Люди планируют свой день по-разному. Кто-то предпочитает простой список дел, кто-то — метод Айви Ли, а кто-то — жесткое расписание. Рассказываем о самых популярных методах планирования.
Иногда бывает так: человек пробует какую-нибудь известную технику тайм-менеджмента и терпит неудачу. Из этого он делает «глобальный вывод», что планирование не для него.
На самом деле, методов планирования дня в тайм-менеджменте очень много. Все, что нужно — найти такую технику, которая подходила бы для решения именно ваших задач.
Рассмотрим самые популярные и эффективные методики.
1. Обычный список дел
Самый легкий способ запланировать день — просто составить список предстоящих задач. Вспоминаем, что мы должны сегодня сделать, а потом записываем все это на лист бумаги или в программу для планирования. Например:
Несмотря на простоту, этот метод считается самым важным.
Во-первых, список дел — это основа для других техник планирования. Все методики, перечисленные в этой статье, по сути, являются лишь модификацией обычного списка.
Во-вторых, к списку дел применимы десятки приемов тайм-менеджмента, которые помогают сделать план максимально удобным и эффективным.
Подробнее: Список дел на день: 15 секретов продуктивности
2. Метод Айви Ли
Составляем список дел и нумеруем задачи по важности. Самая важная задача будет идти под номером 1, вторая по важности — под номером 2 и т. д.
Задачи выполняют по порядку, начиная с первого номера. Важно соблюдать правило: пока текущая задача полностью не выполнена, нельзя переходить к следующей.
Метод Айви Ли заставляет сосредоточиться на главном. Даже если день складывается неудачно, мы обычно успеваем выполнить самые важные дела, которые в результате принесут 80% успеха.
К сожалению, метод не подходит для планирования встреч и других дел, привязанных ко времени («жестких» задач). Такие задачи придется планировать отдельно.
Подробнее: Метод Айви Ли
3. Метод 1−3-5
Эта техника напоминает метод Айви Ли, но подразумевает не линейную, а пирамидальную структуру дня. Идея в том, чтобы планировать на день только девять задач:
- Одну очень важную (выполнять в первую очередь).
- Три менее важных (выполнять во вторую очередь).
- Пять второстепенных (выполнять по остаточному принципу).
Задачи, которые не влезли в этот список, отменяют или переносят на завтра.
Метод 1−3-5 помогает не тонуть в делах. Поскольку установлен жесткий лимит на количество задач, мы отбираем их более тщательно и не хватаемся за все подряд.
Однако у метода есть два ограничения. Во-первых, с его помощью тоже нельзя планировать встречи и другие «жесткие» задачи. Во-вторых, он не подойдет людям, у которых количество дел исчисляется десятками.
Подробнее: Метод 1−3-5
4. Матрица Эйзенхауэра
Составляем список дел и сортируем их по важности и срочности. Для сортировки используется табличка из четырех квадратов:
В первую очередь выполняют дела из квадрата, А (важно и срочно), а в последнюю очередь — задачи из квадрата D. При этом нужно потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
Подробнее: Матрица Эйзенхауэра
5. Метод АБВГД
Составляем список задач и оцениваем последствия их выполнения или невыполнения. Дела в списке делим на пять групп:
- А — серьезные последствия для жизни.
- Б — менее серьезные последствия.
- В — без особых последствий.
- Г — задачи, которые можно делегировать.
- Д — бесполезные и вредные задачи.
Если задач в группах и Б получилось много, нумеруем их по важности. Вот так выглядит уже готовый план на день:
Задачи из групп А, Б и В выполняют по порядку, начиная с А1. Дела из группы Г стараются сразу же делегировать. Дела из группы Д просто вычеркивают и не выполняют совсем.
Метод помогает сосредоточиться на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Подробнее: Метод АБВГД
6. Расписание
Составляем список дел и планируем каждую задачу на конкретное время. Для этого нужно решить, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени на них потратить.
Расписание — мощный метод планирования дня, который позволяет контролировать каждую минуту. С расписанием человек всегда четко знает, чем он сейчас должен заниматься. Это избавляет его от сомнений, спешки, суеты, а иногда даже и от прокрастинации.
Однако у расписания есть серьезный недостаток: оно очень неустойчиво. Если в течение дня появятся непредвиденные дела, такой план может легко рассыпаться. Расписание больше подходит тем людям, которые ведут размеренный образ жизни и редко сталкиваются с неожиданностями.
7. Блочный план
Составляем расписание не из отдельных задач, а из тематических блоков. Блоки могут быть посвящены работе, отдыху, спорту, творчеству и т. д. Для каждого блока обычно составляют отдельный список задач.
Метод хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день. Сами блоки обычно не меняются: меняются только наполняющие их задачи.
Однако такой способ планирования дня требует стабильности. Если жизнь насыщена непредвиденными событиями, расписание будет постоянно срываться.
8. Антирасписание
Как следует из названия, метод является противоположностью обычного расписания. В антирасписании мы планируем не работу, а отдых и досуг. Что же касается работы, то она выполняется «в свободное от отдыха время».
Антирасписание разработано американским психологом Нейлом Фьоре и предназначено для борьбы с прокрастинацией. По мнению Фьоре, человеку легче приступить к работе, если за ней гарантировано следует отдых.
Подробнее: Антирасписание
9. Жестко-гибкое планирование
Составляем два отдельных списка:
1. «Жесткие» задачи. Это дела, которые нужно выполнить в определенное время. Например: сходить на собрание в 9:00, встретиться с клиентом в 12:00, посетить врача в 15:00. Если мы пользуемся программой-планировщиком, просто заносим такие задачи в календарную сетку.
2. «Гибкие» задачи. Это дела, которые можно выполнить когда угодно. Например, мы в любой момент можем сходить в магазин или проверить почту.
Дела из первого списка выполняют в отведенное для них время. Дела из второго списка выполняют в порядке их важности в окнах между «жесткими» задачами.
Жестко-гибкое планирование хорошо подходит людям, чей день насыщен встречами и собраниями. Этот метод особенно популярен у бизнесменов, менеджеров и государственных служащих.
Подробнее: Жестко-гибкое планирование
10. Метод Pomodoro
Составляем список задач и выполняем их с помощью таймера. Выглядит это так:
- Выбираем задачу из списка.
- Устанавливаем таймер на 25 минут для работы.
- Занимаемся задачей, пока таймер не прозвенит.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех рабочих циклов делаем получасовой перерыв.
Этот метод хорошо совместим с другими техниками планирования. С помощью таймера можно выполнять задачи из списка 1−3-5, из матрицы Эйзенхауэра и т. д.
Главное достоинство техники Pomodoro в том, что она помогает справляться с внутренним сопротивлением. Даже если у нас нет никакого желания выполнять задачу, мы всегда можем уговорить себя «поработать всего лишь 25 минут».
К сожалению, эта техника предназначена скорее для индивидуальной работы. Она не подходит для задач, которые требуют взаимодействия с другими людьми или посещения общественных мест.
Подробнее: Техника Помидора
Заключение. Как выбрать свой метод
Мы рассмотрели самые популярные способы планирования дня, как простые, так и довольно сложные. Возникает закономерный вопрос: какой способ выбрать?
Выбор метода зависит от того, какие проблемы и задачи вы хотите решить с помощью планирования. В приведенной ниже таблице перечислены самые популярные варианты:
Пользоваться таблицей очень просто: определяем свои самые актуальные задачи и смотрим, какие техники им соответствуют.
Пример 1. Задачи: быстро планировать день и расставлять приоритеты. Лучшие варианты: метод Айви Ли и метод 1-3-5.
Пример 2. Задачи: побеждать прокрастинацию и подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Лучший вариант: техника Pomodoro.
Кроме того, с помощью таблицы можно найти различные «компромиссные» решения. Например, метод Айви Ли не предназначен для планирования встреч, но его можно адаптировать для этой цели (нужно просто планировать встречи отдельно от основного списка).
Напоследок еще несколько советов:
1. Учитывайте свои главные цели. Какая из методик больше подходит для их достижения?
Допустим, ваша цель — улучшение физической формы. В этом случае вам, скорее всего, подойдет блочное расписание, поскольку с ним проще организовать систематические тренировки.
2. Учитывайте свои личные особенности. Методика может подходить нам формально, но не соответствовать нашему характеру или мировоззрению.
Например, техники Антирасписание и Pomodoro будут работать у большинства людей. Но если у человека рациональный склад ума и высокий уровень самодисциплины, эти «мягкие методы» будут его только раздражать.
3. Методы планирования со временем могут меняться. Это нормально: тайм-менеджмент необходимо подстраивать под новые цели и новые обстоятельства. Предположим, фрилансер использует блочное планирование в сочетании с техникой Pomodoro. Для его задач это оптимальный вариант: он работает в одно и то же время, выполняя заказы с помощью помидорного таймера.
Но если однажды фрилансер станет предпринимателем, ему придется кардинально менять систему планирования. Например, он может перейти на жестко-гибкое планирование, чтобы успевать «жонглировать» встречами и проектами.
4. Экспериментируйте. Если есть возможность, периодически испытывайте на себе новые методы планирования. Даже если сами методы не подойдут, вы сможете взять на вооружение отдельные их элементы.
Предположим, вы попробовали блочное планирование. Сама техника вам не подошла, но понравилась идея получасового блока для утренних задач (заправить кровать, умыться, сделать зарядку). Этот отдельный элемент можно без проблем встроить в любую методику планирования, например, в обычный список дел.
У каждого человека есть 12-16 часов в сутках для того, чтобы реализовать свой потенциал. Кто-то за это время успевает выполнить 10 важных задач, провести время с семьей и, ко всему прочему, где-то находит время на хобби. Кто-то за день успевает сходить на работу и посмотреть несколько серий любимого сериала.
Такая разница заключается в том, что одни люди умеют грамотно планировать свой день, а другие — нет.
В этой статье мы расскажем, как распланировать свой день грамотно: рассмотрим 14 эффективных методик тайм-менеджмента. Также поделимся примером плана на день, изучим полезные онлайн-курсы и книги по планированию времени.
Содержание
- Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
- Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
- Пример плана на день
- Курсы, которые помогут грамотно планировать день
- Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
- Что в итоге
Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
Тайм-менеджмент — один из главных навыков в современном мире. Очень важно уметь планировать свой день — выделять важные задачи, которые позволят достичь поставленных глобальных целей и улучшат качество жизни.
Давайте рассмотрим основные причины того, почему так важно планировать свой день:
- Планирование дисциплинирует. Когда главные задачи расписаны по часам, у вас будет меньше отговорок для того, чтобы «забить» на цель.
- Планирование позволяет высвободить свободное время для хобби, семьи и друзей.
- Планирование повышает личную эффективность и продуктивность.
- Планирование позволяет достигать самых амбициозных целей, которые улучшают качество жизни.
Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
Перейдем от теории к практике — рассмотрим 14 эффективных методик управления временем, которые помогут грамотно распланировать свой день, благодаря чему вы сможете все успевать.
1. Составьте свой план на день с вечера
Есть важные задачи на завтра? Составьте список дел вечером сегодняшнего дня.
Дело в том, что вечером у нас много идей и целей в голове. Иногда не можешь дождаться следующего утра, чтобы начать работать.
Но с утра все иначе: часть задач уже забылись, а составлять список целей — лень. Поэтому позаботьтесь о составлении плана на день с вечера — когда у вас есть мотивация, вдохновение и желание.
Плюс вы сэкономите время — вам не придется тратить первые часы дня на составление списка задач. Можно сразу приступать к рабочему процессу — без долгой подготовки и планирования.
2. Сортируйте дела по категориям
Сортируйте свои задачи по категориям. Например, вы ведете список дел в таблице. Сделайте разные столбцы под задачи: «Учеба», «Работа», «Спорт».
Так вы не запутаетесь в большом списке дел — все расставлено по полочкам. Сначала вы можете выполнить все задачи из категории «Работа» → потом можно перейти к категории «Учеба» или «Спорт».
3. Используйте методику «Канбан»
Канбан — это японская методика тайм-менеджмента. Суть этой техники: создайте таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».
Задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, добавьте в столбец «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, перенесите цель в столбец «В работе».
После выполнения цели перенесите ее в столбец «Сделано». Такой метод перетаскивания целей из одного столбца в другой позволяет следить за текущим прогрессом.
4. Техника «Помодоро»
«Помодоро» — это техника для эффективной работы. Когда вы приступаете к выполнению задачи из своего плана на день, поставьте таймер.
Суть этой методики: во время работы следите за таймером — через 25 минут отложите дела и отдохните 5 минут → потом снова приступайте к работе. Через 25 минут повторите процесс: отдохните → возвращайтесь к работе.
Таким образом выполнение одной задачи можно разделить на 5-6 «помидоров». Один «помидор» — это 25 минут работы и 5 минут отдыха.
5. Делите одну большую задачу на части
Часто мы ставим самые амбициозные задачи на день: сделать генеральную уборку, прочитать книгу, выучить английский язык. Такие цели пугают — поэтому мы всячески откладываем их на потом.
Разделите одну большую цель на мелкие задачи: прочитать 20 страниц, убраться в спальне, посмотреть 2 серии любимого сериала на английском языке.
Так вам будет проще «заставить» себя начать работу — в плане на день нет пугающих задач.
6. Организуйте свое рабочее место
Постарайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от выполнения задач, которые вы поставили себе на день. Уберите все раздражители, которые способны отвлечь от эффективной работы: смартфон, игровую приставку, музыкальный плеер.
Оставьте на своем столе только те вещи, которые помогут реализовать все цели.
7. Ставьте цели по технологии SMART
Используйте технологию SMART для того, чтобы грамотно распланировать свой день. SMART — это техника постановки эффективных целей.
Следуя этой методике, цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Attainable (достижимой), Relevant (актуальной) и Time-bound (ограниченной во времени).
Как поставить SMART-цель:
- Сформируйте задачу. Она должна быть конкретной. Для этого ответьте себе на вопрос: «Что я желаю получить в итоге?».
- Проверьте, можно ли измерить эту цель. Например, цель «Написать 20 страниц книги» — измеримая, а «Написать книгу» — нет.
- Убедитесь, что цель достижима. Например, «Посмотреть 2 урока по английскому языку» — задача, которую можно выполнить за один день. А вот цель «Выучить английский» — это задача, на которую уйдут годы.
- Ответьте на вопрос: «Так ли важно сейчас выполнять поставленную задачу?». Может стоит отдать приоритет другим целям? Если задача полностью релевантна, то смело добавляйте ее в свой план на день.
- Установите четкий дедлайн для задачи. Для этого установите сроки, за которые нужно достигнуть результата.
8. Составьте список целей на неделю или месяц
Составьте список задач сразу на неделю или на месяц. Так вам не придется каждый день заниматься планированием, что поможет сэкономить время.
При этом вы можете корректировать свои задачи, ведь есть вероятность, что через неделю у вас сменятся приоритеты.
9. Сначала «съешьте лягушку»
Под «съешьте лягушку» подразумевается следующее: поставьте самую сложную задачу на день в начало списка. Постарайтесь выполнить самую трудную и неприятную цель в начале дня, когда вы полны энергией.
После того, как вы «съедите лягушку», у вас поднимется настроение и появится заряд мотивации на выполнение других, более простых задач.
10. Используйте методику «1-3-5»
Это простая методика подразумевает выполнение не более 9 задач за один день:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Первым делом выполните самую важную задачу, которую вы запланировали на день. Потом переходите к целям средней степени важности и второстепенным задачам.
11. Попробуйте метод Альпы
Метод Альпы — крайне эффективный способ составления плана на день. Его суть заключается в том, что оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие со временем, которое есть в вашем распоряжении.
Как составить план на день по методу Альпа:
- Составьте классический список дел.
- Укажите, сколько времени понадобится на каждую задачу.
- Посчитайте, сколько времени у вас есть. Например, вы проснулись в 8:00, а ложитесь спать в 23:00. В среднем у вас есть 11-12 часов, которые можно потратить на работу (без учета времени на еду, спорт и другие занятия, которые не связаны с работой).
- Подгоните список дел под свободное время. В списке будут задачи, которые не вписываются во временное окно — их можно перенести на следующий день.
12. Используйте электронные таск-менеджеры
Составляйте список дел на день в электронных таск-менеджерах. Например, вы можете скачать приложение на смартфон или программу для компьютера.
Включите уведомления в приложении — вы будете получать напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу, поставленную на день.
13. Ставьте дедлайны
Ставьте дедлайны для своих задач. Так вам будет проще «заставить» себя выполнить поставленную цель.
Например, цель может выглядеть так: «Прочитать 50 страниц книги до 15:00» или «Убраться в квартире до 13:00».
14. Держите план на день «перед глазами»
Постоянно держите список задач на день «перед глазами». Включите уведомления на смартфоне, если пользуетесь электронными таск-менеджерами; повесьте лист бумаги с целями на день на стену или прикрепите его к монитору.
Пример плана на день
Чтобы вам было проще составить план на день, давайте посмотрим на пример графика задач:
| Время: | Что делаю: |
| 7:00 | Подъем |
| 7:15 | Душ |
| 7:35 | Завтрак |
| 8:00 | Чтение книги в течение 15 минут |
| 8:15 | Сбор на работу/учебу |
| 9:00 | Начало рабочего дня |
| 10:00 | Составить отчет о рекламной кампании для клиент → сделать до 13:00 |
| 13:00 | Обеденный перерыв |
| 13:15 | Прогулка на свежем воздухе |
| 13:45 | Разработка маркетинговой стратегии для клиента → сделать до 16:00 |
| 16:00 | Небольшая разминка |
| 18:00 | Конец рабочего дня → сходить в бассейн |
| 19:30 | Ужин |
| 20:00 | Изучение английского языка → просмотр 3-х лекций на YouTube |
| 21:30 | Чтение перед сном |
| 22:30 | Медитация |
| 23:00 | Отбой |
Курсы, которые помогут грамотно планировать день
Теперь давайте рассмотрим полезные курсы, которые помогут вам грамотно управлять своим временем.
«Целеполагание» — Викиум
Курс на целеполагание: как правильно ставить и достигать цели.
После прохождения обучения вы сможете:
- Достигать поставленных целей.
- Не терять энергию впустую.
- Выполнять свои планы.
- Ставить новые планки в развитии.
- Исполнять мечты.
- Стать эффективнее в работе и жизни.
Стоимость: 1 990 руб.
«Лучшие техники тайм-менеджмента» — 4Brain
Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.
Почему стоит пройти онлайн-курс:
- Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников.
- С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией.
- Это десятки часов, которые потребуются, чтобы научиться этому самостоятельно, а в последствии это сотни часов благодаря вашим новым умениям.
Стоимость: 1 990 руб.
«Тайм-менеджмент» — Skillbox
Во время прохождения курса вы освоите тактическое и стратегическое планирование, научитесь сортировать задачи по приоритетам и экономить время. Сможете легко соблюдать баланс между делами и личной жизнью.
Научитесь:
- Оценивать необходимое для решения задачи время.
- Использовать тактический тайм-менеджмент.
- Разрабатывать собственный план/дашборд.
- Понимать психологию прокрастинации.
- Применять стратегическое планирование.
Полная стоимость: 18 602 руб. Можно оформить рассрочку на 12 месяцев и платить 1 550 руб/мес.
Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.
«Гиперфокус» — Крис Бэйли
Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.
С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.
Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон
Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.
Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен
Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.
В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси
Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.
Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.
Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
Что в итоге
Подведем итоги:
- Грамотное планирование своего дня поможет выделить только важные задачи, которые приближают вас к глобальным и амбициозным целям.
- Чтобы научиться грамотно планировать день, используйте полезные техники и методики, описанные в статье.
- Также вам помогут онлайн-курсы и книги по эффективному управлению временем.
Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
- Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
- Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
- Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так
(Фото: bakunin.com)
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
- Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
- Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
- Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
Матрица Эйзенхауэра
- Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
- Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
- Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
- Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
- «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
- «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
- «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
- «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
- Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
- Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
- Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
- Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
- SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.
В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.
1. Спонтанное планирование
Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.
И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.
Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.
Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.
Подробнее: Спонтанное планирование
2. Метод самой важной задачи
Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.
Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.
Подробнее: Метод СВЗ
3. Простой список дел
Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.
Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.
Подробнее: Список дел на день
4. Метод Айви Ли
Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.
Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.
Подробнее: Метод Айви Ли
5. Метод 1-3-5
Планируйте на день только девять задач:
- Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
- Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
- Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.
Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.
Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.
Подробнее: Метод 1-3-5
6. Метод трех результатов
Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.
Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results
7. Энергетический список
Составьте список дел и разделите дела на три группы:
- Очень трудные задачи.
- Задачи средней сложности.
- Легкие задачи.
Например:
Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.
Подробнее: Энергетический список
8. Обязательно — Желательно — Не обязательно
Разбейте задачи в своем списке на три группы:
- Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
- Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
- Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.
Например:
Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.
Подробнее: Обязательно — Не обязательно
9. Относительное расписание
Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.
Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.
Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Относительное расписание
10. Недельный спринт
Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.
Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.
Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.
Подробнее: Недельный спринт
11. Автофокус
Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:
1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.
2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.
3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.
4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.
Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.
Подробнее: Автофокус
12. Матрица Эйзенхауэра
Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:
В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
Подробнее: Матрица Эйзенхауэра
13. Метод АБВГД (оценка последствий)
Составьте список задач и разбейте его на пять групп:
- А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
- Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
- В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
- Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
- Д — то, что лучше не делать совсем.
Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.
Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Подробнее: Метод АБВГД
14. Техника Pomodoro
Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
- После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
- Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
- После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.
Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».
Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.
Подробнее: Техника Pomodoro
15. Блочное расписание
Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».
Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.
Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.
Подробнее: Блочное планирование
16. Жестко-гибкий план дня
Разбейте свои задачи на две группы:
- Жесткие, привязанные к конкретному времени.
- Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.
Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.
Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.
Подробнее: Жестко-гибкое планирование
17. Антирасписание
Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.
Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
Подробнее: Антирасписание
18. Простое расписание
Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.
Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.
Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.
Подробнее: Как составить расписание на один день
19. АБВ-анализ
Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:
- Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
- Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
- Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.
Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.
Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.
Подробнее: АБВ-анализ
Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:
1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.
2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.
3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.
Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.
Подробнее: Метод «Альпы»
Несколько советов
1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.
Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».
2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.
3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.
Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.
4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.
5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.
6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.
7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
Поделиться:
Организуйте жизнь так, чтобы ни минуты не тратить впустую.
1. Правило 1‑3‑5
Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.
2. Правило трёх
Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.
Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.
3. Способ 10 минут
У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.
4. Pomodoro
Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.
Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.
5. Метод 90/30
Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.
Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.
Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.
6. Метод 52/17
Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете. Согласно эксперименту, проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления. Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.
7. Поедание лягушек
Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.
8. Временные блоки
У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.
Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:
- Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
- Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
- Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
- Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.
Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.
10. ZTD
Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.
- Собирайте всю информацию в Inbox.
- Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
- Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
- Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
- Создавайте простые короткие списки дел.
- Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
- Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
- Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
- Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
- Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.
11. Канбан
Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.
Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
12. Правило двух минут
Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.
13. Zero Inbox
Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.
В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное. Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить. Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.
Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.
14. Fresh or Fried
Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.
- В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
- Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
- Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
- На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.
Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.
15. Метод айсберга
Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.
Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.
16. Автофокус
«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.
Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.
17. Матрица Эйзенхауэра
Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.
18. Метод 4D
4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:
- Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
- Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
- Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
- Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
19. Хронометраж
Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.
20. Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Читайте также ⏲
- В чём разница между продуктивностью и эффективностью и что важнее
- 50 золотых советов для повышения продуктивности
- Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность