Стоит ли оформлять письмо иностранному партнеру с текстом сразу на двух языках (подобно тому, как это делается в договорах)? Как данный аспект обычно регулируется в договоре? Каким должен быть бланк, разработанный отечественной организацией для международной переписки?
Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Наша организация заключила договор с зарубежной компанией, по условиям которого переписка по его исполнению должна вестись на двух языках. Получаю проект письма, оформленный на бланке общества на русском языке, реквизит «адресат» оформлен на иностранном, ниже оформлен текст письма как текст договора (слева на русском, справа на иностранном) и две подписи – соответственно на русском и иностранном. С такой практикой ранее не сталкивалась. Как оформить правильно?
Правильно, что не сталкивались, потому что такой практики не существует!
В деятельности российских компаний, которые осуществляют операции на внешнем рынке, часто встречаются ситуации заключения на двух языках договоров – на русском и том языке (английском, французском, китайском или ином), который предпочитает контрагент и об использовании которого договариваются стороны, заключающие сделку.
Мнение эксперта
Сергей Россол, корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
Россия после своей трансформации из СССР включилась в современное мировое экономическое пространство, когда базовые правила игры уже были сформированы. К моменту, когда наша страна стала возвращаться на международные рынки, основным языком торговли прочно стал английский. Начало этому процессу было положено империей, «над которой никогда не заходило солнце», и затем продолжено после Второй мировой войны Соединенными Штатами Америки, ставшими первой экономикой мира. В наше время в деловой переписке английский могут использовать в общении между собой люди, в повседневной жизни говорящие на совершенно других языках.
Вместе с тем во многих регионах доминируют свои языки межгосударственного общения. На большей части Южной Америки более комфортно общаться на испанском либо португальском. На Ближнем Востоке – на арабском. У русского языка также есть достаточно большая по территории ниша – страны, когда-то входившие в состав СССР имеют традиционно большой процент русскоговорящих. Найти в Казахстане, Белоруссии или Таджикистане человека, отлично говорящего на русском, пока еще легче, чем человека, отлично говорящего на английском. Впрочем, создается впечатление, что ситуация понемногу меняется и в этом регионе. Потому первое, что нужно учитывать при выборе языка общения, это территориальные и культурные особенности, свойственные вашему партнеру.
Необходимо понимать еще одну простую вещь. Главная задача любого письма – донести до адресата информацию в неискаженном виде. При общении на иностранном для одного из партнеров языке эта задача усложняется. Она становится еще сложнее, если обе стороны используют для общения не родной для них язык. Поэтому при определении, на каком языке общаться, лучше выбрать тот, который понимает большинство сотрудников компании, задействованных в производственных процессах, связанных с таким общением. Простой пример: если вы постоянно общаетесь с немецкими партнерами и все лица, непосредственно связанные с этим общением с вашей стороны, хорошо владеют немецким, то более эффективным для общения будет именно немецкий, а не английский язык. Ведь в этом случае вам удастся избежать двойного перевода (с русского на английский, а затем на немецкий), а значит и уменьшить неизбежные при переводе риски искажения информации. Руководствуйтесь при выборе языка общения здравым смыслом и удобством ведения переговоров. Это позволит избежать многих ошибок.
В последнее время языком заключения коммерческих договоров и языком ведения коммерческой переписки с зарубежными партнерами в большинстве случаев становится английский язык. Поэтому российские компании и их зарубежные контрагенты предпочитают оформлять тексты договоров на одном языке – на английском. По умолчанию считается, что руководители организации, клиентские менеджеры и международные представители компаний в достаточной степени владеют деловым английским, необходимым для заключения договоров и ведения коммерческой переписки по их исполнению. В крайнем случае в штат или по договору привлекаются переводчики с необходимых языков или используются представленные на рынке услуги осуществления официальных переводов, причем даже с нотариальным удостоверением и проставлением апостиля (при необходимости). В коммерческой деятельности официальные переводы на русский или иностранный язык и их удостоверение оформляются в ситуациях купли-продажи основных средств и имущества, передачи активов в управление, купли-продажи долей в уставном капитале, в т.ч. в процессе приватизации государственных предприятий иностранными компаниями и т.п.
Обычная же коммерческая деятельность отечественных компаний на внешних рынках в документах оформляется проще. Конечно, договоры с иностранными компаниями могут быть двуязычными, в которых и наименование вида документа (Договор о…/Agreement of…), и преамбула, и основная, и заключительная части оформляются как дву-язычные (на русском языке и вторым обычно становится английский):
- Название вида документа может оформляться через косую черту (см. Пример 1).
- Для оформления преамбулы и текста договора листы бумаги обычно делятся вертикально пополам. Если российская компания как сторона договора в преамбуле называется первой, то в левой половине листа бумаги оформляется текст по-русски, а в правой стороне листа параллельно русскому тексту излагается текст соответствующего смыслового абзаца на иностранном языке (по-английски). Если в качестве стороны в преамбуле договора первым называется иностранный контрагент, то в левой половине каждого листа бумаги оформляется текст на его языке.
- Подписи уполномоченных представителей сторон в договоре могут оформляться следующим образом:
- в каждой колонке текста договора в соответствующей литерации оформляются подписи обеих сторон (как в Примере 2);
- как двуязычные реквизиты после текста, чтобы избежать двойного проставления личных подписей руководителями (как в Примере 3).
Личная подпись и ее расшифровка оформляется на одном уровне. Каждая подпись удостоверяется печатью организации при ее наличии.
Пример 1. Наименование двуязычного договора
Пример 2. Подписи сторон в двуязычном договоре
Пример 3. Подписи сторон в двуязычном договоре
Такой порядок оформления двуязычных договоров описывается во многочисленных учебных пособиях по оформлению внешнеторговых документов.
Мнение эксперта
Сергей Россол, корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»
Существует несколько способов оформления билингвального документа.
Способ 1. Два текста идут параллельно друг другу на одном листе бумаги (в две колонки). В одной текст пишется на русском языке, в другой – на иностранном. Абзацы в колонках выравниваются таким образом, чтобы их первые строчки совпадали.
Способ 2. Текст пишется на двух языках на разных листах, которые впоследствии сшиваются. Если текст небольшой, он может быть исполнен на одном листе: сначала на одном языке, ниже – на другом. При этом, как правило, подпись ставится под обоими вариантами текста.
Способ 3. Так называемый подстрочный перевод.
Обычно он используется в электронной переписке. В традиционных письмах он встречается реже. В этом случае строчки с текстами на разных языках чередуются друг с другом: под строчкой текста содержится ее перевод, затем идет новая строчка текста, так же снабженная переводом.
Еще реже встречается вариант, когда чередуются куски текста и их переводы – такой подход более свойственен документам, по смысловому содержанию разбитым на небольшие части (статьи, параграфы).
В настоящее время в двуязычные договоры включается формулировка о том, что тексты договора на русском языке и английском языке «… являются равнозначными и имеют одинаковую юридическую силу» или «…?понимаются и принимаются Сторонами в одинаковом значении (одинаково) и имеют равную юридическую силу». Подобные речевые формулы прежде всего означают, что стороны будут руководствоваться и исполнять условия договора независимо от языка, на котором они изложены.
В этом заключается отличие современной ситуации от тех, которые в недалеком прошлом оформлялись в часто применяемой иностранными контрагентами речевой формуле, например: «…текст Договора составлен на русском и английском языках. Для разрешения любых спорных вопросов и ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения Договора, Стороны руководствуются текстом, составленным на английском языке, который имеет преимущественную юридическую силу».
Описанные правила оформления двуязычных договоров известны многим, т.к. присутствуют в учебниках, юридической литературе. Поэтому недостаточно грамотные люди просто переносят их на официальную международную переписку.
Чтобы автору вопроса разобраться в ситуации, рекомендуем внимательно прочесть положения договора, заключенного с зарубежным контрагентом. Вполне может оказаться, что условие ведения переписки на двух языках в тексте самого договора будет означать, что письма по его исполнению, составленные как на русском, так и на английском языке сторонами признаются равнозначными (например, «переписка между Сторонами ведется на языках официального делопроизводства каждого из партнеров» или «переписка между Сторонами по всем вопросам, связанным с исполнением настоящего договора, ведется на русском и английском языках»).
Для большего взаимопонимания при ведении переписки с зарубежными партнерами целесообразно разработать бланк письма / электронный шаблон с оформлением реквизитов на английском языке. Текст на нем вы полностью будете оформлять только на английском языке! Это будет грамотным универсальным вариантом, см. Пример 4 (если в заключенном договоре прямо не записано иное требование).
Требования к бланкам для ведения международной переписки сложились в основном на базе стандартов ИСО в 1990-е годы, но применяются и в настоящее время.
В верхней части листа бумаги (над наименованием автора письма) можно разместить логотип или товарный знак, который соответствует публичному образу организации, создаваемому во внешней среде (отмечен цифрой 1 в Примере 4).
Сведения об отправителе документа необходимо располагать вдоль верхнего поля листа бумаги. В состав этих сведений включаются:
- полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы и сокращенное наименование (факультативно), см. цифру 2 в Примере 4;
- почтовый адрес в соответствии с требованиями Всемирного почтового союза, номер телефона, адрес электронной почты, адрес сайта в сети Интернет (факультативно) и иные способы осуществления коммуникаций, которые организация считает необходимым публично оформлять на бланках, см. цифру 3 там же.
Наименование (полное и сокращенное) и адрес местонахождения на бланке письма для международной переписки должны соответствовать тем наименованиям на английском языке, которые закреплены уставом организации. Обычно наименование российской компании только транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Например, слово «галактика» переводится на английский как «galaxy», но его транслитерация получается иной – «galaktika». А вот организационно-правовая форма и «специализация» (например, медицинская или страховая компания) переводятся на иностранный язык (см. «!» в Примерах 2, 3 и 4).
Прокомментируем оформление не только реквизитов бланка, но и остальных, необходимых для оформления конкретного документа.
Ниже и от границы левого поля оформляется адресат (получатель письма) c указанием почтового адреса (см. цифру 4).
На том же уровне ближе к правому полю оформляются ссылка на номер инициативного письма, полученного вами, если таковое имеется (цифра 5), а на следующей строке – номер вашего ответного письма (цифра 6). Ниже оформленных индексов документов оформляется дата составления данного письма буквенно-цифровым или цифровым способом (цифра 7).
В Европе дату принято указывать в формате число/месяц/год, а в США – месяц/число/год. Чтобы избежать путаницы, лучше месяц писать словом (см. цифру 7 в нашем Примере 4), тогда для Европейской страны напишем «10 February 2017», а для США – «February 10, 2017». Если предпочтете буквен-но-цифровое указание даты, то обратите внимание, что в России ее составные части принято разделять точкой, а англоязычные партнеры используют для этого косую черту: 10/02/2017 или 02/10/2017 (англосаксонская практика).
Перед текстом оформляется вежливое вступительное обращение (цифра 8), а затем – заголовок к тексту, который часто сопровождается условным сокращением слова «reference» – «Re:» (цифра 9).
Далее от границы левого поля оформляется текст письма (10), абзацы которого разделяются не абзацным отступом, а дополнительным межстрочным интервалом. Текст завершается заключительной формулой вежливости (11), которая может заканчиваться запятой.
Далее в левом нижнем углу под текстом оформляется подпись (12) должностного лица, имеющего право вести переписку с иностранными контрагентами.
Дополнительно под подписью может фигурировать исполнитель (Att.:), а также наличие приложений (Enclosure / Enc.).
Пример 4. Письмо англоязычному партнеру на бланке для международной переписки
Деловое письмо на английском с переводом
Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.
I don’t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.
Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.
~ Alan W. Livingston
Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.
В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.
Деловые письма на английском с переводом
В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.
Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них
Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)
Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.
| Пример письма-поздравления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California Howard Stanley October 01, 2015 Dear Mr Stanley, |
От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния Кому: Ховард Стенли 01 октября 2015 года Уважаемый г-н Стенли, |
Письмо-приглашение (Letter of Invitation)
Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.
| Пример письма-приглашения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Charles Milton,
I would like to invite you to a seminar that I’m confident will interest you. The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping. I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Best regards, Igor Petrov , |
Уважаемый Чарлз Милтон,
Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас. На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг. Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами. С уважением, Игорь Петров, |
Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)
Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.
| Пример письма о приеме на работу на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado Mrs Lean February 15, 2016 Dear Mrs Lean With respect, Jane Tumin, |
От: г-жа Джейн Тюмин, менеджер по персоналу Соммертим 7834 Ирвинг стрит, Денвер, Колорадо Кому: г-жа Лин 15 февраля 2016 года Уважаемая г-жа Лин С уважением, Джейн Тюмин, |
Письмо-заявление (Application letter)
Содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с сопроводительным письмом, о котором мы рассказывали ранее!
| Пример письма-заявления на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois Trend&Fashion July 12, 2017 Dear Sirs With respect, Kira Stan |
От: г-жа Кира Стэн 7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс Кому: «Тренд&Фэшн» 12 июля 2017 года Уважаемые господа С уважением, Кира Стэн |
Письмо-предложение (Commercial Offer)
Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
| Пример письма-предложения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA Mrs Olga Linnet March 10, 2016 Dear Mrs Linnet Yours sincerely, Mr Dean Hipp |
От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния Кому: г-же Линнет, 10 марта 2016 года Уважаемая г-жа Линнет С уважением, Дин Хипп, |
Письмо-жалоба (Letter of Complaint)
Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
| Пример письма-жалобы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan Electronics Ltd April 25, 2017 Dear Sirs, Yours faithfully, Jack Lupin |
От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган Кому: Электроникс Лтд 25 апреля 2017 года Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней. С уважением, Джек Люпин |
Письмо–извинение (Letter of Apology)
Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.
| Пример письма-извинения на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 Mr Jack Lupin April 28, 2017 Dear Mr Lupin, Yours sincerely, Mr Derek Smith |
От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: г-н Джек Люпин 28 апреля 2017 года Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой. С уважением, Дерек Смит |
Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)
Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.
Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:
- Выражение соболезнования в связи с уходом из жизни человека.
- Ваши воспоминания о нем, перечисление его положительных качеств.
- Повторное выражение ваших соболезнований. Просьба обращаться к вам за помощью, если возникнет такая необходимость.
Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.
| Пример письма-соболезнования на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678. Sincerely, |
Уважаемый г-н Смит Сегодня утром мы услышали печальную новость о смерти вашей жены … Все сотрудники нашего отдела выражают свою поддержку и соболезнования. Пожалуйста, не беспокойтесь о предстоящих проектах и встречах, которые появятся в следующем месяце. Если есть какой-либо отчет, который требуется, я получу его от других членов команды. Если есть что-то, чем мы можем вам помочь, пожалуйста, позвоните нам по телефону 12345678. С уважением, |
Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)
Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.
| Пример письма-просьбы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345 ParkInn Hotel June 28, 2016 Dear Sir or Madam I am looking forward to your reply, |
От: г-на Кена Смита 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345 Кому: Отель ПаркИнн 28 июня 2016 года Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля? С нетерпением жду Вашего ответа, |
Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)
В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.
| Пример письма-просьбы на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida Mr Ken Smith June 30, 2016 Dear Mr Smith Yours sincerely, Jennifer Watson |
От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн 7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида Кому: г-н Кен Смит 30 июня 2016 года Уважаемый г-н Смит С уважением, Дженнифер Уотсон |
Как написать деловое письмо на английском
Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.
Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.
Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.
Планирование делового письма на английском языке.
Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:
- Кому я пишу это письмо?
- Зачем я пишу это письмо?
- Нужно ли включать в письмо специфические детали?
- Необходим ли мне ответ на письмо?
Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.
Структура делового электронного письма на английском
Структура делового письма на английском.
Главными преимуществами электронной почты (e-mail) по сравнению с обычной почтой, или snail-mail , «улиточной» почтой, как её в шутку называют по-английски, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом.
Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.
Важно!
Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.
Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)
В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address).
Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.
Тема письма (Subject)
Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.
Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)
Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.
Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.
Приветствие и обращение (Salutation)
В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин.
В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
| Как приветствовать на английском | Комментарий |
|---|---|
| Dear Mr. Smith, | Обращение к конкретному мужчине. |
| Dear Ms. Smith, | Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме. |
| Dear Sir or Madam, | Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо. |
| To whom it may concern, | Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо. |
Основное содержание (Body)
Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.
Например:
Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)
Following last week’s presentation, I have decided to write to you… (рус. После презентации на прошлой неделе я решил написать вам …)
I am writing to you regarding… (рус. Я пишу вам о …)
После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.
Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.
| Пример на английском | Перевод |
|---|---|
| With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide. | Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете. |
Заключительная часть (Closing)
В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.
Например:
Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Конец письма (Signature)
В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).
Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (рус. с уважением).
Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (рус. Искренне Ваш). Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (рус. сердечно Ваш).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…
Деловое письмо на английском фразы, клише
Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться
Мы подобрали наиболее популярные фразы, используемые в бизнес переписке . Более подробный список фраз для деловых писем Вы найдете в нашей статье “Фразы для деловой переписки на английском”. Также можно использовать готовые клише из наших примеров деловых писем.
Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом
| Фраза на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| It is very kind of you to | Очень любезно с Вашей стороны |
| We enclose | Мы прилагаем |
| We are sorry | Мы сожалеем |
| Unfortunately | К сожалению |
| With reference to your | Относительно Вашего |
| As you requested | По Вашей просьбе |
| According to | В соответствии с |
| Please let me know | Пожалуйста, сообщите мне |
| Thank you for responding to my offer | Спасибо, что откликнулись на мое предложение |
| We look forward to hearing from you soon | Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем |
| Thank you for responding to my offer | Спасибо, что откликнулись на мое предложение |
Сокращения в бизнес переписке
Для того чтобы сохранить краткость сообщения и сэкономить время, люди иногда используют в письмах сокращения для бизнеса . Ниже приведены примеры наиболее распространенных из них.
Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.
| Аббревиатура | Фраза полностью | Перевод на русский |
|---|---|---|
| AFAIK | as far as I know | насколько мне известно |
| BTW | by the way | кстати |
| COB | close of business | окончание рабочего дня |
| FYI | for your information | к Вашему сведению |
| JIT | just in time | вовремя |
| IOW | in other words | другими словами, иначе говоря |
| LT | lead time | время выполнения заказа |
| NRN | no reply needed | ответ не требуется |
| OTOH | on the other hand | с другой стороны |
| WIP | work in process | проект в стадии разработки |
| OS | Operating system | операционная система |
| OTL | Over The Line | сверх положенного |
Адрес электронной почты на английском языке
Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.
Вторая часть , которая следует сразу за знаком @ (произносится at), – это название ISP (провайдера интернет-услуг), организации или сокращения этого названия.
Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).
Вот несколько других примеров названий доменов:
- .biz – бизнес;
- .gov – правительственная организация;
- .org – некоммерческая организация (например, благотворительная организация);
- .pro – профессия (например, медицина, право)
Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.
Готовое деловое письмо на английском языке с переводом
Деловое письмо на английском образец
Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.
| Шаблон письма на английском | Перевод на русский |
|---|---|
| To: rgill@mail.biz CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list Dear Mr. Roger Gill, Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us. We would like to know more about your company’s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list. It is our desire to offer our customers the widest selection of aquarium plants , and we are therefore interested in new plants. We will look forward to your prompt response. Thank you. Alexander Popov, |
Кому: rgill@mail.biz Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист Уважаемый господин Роджер Гилл, Ваша реклама в майском номере журнала Аквариумные растения представляет большой интерес для нас. Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен. Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями. Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо. Александр Попов, |
Советы при написании делового письма на английском языке
Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.
В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.
Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке
Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.
Одно письмо одному адресату.
Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту. Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.
Точность адресации.
Правильное заполнение полей «Кому» (TO), «Копия» (СС), «Скрытая копия» (BCC) – важнейший инструмент оперативности и этичности общения.
Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:
- если ваше имя стоит в поле прямого адресата («TO») – это означает, что от вас отправитель письма ждет ответ на свой вопрос;
- если в этом поле помещены несколько адресатов, то это означает, что отправитель письма ждет ответа от каждого или от любого из адресатов;
- если ваше имя помещено в поле «СС» (carbon copy), это означает, что отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. Вступать в предмет переписки, если ваше имя находится в поле «СС», не следует. Если вы все-таки решите вступить в переписку, то признаком хорошего тона будет начать письмо извинением за вмешательство;
- в поле «BCC» (blind carbon copy) помещаются адресаты (скрытые адресаты), которые должны быть в курсе переписки, но их информированность не должна быть очевидной для прямых адресатов;
- отправка письма с заполненным полем «BCC» предполагает предварительную договоренность или последующую информированность автора письма и скрытых адресатов о причине и целях такой формы информированности;
- скрытому адресату не следует вступать в предмет переписки из поля «BCC».
Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.
Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.
Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.
Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
Сохраняйте историю переписки.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.
Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.
Всегда проверяйте орфографию письма!
Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.
Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.
Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.
Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.
7 главных табу деловой переписки на английском языке
Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.
Табу №1 Писать пространно и ни о чем.
Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.
Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.
Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?
Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.
Табу № 2 Начинать с негатива
Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.
Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.
Табу № 3 Использовать сокращения
Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.
Приведем примеры таких фраз:
CU (рус. Увидимся)
thx/TX (рус. спасибо)
RUOK? (рус. Ты в порядке?)
FYI (рус. для сведения)
Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.
Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O 
:-<:-/ ?
Табу № 4 Забыть о вложениях
Забыть предупредить получателя о прилагаемых файлах (в электронной переписке) недопустимо! В бумажном варианте делового письма, как правило, также принято объемные документы сопровождать краткой информацией об их содержании.
Если же отправляете письмо по электронной почте и не акцентируете внимание на том, что к письму прилагаются документы, гарантия того, что получатель их откроет, почти равна нулю.
Полезные фразы:
We enclose / are enclosing (рус. Мы прилагаем / вкладываем…)
We are sending you … under separate cover (рус. Мы отправляем вам … в отдельном документе)
Please enclose … with your reply (рус. Пожалуйста, приложите/вышлите … с ответом)
Enclosed you will find a copy of the contract… (рус. Во вложениях вы найдете копию контракта …)
Табу № 5 Шутить и иронизировать.
Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается.
Табу № 6 Экспериментировать с форматом
Играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт нежелательно.
Это не добавит Вашему письму оригинальности, более того, укажет на Вашу несерьезность.
Табу № 7 Панибратствовать
Использовать прощание “Best wishes / Best regards” (рус. Всего хорошего) в письме к незнакомым или малознакомым людям нельзя!
Даже если вы каждую среду отправляете письмо некоему Mr. Freeman, это не делает вышеуказанного Mr. Freeman вашим близким другом.
Лучше заканчивать письмо нейтральным Yours faithfully (если не знаете, как зовут получателя) или Yours sincerely (если имя получателя Вам известно).
В заключение:
Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов. Поэтому придерживайтесь делового стиля, соблюдайте все правила бизнес-переписки и с Вами всегда будет приятно иметь дело.
А если Вы до сих пор чувствуете неуверенность в деловом общении, рекомендуем Вам пройти Бизнес курс английского языка в нашей школе.
Подпишитесь на наши новые статьи
При отправке возникла ошибка
У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.
Екатерина Зейналова
Высшее образование в сфере Бизнес Менеджмента. Свободно владеет английским и русским языками. Также знает немецкий и арабский. Автор и редактор проектов по маркетингу, гемблингу, Амазону, HR, и многим другим тематикам.
Многие компании открывают для себя новые рынки, выходят на международную арену. Приходится не только изучать язык, но и осваивать этику общения с иностранными партнерами. У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.
Деловая этика при общении с представителями разных стран
Интернет и взаимная доступность, независимо от местонахождения собеседника, дают нам иллюзию того, что мы похожи друг на друга, что у нас примерно одинаковые взгляды, привычки и принципы. Но в каждой стране свои культурные особенности, разный темп жизни, правила обращений и прочее.
Большинство предпринимателей считают, что в освоении новых рынков бизнесу мешают эти различия. Наш опыт подсказывает, что проявляя внимание и уважение к особенностям коммуникации в стране партнера, эти барьеры можно преодолеть.
Во Франции, например, не принято писать просто «Добрый день!», нужно добавить «мадам» или «месье» — французы очень трепетны к чинам и званиям, как и к своему языку в целом. Поэтому если вы решили написать французу на английском, на всякий случай извинитесь, что у вас нет возможности говорить по-французски.
В Китае, Японии и арабских странах важно быть максимально вежливым и тактичным, даже если в русском переводе эти фразы кажутся чрезмерными:
- “I would be grateful if you could…” → «Я был бы крайне признателен…»
- “I hope this email finds you well” → «Я надеюсь, что это письмо застанет вас в хорошем расположении духа»
и т.д.
Таких особенностей много в каждой стране. Поэтому, планируя письмо деловому партнеру, изучите «характер» страны, в которой он живет.
Правила инфостиля на английском
Есть несколько советов, которые актуальны для любого языка. Помните, что даже если будут нарушены какие-то правила — обилие смайликов и эпитетов, сложные фразы и прочее — письма, составленные с учетом пользы для получателя, будут эффективными.
Тема должна передавать содержание
Множество исследований показывает, что тема бизнес-письма должна быть простой и понятной. Как заголовок статьи, отражающий ее суть. Никаких “Cooperation”, “Photos” или “Contract”. Добавьте деталей — “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.
Это увеличивает открываемость писем и позволяет быстро найти нужную ветку. Если в процессе переписки что-то изменилось — вы начинали с предложения о сотрудничестве, а потом перешли к согласованию договора — создайте новую ветку.
Придерживайтесь правила: «Для каждого значимого обсуждения — отдельная ветка».
Избегайте восклицательных знаков
В русском языке восклицательный знак после «Здравствуйте» выглядит вполне естественно, но при приветствии в деловой переписке на английском это создает лишний эмоциональный контекст.
Восклицательный знак в письме полезен, если вы хотите что-то эмоционально подчеркнуть или привлечь внимание. Но во втором случае он может быть воспринят как повышение тона.
Избегайте «воды» и сложных конструкций
Задача вашего письма — кратко и емко донести суть. Прочтите текст несколько раз и уберите все, что не несет смысла или может затруднить понимание. Например, такой текст письма вряд ли вызовет интерес:
“Our dynamically developing N-company is a market leader in the field of integration of innovative digital solutions for business. We have been working for more than 8 years and have carried out many integrations. We would like to offer you a win-win relationship. If you are interested in cooperation, please, write your phone number to discuss details.”
Лучше заменить на что-то вроде:
“My name is Andrey, I represent the N-company. In the last 8 years, we have conducted 56 projects to integrate Cisco, Mikrotik and IPsec systems into small and medium-sized business projects. We would like to offer you a solution to integrate the Cisco system into your business. How can I contact you to discuss our offer?”
Используйте простое человеческое объяснение: зачем вы пишете и что хотите получить от человека.
Используйте списки
Это удобно, если вам нужно обсудить в одном письме несколько вопросов или предложить какие-то варианты. Нумерованные списки позволяют избежать риска что-то упустить из виду, а также сократить время собеседника на ответ. Ему гораздо проще написать:
- Да
- Дайте 2 дня, нужно подумать
- Точно нет.
А не расписывать ответ на каждый вопрос.
Классическая структура письма включает приветствие, основное сообщение, заключение и подпись.
Обращение к собеседнику
Мы часто сталкиваемся с вопросом, как обратиться к собеседнику в письме на английском. Если мы знаем имя и пол, то все довольно просто: можно использовать формальное “Dear Mr/Ms” или менее формальное “Hello, John”, “Morning, Ms Jones”.
Бывает так, что имя известно, но точно понять, мужское оно или женское, не получается. Тогда можно просто использовать полное имя — “Dear Jody Johnson”.
К группе лиц можно обращаться “Dear colleagues”, а для менее официального письма — “Hi everyone”,“Hi there”. Раньше использовалась фраза “To whom it may concern” — аналог нашего «Уважаемые дамы и господа», дословно «Всем, кого это касается» — не рекомендуем ее использовать, сегодня она выглядит устаревшей. Если вы отправляете письмо на общий e-mail, можно написать “Greetings” или “Dear (название компании) Team”.
Начало
Цель письма лучше всего обозначить сразу:
- “I am writing to request…” → «Я пишу с целью запроса… »
- “I would like to clarify…” → «Я хотел бы уточнить …»
Запросите фидбек
Даже если вам нужен ответ «срочно», то лучше избежать этого слова и просто указать дату. Для вас оно может значить «в течение пары часов», а для вашего партнера — недельный срок.
- “Please submit your reply by 12 November, EOB CET” → «Пожалуйста, пришлите ваш ответ 12 ноября до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени»
Если вы не хотите ограничивать партнера по времени:
- “Any feedback you can give me on this would be highly appreciated” → «Я буду благодарен любой обратной связи»
Есть в деловой переписке на английском такие примеры фраз, как “Thanks in advance” и “Looking forward to hearing from you”. Будьте осторожны с ними — это слишком общие и неопределенные формулировки и, как правило, не воспринимаются всерьез.
Как попрощаться
В заключение письма не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ. В качестве подписи в деловой переписке на английском обычно используются:
- “Yours faithfully”, “Yours sincerely” → «С уважением»
- “Best wishes”, “Kind regards”, “Warmest regards” → «С наилучшими пожеланиями»
Сокращения в письме на английском
CEO, HRD, KPI, Mr или Mrs, St. и так далее хорошо нам знакомы. В целом английских сокращений в деловой переписке довольно много — иностранные партнеры трепетно относятся к своему времени и сокращают буквально все, что можно. Перечислим основные:
- ASAP (as soon as possible) — сейчас часто используется и в русском языке и означает «как можно скорее».
- FYI (for your information) — используется в теме письма (вроде знакомых нам RE или FWD) и интерпретируется как «для вашего сведения».
- MILE (maximum impact, little effort) используется, когда хотим обозначить цель или действие с «минимальными усилиями и максимальным результатом».
- EOB (end of business) — конецрабочегодня. Часто используется для обозначения дедлайна.
- Часто можно встретить сокращения wk — неделя, и yr — год.
- Для обозначения времени используются CET — центральноевропейское время, EST — восточный часовой пояс, MST — горный и PST — тихоокеанский часовой пояс.
Еще несколько общепризнанных сокращений: e.g. — «например», etc. — «и так далее», i.e. (in other words) — «другими словами», mo. — месяц. no. — номер, w/o (without) — «без».
Тренды деловой переписки в 2022 году
Персонализация
Получатель должен понимать, что он не очередной адрес в рассылке, а вы его знаете и предварительно собрали какую-то информацию. Даже если пишете холодные письма или используете авторассылку, оформляйте текст так, чтобы человек был уверен, что вы обращаетесь персонально к нему.
Оптимизация под мобильные устройства
Большая часть предпринимателей проверяют почту с мобильного, поэтому старайтесь, чтобы все приложения, сам текст, ссылки и прочее были удобны для просмотра со смартфона.
Время важнее, чем деньги
Сейчас невежливо заставлять собеседника терять время на длинные письма. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы взаимодействие с вами было максимально удобным: сокращайте, форматируйте текст, цитируйте то, на что отвечаете.
Экс-евангелист и один из видных работников компании Apple Гай Кавасаки в одном из своих интервью говорил, что в письме должно быть 5 предложений. Почему? Большинство бизнесменов хотят быстро прочесть письмо, понять суть и так же быстро ответить. Если информации много, то изучение могут оставить на потом — «когда будет чуть больше времени». А этот момент может настать нескоро. Поэтому, чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Примеры писем на все случаи жизни
Делимся примерами писем для деловой переписки на английском.
| Письмо-приглашение | |
| Dear Mr Johnson,
I would like to invite you to a conference that, I’m confident, will interest you. At the ‘FINTECH’ conference held in Moscow at the Skolkovo Technopark on November 15-17, industry leaders will share their experience. The main topic will be case studies: the state and opportunities of the financial industry in the new economic reality. I am attaching 3 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there. Best regards, Ivan Ivanov, Managing Director |
Уважаемый г-н Джонсон,
Хочу пригласить вас на конференцию, которая, я уверен, вас заинтересует. На конференции «FINTECH», которая состоится в Москве в Технопарке Сколково 15–17 ноября, лидеры отрасли поделятся своим опытом. Содержание: кейсы, состояние и возможности финансовой индустрии в новой экономической реальности. Прилагаю 3 билета для вас и ваших коллег. Надеюсь, примете участие в конференции. С нетерпением жду встречи. С уважением, Иван Иванов, Управляющий директор |
| Предложение сотрудничества | |
| Dear colleagues,
Mr. Mills, who recently met with you at a seminar in New York, gave us your email address. We would be very grateful for any information you could provide us about your activities. Our company is engaged in the provision of payment solutions for businesses and API. We are interested in acquiring your services on a barter basis. How can we discuss the details of a future cooperation? Would you please let us know if you are interested in our offer? Sincerely yours |
Уважаемые коллеги,
Мистер Миллз, который недавно встречался с вами на семинаре в Нью-Йорке, дал нам ваш адрес электронной почты. Будем признательны за подробную информацию о вашей деятельности. Наша компания занимается производством платежных решений для бизнеса и API. Мы заинтересованы в приобретении услуг на бартерной основе. Как нам обсудить детали сотрудничества? Пожалуйста, сообщите, если вас заинтересует это предложение. Искренне ваш |
| Просьба об отсрочке платежа | |
| Dear Jody Johnson,
As you know, we have always considered it mandatory to pay our bills on time. Unfortunately, the damage to our goods caused by the flooding of our warehouses in Moscow has caused us some serious cashflow problems. We would appreciate it if you would grant us a 20-day deferred payment option. Warmest regards Ivan Ivanov |
Уважаемый Джоди Джонсон,
Как вы знаете, мы всегда вовремя оплачивали счета. К сожалению, ущерб, причиненный затоплением товара на наших складах в Москве, создает серьезные проблемы с наличными средствами. Будем признательны, если вы предоставите нам отсрочку платежа на 20 дней. С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов Генеральный директор Orion |
| Dear Daniel Thompson,
We are pleased to inform you that we were delighted to receive your order, as it represents our first transaction with you. Welcome on board! Now that the first step has been made, we are confident that your first transaction will result in a long and successful cooperation. We will lways do our best to keep you satisfied. Thank you for your trust. Sincerely yours |
Уважаемая (-ый) Даниэль Томпсон,
Мы очень рады получить ваш заказ, поскольку это первая наша сделка. Добро пожаловать к нам! Теперь, когда начало положено, мы уверены, что наша первая сделка повлечет за собой долгое и успешное сотрудничество. Вы убедитесь, что мы делаем все возможное, чтобы вы остались довольны. Спасибо за ваше доверие. Искренне ваш |
Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем
(Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2020)
Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций.
Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового английском языке
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском — справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFTBIC (международный стандарт ISO9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском — сравните примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skijczvetokOOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» — NPP Speczproekt (SpeczproektResearchandProductionEnterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page2», «page3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий — это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм — это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма — это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Ourreference» или сокращенно «Ourref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Yourreference» или «Yourref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) — аналог нашего заголовка текста:
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Ке: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U-40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или«Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» — в США, «Private» — в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1).
Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно — на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года — в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attentionof:» (см. пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/ конкретного человека.
В примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в примере 2):
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифтписьма — TimesNewRoman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать TimesNewRoman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращенияставится запятая, а в США — двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attentionof:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, HeadofSalesDepartment» — переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в примере 2 и таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Bestregards» («Cнаилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» — «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» — «perpro») либо «По поручению». В российском варианте — это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа — только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Фраза «Сс: Ms. AnnBrown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет отправлена и Ms. AnnBrown(«10» в примере 2).
Оформление почтового конверта
Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей — номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой — наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке — название страны.
В примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию RoyalMail(это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран — только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит MicrosoftOffice2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. пример 13.
Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл — Создать — Шаблоны Office.com — Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов — относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй — англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Ссылка на статью
Tags:
- международные стандарты
- общение
- переписка
- письмо
- правила
ACE
2021-01-22
2021-01-22
22.01.2021
8398
Оглавление:
- Структура письма на английском языке
- Как оформляется письмо на английском языке
- Имя и адрес получателя
- Приветствие
- Вступительная часть
- Форма любезности и подпись
- Образец письма на английском языке
- В заключение
Пройдите бесплатный тест на знание английского языка
Определим Ваш уровень знаний и дадим рекомендации по обучению
Вам нужно написать письмо другу или коллеге на английском, но вы не знаете, как это сделать? Это нормально: эпистолярный жанр — это искусство, требующее соблюдения точных правил
Не важно, каким будет ваше письмо: деловым, личным или письменной работой для сдачи экзамена. В этой статье вы найдете все необходимое, чтобы оно было выполнено правильно.
Структура письма на английском языке
Вот типичная структура, которую вы можете использовать в большинстве ситуаций.
Чтобы структурировать свое письмо, вы должны включать информацию в следующем порядке:
- Имя и адрес получателя.
- Приветствие.
- Вступительная часть.
- Основное тело письма.
- Форма любезности и подпись.
Как оформляется письмо на английском языке
Давайте посмотрим, как правильно заполнить каждую из частей структуры письма.
Имя и адрес получателя
Здесь ничего сложного: вы просто указываете имя, а затем адрес получателя письма. Эта часть традиционно размещается в левой части страницы. Далее в этой же части указывается дата отправки письма.
Приветствие
Варианты приветствия в английских письмах систематизированы. Поэтому используйте общепринятые выражения и старайтесь избегать импровизации, особенно в официальных письмах.
Вот несколько примеров приветствий в зависимости от контекста писем:
1. Письмо другу или члену семьи
Если вы обращаетесь к близкому человеку, вы можете начать письмо на английском языке следующим образом:м
|
Приветствие на английском |
Перевод |
|
Dear Jane, |
Дорогая Джейн, |
|
My dear Jane, |
Моя дорогая Джейн, |
|
My darling Jane, |
Моя милая Джейн, |
Такие обращения, как «моя дорогая» или «моя милая», конечно, лучше использовать для близких людей, например, членов семьи. В остальных случаях они должны быть исключены из общения.
2. Вежливое письмо знакомому человеку
Если вы знаете имя получателя, но не хотите называть его по имени, фамилии должен предшествовать почетный титул: Mr./Mrs. Обратите внимание, замужняя женщина — это Mrs, а одинокая — Miss.
|
Приветствие на английском |
Перевод |
|
Dear Mr. Smith, |
Дорогой мистер Смит, |
|
Dear Miss Doe, |
Дорогая мисс Доу, |
|
Dear Mrs. Johnson, |
Дорогая миссис Джонсон, |
|
Dear Ms. Martinez, |
Уважаемая г-жа Мартинес, |
3. Вежливое письмо незнакомому человеку
Если вы не знаете имя получателя вашего письма, вы можете использовать следующие выражения:
|
Приветствие на английском |
Перевод |
|
Dear Sir, |
Уважаемый господин, |
|
Dear Sirs, |
Уважаемые господа, (несколько получателей) |
|
Dear Madam, |
Уважаемая госпожа, |
|
Dear Sir or Madam |
Уважаемый господин или госпожа (внимание, в английском языке «господин» всегда ставится первым) |
Вступительная часть
После приветствия в письме на английском языке обязательно включают вступительную часть. Это может быть отсылка к прошлой переписке, объявление новостей или благодарность за полученное письмо.
Вот несколько вариантов для разных ситуаций.
|
Вступительная часть на английском |
Перевод |
|
Thank you for your letter of February 26th. |
Спасибо за ваше письмо от 26 февраля (для делового письма). |
|
It was kind of you to write to me. |
Было мило с твоей стороны написать мне (для личного письма). |
|
I am writing to inform you that… |
Я пишу, чтобы сообщить вам… |
|
I am pleased to tell you that… |
Я рад сообщить вам, что |
|
I am sorry to inform you that… |
С сожалением сообщаю вам, что … |
После этого вам нужно продолжить рассказ и описать ситуацию в двух-трех абзацах.
Форма любезности и подпись
После основного текста также следует использовать шаблонные выражения, которые традиционно пишут в английских письмах. Вот несколько распространенных примеров.
|
Форма любезности в конце письма на английском |
Перевод< |
|
Best regards, |
С наилучшими пожеланиями, |
|
Warm regards, |
C теплыми пожеланиями, |
|
Regards, |
С уважением, |
|
I look forward to hearing from you soon. |
С нетерпением жду твоего звонка. |
|
I look forward to meeting you next Friday. |
Я с нетерпением жду встречи с тобой в следующую пятницу. |
|
I am anxious to meet you. |
Я с нетерпением жду встречи с тобой. |
Все, осталось лишь написать свое имя после запятой, и вы можете отправлять письмо получателю.
Образец письма на английском языке
To,
Maria Jones,
234 Kingstone Avenue,
New York.
22th July 2020
Dear Maria,
I am so happy to have found such a great friend in you. You have stood by my side always, in both my good and bad times. Without you by my side, I would not have achieved all this success and joy. I thank you for being there for me as my best friend.
You have always lent me your shoulder to cry on and have wiped my tears many times. You have always encouraged me to follow my dreams and have stood by my side.
I know that you consider me to be your best friend too and I am grateful for that. I shall definitely srtive to live up to your expectations and be as good a friend to you as you are to me. It is very rare to find a friend like you in these days and I definitely consider myself very lucky to have you.
Warm Regards,
Suzan
В заключение
Теперь у вас есть вся информация для написания писем на английском языке. Но если вы сомневаетесь в своих силах и хотите подтянуть грамматику, вы можете записаться на курсы American Club of Education.
Наши преподаватели не только помогут создать ваш первый шедевр эпистолярного жанра, но и подготовят к сдаче экзамена по английскому языку.
Запишитесь на настоящий бесплатный урок уже сегодня
Оперативно организуем тестирование Ваших знаний, определим уровень и запишем на пробный урок в очном или онлайн формате!