Как составить план дня чтобы все успевать

Как организовать свой день: методики гениев продуктивности

Время — дефицитный и невосполнимый ресурс. Научитесь использовать его с умом.

Метод Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

  • генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
  • долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
  • краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
  • планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Вывод

Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей».

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

  1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
  2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
  3. Быть проактивным.
  4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
  5. Начинать, представляя конечную цель.
  6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
  7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

  1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
  3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Вывод

Чтобы стать эффективнее, в конце или начале дня выписывайте стоящие перед вами задачи и задавайте им приоритетность при помощи матрицы Эйзенхауэра (или матрицы Кови — кому как больше нравится). Для этого можно воспользоваться приложением Eisenhower (iOS) или MyEffectivenessHabits (Android). Старайтесь соблюдать пропорцию: 40% — важные срочные дела, 60% — важные несрочные.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

  1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
  2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать.

Тим Феррисс

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Вывод

Этот метод подойдёт вам, если вы не можете следовать строгому графику и to-do-списки для вас не работают. Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Остальное пусть идёт своим чередом. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

  • «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
  • «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
  • «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Детально с методом Франческо Чирилло можно познакомиться здесь.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.

Вячеслав Сухомлинов

Исполнительный директор ресторанного холдинга. Эксперт по практическому применению GTD

GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.

Источник

Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.

В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.

1. Спонтанное планирование

Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.

И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.

Спонтанное планирование

Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.

Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.

Подробнее: Спонтанное планирование

2. Метод самой важной задачи

Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.

Метод самой важной задачи

Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.

Подробнее: Метод СВЗ

3. Простой список дел

Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.

Пример списка дел на день

Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.

Подробнее: Список дел на день

4. Метод Айви Ли

Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.

План на день по методу Айви Ли

Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.

Подробнее: Метод Айви Ли

5. Метод 1-3-5

Планируйте на день только девять задач:

  • Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
  • Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
  • Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.

Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.

Пример плана на день по методу 1-3-5

Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.

Подробнее: Метод 1-3-5

6. Метод трех результатов

Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.

Пример плана на день с тремя запланированными результатами

Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results

7. Энергетический список

Составьте список дел и разделите дела на три группы:

  • Очень трудные задачи.
  • Задачи средней сложности.
  • Легкие задачи.

Например:

Пример энергетического списка

Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.

Подробнее: Энергетический список

8. Обязательно — Желательно — Не обязательно

Разбейте задачи в своем списке на три группы:

  • Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
  • Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
  • Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.

Например:

Пример деления задач на обязательные и не обязательные

Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.

Подробнее: Обязательно — Не обязательно

9. Относительное расписание

Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.

Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.

Пример относительного расписания

Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.

Подробнее: Относительное расписание

10. Недельный спринт

Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.

Пример недельного плана

Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.

Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.

Подробнее: Недельный спринт

11. Автофокус

Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:

1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.

2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.

3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.

Планирование задач по методу Автофокус

4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.

Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.

Подробнее: Автофокус

12. Матрица Эйзенхауэра

Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

13. Метод АБВГД (оценка последствий)

Составьте список задач и разбейте его на пять групп:

  • А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
  • Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
  • В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
  • Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
  • Д — то, что лучше не делать совсем.

Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.

Пример плана по методу АБВГД

Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

14. Техника Pomodoro

Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:

  1. Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
  2. После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
  3. Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
  4. Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
  5. После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.

Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».

Выполнение задач с помощью метода Pomodoro

Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.

Подробнее: Техника Pomodoro

15. Блочное расписание

Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».

Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.

Пример блочного расписания

Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.

Подробнее: Блочное планирование

16. Жестко-гибкий план дня

Разбейте свои задачи на две группы:

  • Жесткие, привязанные к конкретному времени.
  • Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.

Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.

Пример жестко-гибкого плана

Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

17. Антирасписание

Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.

Пример антирасписания на один день

Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.

Подробнее: Антирасписание

18. Простое расписание

Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.

Пример простого расписания

Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.

Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.

Подробнее: Как составить расписание на один день

19. АБВ-анализ

Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:

  • Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
  • Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
  • Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.

Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.

Пример распределения времени по методу АБВ-анализа

Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.

Подробнее: АБВ-анализ

Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:

1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.

План по методу Альпы: составляем список дел и оцениваем время на их выполнение

2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.

3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.

План по методу Альпы: подгоняем список задач под доступное время

Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.

Подробнее: Метод «Альпы»

Несколько советов

1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.

Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».

2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.

3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.

Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.

4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.

5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.

6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.

7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.

Поделиться:

Источник

Люди планируют свой день по-разному. Кто-то предпочитает простой список дел, кто-то — метод Айви Ли, а кто-то — жесткое расписание. Рассказываем о самых популярных методах планирования.

Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику тайм-менеджмента и терпит неудачу. Из этого он делает «глобальный вывод», что планирование не для него.

На самом деле, методов планирования дня в тайм-менеджменте очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.

Рассмотрим самые популярные и эффективные методики.

1. Обычный список дел

Самый легкий способ запланировать день — просто составить список предстоящих задач. Вспоминаем, что мы должны сегодня сделать, а потом записываем все это на лист бумаги или в программу для планирования. Например:

Пример обычного списка дел

Несмотря на простоту, этот метод считается самым важным.

Во-первых, список дел — это основа для других техник планирования. Все методики, перечисленные в этой статье, по сути, являются лишь модификацией обычного списка.

Во-вторых, к списку дел применимы десятки приемов тайм-менеджмента, которые помогают сделать план максимально удобным и эффективным.

Подробнее: Список дел на день: 15 секретов продуктивности

2. Метод Айви Ли

Составляем список дел и нумеруем задачи по важности. Самая важная задача будет идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д.

Пример планирования дня по методу Айви Ли

Задачи выполняют по порядку, начиная с первого номера. Важно соблюдать правило: пока текущая задача полностью не выполнена, нельзя переходить к следующей.

Метод Айви Ли заставляет сосредоточиться на главном. Даже если день складывается неудачно, мы обычно успеваем выполнить самые важные дела, которые в результате принесут 80% успеха.

К сожалению, метод не подходит для планирования встреч и других дел, привязанных ко времени («жестких» задач). Такие задачи придется планировать отдельно.

Подробнее: Метод Айви Ли

3. Метод 1−3-5

Эта техника напоминает метод Айви Ли, но подразумевает не линейную, а пирамидальную структуру дня. Идея в том, чтобы планировать на день только девять задач:

  • Одну очень важную (выполнять в первую очередь).
  • Три менее важных (выполнять во вторую очередь).
  • Пять второстепенных (выполнять по остаточному принципу).

Задачи, которые не влезли в этот список, отменяют или переносят на завтра.
Пример планирования по методу 1-3-5

Метод 1−3-5 помогает не тонуть в делах. Поскольку установлен жесткий лимит на количество задач, мы отбираем их более тщательно и не хватаемся за все подряд.

Однако у метода есть два ограничения. Во-первых, с его помощью тоже нельзя планировать встречи и другие «жесткие» задачи. Во-вторых, он не подойдет людям, у которых количество дел исчисляется десятками.

Подробнее: Метод 1−3-5

4. Матрица Эйзенхауэра

Составляем список дел и сортируем их по важности и срочности. Для сортировки используется табличка из четырех квадратов:

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

В первую очередь выполняют дела из квадрата, А (важно и срочно), а в последнюю очередь — задачи из квадрата D. При этом нужно потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.

Подробнее: Матрица Эйзенхауэра

5. Метод АБВГД

Составляем список задач и оцениваем последствия их выполнения или невыполнения. Дела в списке делим на пять групп:

  • А — серьезные последствия для жизни.
  •  Б — менее серьезные последствия.
  • В — без особых последствий.
  • Г — задачи, которые можно делегировать.
  • Д — бесполезные и вредные задачи.

Если задач в группах и Б получилось много, нумеруем их по важности. Вот так выглядит уже готовый план на день:
Пример планирования дня по методу АБВГД

Задачи из групп А, Б и В выполняют по порядку, начиная с А1. Дела из группы Г стараются сразу же делегировать. Дела из группы Д просто вычеркивают и не выполняют совсем.

Метод помогает сосредоточиться на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.

Подробнее: Метод АБВГД

6. Расписание

Составляем список дел и планируем каждую задачу на конкретное время. Для этого нужно решить, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени на них потратить.

Пример простого расписания на день

Расписание — мощный метод планирования дня, который позволяет контролировать каждую минуту. С расписанием человек всегда четко знает, чем он сейчас должен заниматься. Это избавляет его от сомнений, спешки, суеты, а иногда даже и от прокрастинации.

Однако у расписания есть серьезный недостаток: оно очень неустойчиво. Если в течение дня появятся непредвиденные дела, такой план может легко рассыпаться. Расписание больше подходит тем людям, которые ведут размеренный образ жизни и редко сталкиваются с неожиданностями.

7. Блочный план

Составляем расписание не из отдельных задач, а из тематических блоков. Блоки могут быть посвящены работе, отдыху, спорту, творчеству и т. д. Для каждого блока обычно составляют отдельный список задач.

Пример блочного планирования дня

Метод хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день. Сами блоки обычно не меняются: меняются только наполняющие их задачи.

Однако такой способ планирования дня требует стабильности. Если жизнь насыщена непредвиденными событиями, расписание будет постоянно срываться.

8. Антирасписание

Как следует из названия, метод является противоположностью обычного расписания. В антирасписании мы планируем не работу, а отдых и досуг. Что же касается работы, то она выполняется «в свободное от отдыха время».

Пример антирасписания. Планируем на работу, а отдых и досуг

Антирасписание разработано американским психологом Нейлом Фьоре и предназначено для борьбы с прокрастинацией. По мнению Фьоре, человеку легче приступить к работе, если за ней гарантировано следует отдых.

Подробнее: Антирасписание

9. Жестко-гибкое планирование

Составляем два отдельных списка:

1. «Жесткие» задачи. Это дела, которые нужно выполнить в определенное время. Например: сходить на собрание в 9:00, встретиться с клиентом в 12:00, посетить врача в 15:00. Если мы пользуемся программой-планировщиком, просто заносим такие задачи в календарную сетку.

2. «Гибкие» задачи. Это дела, которые можно выполнить когда угодно. Например, мы в любой момент можем сходить в магазин или проверить почту.

Пример жестко-гибкого плана на день

Дела из первого списка выполняют в отведенное для них время. Дела из второго списка выполняют в порядке их важности в окнах между «жесткими» задачами.

Жестко-гибкое планирование хорошо подходит людям, чей день насыщен встречами и собраниями. Этот метод особенно популярен у бизнесменов, менеджеров и государственных служащих.

Подробнее: Жестко-гибкое планирование

10. Метод Pomodoro

Составляем список задач и выполняем их с помощью таймера. Выглядит это так:

  • Выбираем задачу из списка.
  • Устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
  • Занимаемся задачей, пока таймер не прозвенит.
  • Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
  • После четырех рабочих циклов делаем получасовой перерыв.

Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1−3-5, из матрицы Эйзенхауэра и т. д.
Выполняем список дел с помощью техники Pomodoro

Главное достоинство техники Pomodoro в том, что она помогает справляться с внутренним сопротивлением. Даже если у нас нет никакого желания выполнять задачу, мы всегда можем уговорить себя «поработать всего лишь 25 минут».

К сожалению, эта техника предназначена скорее для индивидуальной работы. Она не подходит для задач, которые требуют взаимодействия с другими людьми или посещения общественных мест.

Подробнее: Техника Помидора

Заключение. Как выбрать свой метод

Мы рассмотрели самые популярные способы планирования дня, как простые, так и довольно сложные. Возникает закономерный вопрос: какой способ выбрать?

Выбор метода зависит от того, какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования. В приведенной ниже таблице перечислены самые популярные варианты:

Какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования

Пользоваться таблицей очень просто: определяем свои самые актуальные задачи и смотрим, какие техники им соответствуют.

Пример 1. Задачи: быстро планировать день и расставлять приоритеты. Лучшие варианты: метод Айви Ли и метод 1-3-5.

Пример 2. Задачи: побеждать прокрастинацию и подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Лучший вариант: техника Pomodoro.

Кроме того, с помощью таблицы можно найти различные «компромиссные» решения. Например, метод Айви Ли не предназначен для планирования встреч, но его можно адаптировать для этой цели (нужно просто планировать встречи отдельно от основного списка).

Напоследок еще несколько советов:

1. Учитывайте свои главные цели. Какая из методик больше подходит для их достижения?

Допустим, ваша цель — улучшение физической формы. В этом случае вам, скорее всего, подойдет блочное расписание, поскольку с ним проще организовать систематические тренировки.

2. Учитывайте свои личные особенности. Методика может подходить нам формально, но не соответствовать нашему характеру или мировоззрению.

Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.

3. Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.

Но если однажды фрилансер станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.

4. Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.

Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.

Источник


Загрузить PDF


Загрузить PDF

Составление расписания дел на день поможет более эффективно распределить свое время. К тому же, вы можете успеть сделать больше дел и снизить вероятность того, что случайно забудете про что-нибудь важное. Может показаться, что проще выполнять задачи по мере их появления, но, на самом деле, так вы будете уставшим, перегруженным и неорганизованным. Составление расписания дня может стать вашей привычкой, и вы будете рады, что взялись за это дело, потому что это поможет уменьшить стресс и лучше контролировать свою жизнь. Планирование дня позволит отслеживать и контролировать свое поведение с учетом того, какие еще дела нужно сделать.[1]

  1. Изображение с названием Schedule Your Day Step 1

    1

    Купите календарь или ежедневник (планировщик задач). Убедитесь в том, что в календаре есть место для записи дел и задач. К некоторым календарям прилагаются ежедневные или ежемесячные планировщики. К тому же, можно просто воспользоваться ноутбуком. Выберите тот вариант, который вам больше подходит.[2]
     Что бы вы ни выбрали, этот вариант должен быть вам прежде всего удобен. Но не стоит заводить ежедневник для учебы, для работы, для досуга и так далее – все должно быть в одном месте.[3]

    • К тому же, есть множество приложений планировщиков для ноутбука и телефона, которые можно синхронизировать на всех электронных устройствах, чтобы у вас всегда был доступ к этому календарю, где бы вы ни находились. Есть приложения с напоминаниями и таймерами, которые помогут спланировать день.[4]
    • Возможно, вам захочется выбрать электронный или бумажный календарь с дополнительными страницами, где можно добавлять примечания к своему расписанию. Это поможет отслеживать не только то, что вы сделали, но также и то, как вы это сделали (или как чувствовали себя в это время). Например, возможно, ниже задания «сходить в спортзал» вам захочется не только поставить галочку, но и добавить комментарий: «Сегодня пробежал еще один километр – чувствую себя прекрасно!» Добавление комментариев и заметок поможет отслеживать свое состояние.[5]
    • Если вы решили выбрать вместо бумажного календаря электронный, возможно, вам понадобится пара дней, чтобы привыкнуть к новой системе. Первые несколько дней лучше носить с собой и бумажный, и электронный органайзер, чтобы проверить, ничего ли вы не забыли, все ли дела сделаны.

  2. 2

    Сортируйте свои дела. В электронных планировщиках есть функция сортировки разных задач. Например, дела, которые связаны с работой, можно помечать красным цветом, связанные с учебой – голубым, разные дела по дому – зеленым, а розовым – отдых и физические упражнения.

    • Организация дел таким образом, а также цветовая сортировка помогут визуализировать задачи и понять, сколько времени уходит на каждую категорию дел. Например, можно заметить, что в расписании целая куча «красных» дел (то есть по работе) и «зеленых» дел (то есть по дому), но очень мало «розовых» (отдыха и физических упражнений). Если вы заметите, что на упражнения у вас остается мало времени, возможно, у вас будет стимул попытаться выделить на это больше времени в следующие дни.

  3. 3

    Расставьте задачи по приоритету важности. Сначала нужно понять, какие задачи самые важные, какие из них нужно выполнить в первую очередь, а какие могут подождать. Чтобы понять этот вид сортировки, давайте рассмотрим его на примере: допустим, на этой неделе вам нужно сделать два теста, лабораторный отчет, эссе и презентацию. Хлоп!

    • Задайте себе несколько вопросов, чтобы понять, какие из этих дел следует сделать в первую очередь (и сколько времени на них выделить). Итак: Какое задание нужно сделать самым первым? На какие задания потребуется больше времени? Какие задания наиболее важны для меня? Например, что сильнее повлияет на мою оценку за четверть/триместр: тесты, лабораторный отчет, эссе или презентация? Какое из этих заданий самое сложное?
    • В конце концов, нужно будет решить, какой крайний срок выполнения этих дел, сколько времени они займут, а также нужно подумать над важностью запланированных задач (согласно приоритетам). Только вы знаете себя и свои потребности. Выберите ту систему приоритетов, которая вам больше подходит.[6]

  4. 4

    Выделите наиболее приоритетные задачи. После того, как определите, как расставить приоритеты в своих делах, отметьте их в своем расписании. Можно пролистать расписание и написать букву «А» напротив самых важных дел, которые стоит сделать в первую очередь. Букву «Б» можно поставить рядом с теми задачами, которые можно сделать, например, завтра. Букву «В» – напротив задач, которые следует закончить до пятницы.

  5. 5

    Выделите время для каждого задания. Напишите, сколько времени собираетесь потратить на каждое задание. Например, в день у вас может уйти 2 часа на учебу, 1 час на тренировку, 30 минут на написание писем и сообщений, 30 минут на прогулку с собакой. Этот ключевой аспект поможет выяснить, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи. Но если вы запланируете слишком много и не будете объективны в определении необходимого времени на ту или иную задачу, вы сами поставите себя в стрессовую ситуацию.

    • Не забудьте учесть в расписании время на дорогу. Например, вам ведь нужно будет доехать из школы/института/библиотеки в спортзал?

  6. 6

    Добавьте в расписание немного времени «про запас». Большинство людей недооценивает время, которое уходит на выполнение тех или иных дел. Если в своем расписании вы организуете все свои дела с учетом запасного времени, вы сможете точнее спланировать свой день.

    • Рассчитывая время, которое следует отвести на выполнение задачи, немного переоцените его. К рассчитанному времени добавьте еще 25%. Например, отведите 5 минут на дело, которое обычно занимает 4 минуты. На задачи, которые выполняются за 8 минут, выделите 10 минут. Эти дополнительные минутки будут вашим запасом, который поможет избежать опозданий и других неприятных ситуаций.
    • Спросите себя, нужны ли вам дополнительные небольшие задачи, которые будут подпунктами крупных дел, которые необходимо учесть в своем расписании? Например, обычно вам нужно принять душ после тренировки? Вы любите поболтать с другом лишние 15 минут, пока будете переодеваться? У большинства людей выходит так, что запланированная часовая тренировка занимает около двух часов.

  7. 7

    Оставьте свободное время в своем расписании. В нижней части графика обязательно нужно оставлять время для задач и дел средней важности, а также тех дел, которые могут внезапно появиться в течение дня или недели. Если у вас есть свободное время сегодня или в любой другой день недели, вы можете начать работу над другими заданиями, чтобы продвинуться вперед. Эти дополнительные задачи могут быть следующими: уборка в шкафу, наведение порядка в документах. Это задачи считаются низкоприоритетными, но, в конце концов, когда-нибудь их следует сделать. К счастью, эти задачи не привязаны к определенному сроку.

    Реклама

  1. 1

    Загляните в свой календарь/планировщик. Возьмите в привычку каждое утро и каждый вечер проверять список дел на день, чтобы подготовиться заранее. Каждый день нужно выделять несколько минут (например, после утреннего кофе или во время поездки), чтобы просмотреть список дел и понять, что нужно закончить, добавить новые дела и вычеркнуть выполненные задачи.

    • Ознакомление с графиком дел на сегодня и работа над этим графиком перед тем, как начать выполнение задач – отличный способ начать свой день![7]
    • Поставьте будильник на телефоне или компьютере, чтобы напомнить себе о каких-то задачах или встречах. Например, скорее всего, визит к врачу вы запланировали заранее, поэтому было бы полезно установить напоминание за день до назначения. Таким образом, вам будет легче ориентироваться в своих планах.

  2. 2

    Старайтесь выполнять задания в соответствии с приоритетом. Вы уже расставили приоритеты в делах, поэтому теперь остается только следовать плану!

  3. 3

    При необходимости внесите поправки в свое расписание. Конечно, нужно стараться придерживаться запланированного графика, но иногда происходят неожиданные ситуации, и вам приходится вносить поправки. В таком случае, следует перенести дела средней и низкой важности на другой день, если возникает какая-то чрезвычайная ситуация, которая грозит конфликтом или проблемой.

    • Но будьте осторожны, чтобы задачи не накапливались, старайтесь не откладывать их на следующий день. Если вы вдруг заметите, что слишком часто приходится переносить свои дела, просто начните выделять на выполнение каждого дела чуть-чуть больше времени в назначенный день, а не меняйте расписание всех остальных дней.

  4. 4

    Вычеркните все выполненные задания. Это может быть полезным для многих людей! Не забудьте перенести на следующий день все недоделанные задания.

  5. 5

    Придумайте себе награду! Очень важно сделать себе что-то приятное, когда выполните все свои дела, придерживаясь расписания. После того, как закончите свои дела за день, сделайте себе подарочек: наберите пенную ванну, включите любимое телешоу или купите себе что-нибудь вкусное. Вы почувствуете особенное удовольствие от этих приятных вещей, когда будете знать, что заслужили это.[8]

  6. 6

    Оцените свое расписание и внесите необходимые изменения. Важно периодически проверять, укладываетесь ли вы в запланированное время, помогает ли расписание быстрее справляться с заданиями. Один из способов это сделать – регулярно проверять свой ежедневник (органайзер), а также оценивать свое состояние. В конце дня напротив самых важных дел стоят галочки, и вы чувствуете себя хорошо и продуктивно? Если ваш ответ – «да», ваше расписание отлично работает!

    • Но если вы понимаете, что вам приходится переносить изо дня в день слишком много дел, если в конце дня вы чувствуете себя изнуренным и нервным, скорее всего, в расписание нужно внести поправки.
    • Посмотрите в свой органайзер и подумайте, где нужно внести изменения. Возможно, вам нужно будет пересмотреть приоритеты, если у вас постоянно остается дело, которое приходится переносить (например, упражнения). К тому же, возможно, вам потребуется пересмотреть время, выделенное на выполнение задачи. Например, вместо того, чтобы выделять утром 2 часа на подготовку и сборы, попробуйте успеть собраться за 1 час (хотя бы 3 дня в неделю), а освободившееся время можно потратить на пробежку.
    • Имейте в виду, что перераспределение времени и поправки в расписании – абсолютно нормально. Людям требуется время, чтобы понять, какое расписание и какой темп будет для них более комфортным.

    Реклама

Советы

  • Ваше время очень ценно. Создание подходящего расписания поможет организовать это время максимально эффективно.
  • Придерживаясь расписания, вы можете заметить какие-нибудь привычки, которые раньше оставались без внимания. Например, возможно, вы продолжаете просыпаться каждый четверг немного уставшим, потому что каждую среду после работы вы ходите на «счастливый час» в баре. Таким образом, вы сможете внести изменения в свою жизнь, как только поймете свои привычки. Возможно, вместо того, чтобы каждую неделю выделять время на «счастливый час», стоит наслаждаться этим только раз в две недели. Таким образом, вы сможете расслабиться и отдохнуть с коллегами, не уставая при этом каждый четверг.[9]
  • Составление расписания и привычка придерживаться его поможет более эффективно и продуктивно организовать свое время, потому что вы ставите себе задачи и выделяете на них определенное время. Это значит, что у вас больше не будет оправдания «не хватило времени».[10]
  • Постарайтесь сделать так, чтобы дела были относительно небольшими, даже если это подзадачи какой-то большой цели. Так будет намного легче понять, что и когда нужно делать.

Реклама

Предупреждения

Об этой статье

Эту страницу просматривали 53 437 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

Планирование дня

План на день нужен каждому человеку. Хочется многое успевать, быть продуктивным и при этом оставаться энергичным. Именно поэтому планирование дня – важный и актуальный вопрос. Занятые люди составляют график на месяц, неделю, иногда даже год. Но ежедневный распорядок все так же играет значимую роль. Как правильно планировать свой день?

Содержание

  • Почему важно составлять дневной план
  • Джедайские техники
    • Как работать с «инбоксом»
  • Список задач (или to-do list)
  • Распорядок дня
  • Пример составления плана на день
  • Советы по составлению дневного плана
  • Другие полезные рекомендации по планированию
  • Выводы

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Работа с инобоксом

Как работать с «инбоксом»

  • Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
  • Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
  • Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
  • «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
  • Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Любая задача должна отвечать на вопрос «Что я должен сделать?».

Список задач (или to-do list)

В нашей голове постоянно роятся мысли о невыполненных делах и событиях. Когда мозг заполнен «входящими», он не может продуктивно функционировать. Когда вы записываете задачи, вы освобождаете мозг. Вот почему полезно составлять список (to-do list).

Найдите удобное приложение для ведения списка. Воспользуйтесь популярными Todolist, Evernote, Doit.Im. Если не дружны с приложениями, возьмите обычный блокнот или ежедневник.

Выпишите в список предстоящие дела до последней мелочи. Проверьте ежедневники, заметки на рабочем столе и стикерах, напоминания в телефоне. Соберите все в одном месте.

Сначала получится хаотичный перечень. Дальше его нужно структурировать, расставить приоритеты.

Расстановка приоритетов

Выделите важные дела. Используйте принцип Парето 80/20. Его суть в том, что в списке из 10 дел есть 2, которые важнее других.

Можете воспользоваться матрицей тайм-менеджмента, которая делит все дела по важности и срочности. Возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части. Получится 4 квадранта. Теперь возьмите список дел и определите каждое из них в нужный квадрант:

  • А — важные и срочные дела (требуют немедленного внимания);
  • В — важные, но не срочные (дела на долгосрочную перспективу);
  • С — срочные, но не важные (ими стоит заняться в последнюю очередь);
  • D — не срочные и не важные.

Вначале составление списка задач может показаться сложным. Но дальше, после того как вы составите ваш первый «инбокс», дело пойдет легче и быстрее.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Пример составления плана на день

Распорядок дня

Примерный план на день выглядит так:

  • 6.00-подъем;
  • 6.00-6.30 – душ, зарядка;
  • 6.30-7.00 –лёгкий завтрак;
  • 7.00-7.40-сборы на работу;
  • 8.30-12.30 – работа в офисе;
  • 12.30-13.15 – обед (здоровая пища), небольшой отдых;
  • 13.30 – 15.00 – работа в офисе;
  • 15.00-15.15 – кофе-пауза/прогулка на воздухе;
  • 15.15-17.30 – рабочая встреча;
  • 17.30 – 18.30 – заехать в магазин за продуктами, дорога домой;
  • 18.30 – 19.30 – приготовить ужин, поужинать;
  • 19.30 – 21.00 – время для себя/семьи/хобби;
  • 21.00 – 21.30 – прогулка перед сном;
  • 21.30 – 22.00 – душ;
  • 22.00 – 23.00 – чтение/музыка;
  • 23.00 – крепкий здоровый сон.

Этот образец распорядка дня можете взять за основу.

Советы по составлению дневного плана

Как планировать свой день? Отталкивайтесь от 2 моментов:

  • Время составления плана. Лучше составлять заранее: или накануне вечером, или утром. Для того чтобы была возможность его пересмотреть и внести коррективы.
  • Подведение итогов дня. Последним пунктом в ежедневном планировании должно быть подведение итогов за день. Проанализируйте, что удалось сделать, что вызвало сложности и, как улучшить процесс реализации задач.

Составление дневного плана

Поэтапно процесс подготовки плана выглядит следующим образом:

  • Составьте список дел, которые нужно выполнить. Включите мелкие дела и крупные.
  • Разделите дела на группы. Критерии для сортировки разные, например, важность и срочность (принцип деления описан выше). К важным отнесите те дела, которые приведут к достижению целей. Их выполните в первую очередь. Если какие-то задачи требуют немедленного выполнения, начинайте с них.
  • Пронумеруйте дела по очередности выполнения.
  • Используйте пометки для распределения дел по важности (символы или раскраску цветами).
  • Запланируйте выполнение дел на определенное время. Оставляйте запас на случай непредвиденного.
  • Не планируйте много дел на один день. Планируйте 1-3 важных дела, которые нужно выполнить в любом случае. А остальные, если успеете.
  • Распределяйте дела на неделю равномерно.

Не расстраивайтесь, если один из пунктов плана не получилось выполнить. Перенесите его на следующий день.

Другие полезные рекомендации по планированию

Рекомендации по планированию дня

Планируя день, воспользуйтесь советами:

  • Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
  • Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
  • Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
  • Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Выводы

Каждому человеку полезно освоить навыки рационального планирования дня. Они помогают повысить продуктивность и эффективность любого занятия.

Берегите время, оно имеет свойство проходить быстро и незаметно. Не забывайте включать в ваши планы время для себя и любимых дел, ведь это лучший заряд энергии!

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как найти пароль от сейфа
  • Как составить кроссворд сайт
  • Как составить тех задания для it отдела
  • Как найти внутреннюю доходность проектов
  • Как найти код в триколоре