Хотите попробовать организовать и провести мероприятие своими силами, при этом не вызвав негатив у сотрудников? Агентство EventCorpLife расскажет, что нужно учесть в первую очередь.
Корпоративные мероприятия важны и нужны любому коллективу. И если у вас возникла задача организовать праздник для коллег, но обратиться к event- специалистам вы пока не осмелились, можно попробовать набить шишки самому. Но, чтобы они были поменьше, ловите пошаговый план, который поможет правильно выстроить любой event.
Пункт 1. Определяемся с типом и характером будущей, пока неведомой, «зверушки». То есть внимательно изучаем пожелания. Что это будет? Бизнес -тусовка всей компании, частный закрытый проект для руководителей, спортивный тимбилдинг с психологической разгрузкой сотрудников или семейный фестиваль, для интеграции такого ценного определения «коллега друг твоей семьи».
Шаг 2: цель мероприятия. В этот момент отвечаем себе на вопрос: «Зачем оно вам?».
И здесь же близок пункт номер 3. Кто ваша целевая аудитория? (что она любит, чего ожидает и т.д.) Ведь от этого зависит 80% создания креативной концепции.
Важно знать и количество гостей. Это 4 и очень объемный пункт, который позволяет правильно подготовить банкетную часть. А именно:
— определиться с местом проведения по вместимости людей
— рассчитать меню, нарисовать логистику площадки, план рассадки, особенно, если хотите затронуть зрительный формат
— и заказать трансфер, чтобы дополнительно осчастливить гостей вашего праздника по его окончанию
Кстати, месту проведения и возможностям площадки стоит уделить отдельное внимание и провести глубокий анализ. Изучаем высоту потолков для крепления технического оборудования, декора, наличие собственной парковки, возможное время начала монтажа и демонтажа, туалетные комнаты, наличие пожарной сигнализации, плана эвакуации и службы охраны. В общем, делаем полный чекап территории для организации идеального праздника.
После того, как площадка выбрана и готова ваша концепция мероприятия, определяем расположение развлекательных зон. Это правило 5.
Пункт 6. Оцените возможности времени года и все форс мажоры, которые может подарить погода.
В 7 пункте определяем время начала и окончания мероприятия. Не забудьте о том, что большинство мест для проведения event-событий находятся в жилых районах и подлежат соблюдению закона тишины.
8 позиция: бюджет вашего проекта. Хорошо, когда он обозначен сразу. Хуже, когда чёткого понимания финансов нет. Тогда концепция составляется согласно плану «предлагаем всё». Огорчение в том, что потом мучительно больно вычеркивать из сметы понравившиеся позиции.
На теме финансов этом предлагаем закончить краткий экскурс по главным пунктам организации мероприятия. Желаем вам незабываемых эмоций от процесса подготовки, а, главное, хорошего результата!
Вы успешно подписались на новостную рассылку!
Для подтверждения подписки перейдите по ссылке в письме, которое было отправлено на указанный Вами e-mail.
- Главная
- Новости
- Управление персоналом
- Как организовать корпоративные мероприятия
Как организовать корпоративные мероприятия
Виды мероприятий
К наиболее распространенным корпоративным мероприятиям развлекательного характера относят:
- календарные праздники (новый год, День защитника отечества, Международный женский день, День защиты детей и пр.);
- профессиональные праздники (День кадровика, юриста, нефтяника и т.д.);
- День рождения организации.
Данные корпоративы могут нести в себе не только развлекательную миссию, но так же включать торжественную часть с награждением выдающихся сотрудников организации грамотами и именными подарками. Также можно включить в корпоратив информативную цель – объявить сотрудникам информацию о нововведениях в организации.
Организуют такие мероприятия по определенному алгоритму действий, или силами организации, или с привлечением сторонних организаций. В том случае если мероприятие проводят в загородных условиях, учитывают особенности организации загородного отдыха.
Цели корпоративных мероприятий
Корпоративные мероприятия проводят с целью:
- поддержать корпоративный дух и традиции организации, пропагандировать корпоративную культуры;
- создать необходимый психологический климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации;
- мотивировать персонал к выполнению своей работы наилучшим образом и формированию профессиональных и психологических навыков;
- укрепить кадровый состав (выявить талантливых сотрудников, предотвратить утечку кадров и нейтрализовать конфликтные ситуации в коллективе);
- развить у сотрудников чувство корпоративной гордости за организацию.
Выбор организатора мероприятия
Корпоративные мероприятия можно провести силами сторонних организаций, специализирующихся на проведении корпоративных мероприятий, или собственными силами организации.
Наиболее часто для проведения масштабных развлекательных, командообразующих, неформальных, обучающих корпоративных мероприятий приглашают сторонние специализированные агентства. Остальные мероприятия в основном организуют и проводят собственными силами организации.
При выборе организаторов мероприятий оцените:
- объем работы при проведении мероприятия;
- сложность задачи;
- возможности организации (бюджет, опыт и знания сотрудников);
- сроки подготовки и проведения мероприятия;
- наличие свободного времени у сотрудников, назначенных ответственными за организацию мероприятия и т.д.
Решение о выборе организатора мероприятия примайте на основании анализа указанных факторов, финансовых возможностей организации и доводов главного инициатора мероприятия (часто руководителя службы персонала).
Мероприятие силами организации
В случае если руководителем организации было принято решение провести корпоратив силами организации рекомендуется:
- сформулировать цель и определить задачи мероприятия;
- сформировать для организации и проведения мероприятия рабочую группу из инициативных сотрудников организации;
- распределить обязанности между членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям;
- составить календарный план работ по проведению мероприятия с распределением функций и сроками выполнения;
- составить список возможных форс-мажорных ситуаций и сложностей, продумать способы их решения. Проверить отсутствие основных ошибок при организации и проведении мероприятия;
- в случае участия в мероприятии руководства организации учесть их пожелания к собственной роли на мероприятии, определить время, которое необходимо руководству для официальной речи, уточнить содержание речи и пожелания к месту, меню и другим условиям комфорта;
- определить способ оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и организовать (в случае необходимости) доставку сотрудников к месту проведения мероприятия;
- при проведении мероприятия на свежем воздухе учесть специфику его проведения;
- при непосредственном проведении мероприятия (особенно если присутствует алкоголь) назначить дежурных, которые будут отвечать за безопасность сотрудников и ненавязчиво контролировать процесс.
Пример распределения обязанностей между членами рабочей группы по организации корпоратива
В организации было принято решение провести корпоративное праздничное мероприятие силами организации. Обязанности между сотрудниками организации были распределены следующим образом:
- руководитель службы персонала разрабатывает концепцию и цели мероприятия, согласовывает их с руководством организации;
- специалисты службы персонала решают основные организационные вопросы и выполняют роли ведущих (аниматоров);
- сотрудники отдела маркетинга разрабатывают программу и сценарий мероприятия, согласовывают их с руководителем службы персонала и руководителем организации;
- сотрудники отдела логистики оформляют документы на аренду помещения для корпоратива, совместно с сотрудниками службы персонала прорабатывают меню;
- сотрудники административно-хозяйственного отдела занимаются техническим оснащением и закупкой реквизита для культурной программы;
- сотрудники бухгалтерии рассчитываю бюджет мероприятия и подготавливают финансовую отчетность.
Как самостоятельно организовать корпоратив в загородных условиях
В случае проведения корпоратива на свежем воздухе, кроме общих организационных моментов, дополнительно необходимо:
- определить место проведения мероприятия (иногда требуется получить разрешение у администрации населенного пункта, где будет проводиться массовое мероприятие);
- определить, какой должен быть внешний вид площадки для корпоратива (вид должен соответствовать уровню и тематике мероприятия);
- обеспечить сотрудников удобством – соответствующая мебель (столы, стулья, тенты и т,д.), наличие туалетов, место для хранения вещей и т.д.
- разбить территорию мероприятия на зоны: зона спокойного отдыха, зона активного спортивного отдыха, зона приема пищи и т.д.
- организовать питание сотрудникам, определить процесс приготовления или разогрева еды, ее сервировки, обслуживания и т.д.
- организовать комфортную доставку сотрудников до места мероприятия и обратно;
- организовать присутствие на мероприятии представителя медицины (спортивные мероприятия, загородный отдых, алкоголь – несут повышенную опасность для здоровья);
- организовать последующую уборку территории и вывоз мебели, оборудования и т.д.
Мероприятие силами стороннего агентства
В том случае, если было принято решение о проведении мероприятия силами сторонней организации, рекомендуется:
- определить цель мероприятия, размер бюджета на его проведение, пожелания и требования к качеству и срокам проведения;
- выбрать организацию, специализирующуюся на проведении корпоративных мероприятий (желательно с опытом проведения аналогичных мероприятий, с хорошими рекомендациями и за доступную цену);
- познакомиться с представителями агентства, которые непосредственно будут организовывать, и проводить мероприятие (обсудите с ними свое видение корпоратива и размер расходов по определенным статьям, четко поставить цель и обозначить задачи мероприятия);
- совместно с представителями агентства учесть особенности разработки программы мероприятия, возможные сложности и ошибки организации мероприятия;
- определить периодичность встреч для обсуждения хода подготовки;
- заключить с агентством договор на оказание услуг;
- согласовать с руководителем организации предложенную программу мероприятия;
- курировать организаторов на всех стадиях подготовки и проведения мероприятия.
Особенности разработки программы
При разработке программы корпоратива оцените:
- соответствие мероприятия ожиданиям всего коллектива. Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому предварительно проведите анкетирование или устный опрос сотрудников. Для разработки и реализации программы мероприятия, которая будет соответствовать коллективу, можете пригласить сотрудников, которые придумают сценарий, оформят сцену, зал и т.д.);
- желание сотрудников участвовать в мероприятии. Проведите опрос среди сотрудников (по анкетам, на сайте, через руководителей и т.д.), выясните насколько интересно предстоящее мероприятие сотрудникам. Уточните при нежелании участвовать в мероприятии причину отказа. Сделайте анализ причин отказа, возможно, сама причина является поводом применить конкретные мотивационные инструменты, например, возможно в коллективе есть скрытые конфликты с коллегами или неприязнь к руководству. Этот вопрос необходимо решить до проведения корпоративного мероприятия;
- возможность покинуть мероприятие в любое удобное время. Заранее приготовьте регламент встречи и озвучьте его сотрудникам. Если мероприятие проходит на теплоходе или в ином месте, покинуть которое сотрудникам самостоятельно будет не возможно (до определенного времени – окончания мероприятия), обязательно сообщите это сотрудникам.
Возможные сложности
К наиболее часто встречающимся сложностям при проведении корпоратива относят:
- не соответствие программы мероприятия пристрастиям сотрудников (не учтен возраст, пожелания и т.д.), как результат – недовольство сотрудников. Учтите, что всегда есть недовольные сотрудники, важно оценить количество недовольных и причину этого, сделать выводы на будущее;
- плохое техническое оснащение (световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.). Такого плана сложности решают в зависимости от ситуации;
- травмы при проведении спортивных, выездных мероприятий. При большом количестве участников мероприятия заранее пригласите представителя медицины, можете застраховать здоровье и жизнь участников спортивных соревнований, не допускайте чрезмерное употребление алкоголя участниками мероприятия и т.д.;
- плохие погодные условия. При проведении мероприятия на улице заранее узнайте прогноз погоды и для подстраховки приготовьте закрытые палатки, тенты, зонты или вариант проведения мероприятия на закрытой территории (веранде, зале загородного клуба) и т.д.
Кроме вышеприведенных сложностей в каждой организации могут возникнуть любые ситуации, вопросы, требующие срочного решения, поиска альтернативных вариантов, дополнительных финансовых вложений и т.д. В связи с этим необходимо предварительно оценить степень риска, проработать варианты сложностей, заложить в бюджет мероприятия определенную сумму для решения форс-мажорных ситуаций, а так же быть психологически готовыми к тому, что возможно надо будет поменять план мероприятия.
Заранее определите сотрудников, которые могут помочь в решении возможных сложностей, договоритесь с ними об оказании срочной помощи, подстраховки.
Возможные ошибки
При подготовке и проведении корпоратива стремитесь исключить следующие ошибки:
- неправильная постановка целей и задач мероприятия;
- позднее начало подготовки;
- неправильно определено ответственное лицо;
- требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
- неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
- неправильное поведение руководителя организации и т.д.
© ООО «Межрегиональный Информационный центр»
Не является публичной офертой
Наверх
Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.
Что такое план мероприятий
План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.
План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.
Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.
Для чего нужен план мероприятий
Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.
Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.
Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.
Как написать план мероприятий
Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:
- Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
- Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
- Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
- Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
- Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
- Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.
Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.
Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.
План мероприятия пример
Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.
| Цель | мероприятие | срок | ресурсы | ответственный | ожидаемый результат |
| рост выручки с сайта на 50% в 2016 году | Ежедневная публикация минимум 3х новостей | ежедневно | бюджет 15000р | Пупкин В.П. | обеспечить рост трафика на 30% в месяц |
| поменять расположение рекламных блоков | до 01.12.2015 | договорится с программистом | Иванов И.И. | CTR с РСЯ 0,8 | |
| Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам | еженедельно | спланировать время, 1 час в неделю | Иванов И.И. | не менее 1000 переходов в неделю с писем | |
| Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно | ежемесячно | 5000р/мес | Иванов И.И. | рост трафика с продвигаемых запросов на 1000% |
Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.
Как составить план проведения корпоративного мероприятия?
Каждый, кто хотя бы раз взваливал на собственные плечи ответственность за организацию и проведение какого-либо мероприятия, имеет широкое представление о том, насколько это тяжелый и утомительный труд. Корпоративные мероприятия для трудового коллектива – это не просто банальный фуршет или банкет. Эти собрания в менее формальной обстановке должны оставаться в негласных рамках сплоченности рабочего коллектива, не теряя специфики и духа команды. Как же организовать незабываемый праздник для коллег и начальства?
Первый шаг – определение бюджета
Главный ориентир, от которого будут отталкиваться все последующие действия и организационные моменты – это, несомненно, бюджет планируемого мероприятия.
Разрабатывая и планируя бюджет, следует опираться на такие факторы:
- Точный список приглашенных гостей. В зависимости от того, каково будет соотношение между мужской и женской частью коллектива, будут варьироваться количества спиртного по крепости. Важно учитывать и персональные предпочтения и убеждения отдельных персон, к примеру, вегетарианство или наличие аллергии;
- Место проведения праздничного вечера;
- Специфика меню банкета;
- Техническое обеспечение (музыкальная аппаратура, пиротехническое оборудование) и оформление помещения;
- При необходимости – обеспечение достаточного количества транспорта;
- Профессиональная видео- и фотосъемка;
- Определитесь, необходимо ли освещение в Интернете и СМИ вашего корпоративного мероприятия;
- Призы и подарки, и т.д.
Составляем сценарий
Разработка
плана-сценария наиболее удобна в формате схемы, в которой будут перечисляться в
хронологическом порядке (и с указанием времени) все составляющие мероприятия, а
также лица, несущие ответственность за эти элементы.
Подробно составленные и расписанные по минутам сценарии удобны, однако, они требуют высочайшего профессионализма в исполнении. Тем более, такой плотный график лишает радости импровизации в ходе праздника, которая нередко становится самой запоминающейся частью именно ввиду своей уникальности и непредвиденности. Поэтому лучше набросайте сценарный план с ключевыми моментами торжества, тщательно проработанными, и оставьте временные зазоры для творческих экспромтов или добавьте неважных, но приятных элементов торжества (например, конкурсы и викторины), от которых можно по ходу отказаться в угоду более важному наполнению программы.
Безусловно, самыми запоминающимися для гостей мероприятия всегда становятся начало и заключительная часть праздника, поэтому обязательно для открытия шоу и финала нужно что-то фееричное, торжественное и впечатляющее! Вообще-то, это может быть что угодно (от яркого выступления шоу-балета, до пиротехнического шоу на открытом воздухе), главное — сделать на этом важный акцент, связав праздничное событие и «гвоздь программы». Тогда у Ваших гостей останется приятное впечатление, а корпоративное мероприятие наверняка достигнет поставленных целей.
Назад к списку статей
Как организовать корпоративные мероприятия
Виды мероприятий
К наиболее распространенным корпоративным мероприятиям развлекательного характера относят:
- календарные праздники (новый год, День защитника отечества, Международный женский день, День защиты детей и пр.);
- профессиональные праздники (День кадровика, юриста, нефтяника и т.д.);
- День рождения организации.
Данные корпоративы могут нести в себе не только развлекательную миссию, но так же включать торжественную часть с награждением выдающихся сотрудников организации грамотами и именными подарками. Также можно включить в корпоратив информативную цель – объявить сотрудникам информацию о нововведениях в организации.
Организуют такие мероприятия по определенному алгоритму действий, или силами организации, или с привлечением сторонних организаций. В том случае если мероприятие проводят в загородных условиях, учитывают особенности организации загородного отдыха.
Цели корпоративных мероприятий
Корпоративные мероприятия проводят с целью:
- поддержать корпоративный дух и традиции организации, пропагандировать корпоративную культуры;
- создать необходимый психологический климат в коллективе и построить эффективные внутрикорпоративные коммуникации;
- мотивировать персонал к выполнению своей работы наилучшим образом и формированию профессиональных и психологических навыков;
- укрепить кадровый состав (выявить талантливых сотрудников, предотвратить утечку кадров и нейтрализовать конфликтные ситуации в коллективе);
- развить у сотрудников чувство корпоративной гордости за организацию.
Выбор организатора мероприятия
Корпоративные мероприятия можно провести силами сторонних организаций, специализирующихся на проведении корпоративных мероприятий, или собственными силами организации.
Наиболее часто для проведения масштабных развлекательных, командообразующих, неформальных, обучающих корпоративных мероприятий приглашают сторонние специализированные агентства. Остальные мероприятия в основном организуют и проводят собственными силами организации.
При выборе организаторов мероприятий оцените:
- объем работы при проведении мероприятия;
- сложность задачи;
- возможности организации (бюджет, опыт и знания сотрудников);
- сроки подготовки и проведения мероприятия;
- наличие свободного времени у сотрудников, назначенных ответственными за организацию мероприятия и т.д.
Решение о выборе организатора мероприятия примайте на основании анализа указанных факторов, финансовых возможностей организации и доводов главного инициатора мероприятия (часто руководителя службы персонала).
Мероприятие силами организации
В случае если руководителем организации было принято решение провести корпоратив силами организации рекомендуется:
- сформулировать цель и определить задачи мероприятия;
- сформировать для организации и проведения мероприятия рабочую группу из инициативных сотрудников организации;
- распределить обязанности между членами рабочей группы согласно их специализациям, желаниям и возможностям;
- составить календарный план работ по проведению мероприятия с распределением функций и сроками выполнения;
- составить список возможных форс-мажорных ситуаций и сложностей, продумать способы их решения. Проверить отсутствие основных ошибок при организации и проведении мероприятия;
- в случае участия в мероприятии руководства организации учесть их пожелания к собственной роли на мероприятии, определить время, которое необходимо руководству для официальной речи, уточнить содержание речи и пожелания к месту, меню и другим условиям комфорта;
- определить способ оповещения сотрудников о предстоящем мероприятии и организовать (в случае необходимости) доставку сотрудников к месту проведения мероприятия;
- при проведении мероприятия на свежем воздухе учесть специфику его проведения;
- при непосредственном проведении мероприятия (особенно если присутствует алкоголь) назначить дежурных, которые будут отвечать за безопасность сотрудников и ненавязчиво контролировать процесс.
Пример распределения обязанностей между членами рабочей группы по организации корпоратива
В организации было принято решение провести корпоративное праздничное мероприятие силами организации. Обязанности между сотрудниками организации были распределены следующим образом:
- руководитель службы персонала разрабатывает концепцию и цели мероприятия, согласовывает их с руководством организации;
- специалисты службы персонала решают основные организационные вопросы и выполняют роли ведущих (аниматоров);
- сотрудники отдела маркетинга разрабатывают программу и сценарий мероприятия, согласовывают их с руководителем службы персонала и руководителем организации;
- сотрудники отдела логистики оформляют документы на аренду помещения для корпоратива, совместно с сотрудниками службы персонала прорабатывают меню;
- сотрудники административно-хозяйственного отдела занимаются техническим оснащением и закупкой реквизита для культурной программы;
- сотрудники бухгалтерии рассчитываю бюджет мероприятия и подготавливают финансовую отчетность.
Как самостоятельно организовать корпоратив в загородных условиях
В случае проведения корпоратива на свежем воздухе, кроме общих организационных моментов, дополнительно необходимо:
- определить место проведения мероприятия (иногда требуется получить разрешение у администрации населенного пункта, где будет проводиться массовое мероприятие);
- определить, какой должен быть внешний вид площадки для корпоратива (вид должен соответствовать уровню и тематике мероприятия);
- обеспечить сотрудников удобством – соответствующая мебель (столы, стулья, тенты и т,д.), наличие туалетов, место для хранения вещей и т.д.
- разбить территорию мероприятия на зоны: зона спокойного отдыха, зона активного спортивного отдыха, зона приема пищи и т.д.
- организовать питание сотрудникам, определить процесс приготовления или разогрева еды, ее сервировки, обслуживания и т.д.
- организовать комфортную доставку сотрудников до места мероприятия и обратно;
- организовать присутствие на мероприятии представителя медицины (спортивные мероприятия, загородный отдых, алкоголь – несут повышенную опасность для здоровья);
- организовать последующую уборку территории и вывоз мебели, оборудования и т.д.
Мероприятие силами стороннего агентства
В том случае, если было принято решение о проведении мероприятия силами сторонней организации, рекомендуется:
- определить цель мероприятия, размер бюджета на его проведение, пожелания и требования к качеству и срокам проведения;
- выбрать организацию, специализирующуюся на проведении корпоративных мероприятий (желательно с опытом проведения аналогичных мероприятий, с хорошими рекомендациями и за доступную цену);
- познакомиться с представителями агентства, которые непосредственно будут организовывать, и проводить мероприятие (обсудите с ними свое видение корпоратива и размер расходов по определенным статьям, четко поставить цель и обозначить задачи мероприятия);
- совместно с представителями агентства учесть особенности разработки программы мероприятия, возможные сложности и ошибки организации мероприятия;
- определить периодичность встреч для обсуждения хода подготовки;
- заключить с агентством договор на оказание услуг;
- согласовать с руководителем организации предложенную программу мероприятия;
- курировать организаторов на всех стадиях подготовки и проведения мероприятия.
Особенности разработки программы
При разработке программы корпоратива оцените:
- соответствие мероприятия ожиданиям всего коллектива. Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому предварительно проведите анкетирование или устный опрос сотрудников. Для разработки и реализации программы мероприятия, которая будет соответствовать коллективу, можете пригласить сотрудников, которые придумают сценарий, оформят сцену, зал и т.д.);
- желание сотрудников участвовать в мероприятии. Проведите опрос среди сотрудников (по анкетам, на сайте, через руководителей и т.д.), выясните насколько интересно предстоящее мероприятие сотрудникам. Уточните при нежелании участвовать в мероприятии причину отказа. Сделайте анализ причин отказа, возможно, сама причина является поводом применить конкретные мотивационные инструменты, например, возможно в коллективе есть скрытые конфликты с коллегами или неприязнь к руководству. Этот вопрос необходимо решить до проведения корпоративного мероприятия;
- возможность покинуть мероприятие в любое удобное время. Заранее приготовьте регламент встречи и озвучьте его сотрудникам. Если мероприятие проходит на теплоходе или в ином месте, покинуть которое сотрудникам самостоятельно будет не возможно (до определенного времени – окончания мероприятия), обязательно сообщите это сотрудникам.
Возможные сложности
К наиболее часто встречающимся сложностям при проведении корпоратива относят:
- не соответствие программы мероприятия пристрастиям сотрудников (не учтен возраст, пожелания и т.д.), как результат – недовольство сотрудников. Учтите, что всегда есть недовольные сотрудники, важно оценить количество недовольных и причину этого, сделать выводы на будущее;
- плохое техническое оснащение (световое и звуковое сопровождение, организация костра, приготовление пищи и т.д.). Такого плана сложности решают в зависимости от ситуации;
- травмы при проведении спортивных, выездных мероприятий. При большом количестве участников мероприятия заранее пригласите представителя медицины, можете застраховать здоровье и жизнь участников спортивных соревнований, не допускайте чрезмерное употребление алкоголя участниками мероприятия и т.д.;
- плохие погодные условия. При проведении мероприятия на улице заранее узнайте прогноз погоды и для подстраховки приготовьте закрытые палатки, тенты, зонты или вариант проведения мероприятия на закрытой территории (веранде, зале загородного клуба) и т.д.
Кроме вышеприведенных сложностей в каждой организации могут возникнуть любые ситуации, вопросы, требующие срочного решения, поиска альтернативных вариантов, дополнительных финансовых вложений и т.д. В связи с этим необходимо предварительно оценить степень риска, проработать варианты сложностей, заложить в бюджет мероприятия определенную сумму для решения форс-мажорных ситуаций, а так же быть психологически готовыми к тому, что возможно надо будет поменять план мероприятия.
Заранее определите сотрудников, которые могут помочь в решении возможных сложностей, договоритесь с ними об оказании срочной помощи, подстраховки.
Возможные ошибки
При подготовке и проведении корпоратива стремитесь исключить следующие ошибки:
- неправильная постановка целей и задач мероприятия;
- позднее начало подготовки;
- неправильно определено ответственное лицо;
- требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
- неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
- неправильное поведение руководителя организации и т.д.
Позиционирование: «стержень» концепции
Обобщая разные определения, можно сказать, что позиционирование — это формирование восприятия товара, услуги и целой компании в умах целевой аудитории. При этом, стержень позиционирования — это плюсы и преимущества по отношению к конкурирующим маркам и компаниям. Плацдармом для позиционирования является целевая аудитория; именно точность в ее определении — уже половина успеха.
Для того, чтобы восприятие было максимально позитивным, используются как свойства и характеристики, так эмоциональные и подсознательные факторы. Гуру маркетинга, имея разные взгляды, тем не менее сходятся в одном: позиционирование товара и компании существует в голове потребителя, являясь совокупностью восприятия. То есть, подтверждается знаменитый тезис о том, что восприятие и есть реальность.
Для такого сложного процесса, каким является правильное позиционирование, необходима большая работа по поиску ключевых преимуществ, анализу предпочтений потребителей и их поведению, выработке маркетинговой стратегии, мониторингу восприятия.
Определившись с позиционированием, , задействовав все коммуникации и маркетинговые инструменты, рекламу, PR, продвижение. Понимание образа, который должен быть создан в умах потребителей, помогает не только органично вплести его в концепцию мероприятия, но и найти нужные темы и идеи.
При разработке концепции события следует максимально следовать позиционированию компании и всем составляющим образа, в противном случае эффект может быть гораздо меньшим, а задачи — не решенными в достаточной степени.
Интеллектуальные игры
Это игры, которые проводятся в небольших помещениях (офисах, кафе, шатрах). Не предполагается активного передвижения игроков — они все сидят за столами. Сколько столов, столько команд. Обычно в команде 6 человек. Для удобства игроков печатные материалы, черные ящики и предметы-загадки разносят ассистенты. Для видео вопросов понадобится экран.
«Хрустальная сова» и «Брейн-ринг» — командный формат любимой игры «Что? Где? Когда?» Подробнее.
от 35000 рублей, если до 24 человек. Далее — индивидуальное предложение по количеству участников.
КиноQuiz. Интерактивная игра-викторина по теме кино. Музыка из фильмов, цитаты, факты об актерах и режиссерах. Одна команда — один стол. Подробнее.
60000 рублей (3 часа, от 10 до 50 участников)
Квиз (тематический микс). Несколько разнообразных туров с раздаточными материалами, видеовопросами, черными ящиками. Подробнее.
от 50000 рублей (15-30 человек), после 11 декабря — от 65 руб.)
Форма годового плана
Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.
В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..
Таблица 2. Образец общего плана работ
| № | Наименование мероприятия | Результаты | Сроки выполнения | Исполнители | Примечания | |||
| Начало | Окончание | ООО | ОАО | ЗАО | ||||
| 1. | Международная конференция | Сборник тезисов докладов | 15.01 | 17.01 | Ф.И.О. | Ф.И.О. | Ф.И.О. | Привлекаются студенты профильных вузов |
| 2. | Презентация нового сорта сыра | Отчёт о презентации нового сорта сыра | 16.02 | 17.02 | Ф.И.О. | Ф.И.О. | Ф.И.О. | Привлекаются технологи предприятий |
| 3. | … |
При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:
Таблица 3. Образец временного графика работ
| № | Наименование мероприятия | Результаты | Исполнители | 2014 год | Примечания |
| Январь | Февраль | Март | |||
| 1. | Международная конференция | Сборник тезисов докладов | ООО
ОАО ЗАО |
||
| 1.1. | Подготовка информационного письма | Информационное письмо | Офис-менеджер | ||
| 2. | Презентация нового сорта сыра | Отчёт о презентации нового сорта сыра | |||
| 2.1. | Подготовка рекламных проспектов | Рекламные проспекты | Отдел маркетинга |
В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:
- финансовая документация;
- план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
- анализ рисков.
Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.
Активный тимбилдинг
Да, тут нужно много двигаться. Иногда даже бегать, перепрыгивать, перелазить, тащить и бросать. Но! Активные задания в этом случае чередуются с интеллектуальной нагрузкой (после быстрой пятиминутной ходьбы с картой в руках вам предложат сложить старинную деревянную головоломку, например).
Тематический тимбилдинг на природе. Это не спортивные соревнования, но достаточно активные. Не за банкетным столом. Много реквизита, можно добавить костюмы. Темы: «Форт Боярд», «Последний герой», «Шерлок Холмс», «Интерстеллар», «Зомби апокалипсис», «Дикий запад», «Пионерская зорька». Подробнее.
от 4000 руб. на одного участника (минимум 30 игроков)
Антикризистный тимбилдинг. Реквизит малогабаритный, но задания интересные и активные. Подробнее.
от 3000 руб. на одного участника
Большая игра (гигантский реквизит). Тут даже 3D крестики-нолики имеют размер больше 2 метров. Подробнее.
Может быть от 60 до 600 игроков. Например, на 100 участников — 350000 руб.
Кулинарные батлы
Сами приготовили, сами съели. Для этой цели вам нужно приехать в одну из кулинарных студий, полтора часа провести на красивой просторной кухне, еще 2-3 часа — за банкетным столом. Если нужен соревновательный момент, можно добавить. Чаще команды щедро угощают друг друга, празднуют общую вкусную победу.
Кулинарный праздник (мастер-класс с обаятельным поваром + банкет). Подробнее.
от 3900 на персону (минимум 10 участников). Есть меню 4500 руб, 4900 руб. (зависит от набора продуктов и количества блюд)
Дополнительные документы к корпоративу
Как правило, после подписания приказа готовят следующие документы:
- Программа корпоратива, в которой указывают план будущего мероприятия. Образец заполнения программы можете посмотреть и скачать здесь:
ПРОГРАММА КОРПОРАТИВА: ОБРАЗЕЦ
- Смета расходов, в которой планируют статьи затрат и закладывают деньги на их проведение. Образец заполнения сметы можете посмотреть и скачать здесь:
СМЕТА КОРПОРАТИВА: ОБРАЗЕЦ
- Отчет о расходах, который делают по итогам проведенного корпоратива. В нем указывают все фактические расходы.
Корпоратив – это…
Корпоративом обычно называют мероприятие, которое организуют за счет компании (или сотрудники тоже вкладываются) для всех работников. Иногда даже приглашают членов семей работников и/или гостей (например, партнеров). Часто такой праздник еще и мотивационный инструмент: мероприятие дает сотрудникам почувствовать командный дух, причастность к общему делу, ощутить значимость каждого на пути к успеху всей компании.
Для того чтобы в дальнейшем у бухгалтера не было вопросов об отражении расходов на праздник, надо подойти очень ответственно к оформлению корпоратива. И начать стоит прежде всего с приказа о корпоративном мероприятии. Далее подробно говорим об этом важном документе, а также для использования в дальнейшей работе приводим его образец.
Дошкольное учреждение
Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:
- утренники (тематические и к праздничным датам);
- спортивные праздники;
- дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
- родительские собрания и т. д.
Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:
Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении
| Утверждаю:
заведующий —————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года |
|||
| Согласовано:
заместитель заведующего по УВР ——————————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года |
|||
| План мероприятий Дня здоровья (дата) | |||
| Время и место проведения | Название мероприятия | Группа | Ответственные |
| 8.00 — 8.30
Спортплощадка |
Утренняя гимнастика | Все группы | Воспитатели групп |
| 10.00 -10.30
Спортивный зал |
Эстафеты | Старшая группа | Инструктор по физической культуре, воспитатель группы |
| … | |||
| 15.00 — 15.20
Бассейн |
Физкультурный досуг «К нам пришёл Нептун» | Средняя группа | Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы |
| В течение дня | Фоторепортаж с Дня здоровья | Все группы | Воспитатели групп, помощники воспитателей |
В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).
Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.
Арт-тимбилдинги
Это неторопливое медитативное занятие. Приятная музыка, творческая атмосфера, разговоры по душам во время рисования. Эмоции в результате, очень позитивные. Попробуем?
Картина маслом. 3 часа. Каждый гость пишет картину на холсте, забирает домой. Подробнее.
от 2000 руб. на одного участника.
Общая картина из фрагментов. Это интересный и необычный тимбилдинг. Каждая команда создает часть огромного полотна (фрагменты соединяют в конце программы на каркасе). Подробнее.
от 2500 руб. на одного участника