Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Содержание
Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.
Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.
Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Приветствие
Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.
Правила создания эффектного заголовка:
- Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
- Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
- Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
- Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».
Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.
Суть предложения
Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
- Повысьте конверсию сайта на 30%
- Новым клиентам 50 минут в подарок
Узнать подробнее
Благодарность
Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как усилить предложение о сотрудничестве
Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.
Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.
Правила оформления
Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.
Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве
«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России).
В услугу входит:
- привлечение новых подписчиков;
- создание и оформление интересного контента;
- поддержка активности в профиле или группе;
- настройка таргета.
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.
Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:
- скидка 15% на размещение статей в журнале;
- скидка 10% на рекламные объявления.
Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035
Телеграм @artempetrov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.
Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.
Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».
Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве
☑ Логичная структура.
☑ Ясность и лаконичность.
☑ Отсутствие грамматических ошибок.
☑ Вежливость, уместный тон.
☑ Информативность.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Когда ждать ответа на письмо
Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.
Коротко о главном
- Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу.
- В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
- Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.
Коммерческое предложение нередко сопровождают специальным письмом, в котором указывают суть предложения, порядок работы с компанией, а также оно должно содержать информацию, которая заинтересовала бы потенциального партнера. Как составить такое сопроводительное письмо, расскажем в статье.
ФАЙЛЫ
Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению .doc
Функции сопроводительного письма к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо — это документ, который прилагают к основному документу или пакету бумаг. Его задача — пояснить или дополнить информацию в основном документе.
Функции такого письма к коммерческому предложению состоят в том, чтобы описать преимущества работы с компанией-отправителем для получателя, чтобы у него появилось желание ознакомиться с коммерческим предложением. Также письмо перечисляет, какие еще документы были отправлены адресату. Отправка сопроводительного письма в бизнесе считается хорошим тоном.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.
Структура письма должна быть следующей:
- Наименование компании-отправителя с реквизитами.
- Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
- Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
- Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
- Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
- Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
- Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
- Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.
Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.
Несколько советов по составлению письма
- Текст письма должен быть понятен. После прочтения у адресата не должно возникнуть каких-либо вопросов о том, чем занимается отправившая письмо компания и что она предлагает.
- Будет хорошо, если автор письма будет иметь аналогичную должность, что и его получатель. То есть письмо нужно писать от имени руководителя организации.
- Письмо должно иметь деловой вид. Можно использовать полиграфическую и цветную печать, так как документ отправляется в рекламных целях. Но не нужно переусердствовать с количеством и яркостью цветов.
- Текст письма не должен быть продающим. Это больше информационное письмо, поэтому стиль должен быть соответствующий.
- В случае если письмо было отправлено после предварительной договоренности, можно также указать это. Например: «В понедельник мы беседовали с вами по телефону о …».
- Допустимы и такие формы обращения: «Добрый день, Вас приветствует …», «Добрый день! Направляем коммерческое предложение по Вашему запросу».
Образец
Общество с ограниченной ответственность «Север»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Ломоносова, д.56
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889
Генеральному директору ООО «Запад»
Соколову Сергею Сергеевичу
Исх. №45
23.09.2019 г.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Вас приветствует компания ООО «Север». Мы производим продукцию из пластика для дома и сада. Наша компания работает уже 10 лет, имеет устойчивое положение на рынке и самые низкие цены в регионе. Нашими партнерами являются и транспортные компании, поэтому мы всегда можем предложить выгодные условия по доставке груза. В приложении к письму Вы найдете всю необходимую информацию о продукции и условиях сотрудничества.
Приложения:
- Коммерческое предложение.
- Прайс-лист.
- Каталог товаров.
- Проект договора о сотрудничестве.
С уважением,
генеральный директор ООО «Север»
Михайлов Кирилл Кириллович
Исполнитель: менеджер по продажам
Романов Иван Иванович
тел. 89000000000
Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
— как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений «я»,
«мы», «вы», «нам», «наш»
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными «организация»,
«подразделение», «сотрудник» и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование «книжных» оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Предложение руководству будет полезным в том случае, если вы хотите озвучить процедурные усовершенствования, дополнительные возможности дохода или способы экономии. Также можно составить предложение, если вы заметили аспекты, которые, на ваш взгляд, следует изменить. Для подготовки предложения руководству компании важно собрать все необходимые сведения. Сообщите идею сотрудникам и узнайте их мнение. Текст предложения должен быть тактичным.
-
1
Сформулируйте идею или проблему. Если вы хотите оптимизировать производство или снизить расходы, то важно определить основную проблему. Часто идея будет казаться вам понятной, но если вы пытаетесь устранить проблему, то будьте наблюдательны.
-
2
Исследуйте вопрос. Прежде чем составлять предложение, проверьте все факты. Нужно поговорить с причастными людьми — сотрудниками, руководством или клиентами. Читайте о других компаниях и отличиях в работе.
- Например, если вы считаете, что руководству следует сменить поставщика продовольствия, то сначала поговорите с работниками кухни. Что они думают об этом? Они работали в других фирмах с другими поставщиками? Что думают ваши сотрудники? Возможно, ваше недовольство является не вопросом качества, а личных предпочтений.
-
3
Составьте описание проблемы. Прежде всего необходимо описать текущую ситуацию. Укажите все уместные детали (задействованные лица, даты, места). На данном этапе не высказывайте суждений, а просто объясните положение вещей.
- Например, напишите: «Последние семь лет компания X пользуется услугами поставщика Y. За это время количество основных блюд сократилось с пяти до двух. Количество вегетарианских блюд также сократилось, а в некоторые дни они вообще отсутствовали».
-
4
Объясните свое решение. Очертите проблему и ясно сформулируйте свое предложение. Сразу сообщите ключевую идею. Покажите, что вы опираетесь на исследования.
- Например, напишите: «Я рекомендую компании X сменить поставщика провизии. Доступно сразу несколько вариантов на выбор. Поставщик W и поставщик Z предлагают обширное меню с ценами, которые сопоставимы с расценками нынешнего поставщика. Более того, поставщик Z предлагает ежедневные основные блюда вегетарианской и веганской кухни, а также блюда без глютена, что позволит лучше удовлетворить потребности всех сотрудников. Поставщик W предлагает меньше веганских позиций в меню, но также является хорошим вариантом. По результатам исследования 2011 года 40 % наших сотрудников являются вегетарианцами, 10 % — веганы и 2 % отказались от глютена».
-
5
Составьте план. Опишите каждый шаг, включая время и стоимость реализации. Четко укажите известные факты и неизвестные аспекты. Используйте пронумерованный план. Сообщите больше подробностей. Не преувеличивайте ценность своего предложения, но опишите потенциальные результаты.
- Для смены поставщиков нам потребуется: 1. Дождаться завершения договора с поставщиком Y 2. Запросить у поставщиков W и Z пробные образцы 3. Выбрать одну фирму 4. Заключить договор с выбранной фирмой. Расходы будут сопоставимы с расценками нынешнего поставщика Y. По завершении срока действия договора с поставщиком Y штрафы не предусмотрены. Более того, если сотрудникам больше понравятся новые продукты, то удовлетворенность на рабочем месте возрастет.
-
6
Перечислите возможные возражения. Покажите, что вы осведомлены о возможных недостатках вашего плана. Возможно сопротивление среди сотрудников? Например, некоторым сотрудникам нравится нынешний поставщик. Вам придется убеждать вышестоящие инстанции в безопасности такой идеи? Расскажите, как вы собираетесь убедить других в успехе идеи.
-
7
Укажите необходимые материалы и сотрудников. Если для изменения требуется закупить новые материалы или нанять новых сотрудников, то сообщите об этом после плана. Также сообщите требуемое время (время тоже ресурс). Создайте контрольный список. Например, можно указать следующее:
- Требуется: подкомитет для оценки поставщиков (4 представителя разных отделов компании), 2 часа на пробы образцов, 3 часа на составление отчета.
-
8
Завершите предложение первоочередной выгодой. В конце документа повторите предложенное изменение. Переформулируйте три ключевых пункта и составьте итоговое предложение. Можно рассматривать это как пояснительную записку. Например:
- «Как сказано в предложении, за последние семь лет поставщик Y сократил количество главных блюд в меню. Поставщики W и Z предлагают больше разнообразия за сопоставимую стоимость. Я рекомендую провести пробу образцов товара новых поставщиков, чтобы сделать окончательный выбор. Такой шаг наверняка повысит степень удовлетворенности и лояльности сотрудников».
- Укажите конкретные финансовые или количественные преимущества. Например, инновации позволят сократить расходы? Сообщите об этом.
- Упомяните качественные преимущества. Иногда пользу для компании не получится показать в количественном выражении с помощью цифр и голых фактов. Сообщите, если изменения повысят уровень удовлетворенности сотрудников. Подобные улучшения также ценны.
Реклама
-
1
Покажите предложение сотруднику. Лучше всего показать предложение коллеге и попросить высказать мнение. Сотрудник может согласиться с вами. В случае несогласия уточните причины. Если замечания покажутся вам справедливыми, то пересмотрите свое предложение. Если же вы признаете уместность замечаний, но не согласны с точкой зрения коллеги, добавьте возражения в соответствующий раздел предложения.
-
2
Проверьте документ. Завершите текст предложения и покажите другу или коллеге, после чего убедитесь в отсутствии стилистических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также следите за объемом. Не пишите слишком большое предложение, иначе руководители могут даже не читать документ! Одной-двух страниц вполне достаточно.
-
3
Подайте предложение руководству. Когда предложение будет готово, определите руководителя, которому следует подать документ. В некоторых организациях используется очевидная структура управления и принятия решений. В других компания с более горизонтальной структурой не всегда понятно, кто имеет реальные полномочия. Изучите этот вопрос и выявите подходящего человека. Подайте ему свой отчет.
- Попробуйте организовать личную встречу. Часто начальники лучше реагируют на предложения перемен при разговоре лицом к лицу. В противном случае отправьте предложение в обычном или электронном письме.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 18 292 раза.
Была ли эта статья полезной?
- Что такое предложение о сотрудничестве
- Типы предложений
- Структура письма
- Оформление письма
- Последующие шаги
Что такое предложение о сотрудничестве
Всем известно, что одна голова хорошо, а две лучше. А если две головы будут трудиться над совместным получением прибыли, тогда успех гарантирован. Главное, найти полезных для дела людей и заинтересовать их в дальнейшей работе. В этом вам поможет предложение о сотрудничестве.
Фактически это документ, в котором один предприниматель предлагает другому работать вместе на взаимовыгодных условиях.
Как сделать так, чтобы коммерческое предложение работало? Максимально заинтересовать другую сторону, обрисовать будущие перспективы.
Предложение о сотрудничестве не имеет единого шаблона и строгих рамок, но все же отличается отдельными нюансами в составлении. Документ включает в себя коммерческое предложение, предложение об участие в различных проектах, рекламную оферту о продаже или приобретении товаров или услуг.
Кто составляет документ? Нет единой должности, которая отвечала бы за это дело. Часто структуру документа прорабатывают маркетологи или секретари. Составление горячих предложений ложится на плечи менеджеров по продажам.
Технические специалисты вступают в игру, когда необходимо расписать профессиональные тонкости в узких сферах или разложить по полочкам производственный процесс.
В конце руководитель изучает и утверждает документ перед отправкой. Иногда он лично составляет предложение.
Составить предложение может любой сведущий в деле человек. Иногда документ проходит несколько этапов, прежде чем лечь директору на стол.
В интернете вы найдете множество образцов письма о сотрудничестве между компаниями и приглашения к сотрудничеству. Не стоит бездумно копировать уже готовый вариант, лучше используйте его как шаблон для создания своего, уникального, документа.
Типы предложений
Какие бывают предложения о сотрудничестве? В зависимости от целей, взаимоотношений между отправляющей и принимающей сторонами их разделяют на несколько типов.
- Холодные оферы
Предназначаются компаниям, с которыми вы знакомитесь в первый раз. Цель: забросить удочку, заставить другую компанию обратить на себя внимание, вступить с вами в переписку. В таких документах отправляющая сторона максимально кратко, структурно и информативно расписывает достоинства своей компании и будущие перспективы совместной работы.
- Теплые оферы
Работают с адресатами, которых вы уже заинтересовали. Эти люди относятся к вам лояльно, потому что видят выгоду в сотрудничестве сейчас или же имели положительный опыт работы с вами в прошлом.
Например, вы когда-то имели дело с этой компанией и договорились о продолжении отношений на другом уровне или же планируете начать новое в смежной сфере. Либо клиенты оставили заявку на сайте, а теперь вы продвигаете их дальше по воронке продаж: хотите созвониться, встретиться для уточнения нюансов будущего дела или даже заключить договор.
- Горячие оферы
Составляют партнерам и клиентам, с которыми сложились максимально тесные взаимоотношения. С ними вы уже обсуждали будущую работу в телефонном разговоре, переписке или при личной встрече.
Во время составления документа важно учитывать всю информацию о принимающей стороне, быть максимально дружественными и ориентированными под конкретные потребности отдельной компании или клиента.
Прежде чем приступить к написанию письма, проведите исследование компании-партнера: узнайте о характере деятельности будущего контрагента, продуктах или услугах, корпоративной культуре и особенностях позиционирования на рынке.
Это даст возможность предложить наиболее подходящий для сотрудничества вариант.
Виды договоров: какие бывают, чем отличаются
Структура письма
Как правило, предложение о сотрудничестве состоит из следующих элементов.
- Приветствие
Многие опускают эту часть. Но теплое приветствие создает правильный настрой. Ваш партнер понимает, что это не массовая рассылка. Вы адресовали письмо лично ему.
Письмо адресуют:
- конкретному лицу в компании. Обычно это директор, руководитель, отвечающий за развитие партнерских контактов, или иное лицо;
- предприятию. В этом случае письмо сначала получит секретарь.
Как приветствовать? Используйте стандартные формы вежливого общения в деловых документах:
- Добрый день / Здравствуйте, ФИО!
Можете назвать адресата по имени отчеству или только по имени, если вы в теплых отношениях и это будет уместным.
- Уважаемый Иван Иванович!
- Уважаемые коллеги!
- Дорогие друзья! Мы рады вас приветствовать и хотим сообщить и т. д.
Отделите эту часть письма от основного текста и выделите, например, курсивом или жирным шрифтом.
Логотип производит впечатление и создает имидж надежной компании, которая заняла нишу на рынке. Доверьте эту работу дизайнеру.
- Заголовок
Это краткое, но емкое и понятное описание содержания предложения.
Сформулируйте ясный и привлекательный заголовок, который отразит суть предложения.
Заголовки могут быть нейтральными. Например, «Предложение о стратегическом партнерстве между компанией “Цветы Алтая” (подставьте название своей фирмы) и компанией “Росагрохолдинг” (название фирмы-контрагента)».
Или же креативными, цепляющими внимание. Например, «Ваше спокойствие — наша забота» для центра психологической помощи, «Здесь растят юных Кулибиных» для центра робототехники.
- Вступление
Это представление компании, цели обращения и краткое описание предполагаемого сотрудничества.
Представьте вашу компанию, укажите направление деятельности, достижения и репутацию на рынке.
Постарайтесь максимально полно охарактеризовать себя с выгодной стороны. Для этого отталкивайтесь от интересов и характера деятельности принимающей стороны.
Налаживаете контакты с серьезной компанией по производству автомобильных двигателей? Пишите о себе кратко, обращайтесь к фактам и цифрам. Просто восторженное описание того, какие вы молодцы, может произвести обратный эффект — вызвать недоверие.
Печете торты и капкейки на заказ и хотите получить рекламу у крупного блогера? Не стесняйтесь описать товар сочно, красочно и «вкусно».
Просто поставьте себя на место контрагента. Что бы он хотел получить? На каких условиях решился на сделку? Блогер, который будет рекламировать вашу компанию, хочет денежного вознаграждения или годовой абонемент в ваш фитнес-центр? А может, предложить ему выбор?
Объясните, почему вы обратились именно сюда и какое сотрудничество предлагаете.
Пишите без высокомерия, но с чувством собственного достоинства. Вы не настаиваете на совместной работе на любых условиях, а предлагаете сотрудничество, которое также выгодно контрагенту.
Начинайте предложение сразу с офера. Например, «Мы хотим подарить вам годовой абонемент в наш спортзал». Только потом приступайте к изложению сути сотрудничества. Пишите о вашем предложении «вкусно», чтобы его захотелось заполучить любой ценой.
Хотите начать свое дело, но финансы не дают развернуться? Совкомбанк поддержит вас в любых начинаниях.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь вам! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств вам понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж по нему на нашем специальном калькуляторе!
Рассчитать кредит
- Основная часть
Это подробное описание предложения сотрудничества.
Обратите внимание на следующие аспекты:
- Цели и задачи совместной работы. Определите, какие конкретные цели вы планируете достичь совместными усилиями. Это могут быть разработка новых продуктов, освоение новых рынков, увеличение производственных мощностей и т. д.
- Преимущества для обеих сторон: объясните, какие выгоды получат обе компании от предполагаемого сотрудничества. Уделите внимание не только финансовым результатам, но и улучшению имиджа, укреплению позиций на рынке и т. д.
- Условия сотрудничества: опишите основные правила и обязательства сторон. Это может включать деление затрат, распределение прибыли, техническое содействие, предоставление интеллектуальной собственности и т. д.
Отнеситесь к этой части с особым вниманием. Ваша задача — не просто «завлечь» контрагента, а начать сотрудничать на взаимовыгодных условиях, учитывая прежде всего свои интересы. Но у контрагента после прочтения письма должно оставаться стойкое ощущение, что это он «выиграл сектор приз».
- Возможные риски и их минимизация: честно и объективно оцените все тонкие моменты, связанные с сотрудничеством. Предложите стратегии для их минимизации, чтобы убедить партнера в надежности вашего предложения.
- Заключение: предложение обсудить детали сотрудничества лично или по телефону. Укажите контактные данные, включая имя, должность, телефон и адрес электронной почты. Завершите письмо благодарностью за внимание и выразите надежду на положительный ответ.
Получили заманчивое предложение о сотрудничестве, но сомневаетесь в надежности контрагента? Воспользуйтесь сервисом Совкомбанка «Проверка контрагентов».
Хотите проверить контрагента на благонадежность, но не знаете, как это сделать? Клиенты Совкомбанка не задаются этим вопросом, а пользуются специальным сервисом «Проверка контрагентов» в интернет-банке. Проверяйте своих партнеров и будьте спокойны за свой бизнес.
Оформление письма
Не пренебрегайте оформлением. Это не просто формальность, а важный аспект. Небрежно оформленный документ производит плохое впечатление и, как следствие, влияет на окончательное решение.
Используйте официальный стиль и форматирование. Аккуратно оформите письмо и отформатируйте текст. Используйте шрифты и отступы, соответствующие корпоративному стилю вашей компании.
Проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь специализированными инструментами для проверки текста или обратитесь к профессиональному редактору.
Подпишите письмо от имени руководителя или сотрудника, который отвечает за взаимодействие с партнерами. Это подчеркнет серьезность вашего предложения и покажет готовность к ответственному и долгосрочному сотрудничеству.
Последующие шаги
Построение коммерческих отношений — процесс длительный и многоступенчатый. Письмо — первый шаг к сотрудничеству. Отправили письмо и выдохнули? Расслабляться еще рано.
Будьте готовы к диалогу. Если предложение вызовет интерес у потенциального партнера, он может попросить дополнительную информацию или назначит встречу. Подготовьтесь к возможным вопросам и предоставлению дополнительных материалов.
Не откладывайте ответ на запросы. Быстрый и профессиональный ответ на вопросы или предложения демонстрирует вашу заинтересованность в сотрудничестве и уважение к партнеру.
Не получили ответа на письмо? Не стесняйтесь связаться с компанией-партнером еще через некоторое время. Возможно, ваше предложение ушло в спам или потерялось среди других сообщений.
Может быть, с первого раза будет тяжело составить идеальное предложение, которое гарантированно «обеспечит» вам выгодного компаньона. Но дорогу осилит идущий, а смелость берет города. Из раза к разу ваши умения будут расти, а навыки совершенствоваться. Немного решительности, предпринимательской смекалки и хитрости, пара кликов мышкой — и вперед, к новым знакомствам и целям.