Download Article
Download Article
Memos are a great way to communicate big decisions or policy changes to your employees or colleagues. It’s important that you take the time to craft a good memo so your message comes across how you want it to.
Sample Memos
-
1
Type “MEMORANDUM” at the top of the page. State that this document is a memorandum at the outset. Label the page “MEMORANDUM” 1.5 inches (3.8 cm) from the top of the page. Put the word in bold on the first line. You can either center it on this line or left-align it. You might also choose to make the font larger for this word.[1]
- Double space between this line and the next line of the heading.
-
2
Address the recipient appropriately. A memo is a formal business communication, and you should address the reader formally as well. Use a full name and title of the person to whom you are sending the memo.[2]
- If you are sending a memo to the entire staff, you might write: “TO: All Employees.”
Advertisement
-
3
Add additional recipients in the CC line. The “CC” line indicates who will receive a “Courtesy Copy” of the memo. This is not the person to whom the memo is directed. Rather, this is someone who may need to stay informed about policies or issues that you’re addressing in the memo.[3]
-
4
Write your name in the “From” line. The heading needs to include who is writing and sending the memo. Your full name and job title go in this line.[4]
-
5
Include the date. Write the complete date, spelling out the month and including the date and year. For example, write: “DATE: January 5, 2015” or “DATE: 5 January 2015.”[5]
-
6
Choose a specific phrase for the subject line. The subject line gives the reader an idea of what the memo is about. Be specific but concise.[6]
- For example, instead of writing, “Ants,” for the subject, be more specific by writing, “Ant Problem in the Office.”
-
7
Format the heading properly. The heading should be at the top of the page, aligned to the left-hand side of the page. Capitalize the words “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, and “SUBJECT:”.[7]
- A sample heading would look like:
TO: Name and job title of the recipient
FROM: Your name and job title
DATE: Complete date when the memo was written
SUBJECT: (or RE:) What the memo is about (highlighted in some way) - When constructing the heading, be sure to double space between sections and align the text.
- You may choose to add a line below the heading that goes all the way across the page. This will separate the heading from the body of the memo.
- A sample heading would look like:
Advertisement
-
1
Consider who the audience should be. In order to get people to read and respond to the memo, it’s important to tailor the tone, length, and level of formality of the memo to the audience who will be reading it. Doing this effectively requires that you have a good idea of who the memo is intended for.[8]
- Think about your audience’s priorities and concerns are.
- Try to anticipate any questions your readers might have. Brainstorm some content for the memo, such as examples, evidence, or other information that will persuade them.
- Considering the audience also allows you to be sensitive to including any information or sentiments that are inappropriate for your readers.
-
2
Skip a formal salutation. A memo does not begin with a salutation like “Dear Mr. Edwards.” Instead, dive right into your opening segment that introduces the matter you’re discussing in the memo.
-
3
Introduce the problem or issue in the first paragraph. Briefly give them the context behind the action you wish them to take. This is somewhat like a thesis statement, which introduces the topic and states why it matters. You might also consider the introduction as an abstract, or a summary of the entire memo.[9]
- As a general guideline, the opening should take up about one paragraph.
-
4
For example, you might write: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
-
5
Give context for the issue at hand. Your reader may need some background information about the issue you’re addressing. Give some context, but be brief and only state what is necessary.[10]
- If it’s relevant, continue your memo by stating why the policy is being implemented. For example, you might write: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage.”
-
6
Support your course of action in the discussion segment. Give a short summary of the actions that will be implemented. Give evidence and logical reasons for the solutions you propose. Start with the most important information, then move to specific or supporting facts. State how the readers will benefit from taking the action you recommend, or be disadvantaged through lack of action.[11]
- Feel free to include graphics, lists, or charts, especially in longer memos. Just be sure they are truly relevant and persuasive.
- For longer memos, consider writing short headings that clarify the content of each category. For example, instead of stating «Policies,» write «New policies regarding part-time employees.» Be specific and brief in every heading so that the basic point of your memo is apparent to the reader right away.
-
7
Suggest the actions that the reader should take. A memo is a call for action on a particular issue, whether it is an announcement about a new company product, new policies regarding expense reports, or a statement about how the company is addressing a problem. Restate the action that the reader should take in the closing paragraph or sentence.
- For example, you might write, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015.”
- This can also include some evidence to back up your recommendations.
-
8
Close the memo with a positive and warm summary. The memo’s final paragraph should restate the next steps to address the issue at hand. It should also include a warm note that reiterates the solidarity of the organization.[12]
- You might write, «I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make.»
- You might end with something like, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business.”
- This should generally be one to two sentences in length.
Advertisement
-
1
Format your memo properly. Use a standard format for your memo to ensure that it is easy to read. Use a 12-point font such as Times New Roman or Arial.[13]
Use one-inch margins on the left, right and bottom sides.- Use block style paragraphs. Double space between paragraphs. Do not indent each paragraph.
-
2
Proofread your memo. Review and edit your memo to make sure that it is clear, concise, persuasive, and free of errors. Check that you are consistent in the type of language that you use. Eliminate unnecessary scholarly words or technical jargon.[14]
- Review for spelling, grammar, and content errors. Pay particular attention to names, dates, or numbers.
- Check that it is not excessively long, and cut out any extraneous material.
-
3
Hand-write your initials by your name. A memo does not include a signature line. But you should initial the memo with a pen in the header. Write your initials next to your name. This indicates that you have approved the memo.
-
4
Use memo letterhead. You may have special letterhead designed for memos, or you might use regular business letterhead.
- If you are creating a digital document (to use for emailing, for example), you might want to create your own letterhead in a Word document that has your company logo and basic contact information. Use this as your memo template for every memo you send out.
-
5
Choose your method of delivery. Determine the best way to distribute your memo. You may want to print out hard copies of the memo and distribute it this way. You may also send it via email.
- If you send your memo via email, you might want to format your email in HTML. Alternately, you can save your memo as a PDF and attach it to your email.
Advertisement
-
1
Search for memo templates. Consider whether you want to use a template instead of writing a memo from scratch. If so, your first course of action should be to search online for some good memo templates. Microsoft Word also has memo templates. Templates generally all share the same basic formatting, but they may use different fonts, sizes, and designs.[15]
- Download the template that best fits your needs.
- Be sure to read the terms of use before using any templates from a web source.
-
2
Open your downloaded template on your computer. After you have pressed the download button, the template will automatically download into your computer or may take a few steps to start the download. It is downloaded as a zip file, so you need to unzip the file and then open it in Microsoft Word.
- It’s a good idea to use the latest version of Microsoft Word in order to ensure that you will not run into any unforeseen software problems and that the template will operate as it was designed to function. If you are operating on an older version of Microsoft Word, simply update your software before downloading any templates.
-
3
Set up your header. Keep in mind that everything on the template is changeable. You can customize every part of the memo template to fit your particular needs. For instance, you can add your logo and copyright sign in the header section of the template. Just click on the header section and type in your company’s information.
-
4
Fill in the fields in the template’s header. Be sure to fill in the «TO» and «FROM» fields, as well as «CC» and «SUBJECT” fields. Use caution when filling these fields to ensure that you have not skipped over any field, leaving some of them blank, or that you have not made an error in typing somewhere along the way.
-
5
Type your message. Write the introduction, context, discussion and summary parts of your memo in the body. If you want, you can use bullet points or lists to organize information.
- Maintain the template’s formatting. This will ensure that your paragraph alignment is proper and you have the correct margins and font size.
- If necessary, you can even customize the memo to use a table. This is sometimes a good idea, especially if using a bullet list or something similar makes the memo look too crowded or difficult to read.
- Make sure that you have deleted any words that were already in the template. Also, carefully proofread your memo before sending it.
-
6
Make sure to check the footer. The footer is the space at the bottom of the page that often has additional information. You might include your company information or personal contact information here. It is important that you take the time to ensure that this information is correct. The last thing you want to happen is to write an excellent memo and then have incorrect contact information or have that information missing altogether.
-
7
Customize your look. One of the most appealing things about the template is that you can even change the color of the document. This allows you to exercise a certain degree of personality and makes the entire document stand out more precisely. It also allows you to choose a color that is appropriate for the situation at hand in order to ensure that the memo is visually striking, yet professional.
-
8
Save your memo as a unique document. Be sure to save a copy of this memo. Then you will have a digital backup document that provides proof of your business communication.
-
9
Save the template so that you can use it again. Whenever you need to use the memo for a slightly different subject in the future, simply change each field to suit the particular memo subject. This will save you time and will also help you create a consistent memo that is professional and that will get the attention of people so the memo will be read in a prompt manner.
Advertisement
Add New Question
-
Question
What are the different sections of a memo?
This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.
wikiHow Staff Editor
Staff Answer
This depends on the type and purpose of the memo. At minimum, a business memo should include a heading (which contains the to and from information), a date, a subject line, and the actual message of the memo. The body of the memo might contain an introduction, details that expand on the topic of the memo, and a request for some type of action from the recipients. You could also include attachments if necessary.
-
Question
Why do people write memos?
This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.
wikiHow Staff Editor
Staff Answer
A memo is simply a way to communicate information within an organization. You can use it to communicate with your employees, colleagues, or supervisors. They can be addressed to one recipient or to multiple people at once.
-
Question
What are some different types of memos?
This answer was written by one of our trained team of researchers who validated it for accuracy and comprehensiveness.
wikiHow Staff Editor
Staff Answer
A memo can serve almost any purpose. Some common types include announcements, operational memos (i.e., memos that inform the recipient about the organization’s policies or procedures), directives or requests for action, and reports (e.g., of the results of an experiment or investigation).
See more answers
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
Don’t give too many whys. It’s important to explain why you want something done, but don’t overdo it.
-
Memos should be always brief.
Advertisement
References
About This Article
Article SummaryX
The best way to write a memo is to start with a 1-paragraph introduction that explains what’s happening or what you want people to do and why. Then, write a body that includes more background information and evidence that supports the decision you’re notifying people about. If people need to take action, make it clear what they need to do and when. Conclude your memo with a friendly summary that reiterates why you think the decision is for the best. For more advice from our reviewer, like how to write a memo heading and sign a memo, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 6,638,611 times.
Reader Success Stories
-
Stephanie Morelock
Apr 27, 2017
«My General Science students have just finished learning about the different types of energy sources, and they are…» more
Did this article help you?
Как написать памятку
Памятка – это свод рекомендаций по определенной теме. Целевыми группами, которым адресуются памятки, могут быть подростки, родители, студенты, водители, туристы и другие категории людей. Памятки распространяются в социальных, образовательных, культурных и иных учреждениях в рамках просветительных программ через уголки для посетителей. Также памятки используются в ходе рекламных акций коммерческих компаний.
Инструкция
Перед составлением памятки следует собрать информацию, которая ляжет в ее основу. Поскольку памятки бывают разных форматов – от размера с карманный календарик до небольшой книжечки, нужно решить, сколько полезных советов она должна вместить и в каком виде ей суждено предстать перед потребителем. Также можно познакомиться с уже имеющимся материалом других организаций, чтобы не повторять сделанного ими и найти отправную точку для создания своей памятки.
Важным в памятке является и ее цветовое оформление, соответствующее во многих случаях цветовой гамме логотипа вашей организации. Любое издание, от буклета до альбома, привлекает в первую очередь своими красками. Поэтому советуем попробовать несколько вариантов, чтобы выбрать самый удачный. При необходимости можно обратиться к специалисту.
Любая памятка, независимо от ее формата, начинается с обращения к читателю. Оно содержит краткое изложение актуальности той проблемы, для решения которой потенциальному клиенту может понадобиться изложенная в памятке информация. Обращение к читателю обязано привлечь внимание того, кто случайно остановил на нем свой взгляд. Часто заголовок памятки представлен в виде простого вопроса, например: «Как получить водительские права?»
Основной текст памятки оформляется в виде советов, которые разбиваются на тематические блоки или последовательности. Главные требования к содержимому этой части – доступность и актуальность изложенной информации. После прочтения памятки у читателя должно появиться желание закинуть ее в сумку и вернуться к ней при подходящем случае. Закончить памятку можно контактными данными вашей организации.
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Поначалу написание памятки может показаться немного сложным, но это не сложно, если вы знаете шаги. Как и в случае с любым бизнес-документом, важно правильно Макет памятки и организовать любую напоминание, которое вы пишете, а также убедиться, что оно не содержит ошибок перед распространением. При написании деловой памятки выполните следующие четыре шага.
Шаг 1. Создайте заголовок заметки
Деловые записки, которые будут распечатаны или отправлены по электронной почте в качестве вложений, должны начинаться с заголовка, в котором указаны имена сотрудников, которые будут его получать. Если памятка будет включена в тело сообщения Деловая электронная почта , в этом разделе нет необходимости, поскольку программа электронной почты предоставит вам информацию, обычно включаемую в заголовок памятки.
- Макет памятки
- Шаблон резюме
- Роль административного помощника
Пример заголовка памятки:
Заголовок памятки обычно состоит из следующих строк:
Заметка Кому: Введите имя (имена) получателя
От: ФИО отправителя
Дата: дата отправки напоминания
RE: конкретная тема; краткое объяснение того, о чем написана записка
CC: Имена человека или людей, которые получат копию памятки (необязательно; используйте, только если памятка копируется другим людям)
Советы по заголовку
Следуйте этим советам при создании заголовка для памятки:
- Заголовки должны включать полное имя (без псевдонимов) человека или людей, которые получат документ.
- Вы также должны указать свое полное имя и дату составления служебной записки.
- Следующая часть заголовка — это тема памятки, которая обычно обозначается «RE:», что означает «в отношении».
- Сделайте тему как можно более конкретной. Вместо общего заголовка, такого как «Новая политика», выберите «Новая политика для планирования отпусков».
- Если меню будет скопировано для других людей, завершите заголовок строкой CC :. Значение CC: в данном контексте «точная копия». Если вы копируете нескольких получателей, просто перечислите все имена, обязательно разделяя их запятыми.
Шаг 2: напишите основную часть заметки
Тело памятки — это то место, где будет передана информация. Он включает три ключевых компонента:
- Введение: это должен быть короткий абзац из двух или трех предложений, который позволяет людям напрямую узнать причину заметки.
- Рекомендации или цель: в этом разделе дается суть сообщения с использованием ключевых моментов, основных моментов или справочной информации. Он может включать вспомогательные детали, такие как факты и статистика, а также примеры и причины для памятки.
- Заключение : Как закончить деловые письма соответствующими заключениями / завершение памятки должно уточнить, какие действия необходимо предпринять и когда они должны быть завершены, или повторить своевременные новости, включенные в памятку.
Шаг 3. Завершите напоминание перед отправкой
Перед отправкой внимательно прочитайте заметку. Убедитесь, что в нем нет опечаток и что документ точно передает мысль (и), которую вы хотите донести. Используйте следующие рекомендации при оценке написанного и вносите изменения по мере необходимости.
- Соответствие аудитории: убедитесь, что документ соответствует образованию, опыту, статусу компании и потребностям получателей.
- Краткость: удалите ненужные слова и в большинстве случаев храните заметку на одной странице или меньше.
- Последовательность : убедитесь, что структура памятки проста и логична, а каждый абзац ограничен одной идеей.
- Удобочитаемость : убедитесь, что абзацы короткие, а ключевые подробности перечисляются с помощью маркеров.
- Терминология: используйте соответствующую терминологию, понятную аудитории.
- Фактический тон: убедитесь, что это Базовый формат делового письма + советы и примеры по написанию тон и что вы не включили эмоционально окрашенные слова.
- Внешний вид: убедитесь, что готовый документ выглядит привлекательно и легко читается.
Как проверить свое собственное письмо может быть непросто , поэтому вы можете попросить надежного коллегу просмотреть заметку, как только вы будете достаточно уверены, что в ней нет ошибок. Наличие второй пары глаз может помочь вам уловить и исправить дополнительные ошибки.
Шаг 4: распространите памятку
Записки можно распространять в печатном виде или по электронной почте.
Распространение напечатанных заметок
Планируете распространить памятку в бумажном (печатном) формате? Когда вы уверены, что записка готова к отправке, напишите от руки свои инициалы своим именем в строке «от», затем скопируйте и раздайте документ получателям. Ваши инициалы служат формой подписи на служебной записке.
Отправка заметок по электронной почте
Если вы отправляете заметку по электронной почте, рекомендуется преобразовать ее в документ PDF перед отправкой, чтобы вы могли быть уверены, что формат заметки будет понятен всем, кто ее получит. Как только вы это сделали, просто введите соответствующие адреса электронной почты, прикрепите заметку и добавьте описательную строку темы. Вы также можете добавить несколько строк вводного текста в тело электронного письма, чтобы читатели открыли вложение перед тем, как нажать «отправить».
Образец меморандума для печати
Хотя вы можете применить приведенные выше советы для настройки и форматирования заметки самостоятельно, вам также может быть полезно начать с предварительно отформатированного шаблона. Если вы хотите сделать это, просто щелкните изображение ниже, и настраиваемый шаблон, который вы можете редактировать, сохранять и распечатывать, откроется как документ PDF в отдельном окне. Если вам нужна помощь в загрузке шаблона, ознакомьтесь с этими Руководство по Adobe Printables .
Как только шаблон будет открыт, щелкните в любом месте документа, чтобы заменить пример текста подробностями вашей заметки, обязательно следуя советам, изложенным выше. Когда вы закончите, используйте команды меню для сохранения и печати.
Различные типы деловых заметок
Конечно, есть много разных причин, по которым вам может понадобиться написать памятку, и решить, что сказать, может быть непросто. Документы, ориентированные на бухгалтерский учет, такие как Кредитовое авизо и дебетовые авизо , будут сильно отличаться от служебных записок, используемых для таких вещей, как Образец дисциплинарной памятки сотрудника , Образцы заметок с обзором производительности за 90 дней или Образец памятки для продвижения . Просмотрите эти примеры заметок, если вы хотите увидеть дополнительные образцы заранее написанных заметок для вдохновения.
Методические
рекомендации по составлению памятки
Памятка — краткое
нормативное, производственно-практическое или
справочное
издание (пособие), содержащее самые важные сведения, которыми надо руководствоваться,
выполняя какую-либо операцию или осуществляя некоторую деятельность.
Для
составления памятки по заданной теме нужно найти информацию с разных источников
(сеть Internet, энциклопедии, практические пособия, учебная литература),изучить
ее и выписать тезисы (основные мысли или основные действия).
Памятка
составляется индивидуально.
Работа
должна быть представлена на бумаге формата А4 в печатном (компьютерном) или
рукописном варианте.
Составление
тезисов (перечня действий)
1.
Предварительно изучите информацию по заданной теме с разных источников (сеть Internet,
энциклопедии, практические пособия, учебная литература), продумайте цель, которую
вы ставите, приступая к работе над ней.
2.
Внимательно изучите информацию, определите еѐ основную мысль.
3.
Разделите информацию по заданной теме на смысловые части, определите микротемы.
4.
Сформулируйте пункты плана, логически и последовательно связав их между собой.
5.
Воспринимая текстовую информацию, стремитесь чѐтко представить себе, что
является главным для автора, а что для вас.
6.
Выберите для тезисов основные идеи и положения, отделив важные детали от подробностей,
запишите их словами автора или собственными словами, разместив в определѐнной
последовательности.
7.
Руководствуйтесь основным принципом тезирования текста — не допускайте
искажения
содержания.
8.
Составьте тезисы, а затем, используя эти материалы, оформите памятку- на листе
А4.
Структура
памятки
Объем
работы: 1-3 листа
Критерии
оценивания:
Памятка
составлена верно, если:
—
составленная памятка, соответствует изучаемому материалу, соблюдены
требования
к составлению тезисов;
— основные
требования к оформлению памятки соблюдены, но при этом допущены недочеты,
например: имеются неточности в формулировке тезисов, пропущены некоторые действия,
имеются упущения в оформлении;
Памятка
составлена не верно, если:
—
содержание памятки не соответствует изучаемой теме, обнаруживается
существенное
непонимание проблемы.
Методические
рекомендации по оформлению санбюллетеня
Санитарный бюллетень — это форма стенной печати. Он может быть посвящен
только медицинской теме. Санитарный бюллетень — несистематическое,
непериодическое издание, он может быть оригинальный или типовой, разработанный
по образцу. Санбюллетень может быть рисованным или апплицированным. Размер
санбюллетеня, как правило, 60-90 см, расположение — горизонтальное.
Санбюллетень состоит из текстовой и изобразительной частей, причем текстовая
часть преобладает.
Рекомендации к тексту. Текст санбюллетеня должен быть
написан доступным языком. Он состоит из введения, основной части и заключения.
Введение знакомит читателя с проблемой, основная часть раскрывает её суть.
Из содержания должна быть понятна польза предлагаемой информации.
Заключение может состоять из вопросов и ответов или просто выводов автора.
Латинские и сленговые термины использовать не рекомендуется, советы по лечению
давать запрещается. Текст заканчивается лозунгом, призывом, вытекающим из темы.
Человек должен приглашаться к немедленному действию.
Рекомендации к оформлению. Должны быть выделены абзацы. Такие
знаки препинания, как восклицательный знак, многоточие, тире и т.д. должны
использоваться как можно меньше. Важно помнить, что текст, заключенный в
квадрат или круг, вызывает больше доверия. Текст не должен идти поверх
иллюстрации.
Рекомендации к изобразительной части. Изобразительная часть вместе с
текстовой не должны перегружать бюллетень, но и не должно оставаться свободного
места, иначе он будет трудно читаться. Нужна разумная мера заполнения
санбюллетеня. Лучше использовать одну впечатляющую иллюстрацию, чем несколько
мелких.
Рекомендации к названию. Название должно быть броским, ярким
и не запугивающим, оно должно отражать содержание бюллетеня, быть коротким,
написанным шрифтом без наклона. Слово «санбюллетень» в заглавие не
выносится. Оно пишется мелким шрифтом в правом нижнем углу, где указываются
выходные данные.
Рекомендации к экспозиции. Санбюллетень должен вывешиваться на
видном месте, так, чтобы его было удобно читать. Срок его экспозиции — не более
двух недель. Вывешивать его повторно рекомендуется не раньше, чем через два-три
месяца или накануне подъема сезонной заболеваемости. Правильно разработанный и
оформленный санбюллетень — источник медицинских и гигиенических знаний.
Методические рекомендации по составлению и оформлению памятки
Слово «памятка» в словарях русского языка определяется как «книжечка, содержащая короткие наставления о чем-нибудь, руководство к чему-нибудь».
В современном понятии памятка– это средство вербальной и / или визуальной передачи информации, краткое изложение какого-либо вопроса или проблемы, а также самые важные сведения, которыми надо руководствоваться в определенных жизненных ситуациях или при выполнении определенной деятельности.
Памятка относится к особому речевому жанру, не только информационному, но и оказывающему воздействие на эмоции и эстетические чувства людей.
Используются памятки в ситуациях, когда нет непосредственного общения с аудиторией, и / или как дополнение к общению.
По характеру содержания можно выделить следующие виды памяток:
1) памятка-алгоритм, в которой все предлагаемые действия довольно жестко фиксированы, их последовательность обязательна (например, комплекс упражнений лечебной гимнастики, действия при появлении признаков инсульта и т.п.);
2) памятка-инструкция, в которой даются вполне конкретные указания о выполнении конкретных действий, шагов (например, измерение артериального давления, подсчет индекса массы дела и др.);
3) памятка-совет (памятка-рекомендация), в которой целевая группа получает рекомендации о том, при каких условиях то или иное действие (деятельность) осуществляется успешно (например, способы быстрого снятия стресса, правила кормления ребенка грудью и др.);
4) памятка-разъяснение, в которой опровергаются устоявшиеся мнения и стереотипы и утверждаются другие, основанные на более современных научных исследованиях;
5) памятка-стимул, целью которой является стимулирование, мотивация человека, раскрытие перспектив его деятельности и т.п. (например, сопоставление жизни с наркотиками и без них);
6) памятка «вопрос – ответ».
Деление это условно, поскольку в каждом виде памяток есть общее: информация, представленная с помощью выразительных средств. Выбор той или иной модели содержательной части и художественного оформления во многом зависит от цели, тематики, характера целевой аудитории, представлений и вкусов создателя памятки.
Правила составления и оформления памятки:
- Разрабатывая памятку, всегда задавайте себе вопросы:
- Чего я хочу добиться?
- Что люди должны понять в результате?
- Какие действия они должны предпринять?
- Четко следуйте цели. Не включайте в памятку материал, не относящийся к теме: он только отвлекает от основной идеи вашего сообщения. Следует помнить, что небольшой объем информации не позволяет в тексте одной памятки затрагивать слишком много аспектов проблемы. Целесообразнее выделить лишь один из них и именно ему посвятить содержание памятки.
- Особое внимание уделяйте правильно составленному и рационально размещенному тексту. Текст памятки должен быть написан живым, ясным, доступным неспециалисту языком; предложения – краткими, набранными небольшими блоками; шрифт – простым, легко читаемым. Крупный шрифт облегчает прочтение материала людьми пожилого возраста. Ни в коем случае нельзя набирать текст декоративным, трудно различимым шрифтом. Иллюстрации, ключевые слова, тематические строки информационного сообщения должны быть простыми и ясными. Все незнакомые термины лучше объяснять. Текст лучше представить на проверку нескольким читателям, чтобы убедиться, что он не содержит двусмысленных фраз.
- Очень важно выбрать ту цветовую гамму, на фоне которой текст будет восприниматься наилучшим образом. Для облегчения восприятия материала используйте не слишком сложное оформление. Цвет может служить для выделения наиболее важной информации. Выбирайте его осторожно, поскольку разные цвета вызывают разные эмоции, могут ассоциироваться с определенными идеями, образами.
- Проверяйте грамотность текста будущей памятки, т.к. грамматическая ошибка или стилистическая неточность могут вызвать недоверие к материалу.
- Иллюстрация в памятке всегда привлекает внимание. Могут использоваться фотографии, рисунки, диаграммы и т.д. используемые зрительные образы должны обладать определенной силой воздействия.
- Структурно текст памятки обычно представляет следующие блоки:
- заголовок (должен быть точным, кратким, набираться большими буквами; его цель – привлечь внимание); здесь же может быть указание, кому предназначена памятка (для населения, для подростков, для родителей, для персонала и т.д.);
- ведущий абзац – заставляет читать дальше, интригует;
- средний абзац – развивает понимание и оценку предмета, отвечает на все вопросы;
- заключительный абзац – дает понять, какое действие от читателя желательно.
- Материал памятки подбирается с расчетом на конкретную аудиторию. Внимание к той или информации зависит от того, насколько значимые сведения она содержит для определенной группы людей.
- Идейное содержание памятки не должно вызывать у людей страха или отрицательных эмоций. При составлении памяток для детско-подростковой аудитории крайне важным является принцип преимущественного позитива в изложении информации. Например, надо показать ребенку не то, как плохо курить, а как хорошо быть здоровым.
- Убедительность материалов памятки зависит не от длинного перечня правил, советов, запретов и рекомендаций, не от сухой назидательности, а от того, насколько интересен, несложен и полезен текст.
Оценка выполнения задания:
| Баллы | Критерии оценки |
| — содержание памятки полностью соответствует заданной теме; — информация полностью соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — информация изложена логично и доступно; — визуальный ряд соответствует заданной теме; — оформление памятки эстетично, аккуратно, присутствует единый стиль | |
| — содержание памятки в основном соответствует заданной теме, есть незначительные отклонения от темы задания; — информация в основном соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации незначительно нарушена логика; — визуальный ряд в основном соответствует заданной теме; — присутствуют недочеты в оформлении памятки | |
| — содержание памятки соответствует заданной теме частично, в тексте есть значительные отклонения от темы задания или тема задания раскрыта не полностью; — информация частично соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации незначительно нарушена логика; — визуальный ряд частично соответствует заданной теме; — оформление памятки недостаточно эстетично и аккуратно, нарушено единство стиля | |
| — задание не выполнено; — содержание памятки не соответствует заданной теме, тема не раскрыта; — информация не соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации значительно нарушена логика; — визуальный ряд не соответствует заданной теме, либо отсутствует; — оформление памятки неэстетично, неаккуратно |
Самостоятельная работа № 13
Тема: Психология конфликта
Цель работы: изучение правил рационального поведения в конфликтных ситуациях; развитие умений самостоятельного поиска, анализа, обработки информации; развитие познавательной активности.
Задание:Разработка информационного буклета с рекомендациями «Правила поведения в конфликте».
Алгоритм выполнения работы:
- Изучите информацию о способах и правилах поведения в конфликте, предлагаемую в учебниках:
- Жарова М.Н. Психология общения: учеб. для студ. учреждений сред. проф. образования / М.Н. Жарова. – М.: Издательский центр «Академия», 2014 – стр. 163 – 167;
- Островская И.В. Психология: учебник для мед. училищ и колледжей. – М.: ГЭОТАР, 2013 – стр. 339 — 345
- Осуществите поиск дополнительной информации о правилах поведения в конфликте с помощью сети Internet.
- Выберите целевую аудиторию (пациент / категория пациентов; медицинский работник / категория медицинских работников), для которой Вы разрабатываете информационный буклет.
- Проанализируйте содержание изученной информации и разработайте для выбранной целевой аудитории буклет об эффективных правилах поведения в конфликте. При составлении и оформлении буклета используйте методические рекомендации (см. ВСРС № 4).
- Подготовьте печатный вариант и устную презентацию буклета (регламент – 5 минут) к практическому занятию № 16.
- При подготовке устной презентации используйте критерии публичного представления результатов ВСРС (Приложение 6).
Оценка выполнения задания:
| Баллы | Критерии оценки |
| — содержание буклета полностью соответствует заданной теме; — информация полностью соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — информация изложена логично и доступно; — визуальный ряд соответствует заданной теме; — оформление буклета эстетично, аккуратно, присутствует единый стиль | |
| — содержание буклета в основном соответствует заданной теме, есть незначительные отклонения от темы задания; — информация в основном соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации незначительно нарушена логика; — визуальный ряд в основном соответствует заданной теме; — присутствуют недочеты в оформлении буклета | |
| — содержание буклета соответствует заданной теме частично, в тексте есть значительные отклонения от темы задания или тема задания раскрыта не полностью; — информация частично соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации незначительно нарушена логика; — визуальный ряд частично соответствует заданной теме; — оформление буклета недостаточно эстетично и аккуратно, нарушено единство стиля | |
| — задание не выполнено; — содержание буклета не соответствует заданной теме, тема не раскрыта; — информация не соответствует особенностям выбранной целевой аудитории; — в изложении информации значительно нарушена логика; — визуальный ряд не соответствует заданной теме, либо отсутствует; — оформление буклета неэстетично, неаккуратно |
Самостоятельная работа № 14
Тема: Психология соматического больного
Цель работы: изучение видов психологических особенностей личности при различных соматических заболеваниях; развитие умений самостоятельного поиска, анализа, обработки информации; развитие познавательной активности; формирование профессионально-личностной мотивации.
Задание:Подготовка сообщения «Психологический профиль пациентов с отдельными соматическими заболеваниями».
Алгоритм выполнения работы:
- Изучите информацию о психологических профилях пациентов с различными соматическими заболеваниями, предлагаемую в учебнике Спринц А.М., Михайлова Н.Ф., Шатова Е.П. Медицинская психология с элементами общей психологии – стр. 319 – 336.
- Осуществите поиск дополнительной информации с помощью сети Internet.
- Проанализируйте содержание изученной информации и подготовьте сообщение о психологических особенностях пациентов с отдельными соматическими заболеваниями. При подготовке сообщения используйте методические рекомендации.
- Подготовьте устное представление сообщения (регламент – 5 минут) к практическому занятию № 17.
- При подготовке устной презентации используйте критерии оценки публичного представления ВСРС (Приложение 6).
Источник статьи: http://poisk-ru.ru/s21528t9.html
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПАМЯТКИ
Памятка — свод кратких наставлений, правил, сведений о чем-либо, предмет, служащий напоминанием. Они составляются на разные темы и для разных людей, но, несмотря на их многообразие, существует общий порядок оформления памятки.
Самое главное – четко определите цель, задачу и тему, по которой вы будете делать памятку. Она должна быть посвящена конкретному вопросу и не касаться других тем.
С целью создания памятки, подбора необходимой информации и сведений можно использовать интернет, библиотеку или собственный проверенный практикой опыт. Вы должны быть уверены в достоверности и актуальности информации, используемой в памятке. Не стоит включать в памятку сведения, вызывающие у вас сомнения. Выбирайте только то, что наиболее подходит по теме.
Собранный вами материал подлежит тщательной обработке. Необходимо максимально сократить его, исключив все неважное. Излагать информацию лучше чёткими, емкими и короткими фразами — это улучшает её запоминание. Сокращённые предложения не должны потерять свой смысл. Длинные предложения лучше разбить на несколько коротких. Такая информация по форме изложения должна быть логичной, ясной (понятной), по содержанию отличаться оригинальностью и завершенностью. Текст должен быть без орфографических ошибок.
Памятку можно оформить как книжечку (брошюру) или как один лист А4, сложенный вдвое, это зависит от объёма вашего материала.
При создании памятки желательно придерживаться той цветовой гаммы, которая принята в вашем учреждении. Допускается размещение на лицевой стороне памятки логотипа учреждения. Но не стоит делать обложку очень яркой, можете даже оформить ее в черно-белом варианте. Страницы целесообразно оставить белого цвета, но допускается использование цветной бумаги (бледно-розовый, бледно-зеленый и т.д.), чтобы текст легко читаем. В необходимых случаях добавьте иллюстративный материал (таблицы, фотографии, схемы и т.п.) подходящие по теме памятки. Читатели сначала обычно просматривают картинки и выделенные фрагменты текста. Иногда на основании первого впечатления принимается следующее решение: читать внимательно или нет.
Обложка памятки должна содержать сведения об авторе (полное название учреждения), заглавие (выражающее основное содержание работы, её суть, идею), далее следует последовательно и в доступной форме изложение сведений (информация, инструкция, напоминание и пр.) подготовленных вами по теме памятки. В конце надо указать точный адрес учреждения и контактный телефон.
Памятка может быть использована как способ предоставления определённой информации для клиентов, а также призвана оказать помощь специалистам вашего учреждения (даёт алгоритм действий, круг обязанностей, перечень советов).
Источник статьи: http://kmc23.ru/?page_id=627
Методические рекомендации по составлению памятки и санбюллетня
Международные дистанционные “ШКОЛЬНЫЕ ИНФОКОНКУРСЫ”
для дошкольников и учеников 1–11 классов
Методические рекомендации по составлению памятки
Памятка — краткое нормативное, производственно-практическое или
справочное издание (пособие), содержащее самые важные сведения, которыми надо руководствоваться, выполняя какую-либо операцию или осуществляя некоторую деятельность.
Для составления памятки по заданной теме нужно найти информацию с разных источников (сеть Internet, энциклопедии, практические пособия, учебная литература),изучить ее и выписать тезисы (основные мысли или основные действия).
Памятка составляется индивидуально.
Работа должна быть представлена на бумаге формата А4 в печатном (компьютерном) или рукописном варианте.
Составление тезисов (перечня действий)
1. Предварительно изучите информацию по заданной теме с разных источников (сеть Internet, энциклопедии, практические пособия, учебная литература), продумайте цель, которую вы ставите, приступая к работе над ней.
2. Внимательно изучите информацию, определите еѐ основную мысль.
3. Разделите информацию по заданной теме на смысловые части, определите микротемы.
4. Сформулируйте пункты плана, логически и последовательно связав их между собой.
5. Воспринимая текстовую информацию, стремитесь чѐтко представить себе, что является главным для автора, а что для вас.
6. Выберите для тезисов основные идеи и положения, отделив важные детали от подробностей, запишите их словами автора или собственными словами, разместив в определѐнной последовательности.
7. Руководствуйтесь основным принципом тезирования текста — не допускайте
8. Составьте тезисы, а затем, используя эти материалы, оформите памятку- на листе А4.
Памятка составлена верно, если:
— составленная памятка, соответствует изучаемому материалу, соблюдены
требования к составлению тезисов;
— основные требования к оформлению памятки соблюдены, но при этом допущены недочеты, например: имеются неточности в формулировке тезисов, пропущены некоторые действия, имеются упущения в оформлении;
Памятка составлена не верно, если:
— содержание памятки не соответствует изучаемой теме, обнаруживается
существенное непонимание проблемы.
Методические рекомендации по оформлению санбюллетеня
Санитарный бюллетень — это форма стенной печати. Он может быть посвящен только медицинской теме. Санитарный бюллетень — несистематическое, непериодическое издание, он может быть оригинальный или типовой, разработанный по образцу. Санбюллетень может быть рисованным или апплицированным. Размер санбюллетеня, как правило, 60-90 см, расположение — горизонтальное. Санбюллетень состоит из текстовой и изобразительной частей, причем текстовая часть преобладает.
Рекомендации к тексту . Текст санбюллетеня должен быть написан доступным языком. Он состоит из введения, основной части и заключения. Введение знакомит читателя с проблемой, основная часть раскрывает её суть.
Из содержания должна быть понятна польза предлагаемой информации. Заключение может состоять из вопросов и ответов или просто выводов автора. Латинские и сленговые термины использовать не рекомендуется, советы по лечению давать запрещается. Текст заканчивается лозунгом, призывом, вытекающим из темы. Человек должен приглашаться к немедленному действию.
Рекомендации к оформлению . Должны быть выделены абзацы. Такие знаки препинания, как восклицательный знак, многоточие, тире и т.д. должны использоваться как можно меньше. Важно помнить, что текст, заключенный в квадрат или круг, вызывает больше доверия. Текст не должен идти поверх иллюстрации.
Рекомендации к изобразительной части . Изобразительная часть вместе с текстовой не должны перегружать бюллетень, но и не должно оставаться свободного места, иначе он будет трудно читаться. Нужна разумная мера заполнения санбюллетеня. Лучше использовать одну впечатляющую иллюстрацию, чем несколько мелких.
Рекомендации к названию . Название должно быть броским, ярким и не запугивающим, оно должно отражать содержание бюллетеня, быть коротким, написанным шрифтом без наклона. Слово «санбюллетень» в заглавие не выносится. Оно пишется мелким шрифтом в правом нижнем углу, где указываются выходные данные.
Рекомендации к экспозиции . Санбюллетень должен вывешиваться на видном месте, так, чтобы его было удобно читать. Срок его экспозиции — не более двух недель. Вывешивать его повторно рекомендуется не раньше, чем через два-три месяца или накануне подъема сезонной заболеваемости. Правильно разработанный и оформленный санбюллетень — источник медицинских и гигиенических знаний.
Источник статьи: http://infourok.ru/metodicheskie-rekomendacii-po-sostavleniyu-pamyatki-i-sanbyulletnya-2906688.html