Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк счёта на оплату .xlsСкачать образец заполнения счёта на оплату .xls
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
- если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
- по операциям, предусматривающим уплату НДС;
- если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
- фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
- если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
- полное наименование предприятия,
- его ИНН,
- КПП,
- сведения об обслуживающем счёт банке,
- реквизиты счёта.
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
- Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
- Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
- Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
- Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
- НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
- Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
- Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
- Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
- Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
- Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
- «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Счёт на оплату выставляется продавцом товаров или услуг в адрес покупателя. Он содержит всю информацию, которая необходима для проведения платежа. Давайте разберёмся, как выставить счёт на оплату от ИП, и в чём его особенности. А ниже по тексту можно скачать бесплатно бланк счёта и образец его заполнения.
Форма счёта
Счёт на оплату не является обязательным первичным документом, он составляется по желанию сторон. Несмотря на то что унифицированная форма счёта на оплату не утверждена, есть определённый набор реквизитов, которые следует в него включить. Счёт состоит из нескольких разделов:
- Наименование документа и его дата.
- Банковские и прочие реквизиты получателя. Это название банка, БИК, корреспондентский счёт, номер счёта получателя, а также его наименование, ИНН и КПП.
- Сведения о поставщике и покупателе — их названия, все основные коды, адреса и телефоны.
- Информация о товарах и услугах. Как правило, это табличная часть, в которой построчно перечисляются товары и/или услуги, указываются количество, единицы измерения, цена и стоимость. В конце подводится итог — общая сумма по счёту.
- Раздел для подписи и печати (если она применяется).
При необходимости в счёт можно добавить дополнительную информацию для покупателя. Например, срок, в течение которого нужно произвести оплату. Или предупреждение о том, что после перевода денег покупатель должен уведомить продавца.
От имени организации документ подписывает руководитель и главный бухгалтер. А как выставить счёт от ИП? Тут всё просто — в качестве подписанта указывается сам предприниматель. Это единственное отличие счёта на оплату для ИП от того, который выставляет компания.
Счёт на оплату — бланк для предпринимателя, скачать бесплатно в формате excel.
Как правильно указывать стоимость
При указании в счёте стоимости нужно обратить внимание на два момента. Первый из них связан с НДС. Он может быть в составе цены или же отсутствовать. Чаще всего предприниматели применяют какой-либо льготный налоговый режим — УСН, ЕНВД или патентную систему. В этом случае НДС не уплачивается и в цене не выделяется. В итоговой стоимости можно указать «без НДС».
Плательщики НДС включают сумму налога в цену. В таком случае в счёте нужно её выделить. Например, если общая цена 120 000 рублей, следует указать:
- итого: 120 000 рублей;
- в том числе НДС: 20 000 рублей.
Второй момент связан с тем, что при указании суммы цифрами может возникнуть ошибка. Например, покупатель поставил лишний ноль. Во избежание этого ниже в табличной части итоговая сумма указывается прописью.
Счёт на оплату — бланк для заполнения, скачать в формате word для ИП.
Чтобы избежать ошибок в оформлении, рекомендуем воспользоваться нашим сервисом, который поможет за несколько простых шагов выставить счёт онлайн. Сервис позволяет добавить подпись руководителя и бухгалтера, печать и скачать готовый документ или отправить его с помощью ссылки. Ниже показан образец счёта из сервиса.
Выставить счёт онлайн
Совершенно бесплатно и без регистрации
Скачать образец счёта на оплату услуг без НДС.
Что оформляется раньше — договор или счёт
Обычно сделки заключаются в таком порядке:
- Покупатель и продавец находят друг друга, обговаривают детали сотрудничества и заключают договор.
- Продавец выписывает счёт на оплату и передает его покупателю. Документ составляется на бумаге или в электронном виде (в бухгалтерских системах или офисных программах). Направить его можно любым способом, в том числе по электронной почте.
- Покупатель получает счёт, оплачивает его и уведомляет продавца.
- Далее происходит поставка товара или оказание услуг.
Если оплата по условиям соглашения должна быть после выполнения обязательств, то этапы меняются местами. Сначала заключается договор, затем осуществляется поставка товара или оказание услуг. Потом выставляется счёт на оплату, бланк передается покупателю, и он производит платеж.
Договор может включать условия о том, что оплата производится на основании счёта. В таком случае он должен выставляться более позднее датой, чем дата договора. Но ситуация, когда сначала выставлен счёт, а только потом заключен договор, тоже возможна. В таком случае в соглашение нужно включить положение о том, что его действие распространяется на ранее выставленный счёт. А после проведения платежа будет нелишним составить акт сверки и указать, что полученная по счёту сумма является предоплатой по данному договору.
Договор-счёт
Иногда сделка происходит без заключения классического многостраничного соглашения. Статья 434 Гражданского кодекса даёт сторонам право заключать договор в любом виде. Исключение — отдельные его разновидности, которые по закону должны быть заключены в определённой форме. Это относится, например, к договору займа между гражданами на сумму более 10 тыс. рублей, договору добровольного страхования и другим.
Если же в законе такое условие не оговорено, договор можно заключить в любой удобной форме. В таком случае соглашение можно заменить счётом. Но важно, чтобы в нём указывалась вся существенная для договора информация. Например, если стороны договорились о поставке товара, счёт должен содержать его наименование, цену и количество, порядок и срок проведения расчётов. Такой счёт считается офертой, то есть предложением поставщика заключить договор. Оплата счёта покупателем признаётся акцептом оферты. После её проведения будет считаться, что договор между сторонами заключён на тех условиях, которые были указаны в счёте.
Вместо полноценного «бумажного» соглашения можно составить документ, который объединяет в себе информацию из счёта и основные условия договора. Этот документ так и называется — договор-счёт. Он выглядит практически так же, как и счёт на оплату, бланк лишь дополняется основными условиями сотрудничества. Прописать их можно между табличной частью и подписью. В договор-счёт можно включить любые положения, которые стороны посчитают важными.
Итак, мы разобрались, как выставить счёт на оплату от ИП, а также рассмотрели, когда он выписывается и что в него необходимо включить. Поскольку этот документ не является бухгалтерским, то и правила его составления не регламентируются. Однако практика делового оборота сложилась так, что счёт используется практически во всех сделках. Чтобы избежать лишних сложностей, рекомендуют придерживаться традиционной формы этого документа.
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Как выставить счет на оплату
Счет на оплату — это документ, который уведомляет покупателя или заказчика о необходимости оплатить товары, работы, услуги. Он удобен тем, что содержит всю необходимую информацию для совершения платежа: название контрагента, банковские реквизиты, точную сумму. О составлении счета и пойдет дальше речь в нашей статье.
Обязательно ли выставлять счет на оплату
Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты, сумма платежа), то выставлять счет на оплату необязательно.
Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.
Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом.
Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):
- подтверждать факт хозяйственной жизни;
- содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.
Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.
Является ли счет на оплату договором
Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.
Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.
Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:
- оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п. 3 ст. 438 ГК, п. 13 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;
- подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;
- прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.
Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).
Что должен содержать счет на оплату
Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:
- дату составления;
- номер;
- срок действия, если он не определен в договоре;
- наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
- ИНН и КПП получателя денежных средств;
- банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;
- наименование товаров, работ, услуг;
- количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
- наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.
При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать:
«Оплата за товары по договору №___ от_____…».
И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Какой датой выставлять счета на оплату
Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.
Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).
К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.
Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.
Скачать образец счета на оплату товара.
Скачать образец счета на оплату услуг.
Как самозанятому выставить счет на оплату юрлицу
В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.
Как ИП составить счет на оплату
Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:
- в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;
- у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;
- если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;
- ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.
-
Как выписать счёт на оплату?
-
Образец счёта на оплату
-
-
Для чего нужно выставлять счёт на оплату
-
Правила заполнения счёта на оплату
-
Счёт-фактура для плательщиков НДС
-
Как заполнить счёт-фактуру
-
Чем отличаются счета ИП и ООО
-
Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?
Упростите работу с контрагентами!
Воспользуйтесь онлайн-сервисом для выставления счетов и формирования документов
Получить доступ
Как выписать счёт на оплату?
Сделать счёт на оплату для покупателя можно двумя способами:
Способ №1
hidden>
Скачать образец актуального в 2022 году счёта на оплату услуг, затем заполнить его вручную, не допуская ошибок и опечаток. Этот способ имеет изъян. Недостаточно просто скачать форму, счёт необходимо грамотно оформить.
Для полной уверенности в правильности заполнения лучше иметь под рукой образец оформления счёта на оплату. Но где гарантия, что сам образец заполнен верно? Ещё один важный момент: нумерация счетов. Она должна идти подряд, без пропусков и повторов.
При этом нужно помнить, что нумерация ежегодно обнуляется. В этих условиях после скачивания формы счёта необходимо проверять каждый номер в индивидуальном порядке.
Способ №2
hidden>
Он заключается в использовании интернет-сервиса «Моё дело», благодаря которому Вы формируете счёт на оплату в формате.xls в автоматическом режиме. Всё просто и понятно, но главное – в течение нескольких секунд Вы получаете на 100% правильно сформированный счёт на оплату без каких-либо образцов заполнения.
Образец счёта на оплату
Образец счёта на оплату
Для чего нужно выставлять счёт на оплату
Когда продавец хочет получить деньги за свой товар, он может предъявить покупателю счёт на оплату с указанием основания платежа, суммы и банковских реквизитов. Перечисление денег покупателем означает его согласие с ассортиментом и условиями поставки продавца.
Это работает, если сторонами сделки выступают юридические лица или ИП. Счёт на оплату — не обязательный для учёта документ, но его применение упрощает расчёты между контрагентами и служит дополнительным элементом сопровождения сделки.
Основанием для выставления счёта служат:
- договор купли-продажи или оказания услуг (выполнения работ);
- акты выполненных услуг (работ);
- товарные и транспортные накладные;
- счета-фактуры.
Счёт на оплату может быть авансовым или по факту. В первом случае покупатель вносит предоплату, размер которой оговаривается условиями договора, а во втором случае — оплачивает продукцию, работы или услуги после их поставки или выполнения.
Применяется в основном для безналичных расчётов, но его также можно оплатить и наличными средствами, если у фирмы или ИП-продавца есть касса.
С помощью полученных и оплаченных счетов можно контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, составлять платёжный календарь и вести сверку взаимных расчётов в разрезе договоров.
Правила заполнения счёта на оплату
Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:
- дата и номер счёта;
- данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
- данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
- информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
- итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
- подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
- печать (при наличии);
- можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.
Заполнить счёт не так сложно, вопросы могут возникнуть при указании НДС. Если компания или ИП не выступают плательщиком НДС и применяют УСН, ЕСХН или патент, в счёте НДС не выделяется, и в итоговой сумме ставится отметка «без НДС».
Для плательщиков НДС нужно выделять этот налог в итоговой сумме. Например: общая сумма к оплате 158 000 рублей, в том числе НДС (20%) — 26 333 рубля 33 копейки.
Чтобы избежать возможных ошибок, рекомендуется прописывать итоговую сумму оплаты текстом: 158 000 (Сто пятьдесят восемь тысяч) рублей 00 копеек.
Счёт на оплату обычно оформляют в двух экземплярах, один из которых отдают покупателю, а второй остаётся у продавца. При электронном документообороте счёт отправляется в виде файла, подписанного электронно-цифровой подписью продавца.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Документ схожий со счётом на оплату, но выполняющий другие функции, называют счётом-фактурой. Он обязателен для применения налогоплательщиками НДС, и имеет специально разработанный бланк, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.
Он выставляется после отгрузки товаров, выполнения услуг (работ), получения предоплаты, и подтверждает факт уплаты НДС и акцизов. На основании счёта-фактуры налоговая инспекция контролирует:
- у продавца (исполнителя) — сумму НДС к начислению;
- у покупателя (заказчика) — сумму НДС к возмещению.
Счёт-фактура может являться основанием для оплаты, так как подтверждает факт выполнения работ или получения товара.
Сэкономьте время и деньги
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
Подробнее
Как заполнить счёт-фактуру
Продавец должен выставить счёт-фактуру в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товаров, выполнения работ, услуг, или получения предоплаты. Счёт-фактуру делают в 2 экземплярах, один — для покупателя, другой для продавца.
- заполнение начинается с номера документа и его даты (номер должен быть последовательным, по возрастанию);
- указываются реквизиты продавца (полное наименование, адрес, ИНН и КПП);
- пишутся данные о грузоотправителе и грузополучателе. Нужно заполнять только при продаже товаров. При оказании услуг и выполнении работ ставятся прочерки;
- ставим ссылку на платёжно-расчётный документ (платёжное поручение), его номер и дата;
- заполняем наименование валюты и её код по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль 643);
Переходим к заполнению таблицы:
- столбец 1 — название объекта договора (как прописано в самом договоре);
- столбцы 2 и 2а: код единицы измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения и её условное обозначение. Например, 796 штука;
- столбец 3 — количество или объём;
- столбец 4 — цена за единицу измерения;
- столбец 5 — стоимость товара (работ, услуг) без налога;
- столбец 6 — в том числе стоимость акциза (если нет, пишем «без акциза»);
- столбец 7 — налоговая ставка НДС (может быть 0%, 10%, 20%);
- столбец 8 — сумма налога (НДС) предъявляемого покупателю;
- столбец 9 — стоимость товара (работ, услуг) с налогом (НДС);
- столбцы 10 и 11 относятся к импортным товарам. 10 — код страны происхождения по Общероссийскому классификатору стран мира, 10а — её краткое наименование. Например, 156 Китай. 11 столбец — номер таможенной декларации.
Счёт-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Если функции главного бухгалтера возложены на руководителя, обе подписи ставит он. Печать на счёт-фактуре не обязательна.
Чем отличаются счета ИП и ООО
Отличия в счетах для ООО и ИП — есть, но их немного:
- Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
- ИП ставит одну свою подпись, а счёт организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
- Счёт ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
- Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без неё.
Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?
Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Счёт на предоплату и постоплату: в чем разница?
hidden>
Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания. Тогда продавец выставляет счёт на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем. Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступ
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оплачивать товар или услугу без счёта?
Можно, без проблем. Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платёжке на них. Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.
Для чего он нужен журнал счетов?
Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учёта. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.
Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платёж, а ещё вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.
Добавить в «Нужное»
Можно ли выставить счет без договора
Счет на оплату товаров, работ, услуг является фактом свершения сделки между сторонами, в ней участвующими. Предметом данной сделки обычно являются товары, работы, услуги. Выставление или невыставление счета оговаривается, как правило, в заключенном ранее договоре, от условий которого зависит, может ли счет быть выставлен раньше договора.
Документальное оформление сделки
При оформлении сделки важное значение имеет правильное документальное ее оформление. При оформлении сделки могут быть использованы такие документы, как договор и счет на оплату, их особенности представлены в таблице 1.
| Документ | Описание |
|---|---|
| Договор | Договор обязательно составляется на бумажном носителе, возможны следующие варианты заключения договора:
Договор обязательно должен содержать все необходимые реквизиты, подписи и печати. В договоре можно предусмотреть скидки, сроки оплаты, поставки и т.д. |
| Счет на оплату | Счет на оплату товаров, работ, услуг является необязательным документом, но в нем обязательно должны содержаться необходимые реквизиты. К таким реквизитам относятся наименование покупателя и продавца, их адреса, наименования их банков, номера счетов для перечисления денежных средств, ИНН, КПП, БИК и т.д. В отличие от договора счет на оплату необязательно составлять на бумажном носителе, можно в электронном виде отправить по электронной почте. |
В договоре предусмотрено выставление счетов на оплату
При оформлении договора стороны могут предусмотреть выставление счета на оплату. В этом случае счет на оплату должен быть выставлен после даты подписания договора на определенных договором условиях и в указанные сроки. Необязательно даты счета и договора должны совпадать, но счет не должен быть выставлен датой, которая раньше, чем дата заключения договора. Если в договоре между сторонами указано выставление счетов на оплату и на выставленном счете на оплату дата указана более ранняя, чем дата заключения договора, то в этом случае рекомендуется выставление счета заново. То есть необходимо счет выставить датой позже даты заключения договора в те сроки и на тех условиях, которые там указаны.
Счет без договора
Счет на оплату в некоторых случаях может заменять договор, т. е. иногда достаточно выставления только счета, оформление договора не требуется. Выставление счета на оплату без договора возможно лишь в том случае, когда счет является офертой, т. е. в счете указана существенная для договора информация.
Если оплата по счету произведена до заключения договора, то счет имеет юридическую силу, если он содержит все существенные условия договора. Например, для поставки это цена товара, его наименование и количество, порядок и сроки расчетов. Такой счет следует рассматривать как предложение заключить договор (оферту). Оплата покупателем полученного счета является акцептом оферты, то есть в этом случае договор будет считаться заключенным на условиях, указанных в счете.
Если счет выставлен раньше договора
Если в договоре между сторонами не предусмотрено выставление счета, то выставление счета датой ранее, чем дата заключения договора, не является ошибкой. В данном случае оплата производится по договору, а не по счету.
Если же счет на оплату выставлен раньше, чем заключен договор, необходимо в договоре указать, что действие данного договора распространяется и на этот счет, который выставлен с более раннего числа. В этом случае рекомендуется составить акт сверки, в котором будет указано, что полученная сумма поступила в качестве предоплаты по данному договору.