save your memo as a unique document. Be sure to save a copy of this memo. Then you will have a digital backup document that provides proof of your business communication.
9

Save the template so that you can use it again. Whenever you need to use the memo for a slightly different subject in the future, simply change each field to suit the particular memo subject. This will save you time and will also help you create a consistent memo that is professional and that will get the attention of people so the memo will be read in a prompt manner.

Add New Question

Question

What are the different sections of a memo?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

This depends on the type and purpose of the memo. At minimum, a business memo should include a heading (which contains the to and from information), a date, a subject line, and the actual message of the memo. The body of the memo might contain an introduction, details that expand on the topic of the memo, and a request for some type of action from the recipients. You could also include attachments if necessary.
Question

Why do people write memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo is simply a way to communicate information within an organization. You can use it to communicate with your employees, colleagues, or supervisors. They can be addressed to one recipient or to multiple people at once.
Question

What are some different types of memos?

This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.

wikiHow Staff Editor

Staff Answer

A memo can serve almost any purpose. Some common types include announcements, operational memos (i.e., memos that inform the recipient about the organization’s policies or procedures), directives or requests for action, and reports (e.g., of the results of an experiment or investigation).

See more answers

Ask a Question

200 characters left

Include your email address to get a message when this question is answered.

Submit

Don’t give too many whys. It’s important to explain why you want something done, but don’t overdo it.
Memos should be always brief.

References

About This Article

Article SummaryX

The best way to write a memo is to start with a 1-paragraph introduction that explains what’s happening or what you want people to do and why. Then, write a body that includes more background information and evidence that supports the decision you’re notifying people about. If people need to take action, make it clear what they need to do and when. Conclude your memo with a friendly summary that reiterates why you think the decision is for the best. For more advice from our reviewer, like how to write a memo heading and sign a memo, read on!

Did this summary help you?

Thanks to all authors for creating a page that has been read 6,638,611 times.

Reader Success Stories

Stephanie Morelock

Apr 27, 2017

«My General Science students have just finished learning about the different types of energy sources, and they are…» more

Did this article help you?

Источник