Как составить письмо соглашение образец

Ваше имя:
*

Телефон:
*

Когда вы хотите определить условия рабочих отношений между двумя или более сторонами, подумайте о написании письма-соглашения. Это письмо возлагает на каждого ответственность за выполнение своих обязанностей и является важным документом для любой стороны, которая хочет получить письменный отчет о согласованных услугах и условиях.

В этой статье мы расскажем, что такое письмо-соглашение, объясним, как его написать, и предоставим шаблон и пример, чтобы помочь вам приступить к составлению своего собственного.

Что такое письмо-соглашение?

Письмо-соглашение — это вид делового документа, который объясняет и устанавливает условия рабочего соглашения между двумя или более сторонами. Письмо-соглашение обычно включает такие детали, как контактная информация участвующих сторон, согласованные платежи и сроки. Цель письма-соглашения — защитить ваши права и четко обозначить обязанности каждого.

Некоторые распространенные причины для написания письма-соглашения включают:

• Договоры с клиентами

• Соглашения о неконкуренции

• Аренда

• Трудовые соглашения

• Депозитные соглашения

Как написать письмо-соглашение

При написании письма-соглашения постарайтесь использовать профессиональный язык и объективно написать все оговоренные условия как можно более подробно. Вот шаги по написанию письма-соглашения:

1. Озаглавьте документ

Добавьте заголовок в верхней части документа. Вы можете использовать Письмо-соглашение для простоты. Если вы регулярно пишете много писем-соглашений, может быть полезно добавить одну или две конкретные детали, например, имена участвующих сторон или общую тему соглашения.

2. Перечислите свои личные данные

Чуть ниже заголовка документа находится место, где вы можете ввести свою личную информацию, в том числе:

• Ваше имя

• Физический адрес

• Город

• Штат

• почтовый индекс

3. Включите дату

Поместите дату ниже вашей личной информации. Дата должна отражать текущую дату, на которую вы пишете письмо.

4. Добавьте личную информацию получателя

Ниже даты добавьте личную информацию получателя. Информация должна включать следующее:

• Имя получателя

• Применимое название получателя

• Название компании получателя

• Физический адрес

• Город

• Государство

• Почтовый индекс

5. Обращение к получателю

Включите приветствие под личной информацией получателя. Принято использовать уважаемый в качестве приветствия, за которым следует имя получателя. Например, Дорогой Джон, или Уважаемая госпожа. Монг, соответствующие приветствия.

6. Напишите вводный абзац

Начните вводный абзац с объяснения цели письма и обращения ко всем вовлеченным сторонам. Вам понадобится всего два-три коротких предложения, чтобы описать свою цель в этом абзаце. Сохранение краткости поможет привлечь и удержать внимание читателя.

7. Напишите основную часть письма

В основной части вы объясните суть соглашения более подробно. Хотя письмо-соглашение обычно занимает всего одну страницу, вы можете сделать его длиннее, чтобы включить все необходимые детали соглашения. Также допустимо использовать маркированный список, чтобы четко определить каждый термин соглашения. В основных абзацах вы можете включить следующую информацию:

• Услуги: Эта информация объясняет обязанности, которые обе стороны обещали выполнить в рамках соглашения.

• Гонорары и дополнительные расходы: Здесь объясняются компенсации, связанные с соглашением. Любые дополнительные условия компенсации, помимо основного плана платежей, также указываются здесь.

• График: В графике подробно описываются сроки, которые установили стороны. Вы также можете указать официальную дату начала действия соглашения и официальную дату окончания действия соглашения.

• Условия оплаты: Условия оплаты описывают, как распределять платежи. Здесь может быть подробно описана периодичность платежей или размер каждого платежа.

8. Завершите письмо

Включите краткий заключительный абзац после начала условий соглашения. Она может подтвердить тело и упомянуть любые другие детали, которые вы еще не затронули. Этот абзац должен состоять из двух-трех предложений.

9. Выберите закрытие

Завершите письмо искренней, но профессиональной заключительной фразой. Вы можете выбрать один из многих вариантов закрытия, но некоторые из них наиболее распространены:

• С уважением,

• Искренне

• С уважением,

10. Подпишите письмо

Подпишите письмо и напечатайте свое имя ниже. Включите соответствующее количество строк для подписей для каждой стороны. Вы также можете добавить строки для указания даты подписания письма-соглашения.

Шаблон письма-соглашения

Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать, чтобы помочь себе начать работу над собственным письмом-соглашением:

[Название документа]
[Ваше имя]
[Физический адрес]
[город, штат, почтовый индекс]

[Текущая дата]

[Имя получателя]
[должность получателя]
[Название компании получателя]
[Физический адрес]
[город, штат, почтовый индекс]

Уважаемый [имя получателя],

Это письмо представляет собой официальное соглашение о партнерстве между [название компании получателя] и [название вашей компании]. В данном соглашении признается, что [ваше имя] предоставляет профессиональные знания от имени [название вашей компании] в рамках проекта с [Название компании получателя].

Согласно договору, [ваше имя] будет выполнять следующие задачи с начала проекта [дата начала] до конца проекта [дата окончания]:

• [Услуга 1]

• [Услуга 2]

• [Услуга 3]

• [Услуга 4]

• [Услуга 5]

В соответствии с достигнутыми договоренностями, [ваше имя] получит от [название компании получателя] компенсацию в размере [сумма в долларах]. [Ваше имя] будет полностью оплачено по прямому депозиту за оказанные услуги в день окончания проекта. Любая дополнительная компенсация за расширение услуг [ваше имя] определяется в тот момент, если возникнут такие обстоятельства.

Пожалуйста, подпишите и поставьте дату в нижеследующих строках, чтобы подтвердить свое согласие с условиями данного письма. Пожалуйста, верните один экземпляр по указанному выше адресу, а другой сохраните для своих записей.

Искренне,
[Ваша подпись]
[Текущая дата]

[Подпись получателя]
[Текущая дата получения и подписания письма]

Пример письма о соглашении

Ниже приведен пример письма-соглашения с использованием приведенного выше шаблона:

Письмо о соглашении
Кэти Бет Джонс
4175 Elk Rd.
Вестленд, штат Джорджия 85256

24 апреля 2021 года

Гарольд Литтл
Финансовый менеджер Blueway National Banking Corporation
367 Filbert St.
Рэмси, штат Нью-Йорк 10965

Уважаемый Гарольд Литтл,

Данное письмо представляет собой официальное соглашение о партнерстве между Blueway National Banking Corporation и First Financial Consulting. Настоящим соглашением признается, что Кэти Бет Джонс будет оказывать профессиональные финансовые услуги от имени компании First Financial Consulting на протяжении всего проекта с Blueway National Banking Corporation.

В соответствии с соглашением, Кэти Бет Джонс будет выполнять следующие задачи с начала проекта 1 декабря 2021 года до его окончания. 1 декабря 2021 года до окончания проекта 2 марта 2022 года.

• Консультации с клиентами Blueway National Banking Corporation и помощь в определении их финансовых и инвестиционных потребностей

• Предоставлять опытные предложения из портфеля Blueway Nation Banking Corporation на основе потребностей клиентов в продуктах

• Предоставлять брокерские услуги и экспертные знания потенциальным и текущим клиентам

• Точно и своевременно заполните все финансовые документы, чтобы убедиться в отсутствии нарушений политики

• Проводить исследования и задавать вопросы клиентам, чтобы определить их текущие и будущие финансовые потребности

• Поддерживать и укреплять отношения между клиентом и фирмой Blueway

• Активно искать и привлекать новых клиентов для фирмы

• Служить в качестве наставника для младших сотрудников

В соответствии с достигнутыми договоренностями, Кэти Бет Джонс должна получить компенсацию от Blueway National Banking Corporation в размере 9 000 долларов США. Кэти Бет Джонс должна получить полную оплату по прямому депозиту за оказанные услуги в день окончания проекта. Любая дополнительная компенсация за продление услуг Кэти Бет Джонс будет определена в тот момент, если возникнут такие обстоятельства.

Пожалуйста, подпишите и поставьте дату в строках ниже, чтобы подтвердить свое согласие с условиями данного письма. Пожалуйста, верните один экземпляр по указанному выше адресу, а другой сохраните для своих записей.

Искренне,
Кэти Бет Джонс
Ноябрь. 2, 2021

Гарольд Литтл
Ноябрь. 2, 2021

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

• Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
• Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
• Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

• Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
• Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
• Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
• Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

• пишите короткими предложениями;
• разбейте текст на абзацы;
• используйте заголовки и подзаголовки;
• разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

• Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
• Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

• скидка 15% на размещение статей в журнале;
• скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

• Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
• В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
• Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.