Как составить план мероприятий в офисе

В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Связано это с тем, что каждый торопится сделать на работе свои дела, а не сидеть на собраниях и мусолить очевидные темы.

Но что если такие встречи будут полезны для каждого, они будут проходить эффективно и быстро?

Тогда глупо от них отказываться. Поэтому внедряем в Вашей компании такое мероприятие как планёрка, от основ до готовых шаблонов.

Что это такое

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то уверен, Вы сталкивались по окончании мероприятия с такими высказываниями, как “Опять поговорили ни о чём”.

Это классическая ситуация, и связана она с незнанием того, как проводить планёрки, а не с тем, что это в целом плохо и неэффективно.

И чтобы сразу расставить все точки, давайте зафиксируем само понятие, что такое планерка.

И обратите внимание, я беру его не из головы, а из любого словаря по типу: Ожегов, Ефремов, Даль, Тихонов или Кузнецов. Все они дают, плюс-минус, одно и то же описание.

Планёрка — короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

Ключевое слово — короткая встреча. Именно это отличает проведение планёрки от совещания.

И так как в мире всё относительно, определим максимальный предел, сколько длится такая встреча — это 60 минут. Всё остальное это не планёрка, а, как мы уже говорили, совещание.

1. Виды планёрок

Планёрка планёрке рознь. На первый взгляд они все одинаковы, но в реальности их структуры и цели проведения различаются между собой. Поэтому Вам нужно знать их виды и использовать именно те, что нужны Вашей команде.

1.1 Время проведения

Мы можем разделить все планёрки на три времени: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании есть только один из этих вариантов, все остальные считаются ненужными. Хотя все они несут разные задачи и проводятся по разному плану.

1. Ежедневная планёрка. Нужна в случае активной деятельности или мотивации подчиненных. Длительность её не превышает 15 минут (странно, но её также называют » пятиминутка «), всё коротко и по делу;
2. Еженедельная планёрка. Используем для того, чтобы подвести итог прошедшей недели и выстроить планы на будущую. Длительность такой встречи до 30 минут;
3. Ежемесячная планёрка. Обязательное мероприятия для оценки полученных результатов за месяц работы, который сложился из всех дней и недель. Продолжительность до 1 часа.

Часто ежемесячную планёрку растягивают до 2-3 часов. В этом случае, по правилам русского языка, это уже совещание.

Но так как нам важнее не фактическое название, а реальное назначение, то можем допустить такую встречу и до 3 часов. Главное, чтобы всё это было по делу.

Также нужно учесть, что существуют не системные собрания для решения срочных или насущных вопросов. Такие планёрки так и называются — внеплановые. Собираются, проводятся и заканчиваются довольно быстро. Но они есть и от них не убежать.

Было бы замечательно, если бы все, или хотя бы многие, компании работали, как в анекдоте выше. Но, увы, такая схема практически никогда не встречается. Поэтому переходим далее к темам планёрок.

1.2 Тема встречи

Помимо того, что планёрки делятся на временные промежутки, они ещё делятся на темы.

Хотя для большинства планёрка — это оценка выполненных задач за неделю и подведение итогов по достижению плана продаж. Такой формат тоже есть, но всё постепенно.

1. Распределение задач. Цель и результат такой встречи — это по-уши загруженные сотрудники задачами на ближайшее время;
2. Один вопрос. Чаще всего это внеплановые встречи, тема для которых — отдельно стоящие вопросы на повестке дня;
3. Мозговой штурм. Мы часто практикуем короткие собрания небольшой частью команды для генерации идей по поставленной теме;
4. Информационная. Та самая планёрка, к который мы все так привыкли, озвучивание фактической ситуации на данный момент времени;
5. Мотивационная. Людей нужно заряжать, особенно, если у них очень стрессовая работа. Через такие встречи у Вас будет возможность это сделать потому, что это отличный метод мотивации;
6. Обучающая. Небольшие знания за короткий промежуток времени. Это не наскучит и будет полезно, особенно, если это делать часто.

В условиях реалий, наши планёрки похожи на снежный ком из разных тем. Это не плохо. Главное, чтобы всему удавалось уделить достаточное внимание.

Стратегия “Галопом по Европам” ни к чему хорошему не приведёт, так как и рыбку съесть, и сковородку не помыть — не получится. Это миф.

Составляющие успешной планёрки

Перед тем, как мы перейдём к конкретным шаблонам плана проведения планёрки, давайте определим основные моменты проведения такой встречи. Потому что важно не только ЧТО, но и КАК проводить. Всё постепенно коллеги, не торопитесь.

• Повод встречи. С этим мы разобрались, каждая встреча должна иметь повод. И все должны знать о нём;
• Люди. Кто будет участвовать в планёрке Вы должны знать заранее и об этом известить участников;
• Место проведения. Конференц-зал, офис или коридор — решайте сами. Уверен это не сложно;
• Время проведения. Нужно конкретное время, желательно всегда одно и то же, чтобы выработалась привычка;
• Регламент встречи. Вы и сотрудники должны знать подтемы и хронометраж данного собрания;
• Дополнительные материалы. Флипчарт, бумага, ручки и другая атрибутика должны быть готовы до встречи;
• Куратор. Обычно ведущий планёрки это начальник или один из руководителей, но это вполне может быть и сотрудник;
• Секретарь. Человек, который будет записывать все итоги планёрки, так называемый протокол, для дальнейшего распространения.

Если Вы учтёте эти составляющие, то эффективность планёрки будет значительно выше потому, что Вы сможете правильно подготовиться к ней и будете точно знать, что говорить на планёрке.

Часть из списка — очевидные вещи. Но Вы вдумайтесь, как каждый из пунктов можно улучшить относительно ситуации сейчас.

Например, каких людей кроме менеджеров по продажам можно ещё позвать на встречу. Или может сделать часть планёрок, которые проводят сами сотрудники.

Испытываешь трудности в проведении переговоров? Курс от Нетологии «Переговоры и коммуникации» научит тебя применять эффективные тактики и заключать успешные сделки! Кликай, чтобы узнать больше

План планёрки для внедрения

Я не очень люблю шаблоны и образцы, так как они не учитывают индивидуальные особенности каждой компании.

А ведь каждый бизнес специфичен (я слышу это постоянно от руководителей). Но если Вы человек не из робкого десятка, то с лёгкостью сможете данный образец переделать в план проведения планёрки для своей организации.

Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09.00
Продолжительность: до 30 минут

1. Подведение итогов недели;
   1.1 Продажи компании; 
   1.2 Продажи отдела/смены; 
   1.3 Продажи каждого менеджера; 
   1.3.1 Выполнение KPI; 
   1.3.2 Сумма продаж и потенциальных сделок; 
   1.3.3 Основные показатели (конверсия, средний чек и т.д.); 
   1.3.4 Зарплата на данный момент времени; 
   1.4 Приближение к недельному плану продаж; 
   1.5 Приближение к месячному плану продаж; 
   1.6 Итоги (промежуточные) конкурса для персонала; 
2. Проблемы за неделю; 
   2.1 Почему не продали(упали продажи); 
   2.2 Пути решения этих проблем;
3. Планы на неделю; 
   3.1 Идеи сотрудников; 
   3.2 Акции; 
   3.3 Задачи и цели;
4. Мини-тренинг.

Это план, как провести планёрку в отделе продаж раз в неделю. Месячный вариант будет выглядеть более масштабно, а план ежедневной планёрки будет выглядеть более скромно.

И, конечно, итоги будут подводиться либо за месяц, либо за день. Но уже на основе этого можно сформировать Ваш план вне зависимости от того, что у Вас — розница, опт или услуги.

Важные нюансы

Любое действие можно сделать лучше. Поэтому, когда нас просят оценить эффективность планёрок, мы можем закрытыми глазами сказать, что есть моменты для улучшения.

Много их или мало, а самое главное внушительные они или нет, это вопрос другой. Но найти их точно можно. И вот Вам список самых популярных улучшений из нашей практики.

1. Планёрка в скайпе. Если сотрудники не могут встретиться в жизни, это не повод отменять встречу. Проведите её в скайпе. Также можно подключить через скайп тех, кто не смог прийти, и провести планёрку одновременно оффлайн и онлайн.

2. Только позитив. Старайтесь на таких собраниях говорить обо всём со стороны “Как это улучшить” и “Что было сделано хорошо”, тогда Ваши встречи будут нести более мотивационный и положительный характер.

3. Бонусы за присутствие. По умолчанию Вы можете штрафовать за отсутствие или опоздание на планёрку, а можете выдавать премию тем, кто не пропустил и одной.

4. Опоздавшие стоят. Те кто опаздывают, не только получают выговор и массу презрительных взглядов, но и всю планёрку проводят стоя на ногах. Весело? Вам точно, а опоздавшему не очень.

5. Соблюдение времени. Определите на каждый блок конкретное количество времени, и если Вы выходите за него, то просто обрывайте разговор. Сначала будет плохо, потом научитесь быть более эффективными.

6. Перекус до планёрки. Налить себе кофе и скушать печеньки можно только до планёрки. После начала действует режим “Кто не успел, тот опоздал”.

7. Подарок активным. Самых активных можно и нужно поощрять. Вы можете каждую планёрку выделять тех, кто много участвует и за это давать мини-подарок. Мелочь, а приятно.

8. Итог планёрки. Когда “секретарь встречи” подобьёт итог, то его нужно обязательно раздать всем или, ещё лучше, поместить на самом видном месте для лучшего усвоения. 

Коротко о главном

Во всём моём коллективе 90% людей это командные игроки, поэтому мы до фанатизма любим проводить небольшие встречи.

Так как коллектив у нас относительно молодой (до 35 лет), нам очень сложно даётся проведение планерок, ведь каждый норовит посмеяться и поговорить “за жизнь”. Мы могли проводить планёрку по 3-4 часа. Но так было раньше.

Сейчас мы — команда, которая реально осознаёт силу, процесс планёрок и для чего они нужны. У нас есть внутренние правила (никаких телефонов, говорим на языке решений, нет негативу и т.д.), у нас есть готовые регламенты, есть ответственные лица (каждый раз новые) и многое другое. Всё это помогает нам быть эффективнее.

Когда мы приходим в компании на маркетинговый консалтинг, то планёрка — это один из первых инструментов, который мы внедряем.

И каждый раз мы видим, как “телега еле движется”. Но всё проходит. И главное правило в этом не только качество планёрки, но и её регулярность. Поэтому здесь можно использовать немного изменённую известную фразу “Попробовав НЕСКОЛЬКО раз, ем и сейчас”. Удачного внедрения. Будут вопросы, пишите в комментариях.

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Итак, вы захотели организовать внутреннее мероприятие в своей компании. Давайте разберем, на какие этапы делится организация и как сделать так, чтобы было интересно большему количеству участников.

Сначала рассмотрим проблемы, возникающие на разных этапах организации мероприятия:

Это руководство послужит опорой в решении этих проблем.

По каждому элементу мы расписываем три составляющие:

Блоки по организации:

Все эти блоки создадут обширный список задач для проведения вашего мероприятия.

Поделите мероприятие на территориальные зоны и распишите каждую по алгоритму:

И еще несколько лайфхаков:

2. Далее, начинаем прописывать и выполнять список задач

В вашей таблице задач определите, что необходимо заказывать заранее, чтобы точно это успело приехать к вашему мероприятию. Обычно готовность до мероприятия по срокам должна быть такая:

В срок решенные задачи минимизируют риски проблем, описанных в начале этой статьи:

3. Решение основных проблем мероприятия.
(Основано на реальных событиях):

Наверно это не все, но уверен, что это руководство поможет вам организовать свое отличное мероприятие для сотрудников! Жду вашего опыта в организации, чтобы обязательно включить их в статью!

Виды офисных мероприятий

К офисным корпоративным мероприятиям относят мероприятия, которые проводят непосредственно на рабочих местах сотрудников (в офисе) и носят регулярный характер.

К наиболее распространенным офисным мероприятиям относят:

• введение дресс-кода;
• проведение производственной гимнастики;
• создание корпоративной библиотеки;
• создание кружков качества;
• традиционное празднование личных событий сотрудников (дни рождения, проводы на пенсию, свадьбы и т.д.);
• внедрение общих правила поведения коллег на рабочих местах (соблюдение тишины, правил обращения к коллегам, к руководству и пр.).

Данные мероприятия влияют на правила поведения сотрудников в организации, корпоративный дух, общий климат в коллективе.

Дресс-код

Корпоративный дресс-код – это свод правил и рекомендаций о том, как сотрудникам представительских профессий следует выглядеть в конкретных ситуациях делового общения. Дресс-код – это продолжение корпоративной культуры организации. Внешний вид сотрудников многое может сказать об организации: показать состояние дел в ней, уважение либо, наоборот, пренебрежительное отношение к клиентам, партнерам.

При использовании в организации дресс-кода много плюсов, например:

• деловой стиль одежды подчеркивает такие качества личности, как надежность, серьезность;
• строгая деловая одежда дисциплинирует, настраивает на работу;
• клиенты и партнеры воспринимают деловой внешний вид персонала как признак успешности организации;
• сотрудник, придерживающийся дресс-кода, невольно более строго следует и другим правилам;
• общий стиль в одежде, а в еще большей степени единая форма, объединяет сотрудников, способствует формированию общности, команды.

Офисный дресс-код может быть разным: очень строгим, даже жестким, без всяких послаблений и, наоборот, с минимумом требований. Однако есть общие правила, которые необходимо соблюдать независимо от жесткости дресс-кода: это опрятность, закрытая одежда, выдержанность ее в едином стиле, умеренность в количестве и размерах украшений.

Если целью введения дресс-кода является решение задачи кардинально изменить внешний вид и одежду сотрудников, то рекомендуем вводить новые требования поэтапно. Для начала составьте перечень нововведений в одежде и внешнем виде сотрудников, и разделите их на группы по важности, например, обязательные, важные, менее важные, дополнительные. Часто перечень составляет инициатор введения дресс-кода (возможно сам руководитель организации, возможно руководитель службы персонала). В любом случае руководитель организации должен одобрить выбор офисного стиля своих подчиненных.

Далее сделайте анализ утвержденного перечня нововведений и оцените возможные реакции коллектива на то или иное изменение.

Для понимания реакции сотрудников можете провести опрос, уточнить у коллектива, что они считают приемлемым, а что нет. Данный опрос может повлиять на перечень обязательных и важных требований к дресс-коду, а может повлиять только на очередность их введения. Это зависит от решения руководства организации. При этом учтите, что для многих сотрудников одежда – это способ самовыражения и жесткость в изменении стиля может привести к сильному сопротивлению в коллективе, что не сможет не отразиться на лояльности сотрудников к руководству и качеству их работы. Новый дресс-код не должен демотивировать сотрудников.

На основании анализа возможной реакции составьте очередность введения правил, при этом используйте следующее правило – первые требования к внешнему виду, которые будут объявлены сотрудникам, не должны менять образ кардинально и вызывать бурной реакции, они должны быть приняты практически без сопротивления.

Чтобы выполнить это правило рекомендуем в первую очередь ввести такие нововведения в офисном стиле одежды, которые не буду требовать от сотрудников дополнительных крупных финансовых затрат, например достаточно сделать ударение на опрятность, более закрытые формы одежды (без тонких подробностей), исключить яркие и крупные аксессуары, цвета и орнаменты в одежде.

При этом сформулируйте новые правила дресс-кода в таком виде, чтобы сотрудники понимали цель дополнительных требований к ним, считали ее логичной. Важно информацию донести в понятном и не агрессивном виде, без жесткого давления, но с четким обозначением, что это правила корпоративные и все должны их соблюдать.

После того как коллектив принял новые правила, примерно через месяц, два, введите более серьезные и обязательные правила дресс-кода. Если новые правила будут требовать полностью поменять гардероб сотрудников, то объясните сотрудникам что данные правила вводятся с сегодняшнего дня, но проверять и наказывать за их неисполнение администрация организации будет по прошествии, например, двух месяцев. Этого времени хватит, чтобы сотрудники морально и подготовиться и без финансовых проблем приобрести новую соответствующую одежду.

Учтите, что главным примером правильного дресс-кода должны быть руководство организации и сотрудники службы персонала. Невозможно заставить людей спокойно и безропотно изменить свой стиль, когда первые лица организации не соблюдают основные корпоративные требования к своему внешнему виду.

Какие меры наказания за несоблюдение правила дресс-кода ввести для сотрудников организации, определите самостоятельно. В любом случае меры должны быть в рамках законодательства РФ.

Производственная гимнастика

В том случае если в организации основная масса сотрудников работают основное свое время в одной и той же позе, например, сидя за компьютером, или стоя возле конвейера, то рекомендуем проводить с сотрудниками производственную гимнастику. Например, утром в самом начале рабочего дня проведите десятиминутную гимнастику, в обеденное время еще раз поднимите сотрудников на пятиминутную зарядку. Для этого из числа активных, спортивных сотрудников, которые поддерживают идею зарядки, выберите несколько ведущих спортивных упражнений.

Стремитесь ввести занятие гимнастикой в обязательную корпоративную традицию, только это условие приведет к ожидаемым результатам – улучшению здоровья сотрудников, единению коллектива, организации запланированного отдыха, после которого повышается производительность сотрудников и т.д.

Возможно, в первое время внедрения производственной гимнастики персонал будет проявлять сопротивление или бездействие, в этом случае стоит заручиться поддержкой у авторитетных сотрудников, уважаемых в коллективе и проявить терпение и мягкую настойчивость, сотрудники со временем привыкнут.

Корпоративная библиотека

Создайте в организации корпоративную библиотеку. Это позволит оптимизировать затраты на обучение персонала, а также проявить заботу о досуге сотрудников. Для этого необходимо:

• определить какие задачи будет решать библиотека (будет ли она сформирована из профессиональной литературы или дополнена художественной);
• назначить ответственного за комплектованием фонда и организацию деятельности библиотеки;
• выделить помещение для книгохранилища и обслуживания сотрудников, выбрать мебель (стеллажи, стойки);
• разработать систему учета книг и пополнения книжного фонда, разработать электронную базу книг;
• разработать правила пользования библиотекой, принципы ее обслуживания;
• информировать сотрудников об открытии библиотеки, по желанию и возможности, провести торжественное открытие;
• периодически (раз в квартал, полугодие) проводить ревизию библиотечного фонда.

Включите в обходной лист организации отметку об отсутствии задолженности сотрудника перед библиотекой.

Кружки качества

Одним из мероприятий, которое позволяет внедрить единые правила и нормы поведения сотрудников на рабочих местах, усиливает контроль над качеством работы, развивает корпоративную культуру организации, является создание в организации кружков качества.

Решение об организации кружков качества принимает высшее руководство организации, при этом часто целью ставят:

• повысить качество и контроль качества товара и услуг;
• сформировать у сотрудников позитивное отношение к работе;
• увеличить мотивацию при помощи создания поля для свободы действий и круга общения;
• создать глубокую идентификацию сотрудника с предприятием;
• повысить управляемость процесса работы;
• увеличить производительность труда.

Основные темы, которые рассматривают и решают кружки качества:

• качество: исключение причин выпуска продукции низкого качества, улучшения качества изделий; предотвращение возможности рекламаций, уменьшение разброса показателей и стабилизация уровня качества;
• оборудование: предотвращение поломок, механизация, совершенствование инструмента, оптимизация расстановки оборудования и последовательности операций;
• расходы:  сокращение затрат, снижение количества человеко-часов, эффективное использование рабочего времени, сокращение времени обработки, экономия сырья, материалов и энергии; уменьшение затрат на единицу продукции;
• эффективность: рост производительности труда, увеличение выпуска продукции, сокращение простоев оборудования, уменьшение объема вспомогательных средств, сокращение сроков поставки готовой продукции;
• контроль и управление: использование методов и средств стандартизации, совершенствование организации труда, выявление «контрольных точек» в процессе производства, требующих постоянного внимания; предотвращение часто встречающихся ошибок, надзор за технологическими процессами, стандартизация производственных операций;
• безопасность: соблюдение правил техники безопасности, содержание в порядке рабочего места, совершенствование производственной среды.

• обучить и организовать стажировку навыкам работы кружков качества сотрудников организации, желающих участвовать в работе данного кружка (семинары, конференции, тренинги, стажировка в организациях, где уже работают кружки качества);
• провести пропаганду создания кружка среди остальных сотрудников организации (проводят ранее обученные сотрудники, руководство организации, специалисты службы персонала и отдела охраны труда);
• создать комитет по кружкам качества численностью от 5 до 15 сотрудников из представителей высшего и среднего звеньев управления, инженерно-технического персонала, профсоюзных деятелей;
• организовать работу комитета: определить цели программы, выработать общую политики ее внедрения, составить необходимые документы, обеспечить ресурсами, выработать рекомендаций по дальнейшему расширению сферы действия программы, решить проблемы, возникающих в ходе организации кружков;
• создать первые экспериментальные кружки из членов комитета (оптимальное число членов кружка четыре–шесть человек);
• проверить готовность к внедрению кружков качества: проверить организационное обеспечение программы, согласие высшего руководства к принятию предложений, поступающих от рядовых сотрудников, достаточность времени, уделяемого подготовке программы, и финансовых средств на ее обеспечение, желание персонала участвовать в кружках, результаты обучения.

Уделите особое внимание содержанию программы обучения членов кружков качества.

Обучите организаторов и лидеров кружков (собственными силами и (или) с привлечением внешних консультантов) основам статистических методов контроля качества, построению ведения контрольных карт, различным методам анализа и решения проблем. Основное внимание уделите изучению «семи инструментов контроля качества».

Кроме технических дисциплин, включите в программу обучения социально-психологические методы: правила коммуникаций, ведения дискуссий, способы повышения умения «слушать», методы развития творческой инициативы, преодоления трудностей и изменения негативных личностных установок, разрешения конфликтов, избежания стрессов, методы мотивации труда.

Также включите в программу – обучение административным процедурам: умение правильно вести инструктаж, составлять повестку дня, организовывать работу совещания, вести протокол, оформлять результаты работы кружка для представления их руководству.

2. Во время этапа внедрения и функционирования кружков необходимо:

• обучить в первые четыре – шесть месяцев членов кружка основам статистических методов контроля качества и различным методам решения возникающих;
• далее периодически курировать самостоятельную работу кружков, в процессе которой члены кружка обсуждают проблемы, относящиеся к обеспечению качества своей работы, находят их решение и представляют результаты на рассмотрение руководства.

Те кружки, которые оказываются в состоянии обрести механизм внутренней самомотивации, превращаются в устойчивый, длительно функционирующий механизм. Другие же проходят свой жизненный цикл и либо превращаются в вялый формальный коллектив, работающий без интереса и энтузиазма, либо распадаются.

3. На этапе обеспечения долговременного и успешного функционирования кружков качества вся ответственность за работу кружков возлагается на членов кружков и совет руководителей, который избирают на общем собрании членов кружков сроком на один год. Совет координирует планы кружков, проверяет их работу.

Для обеспечения успешной работы кружков качества стремитесь выполнить условия плодотворной работы кружков, представленные ниже:

• Добровольность участия. В Японии участие в кружках – добровольное дело, однако ведется обширная пропаганда престижности такого участия.
• Регулярность. Кружки должны собираться не реже одного раза в две недели, лучше – раз в неделю.
• Отклик руководства на работу участников кружков. Для участников важно знать, принято его предложение к реализации или отклонено (если отклонено, то почему).
• Реальная поддержка кружков высшим и средним звеном руководства организации.
• PR-поддержка системы качества.
• Стимулирование за активное участие в работе кружка, разработку предложений, которые нашли применение, как материальное, так и нематериальное, например, возможность обучения и профессионального роста.
• Создание творческой открытой атмосферы при работе кружка.
• Участие самых опытных и уважаемых сотрудников в деятельности кружка.

Главное, что нужно знать про тайм-менеджмент

Универсального способа, как организовать рабочий день, чтобы все успеть, не существует!

Мы проверяли, правда. Во-первых, потому что все люди разные, и не все любят планировать и делать задачи по списку. Во-вторых, потому что рабочие дни у одного и того же сотрудника тоже бывают разные. Иногда нужно за 8 часов провести два мозговых штурма, три совещания, сдать очень важный проект, а иногда — не отрываясь на разговоры, сделать сотню мелких, но требующих высокой концентрации дел. Одним способом тут не отделаешься. Чтобы лучше понять, как распланировать свой день, полезно знать много разных инструментов и принципов и научиться вовремя их применять.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда. Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести. Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат. Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата.

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу. Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании.

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже в офисе. Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Планируем начало рабочего дня

Мы много раз слышали, что для эффективной работы надо вставать ужасающе рано, мчать в спортзал, завтракать мега-полезным смузи и как можно больше улыбаться. Ну, что тут сказать? Кто-то действительно любит встать пораньше и переделать самые важные дела еще до 10 утра, но кто-то скорее уснет за рабочим столом, если проснется раньше 11.

Не важно, в какое время вы просыпаетесь и начинаете работать.Чтобы все успеть, рекомендуем в начале дня следовать трем простым советам, чтобы создать настрой:

1. Быть в базовом состоянии

Это значит быть бодрым, сытым и здоровым. Без этого о продуктивной работе можно забыть. Если что-то идет не так, лучше вообще отложить дела (даже срочные) и вернуться к ним как только поправите состояние. Завтраком, коротким сном или больничным.

2. Заранее знать план на день

Хотя бы примерный. Держать все рабочие дела первостепенной важности в голове неудобно и ненадежно. Чтобы лучше понимать, как распланировать свой день, нужно сразу иметь перед глазами весь список задач, которыми нужно заняться сегодня. Первым делом открывайте свой todo, календарь или что угодно еще и распределяйте по приоритетам всё, что там видите.

3. Начать с подходящего дела

Есть два типа людей. Первые предпочитают начинать с самой сложной и трудоемкой цели на день. Это принцип «eat that frog», когда вы безотлагательно приступаете к самому главному делу, тратите на него столько, сколько нужно ресурсов в начале дня и приступаете к остальным более простым и приятным задачам только когда покончите с первым монстром.

Второй тип людей — любители практики маленьких шагов. Они скорее уволятся, чем с самого утра возьмутся за что-то жесткое и сложное. Им нужно раскачаться, войти во вкус. Убедиться, что они молодцы, набрать скорость на задачах попроще и только потом на этой энергии браться за неприятные задачи.

Если вы уже знаете, какой принцип вам ближе — отлично. Теперь понятно, с чего начинать день. Всем, кто сомневается, советуем поэкспериментировать в течение недели и определить свой тип.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

Планируем конец рабочего дня

Основная задача — подготовиться к завтрашнему дню и уйти отдыхать со спокойной душой.

Проверьте свой план на прошедший день

Пройдитесь по списку задач на день: проверьте, что вы сделали, какие задачи остались нерешенными. Если есть силы и время дорешать несделанное — займитесь этим. Если нет — перенесите задачи на следующий день.

Заранее составьте план на завтра

И минимально приоритезируйте его. Теперь вы знаете, что завтрашний день зависит от того, каким будет этот список.

Не засиживайтесь допоздна

Чтобы поддерживать эффективность на работе, надо качественно отдыхать в свободное время. Заряжаться энергией, получать новые впечатления и просто банально отсыпаться. Базовое состояние само себя не поддержит. Так что научитесь тому, как организовать свой день, чтобы все успевать. И как нормально планировать свой отдых (и активный, и пассивный). Хватит с вас ночных переработок! Профессиональное выгорание наступает незаметно.

Вместо итога

Планирование — это привычка. Вы просто в какой-то момент понимаете, что гореть на каждом дедлайне совсем не обязательно, а если всё продолжать в том же виде, стресс станет хроническим, а пропущенных и не сделанных задач будет только больше.

С этого момента и система приоритетов сама собой подбирается подходящая, и помодоро-таймеры появляются сами собой.

Просто начните. И идеальные способы найдут вас сами.