Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о проделанной работе .docСкачать образец отчета о проделанной работе .doc
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
- Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
- Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
- Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
- Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
- Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.
К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.
Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:
- Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
- Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.
- Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
- Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
- План на следующий период.
- Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.
Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).
Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
- Избегаем длинных, неясных предложений.
- Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
- Лучше оформлять перечень задач списками.
- Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
- После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
- Исключить просторечные и разговорные выражения.
- Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
- Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.
Как составить отчет о проделанной работе: образец
Содержание
С помощью отчетов о проделанной работе руководители следят за результатами подчиненных. Этот способ отлично подходит для оценки продуктивности удаленных специалистов и сотрудников, которые большую часть времени проводят в командировках. В этом материале расскажем, как правильно написать отчет о проделанной работе.
Зачем делать отчет о проделанной работе
Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды.
С помощью отчетов о проделанной работе можно:
- обосновать размер зарплат сотрудников;
- улучшить навыки тайм-менеджмента команды;
- выстроить канбан-систему и управлять потоком задач;
- определить нормы выработки и составить план работы;
- сформировать акт выполненных работ для контрагента с реальным количеством трудочасов.
Сведения о результатах работы подают не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений. Они тоже должны регулярно отчитываться перед начальством. Подготовка отчетов — важная обязанность, которую часто включают в трудовые договоры и должностные инструкции.
https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM
Когда нужно сдавать отчет
Регулярность отчетов регламентируют локальные нормативные акты компании и трудовые договоры. В зависимости от периодичности отчеты бывают:
- Ежедневные. Их составляют специалисты на удаленной работе, чтобы руководитель понимал, на каком этапе находится задача.
- Еженедельные. Такие отчеты обычно требуют во время командировок.
- Ежемесячные. Полезны при работе на результат. Это поможет руководителю решить, какого из сотрудников стоит поощрить премией.
- Ежеквартальные и ежегодные. Эти отчеты нужны, чтобы строить прогнозы, проводить финансовый анализ, разрабатывать и корректировать стратегию развития.
Что должно быть в отчете
Общепринятого формата нет. Но в компании может быть свой шаблон, созданный руководителем подразделения или HR-менеджером.
Обычно в документе указывают:
- ФИО, должность, отчетный период;
- запланированные задачи: можно разделить на категории, если поручений было много;
- список выполненных задач и причины, по которым не все дела завершены;
- предложения по развитию компании;
- план работы на следующий отчетный период.
Работодатель может попросить добавить в отчет конкретные цифры: например, сколько трудочасов потрачено, фур разгружено, кандидатов на вакансию отобрано. Точность такой информации принципиально важна. Если руководитель увидит, что специалисту не хватает работы, он может добавить задач. И наоборот.
Чтобы получать наглядные информативные отчеты об эффективности рекламных площадок, а также результатах работы менеджеров, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, задействованных каналах, количестве лидов, сделках. Информация поможет выстраивать воронки продаж, работать с подходящими рекламными источниками и грамотно распределять бюджет.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Советы, как сделать отчет легким для восприятия
- Используйте короткие понятные лексические конструкции.
- Не пишите более пяти предложений в одном абзаце.
- Оформляйте перечни в виде маркированных и нумерованных списков.
- Проверяйте текст на грамотность.
- Применяйте читабельный шрифт.
- Оставьте место для пометок и комментариев руководителя.
https://unsplash.com/photos/eveI7MOcSmw
Пример отчета о проделанной работе
В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить.
Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:
- Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
- Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
- Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
- Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.
http://joxi.ru/Grq8kb7Ubb1yYA
Для наглядности к документу можно приложить проект договора с клиентом, копии отправленных коммерческих предложений, авансовый отчет из командировки и прочее.
Ответственность сотрудников за несдачу отчета
В трудовом законодательстве ничего не говорится об обязательности отчетов о проделанной работе. Исключение составляют отчеты о командировках: сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, выданных организацией.
Поэтому порядок сдачи отчетов каждая компания определяет индивидуально. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Коротко о главном
- Отчеты о проделанной работе помогают руководителю понять, насколько продуктивны его подчиненные.
- Отчет нужен, чтобы составить план по задачам, разработать систему KPI и определить стратегию развития.
- Закон не регулирует форму и порядок подачи отчетов: у каждой организации — свои условия, прописанные в локальных нормативных актах.
- В отчете должны быть списки выполненных и невыполненных задач, предложения по развитию, планы на следующий период.
- Правильно составленный отчет — лаконичный и наглядный.
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Отправьте статью себе на почту
Как работнику отчитаться о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Форма и содержание документа
Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.
Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:
- Ф.И.О. сотрудника;
- период отчетности;
- поставленные задачи;
- выполненные задачи;
- невыполненные задачи и обоснование;
- предложения по оптимизации;
- планы на следующий период.
Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:
- Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
- Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
- Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
- Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.
Особенности для удаленки
В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:
- документы подаются в электронном виде;
- отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).
Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.
Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.
Отчет по итогам деятельности
__________________________________________________________________
(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период с _______________ по____________
Поставленные задачи:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
Выполнено:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
Не выполнено:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
Причины невыполнения:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
Планы на следующий период:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
Предложения по оптимизации:
1 _____________________________
2 _____________________________
3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________
(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)
Пример заполнения:
В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.
Что будет, если не отчитываться
Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.
Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист
В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить
Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.
Зачем и кому нужны
Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.
Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:
- внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
- существуют премии «по итогам»;
- сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
- в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.
Как составить
Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.
Генеральному директору
ООО «Clubtk.ru»
Воронову А. В.
Отчет о проделанной работе
В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:
- Подписаны трудовые договоры.
- Произведены увольнения.
- Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.
Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.
На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.
Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:
- краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
- конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
- наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
- обозначается проблема (задача);
- описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.
Отражают следующие сведения:
- Ф.И.О. работника;
- период, за который отчитываются;
- какие задачи поставлены;
- что из них выполнено;
- что из них не выполнено и почему;
- как оптимизировать деятельность;
- планы на будущий период.
Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:
|
Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения) |
|
| Период | с _______________ по____________ |
| Поставленные задачи: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Выполнено: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
|
Не выполнено: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Причины невыполнения: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Планы на следующий период: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Предложения по оптимизации: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
|
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка) |
Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.
Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.
Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:
- ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
- еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
- ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
- ежеквартальные;
- ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.
На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.
Можно ли не предоставлять
По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.
Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.
Федотова Анна
Образование высшее экономическое + переподготовка » Специалист по кадрам» , » Менеджер по управлению персоналом» . Опыт работы — 10 лет. Сфера интересов — миграционный учет, кадровый учет
96
Публикаций
1593
Дней на портале
10
Комментариев
Автор месяца
Чупракова Светлана
Чиновники продолжают придумывать новые правила и обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, поэтому мы собрали наиболее важные разъяснения, судебные решения и актуальные нормативные акты в общий обзор. Из него вы узнаете:
- как два декрета подряд повлияли на срочность трудового договора;
- когда подавать отчеты об удаленных работниках;
- почему документы о финансировании предупредительных мер следует подавать в ФСС раньше установленных сроков.
Читать дальше
Чиновники качественно выполняют свою работу: ежедневно придумывают новые требования, вводят новые правила, обновляют законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в единый обзор. Из него вы узнаете о:
- порядке обращения за дополнительной субсидией на нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября;
- поправках, внесенных в 6-НДФЛ, справку о доходах и расчет по страховым взносам;
- обновленных сертификатах, которые получат вакцинированные или переболевшие коронавирусом.
Читать дальше
Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:
- о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
- ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
- порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.
Читать дальше
Показать еще
Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе
Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:
- помогает поддерживать дисциплину труда;
- определить нормы труда для персонала;
- обнаружить эффективность расходов на оплату труда.
Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.
Форма и содержание отчетов
Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:
- ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
- еженедельно — удобны для дистанционных работников;
- ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
- ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.
Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.
Единственный отчетный документ, для которого уже есть унифицированный шаблон, — о командировке по форме Т-10а.
Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:
- пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
- указывают планы, но не отмечают результаты;
- сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
- боятся сказать о том, что не получилось;
- не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.
Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.
Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:
- Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
- От кого: личные данные работника.
- Отчетный период, за который написан документ.
- Перечень задач, которые стояли за определенный период.
- Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
- Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
- План на следующий период.
- Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.
Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.
В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.
Особенности для удаленной работы
С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.
Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.
Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.
Примеры отчетов
Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.
Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.
Отчет по итогам деятельности
____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)
Период с _______________ по____________
| Поставленные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Выполненные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Не выполнено | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Причины невыполнения: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Планы на следующий период: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Предложения по улучшению трудового процесса: | 1 |
| 2 | |
| 3 |
дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________
А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.
Что будет, если не представить отчеты
За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.
Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.
Об авторе статьи
Ломова Анна
Автор-эксперт
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru