Как составить письменное разрешение на разрешение

На любой материал (фрагменты текста, таблицы, рисунки, схемы, графика, фотографии и прочее), который автор заимствует из других работ, должно быть получено разрешение, которое автор должен приложить к рукописи, направляемой на рассмотрение в редакцию. Редакция, в свою очередь, должна приложить копии этих разрешений к рукописи статьи, направляемой издателю для публикации.

Авторы и редакторы должны руководствоваться следующими положениями:

1. Разрешения должны быть получены от правообладателя. Правообладатель – это лицо, обладающее исключительным правом на заимствованный материал. Чаще всего, это либо автор (наследник) заимствованных материалов, либо издатель, которому переданы исключительные права. Правообладатель обычно обозначается знаком копирайт ©, по которому его легко обнаружить, однако этот знак может и отсутствовать. Отсутствие знака копирайта не означает, что материал доступен для свободного использования. Правообладателем статей в журналах (и журнала в целом), как правило, является не автор, а издатель журнала, в котором опубликован материал, потому что в большинстве случаев автор передает исключительные права издателю. Если при публикации статьи в журнале права сохранены за автором (стоит знак копирайт), разрешение можно получить у автора, а если автор умер, то у его законных наследников.

   Применимое законодательство (страны, в которой действует автор, и стран, в которых действует издатель) предусматривает исключения, когда разрешения не нужны в силу закона. С этими случаями мы просим ознакомиться самостоятельно по мере необходимости. В случае спорных ситуаций вопрос может быть адресован издателю.

   Типичное исключение – это ситуация, когда заимствуемый материал используется в качестве цитирования или является частью статьи, опубликованной по открытой лицензии. В этом случае автору, использующему заимствованный материал, необходимо ознакомиться с условиями цитирования или открытой лицензии и убедиться, что материалы действительно могут быть им использованы без получения разрешений. Важно понимать, что наличие материалов в свободном доступе не гарантирует, что их можно использовать свободно, без разрешения правообладателя. Это, в первую очередь, касается материалов, размещенных в сети Интернет. В случае, если автору рукописи удается надежно установить, что заимствуемый им материал распространяется на условиях открытой лицензии, например, лицензий Creative Commons, то необходимо сделать скриншот экрана, так, чтобы была видна дата и указание на тип лицензии. Достаточно сделать снимок на телефон и сохранить файл в неизменном виде, приложив его к рукописи, направляемой в редакцию и далее – издателю. При возникновении сомнений редакции следует просить автора предоставить разрешение на такие заимствуемые материалы.

2. Разрешения на заимствование материала необходимо получить в письменном виде и хранить в целях подтверждения правомерности использования заимствованных материалов. Вместе с другими подтверждениями (см. выше) копии полученных разрешений должны быть в обязательном порядке приложены к рукописи и договору о предоставлении автором прав издателю журнала при направлении рукописи в редакцию журнала. Как правило, формы запросов на получение разрешений размещены на сайте издателя, опубликовавшего заимствуемый материал. Если такой формы нет, то запрос составляется в произвольной форме с указанием, что конкретно будет использовано, в каком объеме, кем и для каких целей с прямой ссылкой на автора и источник заимствования. Использовать можно только то, на что получено разрешение (за исключением случаев свободного использования), и тем способом, который указан в разрешении. Если статья планируется к опубликованию на нескольких языках, необходимо указать это в запросе. Если автор планирует переработать заимствованный материал, об этом следует прямо указать в запросе. Переработка (включая перевод) заимствованного материала без разрешения правообладателя также является нарушением исключительных прав и требует получения соответствующего разрешения.
3. Если у заимствованного материала (рисунка, таблицы, фотографии и пр.) есть подпись в оригинальной публикации, то такая подпись должна быть предоставлена в редакцию на оригинальном языке публикации, чтобы не было «двойного» перевода. Соответственно, во всех таких случаях подпись должна не переводиться заново, а даваться такой, какой она должна быть на английском или ином языке оригинала заимствованного материала. Цитирования оригинальных фрагментов текста в переводе на другие языки следует максимально избегать. Это постоянный источник ошибок.
4. Ссылки на авторов и источники заимствования необходимы во всех случаях использования заимствованных материалов (даже если речь идет о свободном использовании). К каждой подписи (см. п. 3) должна быть добавлена фраза:

   Adapted from <ссылка, желательно номер в списке + doi>. By courtesy of <правообладатель, который давал разрешение на воспроизведение>.

   Такие указания должны присутствовать для всех рисунков, фотографий, таблиц, прямых цитат и иных любых заимствованных материалов, которые есть в тексте. Если материал находится в открытом доступе, то должно быть указано:

   Adapted from <ссылка, желательно номер в списке + doi>. <условие распространение или тип лицензии>.

   Возможные условия распространения перечислены по ссылке.

5. В некоторых случаях правообладатель в своем разрешении указывает, как именно разрешено цитировать фрагмент работы. Это должно быть учтено как указано выше. Использование заимствованных материалов за пределами предоставленного разрешения является нарушением исключительных прав и влечет ответственность, предусмотренную соответствующим применимым законодательством.
6. После получения разрешения необходимо убедиться, что в разрешении конкретно указано, что именно (и как) разрешено использовать, т.е. если непонятно, о чем конкретно идет речь в разрешении, то считается, что разрешение не получено. В каждом разрешении должно четко быть указано на какой заимствуемый материал (рисунок/фрагмент и пр.) дается разрешение и откуда он заимствуется.
7. Для того чтобы разобраться с полученными разрешениями, редакция и издатель просят авторов составлять опись, в которой для каждого рисунка или другого заимствованного фрагмента будет указано:
   • описание фрагмента (например, Fig. 34);
   • источник (ссылка на список литературы);
   • правообладатель (автор, издатель, …);
   • источник, откуда известно, что право использования принадлежит правообладателю.

   Отсутствие вышеуказанных разрешений, оформленных надлежащим образом, делает публикацию статьи незаконной. Рукописи, содержащие заимствованные материалы, не должны рассматриваться редакциями по существу, если автором не предоставлены копии разрешений. Издатель не будет принимать такие рукописи к опубликованию.

Алгоритм работы автора при заимствовании материалов из других источников

1. Выяснить условия распространения работы, из которой заимствуется материал.
2. Найти законного правообладателя заимствуемого материала, либо доказательства их распространения по открытой лицензии.
3. Получить письменное разрешение от правообладателя заимствуемого материала, либо сделать скриншот экрана или фотографию, доказывающую правомерность использования материала по открытой лицензии.
4. Составить опись заимствованных материалов.
5. Направить в редакцию все разрешения и опись, приложив их к рукописи и авторскому договору. Рукописи без авторского договора и разрешений (при необходимости) к рассмотрению и опубликованию не принимаются.

Согласие на обработку персональных данных — бланк 2022-2023 годов, который можно использовать для заполнения, мы приводим в нашей статье. Иметь такой документ необходимо лицу, получившему персональные сведения. Персональная информация о конкретном человеке не относится к общедоступной, поэтому одновременно с ее передачей этот человек должен разрешить и работу с ней.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в нашем видео:

Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных

Получение письменного согласия человека на обработку его персональных данных становится необходимо юридическому или физлицу, которое получает доступ к этим данным. Основные вопросы, связанные с персональными сведениями о человеке, регулируются законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В их число входит:

• определение круга сведений, являющихся персональными;
• установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
• описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
• перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
• определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.

Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).

Узнайте об особенностях обработки персональных данных сотрудников из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Персональные данные без штрафов

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Помимо общедоступных сведений, к которым закон № 152-ФЗ относит данные о Ф. И. О., принадлежности к определенному полу, дате рождения, работодателю оказывается нужна и иная информация, содержащаяся в документах, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ):

• в удостоверении личности (паспорте);
• трудовой книжке;
• свидетельстве ПФР;
• документах об обучении;
• документах воинского учета;
• дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.

Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.

Если предприятие оказывает услуги клиентам, то с 1 сентября 2022 года оно будет не вправе отказывать в заключении договора потребителю, не желающему предоставлять личную информацию фирме.

Есть и исключения из данного правила. Подробнее — здесь.

Кроме того, с 1 сентября 2022 года необходимо уведомлять Роскомнадзор о необходимости включения организации или ИП в реестр операторов персональных данных, если эта организация или ИП собираются такие данные обрабатывать. Несложно сообразить, что любая организация и ИП с работниками персональные данные обрабатывают, принимая на работу сотрудников. То есть с 1 сентября 2022 года уведомить Роскомнадзор должно буквально каждое юрлицо и многие ИП. Раньше в законе были установлены исключения — при обработке персональных данных только в рамках трудового законодательства уведомлять никого не надо было. С 1 сентября 2022 года данное исключение убрали.

Уведомить следует по определенной форме, отправив ее по почте или же через официальный сайт Роскомнадзора при наличии ЭЦП. Делать это следует до начала обработки персональных данных. Изначально была информация о том, действующие фирмы отправляют уведомление строго до 1 сентября. Но потом Роскомнадзор уточнил, что сделать это можно и позже. 

Подробнее о новшестве с уведомлением рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Обзор ситуации. Это бесплатно.

О том, что еще понадобится сделать при заключении трудового договора, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Об ответственности за разглашение персональных данных читайте здесь.

Что входит в содержание заявления о согласии

Перечень основных моментов, которые должны быть отражены в документе, закрепляющем согласие на обработку персональных данных, содержится в п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Это:

• информация о лице, разрешающем обработку данных (Ф.И.О., данные паспорта), или его представителе (для него дополнительно понадобится документ, удостоверяющий его полномочия);
• данные о получателе персональной информации (наименование или Ф.И.О., адрес);
• определение цели, с которой предоставляются данные;
• перечень сведений, которые подлежат обработке;
• способы обработки данных, в т. ч. указание на иное лицо, которое будет выполнять обработку, если есть намерение привлечь его к этому;
• срок действия согласия или способ его отзыва;
• собственноручная подпись лица, дающего разрешение.

Об основных принципах оформления документа, удостоверяющего полномочия представителя, читайте в статье «Доверенность на получение заработной платы — образец».

Требования к хранению и защите персональных данных подробно изложены в Путеводителе по персональным данным работников системы «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе прямо сейчас.

Документ о согласии 2022-2023 годов: форма и образец

Бланк согласия на обработку персональных данных не имеет законодательно утвержденной формы. При его оформлении нужно только соблюсти обязательность включения в него сведений, предусмотренных п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Каждый получатель персональной информации может разработать форму согласия самостоятельно, отразив в ней необходимый ему перечень сведений и особенности их обработки.

С одним из образцов согласия на обработку персональных данных можно ознакомиться на нашем сайте:

Скачать образец согласия на обработку персональных данных

Альтернативный вариант согласия работника на обработку персональных данных разработан экспертами «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к образцу.

Важнейший внутрикорпоративный документ на современном предприятии — положение о персональных данных. Ознакомьтесь в тематической публикации со спецификой его составления и применения.

Итоги

Согласно действующему законодательству обработка большей части персональных данных о человеке должна осуществляться с его письменного согласия. Определенной формы у документа, содержащего такое согласие, не имеется, однако установлен перечень обязательной информации, которая должна быть включена в него. Итоговый перечень необходимых персональных данных разрабатывает получатель этих сведений.