Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Письмо-отказ: правила подготовки и образец
Любая организация в своей деятельности ведет активную деловую переписку. Компании регулярно получают различные предложения, многие из которых в силу разных причин не представляют для них интереса. Разберемся, как вежливо отказаться от услуги в письме.
Как правильно составить письмо-отказ
В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании в силу разных причин: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.
Если компания не заинтересовалась направленным в ее адрес предложением, можно его просто проигнорировать. Но игнорирование может расцениваться как элементарная невежливость. Правила деловой этики предписывают направить адресату официальное письмо с отказом на поступившее предложение. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.
Составляется письмо-отказ в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:
- Документ подготовьте на официальном бланке организации.
- В вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
- Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени-отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте проставьте общее обращение (например, «Добрый день!»).
- Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
- Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), обозначьте, что вы с ними ознакомились.
- Сообщите об отказе от поступившего предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
- Мотивы отказа указывать не обязательно, но желательно. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предлагаемых товаров сообщите, что в настоящий момент не нуждаетесь в данной группе товара либо отсутствует финансовая возможность для их приобретения.
- Выразите отношение к будущему сотрудничеству, если таковое возможно, и укажите его условия. Например, при подготовке ответа на предложение об обучении, от которого вынуждены отказаться в связи с нахождением сотрудника на больничном, укажите, что при выходе работника готовы направить его на курсы.
- Подпишите письмо, поставьте дату и зарегистрируйте в журнале учета исходящей корреспонденции. Подписывает отказ руководитель организации либо лицо, назначенное ответственным за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения, когда предлагаются к приобретению товары).
Используйте лаконичный стиль, не перегружайте ответ излишними эмоциональными сожалениями по поводу того, что вынуждены отказать адресату.
Надо знать: как составить официальное письмо в организацию
Варианты отправки письма-отказа
Отправляйте ответ удобным для вас способом:
- почтой;
- курьером или нарочным;
- электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).
Отправку электронными средствами связи используйте в случае, когда первоначальное письмо пришло по таким каналам коммуникации.
Пример письма-отказа
Для работы рекомендуем использовать следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.
От предпринимателя:
Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович
ОГРН 2323454567001, ИНН 1234567890, КПП 121001001
Адрес: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Главе администрации
МО города Энска
Энского района
Петрову А.П.
Исх. 1-2-3 от 10.02.2023
Уважаемый Порфирий Петрович!
Рассмотрев полученное от Вас предложение о сотрудничестве об открытии цеха по производству мебели на территории города Энска, вынужден сообщить Вам о своем отказе. Причиной отказа является отсутствие в моем распоряжении в настоящее время свободных средств, необходимых для организации производства.
Индивидуальный предприниматель /Пэпэтэшин/ Пэпэтэшин П.П.
По экономическим критериям:
Шаблон:
Читайте также:
- как написать письмо с предложением о сотрудничестве;
- как написать ответ на запрос о предоставлении информации.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Алешина Ольга
Адвокат
В 2005 году закончила Владимирский государственный университет по специальности «Юриспруденция» С 2004 по 2011 год работала юристом, специалистом по кадрам. В 2011 году получила статус адвоката. Занимаюсь ведением гражданских и уголовных дел.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Содержание
- 1 Сложности при написании писем-отказов
- 2 Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа
- 2.1 Стиль письма-отказа
- 3 Содержание письма с отказом
- 4 Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
- 5 Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа
- 5.1 Письмо-отказ
Сложности при написании писем-отказов
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.
Как вежливо и грамотно ответить отказом на предложение о работе, сотрудничестве: варианты, примеры, образец отказа
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке.
Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:
- Можно отказать в неактуальных предложениях
- Не согласиться на сотрудничество
- Отказаться от требований
- Отказаться выполнять определенный объем работы
- Отказ в принятии на работу
Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо. Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо. Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.
Важно помнить правила:
- Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
- Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
- Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
- После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
- Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
- Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
- Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
- Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.
Писать письма с отказом – умение далеко не каждого начальника, секретаря, администрации и учреждения. Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации.
Важно знать:
- Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
- Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
- Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
- Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
- Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.
Рекомендации:
- Начиная писать, вам следует обозначить имя того, кому вы его пишите, адрес и личные данные.
- Обязательно используйте только вежливую и деликатную форму общения.
- Обязательно поблагодарите вашего адресата за проявление интереса к организации.
- Отказывая в чем-то или кому-то, следует обязательно сослаться на обстоятельства или причины (можно прислать дополнительные бумаги).
- Если это возможно, выскажите в письме намек или надежду на то, что в дальнейшем может состояться еще одно сотрудничество.
Что должно быть в письме:
- Персональное обращение: вежливое, официальное, полное
- Поблагодарите человека за любое участие или заинтересованность.
- Задайте контекст
- Объясните и покажите, что вы владеете всей и только полной информацией об актуальном вопросе.
- Сообщите о том, что решение принялось, в соответствии с нормами, требованиями.
- Выразите искреннее и деликатное сочувствие
- Не забудьте отметить достоинств человека
- Не грубо и «красиво» откажите человеку
- Предложите возможные альтернативы
Важные особенности:
- Правила написания письма схожи с теми, которые требуются для других официальных писем.
- Отказ пишется с учетом поступившего предложения участия в любом из мероприятий.
- Обязательно сошлитесь на обстоятельства, которые помешали Вам присутствовать на мероприятии.
Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.
При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.
Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.
При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:
- необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
- важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
- невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
- психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).
Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.
Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:
- начало (заголовок и обращение);
- основной (информативный) раздел;
- заключение (дата и подпись).
Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.
Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.
«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,
«Уважаемая Ирина Ивановна!».
Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .
«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;
«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;
«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».
Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.
Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.
«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;
«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;
«Ваш опыт заслуживает уважения»;
«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;
«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».
«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;
«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;
«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».
«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;
«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».
Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.
Стиль письма-отказа
Содержание письма с отказом
Уважаемый Николай Николаевич!
Уважаемый г-н Николаев!
Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.
В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…
Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…
Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…
Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…
К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…
Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается.
Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…
Мы внимательно изучили представленные документы…
Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
- мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
- нам неприятно отвечать отказом;
- нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.
Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.
Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
| Письмо отказ | Инструменты корректности |
| Добрый день, Владимир! | Персональная адресованность |
| Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! | Благодарность за отклик на предложение |
| Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено |
| Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. |
Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
ТОО «Технология»
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:
Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка
(5 голос-ов, 4,20 из 5)Загрузка…
деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо
Как вежливо и грамотно ответить отказом на приглашение на собеседование: варианты, примеры, образец отказа
Письмо-отказ
Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина. В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
Письмо, или как его еще называют уведомление о расторжении договора — обычное письменное делопроизводство между двумя субъектами правоотношений.
Досудебное урегулирование расторжения письменных контрактов (в том числе аренда, оказание услуг) выражается в форме письменного предложения к взаимному согласию. Хорошо, когда разногласия по обязательствам отсутствуют.
По-другому дело обстоит, если стороны имеют претензии по качеству исполнения обязательств, взаимные долги. Судебный процесс в таком случае неизбежен.
Рассмотрим пример обращения используя сферу оказания услуг. Окончание действия соглашения об оказании услуг может произойти в силу самых различных обстоятельств. Чтобы более правильно понимать, для чего нужно составлять такой документ обозначим главные аспекты.
- В верхней части листа, как правило, вставляется фирменный логотип предприятия с минимумом обязательных реквизитов;
- Ниже, справа, обращение к руководящей должности адресата и наименование компании (например: «Директору ООО «Бесплатные документы»);
- Далее по-середине, слово «уведомление» или вежливое обращение в виде: «Уважаемый Иван Иванович»;
- В содержании необходимо конкретизировать причины разрыва отношений, желаемый срок окончания контракта, нарушения обязанностей, если таковые были;
- Внизу должна быть виза руководителя, его расшифровка и должность;
- Письмо о расторжении договора оказания услуг должно содержать исходящий номер и дату. Отсутствие таковых может поставить вопрос о не легитимности документа.
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
- мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
- нам неприятно отвечать отказом;
- нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы. Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ. Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:
1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».
5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:
|
Письмо отказ |
Инструменты корректности |
| Добрый день, Владимир! | Персональная адресованность |
| Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! | Благодарность за отклик на предложение |
| Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено |
| Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. |
Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
ТОО «Технология»
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:
Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка
Статьи по теме:
- Правила электронной деловой переписки О теме письма
- Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
- Простые правила русского языка
- Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
- Этика электронной деловой переписки
Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде. При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация. Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.
Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:
- необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
- важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
- невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
- психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).
Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.
Структура и примерное содержание письма-отказа
Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:
- начало (заголовок и обращение);
- основной (информативный) раздел;
- заключение (дата и подпись).
Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.
Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.
Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:
«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,
«Уважаемая Ирина Ивановна!».
Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .
Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:
«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;
«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;
«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».
Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение. Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились. В качестве примера можно использовать такие фразы:
«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;
«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;
«Ваш опыт заслуживает уважения»;
«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;
«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».
Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:
«Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;
«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;
«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».
Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:
«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;
«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».
Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.
Стиль письма-отказа
Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.
Оформление письма-отказа
На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации. Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции. В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.
В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:
«Об участии в мероприятии»;
«О приглашении на семинар»;
«Решение по Вашему резюме».