Как составить план контрольных точек

Часто при планировании и ведении большого количества проектов руководителям компаний и подразделений приходится глубоко погружаться в процессы, изучать множество отчетов, контролировать выполнение отдельных работ. Управление бизнесом при таком подходе отнимает много времени и сил.

Но есть инструмент, применяя который руководители концентрируются на контроле и своевременном достижении ключевых результатов проектов, а не на всех процессах — это метод контрольных точек.

Что такое контрольные точки и как с ними работать

Контрольная точка (КТ) — это конкретный результат проекта, который должен быть достигнут в установленный срок и который легко проверить. Это очень простая система, понятная не только экспертам. Метод КТ не требует особых ресурсов и навыков, внедряется быстро. По мере развития бизнеса позволяет перейти к более детальному планированию.

КТ фиксирует срок получения результата, ответственного – кто отвечает за его получение и приемщика, который подтвердит, что результат соответствует требованиям.

Результат контрольной точки лучше сформулировать в виде завершенного действия, которое однозначно определяет результат. Например, не «Тестирование продукта», а «Тестирование продукта завершено». В таком случае исполнитель концентрируется не на процессе, а именно на получении конкретного результата.

При использовании метода КТ отчетность для руководителя прозрачна и не требует излишнего погружения. Весь фокус здесь направлен на результат. Отклонения по срокам сигнализируют о рисках, предупреждая проблемы на других уровнях. Приемкой занимается квалифицированный специалист или заказчик. Такой подход исключает излишнее вмешательство в работу и гарантирует четкое понимание результатов проекта.

Метод КТ позволяет:

При использования метода КТ важно зафиксировать то, как будет измеряться результат. Для этого нужны документы, инструменты и показатели. На их основе будут приниматься результаты и дальнейшие решения.

Сколько уровней КТ нужно бизнесу?

Количество уровней КТ зависит от зрелости компании и от масштабности проекта. В начальной стадии перехода на метод КТ достаточно двух уровней: КТ в Уставе проекта и базовом плане. А дальше можно переходить к детализации, когда КТ устанавливается для небольшой группы до 5 человек. И срок между промежуточными результатами не превышает 2 недели.

Какими бывают контрольные точки?

Поскольку результаты бывают разными по значимости (от согласования рабочего документа до заключения многомиллионного контракта), то и КТ принято делить на уровни в зависимости от важности результата:

Уровень 0. Вехи проекта

Результат критически важен для проекта. Например, подписание договора с крупным поставщиком или аналитика рынка. Контроль таких результатов выполняет сотрудник высокого уровня (топ-менеджер) или специальное подразделение (Проектный офис). При достижении вехи выносится вопрос о продолжении или остановке проекта.

Уровень 1. Критические контрольные точки

Промежуточные результаты, критически важные для заказчика проекта. Это может быть принятие решений по разработкам, выбору подрядчиков, приемке прототипов. Контроль тоже происходит на высоком уровне, приемку производит заказчик. Отклонение сроков рассматривает первое лицо или специальный орган – Проектный комитет.

Уровень 2. Ключевые контрольные точки

Далее идут промежуточные итоги, необходимые для получения критических результатов. К примеру, финал тендерных процедур, окончание основного блока работ, дизайн выборочных макетов.

КТ второго уровня фиксируются с помощью базового плана работ. Это рабочий документ руководителя проекта. Отклонения на втором уровне сигнализируют о рисках отклонения КТ более высокого уровня.

Уровень 3. Оперативные контрольные точки

Далее идут оперативные результаты. Их определяет руководитель проекта (РП) в рамках ежедневных и еженедельных планов – окончание разработки какого-либо инструмента, согласование версии плана или документа, стадии внедрения определенного механизма. В крупных проектах КТ третьего уровня помогают РП сконцентрироваться на управлении результатами и существенно экономить время.

В зависимости от масштаба проекта, размера команды можно создавать необходимое количество уровней КТ.

Общее представление планирования контрольных точек выглядит так:

Выделение уровней помогает руководству сфокусироваться на достижении действительно значимого для него результата и не уходить с головой в детали. Для тех, кто непосредственно выполняет работы, такое разделение дает определенную свободу действий, освобождая от контроля каждого шага до момента сдачи плановых результатов.

На каждом уровне контрольные точки должны быть утверждены документами. Важно, чтобы с документом были согласны все участники проекта: руководители и исполнители. Доступ к нему должны иметь все заинтересованные стороны. Пересмотр контрольных точек выполняет тот же орган, который их утвердил.

На верхнем уровне такими документам становится Устав или приказ, который утверждает топ-менеджер. На нижнем хватит просто файлов в Excel или Word или даже цветных стикеров на доске.

Пошаговая инструкция для внедрения метода КТ

ШАГ 1. Определите конкретные результаты, которых нужно достичь в определенный срок. Он должен быть важен и обоснован.

ШАГ 2. Согласуйте срок с исполнителями, определите их ответственность за подготовку результатов именно к этому сроку. Избегайте двояких формулировок. Конкретная дата, один ответственный, один измеримый результат.

ШАГ 3. Назначьте приемщика, который подтвердит получение результата и его соответствие качеству, что результат можно применять для целей проекта.

ШАГ 4. Выберите контролера, который будет курировать достижение КТ и предупреждать риски.

Резюмируем: метод КТ дает возможность верхнеуровневого контроля важных промежуточных результатов проекта. При достижении контрольных точек идет сравнение плана и факта показателей, актуализация информации. Это позволяет руководителям получать реальную информацию о выполнении работ без погружения в детали.

Метод контрольных точек применяется многими компаниями, достоверно показывает, как движется проект и где могут быть заминки. Компаний, успешно применяющих метод КТ уже сотни, в том числе X5 Retail Group, Вертолеты России, Увелка, Фармтек и другие.

One of the defining characteristics of a project is that it lasts for a fixed period of time. That could be anything from a few weeks to several years, and in some cases, for large-scale construction projects or public works, decades.

To track progress along the way and ensure the key deliverables are being achieved according to the timeline, project managers use milestones.

A project milestone is a task with a duration of zero which signifies achievement in the project. They are used as a way to show forward movement and progress and show people what is going on, even if they don’t have detailed knowledge of the tasks involved to get there. In that respect, they are very useful for stakeholder communication and setting expectations.

When to Use Project Milestones

Milestones in project management are used to mark:

• The start of significant phases of work
• The end of significant phases of work
• Deadlines
• When an important decision is being made
• Other fixed points in time that need calling out specifically

How Frequently to Put Milestones in Your Plan

A training course might recommend putting milestones in your plan about once a month. This is fine and a good rule of thumb, but you need to use your professional judgment. Some months might have a lot of activity with important meetings being marked as milestones, decisions being taken and the closure of one phase and the start of another.

In other months you might be focused on execution, with very little, if anything, that you can hang a milestone on.

For reporting purposes, it is useful to create a reason to have a milestone at least once in every reporting cycle.

How Milestones Are Represented on Your Gantt Chart

Milestones are one of the components of a Gantt chart and are shown on the chart as a diamond. They aren’t shown as a normal task because they have a duration of zero: in other words, they don’t take up any time. For the purposes of planning on a Gantt chart, they just happen.

If you aren’t using Gantt charts, you can still use milestones. Here are 5 alternatives to Gantt charts: you can still incorporate milestones into your plan using these.

If you want to stay personally organized and your project management software isn’t fully integrated into your calendar, you can copy and paste the key dates into your diary. Depending on how you like to work, this can remind you of what should be coming up.

How to Name Milestones

Milestones should have a clear description on your project schedule, but not one that implies they are a task. So they shouldn’t be called ‘Get agreement to move into Phase 2’ but ‘Phase 2 starts’. If you want to reflect the effort of getting agreement to move into Phase 2, then add a task in just before the milestone to cover it.

Milestones should describe the point in time they represent like this:

• Testing phase complete
• PID approved
• Contract signed

Many project managers choose to number their milestones for ease of reference as well. If you use a work breakdown structure, you can use the numbering from that. Otherwise, it’s fine to use M1, M2 and so on to make it clear what you are referring to. A clear naming structure becomes more important as the number of milestones increases, so think about how you are going to do this if your project runs over several months.

How to Get Milestones Signed Off

Milestones form part of your project schedule, so when your schedule is baselined, you should consider your milestones signed off.

If you need to change the dates of your milestones, then you should use your standard change control procedure for making adjustments to your plan. This might be as easy as chatting with your project sponsor and letting them know why the dates need to change, or as formal as putting together a new recommended schedule and taking it to a planning committee to have ratified.

It’s best to work out what your milestone sign off process will be, if any, before needing to use it, so that you don’t waste any time when you have to make a change.

Using Milestones for Communication

Milestones are useful for communication and reporting because they represent the minimum points of control in the plan. In other words, if you took out all the other tasks, you could still see what was happening and keep the project moving forward using just the milestones.

You should be able to pull out the milestones and put them on a dashboard or project report. They should tell the story of the project in enough detail to satisfy the people you are reporting to, normally your project sponsor or another executive group such as the steering group (or project board). Each month, or at the reporting frequency you use, you can show which milestones have been achieved.

Reporting against milestones is quite straightforward and is often done as a table. You list the milestone description, the date it was due and then the new forecasted date. When the milestone is achieved and can be marked as complete, you add that date in as well. Hopefully, it will be the same as the forecasted date, but projects don’t always work out like that.

A table like this makes it obvious what has been completed and what is outstanding. You’ll be able to plan the answer to the question, “Why didn’t we hit that milestone?” before you go and meet with your sponsor or send the report.

When your project plan is very long, and you have lots of milestones, you will find it easier to drop off completed milestones each reporting cycle. Only report the milestones that are upcoming or completed that month: next month take off anything that was completed last month, so you don’t constantly add to the length of the report by telling people about work that they already know is finished.

Milestones are a really useful project management tool for planning, scheduling, and reporting and they are easy to use. Put some in your next project plan, track against them and you’ll find yourself learning what frequency works best for you.

As with everything in project management, use them flexibly to deliver the result you want, using these tips and guidelines to inform your own decisions.