Как составить письмо для предложения проекта

У всех проектов есть своя история создания, но она начинается вовсе не со слов «Да будут ресурсы!» Чтобы проект успешно продвигался вперёд, ответственным за принятие решений в организации или внешним заинтересованным сторонам необходимо представить соответствующее предложение. 

Предложение по проекту похоже на блиц-презентацию в письменной форме. Его цель — представить проект в сжатом, но эффективном виде. В этой статье мы объясним, как написать предложение по проекту, чтобы получить одобрение и успешно выполнить работу.

Что такое предложение по проекту?

Предложение по проекту — это письменный документ, в котором рассказывается обо всём, что заинтересованным сторонам следует знать о проекте, включая сроки, бюджет, задачи и цели. Все сведения о проекте и идеи относительно его реализации должны быть изложены в предложении по проекту так, чтобы заинтересованные стороны захотели участвовать в этой инициативе.

Предложение по проекту составляется для следующих целей:

• Обеспечить внешнее финансирование

• Выделить ресурсы компании для проекта

• Заручиться поддержкой заинтересованных сторон

• Создать импульс и заинтересованность

Попробовать Asana для управления проектами

Различия между предложением по проекту, уставом проекта и экономическим обоснованием

В процессе создания проекта предложения по проекту и уставы проекта используются для разных целей, и важно понимать, в чём разница между ними. Предложение по проекту составляется на этапе заложения основы проекта, тогда как устав проекта — на этапе его планирования. 

Как уже упоминалось выше, предложение по проекту — это документ, который призван убедительно разъяснить заинтересованным сторонам, зачем нужен этот проект. Устав же проекта — это справочный документ, в котором определяются задачи проекта. Его можно создать только после согласования соответствующего предложения.

Иногда предложение по проекту ещё путают с экономическим обоснованием, но и оно также появляется после предложения. Как только проект будет согласован по итогам рассмотрения его предложения, можно будет составить экономическое обоснование, чтобы получить дополнительное финансирование проекта.

Виды предложений по проекту

Существует шесть видов предложений, с которыми вы можете столкнуться как менеджер проектов. При написании собственного предложения вам несомненно пригодится понимание различных форматов. У каждого вида предложения есть своя цель.

• Запрашиваемые предложения направляют в ответ на соответствующий запрос. В запросе предложения обычно подробно описывают предстоящий проект и предлагают правомочным участникам представить конкурсные предложения. Учитывая, что этот вид предложения предполагает конкурирование с другими компаниями, вам придётся провести тщательное исследование и написать убедительное предложение.

• Незапрашиваемые предложения направляют без специального запроса, то есть когда предоставить такое предложение никто не просил. В этом случае вам не нужно будет конкурировать с другими компаниями, но всё равно придётся быть убедительным, потому что неизвестно, нужно ли ваше предложение потенциальному контрагенту.

• Неофициальные предложения: бывает так, что клиент направляет неформальный запрос предложения по проекту. В таком случае можно ответить ему краткой презентацией. Поскольку речь здесь идёт не об официальном запросе предложения, применяются более мягкие правила.

• Предложение о продлении направляется с целью предоставить действующему клиенту возможность продлить договор на обслуживание с вашей организацией. Цель этого вида предложения состоит в том, чтобы акцентировать внимание на преимуществах, полученных вашим клиентом, и убедить его в том, что в будущем вы сможете добиться ещё более значимых результатов.

• Предложение по поводу продолжения проекта направляют в качестве напоминания заинтересованным сторонам о начале проекта. В таком предложении вы просто предоставляете информацию о проекте, а не убеждаете заинтересованные стороны в его целесообразности.

• Дополнительное предложение, как и в случае с предложением по поводу продолжения проекта, направляется заинтересованной стороне, которая уже участвует в проекте. В таком предложении заинтересованным сторонам приводится информация о начале проекта, а также запрашиваются дополнительные ресурсы. Цель этого предложения заключается в том, чтобы убедить заинтересованные стороны сделать дополнительные вложения в проект.

Тон изложения и содержание предложения по проекту будут отличаться в зависимости от вида направляемого предложения. Зная цели проекта, можно правильно составить предложение.

Читать статью «Апробация концепции (РОС): как продемонстрировать осуществимость идеи»

Как написать предложение по проекту

Данные пошаговые инструкции актуальны для большинства предложений по проекту независимо от их вида. Вам нужно будет доработать своё предложение под целевую аудиторию, но данный образец предложения по проекту можно использовать для ориентира, чтобы не забыть включить в документ основные компоненты. 

1. Составьте пояснительную записку

Пояснительная записка используется в качестве введения к предложению по проекту. Как и в аннотации к отчёту или во введении к эссе, в этой части документа приводится краткое описание предстоящего проекта и доводы, убеждающие потенциальных заинтересованных лиц продолжить чтение. В зависимости от сложности проекта пояснительная записка может состоять из одного или нескольких абзацев. 

В пояснительной записке указывается следующее:

• Проблема, которую планируется решить посредством проекта

• Решение, предусматриваемое проектом для этой проблемы

• Значение, которое будет иметь проект

В пояснительной записке все эти пункты следует изложить кратко, поскольку подробно они будут обсуждаться позднее в самом предложении. 

2. Изложите предпосылки проекта

В этом разделе следует рассказать о предыстории и предпосылках проекта. Чтобы убедить читателя в важности проблемы, которой вы занимаетесь, можно использовать различные источники и статистические данные.

При этом необходимо коснуться следующих вопросов:

• Какую проблему решает проект?

• Что уже известно об этой проблеме?

• Кому уже приходилось заниматься этой проблемой ранее и какие исследования проводились на этот счёт?

• Почему прошлых исследований оказалось недостаточно для решения этой проблемы?

В этом разделе также можно пояснить, какое отношение к вашей организации имеет проблема, которую вы планируете решить. 

3. Предложите решение

Поскольку вы только что обозначили проблему в разделе о предыстории и предпосылках проекта, следующим шагом в написании предложения было бы логично представить её решение. В этом разделе можно более подробно изложить ваш подход к реализации проекта. 

Здесь нужно рассмотреть следующие аспекты:

• Концепция проекта

• График работ по проекту с указанием важных вех

• Команда проекта с её функциями и обязанностями 

• Реестр рисков с указанием методов минимизации рисков

• Ожидаемые результаты проекта

• Инструменты для ведения отчётности, которые будут использоваться на протяжении всего проекта

Совсем не обязательно, чтобы все эти элементы были в предложении. Вы можете выбрать то, что вам необходимо, учитывая объём работ по проекту. Этот раздел предложения, скорее всего, получится самым длинным и подробным, поскольку здесь рассказывается обо всём, что связано с реализацией предлагаемого решения. 

Попробовать Asana для управления проектами

4. Определите ожидаемые результаты и цели проекта

Определение ожидаемых результатов проекта — это важный шаг в написании предложения по проекту. Заинтересованным сторонам необходимо понимать, что вы собираетесь получить по завершении проекта, будь то продукт, программа, новая технология или что-то ещё. Читая эту часть концепции, заинтересованные стороны должны сказать: «Ага, понятно! Вот для чего они будут использовать наши ресурсы».

В числе ожидаемых результатов нужно упомянуть следующее:

• Конечный продукт или финальная цель проекта 

• Сроки проекта, в которые предполагается достичь ожидаемых результатов

• SMART-цели, соответствующие ожидаемым результатам

Хотя обозначить проблему и её решение в проекте тоже важно, заинтересованным сторонам зачастую проще понять проект, когда вы можете представить им ожидаемые результаты.

5. Определите, какие ресурсы вам нужны

Рассказав о проблеме, подходе, решении и ожидаемых результатах, можно подробнее расписать, какие ресурсы вам понадобятся для реализации этой инициативы.

В этом разделе указывается следующее:

• Бюджет проекта с указанием всего, что нужно для его реализации, от расходных материалов до стоимости рекламы и зарплаты сотрудников. Здесь следует привести все статьи бюджета, необходимые для реализации проекта.

• Разбивка затрат: в этом разделе объясняется, зачем нужны те или иные ресурсы в рамках проекта, чтобы заинтересованные стороны могли понять, для чего им принимать участие в этой инициативе. Кроме того, такая разбивка поможет снизить непредвиденные затраты.

• План распределения ресурсов с указанием того, где вы собираетесь использовать необходимые ресурсы. Например, если, по вашим оценкам, вам нужно 50 000 долл. США на выполнение проекта, как вы планируете распределить эти деньги по статьям: на зарплату, технологии, материалы и т. д.

К этому моменту вы, должно быть, уже убедите заинтересованные стороны в необходимости предлагаемого проекта, поэтому с точки зрения стратегии будет весьма уместно написать о необходимых ресурсах в конце документа.

6. Изложите свои выводы

И наконец, завершите предложение по проекту убедительным и уверенным заключением. Как и в случае пояснительной записки, в заключении следует кратко упомянуть проблему, устраняемую в рамках проекта, и её решение. В заключительной части также можно подчеркнуть значимость проекта, не забывая при этом, для чего обычно предназначается заключение. 

Советы по написанию эффективного предложения по проекту

Выполнение вышеперечисленных действий обеспечит наличие всех необходимых элементов в предложении по проекту. Но если вы хотите действительно произвести впечатление на читателей и добиться их согласия на участие в проекте, ваша работа должна быть безупречной. Поэтому в дополнение к вышеизложенному при написании предложения по проекту следует:

Знать свою целевую аудиторию

Работая над предложением, обязательно учитывайте особенности целевой аудитории (т. е. заинтересованных сторон). Помните, что цель предложения — расположить к себе аудиторию, а не просто донести информацию о проекте. Например, при создании нового инструмента редактирования для детского издательства, вероятнее всего, целевой аудиторией вашего продукта будут родители, которых вам нужно будет заинтересовать на эмоциональном уровне.

Быть убедительным

Навык убеждения крайне важен при составлении предложения по проекту, поскольку ваша задача — вызвать у целевой аудитории отклик на ваше предложение. Если вы не заинтересуете читателя своим проектом, он не захочет вам помогать. Если вы опишите свой инструмент для редактирования, но не раскроете его функционал, преимущества для клиентов и значимость в масштабах отрасли, то ваша целевая аудитория, скорее всего, задастся вопросом: «А зачем мне вообще нужен этот проект?» 

Быть проще

При том, что вам нужно подробно рассказать о проблеме, подходе и решении, не стоит слишком усложнять предложение по проекту. Другими словами, вы можете изложить план проекта предлагаемого инструмента для редактирования, но не вдаваться в технические подробности вроде кода, который будет применяться для реализации той или иной функции. 

Проведите исследование

Успешное предложение по проекту требует тщательного исследования. Будьте готовы подкрепить свои тезисы относительно проблемы и её решения с помощью авторитетных источников, результатов тематических исследований, статистики и различных диаграмм, чтобы у вашей целевой аудитории не осталось вопросов. При написании предложения по проекту поставьте себя на место читателя и задайте следующие вопросы:

• В чём заключается проблема?

• Как её можно решить?

• Занимался ли кто-нибудь этой проблемой ранее?

• Какова стоимость проекта?

Если вы можете ответить на все эти вопросы, вы наверняка достаточно тщательно изучили проблему, чтобы защитить предлагаемую вами инициативу.

Используйте инструменты управления проектами для усиления своего предложения по проекту

Хорошие предложения по проекту требуют совместной работы коллектива. Используя подходящие инструменты управления, ваша команда сможет общаться, обмениваться информацией и совместно работать над одним общим документом. 

Если хранить всю информацию о проекте в одном месте, вам будет проще находить нужные данные. Успешность предложения по проекту определяется хорошей организацией и грамотным планированием. Именно поэтому программное обеспечение для управления проектами является ключевым ресурсом при написании эффективного предложения по проекту. Готовы приступить к работе? Попробуйте Asana.

Попробовать Asana для управления проектами

Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.

Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.

Зачем нужно?

Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.

Основной целью СП является:

1. Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
2. Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
3. Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.

Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.

Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.

К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:

• Каталоги товарного ассортимента.
• Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
• Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.

Требования к сопроводительному письму

Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.

Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:

1. Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
2. Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
3. Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
4. Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2023 году?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

• Тарифы на продукцию и услуги.
• График проведения акций.
• Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Пример.

• Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

• Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

• Различные способы расчетов …;
• Оформление покупки в рассрочку до …;
• В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
• При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

• «Благодарим за уделенное время, …
• «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Скачать образец и бланк

• Образец, doc
• Бланк, doc

Когда и каким образом отправляется?

Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.

При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.

Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:

1. Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
2. Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
3. Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.

Заключение

Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

• Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
• Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
• Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

• Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
• Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
• Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
• Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

• пишите короткими предложениями;
• разбейте текст на абзацы;
• используйте заголовки и подзаголовки;
• разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

• Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
• Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

• скидка 15% на размещение статей в журнале;
• скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

• Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
• В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
• Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.

Советы

Шаблонные фразы для деловой переписки: пишем письмо, на которое точно ответят

Поделиться

СВЕЖИЕ СТАТЬИ

Другие материалы из этой рубрики

Не пропускайте новые статьи

Подписывайтесь на соцсети

Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса

«Честно» — авторская рассылка от редакции Unisender

Искренние письма о работе и жизни. Свежие статьи из блога. Эксклюзивные кейсы
и интервью с экспертами диджитала.