Как составить письмо на которое ответят

Как написать деловое письмо, на которое захотят ответить

Андрей Батурин,
04 октября, 2018

Андрей Батурин

Так предваряют издатели книгу М. Ильяхова и Л. Сарычевой «Новые правила деловой переписки». К сожалению, они правы. Деловая переписка демонстрирует засилье штампов, вымученной вежливости и корявых конструкций, которые возникают из навязанных стереотипов. «Используйте официально-деловой стиль, и будет вам счастье». Но заштампованный язык не доносит до адресата точный смысл послания. Поэтому эффективной бизнес-переписке нужно учиться.

Книги, которые подскажут, как писать классные деловые письма, мы порекомендуем в конце статьи. Но сначала дадим практичные советы тем, кому некогда читать книги, а писать уже пора.

Основное о деловых письмах

Их форма и структура напрямую зависит от того, какое именно пишется послание. Недавно мы вспоминали о коммерческом предложении . Но в бизнесе применяется так много эпистолярных жанров, что только классификаций набирается не меньше 5.

Письма бывают с вопросами и ответами, просьбами и предложениями, обещаниями и гарантиями, обращением, претензией и т. д. Стоит рассмотреть каждый жанр. Мы, вполне возможно, так и поступим, но позднее. Пока выделим то общее, что поможет составить и письмо-напоминание, и досудебное уведомление, и обычное сообщение.

Особняком стоят те письма, правила составления которых регламентированы законом. Чтобы написать письмо-претензию, лучше воспользоваться образцом, предлагаемым справочно-правовыми системами. Хотя иногда можно отступить от обязательных норм.

Стоит ли им вообще следовать? Да, хотя бы потому, что знакомые формы требуют меньше времени на восприятие. А в бизнесе принято расходовать время, свое и чужое, экономно.
Самое важное в любом письме — максимально кратко и эффективно донести до адресата суть обращения.

Говоря о строгой последовательности элементов нужно понимать, что письма бывают:

• Одноаспектными, когда задается или обсуждается один вопрос;
• Многоаспектными. Может обсуждаться несколько тем, острых вопросов. Каждую стоит вынести в свой раздел или блок, а тезисы представить по пунктам.

Чем сложнее послание по содержанию, тем четче должна соблюдаться и точнее прорабатываться его структура. Тогда последовательность рассуждений будет проще восприниматься.

Структура

Что обязательно входит в классическое строение делового письма:

• Информация об отправителе и получателе. В электронной переписке это не всегда уместно. Но если направляете «бумажный» вариант, будьте добры, обозначьте адресанта и адресата. Реквизиты отправителя обычно присутствуют на фирменном бланке. Если он по каким-то причинам не используется, то укажите наименование компании, официальные реквизиты — ИНН, ОГРН, адрес, контакты. Место расположения этих сведений — верх левой стороны страницы. Непременно надо указать, кому адресовано письмо. Корректно вписать должность адресата, наименование компании, полностью ФИО, адрес. Эти сведения указываются сверху справа, в дательном падеже.
• Если принята нумерация, письму присваивается порядковый номер. Обязательно проставляется дата написания.
• Текст письма начинают либо с обращения («уважаемый Петр Иванович!»), либо с заголовка (Претензия о ненадлежащем исполнении обязательств). Далее следует информативное вступление. Наличие этих элементов определяется жанром делового общения. Если есть обращение, то обычно отсутствует заголовок, и наоборот. Заголовок, как и в статьях, выполняет функцию привлечения внимания и анонса содержания. А вступление присутствует всегда и обязано быть максимально информативным. Это своего рода лид-абзац в продающем тексте.

• Вступительный абзац необходимо отличать от преамбулы. Если вступление — это подводка, то основной смысл заключается в преамбуле. Выражается цель сообщения, факты, которые привели к необходимости написать письмо, аргументы, суть предмета разговора.
• Далее следует то, что часто называют «телом письма». По большому счету, это последовательная расшифровка преамбулы.
• Завершается послание подведением итогов или заключением. В этом разделе полагается отразить требование, просьбу или действия, поведение, которые ожидаются от адресата в ответ. После выводов ставят подпись с расшифровкой и при необходимости печать.

Эта формула представляет собой ту общепринятую структуру, по которой строится любое официально-деловое письмо. Теперь перейдем к деталям.

Как расположить логико-смысловые блоки

Мы уже вспоминали лид-абзац, а теперь припомним его основное правило! Он должен пообещать читателю выгоду, показать ту пользу, которую человек приобретет, познакомившись с содержанием.

Кто-то подумает — зачем это в деловой переписке? Ведь если пишем претензию или гарантийное письмо, его и так прочитают, деваться-то некуда! Это отчасти правда, но надо понимать, что с помощью письменной коммуникации с читателем можно выстраивать взаимодействие. А оно может быть эффективным или неэффективным. Если предпочтителен первый случай, пользу в письмо стоит все-таки добавить.

Когда вам нечего пообещать, не выдумывайте небылицы и не высасывайте выгоду из пальца. Промолчите и сэкономьте время себе и другим. Если выгода для адресата имеется, именно с нее лучше начинать.

Обязательно скажите все самое важное в начале. Идеально, если это будут 2 первых абзаца — вступление и преамбула. В них же надо постараться вложить основные аргументы. Если их нужно расшифровывать подробно, то во вступительной части хотя бы упомяните о них. Далее приступайте к пояснениям.

Содержание каждого последующего абзаца должно быть логически связано или вытекать из предыдущего. Действие обязано быть динамичным — так письмо будет интереснее и приятнее читать.

Как оформляется деловое письмо?

Строго!

• Применяйте классические шрифты, избегайте крайностей и нелепиц. Допустим, не стоит применять в деловой переписке Comic Sans. Этот шрифт не предполагает серьезности.
• Избегайте двусмысленностей: трудночитаемые, специфичные, экзотические шрифты в бизнес-письмах не приветствуются. Если только не выступают органичной составляющей вашего фирменного стиля.
• Особо значимые предложения или отдельные слова можно выделять курсивом, жирным или подчеркиванием. Но делать это стоит тогда, когда действительно необходимо указать на важность. Без крайностей!
• Не надо выделять фразы цветом или играть со шрифтами. Лучше уберите из текста воду и сократите письмо до смысла. Тогда необходимость подчеркивать требование красным отпадет.
• Не стоит пользоваться клавишей Caps Lock, чтобы привлечь внимание к предложению. По тем же причинам.

В целом, при оформлении делового письма соблюдайте умеренность. Лаконичность в тренде.

Стиль и манипуляции

Не забывайте, что вы пишите человеку. Не важно, есть ли между вами спор или конфликт. Написать деловое письмо с угрозами или оскорблениями может каждый, но это моветон. Попробуйте создать письмо для людей, а не для роботов, чиновников или оппонентов.

Что это значит:

• Оно должно легко читаться и восприниматься однозначно.
• Если нельзя обойтись без сложных терминов, их надо расшифровать.
• Предложения не должны занимать пол-страницы. Помните, что идеальная длина от точки до точки — 2 строки.
• В равной мере избегайте чрезмерной сухости и эмоциональности.
• Не используйте штампы и канцеляриты.
• Пишите просто и понятно, но не примитивно.

Не все письма, которые мы пишем, имеют оптимистичное или положительное содержание. Иногда приходится отказывать людям в работе, сотрудничестве, просьбе. Как сделать это корректно? Допустим, попросили заем, но предоставить его вы не можете.

Лучше поступить так:

1. Показать свое знакомство с ситуацией. Продемонстрировать, что помните, при каких обстоятельствах поступила просьба, как произошла встреча с просителем.
2. Выразить понимание, если уместно — сочувствие.
3. Кратко обозначить основные аргументы, из-за которых вопрос нельзя решить положительно. Оптимальное число доводов —3.
4. Добавить «лучик добра». Можно отметить положительные качества адресата, указать благоприятные моменты в ситуации, выразить благодарность за доверие.
5. Предложить компромисс.

Суть заключается в том, что отказ, как и многое другое, можно преподнести по-человечески.

Об обращениях

Отдельно поговорим об обращениях, поскольку с ними часто возникают сложности. Можно невольно оскорбить человека, неверно или некорректно назвав его. Или заранее расположить собеседника к себе.

• Беспроигрышный вариант — обращение «уважаемый».
• Вторая нейтральная норма — следующие за «уважаемым» имя и отчество адресата.
• Этикетные формы «господин» или «госпожа» надо использовать, лишь когда это уместно. И ни в коем случае не сокращать.
• Иногда необходимо указать должность или звание. Но сначала надо проверить, нужно ли это.
• Если письмо адресовано нескольким людям или неограниченному кругу, надо подыскать корректное обращение ко всем сразу. К примеру, коллеги, сотрудники, партнеры.
• Обращаться на «вы». При этом «Вы» пишется при уважительном обращении к конкретному лицу. Когда адресатов несколько, «вы» пишем с маленькой буквы.

Что может дополнять деловое письмо

Подавать информацию нужно максимально емко, насколько это возможно. Но сведения, на которые нужно сослаться в письме, могут быть обширными. В этом случае можно использовать дополнительные элементы:

• Ссылки. К примеру, к предшествующей переписке, протоколу встречи и т. д.
• Примечания или комментарии. Их можно использовать, когда общение происходит в электронной форме.
• Приложения. К примеру, к оферте можно сразу прикрепить типовую форму договора.

— Окончательный итог в этой теме подвести не получится. Поэтому мы посоветуем, что почитать тем, кто всерьез решил прокачать свои навыки написания деловых писем. Намеренно берем только русскоязычных авторов, хотя есть немало достойных руководств у зарубежных гуру. Но они же не владеют великим и могучим! Итак, почитайте:

— «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Автор — Саша Карепина.

— «Контент, маркетинг и рок-н-ролл» и «Бизнес-копирайтинг» Дениса Каплунова.

— «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» Т. Воротынцевой.

— И уже упомянутые «Новые правила деловой переписки» Ильяхова, Сарычевой.

Понравилась статья? Сохраните у себя в соцсетях и поделитесь с другими!

Обсудить

Другие статьи по тегам

контент-маркетинг
копирайтинг
бизнес

Понравилось

на эту тему

В октябре 2022 года мы провели онлайн-митап о том, как с помощью писем пробудить интерес кандидата к вакансии. Для тех, кто пропустил митап или хочет освежить его в памяти, мы публикуем тезисы и запись выступлений.

Я расскажу, почему имейл-канал коммуникаций по прежнему жив и как составить письмо с высоким open rate, а также поделюсь опытом автоматизации переписки с кандидатами по электронной почте.

Почему имейл-канал жив

90% наших коммуникаций с соискателями проходят по электронной почте. Преимущества этого канала:

Наши метрики:

Что должно быть в письме кандидату

Не переборщите с форматированием и акцентными выделениями: не стоит отвлекать внимание читателя от сути.

Специфика холодного письма

Важно подробно рассказать о компании: чем вы занимаетесь, в чем специфика, какие у вас преимущества. Учитывайте, что многие люди обращают внимание на вопросы личных границ. Чтобы не доставлять дискомфорт собеседнику, уточните, где вы взяли его контакты и почему решили написать именно ему.

Кратко опишите вакансию:

Чтобы правильно составить формулировки, стоит предварительно изучить резюме и социальные сети кандидата. Посмотрите, чем он интересуется, о чем пишет — это поможет составить адресное сообщение и попасть в потребности собеседника.

Прикрепите ссылки на вакансию и на другие материалы, которые помогут кандидату принять решение. Закончите письмо вопросом или призывом к действию: «Давайте созвонимся? Давайте обсудим? Скажите, вам это интересно?»

Как повысить открываемость писем

Самое главное — это тема письма. Здесь можно использовать все доступные маркетинговые инструменты, но помните про попадание в спам. Если вы пишете тему в стиле «уникальное предложение только для вас», то высока вероятность, что оно не дойдет до адресата.

Тема должна отражать содержание письма и не превышать 40–60 символов вместе с пробелами. Например: «Предложение о работе от Email Soldiers» или «Email Soldiers рассматривает ваше резюме на вакансию». При последующем общении с кандидатом можно добавить в тему эмоции. Так, когда мы высылаем оффер или приглашаем на собеседование, то пишем «Хорошие новости от Email Soldiers». Чтобы проверить, какая тема дает лучшую конверсию, проводите A/B-тесты.

Почему важен tone of voice

Четко сформулированный tone of voice (ToV):

Сформулировать ToV не так сложно. Определитесь, как вы общаетесь с кандидатом: на «ты» или на «вы», в формальном или неформальном стиле, на что делаете акцент при описании вакансии и компании. Стиль общения должен соответствовать культуре и сфере работы компании, а также целевой аудитории — например, с опытным главным бухгалтером можно общаться чуть более формально.

Как написать письмо с отказом кандидату

Некоторые компании меняют ToV во время отказа: сначала общаются неформально, а потом пишут что-то вроде: «Уведомляем, что вы не прошли отбор на позицию разработчика по причине несоответствия критериям вакансии». Это ошибка: нужно сохранять выбранный стиль общения.

Чем больше времени кандидат потратил на взаимодействие с вами, тем подробнее должно быть письмо. Постарайтесь аргументировать отказ, дать рекомендации к развитию и полезные материалы для кандидата. Не забудьте поблагодарить за участие в отборе.

Автоматизация коммуникаций

Мы автоматизировали переписку с кандидатами с помощью Хантфлоу и Майндбокса. Как это работает:

Расскажу, как мы используем шаблоны писем в Хантфлоу, и объясню, почему эта функция нужна каждому рекрутеру.

Шаблоны позволяют задать текст и тему письма «по умолчанию», куда с помощью переменных подставляется нужная информация — в том числе данные кандидата и рекрутера, дата и время встречи. Можно добавить файлы, которые будут автоматически прикрепляться к каждому письму, например схему проезда или презентацию компании.

Мы решили сделать много разных шаблонов, чтобы упростить себе жизнь: не надо тратить время на рутину — выбираешь шаблон, нажимаешь кнопочку и письмо готово.

Какие шаблоны мы используем

Мы добавили 27 шаблонов писем, которыми пользуемся на всех этапах подбора и при онбординге. Вот что у нас есть:

Примеры писем

Рекрутеры и эйчары каждый день сталкиваются с текстами: они пишут описания компании и вакансий, письма кандидатам. Если сделать каждый текст чуть-чуть лучше, то ваш процесс рекрутмента и воронка тоже улучшатся.

Как писать хорошо

Проведите исследование

Хороший текст начинается с хорошей подготовки. Поэтому первый шаг — разобраться, для кого вы пишете. Если у вас есть конкретный адресат послания, то соберите о нем максимум информации: что он лайкает, как общается с друзьями, чем интересуется. Это поможет в будущем сформировать адресное предложение, которое будет отвечать запросам кандидата.

Но чаще встречается ситуация, когда у вас нет конкретного человека, но есть позиция. В этом случае ориентируйтесь на того, кто максимально похож на портрет целевого кандидата. Допустим, вы ищете питониста. Посмотрите на ваших разработчиков: чем они интересуются, как общаются между собой, что делают после работы. Текст, который адаптирован под тех, кто у вас работает, позволит привлечь людей, которые легко впишутся в команду.

Определитесь, зачем вы пишете

У любого текста должна быть одна конкретная цель. Скорее всего, вашей целью будет привлечь кандидата на вакансию. Когда вы пишете текст, то держите эту цель в голове. Главная мысль должна идти первой: не надо скромничать и прятать ее вглубь. Это сэкономит время всем участникам процесса.

Помните, что текст должен быть интересен не вам и не вашему заказчику, а кандидату. Например, кандидат — экоактивист. Тогда в описании вакансии можно указать, что в вашей компании проходят субботники. Но если он этим не интересуется, то не стоит давать ему информацию, которая не несет никакой дополнительной ценности.

Что такое хороший текст

Хороший текст — это простой текст, из которого понятно, зачем он нужен и чего хочет от читателя автор. Но многие путают организационную простоту со смысловой.

Как не надо упрощать текст:

Как добавлять простоту:

Что делать с написанным текстом

Анализируйте, что происходит с вашим текстом. Если вы отправляете письма, но их не открывают, то проблема в заголовке: поработайте с ним, вынесите другие главные мысли. Если письма открывают, но не отвечают на них, то проблема в тексте или в самой вакансии — возможно, предложение не соответствует рынку.

То же самое и с публикациями на карьерных и джоб-сайтах. Если много просмотров и мало откликов, то с вакансией что-то не так или текст надо улучшить.

Наш блог читают более 30 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения. Переходите по ссылке:

В октябре 2022 года мы провели онлайн-митап о том, как с помощью писем пробудить интерес кандидата к вакансии. Для тех, кто пропустил митап или хочет освежить его в памяти, мы публикуем тезисы и запись выступлений.

О чем расскажем

Татьяна Калиниченко «Как имейлы помогают HR»

📥 Презентация

👉 Почему имейл-канал все еще жив

👉 Что должно быть в письме кандидату

👉 В чем специфика холодного письма

👉 Как повысить открываемость писем

👉 Зачем нужен Tone of Voice

👉 Как в Email Soldiers автоматизировали коммуникации с кандидатами

Марина Ничипоренко «Шаблоны писем в Хантфлоу— как автоматизировать рутину»

📥 Презентация

👉 Какие шаблоны писем используют в компании СИГМА

👉 Примеры реальных писем кандидатам

Кристина Речиц «Как сделать любой текст лучше»

📥 Презентация

👉 Как писать хорошо

👉 Что такое хороший текст

👉 Что делать с написанным текстом

Я расскажу, почему имейл-канал коммуникаций по прежнему жив и как составить письмо с высоким open rate, а также поделюсь опытом автоматизации переписки с кандидатами по электронной почте.  

Почему имейл-канал жив

90% наших коммуникаций с соискателями проходят по электронной почте. Преимущества этого канала:

• легко систематизировать информацию; 
• кандидаты не теряются;
• можно автоматизировать коммуникации;
• ускорение работы благодаря охвату — можно делать рассылки на большое количество кандидатов;
• легко отслеживать результаты;
• электронные письма воспринимаются кандидатами более серьезно;
• дешево.

Наши метрики:

• открываемость писем — 70%;
• конверсия в ответ — 15%;
• доходимость до собеседований — 90%.

Что должно быть в письме кандидату

1. Тема — письма без темы практически не читаются и могут попадать в спам.
2. Приветствие с обращением по имени. В Хантфлоу можно автоматически подставлять имя кандидата, чтобы персонализировать сообщение.
3. Имя и должность рекрутера.
4. Какую компанию вы представляете.
5. Информация, которую вы хотите донести. Письмо не должно быть огромной простыней — достаточно 2–3 предложений с разделением на абзацы. 
6. Подпись, где нужно указать свое имя, должность и название компании, а также оставить контакты для связи.

Не переборщите с форматированием и акцентными выделениями: не стоит отвлекать внимание читателя от сути.

Специфика холодного письма

Важно подробно рассказать о компании: чем вы занимаетесь, в чем специфика, какие у вас преимущества. Учитывайте, что многие люди обращают внимание на вопросы личных границ. Чтобы не доставлять дискомфорт собеседнику, уточните, где вы взяли его контакты и почему решили написать именно ему.

Кратко опишите вакансию: 

• чем предстоит заниматься;
• почему проект будет полезен; 
• какая команда; 
• какой стек — многие кандидаты жалуются, что работодатели не указывают стек в вакансиях;
• требования — критичные и желательные; 
• условия работы с акцентом на интересы кандидата.

Чтобы правильно составить формулировки, стоит предварительно изучить резюме и социальные сети кандидата. Посмотрите, чем он интересуется, о чем пишет — это поможет составить адресное сообщение и попасть в потребности собеседника.

Прикрепите ссылки на вакансию и на другие материалы, которые помогут кандидату принять решение. Закончите письмо вопросом или призывом к действию: «Давайте созвонимся? Давайте обсудим? Скажите, вам это интересно?»

Как повысить открываемость писем

Самое главное — это тема письма. Здесь можно использовать все доступные маркетинговые инструменты, но помните про попадание в спам. Если вы пишете тему в стиле «уникальное предложение только для вас», то высока вероятность, что оно не дойдет до адресата.

Тема должна отражать содержание письма и не превышать 40–60 символов вместе с пробелами. Например: «Предложение о работе от Email Soldiers» или «Email Soldiers рассматривает ваше резюме на вакансию». При последующем общении с кандидатом можно добавить в тему эмоции. Так, когда мы высылаем оффер или приглашаем на собеседование, то пишем «Хорошие новости от Email Soldiers». Чтобы проверить, какая тема дает лучшую конверсию, проводите A/B-тесты.

Почему важен tone of voice

Четко сформулированный tone of voice (ToV):

• помогает вам оставаться узнаваемыми в имейл-переписке; 
• демонстрирует вашу корпоративную культуру. Благодаря этому снижается ошибка найма и текучесть на испытательном сроке. Человек посмотрел, как вы общаетесь, и сделал осознанный выбор, подходит ли ему эта компания;
• оставляет в воронке только кандидатов, которые подходят вам по культуре;
• устанавливает эмоциональную связь — вас запоминают. А эмоции, в свою очередь, влияют на решение принять оффер.

Сформулировать ToV не так сложно. Определитесь, как вы общаетесь с кандидатом: на «ты» или на «вы», в формальном или неформальном стиле, на что делаете акцент при описании вакансии и компании. Стиль общения должен соответствовать культуре и сфере работы компании, а также целевой аудитории — например, с опытным главным бухгалтером можно общаться чуть более формально.

Как написать письмо с отказом кандидату

Некоторые компании меняют ToV во время отказа: сначала общаются неформально, а потом пишут что-то вроде: «Уведомляем, что вы не прошли отбор на позицию разработчика по причине несоответствия критериям вакансии». Это ошибка: нужно сохранять выбранный стиль общения. 

Если у вас дружелюбный ToV, то отказывайте дружелюбно. Представьте, что общаетесь с другом: это поможет сделать письмо более теплым. 

Чем больше времени кандидат потратил на взаимодействие с вами, тем подробнее должно быть письмо. Постарайтесь аргументировать отказ, дать рекомендации к развитию и полезные материалы для кандидата. Не забудьте поблагодарить за участие в отборе.

Автоматизация коммуникаций

Мы автоматизировали переписку с кандидатами с помощью Хантфлоу и Майндбокса. Как это работает:

1. При переносе на другой этап кандидату отправляется письмо с уведомлением. Рекрутер не тратит время на письма — ему нужно просто поменять этап.
2. Кандидаты автоматически получают напоминания о тестовом задании и дате собеседования.
3. Если мы задерживаем сроки ответа кандидату, то ему отправляется письмо. Это показывает нашу заинтересованность в человеке.
4. Интеграция с сайтом вакансий. Все заявки с нашего сайта приходят в Хантфлоу, дальше начинается коммуникация через электронную почту.
5. Интеграция с лендингом реферальной программы.

Расскажу, как мы используем шаблоны писем в Хантфлоу, и объясню, почему эта функция нужна каждому рекрутеру. 

Шаблоны позволяют задать текст и тему письма «по умолчанию», куда с помощью переменных подставляется нужная информация — в том числе данные кандидата и рекрутера, дата и время встречи. Можно добавить файлы, которые будут автоматически прикрепляться к каждому письму, например схему проезда или презентацию компании.

Мы решили сделать много разных шаблонов, чтобы упростить себе жизнь: не надо тратить время на рутину — выбираешь шаблон, нажимаешь кнопочку и письмо готово.

Шаблон — это живой организм, который можно и нужно менять и улучшать. 

Какие шаблоны мы используем

Мы добавили 27 шаблонов писем, которыми пользуемся на всех этапах подбора и при онбординге. Вот что у нас есть: 

1. Приглашения — например, теплому и холодному кандидату, для айтишников, на встречу в конкретный офис со схемой проезда. 
2. Оффер — три разных шаблона для писем с приглашением на работу.
3. Отказ кандидату — максимально мягкое письмо.
4. Запрос информации для службы безопасности.
5. Письмо на выход кандидата.
6. Письмо с сообщением об отправке велком-пака удаленному сотруднику.
7. Письмо о закрытии испытательного срока.

Примеры писем

Рекрутеры и эйчары каждый день сталкиваются с текстами: они пишут описания компании и вакансий, письма кандидатам. Если сделать каждый текст чуть-чуть лучше, то ваш процесс рекрутмента и воронка тоже улучшатся. 

Как писать хорошо

Проведите исследование

Хороший текст начинается с хорошей подготовки. Поэтому первый шаг — разобраться, для кого вы пишете. Если у вас есть конкретный адресат послания, то соберите о нем максимум информации: что он лайкает, как общается с друзьями, чем интересуется. Это поможет в будущем сформировать адресное предложение, которое будет отвечать запросам кандидата.

Но чаще встречается ситуация, когда у вас нет конкретного человека, но есть позиция. В этом случае ориентируйтесь на того, кто максимально похож на портрет целевого кандидата. Допустим, вы ищете питониста. Посмотрите на ваших разработчиков: чем они интересуются, как общаются между собой, что делают после работы. Текст, который адаптирован под тех, кто у вас работает, позволит привлечь людей, которые легко впишутся в команду. 

Не бойтесь нарушать правила, если это поможет наладить контакт. Контекст важнее правил.

Определитесь, зачем вы пишете

У любого текста должна быть одна конкретная цель. Скорее всего, вашей целью будет привлечь кандидата на вакансию. Когда вы пишете текст, то держите эту цель в голове. Главная мысль должна идти первой: не надо скромничать и прятать ее вглубь. Это сэкономит время всем участникам процесса. 

Помните, что текст должен быть интересен не вам и не вашему заказчику, а кандидату. Например, кандидат — экоактивист. Тогда в описании вакансии можно указать, что в вашей компании проходят субботники. Но если он этим не интересуется, то не стоит давать ему информацию, которая не несет никакой дополнительной ценности. 

Что такое хороший текст

Хороший текст — это простой текст, из которого понятно, зачем он нужен и чего хочет от читателя автор. Но многие путают организационную простоту со смысловой.

Как не надо упрощать текст:

1. Не нужно панибратства — не переходите личные границы. Не стоит общаться с незнакомцем так, как будто вы знаете его со школы. Это отталкивает.
2. Не считайте собеседника глупым. Не надо разъяснять все, что есть в тексте, если целевой кандидат и так должен это знать.
3. Избегайте мемов любой ценой. Они быстро устаревают, поэтому вы не можете включить их в шаблон. Кроме того, человек может не понять мем — это только усложняет коммуникацию.

Как добавлять простоту:

1. Читайте свои тексты вслух. Если уже в середине предложения заканчивается воздух в легких, это плохой знак. Нужно упрощать мысль: разбейте ее на несколько частей. 
2. Придерживайтесь принципа: одна мысль — один абзац. Каждый раз, когда открываешь полотно текста без разбивки на абзацы, становится дурно. 
3. Если у вас получилось очень много абзацев, возможно, вы даете слишком много информации. Ответьте себе на вопрос «Зачем я это пишу?», пересмотрите текст свежим взглядом и выбросите из него все, что не способствует достижению цели. 

Что делать с написанным текстом

Анализируйте, что происходит с вашим текстом. Если вы отправляете письма, но их не открывают, то проблема в заголовке: поработайте с ним, вынесите другие главные мысли. Если письма открывают, но не отвечают на них, то проблема в тексте или в самой вакансии — возможно, предложение не соответствует рынку. 

То же самое и с публикациями на карьерных и джоб-сайтах. Если много просмотров и мало откликов, то с вакансией что-то не так или текст надо улучшить.

«Уважаемые коллеги»‎, «убедительная просьба»‎, «по результатам встречи»‎ и подобные выражения давно стали пережитком канцеляризма и теперь считаются излишне формальными в деловой коммуникации. Современная переписка предполагает структурированность мыслей и словесную доступность. 

CEO коммуникационного агентства Monstars Ирина Ефимова рассказывает, как писать клиенту с новым предложением, отвечать на грубые сообщения и решать срочные задачи по email.

Эффективная письменная коммуникация — один из главных уроков, который компании вынесли в результате локдауна. Правильно сформулировать мысль и донести ее в том виде, в котором она у вас в голове, не самая легкая задача. Пусть многочисленные Zoom-встречи проходят куда продуктивнее, но только почта подтверждает достоверность вашей коммуникации, сохраняя самую важную информацию. Именно поэтому письмо должно быть легко читаемым. 

Но существуют моменты, которые злят любого получателя, — проверено на многолетнем опыте обмена электронными письмами. Вот они:

• Небрежность. Письмо без темы, начало предложения со строчной буквы, орфографические ошибки видны сразу и могут моментально вывести адресата из себя. 
• Одно письмо — несколько мыслей. Неудобно, когда в письме заключено сразу несколько идей и предложений: если у других коллег, которые стоят в копии, появятся вопросы, переписка быстро превратится в один сплошной поток из переспрашиваний. Поэтому в тему письма лучше сразу выносить ту проблему, которая будет решаться в переписке.
• Письмо в выходной день. «Как твой отпуск?» — самое последнее, что хочет получить человек во время заслуженного отдыха. Если вам прислали такой вопрос, то это верный признак того, что за ним кроется предложение поработать прямо сейчас. На месте работодателя — сразу и вежливо объясните ситуацию, почему вы просите поработать человека в выходные. На месте сотрудника — дайте ответ, при этом не бойтесь отказать, если вы действительно не можете выполнить задачу.  
• Срочная задача. ASAP или «эта задача в приоритете» сразу заставляют адресата испытывать стресс. Даже если задание и правда срочное, не стоит поднимать панику. Нужно спокойным тоном перенести срок сдачи, либо предложить помощь.
• Панибратство. Чтобы не допускать ошибку в имени или не переходить слишком рано на «ты», лучше уточнить у сотрудника / коллеги / партнера формулировку комфортного к нему обращения с самого начала переписки.
• Вспомогательные материалы следующим письмом. Перед отправкой перепроверьте несколько раз, точно ли вы приложили к письму все необходимые файлы. Если отправите их позже, вложения могут затеряться среди кипы других писем. 

Shuttesrtock/slava17

Кейсы

Предложение о расширении сотрудничества

Здесь нужен индивидуальный подход, стандартных шаблонов в этом случае нет. Постарайтесь изначально прочувствовать своего клиента и ответить на следующие вопросы: «Какая информация ему понадобится?», «Как долго он будет принимать решение?», «Нужно ли ему время, чтобы посоветоваться с коллегами?». 

Как только вы прощупаете почву, переходите к презентации собственной идеи. Постарайтесь емко и кратко описать, в чем ключевой смысл вашего проекта. При этом не используйте водянистые выражения и восхваляющие эпитеты. Приводите основные причины, по которым вы обращаетесь к клиенту, рассказывайте, в чем будет состоять уникальность продукта. 

Если это первое письмо, объедините в нем только ту информацию, которой будет достаточно для ознакомления. И уже в последующем можно высылать сметы, детали проекта и особенности реализации. Главное — соблюсти дружелюбный посыл и не тяготить клиента. Обычно давление считывается сразу, поэтому не ждите от него сиюминутного принятия решения.

Что должно быть в вашем письме:

1. Суть предложения.
2. Описание проекта.
3. Какую проблему решает продукт.
4. Какие задачи стоят перед продуктом.
5. Конечный результат, решение.
6. Сроки реализации.
7. Стоимость.
8. Дедлайн ответа.

Письмо потенциальному клиенту/партнеру по проекту

Одно дело, если вы выступаете с идеей о расширении вашего сотрудничества, а другое, если вы предлагаете совершенно новый продукт. Тут тактика написания письма меняется. Вам нужно соблазнить потенциальных партнеров или рекламодателей и привлечь их к сотрудничеству, но как? 

Во-первых, письмо должно быть персонализированным. Укажите имя адресата, чтобы письмо не выглядело рассылкой. Нелишними будут пара красивых слов о работе той компании или человека, на чью почту вы адресуете предложение.

Стоит упомянуть успешно реализованные кейсы этой организации, чтобы адресат понял, насколько вы заинтересованы в сотрудничестве.

Во-вторых, дать получателю возможность отказаться. Именно этот посыл еще больше подтолкнет адресата на положительный ответ. 

Напоминание о дедлайне

Это очень щепетильная тема. Сделаешь коллеге замечание до дедлайна — только разозлишь его, а после истечения срока уже и сам будешь зол. С первых строк важно дать понять человеку, что вы пишете с добрыми намерениями и заботитесь о благе компании. Не нужно прятаться за вопросом «Как дела?». Лучше напрямую спросить «Как продвигается работа?», так как любые попытки подобной маскировки будут только раздражать коллегу. 

Наем нового сотрудника

Приглашение нового специалиста в команду — отдельный вид переписки, в котором есть множество неочевидных моментов. Письмо не должно быть наполнено самолюбованием и бесконечными дифирамбами вашей компании. Если специалист достаточно компетентный, он почувствует неискренность в письме и ответит отказом. Поэтому на первом этапе не стоит давить на человека, лучше дать возможность заинтересоваться позицией.

Для начала представьтесь и дайте краткое описание деятельности компании, релевантное предлагаемой должности. А затем, как и в письме-предложении продукта, расскажите, чем вас впечатлил прошлый опыт работы кандидата и насколько он будет полезен в работе над проектами вашей организации.

Shutterstock/Pixel-Shot

Ответ на грубость в письме

Как достичь максимума

Нет никаких кодовых слов и шаблонных фраз, которые расположат читателя и загладят любой текстовый скандал. Ключевые составляющие любого делового письма — забота об адресате и уважение его границ.