Как отправить письмо за границу Почтой России
Сегодня мало кто пишет традиционные бумажные письма, поскольку молодёжь всё больше и больше прибегает к электронным средствам связи, а именно: сообщения и фотографии пересылаются по интернету. К пересылке обычных писем сегодня больше прибегают люди старшего поколения, чем молодёжь, но даже у них возникает проблема при отправке письма за рубеж. О том, как отправить обычное письмо за границу Почтой России (далее – ПР), и пойдёт речь в данной статье.
Пошаговая инструкция
Отправить письмо за рубеж совсем несложно. Для этого понадобится лист бумаги, ручка, конверт и марки. Дополнительно в отправление можно вложить фотографию, газету, открытку и так далее. Порядок действий при отправке следующий:
- требуется подготовить содержимое;
- явиться на почту и показать сотрудникам размеры пересылаемого содержимого (требуется для того, чтобы приобрести конверт соответствующей величины);
- необходимо правильно заполнить адрес отправителя, адрес получателя, а также индекс;
- останется положить содержимое в конверт и запечатать;
- нужно приобрести требуемое количество марок и наклеить их на отправление (предварительно стоит проконсультироваться с работником почты об их количестве).
После этого можно направляться к почтовому ящику или просто можно отдать его сотрудникам отделения, чтобы оно как можно скорее ушло адресату.
Теперь же разберёмся с каждым шагом более подробно.
Ограничения на отправку писем за границу ПР
Отправить письмо за границу Почтой России, как уже определились, особых проблем не вызывает, но нужно учитывать некоторые нюансы. Так, правилами почтовой пересылки установлены определённые ограничения при отправке писем, в том числе и за рубеж. Ограничений всего два:
- по размеру;
- по весу.
Размер, согласно нормативу, делится на минимальный и максимальный. Минимальный размер – 110×220 мм (речь идёт о евроконверте) или 114×162 мм (формат C6). Что касается максимального размера, то он составляет 229×324 мм (формат C4).
Что касается веса, то и здесь есть свои особенности. Максимальный вес не должен превышать 100 г. Но это актуально только в том случае, если отправление идёт по стране. Если же его планируется отправлять за рубеж, то требуется следить, чтобы вес не превышал 2 кг.
Важно! Запечатанный конверт сотрудниками почты взвешивается, чтобы определиться тарифом, который должен применяться к данному конкретному отправлению.
Тарифы на отправку наземным и воздушным транспортом
Тарифы отправки писем за рубеж представлены на сайте ПР. При этом можно пользоваться специальным калькулятором, чтобы узнать предварительную стоимость отправления и срок его доставки. Стоимость и срок доставки, к слову, полностью зависят от веса отправления и типа используемого транспорта.
Оплата отправления производится либо марками, либо наличными.
Чтобы отправить международное письмо (простое) наземным транспортом, в зависимости от веса, установлены следующие тарифы:
- 20 г – 40 руб. (оплата марками) и 47,20 руб. (при оплате наличными);
- 21-100 г – 80 и 94,40 руб.;
- 101-250 г – 160 и 188,80 руб.;
- 251-500 г – 300 и 354 руб.;
- 501-1000 г – 600 и 708 руб.;
- 1001-2000 г – 990 и 1 168,20 руб.
При пересылке авиатранспортом тарифы отличаются:
- 20 г – 45 руб. (оплата марками) и 53,10 руб. (при оплате наличными);
- 21-100 г – 100 и 118 руб.;
- 101-250 г – 200 и 236 руб.;
- 251-500 г – 400 и 472 руб.;
- 501-1000 г – 750 и 885 руб.;
- 1001-2000 г – 1 290 и 1 522,20 руб.
При пересылке авиатранспортом скорость доставки письма за рубеж значительно быстрее, чем наземным транспортом. Но доставка воздушным транспортом доступна только при отправке за рубеж.
С тарифами пересылки заказных и ценных писем можно ознакомиться на сайте ПР.
Как заполняется адрес
Чтобы конверт ушёл за границу, нужно правильно указать:
- данные отправителя и его адрес – можно писать на русском языке;
- сведения о получателе и его адрес – нужно писать на языке той страны, куда он направляется, или на английском, при этом название страны дублируется на русском (специально для наших сотрудников почты);
- индекс – найти искомый код в интернете никаких проблем не вызывает.
Очень важно соблюдать порядок в написании адреса от «мелкого» к «большему», т.е. начинаем с номера квартиры/дома и заканчиваем в итоге названием области, региона или штата. В самом конце уже идёт название страны.
Важные нюансы при отправке писем за границу
Таким образом, отправить письмо за рубеж несложно, но требуется учитывать ряд особенностей:
- правильно указать адрес на конверте – при заполнении бланка лучше следовать простым рекомендациям почтовиков;
- нужно правильно выбрать размер конверта – с этим помогут на почте;
- от веса конверта зависит и стоимость отправления – здесь можно также довериться сотрудникам почтовой организации или самостоятельно рассчитать приблизительную стоимость отправки, используя почтовый калькулятор сайта ПР;
- способ доставки напрямую влияет на скорость – быстрее всего работает авиапочта.
Зная некоторые нюансы, отправить конверт с важным содержимым на границу никаких проблем не составит.
источник
Адрес необходимо писать разборчиво.
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное);
- Название улицы, номер дома, номер квартиры;
- Название населенного пункта;
- Название района, области, края или республики;
- Название страны;
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
- Почтовый индекс по образцу:
Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».
Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.
Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.
Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Как правильно составить письмо за границу?
Оформление писем в англоязычных странах существенно отличается от их написания в России. В современном международном документообороте принято писать письма на английском языке независимо от языка, употребляемого в отдельной стране. В этой связи наблюдается тенденция унификации правил написания деловых писем по американскому образцу. Несмотря на то что в настоящий момент электронная почта постепенно вытесняет традиционный эпистолярный жанр, «бумажные» письма все еще широко применяются, и знать правила их написания должен каждый переводчик.
Бумага и цвет шрифта
Наиболее подходящие цвета для бумаги – белый, серый, кремовый и бледно-голубой. Цвет шрифта рекомендуется делать синим, черным или черно-синим. Даже если письмо набрано на компьютере и распечатано, его необходимо подписывать от руки. Письма друзьям и хорошим знакомым рекомендуется писать от руки – это считается знаком доверительного общения.
Конверт
КонвертКонверт должен быть того же цвета, что и бумага для письма. Для личной переписки, как правило, используются обычные прямоугольные конверты, однако для делового письма лучше выбрать продолговатый конверт.
Адрес получателя пишется в центре лицевой стороны конверта в таком порядке:
— титул, звание и имя адресата;
— полное или сокращенное наименование фирмы или учреждения;
— номер дома и название улицы;
— название города;
— названия графства (Англия) или штата (США);
— почтовый код и название страны.
В Великобритании принято писать адрес «лесенкой», отделяя каждую строку запятой. В США адрес пишется столбиком без запятых. Название страны адресата необходимо подчеркнуть. Обратный адрес пишется на обратной стороне конверта либо в верхнем углу на лицевой стороне. Адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя внизу и справа под ним. Почтовая марка наклеивается в правом верхнем углу конверта. При деловой переписке с зарубежными партнерами имеет смысл вложить в письмо пустой конверт с обратным адресом, написанным в последовательности, принятой в России, но английскими буквами. Опыт показывает, что в таком случае ответ поступит значительно быстрее.
Дополнительная информация на конверте
1. ВНИМАНИЕ (Attention Line): строка, отражающая основное содержание письма, может быть также написана на лицевой стороне конверта двумя строками ниже адреса и должна быть подчеркнута.
2. Перед адресом отправителя или с правой стороны от него при необходимости пишется следующая надпись: If not delivered, please return to …
3. Надпись «с/о» (care of – для передачи) используется, если вы посылаете письмо корреспонденту, работающему в крупной организации, и его точный адрес неизвестен.
4. Пометки для почты: Registered (заказное), Air Mall (авиа), Express Delivery (со срочной доставкой), Poste Restante (до востребования) печатаются на две-три строки выше адреса получателя и немного влево от него.
Структура письма
Структура деловых и личных писем может быть условно разделена на семь составных частей, включающих заголовок, дату, имя и адрес получателя, приветствие, основную часть письма, заключительную строку, подпись и имя отправителя. Ссылка (Our reference, Your ref.) обычно печатается после даты и может быть переведена следующим образом: Наша ссылка, Ваша ссылка. Расположение указанных частей на листе должно иметь следующий вид:
имя и адрес отправителя
имя и адрес получателя
приветствие
основная часть письма
заключительная строка
подпись и имя отправителя
Бланки
Фирменные бланки организации, отпечатанные типографским способом и используемые для составления корреспонденции, должны содержать адрес учреждения, номера телефонов, электронный адрес и другую информацию, характеризующую отправителя.
Дата
Дата пишется в правом верхнем углу двумя строками ниже адреса с той же позиции, что и адрес. Перед годом ставится запятая. Название месяца может быть сокращено: January – Jan., February – F. (Feb.), March – M. (Mar.), April – Apr., August – Ag (Aug.), September – Sept., October – Oct., November – Nov., December – D. (Dec.). Допускаются следующие варианты написания даты: 22nd February, 2005; 22 February 2005; February 22nd, 2005; February 22, 2005 (USA); 2/22/2005 (USA); 1.3.05; 1-III-05.
Адрес
Адрес должен включать имя и полный адрес получателя. Адрес печатается на полях с левой стороны листа двумя строками ниже даты. Адрес получателя всегда оформляется в том же виде, что и адрес отправителя. В неофициальном письме адрес может быть расположен в конце письма под подписью с левой стороны листа. Имя получателя обычно пишется в следующем порядке: имя, отчество, фамилия, титул, звание. Если название организации включает имена собственные, то перед ним нужно поставить Messrs (например, Messrs. A. Robinson & Sons). Наиболее типичные английские обращения: Mr. – перед обращением к мужчине; Mrs. – перед обращением к замужней женщине; Miss – перед именем незамужней женщины; Ms. (или Madam) – перед именем женщины, семейное положение которой неизвестно. Название должности всегда следует после имени (например, Mr. Henry Norton, President), а звание может ему предшествовать (например, Ph. D. Henry Norton). При обращении к замужней женщине используются инициалы ее мужа, а не ее собственные. Если инициалы мужа неизвестны, то просто указывается фамилия без инициалов (например, Mrs. Smith, Mrs. J. Smith при обращении к жене Mr. John Smith). При обращении к вдове указывается ее собственное имя или инициалы (например, Mrs. M. Smith).
Приветствие
Приветствие располагается на две строки ниже адреса и начинается от кромки левого поля. В Великобритании после слов приветствия ставится запятая, а в США – двоеточие. Наиболее распространенные образцы приветствий: Dear Sirs; Gentlemen; Dear Sir; Dear Madam; Dear Mr. Smith; Dear John. Слово “my” перед обращением придает ему неформальный характер и подходит для личной переписки. Подпись в конце письма обязательно должна совпадать по степени официальности с приветствием.
Если письмо адресовано организации и вы не знаете имени человека, то можно указать его должность в строке Attention Line (например, Attention: Export Manager).
Двумя строками ниже приветствия слева или посередине листа указывается тема, перед которой ставятся слова “Subject:”, “Re:” или “Fw:”.
Основная часть
Основная часть письма располагается двумя строками ниже приветствия или Subject Line (если таковая имеется). Каждый абзац рекомендуется писать с отступом в 3–6 символов. Как правило, используется полуторный интервал. В основной части можно выделить три подгруппы: вводную, целевую и заключительную.
В начале письма принято ссылаться на недавно полученное письмо или иную причину, которая побудила к написанию этого письма. Далее приводятся примеры некоторых наиболее распространенных в этом случае фраз:
— We are writing to enquire about …
— Thank you for your letter of …
— I’m sorry it has taken me so long to reply to your last letter but …
— Many thanks to your letter …
— Just a few lines to let you know…
В завершение основной части письма принято выражать надежду на продолжение переписки и сотрудничества. Вот примеры некоторых фраз, которые могут использоваться для этой цели:
— I look forward to hearing from you soon.
— Give my best wishes to…
— I look forward to receiving your reply/order/products/etc.
— I hope that this information will help you.
— Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
— I will look forward to meeting you myself when I come in March.
— We look forward to your response.
В деловой переписке, если письмо состоит из нескольких страниц, используется только одна сторона листа. В правом верхнем углу листа ставятся слова Continuation sheet No. … В конце электронного письма можно поставить фразу Please consider the environment before printing this e-mail.
Заключительная строка
Заключительная строка помещается посередине листа двумя строками ниже основной части. Первое слово этой строки пишется с заглавной буквы, в конце ставится запятая и ваше имя и подпись. Вот наиболее распространенные примеры заключительной строки в деловых письмах:
— Yours very truly, …
— Yours truly, …
— Sincerely yours, …
— Yours very sincerely, …
— Yours respectfully, …
— Faithfully yours, …
— Cordially yours, …
Подпись
Подпись, как правило, пишется от руки под заключительной строкой. В деловой переписке подпись пишется полностью и должна состоять из названия организации, инициалов и фамилии, должности (именно в таком порядке). Запятые в подписи не ставятся. Если письмо подписывается от имени организации, то перед ее названием ставится “for” или “on behalf of”, а если вместо другого лица, то “per pro” (по доверенности). В конце письма допускается строка P.S. (поскриптум).
Вложения
В письме обязательно указывается перечень вложений, перед которым стоит надпись “Encl” (enclosure – вложения). Если копии письма направляются другим лицам, то их фамилии указываются после пометки “CC” (circular correspondence). Пометки “Encl” и “CC” ставятся в левом нижнем углу двумя строками ниже подписи. Инициалы автора письма или исполнителя указываются на одной строке с подписью или слева от даты.
В статье использованы материалы из работы В.А. Калмыкова «Письмо за границу» (Письмо за границу: Учебно-справочные материалы для студентов V курса факультета английского языка/В.А. Калмыков. – Н. Новгород: НГЛУ им. Н. А. Добролюбова, 1998. 59 с.)
Как написать и оформить письмо за границу
Письма по американскому образцу оформляются совсем не так, как это делается по российским стандартам. Существует определенный набор правил написания деловых писем на английском и других европейских языках. Нужно знать и учиться применять специальные клише для выполнения этой задачи.
Вам понадобится
- — компьютер;
- — писчие принадлежности;
- — бумага;
- — конверт.
Инструкция
Подберите белую или серую бумагу для написания письма. Цвет шрифта лучше всего сделать черным или синим. Если вы набираете письмо на компьютере, то все равно подписывать его нужно от руки. Конверт желательно выбирать исходя из цвета бумаги. На нем заполните следующие пункты в указанном порядке:• Звание и ИО адресата;• Сокращенное или полное название организации;• Дом и название улицы;• Город;• Графство (Великобритания) или штат (США);• Почтовый код (индекс), страна.
Начните заполнять письмо с адреса и имени отправителя. Потом подпишите дату в верхнем правом углу 2-мя строками ниже адреса. Например: 12th February, 2006; 12/02/2006 (USA); February 12th, 2006. Укажите адрес и полное имя получателя письма. Это делается 2-мя строками ниже даты с левой стороны листа. Оно пишется в том же формате, что и адрес отправителя. Имя получателя нужно писать в таком порядке: имя, отчество, фамилия, звание.
Следите за обращением к получателю письма: Mr. – мужчина (женатый/холостой), Mrs. – замужняя женщина, Miss – незамужняя женщина и Ms – женщина, семейное положение которой нам не известно.
Напишите приветствие. Его рекомендуется начинать на 2 строчки ниже адреса слева. Вот наиболее распространенные клише приветствий: Dear Sir; Gentlemen; Dear Madam; Dear Mr. Collins; Dear Jay. Если вы поставите слово my (мой), тогда это будет означать письмо личного характера. Укажите двумя строчками ниже тему обращения: Re:, Subject: или Fw:.
Заполните и основную часть письма. Каждый абзац данного раздела лучше писать с отступом в 4-5 символов. Используйте 1.5 интервал. Укажите сначала цель написания письма. Вот несколько подходящих примеров:• Thanks for your letter of …• Just a few words to …
По окончании основной части принято выражать надежду на дальнейшую связь, переписку или сотрудничество. Вот пара подходящих для этой цели клише:• I look forward to hearing from you • I look forward to receiving your answer• I hope that this will prompt you • I will look forward to meeting you …
Напишите и заключительную строку посередине листа 2-мя строками ниже основной части. Пишите первое слово только с заглавной буквы. В конце ставьте запятую, имя и подпись. Вот некоторые примеры:• Yours truly, …• Sincerely yours, …• Respectfully yours, …
Сделайте подпись. Как правило, оставлять ее лучше всего от руки прямо под завершающей строкой. Если это деловая переписка, тогда вам нужна писать название организации, имя и должность.
Источники:
- Как правильно составить письмо за границу
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.
В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.
Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.
Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
Бланк письма и адрес отправителя
Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.
При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.
Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.
В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:
- форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
- наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:
- наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
- логотип, если он есть;
- адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.
Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.
Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.
Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:
Пример 3. Наименование и адрес автора письма
Пример 4. Имя и адрес автора письма
Жирным шрифтом можно выделять ключевую информацию, но можно обойтись и без этого. Подчеркивание используется реже.
В зарубежной практике приняты следующие поля письма (со всех сторон они одинаковые):
- минимум 1 дюйм – это 2,5 см;
- максимум до 1,5 дюйма – это 3,75 см.
Соседние реквизиты стоит отделять друг от друга 1 или 2 пустыми строками. Многосоставные реквизиты дополнительными межстрочными интервалами не разделяются. См. целый документ в Примере 2.
Ссылка (Reference), тема письма
Составитель письма может указать свою ссылку («Our reference» или сокращенно «Our ref.»1, отмечена цифрой «1» в Примерах 1 и 2). Тогда при ответе на данное письмо ее надо упомянуть в зоне, отмеченной цифрой «2»: «Your reference» или «Your ref.»1. Это аналог ссылки на регистрационный номер поступившего документа в наших письмах, только мы еще и дату входящего документа указываем на своем ответе. А они пишут только номер.
Но эти ссылки редко используются в международной практике, несмотря на то что их наличие существенно облегчает связь документов, относящихся к единому вопросу.
После адресата чаще всего указывают содержание письма. Эта строка информирует получателя о сути документа («3» в Примере 2) – аналог нашего заголовка текста:
- если ваше письмо является ответом на письмо партнера, то в этой строке указывают информацию в виде ссылки, которая обозначается как «Re:» или «Ref.», что переводится: «В ответ на ваше письмо» (соглашение, предложение и т.д.). Например, «Ref: Your Contract 236/01» или «Rе: your letter 10/5/2020»;
- если это первое письмо в иностранную компанию, то «Re:» («Ref.») опускают и вместо этого рекомендуется писать «Subject:». Например, «Subject: Agreement U‐40-SA and cooperation with Maribor Bus RUS» или «Subject: IBM Corporate Law Deparent letter November 29, 2019 regarding IBM Stockholder Proposal of John C. Fila».
Если необходимо послать личное письмо, после фамилии нужно указать «Лично» («Personal» – в США, «Private» – в Англии).
Дата письма
Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.
Таблица 1. Указание даты в письме в разных регионах
Адресат
Адресат пишут в левой части письма после адреса отправителя, ссылок и даты. Он должен содержать:
- название компании или имя частного лица и
- адрес в «перевернутом» порядке от частного к общему: дом, улица или т.п. (слова «Street», «Place», «Avenue» пишутся с заглавной буквы), населенный пункт (обычно город), название штата (графства), почтовый индекс, страна.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом (как в Примере 5). Вначале пишется имя, на следующей строчке наименование структурного подразделения и ниже должность получателя письма.
Если этих сведений у вас нет, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить после слов «Attention of:» (см. Пример 6). В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной» службы/должностного лица/конкретного человека. В Примере 2 мы показали расположение максимума реквизитов, хотя, заметьте, если мы не знаем имени нужного нам человека, то личного обращения вписать не сможем.
Пример 5. Адресат и обращение
Пример 6. Адресат, когда не знаем имени
Текст письма и обращение
В отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков, когда каждый абзац (см. «7» в Примере 2):
- начинается сразу от левого поля, т.е. красная строка в начале абзаца отсутствует;
- отделяется от следующего дополнительным межстрочным интервалом.
Широко принятый шрифт письма – Times New Roman, размер 12. Хотя могут использоваться и другие шрифты, например Arial, Calibri. При выборе шрифта всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, лучше выбрать Times New Roman, если вы пишете в коммерческую компанию, у вас больше свободы при выборе шрифтов.
Обратите внимание: в Европе после обращения ставится запятая, а в США – двоеточие. Само обращение пишется слева ниже адреса получателя (см. Пример 5).
Таблица 2. Наиболее часто встречающиеся обращения в англоязычной переписке
Раньше при адресации письма конкретному человеку его имя вместе с должностью могли вписать после слов «Attention of:» или сокращения «Attn.», например: «Attn. Mr. Brown, Head of Sales Department» – переводится как «Вниманию мистера Брауна, начальника департамента продаж». Но сейчас этот вариант встречается реже, считается устаревшим. Лучше следовать образцу, показанному в Примере 5.
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению (см. «8» в Примере 2 и Таблицу 3). В ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и у вас сложились дружеско-деловые отношения, тогда в конце письма перед подписью допустимо писать «Best regards» («C наилучшими пожеланиями»).
Таблица 3. Пары «обращение» – «заключительная формула вежливости»
Подпись автора письма
После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.
Пример 7. Подпись с заключительной формулой вежливости
Пример 8. Подпись с заключительной формулой вежливости
Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.
Пример 9. Подпись по поручению с заключительной формулой вежливости
Приложение и дублирование письма другому адресату
Обратите внимание, что в отличие от российских правил отметка о приложении к международному англоязычному письму располагается ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма. Она включает только наименование документа обычно без указания количества листов и экземпляров. Такая отметка начинается со слова «Enclosures» или его сокращения «Encl.» или «Encls.» (см. «9» в Примере 2).
Приложений может быть несколько, тогда они нумеруются (Пример 10). Гораздо реже отметку пишут без наименования прилагаемого документа – только «Encl.».
Пример 10. Отметка о наличии приложений
Enclosures: 1. Invoice 2. Bill of Lading
Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).
Оформление почтового конверта
Международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта:
- на первой строке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту (см. Таблицу 2). После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все титулы;
- на второй строчке пишут название компании;
- на третьей – номер дома, наименование улицы, номер офиса;
- на четвертой – наименование города, штата (графства, региона и т.д.) и почтовый индекс;
- на пятой строке – название страны.
В Примерах 11 и 12 показаны конверты, адресуемые в Великобританию и США. В других странах есть свои незначительные особенности в порядке написания адреса. Чтобы не ошибиться при заполнении почтового конверта, направляемого в конкретную страну, можно воспользоваться специальным интернет-ресурсом www.addressexamples.com.
Пример 11. Оформление почтового конверта в Великобританию
Пример 12. Оформление почтового конверта в США
Обратите внимание на следующие особые требования почтовых служб:
- по рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые;
- наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата не обязательно;
- по требованию Royal Mail (это почтовый оператор Великобритании) название города необходимо писать заглавными буквами, например: «LONDON»;
- в британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры;
- при отправлении письма из России название страны адресата необходимо дублировать на русском языке.
Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.
Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.
Пример 13. Шаблон международного письма из Мастера писем в MS Word
