Как составить план на месяц секретарю

Приложение 2

Рекомендации по составлению плана работы корпоративного секретаря акционерного общества

Цель составления плана работы корпоративного секретаря — упорядочить использование своего рабочего времени и не допустить выпадения действий, которые корпоративный секретарь обязан совершать в силу возложенных на него задач. План работы корпоративного секретаря — это некоторый каркас, скелет, тезисный документ с увязкой во времени, напоминающий ему об обязательных событиях, о том, что он сам собирался осуществить по собственной инициативе, а также о действиях, вытекающих из деятельности иных органов управления. Такой план не должен полностью расписывать все рабочее время корпоративного секретаря, но должен подсказывать, напоминать ему о действиях, которые необходимо будет совершить.

Содержание такого плана определяется как функциональными обязанностями корпоративного секретаря конкретной компании, так и особенностями самой компании: количеством акционеров, активностью работы совета директоров, степенью публичности и т.д.

Разработка плана облегчается, если строить его в разрезе функциональных задач, а в дальнейшем отдельные фрагменты свести в общий план.

Ниже приведен вариант такого функционального плана.

Указанные сроки осуществления отдельных мероприятий являются условными.

Планирование подготовки и проведения общего собрания акционеров

Схема действий, которые должно совершить акционерное общество при подготовке к проведению общего собрания акционеров, достаточно однозначно определена в законодательстве. А вот роль корпоративного секретаря в этом процессе в разных акционерных обществах может различаться. Все зависит как от статуса и функционала корпоративного секретаря, так и от специфики компании, числа акционеров, сложившихся традиций. Ниже мы рассмотрим «программу-максимум» — ситуацию, когда корпоративный секретарь является основным действующим лицом в процессе подготовки к годовому общему собранию акционеров.

Отметим, что даты реализации тех или иных действий из плана работы корпоративного секретаря в данном случае зависят от даты проведения собрания, которая назначается советом директоров. Однако практически во всех компаниях сложились традиционные даты проведения таких собраний, из них и следует исходить при планировании.

Циклическое планирование подготовки очередного заседания совета директоров

Состав действий по подготовке заседания совета директоров примерно одинаков и повторяется при организации каждого очередного очного заседания этого органа. Если заседания совета директоров акционерного общества проходят на плановой основе в строго определенные дни, планирование упрощается. При скользящем графике заседаний даты предстоящих мероприятий можно уточнить после определения времени проведения очередного заседания.

Аналогичный цикл работ следует предусмотреть в отношении подготовки заседаний комитетов совета директоров.

Планирование раскрытия информации

Данный вопрос следует разделить на три части:

— раскрытие информации в соответствии с требованиями законодательства;

— раскрытие информации в соответствии с принятой акционерным обществом информационной политикой;

— раскрытие информации на МВ Портале.

Роль корпоративного секретаря в вопросах раскрытия информации в соответствии с требованиями законодательства в разных компаниях крайне различается. В некоторых организациях корпоративный секретарь является основным лицом, отвечающим за раскрытие информации. В других он лишь участвует в этом процессе, отвечая за свои информационные блоки. В третьих компаниях корпоративный секретарь выступает в качестве контролера за соблюдением требований к раскрытию информации.

Планирование мероприятий по совершенствованию практики корпоративного управления и compliance

Состав задач, которые решаются в названной области корпоративным секретарем, вполне поддается планированию. При этом часть работ будет носить регулярный характер. Остальные будут определяться содержанием решений совета директоров.

Источник — Приказ Росимущества от 27.03.2014 N 94 «Об утверждении Методических рекомендаций по организации работы корпоративного секретаря в акционерных обществах с государственным участием»

• ^{Золотые правила секретаря.}

• ^{Планирование, распределение и
  использование рабочего времени.}

• ^{Составляя план на день, надо.}

• ^{Примерный рабочий план секретаря
  на день.}

11.1 Заповеди секретаря

• ^{Назначение секретаря – освобождать
  своего начальника от рутинной работы.}

• ^{Секретарь никогда не должна думать,
  что она что-то, она –помощник того, кто
  представляет собой что-то.}

• ^{Ничего не оставлять на волю случая.}

• ^{Знать свое место, чтобы хорошо
  выполнять свои должностные обязанности.}

• ^{Завоевывать доверие своего начальника
  и сохранять его.}

• ^{Прежде чем приступать к работе,
  понять е.}

• ^{Начинать работу, превышающую свои
  возможности, значит стремиться к
  провалу.}

• ^{Никакая полезная работа не унижает
  секретаря.}

• ^{Секретарь должен знать, что существуют
  другие люди.}

• ^{Не верить в свою незаменимость, а
  сделать себя необходимой.}

^{Планирование, распределение и
использование рабочего времени.
Многолетний практический опыт
исследования секретарского труда
показали, что главным в нем является
план на день, который определяет все
последующее долгосрочное планирование.
Он помогает наиболее эффективно
использовать рабочие часы и минуты,
дает обзор всех дел дня.}

^{Начиная
рабочий день, всегда надо иметь цели с
четким определением их объема и вида и
все, что нужно для их решения.}

^{Затем
устанавливается очередность запланированных
дел. Нужно определить, какие чрезвычайные
ситуации могут нарушить рабочий день.}

^{В
любой работе должны действовать три
правила:}

1. ^{Все что можно, нужно контролировать.}

2. ^{Некоторые вопросы не поддаются
   контролю, но на их ход надо стараться
   влиять.}

3. ^{Не следует обращать внимание на
   вопросы, которые не поддаются контролю,
   а также влиянию.}

^{Готовя
план на день, секретарь должен выделить
в нем: профессиональную деятельность.}

^{Постоянные
мероприятия, включенные в план рабочей
недели организации (административные,
технические, общественные).}

• ^{Постоянные дела.}

• ^{Приоритетные дела.}

• ^{Срочные дела, особо перспективные
  для получения конкретных результатов.}

• ^{Срочные дела, которые в случае
  необходимости могут быть перенесены
  на другие сроки.}

• ^{Дела, которые могут быть выполнены
  при наличии времени.}

• ^{Личная деятельность.}

^{Составляя
план на день, надо:}

• ^{не загружать рабочий день более чем
  на 60 %;}

• ^{составлять список дел, деля их на
  самые важные и менее важные;}

• ^{оставляя в плане резерв неожиданностей;}

• ^{оставляя на каждое мероприятие запас
  времени не менее 15 минут;}

• ^{устанавливать личную цель и порядок
  ее достижения;}

• ^{считать приоритетным самое трудное
  задание дня;}

• ^{размещать в плане текущие дела между
  важными и срочными;}

• ^{точно определять время начала и
  окончания каждого мероприятия;}

• ^{собирать все мелкие дела в группы;}

• ^{тщательно планировать вечерние
  мероприятия как самые неэффективные;}

• ^{использовать систему условных
  знаков, с помощью которых отмечать, что
  сделано, что перенесено. Точные сроки
  заключать в рамки.}

^{Последовательность
начала рабочего дня секретаря должна
быть следующей:}

^{Выделить
15 минут для спокойного обдумывания всех
предстоящих на день работ.}

^{Определить
порядок и последовательность выполнения
:}

• ^{незаконченных дел;}

• ^{“неприятных” работ;}

• ^{главной работы дня;}

• ^{работы с поступившей почтой;}

• ^{мелких и второстепенных работ.}

^{Как
правило, в работе секретаря есть периоды:}

• ^{нормальной работы;}

• ^{спешки и суматохи;}

• ^{затишья.}

^{Надо
знать, что сама по себе работа не имеет
ценности, она имеет только смысл. Чтобы
хорошо выполнить любую работу, надо
знать ее смысл и причинное основание.}

^{Любая
запущенная или временно забытая работа
– основа появления срочности. Установлено,
что в женском характере есть элемент
переноса и ожидания, то есть женщины-секретари
постоянно используют метод откладывания
надоевшей работы и работы, требующей
большой подготовки.}

^{Чтобы
это преодолеть, надо:}

^{Постоянно
составлять списки своих долго- и
кратковременных целей, ранжировать их
по важности, контролировать точность
формулировок, реалистичность и
достижимость целей.}

^{Постоянно
готовить планы реализации целей с
указанием сроков, требующихся и имеющихся
ресурсов самостимулирования в процессе
выполнения плана.}

^{Осуществлять
постоянное наблюдение за действенностью
своих индивидуальных причин постоянного
откладывания дел и преодолевать это с
помощью рационального самоконтроля.}

^{Оперативно
управлять своим рабочим временем и
эффективно использовать его за счет
ежедневного составления расписания
рабочего дня, рациональной организации
труда, концентрации на приоритетных
задачах.}

^{Вся
работа секретаря, если ее деятельно
проанализировать, состоит из большого
количества “мелочей”; чтобы постоянно
учитывать эти мелочи; надо вести
специальный журнал, в котором регистрировать
все даже мелкие события с обязательным
указанием трудностей исполнения той
или иной работы. Сюда записываются
взаимоотношения с людьми, коллегами по
работе, начальством, о чем был разговор
на совещаниях, конференциях. Особое
внимание уделяется случайным работам
и причинам их возникновения.}

^{Секретари
всех стран мира рационально используют
правило “все записывать”, и не только
о своей работе, но и о взаимоотношениях
с начальниками, особенно, если начальник
– женщина. Все записи должны быть точными
и лаконичными, содержать в себе все
необходимые сведения и факты.}

^{Получая
визитную карточку, секретарь ставит на
ней карандашом дату и включает ее в
картотеку или подшивает в дело.}

^{Не
доверяйте своей памяти, у усталой женщины
– память сдает первой.}

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, правильно организовать рабочее место руководителя.

Оглавление

Распорядок рабочего дня секретаря-референта

Рабочий день секретаря-референта нельзя разложить по минутам, он не программируется, поскольку целиком зависит от ритма работы руководителя. Даже запланированные ранее дела нередко приходится откладывать из-за внезапно нахлынувших новых проблем. Кроме того, нередко складывается впечатление, что рабочий день у секретаря ненормированный из-за бесконечного наплыва дел. Однако решить много проблем и организовать минутку для отдыха поможет элементарное планирование. Пусть не всегда удастся следовать запланированному, но это организует.

Итак, основными условиями успешной деятельности секретаря-референта являются:

— планирование предстоящих дел;

— установление оптимального ритма труда;

— постепенно вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование

Планировать можно один рабочий день, а можно сразу неделю. Планирование работы на месяц, квартал или год составить сложно, поскольку это слишком большой промежуток времени, а работа секретаря зависит от распорядка дня руководителя. Однако планировать заранее известные мероприятия не только можно, но и нужно даже за год.

Планирование личной работы охватывает распределение предстоящих дел в течение рабочего дня, недели, месяца. Для этого следует составлять план предстоящих работ с последующим уточнением заданий. Конкретная структура такого плана может быть самой различной, но суть его для всех форм общая: вместо того чтобы выполнять свои функции по памяти, следует заранее фиксировать все нужные дела в календаре или блокноте и распределить время так, чтобы успеть выполнить все запланированное. Перед тем, как начинать планирование работы, следует узнать планы руководителя и запланированные им мероприятия, ведь в первую очередь работа секретаря-референта заключается в помощи своему начальнику. После этого можно планировать свою собственную работу. Сначала необходимо выделить самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. Если есть какая-то важная информация для руководителя, то сообщить ее нужно тоже с утра, в это же время следует напомнить обо всех мероприятиях, запланированных на день. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Текущую работу следует разделить на:

1. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки-гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки-напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

Лучше всего вести эти записи в специальных блокнотах-еженедельниках. В них для каждого дня недели имеется часовая сетка, и предстоящие дела можно сразу записывать на определенный час. Можно делать это в любой записной книжке. На каждый день недели целесообразно отводить специальную страницу или несколько страниц, в которые заранее заносятся предстоящие дела, перечисляются виды и объемы работ. По мере приближения конкретного дня недели все это уточняется с учетом других дел.

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы — большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» — сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» — в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Конец ознакомительного фрагмента.