Как составить письмо ущерб

Письмо-претензия (или иначе письмо-рекламация) – вид деловой корреспонденции, который применяется в тех случаях, когда одна сторона договорных отношений в письменном виде высказывает другой стороне недовольство качеством исполнения обязательств или же информирует о полном их отсутствии.

Как правило, письменной претензии предшествуют устные переговоры (личные или по телефону), не возымевшие ожидаемого эффекта.

Независимо от того, были проведены предварительные переговоры или нет, письменная претензия является наиболее правильным способом решения проблемных ситуация. Это связано с тем, что она сразу, с момента создания, обретает доказательную юридическую силу, а также в большинстве случаев, позволяет справиться с вопросом в кратчайшие сроки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-претензии .docСкачать образец заполнения письма-претензии .doc

Кому поручить написание письма

На предприятиях и в организациях функция по написанию писем-претензий чаще всего ложится на юрисконсульта, руководителя отдела, интересы которого напрямую затронуты или, что значительно реже, секретаря или лично руководителя компании. При этом важнейшим условием является то, чтобы составитель письма имел представление о гражданско-правовых отношениях и прочих нормах законодательства РФ и умел грамотно использовать их при написании претензий.

Правила составления письма

Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Оно может составляться в свободном виде или по разработанному внутри предприятия шаблону. Тем не менее, существует ряд правил, которые в любом случае необходимо соблюдать в процессе его написания.

Письмо-претензия всегда должно включать в себя

• сведения об отправителе и адресате (если речь идет о юридических лицах, здесь надо указывать их полные наименования, а также, — касаемо адресата, — должность и ФИО лица, для которого оно предназначено);
• причины его написания со ссылками на пункты договора, законы и пр. нормы, которые были нарушены;
• возможные пути решения проблемы и санкции (также в соответствии с законодательством РФ), которые могут наступить для адресата в случае бездействия.

Если в письме приводятся какие-то суммы и сроки, их нужно вписывать как цифрами, так и прописью.

При наличии каких-либо дополнительных доказательств, их можно присовокупить к письму в виде приложений (это могут быть чеки, квитанции, доп.соглашения, фото, ссылки на видео файлы и т.д.). При этом в самом письме нужно обязательно отразить факт приложений, с указанием их количества и, если они письменные — числа страниц (по каждому из них отдельно).

Писать письмо-претензию можно как от руки, так и в печатном виде, но вне зависимости от того, какой путь будет предпочтен, послание нужно заверить «живым» автографом руководителя. При этом ставить на нем оттиск печати не обязательно (предприятия и организации с начала 2016 года освобождены от обязательства штамповать документы).

Экземпляров у письма-претензии может быть столько, сколько требуется, здесь нет никаких ограничений, но все они должны быть заверены должны образом.

Письмо необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации.

Пример составления письма-претензии

Заполнение шапки письма

Вверху документа указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название предприятия (в соответствии с регистрационными бумагами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).

Затем ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту, а также пишется название документа с коротким обозначением его смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

Заполнение основной части письма-претензии

В данном разделе следует описательная часть.

1. Сначала нужно указать причину составления претензии и если это нарушение пункта договора, соглашения или какого-либо др. документа, то надо дать на него ссылку, т.е. вписать его дату, номер и суть.
2. Если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью.
3. Потом следует сформулировать сам текст претензии (когда проблем несколько, вносить их следует отдельными пунктами) и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью).
4. Напоследок надо обрисовать действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального метода решения проблемы (например, обращение в суд).
5. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо

Письмо-претензию можно отправить несколькими способами.

• Электронная почта;
• факс;
• почта России.

Наиболее простые и быстрые варианты: через электронную почту или факс. Но наиболее надежный путь – консервативная отправка через почту России. Она интересна тем, что дает возможность передать послание заказным письмом с уведомлением о вручении, которое в свою очередь будет свидетельствовать о том, что адресат гарантированно его получил. Минус здесь тоже вполне очевидный – при таком способе нужно обладать запасом времени. Самым эффективным будет совмещение двух вариантов: например, отправка копий письма через обычную и электронную почту.

Что делать после написания письма

Письмо-претензия требует наличия ответа, причем возможно различное развитие событий: удовлетворение претензий в полном объеме, частично, а также полный отказ от их удовлетворения. Как правило, сам ответ также носит письменный характер, в виде отдельного письма или же резолюции, наложенной руководителем компании-адресата на полученную претензию.

В тех случаях, когда ответа нет, следует выждать не менее 30 дней, а затем подать иск в суд или жалобу в надзорную инстанцию.

Письмо-претензия о возврате денежных средств

Когда составляется

Письменная просьба вернуть ранее уплаченные средства уместна тогда, когда эту проблему не удалось решить при непосредственном обращении. Такое может произойти, если одна из сторон не в полной мере или неправильно выполнила взятые на себя по договору обязательства. Чаще всего эта ситуация наблюдается при неудовлетворенности качеством приобретенного товара. Когда потребитель хочет его вернуть и получить обратно свои деньги.

Написание письма-претензии обязательно, если недовольный покупатель планирует обратиться за защитой своих прав в суд. Для этой инстанции обязательна фиксация того факта, что претензию сначала пытались разрешить в досудебном порядке, но порядок рассмотрения был нарушен либо просьба не удовлетворена.

Правила написания

Письмо-претензия составляется в произвольной форме, но с соблюдением основных правил делопроизводства. А поскольку этот документ может быть представлен в суд, нужно учитывать некоторые реквизиты, которые сделают его юридически актуальным, а при несоблюдении могут лишить такого статуса. К таковым относятся:

• данные адресата претензии – лица, в том числе, юридического, нарушившего права подателя;
• информация о заявителе, включая контактные данные;
• суть претензии;
• личная подпись подателя;
• дата составления бумаги.

Как сформулировать претензию

Описывая фактическую ситуацию, приведшую к требованию возврата денег, стоит придерживаться таких рекомендаций.

1. Дата заключения договора (приобретения товара).
2. Основные обязанности сторон по договору.
3. Какие из указанных обязанностей были нарушены.
4. Требование подателя о возврате средств.
5. Сроки исполнения требования.
6. Меры, которые намерен предпринять заявитель при неудовлетворении его просьбы.

ВАЖНО! Пишите письмо-претензию в двух экземплярах. Постарайтесь получить на втором отметку о вручении (при личной подаче).

Скачать пример письма-претензии о возврате денежных средств .rtf

Письмо-претензия о невыполнении условий договора

Когда этот документ необходим

Если партнер выполнил свои обязательства по договору ненадлежащим образом или вообще не исполнил того, что гарантировал, права ущемленной стороны может защитить суд. Но прежде чем обращаться туда, надо попытаться урегулировать проблему в порядке обращения. Для некоторых претензий составление письма является обязательным этапом перед подачей искового заявления.

Структура письма-претензии

Составить претензию следует, исходя из обычных требований к такого рода документам.

1. «Шапка» – сведения об адресате: физическом или юридическом лице, нарушившем договорные обязательства.
2. Данные подателя.
3. Название документа.
4. Реквизиты договора, условия которого не выполнены.
5. Перечисление нарушенных обязательств.
6. Результаты, к которым привело неисполнение.
7. Сроки исправления нарушений.
8. Дополнительная информация, если она необходима.

ВАЖНО! Из письма должно быть четко понятно, к каким именно фактам относится претензия, что необходимо сделать адресату, чтобы исправить ситуацию, и в какие сроки.

Скачать пример письма-претензии о невыполнении условий договора .rtf

Письмо-претензия о погашении задолженности

Когда составляется такое письмо

Поводов для написания письма с требованием погасить образовавшуюся задолженность может быть несколько:

• нарушение сроков оплаты, указанных в договоре;
• просрочка по кредиту.

Направление претензионного письма обязательно, если планируется подача искового заявления о взыскании задолженности в принудительном порядке. Без попытки досудебного урегулирования, о которой и свидетельствует данный документ, иск не будет удовлетворен, а возможно, даже не будет рассматриваться.

Особенности составления

Структура претензионного письма является обычной, а содержание оформляется в свободной форме с обязательными ссылками на нарушенные пункты о сроках и сумме уплаты по договору. Нюансы варьируются в зависимости от типа договора:

• купля-продажа;
• аренда;
• договор подряда;
• перевозка;
• хранение;
• оказание услуг;
• иное.

Желательной является ссылка на законодательные акты, которые оказались нарушенными. Обязательно указание сроков, в течение которых контрагент согласен принять средства в уплату задолженности без неустойки (или с указанной неустойкой), не обращаясь за взысканием в суд.

Скачать пример письма-претензии о погашении задолженности .rtf

Письмо-претензия о некачественном товаре

В каких случаях составляется

Письмо–претензия о ненадлежащем качестве товара может направляться таким адресатам:

• поставщику в случае доставки товара, качеством не соответствующего договору;
• организации, продавшей товар ненадлежащего качества конечному потребителю.

Большинство таких документов направляется как раз в соответствии с защитой прав потребителей.

На какой результат рассчитано претензионное письмо

В такого рода документах всегда принято указывать, на что рассчитывает податель письма по отношению к адресату. Если речь идет о ненадлежащем качестве купленного товара, то, в зависимости от конкретной ситуации, у подателя письма есть выбор, который необходимо озвучить в документе:

• заменить некачественный товар на другой аналогичный, но надлежащего качества;
• заменить испорченный товар на такой же, но другой марки или артикула (по договоренности, с доплатой или без);
• уменьшить цену, уплаченную за товар, соразмерно с дефектами;
• бесплатно исправить недостатки, несовместимые с качеством товара;
• оплатить устранение дефектов в товаре, выполненное потребителем или сторонним лицом;
• вернуть все деньги, которые были уплачены за товар, возвратив его продавцу (расходы по возврату ложатся на продавца).

ВАЖНО! Необходимо соблюдать сроки подачи претензионного письма – для удовлетворения требований есть определенные временные рамки.

Дополнительные нюансы

Помимо озвученного требования, которое допускается Законом о защите прав потребителей, и обычных реквизитов. Обязательных для деловой переписки, в письме-претензии о некачественном товаре должны содержаться подтверждающие сведения. Они могут быть в виде приложений документов, свидетельствующих о факте оплаты товара и несоответствии качеству. Ими могут быть:

• копии чека, квитанции;
• технический паспорт на товар длительного пользования (копия);
• копия гарантийного талона на ремонт;
• акт об экспертизе технически сложного товара и др.

Скачать пример письма-претензии о некачественном товаре .rtf

Письмо-претензия о срывах сроков поставки

Особенности данного вида претензионного письма

По факту, претензия о нарушении сроков поставки относится к одной из разновидностей претензий о нарушении условий договора. Срок поставки является одним из существенных обязательств, прописанных в договоре. Поэтому его нарушение – повод к обращению в письменном виде, предшествующий заявлению в суд. Такое письмо может направляться как от физического лица, так и от организации.

Что обязательно должно содержаться в письме

Данный документ является образчиком деловой переписки, поэтому должен содержать обязательные реквизиты:

• данные получателя;
• информации об отправителе;
• название документа – претензия по договору поставки;
• суть претензии – нарушение сроков поставки – со ссылкой на положения договора;
• подпись гендиректора и/или начальника юридического отдела, печать организации;
• приложения – обязательный компонент такого письма, в них содержатся копии всех официальных бумаг, на которые есть указания в тексте претензии (договор, платежное поручение, накладная и т.п.).

Скачать пример письма-претензии о срывах сроков поставки .rtf

Претензия по возмещению ущерба, как правило, редко приносит реальную пользу. Обычно ущерб выплачивается виновником в его причинении сразу без претензий, либо в принудительном порядке по решению суда. Но, тем не менее, подобный вид претензий пользуется популярностью, и если вы решили все же составить ее, то мы подскажем правила и условия ее предъявления. Следует знать, что закон не предусматривает обязательного досудебного рассмотрения спора по вопросам взыскания материального ущерба. То есть можно попробовать начать с претензии, а можно сразу обратиться в суд.

Файлы в .DOC:Бланк претензии о возмещении ущербаОбразец претензии о возмещении ущерба

Виды материального ущерба

Получить материальный ущерб можно тысячью разных способов, от затопления квартиры до повреждения автомобиля в ДТП. Помимо этого, ущерб может быть причинен в результате:

• продажи некачественного товара;
• оказания некачественной услуги;
• уголовного преступления;
• административного правонарушения и т.д.

Виновником в причинении ущерба может быть физическое лицо, юридическое лицо, органы местной власти и само государство. Вопросы, связанные с предъявлением претензий о погашении материального ущерба, причиненного торговыми агентами либо поставщиками услуг, обычно освещаются в статьях с соответствующим названием. Поэтому мы остановимся на проблемах, связанных с материальным ущербом, проистекающим из непосредственного причинения вреда, умышленно или по неосторожности.

Ущерб здоровью

Как правило, причинение этого вида ущерба возникает в результате:

• преступления;
• административного правонарушения;
• некачественно оказанной медицинской услуги.

Соответственно, виновными в причинении подобного ущерба могут быть как физические лица, так и государственные структуры, например Министерство здравоохранения.

Размер ущерба устанавливается по результатам медицинских экспертиз и по затратам на лечение.

Ущерб здоровью, причиненный в процессе совершения преступления, как правило, взыскивается одновременно с приговором суда в порядке гражданского иска. Однако случается, что преступник не привлекается по тем или иным причинам к уголовной ответственности, например, при освобождении от ответственности лица, в отношении которого психиатрическая экспертиза сделала вывод о невменяемости на момент совершения преступления. В таких случаях материальные претензии предъявляются к родственникам или опекунам виновного.

Претензии по поводу ущерба, причиненного в результате некачественного медицинского лечения, могут быть предъявлены как конкретному медицинскому учреждению, так и Министерству здравоохранения.

Ущербы в результате административного правонарушения взыскиваются с виновного лица после вынесения решения об административном наказании. При этом постановление об админнаказании будет считаться доказательством факта причинения ущерба, но не его суммы. Например, виновник в совершении ДТП будет наказан за нарушение правил дорожного движения, а хулиган – за нарушение общественного порядка, а вот ущерб, нанесенный их действиями здоровью пешехода или прохожего, будет доказывать сам пешеход или прохожий в гражданском порядке.

Порча имущества

Нанесение ущерба путем повреждения имущества – наиболее часто встречаемый вид ущерба. Способов порчи имущества существует множество:

• повреждение автомобиля в ДТП;
• затопление квартиры;
• неумышленный поджог;
• вандализм и др.

Доказательствами порчи могут служить акты экспертиз, протоколы административного правонарушения, акты органов жилищного управления и другие.

Кому предъявляется претензия

Чаще всего претензия направляется лицу или организации, виновной в причинении ущерба. Также адресатами претензии могут быть:

• родители (опекуны, усыновители) несовершеннолетнего, виновного в причинении ущерба;
• родители (опекуны, усыновители) виновного в причинении ущерба, но признанного невменяемым;
• работодатель лица, виновного в причинении ущерба. Подобные претензии предъявляются в случае, если ущерб был нанесен лицом, который исполнял свои служебные обязанности (тракторист, по ошибке снесший клумбу, водитель троллейбуса, признанный виновным в ДТП и т.д.);
• владелец источника повышенной опасности (как правило, подобное происходит при взыскании ущерба по ДТП, когда виновный в ДТП управлял чужим автомобилем);
• головная организация в случаях, когда ущерб причинен подчиненным ей субъектом (филиалом, отделением);
• государственный орган в случаях, когда ущерб был причинен государственным служащим (например, при незаконном задержании).

Как составить претензию

Претензия – это единственный юридический документ, составление которого совершенно не регламентируется. В силу этого, писать претензию можно как угодно. Главное, чтобы она содержала в себе сведения о том, кому она направляется, от кого, и чего хочет ее составитель.

Составляется претензия по общему правилу написания заявлений и начинается с «шапки», то есть наименований лица, которому направляется претензия и лица, от которого претензия исходит, с указанием их адресов и других известных контактных данных.

Под шапкой располагается название документа. Можно написать слово «Претензия», а можно и «требование», и «заявление». Ошибки не будет.

В описательной части излагается предыстория причинения ущерба, то есть перечисляется, когда, при каких обстоятельствам и кем был причинен ущерб.

В эту же часть входят:

1. перечисление доказательств причинения ущерба (постановление об административном наказании, приговор суда, постановление о прекращении уголовного дела и т.д.);
2. сумма ущерба и его расчет;
3. перечисление доказательств причинения ущерба конкретным лицом (адресатом претензии либо другим лицом, за действия которого отвечает адресат претензии;
4. ссылки на законодательство (не обязательно);
5. указание реквизитов, на которые предлагается перечислить деньги.

За описательной частью, со слова «Требую», начинается резолютивная часть претензии. В ней указывается полная сумма ущерба и требование по ее выплате.

Заканчивается резолютивная часть рубрикой «Приложения». В рубрике, под номерными знаками, перечисляются все прилагаемые документы, обосновывающие претензию.

Заканчивается документ датой составления и подписью составителя.

В резолютивной части, при желании, можно указать также, что претензия носит характер досудебного рассмотрения спора.

Как вручить претензию

Существует три основных способа вручения любого документа – лично, почтовым отправлением или электронным письмом. Способы отправки факсом, телефонограммой или смс менее распространены и применяются в тех случаях, когда досудебный порядок рассмотрения спора является обязательным. Для претензии о возмещении ущерба наиболее предпочтительными будут или личное вручение под роспись, или отправка письмом с обратным уведомлением о вручении. Особо беспокоиться о доказательствах вручения не стоит. Претензия по данной категории споров – всего лишь попытка мирно договориться и никоим образом не влияет на дальнейшее рассмотрение спора в суде.

Ждать ли ответа

В интернете существует множество советов относительно срока, в который должен поступить ответ на претензию. Однако сроки имеют значения тогда,

когда предъявление претензии является обязательной по закону. И даже в этом случае отсутствие ответа не влияет на рассмотрение дела в суде.

Как правило, ответы на претензию поступают от юридических лиц и государственных органов, поскольку законодательство обязывает их отвечать на любое обращение граждан в срок от 10 дней до 1 месяца.