Как составить пирог времени

Я работала в офисе по графику 5/2 до 18:00. Затем час добиралась домой и еще полтора часа готовила еду и выгуливала собаку. Мне хотелось позаниматься своими делами, но времени попросту не оставалось.

Зачем мне больше времени

Еще до того, как решила пойти учиться, я поняла, что много времени трачу впустую. Могла залипнуть на ролики в ютубе или бессмысленно листать ленту в соцсетях. Поэтому и на хобби не хватало времени — не могла найти час, чтобы позаниматься английским или поиграть на пианино.

Когда записалась на обучение, то поняла, что нужно выделить по два часа в день на домашние задания. Просто оставить их на вечер было плохим вариантом: я уже знала, что если буду уставшей, то ничего не сделаю и оставлю на завтра. С таким подходом дела накапливались неделями. Но пускать всё на самотек и поставить под угрозу обучение не хотелось.

Что сделала, чтобы найти больше времени

Сначала попробовала составить расписание — писала, чем занимаюсь и в какое время. Но это было неудобно: такое расписание выглядело как список дел, и я не понимала, есть ли свободное время. Если отмечала большие куски времени, например на сон, то писала в одну строчку. Так мне было сложно оценивать их вес. Так что такое расписание оказалось бесполезным: я не смогла разобраться, где есть свободное время и где я его бессмысленно трачу.

В какой-то момент пришла идея, что каждый промежуток времени — это кусок пирога. И тогда я нарисовала свой день в виде круга. Сначала разделила его на 18 частей — время с шести утра до полуночи. Но поняла, что это неудачное решение: нужно было использовать утренние часы. Потому что я жаворонок, легко встаю по утрам. И мой мозг лучше работает с утра — вечером плохо соображаю и делаю всё медленно, а по утрам справляюсь в два раза быстрее. Так что я нарисовала новый круг и поделила его на 24 сектора. Это были мои обычные сутки в рабочий день.

Я нанесла на круг те действия, которые делаю каждый день. Главным было не обманывать себя, а отражать всё реально. Например, я думала, что собираюсь на работу за 20 минут. А потом засекла время и выяснила, что уходит не меньше часа.

Мелкие дела, которые занимают 10–15 минут, я объединяла с соседними. Например, не было смысла расписывать все утренние мероприятия: я не смогу их перенести или отменить. Так что я объединила их в один крупный блок.

Отдельно отметила те промежутки времени, когда формально была занята, но их можно будет использовать. Например, по дороге на работу и домой могла слушать что-то полезное. Еще я начала учиться в перерывах на работе. Понимаю, что таким образом лишаю себя отдыха, но раньше я проводила это время с телефоном в руках, так что тоже не отдыхала. Идеально было бы в перерывах размяться или прогуляться, чтобы дать отдых глазам и переключить мозг.

Как еще выиграла время

Когда картина реального дня была готова, я рассмотрела ее внимательно и начала искать время.

Использовала свою способность — легко вставать по утрам. Начала вставать раньше и выделила два часа — с пяти до семи — на домашнюю работу. При таком графике ложиться спать нужно было не позднее десяти-одиннадцати вечера.

Воспользовалась временем в дороге. Пока ехала на работу и домой, слушала не радио, а интересные подкасты, книги и видео на ютубе. Я заранее приготовила в телефоне подборку: закинула интересные ролики в «избранное» на ютубе, скачала аудиокнигу и приложение с подкастом на английском. Выбирала не только обучающие ролики, но и развлекательные, потому что понимала, что не смогу каждый день слушать только полезный контент. Так что в те дни, когда не было настроения или сил вникать в серьезную информацию, я слушаю сериалы или модных видеоблогеров.

Попросила помощи близких. Договорилась с мужем, что по вечерам он будет выгуливать собаку. Еще попросила его заходить в магазин или готовить ужин. Для нашей семьи это нормально, просто раньше я старалась всё сделать сама. Теперь мне нужна была помощь, я попросила о ней и получила. Муж знал, что когда я прихожу домой, то буду делать еще какие-то рабочие дела, и часто сам предлагал помощь.

Начала планировать время гибко. Нужно было предусмотреть, как перераспределять время из-за непредвиденных ситуаций. Например, в декабре на дорогу домой уходило полтора часа: сказывался предпраздничный ажиотаж и пробки. Чтобы оптимизировать время, я пережидала большие пробки на работе и успевала сделать что-то по учебе. Приезжала домой позже, поэтому отказалась от получасового чтения перед сном. Когда ситуация с пробками улучшилась, снова начала уходить вовремя и дочитала отложенную книгу.

Стала двигаться маленькими шагами. Начала использовать любые 10–15 минут. Успевала немного, но если в день сделать несколько подходов, то уже виден результат. Эти короткие промежутки я тоже отметила на графике, чтобы не забывать о них.

Какие результаты получила через год

Прошел год с момента, как я нарисовала свои сутки. За это время я завершила учебу и нашла вторую работу — получается их совмещать и всё успевать.

Благодаря методу «круга-пирога» смогла наглядно увидеть свое время и взять его под контроль. Я не просто поняла, что трачу много времени на соцсети, а освободила в графике три часа ежедневно на те занятия, которые меня увлекают и приносят доход. Это работает как дополнительная мотивация: как будто мне подарили три лишних часа к обычным суткам. Теперь, когда рука тянется к смартфону, я понимаю, сколько времени могу потратить впустую — и мне становится его жалко.

Свободного времени больше не стало, но я начала больше отдыхать и уделять время себе. Это произошло потому, что начала планировать отдых и хобби, а еще попросила поддержки у семьи.

Несколько раз случались срывы: я просыпала или залипала по старой привычке в ютубе. Но не отчаивалась и возвращалась к графику в тот момент, когда могла. Срывы — это нормально, они не говорят о том, что система плохая или не подходит. Главное — продолжать, не опускать руки и не сдаваться.

За этот год я поняла: каким бы загруженным ни казался график, в нем всегда можно найти время на то, что действительно важно. Нужно честно признаться себе, где сливаешь время, и занять его задачами, которые приведут к поставленной цели.

Как составить такой же круг-пирог для управления временем

Если вы решили воспользоваться этим методом, соблюдайте несколько правил. Главное — найти скрытые резервы времени, которые у вас есть, а не приукрасить действительность.

Отражайте всё честно. Если проводите время в соцсетях — укажите. Это нужно не для того, чтобы почувствовать вину, а чтобы понять, сколько времени у вас есть на самом деле.

Не отмечайте время «на глаз». Если вы не знаете, сколько уходит на задачу, просто засеките время один раз. Лучше всё знать точно.

Учитывайте время на сон, еду и отдых. Это ваши базовые потребности, их нельзя игнорировать. Если не отдыхать, вы не сможете полноценно работать.

Придумайте план «Б» для нестандартных ситуаций. Если попали в пробку или зашли на минуту на почту и проторчали там почти час, нужен план, как подвинуть следующие дела или кого попросить о помощи, чтобы всё успеть.

Сделайте отдельный график для выходных. Впишите в него все обязательные дела. Выходные обычно сильно отличаются от рабочих дней, но, если не планировать их, можно легко потратить много времени впустую.

Внедряйте изменения в график постепенно и бережно. Например, вы захотели вставать рано, чтобы успевать учиться перед работой. Если вы никогда этого не делали, не заводите будильник сразу на пять утра. Попробуйте сначала встать на полчаса раньше, чем обычно. Двигайтесь к цели постепенно.

Матрица (шаблон) плана

Дата	Мероприятие	Ожидаемый результат	Ответственные	Отметка о выполнении

Действия
или реализация нашего плана работ всегда
сталкиваются с двумя большими проблемами,
на которых хотелось бы остановиться
более подробно: «управление временем»
и «управление состоянием».

Методика
«Пирог времени» Рис. 49.

Рис. 49.
Методика «Пирог времени»

В
этом круге 65 – 70 секторов. Среднее
количество лет жизни среднестатистического
человека.

Поставьте
точку в любой сектор и отсчитайте свой
возраст. Закрасьте этот сектор.

Глядя
на оставшийся сектор, поделите его
примерно на одну треть. Одну треть своей
жизни человек проводит во сне. И закрасьте
другой штриховкой.

Отсчитайте
еще пять секторов. В среднем пять лет
человек проводит за тем, что он чистит
зубы, умывается, ожидает своей очереди
и пр.

Теперь
посмотрите на то, что осталось. Мотивирует
на то, чтобы начать управлять своим
временем?

Итак,
что же можно делать, чтобы начать
управлять своим временем?

Первая
из техник – это хронометраж. Хронометраж
кажется очень сложной техникой. И самая
большая отговорка: «У меня нет времени
этим заниматься». В связи с этим
вспоминается притча: в лесу раздавался
топор дровосека. Он стучал и стучал,
стучал и стучал. День, два, три…Жители
деревни не выдержали и сказали: «Слушай,
может тебе топор поточить?». На что
дровосек, не отрываясь от работы, ответил:
«Некогда мне! Не видите, я рублю».

Хронометраж
– это ведение постоянной фиксации
затрат своего времени. «Сколько времени
я трачу, и на какие задачи».

Например:

9.05	Сел работать, открыл E-mail
9.15	Выпил чашечку кофе
9.45	Начал делать отчет
10.45	Зашел Петров, поговорили и т.д.

Сущность
хронометража в том, что он должен
радовать. В целом техника хронометража
занимает 10 – 15 минут в день. Эффективность
вырастает на 30 – 50%. В конце недели вы
просто анализируете и выписываете:
полезное время, не полезное время. При
этом, когда вы увидели итоговые результаты
в конце дня, я рекомендую ничего не
делать. Не надо заставлять себя что-то
менять в привычном распорядке. Просто
обычная жизнь. И внизу статистика как
обратная связь. Эффективность начинает
расти на глазах. Причем вы не прикладываете
усилий. Вы просто учитываете.

Но
на следующий день вы уже начинаете
бессознательно корректировать свое
поведение. Еще важный момент – это
настройка своего подсознания. Если вы
ставите себе цель повысить эффективность
на 10% и сделали это на следующий день,
похвалите себя, сделайте себе приятное.
Мы очень часто забываем то, что самим
себе любимым надо тоже уметь делать
приятное. Какие основные проблемы или
поглотители времени можно выделить?

• Нечеткая постановка
  цели.

• Отсутствие
  приоритетов в делах.

• Попытка слишком
  много сделать за один раз.

• Отсутствие полного
  представления о предстоящих задачах
  и путях их решения.

• Плохое планирование
  трудового дня.

• Личная
  неорганизованность, «заваленный»
  письменный стол.

• Чрезмерное чтение.

• Скверная
  система информации по проблемам вашей
  профессиональной деятельности.

• Недостаток
  мотивации (безразличное отношение к
  работе).

• Поиск записей,
  памятных записок, адресов, телефонных
  номеров.

• Недостатки
  кооперации или разделения труда.

• Отрывающие от дел
  телефонные звонки.

• Незапланированные
  посетители.

• Неспособность
  сказать «нет».

• Неполная, запоздалая
  информация.

• Отсутствие
  самодисциплины.

• Неумение довести
  дело до конца.

• Отвлечение (шум).

• Затяжные совещания.

• Недостаточная
  подготовка к беседам и обсуждениям.

• Отсутствие связи
  (коммуникации) или неточная обратная
  связь.

• Разговоры на
  частные темы.

• Излишняя
  коммуникабельность.

• Чрезмерность
  деловых записей.

• Синдром
  «откладывания».

• Желание знать все
  факты.

• Длительные ожидания
  (например, условленной встречи).

• Спешка, нетерпение.

• Слишком редкое
  делегирование (перепоручение) дел.

• Недостаточный
  контроль
  за перепорученными делами.

Техники борьбы
с «поглотителями»:

• Снижение
  «мелкодробности» работы.

• Нормирование
  времени на «текучку».

• Управление рабочей
  нагрузкой.

• Использование
  «дыр времени».

Как
организуется время? Существует принцип
Парето (Рис. 50).

Рис. 50.
Принцип Парето

20%
времени дает 80% результата. 20% результата
дает 80% времени. Отсюда – важно планировать
большие фундаментальные задачи в 20%
времени. Из 8 часового рабочего дня это
почти 2 часа.

Алгоритм
ежедневного планирования – заполнение
страниц ежедневника.

На
сетке времени отметьте «жесткие»
встречи, для которых уже известно точное
время. Например, пары. Планируя
встречи, закладывайте резервы на
непредвиденные обстоятельства.

Составьте
список «гибких» задач, т.е. не имеющих
жесткого времени исполнения. Например,
разработать план воспитательных
мероприятий. Используйте
результато-ориентированные формулировки:
не «созвониться с Ивановым», а «дожать
до сдачи зачета», «выбить информацию»,
и т.д.

Выделите те задачи, которые
нужно выполнить в первую очередь.
А именно: значимые для исполнения других
задач («узнать время сегодняшней
презентации, дать поручение на подготовку
материалов»); неприятные, давно
откладываемые; «работающие» на ключевые
стратегические цели.

«Забюджетируйте»
время на крупные приоритетные «гибкие»
задачи – подпишите к ним
примерное количество времени на
исполнение. Помните: планировать и
бюджетировать более 60-70% рабочего дня
– не реалистично!

В
ходе дня аккуратно вычеркивайте
выполненное. Невыполненное
помечайте значком к переносу на следующий
день.

Эйзенхауэр
планировал время следующим образом. Он
делил свои задачи по двум основаниям:
важность и срочность (Рис. 51):

Рис. 51.
Тайм-менеджмент

А: Важные
и срочные. Например: Сдать рабочую
программу.

B:
Важные, но не срочные. Например: Провести
консультацию, мероприятие.

C:
Не важные, но срочные. Например: Проверить
рефераты.

D:
Не важные и несрочные. Например: Сходить
покурить.

Эйзенхауэр
предлагал задачи категории D
выбрасывать в урну. На них просто не
обращают внимание.

А
теперь давайте попробуем понять причины
падения эффективности в работе. Очень
часто, когда мы начинаем работать, мы
забываем, что надо отдыхать. А эффективность
человека она ритмична. Человек, в
принципе, живет в ритмах. Эти ритмы
цикличны: рост, падение, рост, падение
и т.д. Хочется процитировать слова
Маяковского: «Товарищ, запомни правило
простое: работаешь сидя, отдыхай стоя».

Рабочая
нагрузка: типичные ошибки

• Отдых
  происходит
  стихийно, не планируется и не организуется
  сознательно.

• Отдых
  не ритмичен, нет четких правил — с какой
  частотой и сколько времени отдыхаем.

• Нет
  продуманных грамотных
  сценариев отдыха.

Организуйте
его сознательно. Если вы провели занятие,
выступали как преподаватель, можно
помолчать. Выделите для себя пару минут
времени. Чем быстрее мы уходим в работу,
тем быстрее происходит падение. Если
мы время от времени делаем перерыв, то
производительность начинает расти.

Принципы
эффективного отдыха

• Ритмичность: 5
  минут в час.

• Максимальное
  переключение.

• Максимальная
  смена контекста.

В
аудитории отдыхать, конечно, можно. Но
проще выйти в коридор.

Второй
проблемой управлением своим состоянием
является проблема агрессивности
окружающих.

Технология
работы с агрессией.

• Подготовка
  (расположение). Когда человек агрессивен,
  его расположение «лоб в лоб» – он
  смотрит прямо в глаза. Самое оптимальное
  в такой ситуации – сменить позицию.
  Сделайте шаг, чтобы вы смотрели в одну
  сторону. В этом случае не происходит
  передачи агрессивной эмоции.

• Выслушать.

• Сделать паузу.

• Согласиться. Хотя
  бы с тем, что есть проблема.

• Задать
  вопрос. Перевести
  из эмоционального в рациональное. «Вы
  что предлагаете сейчас?
  ».

Критерии
эффективности:

• практическая, теоретическая, познавательная
  значимость

  результатов;

• практическая направленность;

• перспективность;

• презентативность;

• последовательность и ясность.

Вопросы
для размышления:

1. Объясните суть приема «Окно Джо-Хари».

2. Как нужно правильно отдыхать?

3. В чем заключается принцип Парето?

Практикум.

1. Составьте свое дерево целей.

2. Проанализируйте, правильно ли вы
   соотносите рабочее время с временем
   для отдыха.

3. Постройте пирог времени для себя и
   проанализируйте полученный результат.

Если
хочешь знать больше…

1. http://www.improvement.ru/3katalog.shtm
   Каталог материалов сайта «Организация
   времени». Все самое новое — в статьях
   участников ТМ-сообщества.

2. http://www.koob.ru/time/
   Онлайн библиотека. Статьи и книги по
   тайменеджменту.

3. http://www.i-u.ru/biblio/archive/time%5Fmenedjment/
   Библиотека русского гуманитарного
   интернет-университета. Гранин Д. Сборник
   статей по тайм-менеджменту.

4. http://www.ubo.ru/articles/?cat=118
   Статьи по тайм-менеджменту.

5. http://grebennikon.ru/cat-150-1-3.html
   Электронная библиотека журналов
   Издательского дома Гребенникова. Статьи
   по тайм-менеджменту.

6. http://freesoft.ru/?id=671725
   Тайм-менеджмент. Планировщик недели
   2.0. Данное Excel-приложение
   будет полезно для тех, кто занимается
   тайм-менеджментом и хочет привести
   свое время в порядок.

7. http://www.timesaver.ru/
   Сайт психолога и тренера Иголкиной И.
   «Управляйте вашим временем».

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Смотрите также

УПРАЖНЕНИЕ «ПИРОГ ВРЕМЕНИ»

Время можно в какой-то степени сравнить с пирогом, его так же можно разделить на кусочки для самых разных целей. Ниже нарисован круг – своеобразный пирог времени. Вес нашего пирога – 24 кг… то есть часа.

Ваша задача: разделить его на кусочки – сектора любого размера и любого количества, в зависимости от того, на что Вы обычно тратите своё время. Каждый кусочек пирога подпишите: «сон», «работа», «покупки», «приготовление ужина», «чтение книг», и т.д.

Когда Вы станете делить пирог, постарайтесь быть честными с собой и распределите куски так, как это обычно происходит в Вашей жизни. Просто представьте для этого свой типичный день и проанализируйте его.

Для размышления:

На что были выделены самые большие куски пирога? Сколько от пирога досталось детям? Смогли ли Вы удовлетворить своих детей куском пирога, который им выделили? Оказался ли он им по вкусу? Сколько времени получилось выделить на собственные интересы и личные дела?

Подумайте: какое именно время, потраченное на ребёнка, считается «временем ребёнка»? Можно ли так называть проверку домашних заданий, кормление или купание ребёнка? Насколько «питательными» и «вкусными» являются для него такие «куски» от пирога времени?

Э Т О     В А Ж Н О

Общение родителей с ребёнком, отвечающее его потребностям и интересам, приводит к положительным изменениям в детско-родительских взаимоотношениях и в эмоциональной сфере ребёнка. Наступление таких изменений как раз и является лучшим показателем того, что родитель уделил ребёнку достаточно времени и наполнил его правильным содержанием. Они могут быть краткосрочными, наступающими непосредственно во время общения или сразу после него, или долгосрочными, проявляющимися спустя какое-то время.

Краткосрочные изменения

 и показатели эффективности проведённого с ребёнком времени

Ребёнок испытывает положительные эмоции во время общения с родителем и после него. Ребёнок часто вспоминает о времени, проведённом с родителем. Ребёнок легко отзывается на приглашение родителя провести вместе время. Ребёнок сам часто просит родителя уделить ему время или привлекает его внимание конструктивными способами.

Долгосрочные изменения и показатели эффективности проведённого с ребёнком времени.

Отношения родителя и ребёнка становятся близкими, доверительными, эмоционально-тёплыми. Ребёнок перестаёт использовать неконструктивные способы привлечения родительского внимания. Снижается количество конфликтов между родителем и ребёнком. Ребёнок благополучно развивается в соответствии с задачами каждого возрастного этапа.

 ЭТО НЕ ТОЛЬКО ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ РОЛИ РОДИТЕЛЯ, НО И ТО, РАДИ  ЧЕГО СТОИТ УЧИТЬСЯ УДЕЛЯТЬ РЕБЁНКУ СВОЁ ВРЕМЯ И ВНИМАНИЕ.

Используемая литература

Как найти время на общение с детьми. Книга для родителей и психологов.Павлов И.В.

Источник

Павлов И.В. Как найти время на общение с детьми. Книга для родителей и психологов. – М.: Генезис, 2014. – 128 с

Как уважать время или как стать эффективным тим лидером

Нужно ли управлять временем?

Если вы никогда не задавались этим вопросом, то вы наверняка имеете проблемы с организацией рабочего процесса.

Когда работаешь в сфере IT нужно непременно знать как правильно ставить задачи, в какой последовательности их выполнять, кому и что можно перепоручить, а что следует отложить, все это касается не только тим-лидеров, но и каждого сотрудника, который сам должен уметь разобраться в том ворохе задач которые ему поставил руководитель. Ведь правильная организация рабочего времени это безусловный показатель результативности.

Чем выше эффективность использования рабочего времени, тем быстрее и качественнее можно выполнить любой проект. Как мы знаем время деньги, а сэкономленное время это заработанные деньги для компании и соответственно для себя. Если вы менеджер или только целитесь в руководители, то надеюсь я вас убедил почему одно из главнейших качеств руководителя это умение управлять своим временем и временем всего отдела.

Скорей всего некоторые из вас неосознанно применяют некоторые принципы на практике в каком либо объеме, или уже начали использовать инструменты для управления временем. Но то что казалось бы так очевидно, на самом деле не так уж и просто.

Давайте разберемся с терминами и инструментами

Время можно ощущать на себе только когда вы ставите некие точки отсчета, и когда оно измеряется отрезками.

Одним из важнейших терминов является капитал времени, это всё то время, которое нам доступно для выполнения будущих задач, т.е. это своего рода обратный отсчёт, и необходимо понимать что оно ограничено.

Вторым таким термином будет бюджетирование времени, т.е. выделение отрезка времени на выполнение какой-либо задачи.

Дэвид Аллен является пионером в области тайм менеджмента, и он в своей книге

“Getting things done”

ввёл одноименный термин GTD (доводи свои задачи до конца).

Основным тезисом этой книги является то, что все поступающие к вам дела нужно регистрировать, все – это значит все без остатка. Выполнять задачи можно позже, но регистрировать их нужно сразу как они появились. После того как у вас образовалась «свалка» таких задач, необходимо начать их решать.

Для этого нужно сделать следующие шаги

• Выбери. Необходимо определить всё, что вы должны сделать.
• Проанализируй. Для каждой задачи необходимо определить какой будет следующий шаг. Если на выполнение задачи требуется не более пары минут – то лучше сделать сразу. Для более продолжительных задач необходимо определить адекватное время решения этой задачи, либо делегировать ее, если это возможно.
• Организуй. Все важные встречи необходимо фиксировать в календаре. Все остальные задачи перенесите в список задач на будущее. Наименее срочные задачи нужно хранить в списке «когда-нибудь сделаю».
• Проводи ревью. Ежедневно нужно просматривать список задач и календарь. Еженедельно нужно просматривать список проектов, будущих дел и делегированных задач.
• Сделай. Выполните задачу учитывая её время, важность, а также затраченную энергию.
• Отдохни. Всё, что не было сделано – всплывет на следующем ревью.

И теперь хочется перейти к инструментам регистрации задач. Самое главное, что нужно запомнить – голова не является таким инструментом. И на данный момент на рынке представлено множество предложений таск менеджеров и календарей (не буду ничего рекламировать), каждый может для себя решить сам, на крайний случай можно пользоваться ежедневником.

Одним из инструментов определения типа задач — является матрица Эйзенхауэра

А) Срочные и важные дела. Это неотложные проблемы, критические ситуации и т.п. Если здесь начали появляться задачи, это скорее всего значит, что вы в других квадрантах что-то не доглядели. Ситуацию упустили из-под контроля, либо из-за лени, либо из-за недальновидности. Естественно если постоянно решать подобные задачи, можно очень быстро перегореть. И всё ваше свободное время будет занимать тактические задачи, а над стратегией уже не будет времени подумать.

Б) Важные, но несрочные. В нём будут стоять наиболее перспективные и постоянные задачи, их профилактика, укрепление связей и отношений, новые возможности. Если большая часть ваших задач находятся в этом квадранте, то это означает, что вы находитесь на правильном пути. Находясь в нём, вы формируете в себе хорошие привычки, планомерность решения задач, эффективность, и конечно со временем лучше видите перспективу и целесообразность решения разного рода задач.

В) Срочные, но неважные задачи. Они вас отвлекают от основных дел, это те самые неожиданные поручения, которые вам подкидывают на работе. И мешают сосредоточится на важных целях. Обычно это делегированные активности. Сюда же можно отнести совещания, потому что зачастую большинство людей, которые там находятся не играют основной роли, либо вообще не нужны там.

Г) Несрочные и неважные дела. Это задачи без пользы и заниматься нужно ими в последнюю очередь, но мы занимаемся ими в первую очередь. Это то, что нас отвлекает, приятные активности, их ещё называют пожирателями времени. Сюда можно отнести соц. сети, веб-серфинг и тому подобное.
Вывод напрашивается сам собой, держать себя нужно в квадранте Б и как можно меньше времени уделять квадранту Г.

Чтобы так было всегда необходимо использовать определенный инструмент – система принятия решений.

Есть два параметра времязатратность (Т) и энергозатратность (Е), каждый из них оценивается по 10 бальной шкале и считается так Т+Е/2 и получаем затраты на решение нашей задачи.

Следом к ним добавляется ещё два параметра: результаты сейчас (R1) – это всё, то полезное, что приносит профит уже сейчас и потенциально-прогнозируемый результат (R2) – это всё то, в чём мы видим перспективность задачи, также оцениваются по 10-бальной шкале и считается так R1+R2/2 и получаем результативность нашей задачи. И чтобы получить ценность нашей задачи мы результаты делим на затраты.

Есть несомненные плюсы у этой системы, мы будем иметь понятие ценности дела, акцента на главном, и учимся прояснять ценность наших дел и также можно выявлять дела, которые можно поручить. Минусы тоже есть, субъективность, и конечно добавляется сосредоточение на своих делах и на себе в целом.

Дальше хочу акцентировать внимание на принципе Парето (20/80)

Его суть заключается в том что, выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата и при этом дальнейшие улучшения могут быть неэффективны и не оправданы.

Делайте в первую очередь те задачи результативность которых самая большая

Наверняка у вас было такое, что в то время пока вы заняты решением одной задачи, на вас валятся другие более мелкие и казалось бы срочные дела, за которые вы сразу хватаетесь, откладывая основную задачу, в результате эффективность вашей работы падает, и результат будет совсем не такой какой от вас ожидается. В таком случае можно пересмотреть приоритетность задач и передать часть другим сотрудникам, а также назначить ответственного.

И конечно нужно упомянуть Брайана Трейси, с его принципом лягушки

Суть его в том, что самое неприятное для нас дело нужно делать в первую очередь, а потом уже браться за другие дела и для нас они будут уже менее неприятны и соответственно с большей охотой мы их выполним. Яркий пример это ведение технической документации и отчеты.

Следующий принцип, введенный специалистами — это принцип поедания слона

Любое дело можно делать потихоньку, т.е. большое дело мы пилим на маленькие задачи, которые не будут нам стоить больших усилий, и мы их будем планомерно делать, а в итоге будет решаться большая задача. Хотя конечно она съест много времени, но самое главное, что большая и сложная задача будет выполнена.

Когда запускается новый проект, зачастую известна конечная цель, хотя нередко бывает такое что и не известна, но вот как же до нее добраться. В первую очередь очень важно поэтапное планирование проекта за счет разбиения на мелкие задачи, очень важно четко распределить обязанности между разработчиками, важно назначать ответственного и давать конкретные сроки для устного отчета о результате, чтобы понимать что все идет в нужном направлении, также нужно понятно ставить задачу не только команде в целом, но и удостоверится что каждый понял свою задачу на сто процентов, особенно это касается новых сотрудников.

Далее хочется рассказать о том, что важным принципом является — умение говорить вежливое “нет”

И главная мысль этого принципа — необходимо отказывать не человеку, а именно задаче. Можно составить список таких задач, и заносить дела, которые не приносят никакой пользы и только отвлекают нас от достижения действительно важных дел.

Если вам сложно отказывать людям, ну к примеру, вы понимаете, что просьба человека для вас лично ничего не принесёт, то есть достаточно простой способ: возьмите перерыв, решите для себя будете ли вы выполнять просьбу человека и только потом уже дайте ответ. Ну а просящий должен понимать, что когда он просит, то ему может поступить отказ.

Ну и когда мы говорим об управлении временем, то необходимо упомянуть о том, кто ворует наше время.

Поговорим о пожирателях нашего времени

Дэн Кеннеди назвал их вампирами и установил иерархию для них.

• Самый коварный из них вампир-минутка, т.е. это незначительные просьбы вроде бы вам ничего не стоящие, но ворующие у вас драгоценное время. Конечно в работе скажем HelpDesk невозможно отложить срочные задачи, но в личной жизни нужно присмотреться к подобным проблемам.
• Следом идёт вампир-ерунда, его цель сбить вас с толку и отвлечь от существенных задач.

Бороться с ним необходимо взвесив для себя, приведет ли эта задача вас к чему-либо.

• Вампир-дверь открыта, это когда к вам приходят коллеги из разных отделов, которые отвлекают вас, они могут украсть у вас очень много времени.
• Вампир-телефон, это постоянно отвлекающие вас звонки, уведомления и тому подобное.

Хороший способ с ним бороться, естественно отключить его, когда нужно сосредоточиться на важной задаче.

• Вампир-непунктуальность, нужно требовать от других людей уважения к своему времени.
• Вампир-толпа, это значит следовать окружающим и делать как делают они. Нужно избегать этого, стараться не поддаваться этому и следовать своему расписанию.
• Вампир-бесцельность, дела, которые делаются без цели.
• Вампир-нытик, это оправдание своим неудачам.

И конечно же это не все пожиратели нашего времени, есть ещё и выполнение чужой работы, и попытки слишком много сделать за один раз, и плохое планирование рабочего дня и много чего ещё.

Теперь хочется упомянуть о том, что необходимо снижать время на выполнение задач и заставлять себя выполнять накопленные ранее задачи. Прежде чем начинать выполнять задачи необходимо сократить количество времени на их выполнение.

И одной из таких эффективных систем является Кайдзен, она учит увеличивать количество эффективного времени и учит организовывать своё рабочее пространство.

На русском языке она звучит как 5С:

• Сортируйте: необходимо избавляться от ненужного.
• Соблюдайте порядок: определить каждой вещи своё место.
• Содержите рабочее место в чистоте.
• Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты на рабочем месте.
• Совершенствуйте порядок: стимулируйте его поддержание.

К примеру инженеру ЦОДа необходимо установить новый сервер или заменить существующий, он берет с собой сервер, берет к нему салазки, когда приходит до стойки выясняется что он забыл ключ, кладет сервер, салазки, возвращается за ключом, взял ключ, открыл стойку, демонтирует старый сервер, ставит салазки для нового, уже уставший начинает монтировать сервер и выясняется что эти салазки к нему не подходят.
Из за казалось бы ерунды, было потрачено существенное количество времени.

И еще, скажем эникейщику нужно установить программу пользователю, он идет через весь офис, вставляет флешку в компьютер, судорожно ищет нужную программу в папках “новая папка”,”новая папка (2)”,”123”,”qwerty”. Открывает папку “distrib” она оказывается пустой, он вынимает флэшку, бежит к своей тумбочке за другой флэшкой, сделав десять шагов он понимает что отдал флешку Пете, который сегодня заболел. И понимает что нужную программу теперь можно только скачать, и он возвращается на свое рабочее место, по дороге другой пользователь озадачивает его другой проблемой, и это можно продолжать до бесконечности. В итоге человек весь день работал, но все остались не довольны, в том числе и он сам.

После этих примеров я хотел бы донести такую мысль, что организация рабочего пространства очень важна для эффективной работы компании и руководство компании должно культивировать правильные принципы работы среди сотрудников разных уровней.

Мы научились всему что необходимо для правильной организации рабочего времени. И правильно собирать задачи и расставлять приоритеты этих задач, а также бороться с тем, что нас отвлекает от них, и как можно экономить время для их решения. И вот наконец-то можно приступить к их выполнению.

Теперь разберём методы, которыми можно и нужно заставлять себя выполнять те или иные задачи

Есть интересный метод «принцип помидора» — для выполнение какой-либо задачи, необходимо взять 25 минутный промежуток времени в который не предполагается отвлекаться от поставленной задачи, потом берёте небольшой перерыв, опять 25 минут, потом опять небольшой перерыв и таким образом вы распиливаете дела, которые необходимо выполнить.

Следующий метод – пирог времени, его суть в классификации рабочего времени, ведь не секрет, что большая часть наших дел практически однообразна и ежедневна. Так вот, можно начать вести тайм-трекер наших задач, целью его будет определить на что тратится наше время и в дальнейшем оптимизировать его и выяснить может вы тратите время на лишние задачи или вам не свойственные, где можно разгрузить себя и от чего отказаться.
Очень полезная вещь для новичков в компании, либо наоборот для особо загруженных ребят.

Следующий наш шаг – это инструменты

• Якорь – это подготовка к выполнению задачи, и желательно себя подготавливать бессознательно.
• Заточить карандаш – это подготовка инструментов таким образом, чтобы не отвлекаться на их поиск, чтобы они все были под рукой.
• Продырявьте сыр – любую задачу нужно выполнять по небольшим «укусам», либо шагам.
• Вознаградите себя – в конце необходимо себя наградить, естественно награда должна быть адекватна задаче.

И немного о неопределенных задачах

Работа в неопределенных условиях – когда задача до конца нам не понятна, но за нее необходимо браться и в дальнейшем мы получаем какие-либо дополнения или уточнения для ее выполнения и не всё будет известно заранее.

Такого рода задачи характерные для руководителей проектов, и в принципе для высокого менеджмента. И для выполнения такого рода задач необходимо корректировать свой первоначальный план при получении новых деталей , не нужно думать если к вам поступила не определённая задача, то и план для ее решения будет неопределённый и корректировать его не нужно.

Следует составлять адекватный план такой задаче и при получении новых деталей корректировать план, либо вообще его менять.

Ну и необходимо подвести обобщение, чтобы выполнять сваливающиеся на нас задачи

Главное то, что необходимо составить правильный режим дня и знать свои слабые и сильные стороны, всё необходимо делать планомерно даже небольшими шагами. И даже трудное дело станет для вас привычным, а в итоге может даже и приятным. А знание себя очень помогает в принятии разного рода решений.

На начальном этапе нужно уделять особое внимание пожирателям времени, и необходимо культивировать в себе полезные привычки. Награды и наказания, публичные обещания – нужны для мотивации, чтобы выполнять разного рода задачи

Вот и мы подошли к концу. В этой небольшой статье я ставил задачей себе не сколько рассказать вам очень много информации по этой теме, а побудить вас заниматься своим временем и начать уважать его если вы еще этого не делаете.

Литература используемая в статье:

— Келли Макгонигал “Сила воли”
— Дэн Кеннеди “Жёсткий тайм-менеджмент”
— Брайана Трейси “Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать”
— Дэвид Аллен “Как разобраться с делами”