Как составить план ивента

Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…

Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.

Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так

Этап первый. Базовый

1. Составляем концепт и бюджет. Вначале нужно определиться с форматом участия на выставке (стенд, брендированное авто и т.п.):

Выставочный стенд

Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.

Выставочное место

По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

Дополнительные спонсорские возможности

Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.

Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.

Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.

2. Определяемся с бюджетом и согласовываем бюджет и концепт со стейкхолдерами:

3. Разрабатываем позиционирование и общую концепцию для оформления стенда и всей раздаточной продукции. Здесь нужно организовать встречу с креативной командой.

Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.

Этап второй. Подготовка к мероприятию

Направления подготовки к мероприятию:

1. Сувенирка, раздатка.

Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.

Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.

Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.

Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.

Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.

В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.

При заказе «на месте» необходимо иметь там ответственного удаленного сотрудника. Часто могут возникнуть проблемы с контролем качества продукции, поэтому желательно иметь возможность изготовления тестового образца.

Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:

Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.

2. Организационные вопросы (взаимодействие с организаторами, фотограф, promo girls).

Пример чек-листа

Чек-листы можно сохранить, распечатать и использовать

Коммуникационная кампания

Как правило, коммуникационная кампания состоит из:

Этап третий. Участие в выставке

Работа на выставке, дополнительные активности (выступление спикера, розыгрыш призов, получение премий и т.п.).

Представителям необходимо быть на стенде по меньшей мере, за час до начала выставки. За это время нужно:

Во время самой выставки необходимо следить, чтобы на столе всегда было достаточно раздаточной продукции, и своевременно ее докладывать.

Работа с посетителями выставки требует повышенного внимания. Представитель бренда должен быть приветливым, доброжелательным, внимательным к проблемам и вопросам собеседника, компетентным по вопросам продукта. На случай затруднения с ответом в группе должен быть как минимум 1 эксперт по определенным сложным вопросам: техническим, юридическим, по вопросам партнерства и др., — к кому можно обратиться за помощью.

На стенде обязательно должно работать не менее 2 представителей одновременно. Во время ланча нужно организовать работу таким образом, чтобы это требование также выполнялось: например, в группе из 4 человек можно пойти на обед посменно, по 2 человека.

Этап четвертый. Работы по окончании мероприятия

Этот этап включает в себя:

Как подготовить ивент и не попасть к психотерапевту: мой опыт в ИТ и не только

Ивенты, конференции, форумы и не только – будем называть их общим словом мероприятия – одна из самых стрессовых областей работы и специализации в наших реалиях. Для меня это всегда работа в чрезвычайно быстро сменяющихся условиях, начиная от этапа согласования концепции и бюджета мероприятия, заканчивая его курированием и подготовкой отчета после.

Немного расскажу о себе: что стало моим камнем преткновения и опорной точкой для написания этой статьи, и о том, почему мероприятия в ИТ-компании и не только – это важно.

Меня зовут Дарья и мне 25, (не хватает хлопков на фоне) – но мы здесь не про анонимных алкоголиков, так что станем «анонимными организаторами».

Мероприятия пришли в мою жизнь когда мне стукнуло 20, и я попала в Башкирскую Выставочную Компанию. Организатор выставок и форумов, компания для старта карьеры в event-индустрии, и чтобы разобраться, кто и кем приходится кому в этом мире – отличная. А затем covid, самоизоляция, переезд и новый для меня город Казань. Сначала организация и курирование крупных региональных и федеральных мероприятий, а затем и организация, продюсирование и курирование кулуарных и крупных ивентов в такой же крупной ИТ-компании.

Стратегии по участию и организации мероприятий бывают разные, но сводятся всегда к одному – доход и повышение узнаваемости. Лидогенерация и сделки – это основное, на что я делаю упор на своих мероприятиях: каждое должно быть самоокупаемо как минимум ценными и новыми контактами, а как максимум – сделками, на которые по сути и нацелена многомиллионная индустрия деловых мероприятий.

В этой статье я хочу поделиться своим опытом, и расскажу о том, как лучше всего подготовиться к мероприятию вне зависимости от отрасли вашей компании.

Этап 1. Календарь мероприятий

Практически у любого мероприятия есть формат, будь то выставка, бизнес-встреча или конференция. На основе тематик, которые заявлены организаторами и, учитывая острые потребности вашей компании на этапе планирования, необходимо составить так называемый «календарь мероприятий».

Участие в сторонних мероприятиях мы стараемся запланировать как минимум на полгода вперед, но как я уже говорила выше, в сфере ивентов ты всегда должен быть готов к внезапным, неожиданным и тем более «невыполнимым» задачам. Наверное, лично я за это и люблю сферу организации мероприятий, будучи человеком быстро меняющимся, мне быстро наскучивают однотипные задачи, но ивенты никогда не перестанут вас удивлять.

Многие специалисты ошибочно считают, что главное для event-менеджера – это самодисциплина и стрессоустойчивость, но я не согласна. Важнее гибкость, умение решать на ходу, как говорят миллениалы: «способность переобуваться в воздухе» и критическое мышление, хотя больше оно помогает при составлении смет и выборе подрядчиков.

К каждому своему мероприятию я отношусь как к ребенку, вот оно на стадии планирования, вот этап подготовки и зачатия – этап бюджетирования и согласования концепции, вот он на моменте вынашивания – реализация концепции, работа с подрядчиками, подготовка спикеров, застройка, и вот момент появления на свет – этап координирования и открытия мероприятия.

Когда я вижу начало мероприятия, его открытие, прибытие гостей, я наконец чувствую, что всё было ради этого момента.

Этап 2. Подбор команды

Планируя любой формат участия, необходимо перед этим проверить загруженность и целостность команды. Свободен ли хороший спикер, есть ли свободный Sales-менеджер для планирования его командировки, есть ли контент и описанные кейсы, с которыми вам придется работать.

Интересное, вкусное и увлекающее мероприятие всегда на 20% состоит из контента, на 30% из людей, преподносящих этот контент, и на 50% от умения ивентщика правильно спланировать этапы подготовки, прописать сценарий и полноценно донести информацию до всех ответственных зон. Чем лучше вы сможете работать со своей командой, помочь подготовить контент, распределить зоны ответственности и сроки выполнения задач, тем проще для вас пройдут все этапы подготовки к мероприятию.

Этап 3: «А как будет? Ожидание – реальность»

Говоря о простоте и легкости в проведении, нужно помнить, что легко и красиво всё, к сожалению, выходит лишь в кино. Если ситуация выходит из-под контроля, опаздывает спикер, а зал ожидает яркого выступления, как ваша пиар-команда заявила в анонсе, застройка выходит не так, как она выглядела в теории, и весь монтажный план вашего стенда больше похож на свалку мебели, нежели на ту красоту, которую вы презентовали руководству при защите бюджета, то спокойствие, находчивость и умение быстро принимать решения – ваше главное оружие.

Работая в сфере мероприятий, никогда нельзя «теряться», потому что одна небольшая проблема вполне может выбить вас из колеи. И чтобы не быть голословной, расскажу про свой первый факап.

Первое мероприятие, которое мне доверили – «Мир Семьи, Материнства и Детства». Руководителя дирекции, где я работала внезапно вызвало высшее руководство для проверки выполнения плана продаж по выставке, наполненности деловой программы и сценария открытия мероприятия, а я осталась на застройке одна.

Участники подходили каждые 5 минут, спрашивали, где мебель, где стенд, как пройти в туалет, где можно поесть и где будет репетиция их выступления. Моей же главной ошибкой была паника. В данном случае (слава Кришне) я додумалась попросить помощи у коллеги из другой дирекции, более опытного и взрослого, нежели была я.

Совместно со мной он вышел на площадку и помог решать текущие проблемы, спокойно объясняя участникам и мне, что и где находится. Для участников это были ответы на интересующие их вопросы, а для меня – реальный мастер-класс по поведению в стрессовой ситуации, как красиво и уверенно донести до человека, что его проблема решаема и вы над ней работаете. Как верить в команду, и в первую очередь в себя.

Мои 5 рабочих антистресс-лайфхаков

Конечно, никогда нельзя быть готовым ко всему, но мне помогают несколько лайфхаков, которым я научилась у директора выставочного центра будучи только стажером.

1. Всегда имей запасной план, при опоздании спикера имей возможность выпустить «запасного спикера» или пропустить вперед не своего. Риски всегда нужно подсвечивать организаторам.

2. Если стенд получился в мемном духе «ожидание/реальность», то всегда имей своего подрядчика, который если и не приедет, но поможет оперативно в режиме онлайн подсказать как лучше распределить стенд и от чего ты можешь прямо сейчас отказаться.

3. Никогда не афишируй, какой конкретный результат и охват ты получишь с того или иного мероприятия – ты не контролируешь людей и не знаешь, принесет это мероприятие тебе 25 или 4 лида. Можно строить план или полагаться на определенный ивент, но чем больше говоришь, тем больше времени тратишь.

4. Активно готовься к мероприятию ровно до того момента, когда наступит точка 12-ти часов до его начала. И здесь езжай домой и поспи. Решить проблему с больной/уставшей головой – невозможно.

5. Умей брать ответственность, признавать и исправлять свои ошибки. Последнее особенно важно. Да, просто признать, что кейтеринг приехал не ко времени по твоей вине – это, конечно, хорошо, но как решать проблему с голодными гостями – всё-таки открытый вопрос.

Что происходит после ивента, или Немного заключительных слов

Любое мероприятие очень индивидуально, и я всегда рассматриваю их как личностей, со своим характером, стрессовыми ситуациями и особенностями. Некоторые существуют на рынке уже более 20-ти лет, а некоторые только начинают свой путь с небольших круглых столов. Любое из них перед принятием решения к участию должно пройти пристальное рассмотрение и анализ.

При завершении мероприятия, написании отчета и подготовке итогового контента, нельзя забывать,  в первую очередь, о благодарности для команды. Провести мероприятие в одиночку практически невозможно, команда — это главное, начиная от PR-менеджера и заканчивая отрабатывающими на мероприятии Sales-специалистами, на последних хотелось бы также сделать небольшой акцент.

При подготовке к любому мероприятию, нужно совместно с аналитиками провести отдельную работу по исследованию списка участников мероприятия и определить ключевых заказчиков, их возможные потребности и интерес. Собрать на них, так называемые «профили» и провести первую заинтересовывающую ваших потенциальных заказчиков рассылку или обзвон (по возможности). Это прямым образом влияет на дальнейшую результативность мероприятия, помогает вам спрогнозировать количество лидов и определяет насколько хорошо и качественно Sales-менеджер отработает на мероприятии.

Важно помнить, что самое главное – не бюджет, проработанная программа или вкусные закуски. Важнее всего – концепция, в которой есть душа, команда, умеющая работать слаженно, и люди, «купившие» идею твоего мероприятия.

Изначально, презентуя своё мероприятие, мы фактически презентуем воздух: но убеди себя и человека в том, что без твоей идеи его бизнес работать не сможет, и будет тебе счастье.

Дэвид Рич — старший вице-президент компании George P. Johnson Experience Marketing, известного в США маркетингового агентства.

Рич также является создателем основной стратегии развития агентства, и в настоящий момент отвечает за одного из 10 основных клиентов компании. До того, как занять этот пост, Рич был ведущим специалистом в департаменте event-маркетинга в IT-компании EMC Corporation.

Ветеран event-маркетинга делится ценными советами о тонкостях разработки стратегии, создании уникальной культуры, способах привлечения аудитории и важности интерактивного дизайна.

На самом раннем этапе подготовки к мероприятию подключите к процессу всех заинтересованных лиц: партнеров, спонсоров, подрядчиков и других. Прежде чем приступать к реализации и активным действиям по подготовке мероприятия, выработайте стратегию сотрудничества с каждым из них. Постарайтесь сделать так, чтобы действия каждой из сторон были согласованы и, в конечном счете, служили достижению поставленной цели.

Сформулируйте четкие цели и задачи. В противном случае, ваши усилия по разработке маркетинговой кампании или организации мероприятия могут стать бессмысленными. Выпишите цели, которые вы планируете достигнуть, и подкрепите их количественными показателями. Для достижения успеха нужно точно знать, что он из себя представляет.

Разработайте не просто стратегию, а эффективную стратегию. Существует много способов достижения поставленной цели, но самым лучшим является тот, который позволит работать наиболее эффективно с наименьшим количеством затрат. Таким образом, вы достигнете сразу двух ключевых показателей: эффективности и результативности. Если на воплощение задумки было потрачено много денег, и все прошло идеально, подумайте, на чем можно сэкономить в следующий раз. Если же удалось сократить до минимума бюджет, но мероприятие провалилось, это знак, что пора менять работу.

Разложите стратегию на миллион деталей, происходящих в течение тысячи секунд, каждая из которых либо приблизит вас к цели, либо отдали от нее на несколько шагов. Хорошо разработанная стратегия без эффективного креативного плана, помогающего воплотить ее в жизнь, ведет к провалу. Именно поэтому еще в процессе подготовки к мероприятию важно продумать каждую деталь плана. Если хоть одна из деталей не вписывается в концепцию общего замысла, немедленно устраните ошибку, пока она не стала фатальной для всего вашего мероприятия.

Учитывайте уровень культурного развития и потребности аудитории. Представьте, что вы строите мост между конечной целью мероприятия и зрителями. Для выяснения потребностей аудитории можно провести несколько фокус-групп, или, если такой возможности нет, просто представить себя на месте потенциального зрителя: понять, что им движет и каковы его приоритеты. Одно остается очевидным — каждый из нас хочет стать героем своей собственной истории, почувствовать себя значимым. Если вы сможете дать зрителю ощущение собственной уникальности и значимости, он свернет для вас горы.

На первом месте должен быть интерактивный дизайн, на втором – дизайн окружения. Согласно истине, что «каждое действие рождает противодействие», именно действие способно пробудить незамедлительную реакцию публики. Позвольте интерактивности быть главной изюминкой вашего мероприятия, а декор, музыкальное сопровождение и оригинальные закуски станут прекрасным дополнением к происходящему.

Измеряйте результат. Результатом при этом будет не просто впечатление зрителей от вашего мероприятия, а конкретные показатели, которые были достигнуты благодаря проведенному мероприятию.

Продемонстрируйте результат всем сторонам, участвовавшим в организации мероприятия. Вы можете создать презентацию, начальные слайды которой будут посвящены конкретным численным показателям, а в конце вы напомните, что все стало возможным благодаря трем вещам: ясным задачам и целям, эффективной стратегии и четкому креативному плану, который помог воплотить задуманное. Презентация положит начало для дальнейшего сотрудничества с партнерами, и вы всегда будете востребованы.

По материалам bizbash.com

Присоединяйтесь к Event.ru

Как организовывать и проводить успешные event-мероприятия? Разбираемся на Pressfeed вместе с экспертами.

Event мероприятия — что это?

Внедряя событийный маркетинг, нужно четко представлять, что такое event-мероприятия, какие бизнес-задачи они решают и, для кого инициируются, иначе ощутимой отдачи от процесса не получить. Эвенты — это события, организуемые для формирования положительного имиджа компании и ее продвижения на рынке.

Мероприятия проводят для:

Скачайте прямо сейчас: книга «Как бесплатно продвигать бизнес с помощью СМИ»

Партнеров. Trade events: конференции, презентации, выставки, семинары, форумы. В ходе подобных ивентов можно укрепить сеть уже наработанных деловых контактов, а также установить новые, обменяться опытом или идеями.

Клиентов. Special events: фестивали, шоу, концерты, вручение премий, презентации. Специальные ивенты создают позитивное общественное мнение, формируют имидж мощного инфлюенсера в своей нише, повышая интерес потребителей.

Сотрудников. Corporate events. Примером ивент мероприятий такого формата являются профессиональные праздники, юбилеи компании, team building и family days для сотрудников. Указанные события обеспечивают позитивную атмосферу в коллективе, улучшая показатели работы.

Благодаря правильно выстроенной event-стратегии можно:

• повысить лояльность ЦА;
• грамотно позиционировать компанию;
• укрепить корпоративную культуру;
• презентовать товар/услугу;
• увеличить прибыль.

Дмитрий Черный, основатель и руководитель агентства интернет-маркетинга «НА СТАРТ!»

Событийный маркетинг формирует позитивное отношение к бренду и увеличивает лояльную аудиторию. Кроме того, ивенты можно использовать, как сильный канал продаж. Так, в ноябре 2019-го совместно с партнерами WebAsyst и TargetHunter мы провели онлайн-конференцию «Упаковка. Трафик. Продажи» на 2000 участников. Прибыль от продажи билетов и расширенных пакетов участия для зрителей превысила затраты на рекламу и организацию в шесть раз.

Жанна Перкова, директор event-агентства «Из Лондона»

Корпоративные event-мероприятия формируют новые цепочки взаимоотношений в коллективе, которые положительно сказываются на рабочем процессе, обеспечивая доброжелательный эмоциональный фон в компании. Сотрудники учатся договариваться, создавать что-то совместными усилиями и решать важные задачи в непринужденной атмосфере.

Екатерина Мишарина, эксперт по событийному маркетингу АО «ЭР-Телеком Холдинг» (ТМ «Дом.ru», «Дом.ru Бизнес»)

Офлайн-коммуникации генерируют качественный фидбек, повышая узнаваемость бренда и NPS (индекс потребительской лояльности). Мы в «Дом.ru» используем event-маркетинг и в качестве имиджевого инструмента, и для маркетингового продвижения продуктов. А также ищем способы перевести офлайн-коммуникацию в онлайн, чтобы сделать аудитории релевантное продуктовое предложение.

А чтобы ивент превратился в эффективный маркетинговый инструмент, он должен отвечать одному из трех критериев:

1. Нетривиальность. Оригинальный инфоповод устанавливает с аудиторией эмоциональный контакт и превращает в единомышленников, разделяющих ценности бренда. Креативные эвенты оставляют позитивные эмоции и желание делиться ими, что намного результативнее навязчивых призывов купить товар.
2. Практическая ценность. Современный потребитель стремится к постоянному развитию и вряд ли упустит возможность получить порцию действительно полезных знаний. Рассказывая интересные лайфхаки, кейсы, обучая, компания может органическим путем создать пул лояльной к бренду аудитори
3. Актуальность. Приурочив ивент мероприятие к празднику или резонансному событию, можно привлечь широкое общественное внимание. Главное, чтобы организованное мероприятие было уместным и своевременным.

Смотрите также:
Где бесплатно разместить анонс мероприятия? 18 ресурсов

Организация ивентов: 5 важных этапов

Любое мероприятие вне зависимости от масштаба и формата проходит через несколько этапов, каждый из которых требует тщательной проработки.

Виртуальный пиарщик Pressfeed — подберет СМИ под вашу тему, напишет текст, организует выход публикации или интервью. Оплата за результат!

1. Планирование

Основой успешного ивента является продуманный до мелочей план.

Четко поставленная задача не только определяет формат будущего мероприятия, но и аудиторию, на которую оно будет ориентировано. От точности формулировки напрямую зависит эффективность и охват эвента.

10 кейсов о росте трафика, продаж и продвижении бизнеса с помощью СМИ. Скачать!

Екатерина Мишарина

Правильная постановка целей определяет не только KPI и бюджет, но и становится отправной точкой в выборе концепции и механики взаимодействия с аудиторией. Участники события должны без дополнительных пояснений понимать, почему они видят ваш бренд здесь и сейчас, а ваш key message должен соответствовать их интересам и легко считываться.

2. Сценарий

Обстоятельно расписанная программа ивент мероприятия — это его логистика, включающая:

• место и время проведения;
• состав спикеров, а также последовательность и основные тезисы их выступлений;
• список гостей: журналисты, партнеры, зарегистрированные участники;
• промежуточные активности;
• оформление площадки;
• раздаточные материалы: буклеты, программки, визитки.

Ольга Александрова-Мясина, совладелец брендингового агентства «Спотлайт»

Успех ивента зависит от трех составляющих: гости, спикеры и площадка. Если один из компонентов не проработан, то качественного мероприятия не получится. Надо обращать внимание на мелочи, учитывать потребности людей и быть готовыми их исполнять. Если было приглашено много гостей, а зал плохо кондиционируется, то мероприятие пройдет не так хорошо, как вам бы хотелось. Ну и самое главное — спикеры! Эти люди делают мероприятие и держат аудиторию.

3. Бюджет

Учитывая концепцию и масштаб события будущего event мероприятия, важно рассчитать затраты на его реализацию, оптимальные для бизнеса.

Екатерина Мишарина

Офлайн-канал — достаточно дорогой способ коммуникации с аудиторией, поэтому мы выбираем масштабные события, когда охваты и массовая аудитория позволяют нам при высоких затратах оставаться эффективными.

4. Продвижение

Оповещение целевой аудитории о грядущем событии привлечет к нему максимум внимания. Информировать о мероприятии лучше как с помощью онлайн, так и оффлайн каналов. Например, креативный анонс ивента, размещенный в соцсетях, можно удачно совместить с раздачей листовок или флаеров. Не стоит пренебрегать и email-рассылкой, напоминая о мероприятии за пару дней до его проведения.

Наталия Попова, заместитель директора «Российско-Азиатского Бизнес Союза»

Привлекая целевую аудиторию, старайтесь рассказать о том, что вы продвигаете. Опишите ценность мероприятия, используя максимум инструментов для оповещения участников. Онлайн площадки, социальные медиа, персональные приглашения, телефонный обзвон — работают, если использовать их грамотно, то есть учитывать интересы и место локализации вашей ЦА.

5. Анализ

В процессе и после самого ивента важно подсчитать затраты, выручку, количество участников/покупателей, приобретенные контакты, допущенные ошибки, а также подготовить пост-релизы для прессы. Полученная информация поможет скорректировать стратегию событийного маркетинга и оценить ее эффективность для бизнеса в целом.

Екатерина Мишарина

В результате интеграции в VK Fest для продвижения видеоплатформы MOVIX в 2019 году за два дня работы фестиваля наши локации посетило более 10 000 гостей, было 7500 просмотров трансляций выступлений с главных сцен фестиваля на собственном телеканале «Дом.ru Гид», UGC — более 100 публикаций. Согласно собственным исследованиям компании по итогам 2019 года, NPS по цифровому ТВ (индекс потребительской лояльности) в Санкт-Петербурге вырос на 20 пунктов. Достичь таких показателей мы смогли благодаря проведенному мероприятию.

Выбрав и грамотно организовав ивент мероприятие, отвечающее целям бизнеса, можно создать благоприятную атмосферу для развития компании, увеличить ее узнаваемость среди потенциальных клиентов, а также нарастить прибыль.

В этой статье вы разобрались, что такое ивент, какие виды мероприятий существуют и каких из них актуальны на сегодняшний день, а также расписали по пунктам, как организовать ивент самостоятельно. 

Виды ивентов

Существуют различные виды ивентов в зависимости от цели мероприятия. Ивен может организовываться в честь открытия бутика, салона красоты, цветочного, булочной и любого другого проекта. 

Также ивент может проводиться в формате выставки, ярмарки, презентации, вебинара и воркшопа, VIP-завтрака/обеда/ужина. Даже церемония награждения и линейка в школах – это по сути ивент. 

В современном мире набирают актуальность и онлайн-мероприятия, у которых есть своя специфика, плюсы и минусы.

Организация любого мероприятия – это очень ответственное дело, где важно не упустить из виду не только основные моменты, но и многие детали. Ниже мы выделили 5 основных моментов, которые помогут вам в этом трудном, но интересном деле:

• Цель. Весь ивент строится на цели мероприятия, поэтому начинать нужно с этого. Первый вопрос, который вы должны себе задать — это “с какой целью мы проводим мероприятие?”. После того, как вы четко определите цель, вам будет проще выбрать подходящий формат, концепцию, место и время ивента и т.п.

• План. Теперь когда вы точно знаете цель, вам не составит труда придумать концепцию мероприятия, собрать команду и другую необходимую информацию. На этом же этапе составьте список из задач. Не бойтесь делегировать их, а также ставить на каждую задачу свой дэдлайн. Существуют специальные программы, где вы сможете обновлять информацию в режиме реального времени, например Google-таблицы.

Заранее продумайте план на случай форс-мажоров, а за день до мероприятия соберите команду на месте мероприятия и устройте полную проверку. 

• Бюджет. Подробно распишите, на что придется потратиться. Лучше всегда считать с небольшим запасом. Это поможет избежать неловких ситуаций.

• Фишка. Подумайте, какую деталь вы сможете добавить в ивент, чтобы сделать его особенным и запоминающимся? 

• Рефлексия. Провести мероприятие – это только полдела. Далее соберите обратную связь от гостей и своей команды (для этого вы можете составить анонимные анкеты заранее, так отклик будет объективнее), ответьте на вопрос “добился ли я первоначальной цели?”, а также подумайте и пропишите удачные и неудачные моменты. Как вы минимизируете ошибки в следующий раз? 

Вы также можете выучиться на event-менеджера и организовывать мероприятия различного масштаба для себя или профессионально. 

Обучающий курс на Event-менеджера с нуля можно пройти в онлайн-школе Skillbox.

Обучение займет 5 месяцев. Оно предназначено для новичков и event-менеджеру с небольшим опытом работы.

Благодаря знаниям, полученным на курсе вы сможете:

• Принимать участие в организации различных мероприятий, в т.ч. в формате онлайн.
• Рассчитывать бюджет и составлять смету.
• Взаимодействовать с заказчиком мероприятия и не упустить все важные мелочи.
• Работать с большой командой и брать на себя роль лидера.

В качестве итогового проекта вы организуете мероприятие, куда пригласите около 50 человек, где примените максимум полученных знаний.

После защиты финального задания вам будет выдан 

В качестве приятного бонуса Skillbox дарит всем студентам бесплатное обучение английскому на их платформе в течение года. 

Если вы захотите повторить материал, то вы сможете сделать это в любой момент даже после того, как завершите обучение. 

Стоимость обучения – 2940 руб./мес. при оформлении рассрочки на 12 месяцев. Если вы решите оплатить курс одним платежом, то школа подарит вам дополнительную скидку. 

FAQ 

Где может пригодиться навык организации ивентов? 

Такой навык очень универсальный и может пригодиться абсолютно любому человеку, начиная со школьника и заканчивая руководителем отдела маркетинга, например. Мероприятия проводится периодически на всех уровнях и с разным масштабом, поэтому мы уверены, что даже до прочтения этой статьи вы или уже пробовали что-то организовывать, либо просто присутствовали на различных мероприятиях. 

Можно ли организовывать ивенты на профессиональном уровне?

Да, конечно, для особо ответственных случаев организации обращаются к профессиональным event-менеджерам, которые организуют так называемые ивенты с нуля и с учетом всех пожеланий компании. 

Можно ли стать event-менеджером с нуля?

Да, вы можете попробовать обучиться на организатора мероприятий как самостоятельно при помощи статей, книг и видеоуроков в свободном доступе, так и пройти платные курсы, где вас будет готовить команда экспертов.

Можно ли научиться организовывать мероприятия самостоятельно? 

Да, в этом вам может помочь наша статья.

Какими личными качествами должен обладать event-менеджмент?

Event-менеджер, даже если он не профессионал, должен быть общительным и коммуникабельным, гибким, стрессоустойчивым, креативным, но при этом он должен быть крайне организованным, ответственным и обладать качествами лидера.

Подведем итоги 

• В современном мире существует большое количество видов ивентов, в том числе и в формате онлайн. Все они обладают своей спецификой, которую важно учитывать.
• Ключевую роль при организации мероприятия играет постановка цели. От нее будет зависеть дальнейшее планирование ивента.
• Event-менеджмент – это не просто хобби, а целая профессиональная сфера. Так, вы можете не только устраивать любительские мероприятия по просьбе начальства, а стать настоящим профессионалом в этом деле.